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manual organizacional

Departamento de Contabilidad

1 DE DICIEMBRE DEL 2016Manual organizacional

H. Ayuntamiento de Mazatlán, Sinaloa

H. Ayuntamiento de Mazatlán, Sinaloa Emisión: 01-12-16

CONTENIDO

I. Introducción 2

II. Bienvenida de Presidente 3

III. Cultura Gubernamental 4

IV. Normatividad Aplicable 7

V. Objetivos de la Dirección 8

VI. Guías Operativas por Área: Jefe del Departamento de Contabilidad. Secretaria. Encargado de Pólizas de Egreso Encargado de Pólizas de Diario Encargado de Pólizas de Ingresos Encargada de Altas y Pagos de servicios. Encargado de Conciliaciones. Analista Contable. Auxiliar Control de Archivo.

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VII. Procedimiento para el Control de documentos 65

VIII. Modelo de Mejora del desempeño Institucional del Municipio Procedimiento de Selección de Personal. Procedimiento de Inducción del personal. Procedimiento de capacitación. Procedimiento de rendición de cuentas interno.

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IX. Método de Conformación del Manual Organizacional

X. Hoja de Control de Cambios

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70

Manual Organizacional de la Tesorería Municipal / Departamento de Contabilidad 1


INTRODUCCIÓN

El propósito del presente Manual tiene como fin ser un Instrumento que ayude a guiar, orientar y enfocar todos los esfuerzos de los servidores públicos en el cumplimiento de las funciones alineadas a los objetivos específicos de su puesto de trabajo asignado y a los objetivos de la Dirección a la cual pertenecen, de la misma manera, esta creado para mejorar la comunicación y transmitir información, respecto a la organización, y funcionamiento de cada Dependencia o Institución del H. Ayuntamiento de Mazatlán.

Es del interés de la presente Administración Pública, encabezada por el Ing. Carlos Eduardo Felton González, ser eficiente en el desempeño diario de cada Servidor Público que colabora en el Municipio, es por ello, que el Manual Organizacional de cada Dirección fue creado para:

Precisar las funciones encomendadas a la Dependencia, para evitar duplicidad de funciones, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

Colaborar en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad.

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

Proporcionar información básica para la planeación e instrumentar medidas de modernización administrativa.

Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas.

Ser un instrumento útil de orientación e información sobre las funciones o atribuciones asignadas a las unidades responsables.



BIENVENIDA DEL PRESIDENTE MUNICIPAL

A partir de este momento eres un elemento importante de presente Administración Pública del H. Ayuntamiento de Mazatlán Sinaloa.

Como colaborador, tus cualidades y aptitudes, han permitido considerarte para ingresar a nuestro equipo de trabajo y creemos que tu aporte va a ser fundamental para el logro de los objetivos de tu área de trabajo. Aquí encontrarás compañeros de trabajo cordiales, y un ambiente de trabajo adecuado, donde estoy seguro se te facilitará tener un excelente desempeño.

Te felicitamos y nos complace tenerte con nosotros y esperamos que adoptes los valores de nuestra cultura: responsabilidad, disciplina y servicio de excelencia para el bien del país, del estado, de la sociedad y de tu familia. Así mismo, te exhortamos a vivir dichos valores y formes parte activa de este grupo humano que está trabajando para mejorar tu comunidad y ofrecer un excelente servicio a la ciudadanía.

Al pertenecer a nuestro equipo de trabajo, has contraído una serie de deberes y responsabilidades que son necesarios cumplir y respetar, es por eso, es de mi gusto presentarte el presente Manual Organizacional de tu Dirección.

Aquí encontraras una Guía Operativa que te ayudará a la adopción de tu puesto, ayudándote a enfocar constantemente el objetivo de tus actividades, de la misma manera, te muestra la metodología y parámetros de medición para el desarrollo de tus funciones de manera efectiva y la correspondiente rendición de cuentas hacia tu Jefe Inmediato. Quienes conformamos ésta Administración, entendemos perfectamente que nuestra sociedad y nuestro país esperan lo mejor de todos nosotros, de nuestros resultados y servicios, por lo tanto te invito a aprovechar tus habilidades y conocimientos para mejorar nuestro Mazatlán.

De nuevo te doy la bienvenida a éste tu nuevo Equipo de trabajo, deseándote mucho éxito.

¡Bienvenido!

Ing. Carlos Eduardo Felton GonzálezPresidente del Municipio de Mazatlán, Sinaloa



CULTURA GUBERNAMENTAL

MisiónAdministrar de manera eficiente y transparente los recursos del municipio que permita la ejecución de obras y servicios óptimos mediante la integración de esfuerzos entre sociedad y gobierno.

VisiónSer un municipio con alto espíritu de servicio, que se acerque a la gente para atender sus necesidades con la prestación y la buena calidad y la buena gestión y administración de los recursos necesarios para implementar acciones que mejoren la calidad de vida de la población en el presente y generen oportunidades para el desarrollo del municipio a futuro.

Código de Ética y ConductaPara fortalecer un Modelo de Gobierno que opere y sea eficiente se requiere de una Administración Pública ordenada, honesta y transparente; en este sentido, el Ingeniero Carlos Eduardo Felton González, C. Presidente Municipal de Mazatlán, ha planteado y exhortado a los servidores públicos del Municipio para que se comprometan a cumplir, en el periodo 2014-2016 “Construyendo Futuro”, el Código de Ética y Conducta, a fin de que con sus acciones se incrementen los estándares de calidad de la gestión municipal.

El Código tiene como objetivos específicos: I. Llevar a cabo acciones permanentes para identificar y delimitar las conductas que en

situaciones específicas deberán observar los servidores públicos en el desempeño de sus cargos o comisiones.

II. Lograr que los servidores públicos conozcan, entiendan y vivan los valores y principios que dispone este código.

III. Orientar a los servidores públicos en los asuntos relacionados con la emisión, aplicación y cumplimiento del Código, particularmente en caso de dilemas éticos.

Este código es de observancia general y obligatoria tiene como objeto enunciar y dar a conocer, los valores y principios de carácter ético, además de orientar la actuación de los servidores públicos del H. Ayuntamiento de Mazatlán, en el desempeño de sus empleos, cargos o comisiones, ante las situaciones concretas que se le presenten, y que deriven de las funciones y actividades propias de la institución. Es responsabilidad de los sujetos de este código, ajustarse en el desempeño de sus actividades a los valores y principios previstas en este, independientemente de las obligaciones específicas que les correspondan conforme al ejercicio de sus funciones.

Todo servidor público del H. Ayuntamiento de Mazatlán está obligado a conocer el Código de Ética y Conducta, a fin de aplicarlo en el ámbito de sus competencias, conforme a los valores, principios y conductas estipuladas en éste.

Los valores y principios descritos en el presente código serán asumidos y cumplidos de manera consciente y responsable por todos los servidores públicos de la Administración Pública Municipal, con el propósito de consolidarlos en una cultura gubernamental.



Todo servidor público, deberá observar los siguientes valores:

I. Bien Común.- Todas las decisiones y acciones del servidor público deben estar dirigidas a la satisfacción de las necesidades e intereses de la sociedad por encima de sus intereses particulares.

II. Entorno Cultural y Ecológico.- El servidor público debe realizar sus actividades evitando la afectación de nuestro patrimonio cultural y del ecosistema donde vive, asumiendo una férrea voluntad de respeto, defensa y preservación de la cultura y del medio ambiente de nuestro país, que se refleja en sus decisiones y actos.

III. Generosidad.- El Servidor público deberá conducirse con una actitud sensible, solidaria de respeto y apoyo a los ciudadanos.

IV. Igualdad.- El servidor público debe prestar los servicios que se le han encomendado, a todos los miembros de la sociedad que tengan derecho a recibirlos, sin importar su origen étnico o nacional, el género, la edad, las discapacidades, la condición social, las condiciones de salud, la religión, las opiniones, las preferencias sexuales, el estado civil, preferencia política o cualquier otra que atente contra la dignidad humana.

V. Integridad.- Todo servidor público debe actuar con honestidad atendiendo siempre a la verdad

VI. Justicia.- El servidor público debe conducirse invariablemente con apego a las normas jurídicas inherentes a la función que desempeña. Respetar el Estado de Derecho es una responsabilidad que, debe asumir y cumplir.

VII. Liderazgo.- El servidor público debe trabajar para convertirse en un decidido promotor de valores y principios en la sociedad y en la institución pública, partiendo del ejemplo personal, ya que a través de su actitud, actuación y desempeño se construye la confianza de los ciudadanos a las instituciones.

VIII. Respeto.- Todo servidor público debe dar a las personas un trato digno, cortés, cordial y tolerante. Además, está obligado a reconocer y considerar en todo momento los derechos, libertades y cualidades inherentes a la condición humana.

IX. Responsabilidad.- El servidor público debe realizar las funciones encomendadas, cumpliendo con las metas y objetivos del H. Ayuntamiento de Mazatlán, a fin de alcanzar con eficiencia y eficacia los resultados esperados, mejorando su desempeño y la atención al ciudadano, asumiendo así las consecuencias de sus actos y decisiones.

X. Subsidiariedad.- El servidor público debe resolver los temas que le sean propios y estar atento para participar en la solución de los problemas en las áreas de sus compañeros, trabajando en equipo para fomentar un gobierno eficaz en la consecución de resultados para el bienestar de Mazatlán.

XI. Solidaridad.- Como servidor público debe integrarse plenamente en la comunidad en la que vive y a la cual representa, uniendo sus esfuerzos a los de sus compañeros del gobierno municipal, para servir a los demás en los momentos difíciles y de la vida diaria.



Todo servidor público, deberá observar los siguientes principios en el desempeño de sus funciones:

I. Conflicto de Interés y Uso del Cargo Público.- El servidor público se abstendrá de participar en acciones y situaciones que lo beneficien en lo personal o a familiares de manera directa o indirecta.

II. Eficiencia.- El servidor público debe ejercitar la función pública en forma congruente a los fines y propósitos establecidos por el empleo, cargo o comisión de que se trate.

III. Honradez- Como servidor público en el ejercicio de sus funciones, debe utilizar los recursos públicos tanto humanos como materiales, técnicos y financieros, que se le encomiendan o responsabilicen, con el mayor cuidado y esmero, dedicándolos exclusivamente al fin para el que se encuentran efectos.

IV. Imparcialidad.- El servidor público no debe desvirtuar el ejercicio de la función pública para beneficiar intereses personales, familiares o de negocios.

V. Lealtad.- El servidor público debe guardar la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Constitución Política del Estado de Sinaloa, las instituciones y el orden jurídico del país, asimismo, entregarse a la institución, preservando y protegiendo los intereses públicos.

VI. Legalidad.- Como servidor público su actuación debe ajustarse a lo expresamente establecido en la Ley.

VII. Transparencia.- El servidor público debe permitir y garantizar el acceso a la información gubernamental, sin más límite que el que imponga el interés público y los derechos de privacidad de los particulares establecidos por la ley. Hacer un uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su aplicación.

VIII. Rendición de Cuentas.- El servidor debe asumir plenamente ante la sociedad, la responsabilidad de desempeñar sus funciones en forma adecuada y sujetarse a la evaluación de la propia sociedad. Realizar sus funciones con eficacia y calidad así como contar permanentemente con la disposición para desarrollar procesos de mejora continua, de modernización y de optimización de recursos públicos.



NORMATIVIDAD APLICABLE

La Tesorería Municipal se encarga de elaborar el presupuesto anual municipal, de acuerdo a los ingresos estimados. Está al pendiente de que el conjunto de las dependencias que conforman el Municipio, mantengan el equilibrio entre el gasto real y el presupuestado para evitar que al final del ejercicio fiscal se presenten déficits o desviaciones imposibles de corregir. De la misma forma, mantiene un contacto permanente con los contribuyentes para alentarlos a cumplir puntualmente con sus obligaciones tributarias con el Municipio y es la responsable del adecuado registro contable de las operaciones que se llevan a cabo.

La Tesorería Municipal, cuenta con un marco jurídico basado en: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Mazatlán. Reglamento de Bando de Policía y Buen Gobierno del Estado de Sinaloa. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Sinaloa. Ley de Acceso a la información Pública del Estado de Sinaloa. Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Sinaloa Ley de Gobierno Municipal del Estado de Sinaloa. Ley Federal de Trabajo. Constitución Política del Estado de Sinaloa. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Código Civil del Estado de Sinaloa.



OBJETIVOS DE LA DIRECCIÓN

MISIÓN

Elaboración anual de la propuesta de Ley de Ingresos y del Presupuesto de Egresos y la vigilancia en el manejo adecuado de los mismos, observando los criterios de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Financiera que deben cumplir las diferentes dependencias que conforman el Municipio.

VISIÓN

A través de la estricta vigilancia en el adecuado uso de los Fondos Públicos y de manejar la información en un marco de transparencia, lograr que la ciudadanía confíe en el manejo con que sus autoridades municipales operan dichos recursos.

OBJETIVOS

Impulsar un Sistema de Gobierno que mantenga cercanía y confianza con la sociedad por la aplicación transparente y eficiente de los recursos públicos para generar el mayor beneficio a la sociedad, reduciendo costos de operación y modernizando los procesos administrativos.



GUIAS OPERATIVAS


Departamento de

Contabilidad


GUIA OPERATIVA

Tesorería Municipal / Departamento de Contabilidad

Jefe del Departamento de Contabilidad

Objetivo

Coordinar las actividades del departamento de contabilidad, gestionando eficientemente todos los procesos contables relacionados a: realizar la integración de la cuenta pública, revisar las conciliaciones bancarias, verificar constancias de retenciones del ISR, supervisar la alta y pagos a proveedores, verificar la recepción y digitalización de pólizas.

Conocimientos y HabilidadesManejo de Personal y Liderazgo Leyes y Reglamentos aplicables

Capacidad verbal y Facilidad de palabra Administración y ContabilidadExcelente ortografía y redacción Manejo del Sistema software SADMUN, ISERIES

Toma de Decisiones Manejo de Equipo de Cómputo y Paquetería Office

Herramientas y equipoComputadora / Impresora Ley de Contabilidad Gubernamental

Teléfono / Conmutador Sistema software SADMUNCopiadora / Escáner Sistema software ISERIES

Puestos a su cargo Asistente de Dirección. Encargado de Pagaduría. Encargado de Pagos diversos. Encargada de Servicios Generales. Encargada de Área de Cheques. Encargado de Control de Combustible.

Jefe InmediatoDirector

Departamento del Jefe InmediatoDirección de Ingresos

Responsable de actualización de esta guíaDirección de Recursos Humanos del H. Ayuntamiento de Mazatlán



FUNCION 1. REALIZAR LA INTEGRACIÓN DE LA CUENTA PÚBLICA

1. Realizar la integración de las cuentas públicas (estados financieros del Ayuntamiento).

2. Revisar los Estados financieros y Anexos, haciendo uso del Sistema SADMUN para ser entregados mensual y trimestralmente a la ASE.

3. Mensualmente, registrar los intereses y comisiones de las cuentas bancarias del Municipio, haciendo uso del Sistema SADMUN para emitir una Póliza de Registro de Intereses y Comisiones.

4. Analizar los ingresos, egresos y saldos finales del mes.

5. Informar al Tesorero y a los Regidores la situación que guarda las finanzas públicas del Municipio.

CONTACTOS (Cliente-Proveedor Interno)

Nombre del puesto Motivo del Contacto Frecuencia

Personal del área de Contabilidad Solicitud y aclaraciones Según demanda

CONTACTOS (Cliente-Proveedor Externo)


Tesorero Elaboración de Cuenta pública Según demanda

PRODUCTIVIDAD

Periódicamente es necesario aplicar una evaluación individual cada empleado para medir el Índice de Productividad Individual (iPi), de acuerdo a:

Indicadores de Desempeño individual del Puesto:NOMBRE DEL INDICADOR UNIDADES FRECUENCIA FORMULA

Entrega de Cuenta Pública Numero entero Según demanda Integrando en tiempo y forma la Cuenta Pública

Documentación Obligatoria:REPORTE FECHA LIMITE DE ENTREGA DESTINO

Cuenta Pública Según demanda Tesorero



FUNCION 2. REVISAR LAS CONCILIACIONES BANCARIAS

1. Verificar el estado financiero del mes haciendo uso del Sistema SADMUN, identificando que los depósitos e importes de ingresos o egresos sean correctos.

2. En caso de detectar alguna anomalía aclarar la situación con la Dirección de Ingresos o la Dirección de Egresos.

3. Revisar la correcta elaboración de conciliaciones presupuestales de diferentes Programas: FAISM FORTAMUN FORTASEG FOPADEM SUBSEMUN FORTALECE HABITAT Programas regionales Contingencias económicas.

4. Aclarar cualquier observación con la Dependencia involucrada.



Auxiliares Contables Supervisión y retroalimentación Según demanda



Dirección de Ingresos Aclaración de dudas Según demandaDirección de Egresos

Dependencias del H. AyuntamientoAclaración de dudasAclaración de dudas

Según demandaSegún demanda

PRODUCTIVIDAD



Ejecución de Conciliaciones % Según demandaConciliaciones realizadas / Conciliaciones solicitadas


Conciliaciones Bancarias,

Conciliaciones presupuestales de Programas

Según demanda

Según demanda

Uso y control interno

Uso y control interno



FUNCION 3. VERIFICAR CONSTANCIAS DE RETENCIONES DEL ISR

1. Revisar la correcta elaboración de las constancias de retenciones del ISR de los proveedores o prestadores de servicio que trabajan por honorarios para el Municipio.

2. Entregar a Tesorero para recabar firma de autorizado.

3. Una vez aprobado, solicitar a su personal la entrega del Formato de Constancia de Retenciones ISR a proveedores o prestadores de servicio, recabando firma de acuse de recibido.






Proveedores Entrega de Constancia de Retenciones

Según demanda

PRODUCTIVIDAD



Elaboración de constancias ISR % MensualConstancias entregadas /

Constancias solicitadasDocumentación Obligatoria:

REPORTE FECHA LIMITE DE ENTREGA DESTINO

Constancia de Retenciones Según demanda Proveedores



FUNCION 4. SUPERVISAR LA ALTA Y PAGOS A PROVEEDORES

1. Aprobar las altas en sistema para los proveedores nuevos que no estén registrados, revisando que su personal asigne un Número de control al Proveedor dado de alta.

2. Verificar que se realicen en tiempo y forma los pagos de servicios generales (CFE y JUMAPAM).

3. Validar la autorización presupuestal y el contra-recibo corroborando el tipo de fondo o cuenta de recursos propios.

4. Revisar la Póliza de Diario y confirmar se haya entregado la factura al área de cheques de la Dirección de Egresos.






Proveedores (CFE, JUMAPAM)

Revisión de recibos de pago Según demanda

PRODUCTIVIDAD



Pago de Servicios básicos % Según demandaPagos realizados / Pagos

solicitadosDocumentación Obligatoria:


Autorización PresupuestalContra-recibo

Póliza de diario

Según demandaSegún demandaSegún demanda

Auxiliar ContableProveedor

Dirección de Egresos



FUNCION 5. VERIFICAR LA RECEPCIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE PÓLIZAS

1. Confirmar la correcta recepción de las pólizas de cheques, egresos, ingresos y de diario que son enviadas al departamento de contabilidad por la Dirección de Egresos.

2. Verificar que el personal a su cargo, hayan realizado la conciliación de las Pólizas recibidas con la relación entregada (lista), así como con sus respectivas facturas, fichas de depósito, transferencias, recibidos, etc. según aplique.

3. Solicitar el escaneo de las pólizas recibidas para guardar la información de cada tipo de Póliza en un Disco CD, colocando la leyenda "Municipio de Mazatlán así como el mes, el contenido y la cantidad de discos".

4. Entregar discos de información de las Pólizas Contables (Egresos, ingresos o de diario) de manera trimestral a la Auditoria Superior del Estado.



Auxiliares Contables Revisión de discos con Pólizas Trimestral



Dirección de EgresosAuditoria Superior del Estado

Recepción de pólizasEntrega de discos con Póliza

Según demandaTrimestral

PRODUCTIVIDAD



Digitalización de pólizas % Semanal Pólizas digitalizadas / Pólizas recibidas


Discos CD con pólizas Trimestral Auditoria Superior del Estado



FUNCION 6. SUPERVISIÓN GENERAL AL PERSONAL DEL AREA

1. De acuerdo a las fechas y programa de trabajo, solicitar al personal a su cargo la información correspondiente a los procesos contables realizados.

2. Verificar la correcta elaboración de cada uno de los siguientes documentos: Corte de bancos conciliando las pólizas de diario, ingresos y egresos. Alta las cuentas presupuestales de ingresos y deudores. Aplicaciones contables a la Nómina semanal, quincenal y mensual. Comprobación de los gastos y reposiciones de caja chica (Aplicación contable). Registro de los depósitos de Contribuyentes por pago de predial. Registro de participaciones Federales y Estatales. Registro de proveedores para pago. Registro de las salidas contables de almacén (Autorizaciones presupuestales y pólizas).

3. Aclarar cualquier duda con el personal a su cargo, solicitar corrección de datos en caso de haberse detectado algún error.

4. Contactar a las Dependencias involucradas en proporcionar información contable para solicitar información o aclarar cualquier duda del estado que guarda cada documento.



Personal del área de Contabilidad Supervisión y Retroalimentación Según demanda



Dependencias del H. Ayuntamiento Aclaración de dudas Según demanda

PRODUCTIVIDAD



Cumplimiento del Programa de trabajo contable

% Según demanda

Actividades cumplidas / Actividades programadas


Cortes, altas, aplicaciones, registros y comprobaciones contables

Según demanda Uso y control interno



FUNCION 7. BRINDAR SERVICIO CONTABLE GENERAL

1. Autorizar la presentación de información solicitada por la gestión “Transferencia” a través del portal de Municipio.

2. Dar asesoría contable y legal a las diferentes Dependencias en temas de contabilidad gubernamental y reglas especiales de los diferentes fondos a ejercer.

3. Ayudar en la atención a las personas que acuden a las oficinas del Departamento de Contabilidad, saludando al ciudadano, escuchando su petición o duda personalmente o por teléfono.

4. Coordinar con el personal a su cargo la recopilación de firmas en los recibos de nómina con los trabajadores que no acudieron a firma programada.

5. Llevar el control contable del personal deudor señalado por la Dirección de Recursos Humanos, Oficialía Mayor (Bienes Municipales) o del Hospital Municipal.



Pagaduría Supervisión de pago de nómina Según demanda



Personal en general del H. Ayuntamiento

Atención y aclaración de pagos de nómina

Según demanda

PRODUCTIVIDAD



Pago de nómina % Según demandaTotal de pagos efectuados / Total de

trabajadores registrados en la plantilla de nómina


Oficios de solicitud para recoger pago de nómina

Según demanda Dependencias del H. Ayuntamiento



FUNCION 8. ATENCIÓN A AUDITORIAS EJERCIDAS AL MUNICIPIO DE MAZATLAN

1. Informar a todas las dependencias involucradas para recopilar y dar respuesta a los puntos auditados.

2. Atender las Auditorías Externas que son aplicadas al Ayuntamiento, presentando los soportes y evidencia física o digital solicitada por los auditores.

3. Recibir y revisar los resultados de la Auditoria con cada Director involucrado, Presidente y Síndico Procurador.

4. Dar seguimiento a los hallazgos que determine la Auditoria y presentar la información solicitada a los Auditores, hasta su completa solución



Personal del área de contabilidad Entrega de información Según demanda



Dependencias del H. Ayuntamiento Solicitud y entrega de información

Según demanda

PRODUCTIVIDAD



Atención de Auditorias % Según demandaAuditorias atendidas /

Auditorias recibidas


Información general (Administrativa, financiera, contable,

operativa)

Reporte de Resultados de la Auditoria recibida en el Municipio

Según demanda

Según demanda

Equipo de Auditores

Tesorero,Síndico Procurador

Presidente



FUNCION 9. RESPUESTA A SOLICITUDES DE INFORMACIÓN

1. Brindar información contable al Sistema INEGI, previa revisión de Jefe de Contabilidad.

2. Atender las solicitudes de información referentes a los Indicadores de fin SEDEMSI, Indicadores de Gestión y a los Indicadores de Desempeño.

3. Revisar con el Director de Ingresos los resultados de los Indicadores o de la información a proporcionar, antes de ser remitida al área solicitante.

4. Una vez revisados y aprobados, enviar la información a través de oficios y anexos al solicitante, aclarar cualquier duda sobre la información presentada con el área solicitante en caso de ser necesario.

5. Recabar acuse de recibido-entregado (firma y sello) de la información proporcionada.



Tesorero Revisión de información Según demandaPersonal en general del área Reportes y resultados Según demanda



Síndico procurador Entrega de información Mensual, trimestral y anualCoordinación de Acceso a la Inf. Entrega de información Según demanda

Dependencias en General Entrega de oficios Según demanda

PRODUCTIVIDADPeriódicamente es necesario aplicar una evaluación individual cada empleado para medir el Índice de Productividad Individual (iPi), de acuerdo a:


Entrega de Información Numero entero Según demandaInformes entregados /

Informes solicitados


Indicadores SEDEMSI Mensual, Trimestral y Anual Síndico Procurador

Indicadores de Gestión Según demanda Coordinación de Acceso a la Inf.

Información Contable Según demanda INEGI



FUNCION 10. RESPUESTA A OFICIOS

1. Realizar oficios y dar respuesta a solicitudes por parte de cualquier Dependencia del Municipio u órganos externos.

2. Asignar al personal a su cargo para dar respuesta a los oficios derivados de cualquier Dependencia del Municipio (incluyendo el envío a la Coordinación de Acceso a la Información), Órganos externos o Auditores.

3. Revisar el contenido del documento elaborado por el personal a su cargo.

4. Solicitar a su personal ajustes al documento en caso de ser necesario o adjuntar anexos como soporte.

5. Verificar la entrega física o por correo electrónico del documento elaborado y confirmar se haya realizado el acuse de entrega (fecha y hora).



Personal a su cargo Solicitud de respuesta a oficios Según demanda



Dependencias, Órganos externos, Auditores

Respuesta de oficios Según demanda



Elaboración de Documentos varios % Según demandaDocumentos realizados /

documentos solicitado


Oficios, cartas, invitaciones, etc. Según demanda Dependencias, Órganos externos, Auditores



FUNCION 11. SUPERVISIÓN DEL CONTROL DE ARCHIVO.

1. Supervisar la eficiencia del control de archivo en el orden en la integración de carpetas de: Pólizas contables (egresos, ingresos de diario). Conciliaciones bancarias y presupuestales. Recibos originales de JUMAPAM y CFE. Facturas de comprobación de gastos. Depósitos bancarios, fichas de depósito. Estados de cuentas contables.

2. Revisar que se manejen carpetas identificadas con la documentación archivada.

3. Autorizar la entrega de documentos a quien lo solicite (Proveedores, Dirección de Recursos Humanos, Dependencias del Municipio o cualquier órgano externo).

4. Verificar la correcta digitalización de pólizas (Egresos, ingresos o de diario) en discos CD`S y entregar de manera trimestral a la Auditoria Superior del Estado.

5. Monitorear el acomodo de la Bodega de archivo del departamento de Contabilidad y revisar se haya actualizado el archivo muerto.



Personal del área Control de archivo Según demanda



Órganos externos, Dependencias del H. Ayuntamiento o Ciudadanos

Autorización para la Consulta de documentos

Según demanda



Control Carpetas Numero entero Según demanda Identificando cada carpeta y resguardando

en archivo


Expedientes y carpetas Según demanda Uso y control Interno



FUNCION 12. CONTROL DEL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

1. Atender las solicitudes relacionadas a: altas, bajas y cambios (personal comisionado). control de vacaciones. primas vacacionales. Incapacidades. Permisos. Asistencias o impuntualidades.

2. Presentar las solicitudes de movimientos requeridos a Tesorero.

3. Una vez aprobados los movimientos, gestionar la aplicación de las solicitudes ante la Dirección de Recursos Humanos.



Tesorero Solicitud de movimientos Según demanda



Dirección de Recursos Humanos Aplicación de solicitudes de movimientos del personal

Según demanda

PRODUCTIVIDAD



Control de movimientos del personal Número entero Según demandaRealizando solicitudes y presentando a Tesorero

para su autorizaciónDocumentación Obligatoria:


Solicitudes de vacaciones, primas vacacionales, cambios de personal

Según demanda Tesorero, Dirección de Recursos Humanos



FUNCION 13. ATENCIÓN DE NECESIDADES GENERALES

1. Atender necesidades del personal a su cargo sobre insumos, papelería o servicios de mantenimiento a las oficinas del Departamento de Contabilidad.

2. Verificar el funcionamiento correcto de los equipos de cómputo recibiendo avisos del personal a su cargo sobre la velocidad y funcionamiento del Sistema Software ISERIES 400 o SADMUN.

3. En caso de alguna falla en el sistema software, solicitar al área de informática para el mantenimiento de programas que utiliza el Departamento de Contabilidad.

4. Autorizar la elaboración de requisiciones de compra para equipo, insumos, papelería o servicios de mantenimiento al equipo de cómputo.



Tesorero Autorización de compra Según demandaPersonal del área Detección de necesidades Según demanda



No aplica No aplica No Aplica



Abastecimiento de equipo Numero entero Según demandaObservación, análisis y

conteoDocumentación Obligatoria:


Lista de necesidades Según demanda Tesorero




Guía Operativa del puesto

SECRETARIA


GUIA OPERATIVA


SECRETARIA

Objetivo

Llevar eficientemente el control de correspondencia recibida en el Departamento de Contabilidad, elaborando oficios, apoyando en el control de archivo, realizando requisiciones de compra y realizando en tiempo y forma todas las tareas adicionales asignadas a su puesto de trabajo.

Conocimientos y HabilidadesCapacidad de concentración Administración y Contabilidad

Administración y Contabilidad Manejo de Equipo de Cómputo y Paquetería OfficeTrabajo en equipo e iniciativa Manejo del Sistema software SADMUN

Herramientas y equipoComputadora / Impresora Requisiciones de compra

Teléfono / Conmutador Bitácora de control de correspondenciaCopiadora / Escáner Sistema software SADMUN

Puestos a su cargo Ninguno

Jefe InmediatoJefe del Departamento

Departamento del Jefe InmediatoContabilidad


FUNCION 1. CONTROL DE CORRESPONDENCIA



1. Recibir los documentados dirigidos al área, revisar y confirmar que correspondan al Departamento de Contabilidad.

2. Sellar y firmar como acuse de recibido (hora y fecha) en caso de ser necesario.

3. Registrar en una Bitácora de control la fecha de recepción, la fecha del oficio, el origen, el número de oficio, tipo o asunto y a quien va dirigido.

4. Presentar la documentación recibida a Jefe de Contabilidad para su revisión y canalización.

5. Entregar la documentación a los responsables asignados para dar respuesta, seguimiento o resguardo.

6. Resguardar copia de la documentación entregada y recabar acuse de entrega (fecha y hora) en caso de ser necesario.



Jefe de Contabilidad Revisión de correspondencia Según demandaPersonal en general del área Entrega de correspondencia Según demanda



No aplica No aplica No aplica



Entrega de correspondencia Numero entero Según demandaCanalizar según

indicaciones de Jefe de Contabilidad


Acuse de recibido y entrega Según demanda Personal en general (quien entrega y recibe)

FUNCION 2. ELABORACIÓN DE OFICIOS, CARTAS, INVITACIONES, ETC.



1. Recibir instrucciones de Jefe de Contabilidad para la elaboración de algún oficio, carta, invitación o cualquier tipo de documento especial solicitado (incluyendo respuestas a la A.S.E.).

2. Confirmar con el Jefe de Contabilidad el contenido y objetivo del documento a elaborar, aclarar cualquier duda en caso de ser necesario.

3. Elaborar el documento solicitado y presentar a Jefe Inmediato para su revisión y autorización.

4. Entregar físicamente o enviar por correo electrónico el documento elaborado.

5. Resguardar copia de la documentación entregada y recabar acuse de entrega (fecha y hora) en caso de ser necesario.



Jefe de Contabilidad Solicitud y retroalimentación Según demanda



Personal de otras Dependencias Entrega de documentos Según demandaCiudadano Entrega de documentos Según demanda



Elaboración de Documentos varios % Según demandaDocumentos realizados /

documentos solicitadoDocumentación Obligatoria:


Oficios, cartas, invitaciones, etc. Según demanda Personal designado por Jefe de Contabilidad

FUNCION 3. REQUISICIONES DE COMPRA.



1. Ingresar al Sistema Software SADMUN con la clave y usuario asignados, después al ingresar al módulo Ordenes/ Requisiciones, dando click en “nuevo”.

2. Capturar el concepto general, el nombre del solicitante y el tipo de requisición, dando click en “código” e ingresar los insumos o servicios solicitados, así como el costo.

3. Imprimir la requisición elaborada y entregar a Jefe de Contabilidad para su revisión y autorización correspondiente.

4. Una vez firmada la requisición, entregar al Departamento de Proveeduría según sea el tipo de requisición.

5. Dar seguimiento a la entrega del insumo o ejecución del servicio solicitado, recibiendo, sellando y firmando la orden de compra presentada por el proveedor que ampara la entrega correcta.

6. En caso de que no sea posible la aplicación presupuestal, llamar al Departamento de Control Presupuestal para acordar la forma de disposición con el Jefe de Contabilidad.



Jefe de Contabilidad Autorización de Requisición Según demandaSegún demanda



Proveedor Acuse de entrega Según demandaDepartamento de Proveeduría Seguimiento a la entrega Según demanda

Control Presupuestal Disposición Según demanda



Elaboración de Requisiciones Numero entero Según demandaInsumos o servicios



Requisición de Compra Según demanda Jefe de Contabilidad

FUNCION 4. CONTROL DE ARCHIVO.



1. Ayudar a llevar a cabo un control de los documentos que maneja en el Departamento de Contabilidad:

Oficios, cartas, invitaciones, circulares. Bitácora de control de correspondencia. Pólizas de egresos, de diario o de ingresos.

2. Entregar documentos, solo por autorización del Jefe de Contabilidad quien los solicite (Servidores Públicos o cualquier órgano externo).

3. Ayudar en la digitalización de documentos, envió por correo electrónico o sacar copias en caso de ser necesario.



Jefe de Contabilidad Supervisión del Control de archivo

Según demanda



Órganos externos, Dependencias del H. Ayuntamiento o Ciudadanos


Según demanda



Control Carpetas Numero entero Según demanda Identificando cada carpeta y resguardando

en archivo


Expedientes (carpetas) Según demanda Jefe de Contabilidad, Dependencias del

Municipio, Órganos externos

FUNCION 5. GESTIONES DE APOYO GENERAL PARA EL DEPARTAMENTO CONTABLE



1. Ayudar en la atención a las personas que acuden a las oficinas del Departamento de Contabilidad, saludando al ciudadano, escuchando su petición o duda personalmente o por teléfono.

2. Ayudar en la recopilación de firmas en los recibos de nómina con los trabajadores que no acudieron a firma programada.

3. Apoyar en la captura de la Comisión Federal de Electricidad.

4. Apoyar en actividades de archivo de la información presentada en las Auditorías externas al Municipio.



Jefe de Contabilidad Supervisión y retroalimentación Según demanda



Personal en general Atención general Según demanda



Cumplimiento de gestiones de apoyo % Diario Apoyos realizados / Apoyos solicitados


Recibos de nómina firmados Según demanda Jefe de Contabilidad



GUIA OPERATIVA




ENCARGADO DE PÓLIZAS DE CHEQUES


ENCARGADO DE POLIZAS DE CHEQUES

Objetivo

Lograr que el Departamento de Contabilidad entregue en tiempo y forma (trimestralmente) los discos de información de las Pólizas de cheques a la Auditoria Superior del Estado, ayudar en la atención a las personas que acuden a las oficinas del Departamento de Contabilidad, recibiendo correspondencia, recopilando firmas en los recibos de nómina con los trabajadores que no acudieron a firma programada, ayudando en el acomodo de la Bodega de archivo muerto.

Conocimientos y HabilidadesCapacidad de concentración Administración y Contabilidad

Administración y Contabilidad Manejo de Equipo de Cómputo y Paquetería OfficeTrabajo en equipo e iniciativa Manejo del Sistema software ISERIES

Herramientas y equipoComputadora / Impresora Discos (cds re-grabables)

Teléfono / Conmutador Sistema software ISERIESCopiadora / Escáner Sistema software SADMUN Egresos







FUNCION 1. CONTROL Y RESGUARDO DE PÓLIZAS DE CHEQUES

5. Recibir de la Dirección de egresos las pólizas de cheques, revisando la relación de las pólizas con respecto a cada póliza física (número de egreso, nombre, importe y número de cheque). En caso de que coincida la relación con las pólizas físicas, firmar de recibido.

6. Escanear las pólizas de cheques y guardando la documentación digitalizada en disco, colocando la leyenda "Municipio de Mazatlán así como el mes, el contenido y la cantidad de discos".

7. Entregar discos de información de las Pólizas de cheques de manera trimestral al Jefe del Departamento de Contabilidad y a la Auditoria Superior del Estado.

8. Proveer de información de pólizas de cheques a las Auditores externos en caso de ser necesario y por autorización del Jefe de Contabilidad.



Jefe de Contabilidad Entrega de discos con Pólizas de cheques

Trimestral



Dirección de EgresosAuditoria Superior del Estado

Recepción de pólizas de chequesEntrega de discos con Pólizas de

cheques

Según demandaTrimestral

PRODUCTIVIDAD



Digitalización de pólizas de cheques % Semanal Pólizas digitalizadas / Pólizas recibidas


Discos CD con pólizas de cheques Trimestral Jefe de Departamento de Contabilidad, Auditoria

Superior del Estado



FUNCION 2. GESTIONES DE APOYO GENERAL PARA EL DEPARTAMENTO CONTABLE

1. Ayudar en la atención a las personas que acuden a las oficinas del Departamento de Contabilidad, recibiendo correspondencia y entregando a Secretaria o a Jefe de Contabilidad.

2. Ayudar en la recopilación de firmas en los recibos de nómina con los trabajadores que no acudieron a firma programada.

3. Ayudar en el acomodo de la Bodega de archivo del departamento de Contabilidad, actualizando el archivo muerto.

4. Apoyar en enviar información, previa autorización del Jefe de Contabilidad, a la Auditoría Superior del Estado.






Personal en general Atención general Según demanda



Cumplimiento de gestiones de apoyo % Diario Apoyos realizados / Apoyos solicitados


Correspondencia recibida Según demanda Secretaria, Jefe de Contabilidad





ENCARGADO DE CONCILIACIONES BANCARIAS


GUIA OPERATIVA


ENCARGADO DE CONCILIACIONES BANCARIAS

ObjetivoRealizar conciliaciones Bancarias e informar a Jefe de Departamento los hallazgos detectados, durante la revisión del libro de banco (movimientos bancarios) y los estados financieros, identificando que los depósitos de los importes de ingresos y egresos sean correctos. Así mismo, tiene el objetivo de elaborar y entregar correctamente las constancias de retenciones del ISR de los proveedores o prestadores de servicio que trabajan por honorarios para el Municipio.

Conocimientos y HabilidadesPlanificación y organización Administración y Contabilidad básica

Alto grado de responsabilidad Manejo de Equipo de Cómputo y Paquetería OfficeTrabajo en equipo y comunicación asertiva Manejo del Sistema software SADMUN

Herramientas y equipoComputadora / Impresora Libro de Banco (archivo Excel)

Teléfono / Conmutador Constancias de retención de impuestosCopiadora / Escáner Sistema software SADMUN







FUNCION 1. REALIZAR CONCILIACIONES BANCARIAS

5. Revisar el libro de banco (movimientos bancarios) a través del Archivo de Excel.

6. Verificar el estado financiero del mes haciendo uso del Sistema SADMUN, identificando que los depósitos e importes de ingresos o egresos sean correctos.

7. En caso de detectar alguna anomalía aclarar la situación con la Dirección de Ingresos o la Dirección de Egresos.

8. Informar a Jefe de Contabilidad cualquier hallazgo o la conclusión de la conciliación bancaria realizada.






Dirección de Ingresos Aclaración de dudas Según demandaDirección de Egresos Aclaración de dudas Según demanda

PRODUCTIVIDAD



Ejecución de Conciliaciones Bancarias % Según demandaConciliaciones

realizadas / Conciliaciones

solicitadasDocumentación Obligatoria:


Conciliaciones Bancarias Según demanda Jefe de Contabilidad



FUNCION 2. ELABORAR CONSTANCIAS DE RETENCIONES DEL ISR

4. Elaborar las constancias de retenciones del ISR de los proveedores o prestadores de servicio que trabajan por honorarios para el Municipio.

5. Hacer uso del formato constancia de retenciones ISR para capturar los siguientes datos: nombre. RFC, CURP, importe de retención e importe total.

6. Entregar a Tesorero para recabar firma de autorizado.

7. Una vez aprobado, entregar el Formato de Constancia de Retenciones ISR a proveedores o prestadores de servicio, recabando firma de acuse de recibido.






Proveedores Entrega de Constancia de Retenciones

Según demanda

PRODUCTIVIDAD



Elaboración de constancias ISR % MensualConstancias entregadas /

Constancias solicitadasDocumentación Obligatoria:


Constancia de Retenciones Según demanda Proveedores



FUNCION 3. CONTROL DE ARCHIVO.

1. Llevar a cabo un control de archivo de los formatos de retenciones.

2. Manejando expedientes o carpetas por cada prestador de servicio o proveedor.

3. Entregar documentos, solo por autorización del Jefe de Contabilidad quien los solicite (Servidores Públicos o cualquier órgano externo).




Jefe de Contabilidad Supervisión del Control de archivo

Según demanda



Órganos externos, Dependencias del H. Ayuntamiento.


Según demanda



Control Carpetas de formatos de retenciones

Numero entero Según demanda Identificando cada carpeta y resguardando

en archivo


Expedientes (carpetas de formatos de retenciones)

Según demanda Jefe de Contabilidad, Dependencias del

Municipio, Órganos externos





ENCARGADA DE ALTAS Y PAGO DE SERVICIOS


GUIA OPERATIVA


ENCARGADA DE ALTAS Y PAGOS DE SERVICIOS

ObjetivoRealizar los pagos de servicios de Proveedores, a través del Sistema ISERIES y Sistema SADMUN. Dar de alta a proveedores en el Sistema SADMUN, asignando un número de control. Dar de alta a personal con adeudo en el Sistema, señalando el tipo de deuda: prestamos personal, cargos a los empleados por perdida de activos, llevar el control de archivo y entrega de documentos derivado de los procesos del área Recibos originales de JUMAPAM y CFE, Facturas de comprobación de gastos, Depósitos bancarios, Estados de cuentas contables.


Alto grado de responsabilidad Manejo de Equipo de Cómputo y Paquetería OfficeTrabajo en equipo y comunicación asertiva Manejo del Sistema software ISERIES

Herramientas y equipoComputadora / Impresora Depósitos, cheques y transferencias

Teléfono / Conmutador Sistema software SADMUNCopiadora / Escáner Sistema software ISERIES







FUNCION 1. PAGOS A PROVEEDORES DE SERVICIOS BASICOS (AGUA, LUZ, TELEFONO)

1. Recibir oficios de los pagos pendientes de la CFE y JUMAPAM.

2. Realizar los pagos de servicios de Proveedores, a través del Sistema ISERIES y Sistema SADMUN.

3. Realizar la autorización presupuestal y el contra-recibo especificando con qué tipo de fondo o cuenta de recursos propios.

4. Generar la Póliza de Diario y entregar la factura al área de cheques de la Dirección de Egresos.

5. Resguardando copia para archivo.






Proveedores (CFE, JUMAPAM)

Revisión de recibos de pago Según demanda

PRODUCTIVIDAD



Pago de Servicios básicos % Según demandaPagos realizados / Pagos



Autorización PresupuestalContra-recibo

Póliza de diario


Jefe de ContabilidadProveedor




FUNCION 2. ALTA DE PROVEEDORES

5. Recibir las facturas de la Dirección de Egresos o del Departamento de Proveeduría, confirmando los Proveedores de las facturas están registrados en el padrón actual.

6. En caso de no estar registrado, informar al Jefe de Contabilidad para aprobar la alta en sistema.

7. Asignar un Número de control y capturar los datos del proveedor en el Sistema SADMUN.

8. Señalar el tipo de servicio o producto que ofrece y revisar que los datos generales estén correctos (RFC, Domicilio fiscal, Nombre, etc.)

9. Guardar la alta como Proveedor e informar a Jefe de Contabilidad el movimiento realizado.



Jefe de Contabilidad Autorización de altas Según demanda



Proveedores Aclaración de datos Según demanda

PRODUCTIVIDAD



Alta de proveedores Número entero Según demandaRegistrando a nuevos

proveedores en sistema SADMUN


Reporte de alta de Proveedor Según demanda Jefe del Departamento de Contabilidad



FUNCION 3. CONTROL DE PERSONAL DEUDOR

1. Recibir la notificación de personal deudor por parte de la Dirección de Recursos Humanos, Oficialía Mayor (Bienes Municipales) o del Hospital Municipal.

2. Revisar el nombre de la persona, identificando el Número de control del empleado y la Dependencia o Institución a la cual esta asignado.

3. Capturar los datos de la persona en el Sistema SADMUN, señalando el tipo de deuda: prestamos personal, cargos a los empleados por perdida de activos, gastos por comprobar por servicios médicos.

4. Guardar la información para validar la alta del deudor.

5. Realizar un informe de personal con adeudo, cuando sea requerido por el Jefe de Contabilidad.



Jefe de Contabilidad Informe de personal con adeudo de pago

Según demanda



Dirección de Recursos Humanos Solicitud de alta de personal con adeudo de pago

Según demanda

PRODUCTIVIDAD



Alta y registro de Personal deudor

% Según demanda Altas realizadas / Altas solicitadas


Informe de personal con adeudo de pago

Según demanda Jefe de Departamento de Contabilidad



FUNCION 4. CONTROL DE DOCUMENTAL.

1. Llevar a cabo un control de archivo (carpetas y expedientes) de los siguiente documentos: Recibos originales de JUMAPAM y CFE. Facturas de comprobación de gastos. Depósitos bancarios. Estados de cuentas contables.

2. Recopilar facturas de activos fijos para realizar su alta en sistema y entregar al Departamento de Bienes Municipales.

3. Entregar documentos, solo por autorización del Jefe de Contabilidad quien los solicite (Auditoria Superior del Estado, Servidores Públicos o cualquier órgano externo).




Jefe de Contabilidad Autorización para la Consulta de documentos

Según demanda



ASE, Órganos externos, Dependencias del H. Ayuntamiento

Bienes Municipales

Consulta de documentosConsulta de documentosFacturas de activos fijos




Control Carpetas de formatos de retenciones

Numero entero Según demanda Identificando cada carpeta y resguardando

en archivo


Recibos originales de JUMAPAM y CFE.Facturas de comprobación de gastos.

Depósitos bancarios.Estados de cuentas contables.

Facturas de activos fijos

Trimestral Según demandaSegún demandaSegún demandaSegún demanda

ASEUso y control internoUso y control internoUso y control internoBienes Municipales





ENCARGADA DE PÓLIZAS DE EGRESO


GUIA OPERATIVA


ENCARGADA DE POLIZAS DE EGRESO

ObjetivoRealizar eficientemente conciliaciones y resguardos de las pólizas recibidas por la Dirección de Egresos, asegurando que sean estén completas y cuenten con las especificaciones mínimas de control, donde las pólizas recibidas sean las indicadas en la Hoja de la Relación junto con las cuentas bancarias correspondientes y confirmar que cada póliza recibida cuente con el nombre, la fecha y el importe correcto.


Alto grado de responsabilidad Manejo de Equipo de Cómputo y Paquetería OfficeTrabajo en equipo y comunicación asertiva Archivo y digitalización de documentos

Herramientas y equipoComputadora / Impresora Pólizas de Egresos

Teléfono / Conmutador Discos re-grabablesCopiadora / Escáner Archivo y expedientes (carpetas)







FUNCION 1. RECEPCIÓN Y CONTROL DE PÓLIZAS DE EGRESOS

1. Recibir de la Dirección de Egresos las pólizas de cheques del día (proveedores, acreedores, nóminas).

2. Verificar que todas las pólizas recibidas sean las indicadas en la Hoja de la Relación junto con las cuentas bancarias correspondientes.

3. Confirmar que cada póliza recibida cuente con el nombre completo, el importe correcto, el sello de pago y número de cheque.

4. Firmar de recibido y acomodar por fechas las pólizas recibidas.

5. En caso de que falten Pólizas, solicitar las dependencias involucradas (Recursos Humanos, Pagaduría, Jurídico y Egresos).



Jefe de Contabilidad Información y consulta Según demanda



Dirección de Egresos Recepción de pólizas de cheques Según demanda

PRODUCTIVIDAD



Conciliación de Pólizas de Egresos % Según demanda

Conciliaciones realizadas / Conciliaciones programadas


Relación de Pólizas recibidas Póliza de Egresos


Uso y control internoUso y control interno



FUNCION 2. CONTROL DE ARCHIVO DE POLIZAS DE EGRESOS

1. En base a la Relación de cada póliza recibida con su respectiva cuenta, manejar un control de archivo considerando:

El orden según el consecutivo de los folios de cada cheque. Cuentas bancarias según cheque.



4. Guardando la información de las pólizas en un disco CD y entregar a Jefe de Contabilidad.




Mensual



ASE, Órganos externos,


Consulta de documentosConsulta de documentos

Aclaración de pólizas

TrimestralSegún demandaSegún demanda



Archivo y Digitalización Numero entero Según demanda Identificando cada carpeta y resguardando

en archivo físico y digital


CD con Expedientes digitales (Carpetas de pólizas de cheques)

Mensual Jefe de Contabilidad(Uso y control interno)





ENCARGADO DE PÓLIZAS DE DIARIO


GUIA OPERATIVA


ENCARGADA DE POLIZAS DE DIARIO

ObjetivoRealizar eficientemente conciliaciones y resguardos de las pólizas recibidas por la Dirección de Egresos, asegurando que sean estén completas y cuenten con las especificaciones mínimas de control, donde las pólizas recibidas sean las indicadas en la Hoja de la Relación junto con las facturas y fichas de depósito correspondientes y confirmar que cada póliza recibida cuente con nombre, la fecha y el importe correcto.



Herramientas y equipoComputadora / Impresora Pólizas de Diario








FUNCION 1. RECEPCIÓN Y CONTROL DE PÓLIZAS DE DIARIO

1. Recibir pólizas de diario por proveedores de almacén y reposiciones de gastos, de la Dirección de Egresos.

2. Verificar que todas las pólizas recibidas sean las indicadas en la Hoja de la Relación junto con las facturas o notas correspondientes.

3. Confirmar que cada póliza recibida cuente con el nombre completo, el importe correcto y número de factura, conciliando con las fichas de depósito según la cuenta bancaria y el total de recibos emitidos.

4. Firmar de recibido y acomodar por fechas las pólizas recibidas.

5. En caso de que falten Pólizas, informar a la Dirección de Egresos para su entrega inmediata.






Dirección de Egresos Recepción de pólizas de diario Según demanda

PRODUCTIVIDAD



Conciliación de Pólizas de Diario % Según demanda



Relación de Pólizas recibidas Póliza de Diario





FUNCION 2. CONTROL DE ARCHIVO DE POLIZAS DE DIARIO


El consecutivo de los folios de cada póliza. El motivo de la póliza (reposiciones, pagos a proveedores, etc.).



4. Guardando la información de las pólizas en un disco CD y entregar a Jefe de Contabilidad.




Mensual













CD con Expedientes digitales (Carpetas de pólizas de diario)






ENCARGADO DE PÓLIZAS DE INGRESOS


GUIA OPERATIVA


ENCARGADA DE POLIZAS DE INGRESOS

ObjetivoRealizar eficientemente conciliaciones y resguardos de las pólizas recibidas por la Dirección de Egresos, asegurando que sean estén completas y cuenten con las especificaciones mínimas de control, donde las pólizas recibidas sean las indicadas en los informes de Cifras de Control junto con las fichas de depósito correspondientes y confirmar que cada póliza recibida cuente con el nombre, la fecha y el importe correcto.



Herramientas y equipoComputadora / Impresora Pólizas de Ingresos








FUNCION 1. RECEPCIÓN Y CONTROL DE PÓLIZAS DE INGRESOS

1. Recibir las pólizas de diario y el informe de las cifras de control de la Dirección de Egresos y verificar que todas las pólizas recibidas sean las indicadas en el informe de Cifras de Control.

2. Confirmar que cada póliza recibida cuente con su debida ficha de depósito (número de cuentas bancarias, importe, el nombre y la fecha).

3. Revisar la cantidad de pólizas recibida según la clasificación (por cobro de predial, recolección de basura, permisos, infracciones de tránsito, etc.)

4. Firmar de recibido y acomodar por fechas las pólizas recibidas, en caso de que falten Pólizas, informar a la Dirección de Egresos para su entrega inmediata.

5. Realizar Pólizas de corrección cuando se detectan errores en las pólizas recibidas, asignando las cuentas contables correctas a las fichas de depósito y al banco que corresponda.






Dirección de Egresos Recepción de pólizas de ingresos Según demanda

PRODUCTIVIDAD



Conciliación de Pólizas de Ingresos % Según demanda



Relación de Pólizas recibidas Póliza de Ingresos

Póliza de Corrección


Uso y control internoUso y control internoUso y control interno



FUNCION 2. CONTROL DE ARCHIVO DE POLIZAS DE INGRESOS


El consecutivo de los folios de cada póliza. La cuenta bancaria donde se aplicó el ingreso.


3. Ayudar en la digitalización de documentos, envió por correo electrónico o sacar copias en caso de ser necesario. Guardando la información de las pólizas en un disco CD y entregar a Jefe de Contabilidad.

4. A solicitud del Jefe de Departamento de Contabilidad, enviar a las Instituciones Paramunicipales copia de los discos con información digital de las pólizas de diario, egresos o ingresos que tuvieron afectación en los presupuestos de sus departamentos.




Mensual













CD con Expedientes digitales (Carpetas de pólizas de ingresos)




FUNCION 3. GESTIÓN DE ACTIVIDADES ESPECIALES

1. Ayudar al Jefe de Contabilidad en la elaboración y conformación de los Estados financieros y Anexos haciendo uso del Sistema SADMUN para ser entregados mensual y trimestralmente a la ASE.

2. Mensualmente, registrar los intereses y comisiones de las cuentas bancarias del Municipio, haciendo uso del Sistema SADMUN para emitir una Póliza de Registro de Intereses y Comisiones.

3. Asesorar a distintas áreas del Municipio sobre las cuentas contables para dar de alta cuentas de Proveedores, acreedores, deudores diversos, gastos por comprobar, etc. principalmente a la Dirección de Ingresos, Departamento de Proveeduría, Hospital, Taller Municipal y Presidencia.



Jefe de Contabilidad Supervisión y retroalimentación Mensual



ASE, Dependencias del H. Ayuntamiento

Entrega de estados financierosAsesoría Contable

TrimestralSegún demanda



Cumplimiento de tareas especiales % Según demanda Gestiones realizadas / Gestiones asignadas


Estados financieros para cuenta Pública

Póliza de Registro de Intereses y Comisiones

Alta de cuentas

Mensual y trimestral

Mensual

Según demanda

Jefe de Contabilidad


Dependencias del H. Ayuntamiento





ANALISTA CONTABLE


GUIA OPERATIVA


ANALISTA CONTABLE

ObjetivoRealizar eficientemente conciliaciones y resguardos de las pólizas recibidas por la Dirección de Egresos, asegurando que sean estén completas y cuenten con las especificaciones mínimas de control, donde las pólizas recibidas sean las indicadas en los informes de Cifras de Control junto con las fichas de depósito correspondientes y confirmar que cada póliza recibida cuente con el nombre, la fecha y el importe correcto.



Herramientas y equipoComputadora / Impresora

Teléfono / ConmutadorCopiadora / Escáner Archivo y expedientes (carpetas)







FUNCION 1. ELABORACION DE CONCILIACIONES

1. Elaboración de conciliación bancaria de la cuenta Banorte.

2. Realizar conciliaciones presupuestales de diferentes Programas, tales como: FAISM FORTAMUN FORTASEG FOPADEM SUBSEMUN FORTALECE HABITAT Programas regionales Contingencias económicas.

3. Presentar a Jefe de Contabilidad el resultado de las conciliaciones realizadas de manera mensual, trimestral, semestral o anualmente según cada caso en particular.






Diferentes Dependencias del Municipio donde se apliquen los

Programas

Consulta y aclaraciones Según demanda






Conciliaciones bancarias

Conciliaciones presupuestales

Según demanda

Según demanda





FUNCION 2. REGISTRO CONTABLE DE SALIDAS DE ALMACÉN

1. Recibir los formatos de salidas por parte de los Encargados de los Almacén.

2. Verificando que coincida con los datos dados de alta en el Sistema SADMUN.

3. Confirmar el saldo en existencias suficientes para aplicar la salida.

4. En caso de proceder, emitir la Autorización Presupuestal y la Póliza correspondiente.



Jefe de Contabilidad Supervisión y retroalimentación Mensual



ASE, Dependencias del H. Ayuntamiento

Entrega de estados financierosAsesoría Contable

TrimestralSegún demanda



Aplicación contable de los formatos de salida de almacén

% Según demanda Salidas de almacén aplicadas / Salidas de almacén registradas


Autorización presupuestalPóliza contable de salida de almacén





FUNCION 3. ELABORACIÓN DE CORTES, ALTAS Y APLICACIONES CONTABLES

5. Realizar el corte de bancos conciliando las pólizas de diario, ingresos y egresos con las fichas de depósito y recibos emitidos.

6. Dar de alta las cuentas presupuestales de ingresos y deudores.

7. Ejecutar la aplicación contable de la Nómina semanal, quincenal y mensual, tanto de personal eventual como base.

8. Verificar la comprobación de los gastos y reposiciones de caja chica para hacer la aplicación contable correspondiente.

9. Realizar el registro de los depósitos de Contribuyentes por pago de predial, registro de participaciones Federales y Estatales, así como el registro de proveedores para pago.

10. Brindar información contable al Sistema INEGI, previa revisión de Jefe de Contabilidad.

11. Realizar revisiones contables a saldos de deudores, bancos, cuentas contables, folios, amortización de créditos, rezagos de pago de predial.






Dirección de Egresos Recepción de pólizas de ingresos Según demanda

PRODUCTIVIDAD



Atención a Gestiones Contables Numero entero Según demanda

Presentando en tiempo y forma las gestiones contables

asignadasDocumentación Obligatoria:


Corte de bancosAltas de cuentas presupuestalesAplicación contable de Nómina

Aplicación Contable de caja chicaRegistro contable de pago de predial

Registro de participaciones Federales y EstatalesRegistro de Proveedores

Información Contable

Según demandaSegún demandaSegún demandaSegún demandaSegún demandaSegún demandaSegún demandaSegún demanda

Uso y control internoUso y control internoUso y control internoUso y control internoUso y control internoUso y control internoUso y control interno

INEGI



PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

Objetivo: Proveer de un sistema para el control, actualización y difusión de Manuales Organizacionales que considere la descripción de las funciones de cada puesto que conforman el Organigrama de cada departamento.

Una vez elaborado el Manual de organización,

1. Oficialía Mayor, a través de la Dirección de Recursos Humanos del H. Ayuntamiento de Mazatlán, enviará una copia a cada Dirección de Municipio, para que proceda a la revisión y validación del manual.

2. El Director y el personal a su cargo, revisan el documento y emitir las observaciones correspondientes y de ser necesario realizar las modificaciones que sean necesarias al manual.

3. Una vez validado, recabar firma de Vo.Bo. en una Hoja de Acuse de Entrega en donde se recabará la firma de autorización del Director de cada Dependencia.

4. Oficialía Mayor, a través de la Dirección de Recursos Humanos, enviará a cada Dependencia o Institución copia de su Manual de Organización, adjuntando una copia de la Hoja de Autorización.

5. Cada Director tiene la responsabilidad de hacer uso adecuado del Manual, tanto para inducción, consulta y aclaración de cualquier responsabilidad de los puestos asignados a su área de trabajo.

6. Cualquier modificación al Manual, debe ser solicitada a través de oficio dirigido al Oficial Mayor, con copia a la Dirección de Recursos Humanos, Contraloría y Presidencia, señalando las causas y justificaciones correspondientes para: Adicionar o eliminar funciones. Ajustar indicadores de desempeño. Cambiar fechas de entrega o documentos obligatorios. Adicionar puestos requeridos. Eliminar puestos innecesarios.

7. En caso de ser autorizados los cambios solicitados, la Dirección de Recursos Humanos actualizara el Manual Organizacional y presentara para su revisión a Contraloría Municipal, Dirección involucrada.

8. Una vez validados los ajustes realizados, la Dirección de Recursos Humanos emitirá una copia para el Oficial Mayor y Presidente Municipal para recabar la firma de aprobación final.

9. Resguardar el original del Manual en la Dirección de Recursos Humanos.

10. Repetir el paso del 1 al 5 del presente Procedimiento.



PROCEDIMIENTOS PARA LA MEJORA DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL

Objetivos:

I. Implementar un sistema integral de comunicación y autorización justificada de altas y re-ubicaciones de personal.

II. Proveer de una metodología para la correcta Inducción del personal, ya sea de nuevo ingreso y re-ubicaciones de personal.

III. Aplicar un Sistema DNC (Detección de Necesidades de Capacitación) afín de proveer cursos en temas técnica y humanos para todo el personal.

IV. Generar un Sistema de Medición de la Eficiencia de cada puesto, derivado del análisis de los indicadores individuales señalados en el presente Manual Organizacional.

I. Procedimiento para la Selección del personal:

1Cada vez que se requiera una alta o re-ubicación de personal, el Director solicitante debe enviar un oficio dirigido a Oficialía Mayor, con copia a la Dirección de Recursos Humanos y al área de Contraloría donde se indique la solicitud del movimiento, señalando el puesto, las funciones y la justificación correspondiente.

2Contraloría analiza y dictamina la necesidad del puesto, ya sea de nueva creación o re-ubicación, y emite un Dictamen dirigido a Presidencia, con copia a la Dependencia solicitante y Tesorería, en caso de no justificarse la alta o re-ubicación se informa al Director solicitante las causas de la conclusión.

2El Director solicitante da seguimiento a la autorización final con el área de Tesorería y Presidencia, haciendo uso del dictamen de Contraloría, así como los anexos requeridos para la justificación del puesto (marco jurídico, normatividad, eficiencia de trabajo, recursos económicos, etc.)

3En caso de que haya sido autorizado el movimiento por parte de Tesorería y Presidencia, el Director solicitante procede con el cambio o alta requerida, coordinando la inducción correspondiente con Oficialía Mayor, a través de la Dirección de Recursos Humanos.

4 La Dirección de Recursos Humanos realiza los ajustes necesarios en el Manual Organizacional de la Dependencia o Institución solicitante, aplicando el Procedimiento para el control de documentos y el procedimiento de Inducción establecidos.



II. Procedimiento para la Inducción del personal:

1 La Dirección de Recursos Humanos realiza la Introducción del personal a su puesto, donde se instruye sobre:

Objetivos y atribuciones legales del Municipio, de cada Dependencia, de su Departamento y de su puesto de trabajo.

Las obligaciones y derechos como Servidor Público. La reglamentación interna del Municipio.

2 Haciendo uso del Manual Organizacional, el Director de la Dependencia y/o el Encargado del Área realizan la inducción al puesto, informándole a la persona:

El Organigrama formal actual; indicando el nombre del puesto y de la persona que tendrá como Jefe Inmediato, personal a su cargo y departamentos con los que tendrá interacción.

Funciones y responsabilidades especificas del puesto. Forma de evaluación de su desempeño (rendición de cuentas). Herramientas y equipo de trabajo necesarios para su puesto. Instalaciones y ubicación física de su puesto de trabajo. Jefe Inmediato. Compañeros de Trabajo. Personal a su cargo (en caso de que así aplique). Ubicación física en su centro de trabajo.

3 La Dirección de Recursos Humanos verifica la efectividad del procedimiento de Inducción, visitando (después de 2 o 3 semanas) en el centro de trabajo de la persona de nuevo ingreso o re-ubicada, e investigando los siguientes puntos:

Objetivos y atribuciones legales de su Departamento y de su puesto de trabajo. Nombre de su puesto, Jefe Inmediato, personal a su cargo y departamentos con

interacción. Funciones y responsabilidades específicas del puesto. Forma de evaluación de su desempeño (rendición de cuentas). Herramientas y equipo de trabajo necesarios para su puesto. Instalaciones y ubicación física de su puesto de trabajo.



III. Procedimiento para la implementación de un Programa Capacitación del personal:

1 Detectar las necesidades de capacitación (tanto temas técnicos como humanos) y clasificar los temas en común.

Servicio al ciudadano, Liderazgo, Comunicación y Trabajo en equipo. Uso adecuado y básico de equipo de cómputo. Manejo de Paquetería Office, es especial Microsoft Excel. Procedimientos Administrativos Internos del Ayuntamiento. Reglamentación y leyes Municipales. Atribuciones, obligaciones y facultades de la Dirección y de cada Departamento. Objetivo de la Dirección, objetivo de los departamentos y objetivo del puesto.

2 Entregar al área de Recursos Humanos la propuesta de los temas de capacitación.

3 Recibir del área de Recursos Humanos la lista de los cursos que fueron aprobados.

4 Acordar fechas con el Director de Recursos Humanos para recibir los cursos.

5 Dar seguimiento a la asistencia, efectividad y satisfacción de los cursos recibidos.

IV. Procedimiento para la Evaluación de la Eficiencia de los Puestos de Trabajo (Sistema de Rendición de Cuentas Interno):

1Generar un Tablero de Indicadores que incluya el nombre del puesto, el departamento, los indicadores aplicables y la documentación obligatoria a entregar.

2Asignar a una persona para la el manejo del Tablero de Indicadores, donde solicite, asesoré, aclare y obtenga los resultados de los indicadores de todos los puestos de la Dirección de forma mensual.

3Presentar al Director el Tablero de Indicadores en un informe ejecutivo, señalando en colores o notas, aquellos Indicadores que están por debajo del óptimo esperado, así como aquellos documentos obligatorios que no fueron entregados durante el periodo evaluado.

4 Analizar las causas raíz del incumplimiento o bajos resultados entre el Director y el responsable del puesto involucrado, determinando acuerdos y acciones que ayuden a corregir, mejorar o mantener la eficiencia esperada del Departamento en cuestión.

5 Hacer uso del Tablero de Indicadores de forma interna, como parte de la Rendición de cuentas entre el Jefe y trabajador.



MÉTODO DE CONFORMACIÓN DEL MANUAL ORGANIZACIONAL

Para la conformación de los presentes Manuales se coordinaron actividades con una Consultoría especializada (Zima Consulting Group) donde se cumplió con la siguiente metodología:

1. Aplicación de Diagnóstico Organizacional de cada Dependencia, analizando: Objetivos de cada puesto. Herramientas y necesidades. Funciones y actividades específicas. Relación Cliente-Proveedor interno y externos. Documentación entregable con carácter obligatorio y plazo límite. Líneas de mando y personal a su cargo. Organigrama. Normatividad aplicable.

2. Detección de áreas de mejora de cada Departamento y Dirección.

3. Dictaminacion de Propuestas de Mejora.

4. Actualización de Organigramas.

5. Actualización de nombramiento de puestos.

6. Aplicación de ajustes a las funciones (según recomendaciones).

7. Revisión y validación de funciones desempeñadas por cada puesto.

8. Firma de acuse de la visita y revisión.

9. Conformación del Manual Organizacional.

10. Revisión y Validación por parte del Director titular de cada Dependencia.

11. Firma del Director en la Hoja de Autorización (Aceptación).

12. Emisión e impresión de las copias controladas.

13. Entrega de Manual Organizacional (Acuse de entrega-recepción).



HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE EMISION VERSION FECHA DE ENTREGA

1 Diciembre del 2016 1 1 Diciembre del 2016

Entregado por:

Firma / sello Puesto

Dirección de Recursos Humanos

Área

Oficialía Mayor

Recibido por:

Firma / sello Puesto

Jefe de Departamento

Área

Contabilidad

Revisado y Aprobado por:

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

Zima Consulting Group Oficialía Mayor Presidente Municipal


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