MANUAL ORGANIZACIONAL DE ALMACEN CEMA · 2017-06-01 · Servicio de Farmacia, es el control de las...
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MANUAL ORGANIZACIONAL DE ALMACEN CEMA
CENTRO DE EXCELENCIA MEDICA EN ALTURA BY FIFA
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ELABORÓ: Fecha:10/03/2016 Firma: Nombre: L.F. Brianda Irais Torres Lucas Puesto: Encargada de Almacén
REVISÓ: Fecha:10/03/2016 Firma: Nombre: MCD. Vicente Moreno Calva Puesto: Dirección de Calidad CEMA
AUTORIZÓ: Fecha:10/03/2016 Firma: Nombre: L.C. Julio Cesar García Rodríguez. Puesto: Dirección Administración y Finanzas.
ACREDITÓ: Fecha:10/03/2016 Firma: Nombre: Dra. Gabriela Murguía Cánovas Puesto: Dirección General de Centro de Excelencia Médica en Altura
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE
ALMACEN CEMA
CENTRO DE EXCELENCIA MÉDICA EN ALTURA BY FIFA
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ACREDITÓ: Fecha:10/03/2016 Firma: Nombre: Dra. Gabriela Murguía Cánovas Puesto: Dirección General de Centro de Excelencia Médica en Altura
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Contenido
1. Introducción
2. Objetivo del manual
3. Alcance
4. Responsable
5. Misión
6. Visión
7. Objetivo y funciones del área de Almacén
8. Áreas involucradas
9. Organigrama
10. Conformación
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1. INTRODUCCIÓN
El Almacén CEMA es el espacio físico del Servicio de Farmacia de la Clínica destinado a la conservación de los medicamentos, materias primas o cualquier otro tipo de insumos para la salud que deban ser almacenadas o custodiadas bajo la responsabilidad de un farmacéutico, lo cual brinda ventajas como:
Facilitar la recepción de medicamento e insumos. Facilitar conservación de medicamentos e insumos. Facilitar la distribución de medicamentos e insumos.
Así pues, la función primordial del Almacén CEMA, y por lo tanto una de las más importantes del Servicio de Farmacia, es el control de las existencias de medicamentos e insumos con el fin de facilitar una buena gestión de suministros, para poder disponer de ellos con la mayor brevedad posible. El presente manual organizacional del área de Almacén CEMA es de observancia general, como
instrumento de información y consulta. El manual es un medio para familiarizarse con la estructura
orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta área. Su consulta permite
identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada uno de los integrantes y evitar la
duplicidad de funciones; conocer las líneas de comunicación y de mando; y proporcionar los
elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones; elementos indispensables.
Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado cada año, o en su
caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional al interior de esta área, por lo que se deberá
aportar la información necesaria para este propósito.
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2. OBJETIVO DEL MANUAL
Proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la organización y funcionamiento del
Almacén del Centro de Excelencia Médica en Altura como una referencia obligada para lograr el
aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas al personal adscrito al
mismo.
3. ALCANCE
Las actividades descritas en este documento aplican para el personal adscrito al área de Almacén del Centro de Excelencia Médica en Altura.
4. RESPONSABLES Encargada de Almacén y Auxiliar de Farmacia.
5. MISIÓN DEL ÁREA DE ALMACÉN Brindar un Servicio basado en la calidad y seguridad en el uso y manejo de los medicamentos y demás
insumos para la salud, otorgado por capital humano comprometido y capacitado, orientado a
garantizar una adecuada y confiable gestión de los recursos, así como el asesoramiento y la
información al personal y pacientes.
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6. VISIÓN DEL ÁREA DE ALMACÉN
Ser reconocidos como un Servicio pionero e innovador, consolidado por un capital humano y una
adecuada infraestructura, destacado por su sistema de calidad y seguridad, la gestión de los recursos y
la Atención Farmacéutica, otorgando beneficios a la Clínica y a los usuarios.
7. OBJETIVO DEL ÁREA DE ALMACÉN
Establecer los lineamientos y la metodología para desarrollar las distintas actividades que generan el
Abastecimiento de Medicamentos e Insumos para la salud en CEMA, con el fin de cubrir las
necesidades de las distintas áreas garantizando su Uso Racional, así como la seguridad del paciente.
8. ÁREAS INVOLUCRADAS.
Las áreas involucradas en el cumplimiento de los procesos mencionados de manera general en este documento son las enmarcadas en la siguiente tabla:
ÁREA RESPONSABLE
Almacén CEMA L.F. Brianda Irais Torres Lucas
Administración C.P. Santa Valencia García
Área Médica Dra. Gloria Vargas Sánchez
Enfermería L.E. Hernán Franco Hernández
Nutrición L.N. Salvador Iván Villalobos Vallejo
Laboratorio Clínico T.L.Q. Noel Osmar Ramos Islas
Terapia Física y Rehabilitación Dra. Nallely Hernández Mendoza
Imagenología y Rayos X Dr. Aldo Isaac Vázquez Godínez
SPA Cosmetóloga Miriam Lilian Solís Pérez
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9. ORGANIGRAMA
Dra. Gabriela Murguía Cánovas
DIRECTORA GENERAL
L.C. Julio César García Rodríguez
DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
L.C. Santa Valencia García
GERENTE GENERAL CEMA
L.F. Brianda Irais Torres Lucas
ENCARGADA DE ALMACÉN
HOSPITALARIO
L.F. Francisco Israel Bautista Luna
AUXILIAR DE ALMACÉN
HOSPITALARIO
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10. CONFORMACIÓN 10.1. Ubicación
El Almacén se encuentra ubicado en la planta Alta de las instalaciones de CEMA.
10.2. Infraestructura
El Almacén está conformado por el área donde se resguardan los medicamentos y demás insumos, así como el área de recepción. La primera área cuenta con: Quince anaqueles para acomodo de Insumos y Medicamentos. Una gaveta para medicamentos controlados. Un refrigerador. Un termo higrómetro. Una mesa. Un carrito abatible para desplazamiento de insumos y medicamentos. Un bote de basura.
El área de recepción cuenta con: 2 escritorios 1 computadora 1 impresora 1 teléfono de oficina 4 sillas 2 botes de basura
10.3. Organización
El Almacén está organizado de acuerdo a la ubicación de los diferentes grupos de medicamentos y demás insumos para la salud, y se encuentran distribuidos de la siguiente manera: Medicamentos orales grupo IV, V y VI. Medicamentos intravenosos grupo IV, V y VI. Material de Cardiología.
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Material para cirugía. Material de Laboratorio. Insumos generales. Material de curación. Material aséptico. Material de ortopedia. Material de fisioterapia. Material de Spa. Soluciones. Área de medicamentos caducos.
10.4. Bibliografía
Suplemento para Establecimientos dedicados a la venta y suministro de Medicamentos y demás Insumos para la Salud (5ta edición) FEUM.
10.5. Personal Operativo 1 Encargado de Almacén 1 Auxiliar de Almacén
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10.5.1. Descripción de puesto
Puesto Responsable de Almacén
Departamento / Área Almacén CEMA
Reporta a: L.C. Julio César García Rodríguez/L.C. Santa
Valencia García
Número total de
personas que dependen
directamente del puesto:
1
Dirección Responsable Administración CEMA
Ubicación Libramiento la Concepción Km 2 Circuito la
concepción San Agustín Tlaxiaca.
Unidad de Negocio CEMA
PROPÓSITO GENERAL DEL PUESTO:
CONTROL DE EXISTENCIAS, ASÍ COMO DE ENTRADAS Y SALIDAS EN ALMACEN, GESTIÓN DE LOS RECURSOS Y APEGO A NORMATIVA PARA ALMACENES HOSPITALARIOS.
RESPONSABILIDADES / FUNCIONES:
1. Control de existencias en el Almacén y demás sub almacenes.
2. Semaforización.
3. Contacto con proveedores.
4. Gestión de los recursos.
5. Entrega de productos a los diferentes sub Almacenes.
6. Generación de inventario semanal.
7. Generación de procedimientos que se añadan en la operación de Almacén CEMA.
8. Verificación de la farmacoterapia de los pacientes hospitalizados.
9. Educación al paciente.
10. Dirigir los Comités de Farmacia y Terapéutica y Farmacovigilancia.
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PROCESOS / PROCEDIMIENTOS QUE APLICAN AL PUESTO (Directos e Indirectos):
Clave Proceso / Procedimiento Objetivo
PNO para la solicitud, adquisición, recepción y registro de medicamentos e insumos.
PNO para el Almacenamiento y Conservación de Insumos y Medicamentos.
PNO para el control de inventarios.
PNO para la dispensación y distribución de medicamentos y demás insumos para la salud.
PNO para el manejo, dispensación y control de medicamentos controlados.
PNO para Manejo de Medicamentos próximos a caducar y caducos.
PNO de medidas de seguridad e higiene.
PNO de limpieza y mantenimiento.
Manual para el manejo de medicamentos de alto riesgo.
PNO para suministro de medicamentos en caso de contingencias.
PNO para Revisión de Carros Rojos.
Procedimiento Normalizado de Operación para Apertura de Carro Rojo.
Procedimiento Normalizado de Operación para la semaforización de medicamentos e insumos.
Procedimiento Normalizado de Operación de acceso y restricciones de personal al Área de Almacén CEMA.
Estos Procesos / Procedimientos No limitan el accionar del personal con las necesidades de la Institución.
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MANEJO DE RECURSOS:
- Computadora
- Impresora
- Calculadora
- Escritorio
- Cajonera
- Termómetro de refrigerador
- Termohigrómetro
HORARIO TIPO DE TRABAJO DEL PUESTO:
Lunes Martes
Hora Actividad Hora Actividad
8:00hrs Entrada a laborar 8:00hrs Entrada a laborar
08:01-
15:30 hrs
Funciones laborales en espacio de oficina 08:01-
15:30 hrs
Funciones laborales en espacio de oficina
15:30hrs Salida a comida 15:30hrs Salida a comida
17:00hrs Regreso de comida 17:00hrs Regreso de comida
17:00 –
17:30 hrs
Funciones laborales en espacio de oficina 17:00 –
17:30 hrs
Funciones laborales en espacio de oficina
17:30hrs Salida de labores 17:30hrs Salida de labores
Miércoles Jueves
Hora Actividad Hora Actividad 8:00hrs Entrada a laborar 8:00hrs Entrada a laborar
08:01-
15:30hrs
Funciones laborales en espacio de oficina 08:01-
15:30hrs
Funciones laborales en espacio de oficina
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15:30hrs Salida a comida 15:30hrs Salida a comida
17:00hrs Regreso de comida 17:00hrs Regreso de comida
17:00 –
17:30hrs
Funciones laborales en espacio de oficina 17:00 –
17:30hrs
Funciones laborales en espacio de oficina
Viernes Sábado
Hora Actividad Hora Actividad 8:00hrs Entrada a laborar 8:00hrs Entrada a laborar
08:01-
15:30hrs
Funciones laborales en espacio de oficina 08:01-
15:30hrs
15:30hrs
17:00hrs
17:00 –
17:30hrs
Funciones laborales en espacio de oficina
Salida a comida
Regreso de comida
Funciones laborales en espacio de oficina 15:30hrs Salida a comida 17:00hrs Regreso de comida 17:00 –
17:30hrs
Funciones laborales en espacio de oficina
8:00hrs Entrada a laborar 8:00hrs Entrada a laborar
NIVEL EN EL ORGANIGRAMA: Cuarto nivel de la línea horizontal de liderazgo.
(Liderazgo de operación)
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Puesto Auxiliar de Almacén
Departamento / Área Almacén CEMA
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directamente del puesto:
0
Dirección Responsable Administración CEMA
Ubicación Libramiento la Concepción Km 2 Circuito la
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Unidad de Negocio CEMA
PROPÓSITO GENERAL DEL PUESTO:
CONTROL DE EXISTENCIAS, ASÍ COMO DE ENTRADAS Y SALIDAS EN ALMACEN, GESTIÓN DE LOS RECURSOS Y APEGO A NORMATIVA PARA ALMACENES HOSPITALARIOS.
RESPONSABILIDADES / FUNCIONES: 1. Control de existencias en el Almacén y demás sub almacenes.
2. Semaforización.
3. Entrega de productos a los diferentes sub Almacenes.
4. Generación de inventario semanal.
5. Reporte de Control de temperatura y humedad en almacén.
6. Recepción de Proveedores.
7. Dar entrada en base de datos (HISTOCLIN)
8. Acomodo de productos en Almacén CEMA.
9. Verificación de la farmacoterapia de los pacientes hospitalizados.
10. Educación al paciente.
11. Dirigir los Comités de Farmacia y Terapéutica y Farmacovigilancia.
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PROCESOS / PROCEDIMIENTOS QUE APLICAN AL PUESTO (Directos e Indirectos):
Clave Proceso / Procedimiento Objetivo
PNO para la solicitud, adquisición, recepción y registro de medicamentos e insumos.
PNO para el Almacenamiento y Conservación de Insumos y Medicamentos.
PNO para el control de inventarios.
PNO para la dispensación y distribución de medicamentos y demás insumos para la salud.
PNO para el manejo, dispensación y control de medicamentos controlados.
PNO para Manejo de Medicamentos próximos a caducar y caducos.
PNO de medidas de seguridad e higiene.
PNO de limpieza y mantenimiento.
Manual para el manejo de medicamentos de alto riesgo.
PNO para suministro de medicamentos en caso de contingencias.
PNO para Revisión de Carros Rojos.
Procedimiento Normalizado de Operación para Apertura de Carro Rojo.
Procedimiento Normalizado de Operación para la semaforización de medicamentos e insumos.
Procedimiento Normalizado de Operación de acceso y restricciones de personal al Área de Almacén CEMA.
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MANEJO DE RECURSOS:
- Computadora
- Impresora
- Calculadora
- Escritorio
- Cajonera
- Termómetro de refrigerador
- Termohigrómetro
HORARIO TIPO DE TRABAJO DEL PUESTO:
Lunes Martes
Hora Actividad Hora Actividad
09:30hrs Entrada a laborar 09:30hrs Entrada a laborar
09:01-
14:00 hrs
Funciones laborales en espacio de oficina 09:01-
14:00 hrs
Funciones laborales en espacio de oficina
14:00hrs Salida a comida 14:00hrs Salida a comida
15:30hrs Regreso de comida 15:30hrs Regreso de comida
15:30 –
19:00 hrs
Funciones laborales en espacio de oficina 15:30 –
19:00 hrs
Funciones laborales en espacio de oficina
19:00hrs Salida de labores 19:00hrs Salida de labores
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Miércoles Jueves
Hora Actividad Hora Actividad 09:30hrs Entrada a laborar 09:30hrs Entrada a laborar
09:01-
14:00hrs
Funciones laborales en espacio de oficina 09:01-
14:00 hrs
Funciones laborales en espacio de oficina
14:00hrs Salida a comida 14:00hrs Salida a comida
15:30hrs Regreso de comida 15:30hrs Regreso de comida
15:30 –
19:00hrs
Funciones laborales en espacio de oficina 15:30 –
19:00 hrs
Funciones laborales en espacio de oficina
Viernes Sábado
Hora Actividad Hora Actividad 09:30hrs Entrada a laborar 09:30hrs Entrada a laborar
09:01-
14:00hrs
Funciones laborales en espacio de oficina 09:01-
14:00 hrs
14:00hrs
15:30hrs
15:30 –
19:00 hrs
Funciones laborales en espacio de oficina
Salida a comida
Regreso de comida
Funciones laborales en espacio de oficina 14:00hrs Salida a comida 15:30hrs Regreso de comida 15:30 –
19:00hrs
Funciones laborales en espacio de oficina
19:00hrs Salida de labores 19:00hrs Salida de labores
NIVEL EN EL ORGANIGRAMA: Quinto nivel de la línea horizontal de liderazgo.
(Liderazgo de operación)
MANUAL ORGANIZACIONAL DE ALMACEN CEMA
CENTRO DE EXCELENCIA MEDICA EN ALTURA BY FIFA
Clave: CEMA-MN-FA-MOR-04
Versión: 1.0
Vigente a partir de 03/03/2017
Sustituye a: Ninguno
Próxima revisión:
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ELABORÓ: Fecha:10/03/2016 Firma: Nombre: L.F. Brianda Irais Torres Lucas Puesto: Encargada de Almacén
REVISÓ: Fecha:10/03/2016 Firma: Nombre: MCD. Vicente Moreno Calva Puesto: Dirección de Calidad CEMA
AUTORIZÓ: Fecha:10/03/2016 Firma: Nombre: L.C. Julio Cesar García Rodríguez. Puesto: Dirección Administración y Finanzas.
ACREDITÓ: Fecha:10/03/2016 Firma: Nombre: Dra. Gabriela Murguía Cánovas Puesto: Dirección General de Centro de Excelencia Médica en Altura
Este documento es propiedad del Almacén del Centro de Excelencia Medica en Altura
10.6. Horario de Operación
El Almacén CEMA Se encuentra operando de la siguiente manera:
DÍAS TURNO HORARIO
Lunes a sábado Matutino 08:00 a 17:30
Lunes a sábado Vespertino 09:30 a 19:00
Cabe mencionar que el Servicio debe operar las 24 horas, los 7 días de la semana, lo cual está en proceso de transformación y los Procedimientos Normalizados de Operación involucrados serán modificados en cuanto los horarios se extiendan.
10.7. Logística de Operación. Para garantizar el suministro de Insumos y Medicamentos en las diferentes Áreas, el Servicio de Almacén estableció 16 sub almacenes (stock por área), donde se ubican las necesidades de cada uno de los grupos de Servicios que ofrece CEMA. Los sub almacenes existentes y de los cuales se debe llevar el control de entradas, salidas y verificar necesidades, son los siguientes:
1. Quirófano. 2. Hospitalización. 3. Consulta Externa y Urgencias. Laboratorio. 4. Carro Rojo (Recuperación o Quirófano). 5. Carro Rojo (Hospitalización). 6. Carro Rojo (Urgencias). 7. Laboratorio. 8. Caja de Anestesia. 9. Fisioterapia. 10. Evaluación Médica. 11. Imagenología. 12. Spa 13. Caja obstétrica 14. Botiquín de atención en cancha 1 15. Botiquín de atención en cancha 2 16. Botiquín de atención en cancha 3
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AUTORIZÓ: Fecha:10/03/2016 Firma: Nombre: L.C. Julio Cesar García Rodríguez. Puesto: Dirección Administración y Finanzas.
ACREDITÓ: Fecha:10/03/2016 Firma: Nombre: Dra. Gabriela Murguía Cánovas Puesto: Dirección General de Centro de Excelencia Médica en Altura
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Todas estas áreas son controladas desde Almacén Central, que es el espacio ocupado con el nombre de Almacén CEMA, el cual está comandado por los siguientes Proceso Normalizados de Operación:
1. Procedimiento Normalizado de Operación para la solicitud, adquisición, recepción y registro de medicamentos e insumos.
2. Procedimiento Normalizado de Operación para Almacenamiento y Conservación de Insumos y Medicamentos.
3. Procedimiento Normalizado de Operación para el control de inventarios. 4. Procedimiento Normalizado de Operación para la dispensación y distribución de medicamentos y demás
insumos para la salud. 5. Procedimiento normalizado de operación para el manejo, dispensación y control de medicamentos
controlados. 6. Procedimiento Normalizado de Operación para Manejo de Medicamentos próximos a caducar y
caducos. 7. Procedimiento Normalizado de Operación de medidas de seguridad e higiene. 8. Procedimiento Normalizado de Operación de limpieza y mantenimiento. 9. Manual para el manejo de medicamentos de alto riesgo. 10. Procedimiento Normalizado de Operación para suministro de medicamentos en caso de contingencias. 11. Procedimiento Normalizado de Operación para Revisión de Carros Rojos. 12. Procedimiento Normalizado de Operación para Apertura de Carro Rojo. 13. Procedimiento Normalizado de Operación para la semaforización de medicamentos e insumos. 14. Procedimiento Normalizado de Operación de acceso y restricciones de personal al Área de Almacén
CEMA. Estos procedimientos deben cumplirse según lo estipulado y descrito en cada uno para las actividades que competen en la operación de Almacén CEMA.
Ciclo para Abastecimiento de Medicamentos e Insumos en CEMA.
Selección, Adquisición, Recepción y Registro. La selección de Medicamentos e Insumos para la salud se lleva a cabo tomando en cuenta el consumo histórico en cada uno de los sub almacenes de CEMA; la adquisición se realiza con diferentes proveedores
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ya establecidos para cada grupo de insumos; en el caso de que se presenten cirugías de artroscopía, se contacta con los proveedores establecidos por los cirujanos. La recepción se realiza en el Almacén, siempre y cuando los proveedores presenten una factura o en su defecto una nota de remisión para verificar los insumos que se están adquiriendo. El registro de los insumos se lleva a cabo mediante el Sistema de Gestión Hospitalaria Histoclin. Todos estos procesos se detallan en el PNO de Selección, Adquisición, Recepción y Registro de medicamentos y demás insumos para la salud.
Almacenamiento El Almacenamiento se lleva a cabo en Almacén Central, donde se tienen Inventariados los Insumos y Medicamentos que requieren los 11 sub almacenes restantes. Todas las actividades que implica este proceso se establecen en el PNO para el Almacenamiento y Conservación de Insumos y Medicamentos.
Distribución y Dispensación La distribución se lleva a cabo en base a las necesidades de insumos o medicamentos de cada sub almacén por medio de una solicitud de requerimientos elaborada en HISTOCLIN, la cual es entregada al servicio de Almacén, quien por medio de una nota de salida generada en sistema HISTOCLIN entrega los insumos solicitados para ser insertados en el stock de cada área. Todas estas actividades se detallan en los siguientes procedimientos:
Procedimiento Normalizado de Operación para Abastecimiento de Medicamentos e Insumos a las diferentes Áreas.
Procedimiento Normalizado de Operación para suministro de medicamentos en caso de contingencias.