Servicio SocialModalidad en líneaManual para el Seguimiento Administrativo

Ciclo Jul io – Diciembre 2021

Glosario 3

Etapas del proceso 4

Conclusión de la etapa inicial 5

Etapa de prestación 6

Carga de asignatura 7

Seguimiento administrativo en línea 9

Grupo de inicio 10

Grupo intermedio 11

Grupo de término 12

Temario

Consulta y dudas 13

Supervisión 14

Normatividad 15

Medidas correctivas 16

Cancelación 17

Constancia 18

Contacto 19

Directorio 20

Temario

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Prestador(a)

Alumno(a) que realiza servicio social

Unidad Receptora

Se abrevia UR. Es la dependencia, organismo o

institución que recibe prestadores. Puede ser

del sector público, privado o de la UAEH.

Profesor Honorífico Asesor

Persona dentro de la UR que es responsable de

brindar asesoramiento y seguimiento al prestador.

Sistema de Administración

de Servicio Social

Se abrevia SASS. Es la plataforma en donde se

realizará todo lo referente a servicio social.

DSSPPyVL

Son las siglas de la Dirección de Servicio Social,

Prácticas Profesionales y Vinculación Laboral.

Esta sección te ayudará a entender mejor la terminología

que se utilizará a lo largo del contenido de este manual.Glosario

Etapas del proceso De acuerdo al manual anterior, este archivo

abordará la descripción de la segunda etapa.

Etapa inicial

Etapa de prestación

Etapa final

-Preinscripción y validación en el sistema.

-Consulta de Unidades Receptoras

-Selección de Unidad Receptora

-Asignación

-Envío de listados electrónicos por parte del departamento a la UR, cartas

de presentación estarán a tu disposición en la carpeta correspondiente a

cada licenciatura, escuela o instituto (última semana de Junio)

-Creación de subcarpeta personalizada a través del link que se compartirá

del 13 al 17 de junio 2021 y Manual de Seguimiento Administrativo.

-Inicio de actividades en la Unidad Receptora

-Trámites y requisitos administrativos

-El Departamento de Servicio Social enviará al Profesor Honorífico Asesor de tu UR la liga para llevar a cabo la Evaluación al desempeño del prestador.-Haber cubierto el proceso administrativo en las etapas correspondientes para la obtención de la constancia de servicio social.

1.

2.

3.

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Para brindar cierre a la etapa uno, se aclara lo que sigue en relación al «Envío de listados electrónicos de alumnos asignados a UR por parte del departamento».

• Una vez que los alumnos obtienen su asignación, el personal del departamento de servicio social, descargará la información de los alumnos que están designados en las UR para el envío de listados y actualización de información (correo electrónico).

• El personal del departamento de servicio social enviará a las UR listados de alumnos asignados; incluyendo correo electrónico del alumno con el objeto de establecer comunicación entre ambas partes del 25 al 29 de junio 2021.

• El alumno deberá ponerse en contacto con la UR a través del correo electrónico registrado; mismo que podrá visualizar en el apartado de “Consulta de proyectos” en el SASS. Dicho correo deberá ser enviado a partir del día 28 al 30 de junio como fecha límite.

• Cuando se establezca el contacto, deberás solicitar la información referente a la dinámica de trabajo para las actividades en línea; lo que puede tomar el primer mes de servicio ya que es a cumplimiento de metas y periodo establecido; de no tener respuesta por parte de la UR deberás informar inmediatamente por oficio al Área de Supervisión al correo supervision.ssppyvl@uaeh.edu.mx

Conclusión de la etapa uno

Las actividades con la unidad receptora serán desarrolladas bajo la

modalidad en línea en el esquema de cumplimiento de metas y

periodo establecido.

El cumplimiento de metas deberá establecer acuerdos en fechas y

tiempos de entrega de resultados entre el alumno y la unidad receptora.

Es necesario que el alumno se concientice sobre la modalidad en línea

ya que implica contar con las herramientas necesarias para el

desarrollo de las actividades, de igual forma demostrar buena actitud,

compromiso, disponibilidad y responsabilidad para el buen

desarrollo de su prestación.

Etapa de prestación

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Carga de asignatura

✔Si tienes el servicio social como materia debes cargarla en el próximo

proceso de reinscripción al siguiente semestre.

✔El seguimiento académico de tu asignatura es una función independiente

al proceso administrativo, sin embargo, ambas deben cumplirse

satisfactoriamente para acreditar y liberar tu servicio social.

✔El área académica determina la carga de tu asignatura de acuerdo a tus

horarios y materias asignadas para el semestre que estarás cursando.

✔ En el caso de no cargar tu asignatura deberás cancelar tu proceso

administrativo en el SASS con el personal del Departamento de Servicio

Social (Ver apartado de Cancelación voluntaria)

Aplica en el caso de que no te estén llegando los correos electrónicos, realizar la siguiente comprobación.

1. Ingresa al Sistema de Administración de Servicio Social con tu número de cuenta y NIP.

2. Selecciona tu periodo de servicio social y da clic en aceptar.

3. Cuando ingreses, la página mostrará la información que capturaste al realizar tu preinscripción.

4. Revisa la cuenta de correo electrónico que registraste y verifica que sea la cuenta en la que revisas la información en todas las bandejas.

5. Finalmente se te invita a agregar la cuenta de prestadores@uaeh.edu.mx entre tus contactos para evitar que las notificaciones que se envíen se

desplacen a la bandeja de correos no deseados o spam.

Si detectas que tuviste error cuando realizaste el registro o deseas actualizarlo, deberás enviar un correo electrónico con lo siguiente:

• En el asunto «Cambio de Correo»

• En el cuerpo del mensaje escribirás tus datos académicos (Nombre completo, número de cuenta, licenciatura y Escuela Superior o Instituto)

• El mensaje debe ser enviado desde la cuenta que deseas ingresar como actualización, de preferencia deberás usar tu cuenta de correo institucional.

• La dirección electrónica a donde enviarás este mensaje será a prestadores@uaeh.edu.mx

• Si este es tu caso, deberás enviar dicho mensaje a más tardar el 25 de junio 2021

Nota: Esta actualización en únicamente para control del Departamento de Servicio Social de tal forma que deberás avisar a tu unidad receptora sobre

este cambio de correo para estar en contacto permanente.

ACTUALIZACIÓN DE CUENTA DE CORREO ELECTRÓNICO

Haz clic para modificar el estilo de título del patrón• En tu primer mes de servicio, debes solicitar a tu Unidad

Receptora que te brinde aceptación oficial a través de su correo electrónico, ya sea por mensaje u oficio adjunto.

• Deberás subir la evidencia correspondiente al formulario.

2. Aceptación oficial

• Escanea o toma fotografía de tu tira de materias para adjuntarlo donde aparezca cargada la asignatura de servicio social (Plan educativo rediseñado)

• Presentar Certificado Total o Parcial de estudios (Plan educativo en liquidación)

3. Tira de materias o Certificado total o parcial de estudios

• Responder los campos que se exponen en el formulario.

1. Formulario de inicio

Del 14 al 17 de junio se enviará a cada uno de los alumnos por correo electrónico la liga de acceso a la carpeta drive

correspondiente a su licenciatura, por Escuela Superior o Instituto con el objeto de crear y personalizar su subcarpeta.

Durante la segunda semana del mes de julio al correo proporcionado se te enviará lo siguiente:

Liga al formulario para su llenado al igual que se te solicitará integrar los documentos requeridos en esta laminilla. Tendrás un

plazo único para el llenado de formulario y evidencias a partir de la recepción del mensaje y como fecha límite el 9 de agosto

2021 fuera de esa fecha no se aceptara la información (Ver Reglamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales:

https://www.uaeh.edu.mx/adminyserv/gesuniv/div_vin/dir_sspract/reglamento.html).

Seguimiento administrativo en línea: Grupo de Inicio

• Únicamente deberás responder los campos que vendrán en el formulario para este grupo.

1. Formulario de seguimiento

Durante la segunda semana de octubre al correo proporcionado se te enviará la liga al formulario;

tendrás como plazo único para el llenado a partir de la recepción del mensaje y como fecha límite el

día 29 de octubre 2021. De la misma manera no se aceptarán respuestas fuera de fecha. (Ver

Reglamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales).

Seguimiento administrativo en línea: Grupo de Seguimiento

Seguimiento administrativo en línea: Grupo de Término

A la conclusión del periodo de prestación al correo proporcionado se te enviará la liga al formulario de término y podrás realizar el

llenado correspondiente así como subir la documentación que a continuación se describe. Tendrás un plazo único para el llenado de

formulario y subir evidencias; a partir de la recepción del mensaje y como fecha limite al 28 de enero 2022. (Ver Reglamento de

Servicio Social y Prácticas Profesionales).

• A la culminación de tu prestación, deberás solicitar a tu Unidad Receptora que te brinde la carta de terminación oficial.

• Deberás subir la evidencia correspondiente al formulario.

2. Terminación Oficial

• Responder los campos que se exponen en el formulario. 1. Formulario de término

• Adjuntarás el Boucher del pago o captura de pantalla del cargo efectuado bajo el concepto de Constancia de liberación de servicio social. El cual deberás conservar para cualquier aclaración.

3. Recibo de pago

Durante el seguimiento es común que puedan existir dudas, por lo cual te invitaremos a escribir al correo

prestadores@uaeh.edu.mx bajo las siguientes instrucciones e indicaciones:

En el cuerpo del mensaje antes de iniciar el texto, deberás colocar:

• Número de cuenta

• Nombre completo (Preferentemente iniciando por apellido)

• Licenciatura

• Escuela Superior o Instituto

Ser claro en el mensaje o duda que se expone. No importa que el texto sea largo, pero debes cuidar la

ortografía y la relación de ideas para facilitar la respuesta a tus dudas.

Ser paciente al solicitar respuesta. Al tener el correo como único medio de contacto oficial con los alumnos en

servicio social, la recepción de dudas se ha incrementado. Al enviar constantemente correos en el mismo día

complica lograr responder, ya que nuestra cuenta agrupa automáticamente los correos junto al mensaje más

reciente o bien, los traslada a la sección de spam.

Entre uno a cinco días obtendrás respuesta.

Consulta y dudas

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Durante tu prestación puedes manifestar alguna inconformidad en relación al servicio social, sustentando con

solidez los argumentos para proporcionar elementos que puedan brindar solución a la problemática.

Para ello, debes utilizar el archivo “Reporte de Problemática” publicado en nuestro micrositio en la sección de

formatos. Este documento está dirigido a la Mtra. María Elena Hidalgo Aguilar, directora de Servicio Social,

Prácticas Profesionales y Vinculación Laboral. Llena los campos correspondientes y narra de manera concreta

la situación.

Debes enviar el oficio al correo de supervision.ssppyvl@uaeh.edu.mx con copia a

prestadores@uaeh.edu.mx, quienes brindarán una respuesta no mayor a 5 días hábiles. Mientras te dan una

resolución, debes seguir cumpliendo con tus actividades con la UR, a menos que el área de supervisión te

brinde otra indicación.

El departamento de servicio social será notificado sobre el proceso que has solicitado, así como los

resultados de la supervisión para continuar con el seguimiento correspondiente.

Supervisión

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El proceso de servicio social se rige bajo el Reglamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales, el cual

encontrarás en el siguiente link: https://www.uaeh.edu.mx/adminyserv/gesuniv/div_vin/dir_sspract/reglamento.html

Es recomendable que lo revises con detenimiento. En las próximas páginas se destacan elementos importantes que debes

cuidar.

Normatividad

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El incumplimiento de alguna de las obligaciones por parte de losprestadores dará lugar a las siguientes medidas administrativas decarácter correctivo:

Apercibimiento por escrito

Cancelación del servicio social

Medidas correctivas

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Si tienes alguna situación que impide que continúes con el proceso de servicio social es

necesario solicitar una cancelación voluntaria.

Lo anterior servirá para evitar amonestaciones y para que puedas realizar el proceso

para un periodo próximo.

Debes redactar un oficio para cancelar tu proceso. Encontrarás el formato disponible

en la página de servicio social:

https://www.uaeh.edu.mx/adminyserv/gesuniv/div_vin/dir_sspract/ss/formatos.html

Queda bajo tu responsabilidad que tu asesor académico tenga conocimiento de la

cancelación voluntaria solicitada, para descargar la asignatura y/o al finalizar el semestre

aparezca en actas como No Curso (NC) o según aplique.

Escanea y envía tu cancelación voluntaria firmada por ti y por tu profesor de asignatura

subiéndola a tu carpeta drive colocando cancelación voluntaria como título del

documento para rápida identificación y notificar de manera inmediata al correo

prestadores@uaeh.edu.mx

Cancelación voluntaria

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Para obtener tu constancia de servicio social deberás haber

concluido con lo siguiente:

• Haber realizado los formularios y adjuntar la evidencia

solicitada en las fechas establecidas en este manual.

• Obtener la acreditación de la UR a través del formulario

que implementa el departamento de servicio social.

• Mantener vigente la cuenta de correo electrónico para

recibir notificaciones de mecánica de entrega (marzo 2022).

Constancia

ContactoPara atender tus dudas o comentarios, por favor comunícate al

Departamento de Servicio Social

prestadores@uaeh.edu.mx

Av. Madero #706, Col. Doctores,Pachuca de Soto, Hidalgo

771 71 72 000 ext. 4704

@SSocialUAEH

Directorio

Mtra. María Elena Hidalgo Aguilar

Directora de Servicio Social, Prácticas Profesionales

y Vinculación Laboral

L.A.P. Doricela Ostoa Pontigo

Jefa del Departamento de Servicio Social

L.A. Roxana Cano Sebastián

Responsable del seguimiento de alumnos

L.T.S. Karla Denisse Carrillo Carreón

Responsable del seguimiento de alumnos