MANUAL PARA GENERAR NÓMINA...

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 51

MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTUALIZADO 21/07/2015

Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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MANUAL PARA GENERAR

NÓMINA

ADMINISTRATIVA





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Contenido

1. GENERALIDADES ................................................................................. 4

1.1 INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 4

1.2 OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................... 4

1.3 ALCANCE DEL MANUAL ............................................................................ 4

1.4 PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG ....................................................... 4

2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ........................ 5

2.1 Tabla de Comandos ..................................................................................... 5

3. PROCESOS PARA REALIZAR NÓMINA UGC .......................................... 5

3.1 Flujograma General .................................................................................... 5

3.2 Ingreso a la Aplicación ICEBERG ................................................................ 6

4. PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA ADMINISTRATIVA ..................... 7

4.1 Flujograma Nómina ADM ........................................................................... 7

4.2 Configurar el Tipo de Nómina ..................................................................... 8

4.3 Crear Calendario de Nómina Administrativa .............................................. 9

4.4 Ingreso de Novedades ................................................................................ 11

4.4.1. Proceso para Ingresar Hoja de Vida o Empleados Nuevos ....................................................... 11

4.4.2 Proceso para Ingresar Valor del Salario conceptos 1 y 2. ........................................................ 16

4.4.3 Proceso para Ingresar Aporte a Seguridad Social y Valor Neto. Conceptos 500 - 501 – 99918

4.4.4 Proceso para Ingresar Ascensos y Nuevo sueldo ........................................................................ 21

4.4.5 Proceso para Ingresar Auxilio Escolar concepto 185...................................................................... 24

4.4.6 Proceso para Ingresar plan Excequial y Ace Seguros Conceptos 741 y 759 ........................... 25

4.4.7 Proceso para Ingresar Afiliación a Sindicato concepto 765 y 763 ................................................ 28

4.4.8 Proceso para Ingresar Ausentismos concepto 850 ................................................................... 29

4.4.9 Proceso para Ingresar Prestamos conceptos del 730 a 735 y 740 ............................................ 31

4.4.10 Proceso para Ingresar Horas Extras conceptos del 150 a 158................................................... 33

4.4.11 Proceso para Ingresar Incapacidades Enfermedad General concepto 21 .............................. 34

4.4.12 Proceso para Ingresar Traslados de Fondo de Pensiones o Entidad de salud ........................ 36

4.4.13 Proceso de Desafiliación a Medicina Pre pagada concepto 737 ............................................... 37

4.4.14 Proceso para Ingresar Descuento por Congreso o Paseos Colsubsidio Concepto 747 y 743 39

4.4.15 Proceso Préstamo por Fondo de Empleados o Solicitud Parqueadero concepto 750 y 761 . 40

4.4.16 Proceso para Ingresar Descuento por Solicitud de Carné concepto 749 ................................. 42

5. PROCESO PARA LIQUIDAR UNA NÓMINA .......................................... 43

5.1 Liquidar pre-nómina .................................................................................... 43

5.2 Liquidar Nómina Definitiva .......................................................................... 45





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6. ACUMULAR NÓMINA .........................................................................46

6.1 Acumular Nómina ........................................................................................ 46





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1. GENERALIDADES

1.1 INTRODUCCIÓN

La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia

necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades

realizadas por las diferentes dependencias interactuando para generar la nómina

administrativa, donde encontramos:

a. Ingreso de novedades en todas las áreas del personal administrativo.

b. Ajustes de la nómina detectando errores y mejorando la parametrización del programa

ICEBERG para mejorar los procesos.

c. Revisar y controlar el proceso de liquidación y velar por su correcto ingreso al sistema y

optimizar el proceso de liquidación de nómina aportando posibles soluciones para el

mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG.

1.2 OBJETIVO DEL MANUAL

El Módulo de Nómina realiza el proceso integral de liquidación y pago de salarios,

prestaciones y aportes a cada empleado de su organización, así como manejo del régimen de

seguridad social, fiscal y parafiscal, prestaciones sociales, prestamos, etc.

1.3 ALCANCE DEL MANUAL

Precisar los procesos y procedimientos de la nómina administrativa para detectar las

actividades que se puedan mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso.

1.4 PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG

Los procesos realizados en el Departamento de Desarrollo humano son registrados en la

base de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos debe seguir un

determinado orden el cual esta instaurado en este manual de Usuario.





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2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG

Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows

2.1 Tabla de Comandos

3. PROCESOS PARA REALIZAR NÓMINA UGC 3.1 Flujograma General

Objeto o Tecla descripción

Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda

Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior Tecla F4 Duplica los valores de la ventana Tecla F6 Borrar Registros en la ventana Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se

colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar

Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado

Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles

Tecla F10 Guarda los datos de la ventana Flechas arriba abajo

Desplazamiento por los valores de algún registros al pulsar flecha abajo.





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3.2 Ingreso a la Aplicación ICEBERG

Username: Se digita el nombre de usuario

Password: Se digita la Contraseña asignada

Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar

Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos

Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.

Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.

Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al

pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.

++: Despliega todos los submenús del árbol

--: Cierra todos los submenús del árbol

Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado

Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar

nuevamente a la aplicación





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Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación

4. PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA ADMINISTRATIVA

4.1 Flujograma Nómina ADM





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4.2 Configurar el Tipo de Nómina

Se verifica si la nómina que se va a utilizar está abierta o cerrada, para ello se ingresa por

ICEBERG-TALENTO HUMANO-Administración-Tipo de Nómina asignadas a

Usuarios.

Hay 4 tipos de nómina se selecciona ADM para administrativa

Código Descripción DOC DOCENTE ADM ADMINISTRATIVA HON HONORARIOS

CONSILIATURA PEN JUBILADOS





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4.3 Crear Calendario de Nómina Administrativa

Se debe crear un calendario de nómina para realizar el ingreso de información el

ingreso es por ICEBERG – TALENTO HUMANO – Nómina - Calendario Nómina

Se verifica que el tipo de nómina seleccionada sea la administrativa y que este abierta. Paso

anterior. Esta nómina se divide en 2 quincenas cada mes del año.

Descripción: Se da nombre a la nómina teniendo en cuenta las 2 quincenas del mes

(nómina administrativa)

Estado: El estado abierto o cerrado se selecciona abierto cuando se va a trabajar sobre él.

Año: Se coloca el año Actual

Número del periodo: Se ingresa el número del mes a liquidar para marzo es el número (3)

Orden del periodo: se selecciona 1° o 2° quincena, el orden de periodo se coloca

dependiendo del periodo que se esté liquidando y si hay más liquidaciones de otros conceptos

se va incrementando

Periodo: Se coloca año y mes a liquidar “201303” para marzo de 2013

Fecha Inicia y fecha Fin: 1 al 15 del mes para la primera quincena y 16 al 30 de cada mes

para la segunda quincena del mes

Fecha de pago: esta fecha se refiere al día que se liquida la nómina

Hábiles y festivos: generados automáticamente por el sistema





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Agrupador: Se selecciona el agrupador según la tabla.

Empleado* y Concepto*: Se asigna la opción (QUI) por quincenas.

sf*: Se selecciona la opción DIARIO, se liquida por días.

Novedades: Todo se deja en No

Procesos: se dejan los datos como están en la opción liquidación, aparece por defecto No

pero al liquidar la nómina pasara a estado SI.

Se guardan los cambios con F10.

Código Descripción MDF Agrupador administrativo BLP Liquida prima BON Liquida bonificación VIS Liquida Viáticos - seguridad social -

parafiscal BOS Liquida bonificación

SINTIES(sindicato) PO1 Liquida Seguridad social CL4 Liquida pago parcial cesantías

consolidas CDC Liquida consolidado de cesantías TMP Liquida pago Temporal CES Liquida retiro parcial de cesantías CRS Liquida rete fuente semestral TM1 Liquida ajustes temporales





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4.4 Ingreso de Novedades

La asistente de nómina académica recibe las novedades para la liquidación de nómina de la

quincena, pueden ser: Personal nuevo, afiliaciones o desafiliaciones, asensos, traslados,

aumentos nombramientos, afiliación o desafiliación a sindicato, licencias no remuneradas,

permisos, prestamos universidad, bancos, fondo de empleados, entidades pre pagadas o

facturas, auxilio a trabajadores, horas extras, ajustes por quejas y reclamos por problemas al

liquidar nominas anteriores. A continuación se presentan los procesos que se realizan para

cada uno de ellos:

4.4.1. Proceso para Ingresar Hoja de Vida o Empleados Nuevos

Para ingresar un nuevo empleado se necesita número de cédula y el contrato para completar

los datos requeridos por el sistema

Se ingresa por: ICEBERG - TALENTO HUMANO - HOJA DE VIDA - PERSONA TH

En la siguiente ventana se ingresan los datos de la persona postulada para un cargo, se

necesita la cédula de ciudadanía.

NIT: se ingresa el número de cédula de ciudadanía

Nombre y Apellidos: Se ingresan apellidos y nombres como están en la cédula

Sexo: según cédula

Tipo Identificación: C.C cedula de ciudanía

Fecha de expedición: fecha de expedición de la cédula

Nacionalidad: Se ingresa país de nacimiento del empleado

Fecha Nacimiento: Se registra fecha de nacimiento.





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Persona: se genera automáticamente al guardar

Clase, número y distrito: Si es hombre se digitan los datos que contiene la Libreta militar

Estado: Aspirante si no ha firmado contrato, funcionario cuando ya está firmado el contrato

si ya no pertenece a la nómina de la universidad se coloca en estado retirado

País, departamento y municipio: su ubican pulsando en la lupa que está a la izquierda de

las 9 celdas

Dirección, teléfono, barrio, estado civil y ocupación: Se ingresan los datos del

empleado registrados en la hoja de vida.

Carrera: No y Formato: SI

Fecha de resolución y tipo de resolución se dejan vacíos

Fecha de Actualización: Se digita la fecha de ingreso al sistema.

Origen Hoja: en Nulo

Los demás campos si se pueden dejar vacíos y luego ser completados. Se guarda con F10

En esa misma ventana se pulsa en el botón “NEXT BLOCK”

En esta pantalla se registran los siguientes datos





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En esta pestaña los datos de la persona son cargados automáticamente, y se ingresan datos

relacionados con el contrato

Cargo: Se digita el código del cargo al realizarlo se cargan los 3 datos siguientes

automáticamente.

Estado: se asigna “activo”

Centro de costo: se registra el sitio de donde se obtendrán los recursos para este cargo ej.:

5009901 Oficina de Vicerrectoría Administrativa

Fondo:

se utiliza 1 para el Fondo General UGC





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Fuente: Se refiere hacia donde van dirigidos los recursos ej. (151)

Pago: se refiere a si está o no autorizado el pago.

Forma de pago: hay 2 modalidades que utiliza la universidad para el pago de salario,

generalmente se utiliza consignación, en casos especiales se genera cheque.

Régimen: Como es un nuevo empleado se rige por la ley nueva emplea así que se selecciona

nuevo

Sueldo: lo genera el sistema después de ingresarlo en la opción del menú valor % cantidad

Ingreso y fin contrato: Se digita la fecha de inicio y final que tiene el contrato.

Dependencia: Este número depende del centro de costo

Moneda: El sistema lo ingresa en pesos.

Periodo: Se ingresa el que utiliza la nómina administrativa en este caso quincenal.

Equivalencia: Depende del horario de trabajo, generalmente es de 48 horas.

Tipo de Empleado. Se ingresa como administrativo

Tipo Contrato y Tipo de vacaciones: Se ingresan según contrato





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Categoría: se deja vacía, esta se utiliza en la nómina docente.

Turno: opción 1 este se asigna al personal administrativo.

Tipo aporte: Se ingresa el tipo de aporte a seguridad social del empleado.

Número Contrato: se genera automático debe coincidir con el número del empleado.

Tipo Nómina: ADM quiere decir que es la administrativa.

Sucursal SS: Se ingresa ubicación laboral del empleado Ej.: Bogotá se ingresa 001.





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4.4.2 Proceso para Ingresar Valor del Salario conceptos 1 y 2.

Después de esto se ingresa a la opción ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nómina-

Novedades-Valor/Porcentaje/Cantidad, para ingresar el valor del salario del empleado

Se verifica que los datos del calendario sean los correctos, que coincida con la nómina abierta si

no coincide se regresa a calendario de nómina y se coloca como abierta.

Empresa: Los datos son cargados automáticamente dependiendo de la nómina que esté

abierta al iniciar el proceso de liquidación de la nómina administrativa.





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Concepto: Se debe digitar el concepto según el tipo de sueldo, se activa la pestaña valor y se

desactiva la pestaña de consulta, a continuación se muestra una tabla con las opciones.

Empleado: Se pulsa F7 se ingresa el código del empleado y se pulsa F8, el sistema carga los

datos del empleado automáticamente, se ingresa el salario en la columna Valor y se verifica que

en la columna Fecha se halla ingresado la fecha de ingreso de no hacerlo al realizar la

liquidación el sistema liquidara todo el mes para ese empleado, luego se guarda con F10.

Código Descripción

1 SUELDO

ORDINARIO

2 SALARIO

INTEGRAL





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Luego se verifica que el salario cargo correctamente en ICEBERG-TALENTO HUMANO-

Nomina - Empleado

En la ventana empleado se ingresa a la pestaña “Empleado Entidad” y se ingresan 3

conceptos

4.4.3 Proceso para Ingresar Aporte a Seguridad Social y Valor Neto.

Conceptos 500 - 501 – 999

Se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nómina-Empleado





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Concepto 500 Aporte Salud Empleado

Se selecciona la pestaña Empleado Entidad Se ubica el cursor en la columna

Concepto: se digita el código del concepto para salud y se pulsa tabulador

Tipo Entidad: EPS - entidad promotora de salud

Descripción Tipo entidad: carga automáticamente al pulsar tabulador

Entidad: se digitan siglas según corresponda la entidad de salud.

Fecha Ingreso, Estado: automáticamente cargan los datos estos viene de la información

ingresada en el contrato

Tipo Cuenta: Se encuentra por defecto, se deja en Ahorros

Concepto 501 Aporte Pensión Empleado

El mismo proceso se realiza para el concepto 501, se ingresa a la siguiente fila y se digita el

código se pulsa tabulador





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Concepto: Se ingresa el concepto para Pensiones y cesantías (501)

Tipo entidad: Se selecciona AFP fondo pensiones Obligatoria

Entidad: Se selecciona la sigla dependiendo de la entidad

Fecha Ingreso, Estado: automáticamente cargan los datos estos viene de la información

ingresada en el contrato

Tipo Cuenta: Ahorro se encuentra por defecto, se deja así.

Concepto 999 Valor Neto

Concepto: Se Digita el número del concepto automáticamente aparece la descripción.

Tipo Entidad: FIN entidades financieras

Nombre Entidad: se seleccionan las iniciales del banco con el que se tiene convenio

Fecha Ingreso: Esta fecha carga automáticamente

Numero cuenta: Este número lo envía la entidad financiera en un documento escrito.

Tipo Cuenta: Ahorro se encuentra por defecto, se deja así.





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4.4.4 Proceso para Ingresar Ascensos y Nuevo sueldo

Para realizar cambios a un empleado como un ascenso o un nuevo sueldo se debe Ingresar a la

aplicación ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nómina- Empleados

Se pulsa F7 se digita en el campo Empleado, el código del empleado a buscar y pulsar F8 para

que carguen los datos en la ventana, se realizan modificaciones en los campos, Centro de

costo, fondo, fuente función, dependencia, Tipo vacaciones, tipo de contrato, tipo

de empleado, verificar moneda que se encuentre en pesos y periodo en quincenal

administrativos o mensual para docentes.





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Para realizar cambio en el salario o sueldo actual se debe ingresar a ICEBERG-TALENTO

HUMANO- novedades-Valor/Porcentaje/Cantidad





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Se pulsa F7 en la celda Concepto se ingresa el número del concepto para sueldo y se pulsa F8

se cargan los datos en los campos automáticamente los campos descripción de la nómina, fecha

de inicio y fecha final del contrato, concepto y descripción del concepto, la por defecto aparece

en consulta, si se van a realizar modificaciones se debe activar la pestaña de Valor y desactivar

la pestaña de consulta, luego se pulsa F7 para digitar el código del empleado al pulsar F8 traer

los datos de ese empleado a la ventana.

Se digita el nuevo sueldo en la columna Valor y se guarda con F10





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4.4.5 Proceso para Ingresar Auxilio Escolar concepto 185

Se ingresa por ICEBERG - TELENTO HUMANO - Nómina - Novedades –

Valor/Porcentaje/Cantidad

Se ubica cursor en Concepto se pulsa F7 se digita número de concepto pulsa F8 luego se quita la

pestaña de Consulta y se activa la de Valor, se ubica el cursor Empleado se pulsa F7 y se

digita el código del empleado, se pula F8.

Empleado: Se ingresa el código del empleado se pulsa tabulador a medida que avanza a la

derecha verificado que la información cargue automáticamente en todas las demás columnas

por último se guarda con F10.





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4.4.6 Proceso para Ingresar plan Excequial y Ace Seguros Conceptos 741 y

759

Se ingresa ICEBERG-TALENTO HUMANO- Nomina-Novedades en la tabla


Se pulsa F7, se escribe el número del Concepto 741 luego se pulsa F8

Se marca la pestaña Valor y se desmarca la pestaña de Consulta, después se ubica el cursor en

la celda Empleado se agrega una línea nueva con F6 se coloca el código del empleado y se

pulsa F8, cuando se carguen los datos automáticamente, se divide el total del valor del plan

en 2 cuotas y se coloca la mitad del valor total en la columna valor y el nombre de la entidad

excequial se digita en la columna Nombre Entidad por último se guarda con F10.





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Para verificar que el proceso se realizó correctamente se busca en la ICEBERG-TALENTO

HUMANO-Nomina- Empleado





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Se pulsa en la pestaña Fijo

En esta ventana se pulsa F7 se digita en la columna Empleado el código del empleado y se

pulsa F8 se muestran todos los conceptos de este empleado, se busca que esté relacionado el

concepto 741 si está correcto por último se cierra la ventana Fijos/novedades para terminar

la verificación.





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4.4.7 Proceso para Ingresar Afiliación a Sindicato concepto 765 y 763

Se ingresa a ICEBERG-NOMINA-Novedades-Valor/Porcentaje/Cantidad

Al ingresar se ubica en el Campo Concepto y se pulsa F7, se digita el número del concepto en

este caso es el 765 y se pulsa F8, se desmarca la casilla de consulta y se marca la de porcentaje

ya que este valor se maneja así.

Luego se ubica el cursor en la columna Empleado y se pulsa F7 y se coloca el código del

empleado y se pulsa F8, se cargan los datos porcentaje, periodo, Tipo de entidad, se selecciona

el Nombre Entidad, si no se conoce se busca pulsando sobre el icono con una lupa está

ubicada al lado derecho por último se guarda con F10





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4.4.8 Proceso para Ingresar Ausentismos concepto 850

Se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nomina-Novedades-Ausentismos

Se pulsa F7 se digita el número del concepto para ausentismo se utiliza el código 850, se pulsa

F8 para cargar los datos del usuario al formulario, se marca la pestaña cantidad, luego se

ubica el cursor en la siguiente sección en el campo Empleado y se pulsa nuevamente F7 se





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coloca el código del empleado allí se carga la información del empleado se ingresa la fecha de

inicio y final de su ausencia

Periodo: se selecciona de la lista

Luego en Causal se selecciona el motivo al pulsar en la lupa por último se guarda con F10.

Si esta novedad se ingresa al siguiente mes, se coloca la fecha inicial y final del mes que se

liquida y la fecha real es cuando se ausentó el empleado.





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4.4.9 Proceso para Ingresar Prestamos conceptos del 730 a 735 y 740

El ingreso se realiza por ICEBERG-TALENTO HUMANO – Nomina – Novedades -

Generales





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Se ingresa un concepto:

Luego se ingresa el código del empleado y automáticamente el programa carga los datos del

empleado en el formulario, se pulsa ejecutar.

Se ingresa el Valor Inicial del préstamo, la cantidad de cuotas pactadas, después de esto el

valor de la cuota carga automáticamente, las fechas deben estar de acuerdo al pago de salario

los 1 o 16 días de cada mes es indispensable ingresar el Número Pagare, se pulsa F10 para

Guardar.

Código Descripción 730 Préstamo odontológico 731 Préstamo vivienda 732 Préstamo educación 733 Préstamo libre inversión 734 Préstamo calamidad 735 Préstamo con intereses 740 Libranza Banco Colmena





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4.4.10 Proceso para Ingresar Horas Extras conceptos del 150 a 158

El ingreso se realiza por ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nomina-Novedades-

Valor/Porcentaje/Cantidad, se pulsa F7 se ingresa el código del Concepto

Código Descripción 150 HORA EXTRA DIURNA FESTIVA 151 HORA EXTRA DIURNA

ORDINARIA 152 HORA EXTRA NOCTURNA

ORDINARIA 153 HORA EXTRA NOCTURNA

FESTIVA 154 RECARGO NOCTURNO 155 RECARGO NOCTURNO FESTIVO 156 HORA ORDINARIA FESTIVA 158 HORAS EXTRAS FIJAS

Se pulsa F8 para cargar los datos en el formulario, se cambia la pestaña a porcentaje y se quita

la pestaña de consulta, luego se ubica el cursor en el cuadro de texto Empleado se pulsa F7

luego se digita el código del empleado y se pulsa F8, se digita la cantidad de horas asignadas en

la columna Cantidad y en la columna Valor el valor de la hora teniendo en cuenta el

porcentaje. Con tabulador se van cargando las demás columnas. Por último se guarda con F10





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4.4.11 Proceso para Ingresar Incapacidades Enfermedad General concepto

21

Se ingresa por ICEBERG – TALENTO HUMANO – Novedades - Incapacidades

Se pulsa F7 en la celda concepto se digita el código de la incapacidad y se pulsa F8, la

descripción carga automáticamente, luego se desmarca la opción consulta, se coloca el cursor

en la celda empleado y se pulsa F7, se digita el código del empleado

Número de la incapacidad: El número que aparece en la incapacidad enviada por la

entidad de salud





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Diagnóstico: Se ingresa el código que aparece en la incapacidad

Estado: ingresa según el concepto

Código Descripción 1 Enfermedad general 2 Maternidad 3 Paternidad 4 Enfermedad

profesional 5 Accidente de trabajo 6 Incapacidad

Hospitalaria 7 Cirugía ambulatoria

Prorroga: Se ingresa estado no o si cuando la incapacidad viene con anterioridad y hay que

extenderla

Fecha inicia- Termina: Se ingresa la fecha de inicio y terminación de la incapacidad

Tipo Entidad: Se ingresa el tipo de entidad que genera la incapacidad

Nombre e Entidad.: Se ingresa el nombre de la entidad que genera la incapacidad

Fecha inicial Real: Se ingresa la fecha inicial real de la incapacidad esta opción se utiliza

cuando la incapacidad es radicada en una fecha posterior.

Fecha Final Real: Se ingresa la fecha final real de la incapacidad esta opción se utiliza

cuando la incapacidad es radicada en una fecha posterior.





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4.4.12 Proceso para Ingresar Traslados de Fondo de Pensiones o Entidad de

salud

Ingresar a ICEBERG-talento humano- Nomina- Empleado

Se pulsa en la pestaña Empleado Entidad

Se selecciona el campo Estado y se deja en estado Traslado y se ingresa un nuevo concepto con

el mismo código y los datos de la nueva entidad, se coloca en estado Activo, para los conceptos

500 o 501





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4.4.13 Proceso de Desafiliación a Medicina Pre pagada concepto 737

Se ingresa por ICEBERG – TALENTO HUMANO – Nómina - Empleado

Luego, se pulsa en la pestaña FIJO como se muestra en la imagen





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En la siguiente ventana se digita el número asignado al empleado en la columna Empleado,

se busca el código (737) en la columna Concepto, en la columna de Estado se realiza el

cambio a (retirado) y se guarda con F10





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4.4.14 Proceso para Ingresar Descuento por Congreso o Paseos Colsubsidio

Concepto 747 y 743

Se ingresa a ICEBERG –TALENTO HUMANO-NOMINA-Novedades–Generales

Se pulsa F7 en la celda Concepto se digita el código del concepto y se pulsa F8, se cargan los

datos de este concepto automáticamente luego en la celda Empleado se pulsa F7 se digita el

código del empleado y se pulsa F8 ingresan los datos del empleado automáticamente.

Al pulsar en el botón Ejecutar

Valor inicial: Digitar valor del préstamo

Total de Cuotas: Cantidad de Cuotas

Fecha Primera: Fecha de la primera cuota

Valor Cuota: Se genera automáticamente





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Fecha última: Fecha de la última cuota.

En la última columna a la derecha en la opción Pagaré, se escribe en número del oficio o

pagare luego se guarda con F10

4.4.15 Proceso Préstamo por Fondo de Empleados o Solicitud Parqueadero

concepto 750 y 761

Se ingresa por ICEBERG - TELENTO HUMANO - Nómina - Novedades –






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Se ubica el cursor en la celda Concepto se pulsa F7 y se digita 750, se pulsa F8, se desmarca la

casilla Consulta y se marca la pestaña Valor, luego se ubica el cursor en la celda Empleado se

pulsa F7, se digita el código del empleado y se pulsa F8, luego se digita el Valor del descuento

se verifica que el Periodo este en “QUI” los demás datos cargan automáticamente al pulsar

tabulador y para finalizar se guarda con F10.

Para parqueadero se marca la casilla Valor y se desmarca se coloca el cursor en Empleados

se ingresa código del empleado y en la columna Valor se digita la cantidad a pagar se pulsa

tabulador y F10 para guardar





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4.4.16 Proceso para Ingresar Descuento por Solicitud de Carné concepto 749

Se ingresa a ICEBERG –TALENTO HUMANO-NOMINA-Novedades–Generales

Se pulsa F7 y se digita el código en la celda Concepto se pulsa F8 se cargan los datos, luego se

ubica el cursor en la celda Empleado y se digita el código del empleado luego F8, se cargan los

datos del empleado automáticamente, luego se pulsa el botón Ejecutar.

Valor Inicial: Se digita el costo del carné

Total cuotas: 1 cuota

Los demás valores carga automáticamente al pulsar tabulador por último se guarda con F10.





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5. PROCESO PARA LIQUIDAR UNA NÓMINA

5.1 Liquidar pre-nómina

Antes de liquidar nómina se revisa que todas las ventanas estén cerradas, en la ventana inicial

de ICEBERG se va al menú desplegable Windows, allí en la parte inferior muestra el nombre

de las ventanas abiertas.

Luego se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina – liquidación





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Se ingresa en forma liquidación Pre-nómina y se pulsa tabulador hasta el final de los campos,

se verifica que el calendario de nómina corresponda a que se va a liquidar.

Se pulsa en el botón Liquidar

Se verifican posibles errores o se imprime Planilla de Nómina para ser revisada

manualmente y realizar ajustes.





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5.2 Liquidar Nómina Definitiva

Al realizar ajustes se genera la liquidación definitiva y termina el proceso de Nómina.

Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina – liquidación

Se selecciona “Definitiva” en Forma de liquidación, se pulsa tabulador se verifica que el

calendario de nómina sea el correcto y se pulsa en el botón liquidar.

Aquí termina el proceso de liquidar la nómina administrativa.





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6. ACUMULAR NÓMINA

6.1 Acumular Nómina

Se ingresa a ICEBERG- TALENTO HUMANO – Nómina - Acumular

Se verifica que los datos de la descripción correspondan a la nómina que se va a acumular y se

pulsa en el botón Acumular





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Se genera la siguiente pantalla, se pulsa en OK

Después de este proceso la nómina ha quedado acumulada y se verifica ingresando por:

ICEBERG-TALENTO HUMANO- NOMINA- Calendario de nómina

Se selecciona la sección Procesos y se verifica que en Acumulado, está marcada la opción

“Si”





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Por último se genera un archivo plano de la nómina para ser enviada al Banco, se ingresa por

ICEBERG-TALENTO HUMANO- Nómina –Reportes – Transferencia de Fondos -

Archivo Plano Colmena

Se genera un archivo en la carpeta C:\TMP\pagos.net este archivo informa los pagos que se

harán por consignación





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Luego muestra la siguiente pantalla se selecciona y se pulsa Enter para continuar

Se verifica que el archivo se generó y se guardó en la carpeta TMP.





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Luego se genera un listado con las personas que recibirán pago en cheque, se ingresa al menú

por ICEBERG-TALENTO HUMANO- Nómina –Reportes- PRENÓMINA

LIQUIDADO- Relación de pagos en efectivo/cheque





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