Manual Para La Administración 2

8/20/2019 Manual Para La Administración 2

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MANUAL PARA LA ADMINISTRACI ÓN, USO, CONTROL, SEGURIDAD Y CUSTODIA DE LOS BIENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE YARINACOCHA.

I. OBJETIVO: Establecer las normas y procedimientos administrativos que permitan registrar, controlar, cautelar, a fin deasegurar el uso correcto, conservación, custodia, protección física y permanencia de los Activos

depreciables y no depreciables que constituyen el patrimonio de la Municipalidad Distrital de Yarinacocha,asignados a los Funcionarios y raba!adores"

II.FINALIDAD:#"$ %ormar la administración y disposición de los bienes patrimoniales"&"$ E!ercer un control permanente de los bienes patrimoniales a cargo del personal administrativo"'"$ Establecer las responsabilidades (roveer su mantenimiento y reparación, para asegurar una me!or operatividad de los mismos, racionali)ando el uso de insumas"

III. BASE LEGAL:$ *EY%+"&-&"$ *ey .rg/nica de Municipalidades 0ub 1apitulo 2 y 22 $ *EY%+ &-#3#"$ *ey 4eneral del 0istema %acional de 5ienes Estatales$ *EY%+ &666, *ey del (rocedimiento Administrativo 4eneral"

$ Decreto 0upremo %7 88$&889$:2:2E%DA" ;eglamento de la *ey 4eneral del 0istema %acional de bienes Estatales"$ *EY%+ &o custodiados por los

mismos, ba!o responsabilidad del usuario, los accidentes que aconte)can deben ser informados al responsable de la oficina"'"$ odos los bienes del Activo Fi!o del Municipalidad Distrital de Yarinacocha, ser/n asegurados para proteger contra diferentes riesgos que puedan ocurrir"6"$*os 5ienes Muebles e 2nmuebles de propiedad del Municipalidad Distrital de Yarinacocha, ser/nadministrados por la 0ub 4erencia de Administración y Finan)as, con conocimiento pleno de la Alta Dirección"

VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS: A" DE *.0 52E%E0 A024%AD.0 E% ?0.@#" 1onstituyen bienes asignados en uso, todo bien que se encuentra destinado para el cumplimiento de laslabores de la Municipalidad Distrital de Yarinacocha"&" *a asignación de un bien a un traba!ador, funcionario y>o algn órgano de la Municipalidad Distrital de

Yarinacocha, es con la autori)ación eBpresa de la 0ub 4erencia de Administración y Finan)as"'" *a 0ub 4erencia de Administración y Finan)as, a trav=s del Crea de (atrimonio, entregar/ los bienes acada responsable en el momento de emitirse la pecosas esta entrega se reali)ara en el /rea de almac=n por medio del formato ACTAS DE ENTREGA -RECEPCIÓN (an!" #$% debiendo para tal fin firmar el respectivo formato"6" Es responsabilidad del usuario, cualquiera sea su nivel !er/rquico o condición laboral, el uso correcto delos bienes que le hayan sido asignados" Asimismo, todo despla)amiento interno y>o eBterno del bien deber/ ser informado al Crea de 1ontrol (atrimonial por el traba!ador a trav=s del formato A1A DE DESPLA&AMIENTO DE BIENES (an!" 8& con conocimiento del !efe de la oficina"3" 0e considera despla)amiento interno, al traslado de un bien asignado a un traba!ador, a otro ambiente,dentro de las instalaciones del local o de la MDY por necesidad del servicio o para reparación y>omantenimiento"

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para verificar el destino y uso de los mismos, para tal efecto se les brindar/ las facilidades correspondientes'" El Crea de (atrimonio, solicitar/ a las ?nidades Estructuradas confortantes de la Municipalidad,información necesaria para el saneamiento de sus bienes y propiedades6" En el caso que los bienes sean asignados a personal contratado, la 0ub 4erencia de Administración y Finan)as, deber/ prevenir, a trav=s de la División de (ersonal cuando los contratos sean rescindidos ytomar las acciones necesarias para que (atrimonio garantice la devolución de los mismos, debiendo eBpedir al personal que de!a de laborar una constancia indicando que no adeuda bienes a la 2nstitución" 1aso deincumplimiento ser/n responsables de los bienes en forma solidaría"3" *a 0ub$4erencia de Administración propondr/ a la 4erencia Municipal la constitución de una 1omisiónde 2nventario, que ser/ la encargada de reali)ar el inventario físico siendo designada por medio de larespectiva ;esolución de Alcaldía" en calidad de apoyo, debiendo para tal efecto elaborar el Formato A?.;2A12% DE 0A*2DA DE 52E%E0 GaneBo 8'

'" El Crea de (atrimonio, una ve) que autori)ó la salida de un bien, de!ar/ copia del permiso de salida en la portería para que el vigilante de turno retire el mismo, informando a (atrimonio, la fecha y hora de salida yde retorno"6" *os servicios de reparación y mantenimiento de los bienes de la Municipalidad deber/n efectuarse entalleres especiali)ados que cuenten con personería !urídica y>o natural"5. 0olo el personal autori)ado tiene acceso a los bienes de la entidad y debe asumir responsabilidad por subuen uso, conservación y custodia"


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procedimientos que permitan detectar, prevenir, evitar y eBtinguir las causas que puedan ocasionar daIos o p=rdidas de los bienes"9" *a 0ub 4erencia de Administración y Finan)as, en coordinación con el 0oporte =cnico G2nform/tica,deber/ diseIar controles con el propósito de salvaguardar los datos fuente de origen, operaciones de proceso y salida de información procesada por la 2nstitución" Asimismo, establecer mecanismos de seguridad en los programas y datos del sistema para proteger la información garanti)ando su integridad yeBactitud, tanto de la información como de los equipos de cómputo"-" El 0oporte =cnico G2nform/tica debe elaborar el (lan de 1ontingencias de la entidad estableciendo los procedimientos a utili)arse para evitar interrupciones en la operación de los sistemas inform/ticos"

E" DE *A 1?0.D2A DE 52E%E0@#" *a 0ub$4erencia de Administración y Finan)as a trav=s del /rea de 1ontrol (atrimonial es la responsablede la planificación, coordinación y e!ecución de las acciones referidas al registro, administración, supervisión y disposición de los bienes de propiedad de la MDY y de los que se encuentra ba!o suadministración"&" *as funciones, atribuciones y obligaciones de (atrimonio, depende org/nicamente de la .ficina de *ogística y (atrimonio, como órgano de apoyo de la 4AF, se detallan a continuación@

A;25?12.%E0 Y .5*24A12.%E0 C;EA DE 1.%;.* (A;2M.%2A*a ;E1.(2*A; información registral del patrimonio de la unidad"b (;.M.:E; procedimiento de loa bienes de propiedad estatal"c ;EO?E;2; información para el 0A%EAM2E%. de los bienes patrimoniales"d ;AM2A; las rectificaciones de /reas y linderos de sus predios"e ;EM22; a la 05% copia de los eBpedientes que sustentan los actos de ADO?20212%, ADM2%20;A12% Y 4E02% (A;2M.%2A*"a F.;M?*A; denuncias ante las autoridades correspondientes"

F?%12.%E0 DE *A C;EA DE 1.%;.* (A;2M.%2A*a 2DE%2F21A; y 1.D2F21A; los bienes (atrimoniales"

b E*A5.;A; el registro de bienes muebles"c (A;212(A; como facilitador en el inventario físico de los bienes patrimoniales"d 0?01;252; las Actas de transferencias, 2ncineración y>o destrucción de bienes muebles"

F" (;.1ED2M2E%.0 (A;A E* ?0., 1.%;.*" ;E(?E0.0 Y MA%E%2M2E%. DE 52E%E0 2%F.;M C21.0@

#" *a 0ub 4erencia de Administración y Finan)as, a trav=s del Crea de (atrimonio, entregar/ los bienes acada responsable en el momento de emitirse la pecosas esta entrega se reali)ara en el /rea de almac=n por medio del formato A1A0 DE E%;E4A $;E1E(12% DE 52E%E0 2%F.;MC21.0 Y A%EP.0 GaneBo86 debiendo para tal fin firmar el respectivo formato&" 1ada usuario tendr/ la responsabilidad de@

•

Mantener las computadoras en un lugar fresco y con el mueble ideal para estas"• :erificar que la corriente el=ctrica debe ser confiable y estable"• :erificar que no debe encontrarse !unto a ellos ob!etos que pueda caer sobre ellas tales como

ventanas, mesas, sillas l/mparas, etc"• :erificar que el 1(? no debe estar en el piso"• :erificar que cada equipo de cómputo debe estar conectado a un regulador"• Apagar el Equipo de manera correcta"• %o debe de!ar discos dentro de la disquetera"• *impiar regularmente el teclado, ratón para liberar de polvo el espacio de despla)amiento"• %o deben desconectarse ningn dispositivo sino ha sido apagado el 1(?"

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• En caso de fallas o desperfecto solicitar la verificación t=cnica al Crea de 0oporte =cnico"

'" De eBistir alguna falla o desperfecto en el bien, el Crea de soporte =cnico informara a trav=s del formato ;E(.;E DE FA**A0 DE 52E%E0 2%F.;MA 21. GaneBo 83 al usuario para que este a su ve) informe

al Crea de 1ontrol (atrimonial afín de que se adopte las medidas correctivas que sean necesarias"6" El Crea de 0oporte =cnico G2nform/tica debe elaborar el (lan de 1ontingencias de la entidadestableciendo los procedimientos a utili)arse para evitar interrupciones en la operación de los sistemasinform/ticos"3" El Crea de 1ontrol (atrimonial registrara en el QardeB de cada bien todas las compras de repuestos y>o servicios de mantenimiento de cada bien que incrementen al valor de este"


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5ienes %acionales y Crea de (atrimonio para los fines de su competencia, así como a la .ficina ;egistral de (ropiedad :ehicular de la .ficina ;egistral * la !urisdicción correspondiente para suactuali)ación en la nueva tar!eta de propiedad"##" De acuerdo a la normatividad vigente, la 0ub 4erencia de Administración y Finan)as dispondr/

la cobertura de seguro vehicular de parque automotor ante la correspondiente 1ompaIía de 0eguros, previniendo el pago oportuno para que los vehículos est=n cubiertos contra toda eventualidad o siniestro, de conformidad con ;esolución de 1ontrolaría A" 8&$-9$14, numeral '88 $897(rotección de 5ienes de Activo Fi!o 7, %ormas 4enerales de 1ontrol 2nterno del 0ector (blico ymodificatorias si fuese el caso"#&" Ante una eventualidad de accidente o siniestro vehicular, el conductor se encuentra obligado ba!oresponsabilidad administrativa de comunicar en el t=rmino de la distancia a la 0ub 4erencia de Administración y Finan)as, dentro de las &6 horas, a la 1ompaIía de 0eguros para que se formalicedicho accidente o siniestro de acuerdo las cl/usulas establecidas en la referida póli)a de 0eguros"

B. E+/)a+:

8#" En la designación del conductor encargado del uso de un vehículo, se constar/ claramente los Apellidos

y %ombreGs completos de chofer designado cargo o nmero de la licencia de conducir tar!eta de propiedad original del vehículo asignado y>o eBcepcionalmente copia autenticada por el fedatario de la Municipalidad Distrital de Yarinacocha y el formato * ACTA DE ENTREGA - RECEPCIÓN DE VEHÍCULOS GaneBo 8o a la alternación de casos de eBtrema necesidad del serviciooficial o emergencia debidamente !ustificada, para lo cual el usuario contar/ con la respectiva papeleta de A?.;2A12.% DE 0A*2DA :EK21?*A;, GaneBo 898" El conductor de cada vehículo anotar/ diariamente en la respectiva libreta para el control individual devehículos 52C1.;A GaneBo 8- el total de Silómetros recorridos Gsustentados por las solicitudes demovilidad local atendidas la cantidad de carburantes y lubricantes proporcionados por los vales u otrodocumento de control servicio de mantenimiento y revisión preventiva de presión de aire de neum/ticos,nivel de agua del radiador, nivel de lubricantes, nivel de agua de la batería, operatividad del limpia parabrisas, abastecimientos de carburantes, funcionamiento adecuado del sistema el=ctrico y faros de launidad vehicular, etc", así como otras ocurrencia y al finali)ar el mes enviar una copia fedateada al Crea de1ontrol (atrimonial par a efectos de control 89" El conductor es responsable por salvaguardar el equipamiento b/sico del vehículo asignado, de lasaccionas de seguridad, custodia y el acatamiento del ;eglamento de r/nsito y 0eguridad :ial y mane!oadecuado de la unidad vehicular, así como de sus ocupantes debidamente autori)ados al momento del usovehicular"

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8-" *os vehículos de transporte u otra unidad motori)ada, una ve) concluida la !ornada de traba!o, ser/n guardados y permanecer/n diariamente en locales o instalaciones previamente autori)ados" anto el conductor como el responsable del local o instalación, verificar/n diariamente la situación y estado en el que queda físicamente cada vehículo, afín de evitar problemas y>o reclamos posteriores"

#8" oda ve) que se adquiera un vehículo de transpone u otra unidad motori)ada, el Crea de (atrimonio dela Municipalidad Distrital de Yarinacocha, proceder/ con la inscripción y>o actuali)ación en la .ficina ;egistraT de (ropiedad :ehicular para la eBpedición de la respectiva tar!eta de propiedad, placas de roda!e y la contratación de la póli)a correspondiente, la copia autenticada de los documentos fuentes de propiedad vehicular permitir/ actuali)ar el respectivo (adrón 4eneral de :ehículos y del Margesí de 5ienes (atrimoniales a cargo de la Municipalidad Distrital de Yarinacocha"##" *a 0ub 4erencia de Administración y Finan)as por delegación al Crea de (atrimonio, aprobar/ el cronograma anual de revisiones t=cnicas de los vehículos de transporte de la Municipalidad Distrital deYarinacocha y el mantenimiento mec/nico general preventivo y servicio de lavado, engrase y lubricación"1ada ve), que el vehículo sea asignado a una comisión oficial fuera de la localidad y por tiempo prolongado, se seguir/ el procedimiento que, permita preservar el indicado activo en buenas condiciones,conservación y operatividad acorde con las normas de seguridad, en defensa de la vida y propiedad vehicular" El resultado de las revisiones t=cnicas ser/ anotado, firmado y sellado por el funcionario revisor,

como constancia de su reali)ación en la ho!a de anotaciones de la respectiva libreta para el control individual de vehículos G52C1.;A"#&" *a División de Abastecimiento y (atrimonio de la Municipalidad Distrital de Yarinacocha esresponsable de implementar a cada vehículo de@ ?n botiquín de medicamentos b/sicos, un eBtintor deincendio, una *ibreta para el control individual de vehículos G52C1.;A, llanta y aro de repuesto, tiles delimpie)a vehicular, accesorios de seguridad de tr/nsito, gata concordante con el tonela!e m/Bimo de carga yherramientas b/sicas de mec/nica automotri)"#'" El suministro de carburantes y lubricantes a los vehículos de transporte u otra unidad motori)ada, seefectuar/ en los grifos debidamente autori)ados, con los respectivos vales u otro mecanismo de control deacuerdo a la dotación mensual fi!ada para cada unidad vehicular a trav=s de la División de Abastecimiento y (atrimonio, bas/ndose en las comisiones de servicios a reali)ar y a su clase, modelo, tipo y cilindrada enla copia de estos documentos se deber/ firmar anotando legiblemente nombreGs y apellidos, documento deidentidad del receptor de la dotación respectiva en el original, el que quedar/ en la ?nidad de *ogística de

la Municipalidad Distrital de Yarinacocha para los controles pertinentes de uso, consumo mensual yconciliaciones con las anotaciones efectuadas por el conductor en el parte diario de la respectiva libreta decontrol individual de vehículos, etc"#6" El servicio de mantenimiento preventivo y de las reparaciones mayores y menores se efectuar/n solo enel /rea de 0ub 4erencia de 0ervicios (blicos de la Municipalidad y eBcepcionalmente en talleres mec/nicosespeciali)ados, quien con!untamente con el conductor designado y en seIal de conformidad, firmar/n y sellar/n la orden del servicio efectuado evacuando el informe correspondiente a la División de Abastecimiento y (atrimonio, de ser el caso"#3" De eBistir alguna falla o desperfecto en el vehículo, el conductor deber/ informar a trav=s del formato ;E(.;E DE FA**A0 DE* :EKR1?*. GaneBo #8 al Crea de 1ontrol (atrimonial afín de que se adoptelas medidas correctivas que sean necesarias"#


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8&" *os vehículos en general no ser/n operados m/s all/ de la tolerancia de desgaste y recomendaciones por el fabricante, con la finalidad de continuar con la operatividad y buen funcionamiento de las unidadesvehiculares"8'" (ara un me!or funcionamiento y la m/Bima protección del motor de todo vehículo, se usar/ lubricantes

del grado 0AE"86" 1uando se traba!e a temperaturas que oscile entre #8+1 y '8+1", usar del grado 0AE '8 o multigrado&8$68"83" 1uando traba!e a temperaturas que oscilan entre #8+1y menos 8+1 usar del grado 0AE #"8


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;evisión del 1laBon" ;evisar los espe!os retrovisor y laterales" ;evisar las mani!as y lunas de las puertas" ;evisar el panel de instrumentos"

;evisar los asientos, espaldares y soportes" ;evisar el !uego libre del pedal de embrague" ;evisar el sistema de freno" ;evisar y alinear la dirección" ;evisar el sistema de luces" ;evisar el radiador" ;evisar la correa del ventilador" ;evisar el estado y la presión de las llantas" *avar y limpiar el filtro de aire" ;evisar y a!ustar los frenos de las ruedas" ;evisar los muelles y grilletes

#8. S'3))"+ B

a A los


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Afinamiento del motor, cambio de platinos, bu!ías y condensador" *avar internamente el radiador" 1ambiar el aceite y filtro del motor" 1ambiar el aceite de la ca!a de dirección, ca!a de cambios y transmisión posterior"

1ambiar el líquido al sistema de frenos, inspeccionar las )apatas de frenos" 2nspeccionar las apatas de frenos y !ebes de bombines" ;ea!ustar los pernos de la culata del motor" ;evisar los roda!es de ruedas y cambiarles grasa" 2nspeccionar los terminales del card/n y e!es de mando" Alinear la dirección" ;evisar la suspensión delantera y posterior" 2nspeccionar el sistema el=ctrico ;evisar el sistema de embrague y coneBiones" ;evisar el sistema de coneBiones de la ca!a de cambios" *avar el tanque de combustible" ;evisar los soportes del motor, ca!a de cambios e inspeccionar el chasis"

2nspeccionar el con!unto de ransmisión posterior, s A!uste general de la carrocería" *avado y engrase general"

c Durante este servicio se har/ la rehabilitación de la culata, v/lvula, cambio de anillos, pistones,rectificación del cigUeIal y blocS del motor, etc"

1 .5*24A12.%E0 DE *.0 1.%D?1.;E0@

a Mantener el vehículo interna y eBternamente limpio"b Mantener su licencia de conducir vigente y entregar una 1opia al Crea de 1ontrol patrimonial"c 1onstatar antes de movili)ar, que el vehículo se encuentre en perfectas condiciones, caso contrario

debe ser revisado por el personal mec/nico 0i el vehículo con desperfecto mec/nico es movili)ado,la responsabilidad ser/ compartida por la persona que autori)o la salida y por el conductor del

vehículo"d 1onducir observando las normas y regla de transito" *os conductores que incurran en delitos oe en infracciones de tr/nsito, deber/n asumir toda responsabilidad, incluida la multa en su f H integridad y las acciones legales, sin per!uicio de las sanciones administrativas, civiles y>o g penales, de acuerdo a la gravedad de la Falta cometida de conformidad a las normas legalesh vigentes"i :erificar especialmente los sistemas de lubricación, luces, frenos y neum/ticos, a fin de comprobar

su buen funcionamiento o detectar posibles deficiencias o desperfectos, cuya ;utina de verificacióndeber/ comprender como mínimo la revisión del@

• Adecuado nivel de aceite en el motor • Adecuado nivel del agua o refrigerante en el radiador • Adecuado nivel de agua de batería• Adecuado nivel de liquido de freno• Estado de llantas Gincluida llantas de repuestos• Estado de luces, espe!os y limpia parabrisas"

f 2nformar por escrito a su !efe inmediato superior, cuando habiendo efectuado la verificación diariadetectara daIos, deficiencias y>o sustracción respecto al día anterior, a fin de que disponga al mec/nicoresponsable del mantenimiento de los vehículos, la reali)ación del diagnostico de la gravedad del caso y la presentación del informe t=cnico mediante formato del 7;E(.;E DE FA**A0 DE* :EKR1?*.7 g :erificar previo al inicio del servicio, que cuenta con la siguiente documentación@

• *icencia de conducir vigente, acorde al tipo de vehículo GA&$A'• ar!eta de (ropiedad del :ehículo"• Documento %acional de 2dentidad • *ibreta de 1ontrol de :ehículo"• 1opia de la (óli)a de seguro G0.A$vigente• 0olicitud de movilidad local y>o al interior del país autori)ado"

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h Mane!ar durante la prestación del servicio, en forma diligente, en estricto cumplimiento de las normas del tr/nsito, guiando la unidad por rutas seguras y cortas" En ningn caso ceder/ al usuario, acompaIante y>oterceros la conducción del vehículo"i Al inicio y finali)ado el servicio deber/ registrar en la bit/cora del vehículo la siguiente información@

• Fecha y numero de solicitud de movilidad • Qilometra!e al inicio y retorno del servicio• Kora de salida y de retorno• *ugares de destino efectivamente alcan)ados• %ombres y apellidos de los comisionados• Dependencia, oficina o /rea que solicito el servicio• 4asolina o petróleo y lubricante suministrado Ghora y cantidad• 1ualquier otra información relevante• Firma del conductor y el :E7 del Encargado del Crea de .peraciones"

! Al finali)ar la !ornada de traba!o, cada conductor de!ara el vehículo, en la )ona de parqueo, entregando

las llaves del vehículo en la garita de vigilancia de turno"$en caso que el retorno sea fuera del horario detraba!o, tal hecho deber/ ser registrado en el parte diario del personal de seguridad S En caso de ocurrir algn siniestro o accidente, el conductor deber/ comunicar de inmediato al /rea de1ontrol (atrimonial, afín de que se notifique a la compaIía de seguros contratada" Así mismo deber/denunciar el hecho de inmediato a la autoridad policial de la !urisdicción o del lugar m/s próBimo, someterse a dosa!e Hetílico y concurrir a todas las diligencias policiales y !udiciales"# El conductor responsable del vehículo deber/ remitir al Crea de 1ontrol (atrimonial dentro de las 69horas de ocurrido el siniestro o accidente, un informe detallado sobre las circunstancias en que se produ!o el hecho, salvo imposibilidad física comprobada, al cual deber/ ad!untar copia de los siguientes documentos@

• Denuncia policial • ;esulta!e del dosa!e etílico• ;eporte de accidente de tr/nsito elaborado por la compaIía aseguradora, de ser

el caso"• (erita!e t=cnico de constatación de daIos

m En caso de robo de vehículo, el conductor deber/ informar inmediatamente al Crea de 1ontrol (atrimonial y efectuar la denuncia policial respectiva

VIL SANCIONES, RESPONSABILIDAD Y CONTROL: #" 0A%12%@ *os servidores y funcionarios que incumplan lo normado por la presente Directiva ser/n sancionadosconforme lo establece el Decreto *egislativo %+ & o penales que hubiera lugar, así como de la responsabilidad pecuniaria como consecuencia de los daIos y>o perdida de los bienes de propiedad de la Municipalidad"

&" ;E0(.%0A52*2DAD Y 1.%;.*@0on responsables del cumplimiento de la presente Manual, los funcionarios y servidores de todas las?nidades .rg/nicas de la Municipalidad Distrital de Yarinacocha"

VIII. DE LOS FORMATOS:0e dispone el uso obligatorio de los siguientes formatos@• A 1A DE E%;E4A$;E1E(12.P DE 52E%E0 A%EP. 8#• DE(*AAM2E%. DE 52E%E0 A%EP. 8&• A ?.;2A12.% DE 0A*2DA DE 52E%E0 A%EP. 8'• A1A0 DE E%;E4A ;E1E(12% DE 52E%E0 2%F.;MC21.0 A%EP. 86• ;E(.;E DE FA**A0 DE 52E%E0 2%F.;MC21.0 A%EP. 83

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• A1A0 DE E%;E4A ;E1E(12% DE :EKR1?*.0 A%EP. 8

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