MANUAL PARA LA ADMINISTRACION Y USO DE VEHICULOS UTILITARIOS

ECODELI COMERCIAL SA DE CVMANUAL PARA LA ADMINISTRACION Y USO DE VEHICULOS UTILITARIOSEVALUACIONES ADMINISTRATIVOS

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO20/08/2018

La aplicación correcta de las recomendaciones que contiene este manual, lograra un mejor desempeño tanto del chofer como de la unidad.

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

El Manual para el uso y control del parque vehicular de la empresa ECODELI COMERCIAL SA DE CV. Regula y norma el uso y control del parque vehicular, este procedimiento servirá como norma, orientación y apoyo a todo el personal que se desempeña dentro de la empresa y cumplan eficazmente sus funciones.

Su objetivo específico es cubrir las necesidades de entrega de mercancía y traslado de materiales u otras actividades oficiales de las diferentes áreas que integran la administración, mediante la utilización del parque vehicular asignado.

Para efectos del presente reglamento se debe de entender como:

 Conductor(es): La persona que realice la labor de conducción del vehículo asignado.

Siniestro: Es toda eventualidad que sufran los vehículos utilitarios y que con ello se menoscabe en forma accidental, culposa o dolosa la totalidad o parte del vehículo utilitario en cuestión.

Vehículo Utilitario: Es todo automotor propiedad de la empresa.

Licencia: Es el documento expedido por la autoridad competente en donde autoriza la capacidad y conocimiento para la conducción de vehículos motorizados.

Resguardo de Vehículo: Documento escrito y firmado donde se acredita que el titular de la dependencia respectiva, tiene bajo su responsabilidad un bien automotor para su uso, conservación, preservación y mantenimiento.

CAPITULO II

DEL USO DEL VEHICULO

1-. Solo podrán ser responsables de vehículos, aquellas personas registradas como personal de ECODELI COMERCIAL SA DE CV.

2-. El vehículo no podrá ser usado ni ocupado por hijos o familiares del responsable, aún cuando sea en compañía de este.

3-. El vehículo solo podrá ser usado para actividades de la empresa ECODELI COMERCIAL SA DE CV.

4-. Es responsabilidad del usuario, entregar el vehículo, cuando así lo requiera la empresa, dentro de las 24 horas siguientes a la notificación del requerimiento, en las condiciones en que le fue entregado.

5-. El responsable del vehículo debe contar con licencia vigente; según sea el caso automovilista ò chofer de reparto

6-. Si el usuario del vehículo no tiene licencia vigente, no podrá hacer uso del vehículo. En caso de que algún administrador ò coordinador haga caso omisión de esta última disposición, será responsable de los daños que le cause al vehículo y a terceros independientes de la sanción laboral que se hace acreedor.

7-. El responsable del vehículo deberá contar y conservar dentro de los vehículos, todos los documentos inherentes a este, como son calcomanías vigentes adheridas, póliza de seguro, tarjeta de circulación, verificación, placas delanteras y traseras.

8-. En caso de robo ò extravió de documentos deberá notificar inmediatamente al departamento de mantenimiento. Para trámites de reposición.

9-. Todos los usuarios de los vehículos deberán respetar el reglamento de Seguridad Publica, Vialidad, Tránsito del estado y disposiciones jurídicas vigentes.

10-. Las infracciones y faltas cometidas, así como cualquier violación a otras leyes y reglamentos estatales o federales, serán responsabilidad directa del usuario del vehículo.

CAPITULO III

CONTROL DEL VEHICULO

1-. El uso, conservación, preservación y mantenimiento de los vehículos oficiales, deberán tener un control mediante bitácora por vehículo, la cual deberá ser requisitada y actualizada con cada salida de los mismos, entre el titular del área, y el responsable de la custodia del vehículo.

2-.La bitácora de control deberá ser elaborada por cada sucursal y una vez realizada deberá mandarse por correo al departamento de mantenimiento, para que sea revisada y evaluada.

3-. Los vehículos deberán estar rotulados con el logotipo de la empresa, y deberá contar con el número económico (AFV) para que facilite su reconocimiento.

4-. En caso de algún accidente, se le fincarán responsabilidades a la persona en quien recaiga la custodia del vehículo en el horario y día en que ocurra el accidente.

3-. Los vehículos solo podrán ser usados dentro de los horarios de trabajo establecidos por la empresa.

CAPITULO IV

CLASIFICACIONES DE LOS VEHICULOS

1-. Los vehículos de la empresa de acuerdo a las actividades que realicen

Podrán ser de dos clases:

a) Administrativo.

b) Operativo.

CAPITULO V

DEL MANTENIMIENTO A VEHICULOS

1-. Los vehículos de la empresa recibirán servicio preventivo, de acuerdo a los períodos establecidos por el área de mantenimiento.

2-. Los vehículos de la empresa recibirán servicio correctivo, en los períodos que conforme a su uso y funcionamiento lo requieran.

3-. El departamento de mantenimiento deberá contar por lo menos con tres cotizaciones por escrito, para que seleccione al taller que ofrezcan mejores condiciones en cuanto a precio, calidad en el servicio, tiempo de entrega, condiciones de pago y garantías.

4-. Los vehículos de la empresa no podrán modificarse de su estado original, quedando prohibido el uso de película polarizada en el parabrisas, medallón, y aletas.

5-. Será responsabilidad del usuario, administrador yo/ coordinador; solicitar y mantener al corriente los servicios de mantenimiento preventivo de la unidad de acuerdo a las recomendaciones del fabricante y lo establecido por el área de mantenimiento. En el caso de los administrativos cuando se trate de autos nuevos deberán pagar el 50% del servicio de la unidad y el otro 50% la empresa.

6-. Ingreso de solicitud de orden de servicios

Adjuntar cotización ò factura del servicio, previamente autorizado.

Asignar el activo (unidad) fijo, al cual se, le realizara el servicio.

Una vez ya capturado la solicitud en su totalidad  se afecta   la solicitud  para darle folio. Ejemplo L14462

Debe llevar el km, que trae la unidad, al día

Centro de Costos MTTO.

Se captura el importe antes de IVA

Se captura la cantidad 1. Por qué es un servicio.

Se ingresa el número de factura debe llevar el RFC de quien la emite

Se desglosa  el  concepto  ya clasificado al 16% como MTTO. DE EQUIPO DE TRANSPORTE

Responsable del gasto (acreedor)

Especificar clasificación ya sea MANTENMIENTO PREVENTIVO 2010 ò MANTENMIENTO CORRECTIVO 2010, Según sea el caso.

CAPITULO VI

DE LA CARGA DE COMBUSTIBLE

1-. Para el suministro del combustible al vehículo, será requisito indispensable que:

· Esté dado de alta en la base de datos correspondiente.

· Cuente con número económico.

· Cuente con marcador de kilometraje en perfecto funcionamiento.

· El suministro se realice en la estación, horarios y días designados.

· El usuario del vehículo lo es también del combustible, por lo tanto estará a su cargo la vigilancia y seguimiento en cuanto al rendimiento de éste con respecto a los parámetros proporcionados por el área de Mantenimiento,

· No deberán mantener los vehículos con menos de un cuarto de tanque de combustible.

· Las cargas de combustible serán de 20 en 20 litros.

· Si se detectare que se ha retirado combustible del tanque del vehículo, se le cobrara inmediatamente al responsable de la unidad.

· Queda prohibido realizar cargas de combustible PREMIUM.

2-. Ingreso de combustible:

IEPS: El IMPUESTO ESPECIAL SOBRE PRODUCCIÓN Y SERVICIOS

Una vez ya capturado el gasto en su totalidad  se afecta   la solicitud  para darle folio. Ejemplo L13653

Adjuntarle o los tickets de combustible o factura de las cargas realizadas

Fecha de carga de combs.

Asignar el activo (unidad) fijo que realizo dicha ruta como se muestra en el ejemplo.

Responsable del gasto (acreedor)

Centro de Costos que pertenece la ruta.

Lectura de km con que fue abastecida la unidad.

al 0% debe de llevar siempre el 0.30 en caso de diesel 0.36 en caso de que sea gasolina (ÍEPS) ya sea el concepto abastecido, esto para que nos dé el total de la factura

Se ingresan los litros abastecidos

Se ingresa el número ticket, en caso de factura debe llevar el RFC de quien la emite

Se desglosa  el  concepto  ya clasificado al 16% y al 0%

Especificar clasificación ya sea Diesel 2010 o Gasolina 2010

Se ingresa el costo del combustible sin IVA  y el impuesto del IEPS.

Diesel $13.17 costo neto - .30 (IEPS) esto = a 12.87/ 1.16= 11.09

Lectura de km con que fue abastecida la unidad.

Lectura de km con que fue abastecida la unidad.

Lectura de km con que fue abastecida la unidad.

Lectura de km con que fue abastecida la unidad.

CAPITULO VII

CONSULTA DE INDICADORES DE RENDIMIENTO DE UNIDAD

1-. Las 6 causas más comunes de un pobre rendimiento:

· Los neumáticos desinflados son una causa frecuente de un bajo kilometraje de combustible, El rendimiento de combustible se reduce en un uno por ciento por cada 2 libras en que las llantas no están suficientemente infladas. Los neumáticos correctamente inflados aumentan el kilometraje de la gasolina hasta en un 3 por ciento.

· Se indica que las tasas de rendimiento del combustible comienzan a disminuir a velocidades superiores a (96,5 kmh). Mantener una velocidad más lenta puede resultar en un ahorro en consumo de combustible del 7 al 23 por ciento.

· El exceso de peso en el vehículo hace que el motor trabaje más duro y reduce el rendimiento del combustible.

· Los coches funcionan mejor cuando se manejan de forma consistente. La aceleración repentina o el frenado, puede reducir el kilometraje del combustible.

· No seguir el calendario recomendado para el servicio preventivo de la unidad puede aumentar tu consumo de gasolina.

· Es importante utilizar el aceite correcto para tu automóvil. La elección incorrecta puede originar un rendimiento deficiente del combustible. 

2-. Calculo del rendimiento

1. La cantidad de kilómetros recorridos entre ambas cargas de combustible. Para esto debe restar la cantidad de kilómetros registrados en la segunda carga y los kilómetros registrados en la primera carga.

2. Por ejemplo: 35.650 [km] - 35.250 [km] = 400 [km].

3. Divida la cantidad de kilómetros recorridos entre ambas cargas, por la cantidad de litros cargados en la segunda oportunidad. Por ejemplo, 400 [km] /40 [l] = 10 [km/l]

Así, el rendimiento de su vehículo en este período de tiempo y recorrido fue de 10Km/l.

Preventivo

Correctivo

Afv:

Tipo de Servicio:

DESCRIPCION DEL SERVICIO SOLICITADO

Tipo de Servicio:

Tipo de combustible:

Fecha de envío:

SUCURSAL

Modelo:

Serie:

DETALLADO DEL TRABAJO

Operador:

Placas:

Kilometraje:

Razón Social:

Fecha de solicitud:

Unidad:

CHOFER

ADMINISTRADOR DE

SUCURSAL

COORDINADOR

ADMINISTRATIVO

___________________________

RECIBIO

TALLER

2.5TORTON

INTERNATIONAL2.5

NISSAN6

DUCATO10

AUTOMOVILES10

TRACTO CAMION2.5

UNIDADRENDIMIENTO

H-1006

5.5 - 6.0HINO