Manual Para Lacap

Pgina 1 de 113 Edicin: 02UNIDAD NORMATIVA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

MINISTERIO DE HACIENDA

MANUAL DE GESTION DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES APLICABLE AL GOBIERNO CENTRAL, INSTITUCIONES OFICIALES AUTONOMAS Y MUNICIPALIDADES

El Salvador, Centro Amrica

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FIRMA: NOMBRE: LIC. SALVADOR PORTILLO ROMERO CARGO: JEFE UNIDAD NORMATIVA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA

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INDICE PAGINA INTRODUCCION .............................................................................................................................................................4

I. I.1 II. II.1 II.2 II.3 IIII. III.1

OBJETIVO Objetivo del Ma nual de Adquisiciones y Contrataciones ............................................................................ 5 ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL Propsito ................................................................................................................................................................ 5 Beneficios ............................................................................................................................................................. 5 Aplicacin ............................................................................................................................................................ 5 BASE LEGAL Legislacin aplicable a las Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Publica.................................................................................................................................................................... 6 NORMAS COMPETENCIAS Principio de Legalidad de la Administracin ................................ ................................ ................................ .. 8 Competencia de la Administracin ................................................................................................................... 8 Delegacin de Competencia dentro de la Administracin............................................................................ 9 Competencia Conferida por la LACAP............................................................................................................ 9 Conclusiones sobre Normas y Competencias ............................................................................................... 14 PROCEDIMIENTOS Licitacin o Concurso Pblico y Licitacin o Concurso Pblico por Invitacin .................................... 16 Licitacin o Concurso Pblico Internacional ................................ ................................ ................................ 22 Libre Gestin ...................................................................................................................................................... 27 Contratacin Directa.......................................................................................................................................... 30 Imposicin de Multa por Mora ........................................................................................................................ 33 Inhabilitacin a particulares ............................................................................................................................. 35 Ejecucin de Garantas ...................................................................................................................................... 37 Interposicin de Recurso de Revisin ............................................................................................................ 39 ESTRUCTURA DE LAS BASES DE LICITACION O CONCURSO PUBLICO Portada ................................................................................................................................................................. 42 Definiciones y Abreviaturas ............................................................................................................................. 43 Instrucciones a los Licitantes o Concursantes ............................................................................................... 45 Procedimiento para Evaluacin de Ofertas .................................................................................................... 53 Procedimiento para la Adjudicacin del Contrato........................................................................................ 55 Contenido de las Especificaciones Tcnicas de la Obra, Bien o Servicio ................................................ 58 Anexos de las Bases................................ ................................ ................................ ................................ ........... 62 FORMULARIOS PARA USO EN LOS PROCESOS DESARROLLADOS POR LA LACAP Cotizacin ............................................................................................................................................................ 68 Aviso de Convocatoria de Licitacin o Concurso Pblico ......................................................................... 69APROBACION VIGENCIA

IV. IV.1 IV.2 IV.3 IV.4 IV.5 V. V.1 V.2 V.3 V.4 V.5 V.6 V.7 V.8 VI. VI.1 VI.2 VI.3 VI.4 VI.5 VI.6 VI.7 VII. VII.1 VII.2


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PAGINA VII.3 VII.4 VII.5 VII.6 VII.7 VII.8 VII.9 VII.10 VII.11 VII.12 VII.13 VII.14 VII.15 VII.16 VII.17 VII.18 VII.19 VII.20 VIII. IX. IX.1 IX.2 IX.3 IX.4 Aviso de Convocatoria de Licitacin o Concurso Pblico por Invitacin ............................................... 70 Registro para Retiro de Bases de Licitacin/Concurso ............................................................................... 71 Adenda ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ 72 Registro de Presentacin de Ofertas ............................................................................................................... 73 Acta de Apertura de Ofertas ............................................................................................................................. 74 Informe de Evaluacin de Ofertas ................................................................................................................... 75 Acta de Recomendacin.................................................................................................................................... 85 Cuadro Comparativo de Ofertas para Libre Gestin y Contratacin Directa ......................................... 86 Resolucin Razonada ........................................................................................................................................ 87 Acta de Notificacin.......................................................................................................................................... 89 Esquela de Notificacin .................................................................................................................................... 90 Aviso de Adjudicacin ...................................................................................................................................... 91 Modelo de Contrato de Suministro de Bienes o Servicios .......................................................................... 92 Modelo de Contrato de Consultora ................................................................................................................ 96 Res olucin Modificativa, de Ampliacin y/o Prrroga ............................................................................100 Orden de Compra de Bienes y Servicios ......................................................................................................102 Orden de Inicio de Obra ..................................................................................................................................103 Acta de Recepcin de Bienes, Servicios y Obras .......................................................................................104 GLOSARIO .................................................................................................................................................... 105 DISPOSICIONS GENERALES, ACTUALIZACION, DEROGATORIA Y VIGENCIA Disposiciones Generales .................................................................................................................................113 Actualizacin ...................................................................................................................................................113 Derogatoria .......................................................................................................................................................113 Vigencia .............................................................................................................................................................113

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INTRODUCCION

La Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Pblica (UNAC), de acuerdo a su principio rector basado en la centralizacin normativa y la descentralizacin operativa y en atencin a sus atribuciones de emitir instructivos, manuales y dems instrumentos que faciliten la obtencin de los objetivos de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Pblica (LACAP), ha diseado el presente Manual de Gestin con el propsito de que se constituya en una herramienta administrativa que facilite la ejecucin de los procesos vinculados al SIAC, adaptable en su contenido a las caractersticas administrativas de cada Institucin.

El contenido se centra en los siguientes aspectos: Propsitos y beneficios, objetivo del Manual, competencias de la LACAP, los procedimientos establecidos en la Ley, la descripcin de los mismos, formularios y el glosario respectivo.

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I.

OBJETIVO

I.1

Objetivo del Manual de Adquisiciones y Contrataciones Proporcionar un instrumento tcnico que oriente a las Instituciones de la Administracin Pblica, en las gestiones de adquisiciones y contrataciones, a fin de cumplir con los objetivos y principios establecidos en la LACAP.

II.

ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL

II.1 -

Propsitos Determinar el marco de referencia dentro del cual debe proceder cada Institucin en materia de adquisiciones y contrataciones. Delimitar responsabilidades. Servir como herramienta de supervisin y control. Facilitar el desarrollo y simplificacin de las prcticas y procedimientos de trabajo.

II.2 -

Beneficios Permite la estandarizacin de los procedimientos y formularios de adquisiciones y contrataciones. Oportunidad, las consultas pueden ser resueltas con su lectura. Facilita la aplicacin de medidas correctivas cuando existen desviaciones entre lo actuado y la normativa. Favorece la unificacin de criterios dentro del personal de la Institucin. Brinda apoyo y transparencia en los procesos.

II.3 -

Aplicacin El Jefe UNAC ser responsable de la distribucin de los ejemplares del presente Manual al Jefe UACI de cada Institucin. El Jefe UACI ser responsable de que el personal involucrado en los procesos de adquisiciones y contrataciones conozca el contenido del Manual y acte de conformidad, as como hacerlo del conocimiento de su respectivo Titular. El Manual deber conservarse permanentemente en la U ACI de la Institucin, debido a que es documento de uso interno.

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III. III.1 -

BASE LEGAL Legislacin aplicable a las Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Pblica Constitucin de la Repblica de El Salvador, Decreto Constituyente No. 38 de fecha 15 de diciembre de 1983, publicado en D.O. No. 234, Tomo No. 281 del 16 de diciembre de 1983; y sus reformas. Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Pblica (LACAP), Decreto Legislativo No. 868, de fecha 5 de abril del ao 2,000; publicado en el Diario Oficial No. 88, Tomo No. 347, de fecha 15 de mayo del ao 2,000. Primera Reforma: Decreto Legislativo No. 204 de fecha 30 de noviembre de 2,000. Segunda Reforma: Decreto Legislativo No. 244 de fecha 21 de diciembre de 2,000. Tercera Reforma: Decreto Legislativo No. 593 de fecha 31 de octubre de 2,001. Ley Orgnica del Ministerio Pblico, Decreto Legislativo No. 603 del 04 de marzo de 1952, publicado en Diario Oficial No. 54, Tomo No. 154 del 18 de marzo de 1952. Reglamento Interno del Organo Ejecutivo, Decreto Ejecutivo No. 24 del 18 de abril de 1989, publicado en Diario Oficial No. 70, Tomo No. 303 del mismo mes y ao; y sus reformas.

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IV. NORMAS - COMPETENCIAS

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IV.1 Principio de Legalidad de la Administracin Todos los funcionarios de las instituciones de la Administracin Pblica deben sujetarse en su actuar, a lo que esta previamente establecido en la ley. Este sometimiento de la Administracin, al ordenamiento jurdico del Estado es lo que se conoce como Principio de Legalidad y es uno de los ms grandes logros del Estado de Derecho. En otras palabras, cada Organo, Institucin o Funcionario de la Administracin Pblica o de sus entes descentralizados: autnomas y municipalidades, deben sujetar sus actuaciones y emitir actos administrativos, siempre y cuando las leyes previamente lo hayan establecido. Si no existen esas facultades legales, la actuacin que realice es ilcita, es decir, fuera de la ley, y por lo tanto carece de validez. Debe existir una ley que expresamente le otorgue determinadas atribuciones, competencias o facultades a un funcionario, para que ste acte. El fundamento legal de lo expresado se encuentra en el 3er. inciso del artculo 86 de la Constitucin de la Repblica, que expresa: Los funcionarios del Gobierno son delegados del pueblo y no tienen ms facultades que las que expresamente les da la ley. Si en trminos generales, el particular puede hacer todo lo que la ley no le prohba, la Administracin Pblica solamente puede hacer lo que la ley le permita expresamente. Bajo otro enfoque, el principio de legalidad se refiere a que los actos administrativos se reputan vlidos o legtimos; correspondiendo en todo caso, a los gobernados (particulares) o a los entes fiscalizadores (Corte de Cuentas de la Repblica, Sala de lo Contencioso Administrativo), demostrar lo contrario.

IV.2 Competencia de la Administracin As como el Estado se encuentra dividido en tres Organos para el desempeo de sus funciones, stos se encuentran divididos en rganos con funciones determinadas legalmente. A esa potestad otorgada por la ley a cada ente u rgano que ejerce funcin administrativa, se le conoce como Competencia. De acuerdo al Principio de Legalidad, la competencia es lo que permite la actuacin de determinado funcionario en un asunto sealado. De tal forma que cada funcionario nicamente podr actuar dentro de los parmetros establecidos por la Constitucin, leyes y reglamentos, los que delimitan su competencia. Si actan fuera de su competencia, su actuacin ser ilegal y podr ser impugnada ante las autoridades jurisdiccionales competentes. Al respecto hay que aclarar que la competencia administrativa se puede considerar desde diferentes puntos de vista: jerrquico, territorial, temporal, etc. El sistema jurdico asigna tareas concretas a cada rgano estatal para que pueda actuar legalmente. En esto consiste la competencia, en que al ente le compete atender asuntos determinados; es la posibilidad jurdica que tiene un rgano pblico de efectuar un acto vlido.

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El concepto de competencia, desde el punto de vista jurdico, tiene su expresin ms tcnica en el desarrollo de la actividad jurisdiccional; sin embargo, su aplicacin se ha extendido a todos los actos de gobierno, lo cual deriva indudablemente de nuestra Constitucin como un requisito de validez y eficacia de stos, el cual consiste en que toda institucin que emita actos deber estar autorizado para ello por la Ley, es decir, deber ser competente. El Art. 86 inciso primero de la Constitucin de la Repblica expresamente dice: El poder pblico emana del pueblo. Los rganos del Gobierno lo ejercern independientemente dentro de las respectivas atribuciones y competencias que establecen esta Constitucin y las leyes.

IV.3 Delegacin de Competencia dentro de la Administracin Uno de los principios de la organizacin administrativa es la competencia. La misma es susceptible de delegacin, es decir, que el funcionario que legtimamente ostente una determinada competencia, puede por medio de las formalidades legales, transferirla a otro funcionario de menor jerarqua. La delegacin puede darse para determinados casos o situaciones o por un determinado tiempo. No debe confundirse la delegacin de competencia con la delegacin de firma. Esta ltima se emplea nicamente para la realizacin de trabajos materiales cuya frecuencia puede restar tiempo a un funcionario de categora superior. Nunca implica poder de decisin. Es por ejemplo cuando un Titular delega en un funcionario que autorice con su firma determinada correspondencia o resoluciones de trmite. Hay que hacer notar que la responsabilidad contina siendo del funcionario que deleg. En cambio, cuando lo que se transfiere es la facultad de decisin y la responsabilidad por determinados actos, lo que se da es la delegacin de competencia. En sta, se transfiere de forma permanente, toda la responsabilidad por determinados actos; no es simplemente firmar sino asumir la responsabilidad por las decisiones tomadas; considerndose las siguientes condiciones: En el mbito gubernamental, los artculos 20 y 68 del Reglamento Interno del Organo Ejecutivo, contempla dos tipos de delegacin: a) Delegacin de firma; y b) Delegacin de competencia. Cada Institucin de la Administracin Pblica proceder a delegar competencia o firma de acuerdo a lo que establezca su norma reguladora. Adems, debe tenerse en cuenta lo estipulado en el Art. 19 LACAP; el cual seala, que quien delega es responsable solidariamente sobre los actos que implique la delegacin. IV.4 Competencia Conferida por la LACAP La Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Pblica establece en cuanto a la materia de contratos administrativos, toda una serie de competencias, desarrollando atribuciones y obligaciones para cada uno de los funcionarios y titulares de la misma. A continuacin se hace mencin de las instituciones, funcionarios y titulares, as como de sus respectivas competencias dentro del marco de la LACAP.

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1.

Ministerio de Hacienda

El Ministerio de Hacienda es una de las Secretaras de Estado a la que diferentes Leyes especiales otorgan competencias y facultades, ya que por mandato Constitucional le corresponde velar por todos los fondos que conforman la Hacienda Pblica. De acuerdo a lo que establece la LACAP, corresponde al Ministerio de Hacienda: a. Proponer al Consejo de Ministros para su aprobacin, la Poltica Anual de las Adquisiciones y Contrataciones de las Instituciones de la Administracin Pblica, incluyndose para estos efectos, el Gobierno Central y las Instituciones Autnomas, excluyndose los otros rganos del Estado y las Municipalidades; b. Velar por el cumplimiento de la Poltica Anual de las Adquisiciones y Contrataciones, aprobada para el ejercicio fiscal correspondiente; y c. Proponer los lineamientos y procedimientos, que segn la ley se deben observar para las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios. 2. Fiscala General de la Repblica

La competencia conferida a este ente no tiene su fundamento nicamente en la LACAP; sino que emana directamente de la Constitucin de la Repblica, estando tambin contemplada en otras leyes secundarias. La Constitucin engloba un conjunto de facultades, tratando de regular todas las situaciones posibles presentes o futuras al decir: y los dems que determine la ley. En el caso de la LACAP, nos remitimos a las facultades de la Fiscala en cuanto a la representacin del Estado en la suscripcin de contratos para la adquisicin de bienes inmuebles en general y de los muebles sujetos a licitacin, es decir, las compras de suministros por un valor mayor al de 80 salarios mnimos urbanos. El Fiscal General de la Repblica representar al Estado, cuya personalidad a la luz del Derecho Administrativo (artculo 5 LACAP) y del Derecho Constitucional (artculo 246 Constitucin de la Repblica), es diferente a la de otros entes por l creados. Nos referimos concretamente a las entidades que gozan de autonoma y a los municipios. De lo anterior se deduce que la Ley Orgnica del Ministerio Pblico, utiliza como sinnimos los trminos Estado con Gobierno, por el hecho de que el gobierno no posee personera jurdica propia, y separa a otros entes, ya que en muchos casos, stos al ser creados por Ministerio de Ley, se les provee de su propia personera; estando en consonancia con los artculos mencionados, en cuanto a que el Estado es una persona jurdica diferente a stos. Tal ley, aunque data de hace casi medio siglo, fue revisada y reformada en diciembre del ao dos mil; ya estando vigentes la actual Constitucin y la LACAP. En conclusin, la competencia del Fiscal General de la Repblica, en rgimen de las adquisiciones y contrataciones a la luz de la Constitucin de la Repblica, la LACAP, Ley de Corte de Cuentas de la Repblica y Ley Orgnica del Ministerio Pblico, lo circunscribe a la firma de los contratos como representante del Estado de El Salvador con la respectiva revisin de stos; excepto las Instituciones Oficiales Autnomas y las Municipalidades, debido a que sus Leyes de creacin, establecen que poseen personera jurdica propia.

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3.

Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Pblica (UNAC)

La Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Pblica, depende directamente del Ministerio de Hacienda, otorgndole las facultades como ente rector en materia de compras de todas las instituciones de la Administracin Pblica, Autnomas y Municipalidades, a travs del artculo 7 de la LACAP. No obstante su autonoma, las municipalidades debern efectuar sus adquisiciones y contrataciones de conformidad con las disposiciones de esa ley y su reglamento. Adems, deber crear registros compatibles con los del Ministerio de Hacienda sobre sus planes de inversin anual, que son financiados con recursos provenientes de las asignaciones del Presupuesto General del Estado. 4. Titular o Autoridad Competente

De acuerdo a la LACAP, debe entenderse como titular a la mxima autoridad de una institucin. Aclara la ley, que en general ser a ellos a quienes se les atribuir la representacin legal de la institucin. Lgicamente hay casos en los cuales no se da esta situacin sino que es ejercida por una persona que no es la mxima autoridad. Tal es el caso de la mayora de autnomas o de los municipios, en las cuales la mxima autoridad es un rgano colegiado (compuesto por varios miembros): Consejo Directivo, Junta de Directores, Asamblea, Concejo Municipal, etc. En cambio, quien ejerce la representacin es uno de los miembros de tal rgano colegiado, usualmente el Presidente y en el caso de los municipios, el Alcalde. En estos casos, el rgano unipersonal que ejerce la representacin legal (Presidente de la Junta Directiva o similar, Alcalde Municipal, etc.) podr ser delegado o autorizado para realizar ciertos actos por el rgano colegiado (Junta Directiva, Asamblea de Gobernadores, Concejo Municipal). Luego de esta aclaracin veamos las atribuciones, competencias y obligaciones de los mismos. Facultades y Competencias 1. Aprobacin de las bases de licitacin o de concurso. Adjudicacin de los contratos. Observancia de todo lo establecido en la LACAP. Designar con las formalidades legales, en los casos de libre gestin, la competencia para adjudicar las adquisiciones y contrataciones. Establecer una estructura jerrquica para aprobar bases y adjudicar contratos, cuando las leyes de creacin de Instituciones estatales de carcter autnomo faculten al Consejo o Junta Directiva para designar autoridad para facilitar su gestin. La firma de los contratos de adquisicin de obras, bienes o servicios. En el caso de las municipalidades es el Alcalde. En ausencia de ste, corresponder al Concejo Municipal delegar la firma con las formalidades legales; en las autnomas, ser el funcionario u rgano que la ley designe. En todo caso, la responsabilidad por la actuacin del designado recae en el titular que hizo la designacin (artculo 18 LACAP). Nombrar a los integrantes de las Comisiones de Evaluacin de Ofertas para cada caso. Delegar a otro funcionario para que nombre las Comisiones de Evaluacin de Ofertas. Cuando la seleccin del contratista sea por libre gestin o contratacin directa, decidir si se conforma o no la Comisin de Evaluacin de Ofertas respectiva (artculo 20, incisos 1 y 2 LACAP). De acuerdo al informe de la Comisin de Evaluacin de Ofertas respectiva, acordar la adjudicacin de una licitacin o concurso pblico o pblico por invitacin. No aceptar la recomendacin de adjudicacin efectuada por la Comisin de Evaluacin de Ofertas, en cuyo caso, previo la fundamentacin razonada correspondiente, deber: a) optar por alguna de las otras ofertas consignadas en la misma recomendacin, o b) declarar desierta la licitacin o concurso (artculo 56, incisos 1, 4 y 5 LACAP).

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5.

Por caso fortuito, fuerza mayor o por razones de inters pblico y mediante resolucin razonada, podr: a) Suspender una licitacin o concurso, b) dejar sin efecto una licitacin o concurso, o c) prorrogar el plazo de una licitacin o concurso (artculo 61, inciso 1 LACAP). En caso que no concurra ofertante alguno a participar en una licitacin o concurso pblico, podr: a) declarar desierta la licitacin o concurso, y b) promover una segunda licitacin o concurso (artculo 64 LACAP). Razonar y aprobar la l sta corta de potenciales ofertantes a participar en un proceso de licitacin o i concurso pblico por invitacin (artculo 66 LACAP). En los casos determinados por la ley, fundamentar y emitir la resolucin razonada para que la institucin elija al contratista por medio de la contratacin directa (artculo 71, inciso 1 LACAP). En los casos determinados por la ley, emitir previa fundamentacin, la declaratoria de urgencia a fin de elegir al contratista por medio de la contratacin directa (artculo 73 LACAP). Admitir o no el recurso de revisin de conformidad a los requisitos de fondo y forma establecidos en la ley, cuando l haya dictado el acto impugnado. Resolver dentro del plazo legal de quince das, sobre la pretensin de fondo del recurso de revisin, de conformidad con la recomendacin de la Comisin Especial de Alto Nivel, cuando l haya dictado el acto impugnado (artculo 77, incisos 1, 2 y 4 LACAP). Por caso fortuito o fuerza mayor y si se ha establecido en el contrato respectivo, emitir, previa fundamentacin, el acuerdo razonado para autorizar la subcontratacin de emergencia (artculo 89, inciso 3 LACAP). Previa opinin de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, y mediante resolucin fundamentada y notificada al contratista, acordar la suspensin hasta por quince das hbiles de toda o cualquier parte de una obra. En caso de calamidad pblica, desastres, fuerza mayor o caso fortuito, ampliar por un tiempo racional el plazo de suspensin de la obra, comunicndolo por escrito a la UNAC. Nota: en estos dos casos, la suspensin puede proceder de oficio o a solicitud del contratista (artculo 108 LACAP). Imponer, previo el debido proceso, las sanciones establecidas como consecuencia de las infracciones contempladas en la Ley (artculos 156, 158 y 160 LACAP). Emitir la resolucin de inicio del procedimiento administrativo sancionador contra los funcionarios, empleados o particulares sobre los cuales existan sospechas o indicios que han cometido alguna de las infracciones contempladas en la ley, comisionando al efecto al Jefe de la Unidad Jurdica o similar de la institucin, para que instruya las diligencias correspondientes (artculos 19, inciso 1 y 2; 157, inciso 2 y 160 LACAP). Resolver en la siguiente audiencia de interpuesto el recurso de revocatoria, las sanciones impuestas a funcionarios o empleados pblicos que han cometido infracciones a la ley (artculo 157, inciso 5 LACAP).

6.

7. 8. 9. 10.

11.

12.

13. 14.

15.

Obligaciones 1. Dar seguimiento a la actuacin de los subalternos, siendo responsable de su negligencia en la observancia de esta obligacin. Avisar a la autoridad competente de la comisin de algn delito relacionado a las adquisiciones o contrataciones, so pena de incurrir en responsabilidad por la omisin del aviso. Responder solidariamente por la actuacin de sus subalternos en el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la LACAP. Iniciar el procedimiento para la imposicin de sanciones a funcionarios o empleados por infracciones a la LACAP (artculo. 19, inciso 1 LACAP).

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2. 3. 4.

Hacer del conocimiento del Consejo de Ministros, la declaratoria de urgencia debidamente razonada, a fin de proceder a elegir al contratista por medio de la contratacin directa (artculo 73 LACAP). Hacer del conocimiento del Consejo de Ministros, el acuerdo de autorizacin para subcontratar (artculo 89, inciso 3 LACAP). Comunicar por escrito a la UNAC sobre la ampliacin del plazo de ejecucin de una obra debido a caso fortuito o fuerza mayor (artculo 108, inciso 2 LACAP). Instituciones

5.

En los artculos que se citan ms adelante, la LACAP le atribuye a las instituciones una serie de competencias y obligaciones que lgicamente, sern responsabilidad del titular de la misma o de quien ste delegue, con las formalidades legales. Por consiguiente, no existe una distin cin sustancial; sin embargo, por razones didcticas se ha conservado la terminologa usada en la ley. Facultades y Competencias 1. En caso que la institucin no cuente con el personal idneo, solicitar colaboracin de funcionarios pblicos de otras instituciones del Estado o de forma excepcional, contratar especialistas. Constituir Comisiones de Evaluacin de Ofertas inter-institucionales en caso que la adquisicin o contratacin involucre a ms de una institucin. (artculo 20, incisos 5 y 6 LACAP). Realizar otros contratos aparte de los contratos administrativos enumerados en la LACAP. En este caso, se deber elegir al contratista de conformidad a los procedimientos establecidos en la LACAP (artculo 24 LACAP). Exigir las garantas para caucionar los eventos que establece la ley (mantenimiento de oferta, buena inversin de anticipo, cumplimiento de contrato y buena obra) y otros que se estime conveniente (artculo 31, incisos 1 y 2 LACAP). Establecer en las bases de licitacin o concurso, as como en el respectivo contrato, las formas, valores, plazos y dems condiciones de las garantas a exigir. Establecer si determinada forma de garanta puede caucionar efectivamente los intereses de la institucin. Aceptar o no como garantes a las compaas que los ofertantes o contratistas propongan para caucionar sus obligaciones (artculo 32 LACAP). Elegir a los contratistas de conformidad a los procedimientos determinados en la LACAP. Realizar contrataciones por medio del Mercado Burstil, en Bolsas legalmente establecidas, de conformidad a las leyes especficas de la materia (artculo 39 LACAP). Hacer por escrito, adendas o enmiendas a las bases de licitacin o concurso, de conformidad a los plazos y dems requisitos establecidos en las mismas (artculo 50 LACAP). Promover los procesos de resolucin de conflictos, contemplados en la LACAP (artculos 164 y 165 LACAP).

2.

3.

4.

5.

6. 7.

Obligaciones 1. Llevar un registro de ofertantes y contratistas en el cual se incorporar informacin relacionada con el incumplimiento de las obligacio nes y dems situaciones que fueren de inters para futuras contrataciones (artculo 14 LACAP). Elaborar la Programacin Anual de Adquisiciones y Contrataciones de obras, bienes y servicios, de conformidad al plan de trabajo y al presupuesto institucional (artculo 16 inciso 1 ). Constituir las Comisiones de Evaluacin de Ofertas para cada caso y obligatoriamente cuando se trate de licitaciones o concursos pblicos, todo de conformidad con la ley (artculo 20 LACAP).APROBACION VIGENCIA

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5. 6. 7. 8.

Exigir las garantas que para caucionar los eventos que establece la ley (mantenimiento de la oferta, buena inversin de anticipo, cumplimiento de contrato y buena obra) u otros que se estime conveniente. Indicar en las bases de licitacin o concurso la exigencia de las garantas no previstas expresamente en la LACAP, estableciendo los plazos para rendirse y dems datos necesarios (artculo 31 LACAP). Proporcionar a cualquier interesado, previo el pago correspondiente, las bases de licitacin o concurso (artculo 49 LACAP). Notificar de todas las enmiendas, adendas, aclaraciones o cualesquiera cambio en las condiciones establecidas en las bases de licitacin o concurso (artculo 50 LACAP). Designar a tcnicos de la institucin para supervisar las obras adicionalmente a lo pactado en los contratos de supervisin (artculo 110 LACAP). En los contratos de obras, retener el monto del ltimo pago a los contratistas y supervisores, en una suma no inferior al 5% del monto vigente del contrato, a fin de garantizar cualquier responsabilidad derivada del incumplimiento total o parcial de las obligaciones contractuales (artculo 112 LACAP). Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI)

6.

De conformidad al artculo 9 LACAP, cada institucin de la Administracin Pblica conformar una Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, que podr abreviarse UACI, responsable de la descentralizacin operativa y de realizar todas las actividades relacionadas con la gestin de adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios. Esta unidad ser organizada segn las necesidades y caractersticas de cada entidad e institucin, y depender directamente de la institucin correspondiente. As mismo, el artculo 12 de la ley establece responsabilidades y facultades del Jefe UACI. Facultades y Competencias 1. Desconcentrar su operatividad a fin de facilitar la adquisicin y contratacin de obras, bienes y servicios (Esta atribucin si bien se encuentra en el captulo relativo a la UACI, deber ser ejercida por el titular de cada institucin). En el caso de las municipalidades, podrn asociarse para crear una UACI que tendr las funciones y responsabilidades de los municipios que las conformen (artculo 9, incisos 2 y 3 LACAP). 2. Establecer y mantener actualizado un banco de informacin, con datos de ofertantes segn su competencia, clasificado por especializacin y categora, de conformidad a la ley (artculo 13 LACAP). 3. Llevar un registro de todas las contrataciones realizadas en los ltimos diez aos, que permita la evaluacin y fiscalizacin de parte de los organismos y autoridades competentes (artculo 15 LACAP).

IV.5 Conclusiones sobre Normas y Competencias Los funcionarios y empleados pblicos y municipales, slo pueden actuar de acuerdo a lo establecido en la Constitucin de la Repblica y leyes secundarias. De lo contrario, viciar los actos induce a la nulidad absoluta o provoca las llamadas vas de hecho de la administracin, que es el obrar sin ningn fundamento legal. La LACAP ha establecido las atribuciones, competencias y obligaciones para cada uno de los que considera sus principales protagonistas. A ella deben apegarse para la actuacin conforme a la ley. El obviar tales competencias y funciones o mezclar funciones incompatibles, generar la ilegalidad de las actuaciones, pudiendo ser revocadas en sede judicial (contencioso administrativo).APROBACION VIGENCIA


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V. PROCEDIMIENTOS

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V.1

Licitacin o Concurso Pblico y Licitacin o Concurso Pblico por Invitacin

PROCEDIMIENTO UNAC 001: RESPONSABLE Jefe UACI PASO N 01 ACCION Verifica Programacin Anual de Adquisiciones y Contrataciones y solicita especificaciones tcnicas a Jefe(s) de unidad(es) solicitante(s). Elabora condiciones y especificaciones tcnicas de la obra, bien o servicio y tras lada a Jefe UACI, con autorizacin respectiva. Recibe condiciones y especificaciones tcnicas de la obra, bien o servicio y verifica asignacin presupuestaria con Unidad Financiera Institucional (UFI) o Unidad que haga sus veces. Abre expediente (al que debe agregar todos los documentos generados en el proceso, segn Art. 12, literal h), elabora Bases de Licitacin o Concurso de acuerdo al apartado VI de este Manual (Art. 12, literal f), con Jefe unidad solicitante o personal idneo. Traslada bases de licitacin o concurso y expediente a Titular, Junta o Consejo Directivo, Concejo Municipal o Persona Designada. Revisa, aprueba bases de licitacin o concurso (segn Art. 18) y traslada con expediente a Jefe UACI. Recibe bases de licitacin o concurso aprobadas, expediente y procede: a) Si la licitacin o concurso pblico es por invitacin, consulta banco de datos institucional de ofertantes y contratistas, elabora lista corta con un mnimo de cuatro ofertantes y en casos especiales, debidamente justificados, selecciona hasta un mnimo de dos; y traslada con expediente a Titular, Junta o Consejo Directivo, Concejo Municipal o Persona Designada y contina con siguiente paso. b) Si es licitacin o concurso pblico, contina en paso N 10. Revisa, razona, aprueba lista corta (segn Art. 66) y devuelve a Jefe UACI con expediente.

Jefe unidad solicitante

02

Jefe UACI

03

04

05

Titular, Junta o Consejo Directivo, Concejo Municipal o Persona Designada Jefe UACI

06

07

Titular, Junta o Consejo Directivo, Concejo Municipal o Persona DesignadaAPROBACION

08

VIGENCIA


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



RESPONSABLE Jefe UACI

PASO N 09

ACCION Elabora, firma y enva nota de invitacin a ofertantes seleccionados y obtiene firma de recibido en copia de nota, las cuales anexa a expediente (segn Art. 67). Redacta Aviso de Convocatoria segn formularios VII.2 o VII.3 de este Manual, para medios de prensa escrita de circulacin de la repblica (segn Art. 47) y gestiona publicacin. Obtiene reproduccin de bases de licitacin o concurso, recorta y anexa publicacin de convocatoria y original de bases de licitacin o concurso a expediente, en espera de fecha para el retiro de bases. Cancela derechos de bases de licitacin o concurso en Colectura o Instituciones Financieras Autorizadas y Tesorera Municipal, presenta recibo y retira bases en lugar, fecha y hora establecidas en convocatoria(1) (segn Art. 49), anota datos en Registro para Retiro de Bases de Licitacin/concurso (formulario VII.4) y firma registro. Presenta oferta segn bases de licitacin o concurso y firma Registro de Presentacin de Ofertas (1), segn formulario VII.6 de este Manual, (Art. 52), incluyendo las ofertas recibidas extemporneamente (Art.53). Realiza acto de apertura pblica de ofertas segn bases de licitacin o concurso y verifica que presenten garanta de mantenimiento de oferta (segn Art. 53). Elabora Acta de Apertura de Ofertas, segn formulario VII.7 de este Manual, en la que hace constar las ofertas recibidas, garantas de mantenimiento de oferta, as como otros aspectos relevantes (segn Art. 53, inciso 2), obtiene firma de ofertantes o representantes asistentes y les entrega copia de acta, as como las ofertas recibidas extemporneamente, sin abrir. Convoca a miembros de la Comisin de Evaluacin de Ofertas nombrados por el Titular, o persona designada (mediante acuerdo, conforme al Art. 20), entregndoles ofertas y expediente para su evaluacin. Analizan ofertas, evalan aspectos tcnicos y econmicofinancieros (segn Art. 55) y emiten Informe de Evaluacin de Ofertas (2), segn formulario VII.8 de este Manual, en el cual hacen la recomendacin (segn art. 56, inciso 1).VIGENCIA

10

11

Ofertante

12

13

Jefe UACI o su representante

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15

16

Miembros de la Comisin de Evaluacin de Ofertas

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APROBACION


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



RESPONSABLE

PASO N 18

ACCION Elaboran y firman Acta de Recomendacin segn formulario VII.9 de este Manual, (Art. 56 inciso 3) y envan con informe y expediente a Titular, Junta o Consejo Directivo, Concejo Municipal o Persona Designada. Revisa informe, acta y expediente y procede de acuerdo al artculo 56: a) Adjudica si esta de acuerdo con la recomendacin de la Comisin de Evaluacin de Ofertas, continuando con el siguiente paso; b) Adjudica a otro si no esta de acuerdo con la recomendacin de la Comisin de Evaluacin de Ofertas, continuando con el siguiente paso; c) Declara desierta la Licitacin o Concurso, continua con el siguiente paso. Razona por escrito su decisin y enva informe, acta y expediente a Jefe UACI.(3) Recibe informe, acta y expediente, anexa documentos a expediente, elabora proyecto de resolucin de adjudicacin o declarando desierta la licitacin o concurso, segn formulario VII.11 de este Manual, teniendo como base el acuerdo emitido por la Junta o Consejo Directivo o Concejo Municipal, en el caso de Instituciones Autnomas y Municipalidades (4) (conforme Art. 56 inciso 4) y traslada con expediente a Titular, Junta o Consejo Directivo, Concejo Municipal o Persona Designada. Revisa expediente y proyecto de resolucin de adjudicacin, y procede: a) Realiza observaciones y lo devuelve al Jefe UACI para su modificacin y posterior firma, continuando con el siguiente paso. b) Firma y devuelve a Jefe UACI. Elabora Acta de Notificacin, tomando como base el formulario VII.12 de este Manual, y notifica resolucin de adjudicacin (a ms tardar dentro de las 72 horas hbiles siguientes de haberse provedo) a ofertantes participantes y adjudicatario(s)(5), segn el caso, obtiene firma de recibido en el acta. (segn Arts. 57 y 74). (En caso de los ofertantes extranjeros la notificacin se hace por medio de fax con acuse de recibido).VIGENCIA

Titular, Junta o Consejo Directivo, Concejo Municipal o Persona Designada

19

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Jefe UACI

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22

Jefe UACI

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APROBACION


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



RESPONSABLE

PASO N 24

ACCION Espera 5 das hbiles, a efecto de que la Resolucin quede en firme y pueda suscribir el contrato.(6) Redacta Aviso de adjudicacin, segn formulario VII.14 de este Manual, para medios de prensa escrita de circulacin de la repblica (segn Art. 57, inciso 2) y gestiona publicacin. Verifica formato de contrato y procede: a) Si se trata de contratos sobre adquisiciones de bienes muebles sujetos a licitacin y de instituciones que no poseen personera jurdica, elabora contrato, obtiene Vo.Bo. del Titular; elabora y firma nota de remisin del expediente y convoca al adjudicatario para firma del mismo, continuando en paso siguiente. b) Si se trata del resto de contratos o de contratos de instituciones que poseen personera jurdica, comunica a Titular o persona designada, convoca al adjudicatario para firma de contrato, conforme a bases de licitacin o de concurso, continuando en paso N 31. ( Art. 18, 4 inciso). Firma y devuelve contrato a Jefe UACI. Enva contrato y documentos al Fiscal General de la Repblica. Firma contrato y devuelve al Jefe de la UACI. Recibe contrato firmado por Fiscal General de la Repblica, documentos anexos y contina en paso N 32. Firman contrato en un plazo mximo de 8 das hbiles, posteriores a la notificacin de la resolucin de adjudicacin, (segn Art. 81) y devuelven contrato firmado a Jefe UACI. Elabora y obtiene firma de Persona Designada en orden de inicio de obra (si procede), entrega copia de contrato y orden de inicio de obra a Contratista,(7) anexa contrato original a expediente y devuelve garantas de mantenimiento de oferta a ofertantes no ganadores (segn Art. 80, Inciso 3). Recibe copia de contrato y orden de inicio de obra (si amerita), presenta garanta(s) solicitada(s) y procede:VIGENCIA

25

26

Adjudicatario Jefe UACI

27 28

Fiscal General de la Repblica Jefe UACI

29 30

Titular y Adjudicatario

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Jefe UACI

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Contratista

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APROBACION


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



RESPONSABLE

PASO N a)

ACCION Si se trata de bienes y/o servicios, prepara y entrega suministros o proporciona servicio, segn clusulas del contrato, presenta factura a Persona Designada, contina en paso siguiente. Si se trata de obra, inicia conforme a orden y entrega obra o avance de la misma, de acuerdo a clusulas de contrato, previo visto bueno de Supervisor, presenta factura a Persona Designada, contina en siguiente paso.

b)

Jefe UACI

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Verifica bienes, prestacin de servicios, obra o avance de la misma con Persona Designada por unidad solicitante y comprueba cumplimiento de clusulas de contrato. Elabora y firma Acta de recepcin de bienes, servicios, obra o avance de la misma, segn formulario VII.20 de este Manual, (conforme Art. 12, literal j), obtiene firma del Contratista(7) en acta. Anexa acta de recepcin a expediente, entrega copia a Contratista(7) y distribuye copias, a quien considere necesario. Devuelve garanta de cumplimiento de contrato con su respectivo finiquito, a Contratista, una vez finalizada la contratacin. Presenta garanta de buena obra (si procede), segn bases de licitacin o concurso y contrato (segn Art. 37).

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36

37

Contratista

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NOTAS: (1) La institucin licitante, deber exigir al momento de presentacin de las ofertas, la copia del recibo de pago de derechos para adquirir las bases de licitacin o concurso, dicha formalidad deber expresarse en las bases de licitacin o concurso. (2) La recomendacin comprender la calificacin de la oferta mejor evaluada para la adjudicacin correspondiente. Asimismo, incluir la calificacin de aquellas otras que en defecto de la primera, presentan opcin a tomarse en cuenta para su eventual adjudicacin segn las bases de licitacin o de concurso (segn Art. 56, inciso 2). (3) Cuando el Titular no acepte la recomendacin de la Comisin de Evaluacin de Ofertas, se consignar y razonar por escrito su decisin para optar por alguna de las otras ofertas o declarar desierta la licitacin o concurso (con base al Art. 56, inciso 5). (4) En el caso de las Instituciones Oficiales Autnomas y Municipalidades, la resolucin de adjudicacin se elaborar con base al acuerdo tomado por el Consejo o Junta Directiva o el Concejo Municipal,

APROBACION

VIGENCIA


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



considerando que dicho acuerdo no tiene calidad de res olucin sino que es un documento en el que consta el acto de decisin interna de la Institucin. (5) En las bases de licitacin o concurso, se podr prever la adjudicacin parcial, razn por la que el adjudicatario podr ser ms de uno. (6) Antes de Suscribir el contrato el jefe UACI, debe esperar 5 das para que la resolucin de adjudicacin quede en firme, ya que los ofertantes participantes pueden interponer por escrito, recurso de revisin ante el Titular, dentro del trmino de cinco das hbiles, contados a partir del da siguiente de la notificacin de la resolucin de adjudicacin. Transcurrido dicho plazo, la resolucin de adjudicacin queda firme (con base al Art. 56, inciso 6). (7) El Adjudicatario desde el momento de suscribir el contrato, adquiere la calidad de Contratista y deja de ser Adjudicatario. ACLARACIN: La adquisicin de bienes inmuebles se efecta a travs de escritura pblica ante un notario; el arrendamiento de estos mismo bienes, se realiza mediante documento autenticado, todo conforme al derecho comn (Art. 24), pero en ambos casos, se observar la LACAP en la preparacin, adjudicacin y cumplimiento, en cuanto les fuere aplicable.

APROBACION

VIGENCIA


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



V.2

Licitacin o Concurso Pblico Internacional

PROCEDIMIENTO UNAC 002: RESPONSABLE Jefe UACI PASO N 01 ACCION Verifica Programacin Anual de Adquisiciones y Contrataciones, determina ejecucin de licitacin Internacional y solicita por escrito autorizacin a Titular, Junta o Consejo Directivo, Concejo Municipal o Persona Designada. Revisa solicitud de Licitacin Pblica Internacional, aprueban y trasladan a Jefe UACI

Titular, Junta o Consejo Directivo, Concejo Municipal o Persona Designada. Jefe UACI

02

03

Solicita especificaciones tcnicas a Jefe(s) de unidad(es) solicitante(s). Elabora condiciones y especificaciones tcnicas de la obra, bien o servicio y traslada a Jefe UACI, con autorizacin respectiva. Recibe condiciones y especificaciones tcnicas de la obra, bien o servicio y verifica asignacin presupuestaria con Unidad Financiera Institucional (UFI) o Unidad que haga sus veces. Abre expediente (al que debe agregar todos los documentos generados en el proceso, segn Art. 12, literal h), elabora Bases de Licitacin o Concurso segn apartado VI de e ste Manual, (Art. 12, literal f), con Jefe unidad solicitante o personal idneo. Traslada bases de licitacin o concurso y expediente a Titular, Junta o Consejo Directivo, Concejo Municipal o Persona Designada.


04

Jefe UACI

05

06

07


08

Revisa, aprueba bases de licitacin o concurso (segn Art. 18) y traslada con expediente a Jefe UACI.

09

Elabora formato de convocatoria Internacional en idioma ingls o del pas donde se efectuar la publicacin, en la que debe detallarse el No. de Cuenta ABA (1) del Banco donde los ofertantes en el exterior depositarn el pago de las bases de licitacin o concurso. (La convocatoria Nacional ser publicada el mismo da que la Internacional).

APROBACION

VIGENCIA


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



RESPONSABLE

PASO N 10

ACCION Efecta contacto con Empresas publicitarias en otro u otros pases y enva formato de anuncio en idioma definido y cotizacin, va correo y/o correo electrnico. Recibe documentos, elabora cotizacin y enva a Jefe UACI de Institucin solicitante. Recibe cotizacin y traslada a Titular, Junta o Consejo Directivo, Concejo Municipal o Persona Designada para su aprobacin. Recibe cotizacin de publicacin, revisa, aprueba y traslada a Jefe UACI.

Empresa Publicitaria

11

Jefe UACI

12

Titular, Junta o Consejo Directivo, Concejo Municipal o Persona Designada Jefe UACI

13

14

Contacta Empresa publicitaria para que efecte publicacin, enva formato del mismo y adjunta detalle para que emitan factura provisional de pago. Enva a Jefe U ACI factura provisional por correo o correo electrnico, segn formato requerido por la institucin para efectos de tramitar pago. Recibe factura provisional y traslada a Unidad Financiera Institucional (UFI) o quien haga sus veces. Realiza pago a nombre de empresa publicitaria y abona a nmero de cuenta de sta, en Banco requerido por la misma. Recibe pago, efecta publicacin y enva por correo a Jefe UACI, el anuncio efectuado en el peridico, adjuntando factura original. Recibe anuncio, obtiene reproduccin de bases de licitacin o concurso, y anexa publicacin de convocatoria (incluyendo la nacional) y original de bases de licitacin o concurso a expediente, en espera de fecha para el retiro de bases. Cancela derechos de bases de licitacin o concurso en el Banco sealado en el anuncio (2), (en caso de ofertante nacional, en lugar sealado para tal fin) y enva por fax a UACI de Institucin licitante recibo del pago efectuado. Obtiene recibo de pago por fax (anota datos de ofertante en registro de retiro de bases), confirma que se ha recibido el documento y enva bases por cualquier medio (correo, fax, correo electrnico).VIGENCIA

Empresa Publicitaria

15

Jefe UACI

16

UFI o quien haga sus Veces Empresa Publicitaria

17 18

Jefe UACI

19

Ofertante

20

Jefe UACI

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APROBACION


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



RESPONSABLE Ofertante

PASO N 22

ACCION Recibe bases de licitacin o concurso (3) y confirma de recibido a UACI de Institucin licitante, cualquier medio (correo, fax o correo electrnico). Presenta oferta segn bases de licitacin o concurso(4) y firma, de acuerdo a formulario VII.6 Registro de Presentacin de Ofertas. En caso que sea enviada por correo, se registrar y se har constar en acta, incluyendo ofertas recibidas extemporneamente. Realiza acto de apertura pblica de ofertas segn bases de licitacin o concurso y verifica que presenten garanta de mantenimiento de oferta(5) (segn Art. 53). Elabora Acta de Apertura de Ofertas, segn formulario VII.7, en la que hace constar las ofertas recibidas, garantas de mantenimiento de oferta, as como otros aspectos relevantes (segn Art. 53, inciso 2), obtiene firma de ofertantes o representantes asistentes y les entrega copia de Acta (a los ofertantes no presentes se les enva acta posteriormente mediante fax). Las ofertas recibidas extemporneamente, se devuelven sin abrir, al finalizar este acto. Convoca a miembros de la Comisin de Evaluacin de Ofertas nombrados por el Titular o persona designada (mediante acuerdo, conforme al Art. 20), entregndoles ofertas y expediente para su evaluacin. Analizan ofertas, evalan aspectos tcnicos y econmicofinancieros (segn Art. 55) y emiten Informe de Evaluacin de Ofertas, segn formulario VII.8, en el cual hacen la recomendacin (segn Art. 56, inciso 1). Elaboran y firman Acta de Recomendacin (segn Art. 56 inciso 3) y envan con informe y expediente a Titular, Junta o Consejo Directivo, Consejo Municipal o Persona Designada. Revisa informe, acta y expediente, y procede de acuerdo al artculo 56: a) Adjudica, si esta de acuerdo con la recomendacin de la Comisin de Evaluacin de Ofertas, continuando con el siguiente paso; b) Adjudica a otro, si no esta de acuerdo con la recomendacin de la Comisin de Evaluacin de Ofertas, continuando con el siguiente paso; c) Declara desierta la licitacin o concurso, continua con el siguiente paso.VIGENCIA

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Jefe UACI

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Miembros de la Comisin de Evaluacin de Ofertas

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Titular, Junta o Consejo Directivo, Concejo Municipal o Persona Designada.

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APROBACION


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



RESPONSABLE

PASO N 30

ACCION Razona por escrito su decisin y enva informe, acta y expediente a Jefe UACI. Recibe informe, acta y expediente, anexa documentos a expediente, elabora Resolucin de Adjudicacin, tomando como base el formulario VII.11, teniendo como base el acuerdo emitido por el Titular, la Junta o Consejo Directivo, Concejo Municipal o Persona Designada, en el caso de Instituciones Autnomas y Municipalidades (6), (conforme Art. 56 inciso 4) y traslada con expediente a Titular. Revisa expediente y proyecto de resolucin de adjudicacin, y procede: a) Realiza observaciones y lo devuelve al Jefe UACI para su modificacin y posterior firma, continuando con el siguiente paso; o b) Firma y devuelve a Jefe UACI. Elabora Acta de Notificacin; segn formulario VII.112 y notifica resolucin de adjudicacin a ofertantes participantes y adjudicatario(s), obtiene firma de recibido. (segn Arts. 57 y 74). En caso ofertantes extranjeros, la notificacin se hace por medio de fax con acuse de recibido. Espera 5 das hbiles, a efecto de que la resolucin quede en firme y pueda suscribir el contrato.(7)

Jefe UACI

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Jefe UACI

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35

Redacta aviso de adjudicacin para medios de prensa escrita de circulacin de la repblica (segn Art. 57, inciso 2) y gestiona publicacin en medios de prensa escrita, efectuando adems publicacin va Internet. Continua con pasos del No.26 al 38 del procedimiento Licitacin o concurso pblico y licitacin o concurso pblico por invitacin.

36

NOTAS: (1) El nmero de cuenta ABA es el cdigo del Banco que lo diferencia de otros Bancos, lo que es necesario proporcionar en caso que la transferencia se efecte a un Banco diferente. (2) En la convocatoria se dar a conocer el costo de las bases ms la comisin que el Banco cobra por cada transaccin, la cual deber cancelar cada ofertante.

APROBACION

VIGENCIA


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



(3) Antes de la fecha de recepcin de las ofertas, se podrn recibir consultas por escrito (segn Art. 51), las que debern ser contestadas y comunicadas, igualmente por escrito a todos aquellos que hayan retirado las bases de licitacin o de concurso. Asimismo, las Instituciones podrn hacer adendas o enmiendas por escrito a las bases de licitacin o de concurso (segn Art. 50), antes de que venza el plazo para la presentacin de las ofertas, las que debern ser notificadas a todos los que hayan obtenido las bases de licitacin o de concurso. (4) La institucin licitante, deber exigir al momento de presentacin de las ofertas, la copia del recibo de pago de derechos para adquirir las bases de licitacin o concurso, dicha formalidad deber ser expresada en las bases de licitacin o concurso. (5) En los casos de ofertantes extranjeros, se podr aceptar cheque certificado emitido por un banco del pas de origen del ofertante como garanta de mantenimiento de oferta, debiendo establecerlo de tal forma, en las respectivas bases de licitacin o concurso. (6) En el caso de las Instituciones Oficiales Autnomas y Municipalidades, la resolucin de adjudicacin se elaborar con base al acuerdo tomado por el Consejo o Junta Directiva o el Concejo Municipal, considerando que dicho acuerdo no tiene calidad de resolucin sino que es un documento en el que consta el acto de decisin interna de la Institucin. (7) Antes de Suscribir el contrato el jefe UACI, debe esperar 5 das para que la Resolucin de Adjudicacin quede en firme, ya que los ofertantes participantes pueden interponer por escrito, recurso de revisin ante el Titular, dentro del trmino de cinco das hbiles, contados a partir del da siguiente de la notificacin de la resolucin de adjudicacin. Transcurrido dicho plazo la resolucin de adjudicacin queda firme (con base al Art. 56, inciso 6).

ACLARACIONES: Dentro de los requerimientos que debern estipularse en las bases de licitacin o de concurso (segn Art. 44 de la LACAP) son: 1) La oferta as como toda la correspondencia y documentos relativos a ella que intercambien el ofertante y la institucin licitante, debern redactarse en castellano. Los documentos complementarios y literatura impresa que proporcione el ofertante, podrn estar escritos en otro idioma, a condicin de que vayan acompaados de una traduccin al castellano debidamente autenticada por las autoridades correspondientes e indicarn la posibilidad de proporcionar informacin complementaria, si sta es requerida por la Institucin. La traduccin prevalecer en lo que respecta a la interpretacin de la oferta. La documentacin legal debidamente apostillada o autenticada por el Cnsul de El Salvador en el pas de origen y autenticada por El Ministerio de Relaciones Exteriores de El Salvador. Las cotizaciones de las ofertas, en su caso, se harn con base a los Trminos de Comercio Internacional INCOTERMS, vigentes.

2) 3)

APROBACION

VIGENCIA


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



V.3

Libre Gestin

PROCEDIMIENTO UNAC 003: RESPONSABLE Jefe UACI PASO N 01 ACCION Verifica existencia de bienes en almacn, programacin anual de adquisiciones y contrataciones (1) y solicita especificaciones tcnicas al Jefe de unidad solicitante. Elabora condiciones y especificaciones tcnicas de obra, bien o servicio y traslada al Jefe UACI, con autorizacin respectiva. Adecua con Jefe de unidad solicitante o personal idneo, las condiciones y especificaciones tcnicas de obra, bien o servicio. Verifica asignacin presupuestaria con Unidad Financiera Institucional (UFI) o Unidad que haga sus veces. Abre expediente (al que debe agregar todos los documentos generados en el proceso, segn Art. 12, literal h), verifica monto de adquisicin, consulta banco de datos institucional de ofertantes y contratistas y procede, segn artculos 40 y 41 literal c: a) Si la adquisicin o ejecucin de la obra no excede al equivalente a diez (10) salarios mnimos urbanos, selecciona ofertante(s) que cumpla(n) requisitos, contina con el siguiente paso. b) Si la adquisicin o ejecucin de la obra es mayor al equivalente a diez (10) salarios mnimos urbanos e inferior a ochenta (80), selecciona como mnimo tres ofertantes que cumplan requisitos y contina con el siguiente paso. c) Si la adquisicin se trata de ofertante nico o marcas especficas, bastar un solo ofertante, debiendo el Titular, firmar la resolucin razonada de esta adquisicin, la cual ser anexada al expediente. Solicita cotizacin(es) de bienes y/o servicios a adquirir, segn formulario VII.1 de este Manual dejando constancia en expediente y entrega especificaciones tcnicas y condiciones de la obra a ejecutar a ofertante(s).


02

Jefe UACI

03

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05

06

APROBACION

VIGENCIA


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



RESPONSABLE

PASO N 07

ACCION Recibe cotizacin(es) de ofertante(s), y elabora Cuadro Comparativo de Ofertas (2), segn formulario VII.10 y Resolucin Razonada con base a formulario VII.11 de este Manual (si procede) y traslada documentos con expediente a Titular, Junta o Consejo Directivo, Concejo Municipal o Persona Designada. Revisa cotizacin o cuadro comparativo de ofertas y expediente, adjudica y devuelve a Jefe UACI.


08

09

Recibe documentos, y elabora Orden de Compra de bienes y servicios (3) y firma, (segn Art. 79), obtiene firmas, entrega orden de compra a Contratista y distribuye copias a quien corresponda. Elabora Orden de Inicio de obra, segn formulario VII.19 (si procede), obtiene firma de Titular, Junta o Consejo Directivo, Concejo Municipal o Persona Designada y entrega documento a Adjudicatario. Recibe y procede: a) Si se trata de bienes o servicios, prepara y entrega suministros o proporciona servicio y presenta factura a persona designada, continuando con el siguiente paso. b) Si se trata de obra, inicia conforme a orden y entrega obra o avance de la misma, con visto bueno del supervisor y presenta factura a persona designada, continuando con el siguiente paso. Verifica cumplimiento de las condiciones y especificaciones tcnicas con Jefe de Unidad Solicitante o persona designada por ste, cuando el caso lo requiera, elabora y firma acta de recepcin de bienes, servicios, obra o avance de la misma, (segn Art. 12, literal j) y obtiene firma del Contratista(4) en acta. Cuando se trate de adquisiciones menores a los diez salarios mnimos urbanos, no ser necesario elaborar el acta de recepcin. Anexa acta de recepcin a expediente y distribuye copias a quienes considere necesario.

10

Contratista

11

Jefe UACI

12

13

APROBACION

VIGENCIA


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



NOTAS: (1) Podrn adquirirse bienes, servicios u obras, por libre gestin que no hayan sido contemplados en la Programacin Anual de Adquisiciones y Contrataciones y sin que el monto no exceda de 80 salarios mnimos urbanos. Para lo cual, debern dejar constancia razonada de la modificacin de la programacin anual. (2) El cuadro comparativo de ofertas debe elaborarse, cuando se reciba ms de una oferta, ubicando en los primeros lugares las ofertas mejor evaluadas, de acuerdo a las cotizaciones recibidas. (3) Las Instituciones podrn elaborar y suscribir contratos, segn la obra, bien o servicio a adquirir, a efecto de salvaguardar los intereses de la misma. (4) El Adjudicatario desde el momento de suscribir el contrato, adquiere la calidad de Contratista, y deja de ser adjudicatario

APROBACION

VIGENCIA


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



V.4

Contratacin Directa

PROCEDIMIENTO UNAC 004: RESPONSABLE Jefe unidad solicitante PASO N 01 ACCION Identifica necesidad de obra, bien o servicio, elabora solicitud de adquisicin con justificaciones respectivas, previa autorizacin del Titular, Junta o Consejo Directivo o Concejo Municipal segn el caso y traslada a Jefe UACI. Recibe y verifica existencia de bienes en almacn, programacin anual de adquisiciones y contrataciones (si procede) y consulta disponibilidad de fondos en Unidad Financiera Institucional (UFI) o Unidad que haga sus veces. Determina que la contratacin este comprendida dentro de las situaciones previstas en el Artculo 72 de la LACAP, segn formulario VII.11 de este Manual elabora y traslada resolucin razonada de contratacin directa o declaracin de urgencia debidamente razonada a Titular, Junta o Consejo Directivo o Concejo Municipal. Revisa proyecto de resolucin razonada de contratacin directa o declaracin de urgencia (1) debidamente razonada y procede: a) Realiza observaciones y lo devuelve al Jefe UACI para su modificacin y posterior firma, continuando con el siguiente paso; o b) Firma y devuelve a Jefe UACI, continuando con el siguiente paso. Abre expediente, anexa resolucin razonada o declaratoria de urgencia, obtiene condiciones y especificaciones tcnicas de la obra, bien o servicio del Jefe de unidad solicitante, consulta banco de datos institucional de ofertantes y contratistas, selecciona ofertante(s) que cumpla(n) requisitos y le(s) solicita cotizacin(es) respectiva(s), segn formulario VII.1 de este Manual. Recibe cotizacin(es) segn formulario, elabora Cuadro Comparativo de Ofertas(2), segn formulario VII.10 (si procede) y traslada junto con expediente a Titular, Junta o Consejo Directivo o Concejo Municipal(3).VIGENCIA

Jefe UACI

02

03

Titular, Junta o Consejo Directivo o Concejo Municipal

04

Jefe UACI

05

06

APROBACION


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



RESPONSABLE Titular, Junta o Consejo Directivo o Concejo Municipal Jefe UACI

PASO N 07

ACCION Revisa cotizacin o cuadro comparativo de ofertas, adjudica y traslada expediente a Jefe UACI. Recibe expediente y comunica sobre adjudicacin a la UFI o Unidad que haga sus veces, para provisin de fondos. Comunica a adjudicatario sobre adjudicacin, elabora Contrato segn formulario VII.15 o VII.16 y Orden de Inicio de Obra segn formulario VII.19 (si procede). Comunica a Adjudicatario y a Titular, el lugar, da y hora para la firma del contrato. Revisan y firman contrato (segn Art. 18, 4 inciso) y devuelven a Jefe UACI. Recibe contrato y obtiene firma de Persona Designada en Orden de Inicio de Obra (si procede). Entrega contrato, el cual incluye condiciones y especificaciones tcnicas del bien, servicios u obra y orden de inicio de obra (si procede) a Contratista(4), solicitando garantas que fueran necesarias, para su resguardo. Presenta garanta(s) solicitada(s), recibe un ejemplar del contrato y orden de inicio de obra (segn el caso) y procede: a) Si se trata de bienes y/o servicios, prepara y entrega bienes o proporciona servicio, segn clusulas de contrato, presenta factura a persona designada y contina con el siguiente paso. b) Si se trata de obra, inicia conforme a orden y entrega obra o avance de la misma, segn clusulas de contrato, previo visto bueno de Supervisor, junto con factura, la cual entrega a persona designada y contina con el siguiente paso. Verifica cumplimiento de las condiciones y especificaciones tcnicas con Jefe de Unidad Solicitante o persona designada por ste, cuando el caso lo requiera. Elabora y firma Acta de Recepcin de bienes, servicios, obra o avance de la misma segn formulario VII.20 (segn Art. 12, literal j) y obtiene firma de Contratista.VIGENCIA

08

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10

TitularAdjudicatario

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Jefe UACI

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Contratista

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Jefe UACI

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APROBACION


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



RESPONSABLE

PASO N 17

ACCION Anexa acta de recepcin de bienes, servicios, obra o avance de la misma al expediente y distribuye copias a quien considera necesario. Devuelve garantas correspondientes, con su respectivo finiquito, una vez concluido el contrato.

18

NOTAS: (1) La declaracin de urgencia debe hacerse del conocimiento del Consejo de Ministros, con excepcin de las Municipalidades, en cuyo caso ser el Concejo Municipal quien conocer y emitir la respectiva declaratoria de urgencia. (2) Ser potestad del Titular la constitucin de la Comisin de Evaluacin de Ofertas (Art. 20 LACAP). (3) El Cuadro comparativo de ofertas debe elaborarse ubicando en los primeros lugares las ofertas mejor evaluadas, en funcin de las cotizaciones presentadas por los oferentes. Solo se elaborar cuadro comparativo de ofertas, cuando se haya recibido ms de una cotizacin. (4) El Adjudicatario desde el momento de suscribir el contrato, adquiere la calidad de Contratista, y deja de ser Adjudicatario.

APROBACION

VIGENCIA


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



V.5

Imposicin de Multa por Mora

PROCEDIMIENTO UNAC 005: RESPONSABLE Jefe UACI PASO N 01 ACCION Identifica y documenta mora en cumplimiento de obligaciones contractuales por causas imputables al contratista, conforme artculo 85 de la LACAP y enva al Titular, Junta o Consejo Directivo o Concejo Municipal. Recibe documentos que comprueban el grado de incumplimiento del contratista y el monto de la multa a imponer al contratista, aprueban y emiten acuerdo de Imposicin de multa trasladan a Jefe UACI. Convoca a contratista a efecto de comunicarle que en consecuencia de incumplimiento de plazo contractual, se ha hecho acreedor a la sancin que establece la LACAP. Acude a convocatoria en lugar, fecha y hora sealada, expresa los motivos del incumplimiento(1) y se da por enterado del procedimiento a seguir para la imposicin de la multa. (De todo lo conversado se levantar acta, la cual suscribirn las partes). Calcula multa a imponer de la siguiente manera: a) b) c) Los primeros 30 das de retraso, la cuanta ser del (0.1 %) del valor total del contrato; Siguientes 30 das de retraso, la cuanta ser del (0.125%) del valor total del contrato; En los siguientes das de retraso, la cuanta ser del (0.15%) del valor total del contrato.


02

Jefe UACI

03

Contratista

04

Jefe UACI

05

06

Elabora resolucin razonada con base a la LACAP y documentacin que compruebe el incumplimiento, tomando como modelo el formulario VII.11 de este Manual, detalla las causas imputables al contratista, e indica que la emisin del cheque debe ser a favor de la Direccin General de Tesorera, en los casos de Instituciones del Gobierno Central y Autnomas (2) y remite a Titular. Revisa resolucin razonada, que contiene clculo de multas y documentacin adjunta y procede: a) Observa la resolucin y devuelve a Jefe UACI; b) Firma resolucin razonada y devuelve a Jefe UACI.VIGENCIA

Titular o persona designada

07

APROBACION


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



RESPONSABLE Jefe UACI

PASO N 08

ACCION Recibe resolucin razonada y procede: a) Incorpora observaciones y devuelve a Titular para su respectiva firma, retomando desde paso No. 07 de este procedimiento; b) Recibe Resolucin firmada y contina con siguiente paso. Procede a elaborar acta de notificacin segn formulario VII.12 y notifica a contratista en domicilio designado para tal fin. Firma acta de notificacin y recibe copia de resolucin razonada de imposicin de multa por incumplimiento de plazo contractual. Presenta cheque en l Direccin General de Tesorera o a en la Unidad Financiera Institucional (UFI) o en aquella que haga sus veces (3), la que extiende recibo de ingreso como comprobante, el cual presenta al Jefe UACI. Obtiene copia de recibo de pago de multa, resolucin razonada y acta, incorpora informacin a registro de ofertantes y contratistas institucional e informa a UNAC, mediante nota.

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Contratista

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Jefe UACI

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Notas: (1) El Contratista, amparado en el artculo 86 de la LACAP, puede solicitar prrroga equivalente al tiempo perdido, antes de que venza el plazo del contrato, debiendo justificar y comprobar las causas que han motivado dicho incumplimiento. (2) En el caso de las Municipalidades, el cheque en concepto de multa, ser emitido a favor Tesorera institucional de la Alcalda Municipal que ha sancionado al suministrante, segn lo establecido en el artculo 63, numeral 2 del Cdigo Municipal. (3) La Unidad Financiera Institucional (UFI) o la que haga sus veces, realizar el depsito respectivo a la Direccin General de Tesorera en el Ministerio de Hacienda.

ACLARACION: Si el monto acumulado por multa, alcanzara el 12% del valor total del contrato, la Institucin proceder a caducar el contrato y actuar de conformidad al procedimiento No. V.7 Ejecucin de Garantas de este Manual, para hacer efectiva la Garanta de Cumplimiento de Contrato.

APROBACION

VIGENCIA


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



V.6

Inhabilitacin a Particulares

PROCEDIMIENTO UNAC 006: RESPONSABLE Jefe UACI PASO N 01 ACCION Identifica y documenta la gravedad de la falta cometida por ofertante o contratista, contempladas en artculo 158 de la LACAP y traslada a Titular, Junta o Consejo Directivo o Concejo Municipal. Recibe documentos relacionados a la inhabilitacin del ofertante o contratista, aprueban y emiten acuerdo de inhabilitacin, trasladan a Jefe UACI. Convoca a ofertante o contratista a efecto de comunicarle sancin a imponer como consecuencia de faltas cometidas. Acude a convocatoria en lugar, fecha y hora sealada, dndose por enterado de la sancin que impondr la institucin. Elabora acta de reunin sostenida con ofertante o contratista, establecindose en la misma, la sancin a la que se ha hecho acreedor, la que firman ambas partes. Elabora con base a la LACAP y documentacin probatoria de la falta, resolucin razonada tomando como modelo el formulario VII.11 de este Manual, en la que deber detallar la conducta del ofertante o contratista, por la que se impone la sancin de inhabilitacin por un perodo de 1 a 5 aos (segn la gravedad de la falta) y remite a Titular para su conocimiento y aprobacin. Revisa resolucin razonada y documentacin adjunta y procede: a) Observa la resolucin razonada y devuelve a Jefe UACI; b) Firma resolucin razonada y devuelve. Recibe resolucin razonada y procede: a) Incorpora observaciones y devuelve a Titular para su respectiva firma; retomando desde el paso No. 07 de este procedimiento. b) Recibe resolucin razonada firmada, continuando con el paso siguiente.


02

Jefe UACI

03

Ofertante o contratista

04

Jefe UACI

05

06

Titular o persona designada

07

Jefe UACI

08

APROBACION

VIGENCIA


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



RESPONSABLE

PASO N 09

ACCION Elabora acta de notificacin tomando como modelo el formulario VII.12 de este Manual y notifica a ofertante o contratista en domicilio designado para tal fin. Firma y devuelve acta y recibe copia de resolucin razonada de inhabilitacin, por un perodo de 1 a 5 aos de acuerdo a la sancin impuesta. Obtiene copia de resolucin razonada y acta, incorpora informacin a registro de ofertantes y contratistas institucional y remite copia de resolucin razonada y acta a la UNAC. Recibe resolucin razonada y acta informacin en Registro de Inhabilitados. e incorpora

Ofertante o contratista

10

Jefe UACI

11

UNAC

12

APROBACION

VIGENCIA


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



V.7

Ejecucin de Garantas

PROCEDIMIENTO UNAC 007: RESPONSABLE Jefe UACI PASO N 01 ACCION Identifica y documenta incumplimiento, convoca al Adjudicatario o Contratista por escrito para comunicarle lo siguiente: a) Incumplimiento en la suscripcin del contrato; (1) b) Incumplimiento total en la entrega de la obra, bien o servicio; o c) Incumplimiento parcial en la entrega de la obra, bien o servicio. Concurre a la convocatoria del Jefe UACI, en lugar, fecha y hora sealada, dndose por enterado, que por el incumplimiento ya sea de no concurrir a suscribir contrato, o por incumplimiento contractual total o parcial, se har efectiva la garanta. Elabora acta de reunin sostenida con ofertante o contratista, establecindose en la misma, la sancin a la que se ha hecho acreedor, la que firman ambas partes. Elabora nota dirigida a la Compaa Afianzadora, en donde le comunica el incumplimiento de la empresa, de la cual dicha compaa es fiadora. Verifica incumplimiento de la persona natural o jurdica, sea Adjudicatario o Contratista; y comunica por escrito a la Institucin y a la persona natural o jurdica, si procede o no hacer efectiva la garanta. Emite cheque a favor de la Direccin General de Tesorera, en los casos de Instituciones del Gobierno Central y Autnomas (2) y entrega al Jefe UACI de la Institucin reclamante(3). Remite cheque a la UFI o la que haga sus veces y obtiene copia de recibo. Comunica a Adjudicatario o Contratista a efecto de entregarle recibo de ingreso que comprueba que se ha cumplido con lo establecido en el contrato y la LACAP. Elabora informe, anexa copia a expediente, registra incumplimiento y comunica a la UNAC la ejecucin de la garanta.VIGENCIA

Adjudicatario o Contratista

02

Jefe UACI

03

04

Compaa Afianzadora

05

06

Jefe UACI

07 08

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APROBACION


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



RESPONSABLE UNAC

PASO N 10

ACCION Recibe informe e incorpora informacin en el Registro de Incumplidos.

NOTA: (1) Cuando el incumplimiento se tratare de no comparecer en el tiempo sealado para suscribir contrato, en la misma Resolucin en la que se revoca la Adjudicacin a la persona natural o jurdica, se establecer que adems se har efectiva la Garanta de Mantenimiento de Oferta. (2) En el caso de las Municipalidades, el cheque en concepto de ejecucin de garanta, ser emitido a favor de la Tesorera Institucional de la Alcalda Municipal que ha sancionado al Adjudicatario o Contratis ta, segn lo establecido en el artculo 63, numeral 2 del Cdigo Municipal. (3) La Unidad Financiera Institucional (UFI) o la que haga sus veces, realizar el depsito respectivo a la Direccin General de Tesorera en el Ministerio de Hacienda.

APROBACION

VIGENCIA


DIA:

01

MES: 10 AO: 2,003



V.8

Interposicin de Recurso de Revisin

PROCEDIMIENTO UNAC 008: RESPONSABLE Ofertante o Adjudicatario PASO N 01 ACCION Interponen recurso de revisin ante Titular, Junta o Consejo Directivo o Concejo Municipal de la Institucin contratante. Revisa recurso y procede: a) Si el recurso cumple todos los requisitos establecidos en la LACAP, emite auto declarando la admisibilidad del recurso(1); elabora Acta de Notificacin, segn formulario VII.12, notifica el a de admisibilidad uto del recurso al (a los) recurrente(s) y al (los) adjudicatario(s) y obtiene firma de

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