Buenas prácticas de la OMS para laboratorios de control de calidad ...
Manual para las buenas prácticas en el control de ...
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Manual para las buenas prácticas en el control de inventarios de la empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S Daniela Cárdenas Cárdenas Mayra Alejandra Currea Agudelo Donny Alessandro González González Edison Fabián Molano Cruz Fundación Universitaria Panamericana Facultad de Ciencias Empresariales Finanzas y Negocios Internacionales Bogotá, Colombia 2017
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Manual para las buenas prácticas en el control de inventarios de la empresa
Distrifábrica Ramírez S.A.S
Daniela Cárdenas Cárdenas
Mayra Alejandra Currea Agudelo
Donny Alessandro González González
Edison Fabián Molano Cruz
Fundación Universitaria Panamericana
Facultad de Ciencias Empresariales
Finanzas y Negocios Internacionales
Bogotá, Colombia
2017
Manual para las buenas prácticas en el control de inventarios de la empresa
Distrifábrica Ramírez S.A.S
Daniela Cárdenas Cárdenas
Mayra Alejandra Currea Agudelo
Donny Alessandro González González
Edison Fabián Molano Cruz
Proyecto de trabajo de Grado presentado como requisito para optar al título de:
Profesional en Finanzas y Negocios Internacionales
Tutor (a):
Administrador Financiero: Luis Fernando Mondragón.
Línea de investigación: Gerencia Empresarial.
Fundación Universitaria Panamericana
Facultad de Ciencias Empresariales
Finanzas y Negocios Internacionales
Bogotá, Colombia
2017
Dedicatoria
A nuestras familias que nos brindaron su apoyo incondicional expresado también
en la comprensión, tolerancia, paciencia y cariño, siendo esto una herramienta fundamental
para enfrentar las dificultades. A Dios quien nos permitió alcanzar éste logro el cual es
importante para nuestro desarrollo profesional y personal.
Agradecimientos
A la empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S, especialmente al señor Eugenio
Ramírez Ceballos Gerente General, quien brindó su confianza y colaboración para
desarrollar esta investigación, a cada funcionario directo del proceso de estudio en la
empresa, que contribuyeron para lograr un efectivo desarrollo del presente proyecto, asi
mismo al docente Luis Fernando Mondragón tutor de la presente tesis por cada aporte y
asesoría desde su perspectiva profesional.
Declaración
Certificamos que el presente trabajo es de nuestra autoría, para su elaboración se
han respetado las normas de citación tipo APA, de fuentes textuales y de parafraseo de la
misma forma que las cita de citas y se declara que ninguna copia textual supera las 400
palabras. Por tanto, no se ha incurrido en ninguna forma de plagio, ni por similitud ni por
identidad. Los autores son responsables del contenido y de los juicios y opiniones
emitidas.
Se autoriza a los interesados a consultar y reproducir parcialmente el contenido
del trabajo de investigación titulado Manual para las buenas prácticas en el control de
inventarios de la empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S, siempre que se haga la respectiva
cita bibliográfica que dé crédito al trabajo, sus autores y otros.
Investigadores:
Daniela Cardénas Cárdenas
Mayra Alejandra Currea Agudelo
Donny Alessandro González González
Edison Fabián Molano Cruz
Resumen
Distrifábrica Ramírez S.A.S es una empresa comercializadora de piezas
(autopartes) y accesorios (lujos) para vehículos automotores. Fue Constituida el 18 marzo
del 2011 y su misión es proveer a los clientes productos de mayor calidad, ofreciendo un
precio cómodo, estilos de temporada, brindar un excelente servicio por parte del personal
de la empresa y así constribuir al crecimiento comercial de la misma. Uno de los procesos
más importantes para llevar a cabo su actividad comercial, es el control de inventarios,
allí se ejercen una serie de actividades en las cuales se pueden implementar mejoras
continuas para lograr una efectividad de proceso.
Por medio de la información interna del proceso de control de inventarios, se
conoce el manejo que ejerce cada funcionario directo de dicha actividad, logrando
evidenciar diferentes conceptos y puntos de vista al momento de ejecutar los controles
establecidos en la empresa. Logrando este panorama interno se afirma que se pueden
generar una serie de mejoras que permitan a la empresa obtener una información acertada
de la rotación de sus productos a comercializar. Por lo anterior se propone diseñar un
manual para las buenas prácticas en el control de inventarios, en el cual se delegaran
funciones, responsabilidades y procesos para luego ser sugerido ante el Gerente General
de la empresa en mención.
Al finalizar el diseño del manual para las buenas prácticas del control de
inventarios, cada política establecida allí se debe sugerir como una herramienta que se
obtuvo al identificar oportunidades de mejora y que sería una forma eficaz para lograr
una correcta administración de inventarios.
Palabras clave
Diseño, control de inventarios, empresa, eficacia, manual, responsabilidades,
funciones.
Abstract
Distrifabrica Ramirez S.A.S is a commercialize company of helmets and
accessories to motorcycles. It was create the 18 of March 2011 and your mission is
supply to the customers products of mayor quality, offering a good price, different in-
season styles, give an excellent service by the company’s employees and then help to the
commercial growth of the company. One of the more important process to carry out your
commercial activity is the control of inventories, here do some series of activities that can
introduce continues improvements to achieve effectiveness of the process.
By means of the internal information of the process the control of inventories, it
know the kind of activity to do each employed, succeeding different concepts and points
of view at the moment of execute the controls that the company has established.
Achieving this internal panorama, it affirms that it can to produce a series of
improvements that permit to the company obtain a right information of the rotation of
your products to commercialize. Because of the above its propose design a manual of
the best practices in the control of the inventories that in which to delegate functions,
responsibilities, and process to be suggesting for the General Manager of the company.
At the finish of the design of manual to the best practices of the control of
inventories, each politic that has established must be suggest as for a tool that was
obtained to identify better opportunities and then could be a effective way to achieve a
correct administration of inventories.
Keywords
Design, control of inventories, company, effectiveness, manual,
responsabilities, functions.
Tabla de contenido
Introducción ....................................................................................................................... 13
Planteamiento del problema ............................................................................................... 15
Justificación ....................................................................................................................... 17
Objetivo general ................................................................................................................. 18
Objetivos específicos ......................................................................................................... 18
Capítulo 1 1.1 Marco referencial ...................................................................................... 19
1.1.1 La Teoría de Kaizen (1.939-1.945). ................................................................. 19
1.1.2 La teoría costos ABC ....................................................................................... 20
1.1.3 Teoría del promedio ponderado ....................................................................... 20
1.2 Marco teórico .......................................................................................................... 21
1.2.1 La teoría de Kaizen “cambio para mejorar” – Masaaki Imai ........................... 22
1.2.2 Teoría ABC de inventarios sr Vilfredo Pareto ................................................. 22
1.2.3 El método del promedio ponderado ................................................................. 23
1.3 Marco conceptual .................................................................................................... 25
1.3.1 Comercializadora ............................................................................................. 25
1.3.2 Inventario ......................................................................................................... 25
1.3.3 Inventario de mercancía ................................................................................... 25
1.3.4 Control ............................................................................................................. 26
1.3.5 Mejora continua ............................................................................................... 26
1.3.6 Optimización .................................................................................................... 26
1.3.7 Control interno ................................................................................................. 27
1.3.8 Sector comercial ............................................................................................... 27
1.3.9 Proceso ............................................................................................................. 27
1.3.10 Teoría de Kaizen. ........................................................................................... 28
1.3.11 Costos ABC ................................................................................................... 28
1.3.12 Promedio ponderado ...................................................................................... 28
1.3.13 Beneficios De Control Interno ....................................................................... 28
1.4 Marco legal ............................................................................................................. 29
1.4.1 Clasificación y actividad económica. .............................................................. 29
1.4.2 Normas de información financiera. .................................................................. 30
1.4.3 Fundamentos legales según la Constitución Política de Colombia. ................ 31
1.4.4 Sistema control de inventarios según el Código de Comercio Colombiano. ... 33
Capítulo 2 ...................................................................................................................... 34
2.1 Tipo de diseño o estudio ......................................................................................... 34
2.2 Sistema de hipótesis y variables ............................................................................. 34
2.3 Instrumentos ............................................................................................................ 35
2.4 Procedimiento ......................................................................................................... 35
2.5 Consideraciones éticas ............................................................................................ 36
Capítulo 3 ........................................................................................................................... 37
3.1 Evaluación inicial del sistema actual de procesos de inventarios en la empresa
Distrifábrica Ramírez S.A.S ......................................................................................... 37
3.1.1 Procedimiento para el análisis de mercado. ..................................................... 41
3.1.2 Negociación con los proveedores .................................................................... 42
3.1.3 Recepción de mercancía .................................................................................. 43
3.1.4 Almacenamiento .............................................................................................. 43
3.1.5 Distribución y transferencia de la mercancía ................................................... 46
3.1.6 Análisis DOFA .............................................................................................. 47
3.1.7 Misión .............................................................................................................. 47
3.1.8 Visión ............................................................................................................... 47
Capítulo 4 ........................................................................................................................... 48
Método sugerido para el control de inventarios en la empresa Distrifábrica Ramírez
S.AS. ............................................................................................................................. 48
4.1 Alcances y responsabilidades de cada cargo que desempeñan los funcionarios
encargados del control de inventarios. .......................................................................... 49
4.1.1 Recepción de mercancía .................................................................................. 50
4.1.2 Almacenamiento de la mercancía .................................................................... 51
4.1.3 Distribución a los puntos de venta. .................................................................. 51
4.1.4 Auditoria de inventario. ................................................................................... 51
4.2 Procesos de inventarios Empresa Colanta. ............................................................. 52
4.3 Presupuesto de ventas ............................................................................................. 53
4.4 Flujograma sugerido ............................................................................................... 55
4.5 Disminución de tiempos proceso actual vs proceso sugerido ................................. 56
4.6 Procesos actuales para la corrección de inconsistencias ................................... 58
4.6.1 Ajustes realizados por inconsistencias de inventarios: .................................... 58
4.6.2 ¿Quien responde cuando existen faltantes y/o sobrantes de mercancía en el
actual sistema de inventarios? ................................................................................... 59
5. Referencias bibliográficas ......................................................................................... 61
Tabla de ilustraciones
Ilustración 1 Inventario físico ........................................................................................... 25
Ilustración 2 Marco legal I ................................................................................................ 29
Ilustración 3 Marco Legal II ............................................................................................. 31
Ilustración 4 Puntos de Venta Distrifábrica Ramírez S.A.S ............................................. 39
Ilustración 5 Organigrama Distrifábrica Ramírez S.A.S. ................................................. 40
Ilustración 6 Fotos Bodega Principal ................................................................................ 45
Ilustración 7 Flujograma actual Distrifábrica Ramirez S.A.S .......................................... 46
Ilustración 8 Presupuesto .................................................................................................. 48
Ilustración 9 Flujograma COLANTA ............................................................................... 52
Ilustración 10 Flujograma propuesto ................................................................................ 55
Ilustración 11 Tempos actuales VS tiempos sugeridos ..................................................... 56
Ilustración 12 Tiempos por procesos VS tiempos por proceso sugerido. ......................... 58
Ilustración 13 Ciclo según kaizen en Distrifábrica Ramirez S.AS. .................................. 60
Introducción
Las empresas que ejercen como actividad económica la comercialización de
bienes o servicios, tienen como fin garantizar una satisfacción efectiva en el cliente por
medio de la calidad del producto, asesoría y correcta atención. Este sector comercial
obliga a cada empresa a ejecutar su actividad dentro de los parámetros establecidos para
generar una competencia leal dentro del mismo sector.
Es de esta manera como la presente investigación se realizará en la empresa
Distrifábrica Ramírez S.A.S, quién como actividad económica ejerce la comercialización
de partes piezas (autopartes) y accesorios (lujos) para vehículos automotores. Esta
empresa con seis años de experiencia en el mercado y busca lograr una optimización en
los procesos para el control de inventarios, donde el gerente general el Sr. Eugenio
Ramírez Ceballos concedió la autorización pertinente para dar inicio con el proyecto
investigativo, empezando con la recolección de datos e información para sugerir e
implementar las oportunidades de mejora que vayan en beneficio del cumplimiento de
objetivos y correcto funcionamiento de la compañía.
El presente proyecto investigativo tiene como objeto diseñar y sugerir un manual
de procesos de buenas prácticas para el control de inventarios en la empresa Distrifábrica
Ramírez S.A.S, el cual puede representar una oportunidad de mejora en sus procesos de
control de inventarios.
Para poder determinar en donde podrían existir las oportunidades de mejora, fue
necesario hacer un trabajo de campo, realizar entrevistas al personal, generar
investigación de procesos y un conocimiento general de la compañía. Una vez finalizado
el estudio se sugiere implementar mejoras en los procesos actuales de inventario
conforme al Código de comercio Artículo 52 “Inventario y Balance General”.
Al iniciar sus actividades comerciales por lo menos una vez al año, todo
comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de
manera clara y completa la situación de su patrimonio”
De acuerdo a lo anteriormente expuesto el actual proyecto investigativo busca que
la empresa Distrifábrica Ramírez S.AS obtenga mayores beneficios y pueda generar un
importante ahorro al tener un mayor control en la reducción de sus inventarios en el
momento que la compañía requiera implementarlo.
Planteamiento del problema
Junto al Gerente general de la empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S el Sr. Eugenio
Ramírez Ceballos, se realizó una visita en la bodega mayorista ubicada en la ciudad de
Bogotá. Esto con el fin de asemejar oportunidades de mejora en los actuales procesos de
la empresa.
El Sr. Eugenio Ramírez busca identificar en que procesos pueden existir
debilidades o fallas que puedan estar afectando el correcto funcionamiento de la
compañía, para lo cual solicita una asesoría.
Al realizar el trabajo de campo, entrevistas al personal y el análisis del actual
movimiento de la empresa, se genera el enfoque a los procesos actuales en la
administración de inventarios de la empresa. En este proceso pueden existir falencias
como:
Inventarios realizados en tiempos extensos.
No recepción de facturas por parte de los proveedores.
Diferentes manejos en un mismo proceso.
Pérdida de mercancía.
Ajustes en los inventarios.
Con el fin de brindar la mejor asesoría y dar cumplimiento a las solicitudes de la
empresa, se genera una investigación utilizando como base: teoría de Kaizen “cambio
para mejorar”, teoría ABC de inventarios del Sr. Vilfredo Pareto y el método del
promedio ponderado.
Con estas tres teorías se logra identificar una orientación, la cual se considera
necesaria para implementar buenas prácticas que sean constantes y duraderas, con el fin
de mantener el control y el orden en la rotación de inventarios.
De acuerdo a la situación planteada anteriormente, surge una pregunta:
¿Cómo se puede desarrollar un manual, que permita a la empresa Distrifábrica Ramírez
S.A.S implementar buenas prácticas en los procedimientos y administración de sus
inventarios?
Justificación
Es importante ejercer un buen manejo en los procesos de inventarios debido a que
esto permite obtener un orden en los movimientos de los diferentes productos y
referencias de la empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S. Como se ha mencionado
anteriormente, se logró identificar que en los procesos actuales del control de inventarios
de la empresa pueden existir planes de mejora.
Es de resaltar que “los inventarios juegan un papel muy importante en cualquier
entidad económica ya que impulsa la fuerza de la operación de una entidad, así como su
misma naturaleza hace que su valuación sea considerada para la determinación del costo
de venta” (Osorio A, control y valuación de inventarios, 2007). Su aplicación permite
realizar “una toma de decisiones ya que permiten medir de forma cuantitativa y
cualitativa el movimiento del inventario, y así tomar decisiones estratégicas que logran
subir la eficiencia en el proceso” (Ponce M, impacto de los indicadores de control de
inventarios en la cadena de suministro, 2014).
Analizando los procedimientos en el control de inventarios que tiene la empresa
Distrifábrica Ramírez S.A.S, se logran identificar oportunidades de mejora para llevar a
cabo un plan de buenas prácticas que permita recomendar y sugerir una determinada
manera de actuar en las actividades que conciernen al control de inventarios.
Objetivo general
Diseñar un manual de buenas prácticas en el control de inventarios de la empresa
Distrifábrica Ramírez S.A.S.
Objetivos específicos
a) Identificar las ventajas y desventajas en el manejo del control de inventarios en la
empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S a partir del diagnóstico realizado.
b) Sugerir a la empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S procesos que apropien
responsabilidades a las diferentes personas que tienen acceso al inventario.
c) Dar a conocer al Gerente de la empresa el diseño planteado para el manual de
buenas prácticas en el control de inventarios.
Capítulo 1
1.1 Marco referencial
De acuerdo con nuestro objeto de investigación, se busca asesorar a la empresa
Distrifábrica Ramírez S.A.S para tener un mayor control en la administración de
inventarios reduciendo la pérdida que se pueda presentar por la falta de control; de esta
manera nuestro marco referencial se fundamenta en tres teorías: teoría de Kaizen “cambio
para mejorar”, teoría costos ABC y teoría de promedio ponderado para el mejoramiento
de la administración de inventarios.
1.1.1 La Teoría de Kaizen (1.939-1.945).
Se da a conocer por la necesidad de un país como Japón que después de una
temporada de escasez y ruina a consecuencia de la segunda guerra mundial, desencadena
una profunda crisis en las grandes industrias de este país. De esta manera surgen como
fundamento los principios de la teoría de Kaizen para generar un mejoramiento continuo
logrando alcanzar el éxito en las grandes empresas como Honda, Toyota, Mitsubishi
(empresas comercializadoras de automóviles) para ser posicionadas frente a otras
empresas del sector a nivel mundial implementando esta teoría en sus procesos.
Una de las bases de la presente investigación es la teoría de Kaizen, de la cual se
pueden aplicar algunos principios en la empresa Distrifábrica Ramírez como oportunidad
de mejora en sus procesos.
1.1.2 La teoría costos ABC
Es utilizada como referencia de investigación, esta contiene unas características
significativas para el análisis, a través de ella se pueden identificar oportunidades de
mejora en la empresa Distrifábrica Ramírez, debido que su diversidad de productos y
accesorios hacen indispensable una organización, una buena optimización de las mismas;
por ende esta teoría aporta unos principios muy importantes para la administración de
inventarios.
1.1.3 Teoría del promedio ponderado
“Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores
existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo
entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente
existentes, como los de la nueva compra”.
Universidad de la Salle Ramiro Alberto Godoy Pedraza (2014)
1.2 Marco teórico
Teniendo en cuenta que en la actualidad se ha evidenciado que la participación de
pequeñas y medianas empresas (Pymes) ha crecido en el mercado colombiano y según la
entrevista generada por la Revista Dinero a Julián Domínguez presidente de la
Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio (2016) “en el país 94,7% de las
empresas registradas son microempresas y 4,9% pequeñas y medianas”, razón por la cual
se vuelve indispensable dar una guía a los nuevos y antiguos empresarios para que
puedan adoptar buenas prácticas en el control y administración de inventarios, esto con
el fin de garantizar resultados más eficientes y exactos al momento de la validar la
rotación física del producto y generar un control interno.
Según lo informado por el Presidente de la Confederación Colombiana de
Cámaras de Comercio EL Sr. Julián Domínguez vemos que hay un crecimiento
significativo en la economía gracias a la creación de nuevas empresas y el crecimiento de
las ya conformadas (Pymes). Una de las Pymes en el mercado es la empresa Distrifábrica
Ramírez S.A.S, la cual nos permitió revisar el sistema actual de inventarios para poder
identificar y proponer mejoras que puedan aportar a un mejor funcionamiento; esto con el
fin de cumplir los objetivos propuestos por la empresa.
Para poder identificar las oportunidades de mejora tomamos como base las
siguientes 3 teorías:
1.2.1 La teoría de Kaizen “cambio para mejorar” – Masaaki Imai
Kaizen implica una cultura de cambio constante para evolucionar hacia mejores
prácticas, es lo que se conoce comúnmente como “mejoramiento continuo”, donde esta
teoría tiene como propósito la eliminación total de desperdicios (mudas) y menciona
puntualmente en segundo término “Las mudas por exceso de inventarios”.
La aplicación del Kaizen consiste básicamente de cuatro pasos que conforman un
proceso estructurado, a saber:
Verificación de la misión: planeamiento estratégico
Diagnóstico de la causa raíz: identificación y diagnóstico de problemas
Solución de la causa raíz
Mantenimiento de resultados
http://www.oocities.org/es/foro2_control_de_procesos/iiBmk4.htm
Con esta teoría se puede adaptar en los procesos una mejora continua que genere
un ciclo para lograr resultados eficientes.
1.2.2 Teoría ABC de inventarios sr Vilfredo Pareto
La Clasificación ABC es una metodología de segmentación de productos de
acuerdo a criterios preestablecidos como: importancia, ventas, costo unitario y el
volumen anual demandado.
https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero
industrial/administraci%C3%B3n-de-inventarios/clasificaci%C3%B3n-de-inventarios/
- Artículos de tipo A: Se refieren a los más importantes (los más usados, más
vendidos o más urgentes). Suelen ser los que más generan ingresos.
- Artículos de tipo B: Son aquellos de menor importancia o de una importancia
secundaria.
- Artículos de tipo C: Estos son aquellos que carecen de importancia. Muchas veces
tenerlos en el almacén cuesta más dinero que el beneficio que aportan.
http://www.pdcahome.com/analisis-abc/
Con base a esta teoría se pueden clasificar las referencias, para identificar el
volumen y tipo de mercancía necesaria, para cumplir con el correcto funcionamiento de
la rotación de inventario.
Es decir, se clasifica la mercancía de tal forma que se pueda catalogar como:
necesaria para cumplir los objetivos, cuál puede ser sustituida y cual tiene menor
movimiento dentro del inventario.
1.2.3 El método del promedio ponderado
Básicamente el método de promedio ponderado como herramienta para la
aplicación del sistema de inventario permanente, consiste en calcular el costo unitario
promedio de las mercancías disponibles: este valor se obtiene dividiendo el costo total de
las mercancías disponibles para la venta entre las unidades en existencia; este último
valor es que se aplica a las unidades vendidas para establecer el costo de ventas. Con este
tipo de metodología se puede sugerir como hacer la respectiva valoración del inventario.
http://actualicese.com/actualidad/2016/04/08/metodo-del-promedio-ponderado-para-el-
control-de-inventarios/
Teniendo en cuenta estas tres teorías se busca dar una orientación más asertiva en
los actuales procesos de manejo de inventarios de la empresa Distrifábrica Ramírez
S.A.S, esto con el fin de que puedan reducir la merma, estén en un avance y
mejoramiento continuo, y por último que logren adaptar buenas practicas que permitan
mejorar el rendimiento de la rotación y manejo de inventarios.
1.3 Marco conceptual
1.3.1 Comercializadora
Son empresas que se dedican a la compra y venta de productos, sus costos son
basados en la adquisición del producto, fletes, seguros entre otros costos relacionados con
la compra.
1.3.2 Inventario
Refleja la existencia de mercancía o bienes almacenados, materias primas,
producto en proceso y productos terminados de una empresa para ejercer un control y
supervisión sobre la misma.
1.3.3 Inventario de mercancía
Bienes que pertenecen a una empresa para ser vendidos o comercializado, se debe
tener en cuenta los productos que están en camino y las que tienen una condición especial
las cuales se reflejan en partes separadas.
Ilustración 1 Inventario físico
Fuente: Web
https://www.google.com.co/search?q=procedimiento+de+inventario+de+mercancia&sour
ce=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwiXtJT_2aLTAhVGKyYKHcn0AD0Q_AUIB
igB&biw=1821&bih=819#imgrc=EixxYPHfvMIvUM:&spf=213
1.3.4 Control
Es una herramienta que se utiliza para prevenir y detectar desviaciones e
ineficiencias en el transcurso de una actividad, instrumentación para procurar el
cumplimiento de la normatividad y las estrategias, políticas, objetivos, metas y
asignación de recursos.
1.3.5 Mejora continua
Es optimizar y aumentar la calidad de un servicio, proceso o producto. Esta
situación se refleja más en empresas productoras o manufactureras, para lograr minimizar
los costos de producción sin dejar atrás la calidad del producto.
1.3.6 Optimización
Es buscar la mejora al realizar una actividad garantizando los resultados esperados
con mayor eficiencia y así lograr el objetivo planteado inicialmente.
1.3.7 Control interno
Este comprende un plan de organización y algunos métodos necesarios en una
entidad para proteger sus recursos, se debe procurar la veracidad de la información
financiera y administrativa para promover la eficiencia en las actividades, realizando una
observación de políticas establecidas y de esta manera lograr el cumplimiento de las
metas propuestas. Esta acción permite alcanzar algunos objetivos como:
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Efectividad y eficiencia en las actividades.
Confiabilidad en la información financiera.
1.3.8 Sector comercial
Incluye todo tipo de contratos comerciales como al por mayor, minorista, centros
comerciales, cámaras de comercio, plazas de mercado y demás establecimientos estos se
relacionan con la actividad de comercio de diversos productos a nivel nacional o
internacional.
1.3.9 Proceso
Es una secuencia de una actividad enfocada en lograr un resultado en particular.
Este es un mecanismo de comportamiento diseñado para mejorar la productividad de algo
por medio de un orden y de esta forma analizar que puede ser eliminado.
1.3.10 Teoría de Kaizen.
Esta teoría se basa en prácticas para lograr y garantizar un “mejoramiento
continuo”, por medio de un planteamiento estratégico, un diagnóstico y una solución
efectiva eliminando totalmente desperdicios en la producción o actividad económica.
1.3.11 Costos ABC
Herramienta establecida para generar competitividad logrando entender el
comportamiento de los costos de una organización, se puede obtener información sobre
las causas que originan la actividad, un análisis de cómo se realizan las tareas, se
visualiza el estado real y actual de la empresa, permite emplear y descubrir medidas de
tipo no financiero dentro de la empresa.
1.3.12 Promedio ponderado
Es un sistema de inventarios que permite determinar un promedio, con la suma de
los valores existentes del inventario con los valores de nuevas compras, y después
dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo las nuevas
compras y lo existente.
1.3.13 Beneficios De Control Interno
Permite que la empresa obtenga los resultados esperados reduciendo los riesgos y
pérdidas de recursos, por la ausencia de un control permitiendo crear una imagen
corporativa que rinde confianza.
1.4 Marco legal
En la siguiente figura se describe el marco legal que rige la empresa Distrifábrica
Ramírez S.AS y su regulación con las nuevas Normas de Información Financiera:
Ilustración 2 Marco legal I
Fuente: fuente propia.
1.4.1 Clasificación y actividad económica.
La empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S fue constituida el 18 marzo del 2011,
bajo la resolución 000139 de 2012 Por la cual la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales (DIAN), adopta la Clasificación de Actividades Económicas a la clasificación
industrial internacional uniforme (CIIU) revisión 4 adaptada para Colombia.
La empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S cuenta con una actividad económica
número 4530 que refiere al comercio de partes, pieza (autopartes) y accesorio (lujo) para
vehículos automotores.
http://www.dian.gov.co/descargas/normatividad/2012/Resoluciones/Resolucion_000139_
21_Noviembre_2012_Actividades_Economicas.pdf
1.4.2 Normas de información financiera.
Según las normas de información financieras (NIIF) En el decreto 2649 de 1993
Fue expedido el 29 de diciembre 1993 el decreto 2649, por medio del cual se reglamentan
las normas del código de comercio en materia de contabilidad, y se fijan los principios y
las normas contables generalmente aceptados en Colombia, que deben ser observadas al
registrar e informar los asuntos y actividades de una persona natural o jurídica.
Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar,
registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico,
en forma clara, completa y fidedigna.
http://nif.com.co/decreto-2649-1993/normas-sobre-los-activos
Ilustración 3 Marco Legal II
Fuente: fuente propia.
Por lo cual la empresa Distrifabrica Ramírez S.A.S se acogería al grupo 2 que
aplicará para convergencia a contabilidad para PYMES según decreto 3022 del 2013 : La
conformación de un sistema único y homogéneo de alta calidad, comprensible y de forzosa
observancia de normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de
la información.
http://repositorio.ufpso.edu.co:8080/dspaceufpso/bitstream/123456789/423/1/25768.pdf
Las niif para las PYMES, en la sección 13 hablan de los inventarios, establece los
principios para el reconocimiento y medición de los inventarios.
Los inventarios son activos:
Mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones.
En proceso de producción con vistas a esa venta; o.
En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de
producción, o en la prestación de servicios.
http://niifparapymes.weebly.com/uploads/5/8/0/9/58095631/seccion_13_niif_para_pymes
1.4.3 Fundamentos legales según la Constitución Política de Colombia.
De acuerdo a lo constituido en el marco legal de la Republica de Colombia que
rige para Las Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) los fundamentos legales:
Artículo 38 de la constitución Política de Colombia del año 1991, en él se
garantiza el derecho de libre asociación para el desarrollo de las distintas actividades que
las personas realizan en sociedad. Según el régimen jurídico, el cual rige la constitución y
funcionamiento de la Sociedad por Acciones Simplificada es la Ley 1258 del 5 de
diciembre del 2008.
Artículo 78 de la constitución Política de Colombia del año 1991. La ley regulará
el control de calidad de bienes y servicios ofrecidos y prestados a la comunidad, así como
la información que debe suministrarse al público en su comercialización. Serán
responsables, de acuerdo con la ley, quienes en la producción y en la comercialización de
bienes y servicios, atenten contra la salud, la seguridad y el adecuado aprovisionamiento
a consumidores y usuarios. El Estado garantizara la participación de las organizaciones
de consumidores y usuarios en el estudio de las disposiciones que les conciernen. Para
gozar de este derecho las organizaciones deben ser representativas y observar
procedimientos democráticos internos.
Artículo 333 de la constitución Política de Colombia del año 1991. La actividad
económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común. Para su
ejercicio, nadie podrá exigir permisos previos ni requisitos, sin autorización de la ley. La
libre competencia económica es un derecho de todos que supone responsabilidades. La
empresa, como base del desarrollo, tiene una función social que implica obligaciones. El
Estado fortalecerá las organizaciones solidarias y estimulará el desarrollo empresarial. El
Estado, por mandato de la ley, impedirá que se obstruya o se restrinja la libertad
económica y evitará o controlará cualquier abuso que personas o empresas hagan de su
posición dominante en el mercado nacional. La ley delimitará el alcance de la libertad
económica cuando así lo exijan el interés social, el ambiente y el patrimonio cultural de la
Nación.
1.4.4 Sistema control de inventarios según el Código de Comercio Colombiano.
En cuanto al sistema de inventario el código del comercio colombiano estipula en
el Art. 52 Inventario y Balance General que al iniciar sus actividades comerciales por lo
menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que
permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio. Y también en
el Art. 152 Código del comercio colombiano Inventario y Balance anuales. Para los
efectos de los artículos anteriores toda sociedad comercial deberá hacer un inventario y
un balance general a fin de cada año calendario. Copia de este balance, autorizada por un
contador público, será publicada, por lo menos, en el boletín de la cámara de comercio
del domicilio social, cuando se trate de sociedades por acciones.
Capítulo 2
2.1 Tipo de diseño o estudio
Esta investigación es de tipo descriptiva debido a que se realiza un trabajo de
campo y se tiene contacto directo con el personal de la empresa Distrifábrica Ramírez
S.A.S, recibiendo información verídica por parte del Representante legal el Señor
Eugenio Ramírez Ceballos. Al obtener la información del control interno actual en
inventarios se identificaron las oportunidades de mejora que se podrían sugerir en los
procesos y administración del inventario.
El método aplicado a la presente investigación es de carácter cualitativo y
comparativo debido a que se analizó información de los procesos ejecutados en la
empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S.
2.2 Sistema de hipótesis y variables
Con el Manual de buenas prácticas en los procesos de inventarios de la empresa
Distrifábrica Ramírez S.A.S, se logrará un mayor control de procedimientos en los
inventarios, claridad de autoridad con las personas responsables del inventario, orden en
las facturas para envío y despacho de mercancía; lo que conlleva al cumplimiento de los
objetivos propuestos por la compañía para lograr la utilidad esperada.
2.3 Instrumentos
Las herramientas utilizadas para la presente investigación fueron: la observación
de procedimientos pertinentes al control de inventarios en las instalaciones de la empresa
Distrifábrica Ramirez S.A.S y la recolección de datos por medio de entrevistas con
preguntas abiertas que permitieron obtener la información necesaria para identificar el
manejo que se ejerce actualmente en los procedimientos del control de inventarios.
Ver anexos\Anexo N°1 Entrevista personal de inventarios.xls
2.4 Procedimiento
Para lograr el desarrollo de esta investigación se hace un análisis interno y se
generan prácticas tales como:
Entrevista al Gerente General de la empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S
Visita de observación en la bodega principal de la compañía.
Entrevistas a los administradores de los 12 puntos de venta.
Entrevista a la persona responsable del inventario de la bodega mayorista, al Jefe de
bodega y al Gerente comercial de la empresa.
Recolección de datos (Estados financieros, Facturas para el despacho de mercancía,
facturas emitidas por los distintos proveedores, N° de referencia de los diferentes
productos que comercia la empresa).
Análisis de la información suministrada y trabajo de campo.
Ver anexos\Anexo N° 2 Ficha de investigación.docx
2.5 Consideraciones éticas
Para el desarrollo del trabajo de campo se tuvo en cuenta no utilizar la
información confidencial de la empresa Distrifábrica Ramirez S.A ni afectar la imagen
corporativa de la misma, desde un principio fue importante aclarar que la presente
investigación se realizó con el consentimiento y aprobación del Gerente General Eugenio
Ramírez Ceballos facilitando los recursos necesarios para la ejecución de dicha actividad.
De acuerdo con los principios establecidos en la norma American Psychological
Association (APA) en la elaboración de esta investigación fue necesario citar y
referenciar la información suministrada y así evitar todo tipo de plagio o falsificación que
afecte la propiedad intelectual del autor.
En el estudio del proceso interno de la empresa Distrifábrica Ramírez S.A se
pretendió obtener la información de una manera eficiente sin afectar la imagen de los
funcionarios encargados y líderes de los procesos establecidos en la empresa y de esta
manera se evitó vulnerar el trabajo que desempeña cada uno en el establecimiento.
Capítulo 3
3.1 Evaluación inicial del sistema actual de procesos de inventarios en la empresa
Distrifábrica Ramírez S.A.S
“Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su
principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de
una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios”.
(Docs.google.com, Manejo y control de inventarios, Pág. 2).
Para lograr tener una información resumida y analizada de los inventarios de
determinada compañía es necesario ejercer controles y/o hacer seguimiento a los procesos
de inventarios establecidos, esto con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos
constituidos por la empresa.
La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios;
de allí nace la importancia de sugerir una mejora en el manejo de inventario y una
distribución eficiente de la mercancía. Por lo tanto los procedimientos de inventarios
deben ser estrictamente controlados y vigilados.
La empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S está constituida hace más de 10 años,
siendo su principal objetivo la comercialización de piezas (autopartes) y accesorios
(lujos) para vehículos automotores. Actualmente se comercializan más de 1.000
referencias en su portafolio, lo cual ha generado una serie de procesos encaminados a
lograr una respuesta eficiente a las actividades empleadas internamente.
Ver anexos\Anexo N° 3 Referencias.pdf
A continuación se observan algunos puntos de venta de la empresa los cuales
están divididos en tres categorías: Gama alta, gama media y gama baja. Lo anterior
debido a que allí se comercializan productos de diferentes precios, marcas referenciales y
calidad.
Ilustración 4 Puntos de Venta Distrifábrica Ramírez S.A.S
Fuente: Distrifábrica Ramírez S.A.S
Esta empresa tiene una estructura organizacional qua ha crecido debido a su
posicionamiento y reconocimiento en el mercado. En la gráfica N° 1 se evidencia su
conformación.
Ilustración 5 Organigrama Distrifábrica Ramírez S.A.S.
Ver anexos\Anexo N° 4 Cámara y comercio.pdf
Fuente: Empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S
Para analizar estos procedimientos se solicitó una entrevista con el gerente general
Eugenio Ramírez Ceballos la cual se realizó el día 7 de Marzo en la sede principal
ubicada en la ciudad de Bogotá en la Calle 17 N°14-29.
Esta reunión tuvo una duración aproximadamente de 40 minutos donde
inicialmente se realizaron preguntas encaminadas a obtener un conocimiento previo de la
empresa y su funcionamiento, donde el manifestó que la empresa lleva a cabo su propio
control de inventarios asumiendo que se ejecutan correctamente, pero no siendo ajeno a
la oportunidad de mejora en los procesos.
GERENTE GENERAL
Gerente Administrativo Gerente comercial
Lideres de almacén
Vendedores
Contabilidad
Jefe de bodega
Asistente Administrativo(Auxiliar de bodega)
Primero es importante aclarar que “El control de inventarios es un herramienta
fundamental en la administración moderna, ya que esta permite a las empresas y
organizaciones conocer las cantidades existente de productos disponibles para la venta,
en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento
aplicables en las industrias” (Espinoza, 2011), para este caso se observaron
detalladamente los procedimientos como: la demanda en el mercado, la negociación con
los proveedores, la compra de la mercancía, la recepción de la misma que posteriormente
requiere un registro en el sistema, el almacenamiento y la distribución en los diferentes
puntos de venta. En la figura N° 2 se puede observar el procedimiento de control de
inventarios aplicado actualmente en la empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S, según
información suministrada por los funcionarios responsables de dicha actividad.
En la semana del 20 al 24 de Marzo de 2017 se realizó una visita a cada local,
donde se generó una entrevista a los diferentes administradores de los doce (12) puntos
de venta; con una duración aproximada de 15 minutos. En esta entrevista se hizo énfasis
en los procesos de administración de inventarios en cada punto, que temporalidad existe
para la rotación de inventarios, cuales son las referencias de venta de mayor y menor
movimiento, en qué momento se generan ofertas de mercancía, como y cuando se hace
nueva solicitud de mercancía, entre otros. Posteriormente se indago sobre los programas
de control de inventarios, eficacia y veracidad de la información.
3.1.1 Procedimiento para el análisis de mercado.
De acuerdo a la entrevista realizada el día 01 de Abril al Gerente comercial de la
empresa Distrifábrica Ramirez S.A.S, para solicitar la mercancía a los proveedores
previamente se debe realizar un estudio de mercado el cual permita visualizar la demanda
y los productos aceptados por el cliente; en dicho estudio se han utilizado una serie de
estrategias como la exhibición de una muestra que permita medir el impacto generado en
las personas.
Se puede observar que actualmente en la empresa si se realiza un control de
inventario que ha permitido manejar diversas referencias en los productos
comercializados, se puede definir el procedimiento de la siguiente manera: inicialmente
se manejan diferentes proveedores y aún se indaga para conseguir nuevos productos, al
obtener la aprobación de la Gerencia Administrativa para realizar la compra se negocia
con el proveedor, se recibe la mercancía donde posteriormente la factura es enviada al
personal de inventarios, luego la mercancía es almacenada en la bodega principal
generando un previo registro en el sistema, logrando este ingreso la mercancía es
distribuida y transferida a los diferentes puntos de venta donde los líderes de almacén
realizan un requerimiento de mercancía de acuerdo a la demanda de los clientes.
Ver anexos\Anexo N° 5 Entrevista Gerente Comercial.docx
3.1.2 Negociación con los proveedores
En la empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S se manejan diversos proveedores y
cada vez adquieren nuevos productos que como se menciona anteriormente son resultado
de un estudio de mercado. Para el caso de los proveedores que poseen una alta trayectoria
en la empresa únicamente se les emite una solicitud de mercancía, y a los nuevos
proveedores se les solicita un previo envío o muestra del producto para inspeccionarlo y
realizar revisión de su calidad.
3.1.3 Recepción de mercancía
Con base a la información suministrada por la auxiliar administrativa, la
recepción de la mercancía no requiere factura del proveedor, se afirma que la costumbre
empleada es que este documento sea enviado en el momento de la entrega o
posteriormente a esta actividad.
3.1.4 Almacenamiento
La mercancía recibida es almacenada en la bodega general la cual está distribuida
en cinco pisos, que según la conversación directa con el administrador del inventario el
primer y segundo piso corresponden a un punto de venta donde allí es ingresada la
mercancía y es registrada en el sistema, en el quinto se almacena la mercancía que es
distribuida al tercer piso para ser transferida a los puntos de venta y en el cuarto piso se
ingresan los accesorios.
Ilustración 6 Fotos Bodega Principal
Fuente: Distrifábrica Ramírez S.AS.
Ver anexos\Anexo Fotos de bodegas.docx
3.1.5 Distribución y transferencia de la mercancía
Para llevar la mercancía a los diferentes puntos de venta, se realiza un registro en
el sistema denominado internamente como trasferencia, esto es también solicitado
telefónicamente y es registrado por medio de una factura.
En el sistema se llevan a cabo los siguientes registros:
Ingreso de la mercancía al momento de recibirla.
Transferencia de mercancía al distribuirla en los puntos de venta.
Ventas generadas por medio de facturas.
Ver anexos\Anexo N° 6 Entrevista Jefe de bodega.docx
Ilustración 7 Flujograma actual Distrifábrica Ramirez S.A.S
Fuente: Empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S
Ver anexos\Anexo N° 7 Flujograma DISTRIFABRICAS RAMIREZ S.A.S.xlsx
SI
NO
NO
SI
Puntos de venta
Local
INICIO
Identificar la demanda en el mercado por medio del estudioprevio en las necesidades del
cliente.
Revison del inventario en los puntos de venta.
Búsqueda de proveedores
¿Existen nuevos
proveedores?
Autorización del presupuesto para la compra de mercancía (Gerencia Administrativa)
Cotización y envío de muestra del producto.
Rechazo o aceptación del producto.
Solicitud de la mercancia y acuedo de la fecha de entrega.
Recepción de la mercancía(Diaria)
¿Se recibe cantidad exacta solicitada de la mercancía?
Realizar una nueva factura con la cantidad de mercancía enviada
por el proveedor
Revisión de la mrcancía.
Recepción de
mercancíaAlmacenamiento
ingreso de la mercancía
al sistema
Almacenmiento de la
mercancía.
Distribución en los diferentes puntos de venta de acuerdo a
los requerimientos de los líderes de almacén.
Almacenamiento en bodegas para distribución en lso diferentes puntos de venta y para las ventas mayoristas.
FIN
3.1.6 Análisis DOFA
El DOFA es una herramienta que permite un análisis y diagnóstico de las
debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas en la empresa Distrifábrica Ramírez, se
puede evaluar e identificar las ventajas y oportunidades de mejora para realizar el estudio
del proyecto.
Ver anexos\Anexo N° 8 DOFA DISTRIFABRICA.xlsx
Fuente: Estudiantes trabajo de grado
3.1.7 Misión
Proveer a nuestros distinguidos clientes los productos de mayor calidad, a un
precio cómodo, de última generación y ante todo un excelente servicio por parte del
personal de nuestra empresa, contribuyendo al crecimiento comercial de los mismos y el
nuestro propio.
3.1.8 Visión
Consolidarnos en el corto plazo como el mejor distribuidor al por mayor y al detal
de accesorios para motos y motociclistas en toda la región Cundiboyancense llevando
portafolio de productos variado, principalmente de nuestro aliado estratégico
COMERCIALIZADORA INDUCASCOS S.A.
Capítulo 4
Método sugerido para el control de inventarios en la empresa Distrifábrica Ramírez
S.AS.
De acuerdo a la información anterior se identifican diferentes aspectos que
permiten afirmar que posiblemente pueden existir anomalías en el control de inventarios
actual en la empresa Distrifábrica Ramírez S.AS.
Ver anexos\Espina de pescado.docx
Acorde a la información suministrada en el Capítulo 3, es necesario generar
ajustes en los procesos de inventarios, de esta forma se reducen tiempos en el actual
proceso que a su vez, sugiere una disminución de la inversión del mismo.
Las estimaciones sugeridas en el presente proyecto, estipulan el siguiente
presupuesto (Son valores estimados, y la empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S será quién
determine su aprobación)
Ilustración 8 Presupuesto
El presupuesto actual está contemplado en variables como:
Salario al personal a cargo en los distintos procesos.
Costos actuales del
proceso de inventarios
Costos estimados del nuevo
proceso de inventariosDiferencia $
562.837.440,00$ 311.850.284,00$ 250.987.156,00$
Presupuesto estimado anual
Ajustes de inventarios mensuales.
Rotación del inventario
Costos de mercancía
Mientras el presupuesto estimado para implementarse el manual de buenas
prácticas para el Control de inventarios (elaborado en el actual trabajo) determinan las
siguientes variables:
Adecuación de oficinas para el personal a cargo en el área administrativa.
Modificaciones de infraestructura.
Salario al personal a cargo en los distintos procesos.
Rotación del inventario
Costos de mercancía
Sin tener aun presente el margen de error, se podría deducir que el presupuesto se
reduce aproximadamente en un 55%.
4.1 Alcances y responsabilidades de cada cargo que desempeñan los funcionarios
encargados del control de inventarios.
Con el análisis y la observación que se realizó anteriormente en la empresa
Distrifábrica Ramirez S.A.S abarcando el proceso de control de inventarios, se logra
identificar planes de mejoramiento enfocados en las responsabilidades de los encargados
de dicho proceso, a continuación se realiza una descripción de sugerencias a las funciones
de los cargos:
Ver anexos\Anexo N° 9 Manual para implementar buenas prácticas en los procesos de inventarios
final.docx
Fuente: fuente propia
4.1.1 Recepción de mercancía
4.1.1.2 Administrador del inventario
Toda mercancía solicitada a los proveedores debe llegar con la orden de compra y
la factura en la cual se refleje la cantidad de producto solicitado, en caso de llegar
mercancía sobrante o faltante se debe realizar la respectiva devolución notificando al
proveedor. Del mismo modo el administrador del inventario deberá exigir la nota
contable por los descuentos presentados en la factura.
4.1.1.3 Auxiliar administrativo
Después de realizar una inspección de la mercancía, es necesario generar registro
de la misma en el sistema de inventario, observando que los costos del producto sean los
mismos los mismos acordados inicialmente con el proveedor.
4.1.1.4 Gerente comercial
Asegurar que los proveedores cumplen con el tipo de mercancía y la fecha de
entrega acordada inicialmente. Adicionalmente debe exigir que la nota contable solicitada
por el administrador del inventario llegue a su poder para el respectivo ingreso al sistema,
del mismo deberá dejar soportes físicos de cada movimiento que se presente en los
procesos de inventarios.
4.1.1.5 Líderes de almacén
Responsabilizarse de los inventarios que están en los puntos de venta y supervisar
la rotación del mismo. Será el responsables en caso de inconsistencias ya que él debe
verificar que diariamente el inventario a su cargo se encuentre en orden.
4.1.2 Almacenamiento de la mercancía
4.1.2.1 Administrador del inventario
Almacenar la mercancía teniendo en cuenta los productos más antiguos en bodega
para distribuirlos en los puntos de venta.
Debe encargarse de realizar la transferencia de la mercancía a los puntos de venta
acorde a la necesidad de cada almacén.
4.1.3 Distribución a los puntos de venta.
4.1.3.1 Auxiliar administrativo
Debe encargarse de registrar en el sistema la transferencia de la mercancía a los
puntos de venta, generando un reporte que permita llevar a cabo un seguimiento y
registro diario.
4.1.4 Auditoria de inventario.
Debe llevarse a cabo semanalmente, sin embargo como se menciona en el punto
4.1.4.1 Cada líder de almacén deberá hacer un control diario.
4.2 Procesos de inventarios Empresa Colanta.
Para poder identificar y/o sugerir un flujograma en los procesos de inventarios, se
indago los procesos actuales de la empresa Colanta y se realizo un flujograma.
Ilustración 9 Flujograma COLANTA
SI
NO
SI
DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE INVENTARIOS COLANTA
INICIOIDENTIFICAR LA DEMANDA EN EL MERCADO Y SUS
PRESUPUESTO DINAMICO DE VENTA Y PRODUCCION DE UNIDADES POR MES
RECEPCION EN E INSPECCION DEN BODEGA DE LA MERCANCIA PROVENIENTE DE PLANTA PRODUCTORA
HAY LA CANTIDAD DE MERCANCIA
EXACTA EN EL MOMENTO DE
CHEQUEO EN EL SISTEMA DE UNIDADES INGRESADAS VS
HACER LA DEVOLUCION DE MERCANCIA AL NO COINCIDIR LA CANTIDAD RECEPCIONADA CON LA ORDEN DE TRABAJO EMITIDA POR LA PLANTA DE
SOLICITAR A LA PLANTA DE PRODUCCION UNA NUEVA ORDEN DE TRABAJO CON LAS CANTIDADES CORRECTAS DE LA MERCANCIA A ENTREGAR.
SE GENERA REGISTRO DE INGRESO DE LA MERCANCIA AL SISTEMA CON LA ORDEN DE TRABAJO EMITIDA POR LA PLANTA DE PRODUCCION
SE ALMACENA LA MERCANCIA DE ACUERDO A SU CATEGORIZACION
SE GENERA SALIDA FISICA Y EN EL SISTEMA DE LA MERCANCIA A DESPACHAR DE BODEGA PARA SU
IMPRIMIR LISTADO ACTUAL DEL INVENTARIO EXISTENTE EN EL SISTEMA.
VERIFICAR EL NUMERO DE UNIDADES DISPONIBLES PARA CADA REFERENCIA POR ESTIBAS Y BULTOS
HAY LA CANTIDAD DE MERCANCIA EXACTA EN EL MOMENTO DE
DETERMINAR LA CANTIDAD DE SOBRANTES O FALTANTES DE MERCANCIA
REPORTAR NOVEDAD AL SUPERVISOR LOGISTICO DE LA ANOMALIA
ENTREGA DE LISTADO E INFORME DE REVISION DE INVENTARIOS AL AREA DE
REALIZAR INVENTARIOS FISICOS DE LA MERCANCIA TOTAL ALMACENADA EN LAS 4 BODEGAS (2 VECES AL
FIN
MEMORANDO
FIN
FIN
Fuente: fuente propia
Ver anexos\Anexo N° 11 Diagrama de flujo COLANTA .xlsx
En la empresa de Colanta, se identifica en sus procesos mejora continua en el
control de inventarios, esto hace que esta empresa sea más eficiente y organizada.
La mejora continua en el control de inventario hace que Colanta:
Reducir costos financieros causados por tener cantidades excesivas de
inventarios.
Reducir el riesgo de fraudes, robos o daños físicos.
Evita que dejen de realizarse ventas por falta de materia prima.
Reduce perdidas resultantes de baja de precios.
Reduce el costo de la toma del inventario físico diario.
http://www.incp.org.co/incp/document/control-interno-de-los-inventarios/
En este tipo de procesos asemejamos las responsabilidades del personal al mando,
donde debe existir un responsable de la entrega de informes de inventarios cada
determinado periodo de tiempo y adicionalmente se habla de identificar y corregir las
razones por las que se pudiesen presentar inconsistencias en el inventario.
4.3 Presupuesto de ventas
Se sugiere elaborar un presupuesto de venta de sus productos en todo el año a la
empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S. para proyectar la compra de lo que van a necesitar
comercializar mes por mes, esto con el fin de optimizar los inventarios almacenados en la
bodega y poder medir el volumen de ventas, tener el control y manejo de la rotación de
inventarios almacenados y los costos que estos contraen.
El presupuesto de venta sugerido es basado en una empresa como Colanta en
Colombia con 63 años de trayectoria en el mercado en la producción y comercialización
de productos lácteos; este producto requiere de un tratamiento óptimo y especial ya que
por la exposición al ambiente son productos perecederos, convirtiéndose en desperdicios.
Esta empresa elabora un presupuesto de venta de todo el año con un total de 1684
referencias de productos que sirve como parámetro para definir la cantidad de mercancía
que producirán y comercializarán.
Con esto la empresa optimiza sus inventarios para evitar pérdidas de productos
dañados por no tener rotación adecuada y minimizar los sobrecostos, gastos adicionales.
Un presupuesto de venta elaborado óptimamente con lleva a que la empresa
Distrifábrica Ramírez S.A.S pueda obtener los siguientes beneficios:
Herramienta de medición para optimizar y controlar los recursos financieros
asignados de acuerdo a la planificación de ventas estimadas a realizar durante el
año.
Definir objetivos a realizar se convierte en un parámetro para alcanzarlos y de esta
manera contribuiría al crecimiento de la empresa.
Permite establecer los desvíos entre lo planeado con lo realizado para clarificar
los factores que atribuyen el no cumplimiento.
Facilita el control de inventarios y la toma de decisión por el gerente general.
El presupuesto ordena y categoriza los productos que mayormente tiene demanda
y un alto nivel de rotación.
Permite planificar los pagos a proveedores y gastos de operación con dineros
estimados para ello.
Estimula a los funcionarios en diferentes áreas pertenecientes a la organización
para alcanzar los objetivos planificados y establecidos.
Generar ahorro en dinero y por ende la empresa podrá invertir en futuros
proyectos.
4.4 Flujograma sugerido
Ilustración 10 Flujograma propuesto
Ver anexos\Anexo N° 10 Flujograma de proceso sugerido.xlsx
SI
NO
NO
SI
Local
SI
NO
Puntos de venta
INICIO IDENTIFICAR LA DEMANDA EN EL MERCADO Y SUS
NECESIDADES
REVISIÓN DE INVENTARIO ACTUAL DE LA MERCANCÍA EN
LOS PUNTOS DE VENTA Y EN LA BODEGA PRINCIPAL
AUTORIZACIÓN DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA
PARA EFECTUAR LA COMPRA DE LA MERCANCÍA
¿SE RECIBE LA CANTIDAD EXACTA DE
MERCANCÍA SOLICITADA AL PROVEEDOR?
BÚSQUEDA DE PROVEEDORES
REALIZAR DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA Y FACTURA AL PROVEEDOR POR FALTANTE O SOBRANTE SEGÚN LO SOLICITADO EN
LA ORDEN DE COMPRA
SOLICITAR AL PROVEEDOR UNA NUEVA FACTURA Y ENTREGA DE MERCANCIA ACORDE CON LA ORDEN DE COMPRA
SE GENERA UN REGISTRO DE INGRESO DE LA MERCANCIA AL
SISTEMA CON LA FACTURA EMITIDA POR EL PROVEEDOR
COTIZACIÓN Y ENVÍO DE MUESTRA DEL PRODUCTO
¿ EXISTEN NUEVOS
PORVEEDORES?
ACEPTACIÓN O RECHAZO DE PRODUCTO
SOLICITUD A PROVEEDORES DE LA MERCANCÍA Y NEGOCIACIÓN PARA LA ENTREGA DE LA MISMA
SOLICITUD DE MERCANCIA A PROVEEDORES GENERANDO
UNA ORDEN DE COMPRA PARA ENTREGA EN EL PUNTO
RECEPCIÓN DE LA MERCANCÍA (DIARIA)REVISIÓN DE LA MERCANCÍA
ALMACENAMIENTO DE LA MERCANCÍA
ALMACENAMIENTO EN BODEGAS PARA LA
DISTRIBUCIÓN EN LOS PUNTOS DE VENTA Y VENTAS
MAYORISTAS
¿SE REALIZA DISTRIBUCIÓN DE LA
MERCANCÍA A LOS PUNTOS DE VENTA?
UBICACIÓN DE LA MERCANCÍA EN BODEGA DE MANERA QUE SE LE ORIGINE MAS
ROTACIÓN A LA MERCANCÍA MAS ANTIGUA EN ALMACENAMIENTO
REALIZAR TRANSFERENCIA EN EL SISTEMA DE LA MERCANCÍA A OTROS PUNTOS DE VENTA GUARDANDO COMO EVIDENCIA ESTE REGISTRO Y FORMATO FISICO
REALIZAR TRANSFERENCIA EN EL SISTEMA DE LA MERCANCÍA A OTROS PUNTOS DE VENTA GUARDANDO EL ARCHIVO CON SU
REGISTRO Y FORMATO FISICO
UBICACIÓN DE LA MERCANCÍA EN LOS PUNTOS DE VENTA GENERANDO MAYOR FACILIDAD PARA
SU VISIBILIDAD Y ALCANCE AQUELLOS PRODUCTOS DE MAYOR ROTACION
( TEORÍA COSTOS ABC)
AUDITORIA SEMANAL DEL INVENTARIO FIN
Fuente: Fuente propia.
4.5 Disminución de tiempos proceso actual vs proceso sugerido
Acorde a la medición de tiempos realizada en el respectivo trabajo de campo, se
determinó que:
Ilustración 11 Tempos actuales VS tiempos sugeridos
Fuente: fuente propia.
El proceso actual de inventario toma un tiempo estimado de:
18.486 minutos
308.1 horas
12.8 días
Información tomada con un índice de mercancía de aproximadamente 50
productos.
Según estudio e información suministrada a continuación, desarrollando la serie
de procesos sugeridos en el manual para las buenas prácticas de control en los procesos
de inventarios (Anexo Nº 9) este proceso tendría una reducción de tiempos asi
establecidos:
MINUTOS 18.486 MINUTOS 8.743
HORAS 308,1 HORAS 145,7
DIAS 12,8 DIAS 6,07
Tiempos actuales en el
proceso de inventarios de la
empresa Distrifábrica
Ramírez S.A.S
Tiempos sugeridos en el proceso
de inventarios de la empresa
Distrifábrica Ramírez S.A.S
8.743 minutos
145.7 Horas
6.07 Días
Es decir la reducción de tiempos estaría determinada de la siguiente forma:
9.743 Minutos
162.3 Horas
6.7 Días
Sin tener aun presente el margen de error, se podría deducir que los tiempos se
reducen aproximadamente en un 53% se ahorraría dos procesos en los procedimientos de
inventarios lo que permitiría tener la disponibilidad de horario para empezar a ejercer los
respectivos conteos y reportes periódicos de inventario.
#Procesos Minutos
1 15
2 8
3 720
4 15
525
65
7 60
8 30
915
10 1440
112880
12300
13 3
14 5
15 5
1611520
17 1440
TOTAL 18.486
Solicitud de nueva mercancia
Tiempos actuales en el proceso de inventarios de la empresa
Distrifábrica Ramírez S.A.S
Ingreso de la mercancia en cada punto de venta
Registro de salida de mercancia en el sistema de
inventarios, de cada punto a un consumidor final
Devolucion de mercancia por deterioro y/o daño
parcial de los almacenes a bodega
Disposicion de la mercancia en los diferentes pisos
de la bodega principal (según referencia)
Orden de salida de mercancia hacia los diferentes
puntos de venta
Registro de salida de la mercancia del inventario, hacia
los diferentes puntos de venta
Ingreso de la mercancia al sistema
Conteo de la mercancia para verificacion de la
nueva factura
Disposicion de la mercancia en el area de
almacenamiento
Conteo de la mercancia
Generar nueva factura en caso de sobrantes y/o
faltantes de mercanciaEnviar nueva factura relacionada por parte del
administrador de inventario al proveedor
Emision orden de compra
Desembalaje de la mercancia
Revision orden de compra Vs. Factura
Proceso
Solicitud de mercancia
#Procesos Minutos
1 8
2 3
3 10
4 5
550
6600
820
9 600
10 1440
11240
121
13 3
143
4320
151440
Total 8.743
Tiempos sugeridosen el proceso de inventarios de la
empresa Distrifábrica Ramírez S.A.S
Devolucion de mercancia por deterioro y/o
Solicitud de nueva mercancia acorde a la
demanda que registre el sistema
Registro de salida de la mercancia del
inventario, hacia los diferentes puntos de
ventaIngreso de la mercancia en cada punto de
venta
Registro de salida de mercancia en el sistema de
inventarios, de cada punto a un consumidor final
Disposicion de la mercancia en el area de Disposicion de la mercancia en los
diferentes pisos de la bodega principal
(según referencia)Orden de salida de mercancia hacia los
diferentes puntos de venta segùn la
demanda (por almacen)
Solicitud de nueva factura en caso de
sobrantes y/o faltantes de mercancia
Desembalaje de la mercancia
Ingreso de la mercancia al sistema
Emision orden de compra
Revision orden de compra Vs. Factura
Emision de una nueva orden de compra en
Descripcion de Proceso
Solicitud de mercancia
Ilustración 12 Tiempos por procesos VS tiempos por proceso sugerido.
Fuente: fuente propia.
4.6 Procesos actuales para la corrección de inconsistencias
4.6.1 Ajustes realizados por inconsistencias de inventarios:
Según se ha evidenciado en los procesos actuales de inventarios de la empresa
Distrifábrica Ramírez S.A.S pueden llegar a existir sobrantes y/o faltantes de mercancía,
sin embargo, en el departamento contable no pueden existir este tipo de inconsistencias
en su balance (a condición de la empresa el acceso será limitado) ya que estos pueden ser
requeridos por entidades reguladoras en cualquier momento que lo soliciten.
Por lo anterior, al hacer un trabajo de campo, diferentes entrevistas al personal y
un análisis de procesos se encontró que existe una persona a cargo de los ajustes de este
tipo de inconsistencias (a petición de la persona no se dispondrá en el presente proyecto
ni su nombre, ni su cargo).
Este funcionario tiene a su cargo la responsabilidad de hacer en el sistema los
respectivos ajustes de sobrantes y/o faltantes de mercancía.
Luego de hacer una validación y según información suministrada por la persona a
cargo de los ajustes en lo corrido del año 2017 los ajustes generados en el sistema de
inventarios están estimados sobre los $ 87.246.789 pesos (De igual forma por petición del
personal no podremos revelar esta información directa del sistema en el presente
proyecto).
4.6.2 ¿Quien responde cuando existen faltantes y/o sobrantes de mercancía en el
actual sistema de inventarios?
Como se ha evidenciado en el respectivo trabajo de campo; actualmente no
existen responsabilidades en caso de presentarse inconsistencias en los procesos de
inventarios, motivo por el cual no se han ejecutado las respectivas sanciones para el
personal a cargo del inventario, es decir, si en determinado punto de venta llegasen a
existir faltantes de mercancía que están relacionados en las existencias de inventarios no
se genera ningún correctivo pedagógico. La información es suministrada al personal a
cargo de los ajustes y se genera la respectiva modificación en el sistema:
Ilustración 13 Ciclo según kaizen en Distrifábrica Ramirez S.AS.
Fuente: fuente propia
Revisión con el
respectivo encargado
del inventario
Evidencia de
inconsistencias en el
sistema de inventarios
por sobrantes y/o
faltantes de mercancía.
Confirmación de
inconsistencias en la
existencia de inventarios
Solicitud de visto bueno
(Vo.bo) al gerente comercial
para realizar ajuste en el
sistema de inventarios con
su respectiva justificación
Reporte a la persona a
cargo del ajuste
Ajuste en el sistema
Cíclico y
repetitivo
5. Referencias bibliográficas
Torres, H. (N.A). Control de Procesos & Mejora Continua. Obtenido de
http://www.oocities.org/es/foro2_control_de_procesos/iiBmk4.htm
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https://www.google.com.co/search?q=procedimiento+de+inventario+de+mercanc
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DIAN. (2012). Resolucion 000139 21 Noviembre 2012 Actividades Economicas.
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Estrada,Y . (2012). Elaboracion del proceso de convergencia hacia las niif para pymes
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