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Manual para Proveedores

JUNIO

2004

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Introducción...............................................................................................................2

Acceso al Sistema.......................................................................................................3

Módulo de Entregas de materiales................................................................................5

CIRCUITO BÁSICO DE ENTREGA DE MATERIALES.................................................................6

Crear un nuevo Remito ......................................................................................7

Impresiones:...................................................................................................17

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IN T R O D U C C I Ó N

Que es la Extranet para proveedores?

Es un servicio para proveedores que les permitirá a los mismos realizar ofertas,

ingresar certificados de servicios, realizar el ingreso de remitos y consultar el

estado de su cuenta corriente a través de Internet.

Principales características:

• Su utilización es muy fácil, y no requiere altos conocimientos de PC.

• Su objetivo es reducir el tiempo de gestión y mejorar la calidad del

seguimiento.

• Acceso seguro, se mantiene la privacidad de la información de las

transacciones. Se implementaron controles, a través de definición de perfiles

de acceso y la instalación de equipos, que protegen la información, de

actividades no autorizadas.

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A C C E S O A L S I S T E M A

Como ingresar al sistema?

Conectarse a Internet y desde el browser tipear la siguiente dirección:

https://proveedores.tecpetrol.com

o ingresar a nuestra página institucional:

http://www.tecpetrol.com

y seleccionar la opción "Extranet Proveedores"

Se presentará la página inicial de la Extranet, en donde deberá ingresar el

usuario y contraseña personal.

El usuario y la contraseña le será enviada por e-mail.

Cada proveedor podrá consultar en el sistema solamente su información,

mediante la validación inicial del usuario y contraseña, por lo tanto se debe

mantener estos datos en total reserva.

Ante cualquier duda comuníquese con su representante de Compras o por e-mail

a:

extranet.prv@tecpetrol.com

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En la aplicación tendrán, íconos comunes para todas las pantallas

Ayuda: Tendrá requerimientos de software y manuales de ayuda de distintos módulos Documentación: Condiciones generales de contratación. Menú Principal: Direcciona al menú Principal Logoff: Salir de la aplicación

2) Las pantallas con opciones de búsqueda tendrán este icono, que les permite filtrar información para buscar datos aplicando distintos criterios.

3) Para poder imprimir tendrán este Icono.

4) Cuando hay más de 10 items disponibles se habilita la opción de ‘Paginación’ (cada página contiene 10 items) en estos casos tenemos la posibilidad de navegar con las flechas para recorrer todos los items.

5) El Icono que representa datos adjuntos. Los archivos adjuntos pueden ser Word, Excel, Txt, adjuntados por el proveedor o por el comprador.

6) Para poder volver a la pantalla anterior

FILTRO

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Ayuda

Menú Principal

Logoff

Documentación

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M Ó D U L O D E E N T R E G A S D E M A T E R I A L ES

La Extranet de Tecpetrol permite la publicación de Notas de Pedido Cerradas y

Solicitudes de entrega contra Notas de Pedido Abiertas / Listas de Precio, con el

fin de que los proveedores puedan cargar sus remitos.

Los proveedores cargan entregas en la Extranet y una vez cargadas las entregas,

confeccionan el remito agrupando entregas.

Los proveedores pueden adjuntar información digital; esta información queda

disponible para ser impresa o consultada en la Extranet, tanto por los

proveedores como por los usuarios de Tecpetrol.

Tecpetrol Extranet con proveedores

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Nov. 2002

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Circuito Básico de Entrega de Materiales

Las Notas de Pedido Cerradas / Solicitudes de entrega se publicarán en la Extranet.

Los proveedores de Materiales cargarán los remitos en la Extranet.

Los usuarios autorizan o rechazan los remitos en la Extranet.

Una vez aprobado el remito, el proveedor puede facturar.

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Crear un nuevo Remito

Se ingresa a través del menú denominado:

"Entrega de Materiales/Entregas Pendientes"

Se le presenta al Proveedor todos sus Notas de Pedido / Solicitudes de Entrega

Filtro por Nota de Pedido / Sol. Entrega

Paginación

Imprimir

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Número Nota de Pedidos / Sol. Entrega

Fecha de entrega

Posición de la Nota de Pedido

Cantidad requerida

Cantidad Aprobada Cantidad entregada pendiente de Aprobar

Pendiente

según

Pendiente según Comprador

Carga de entregas

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Haciendo un clic en la “Descripción” se pasa al detalle de la posición:

Haciendo un clic en ‘Cantidad entregada aprobada’ se ve el detalle de las

entregas:

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Al hacer un click en el botón "Entregar", se pasa a la pantalla de carga de

entregas:

Luego de completar los datos de la entrega se debe presionar el botón "Cargar

Valor".

De esta forma se cargan todas las entregas necesarias.

Luego de cargar las entregas, se debe confeccionar el remito con las

entregas previamente cargadas (Opción Confeccionar Remito de la

pantalla principal).

Carga de la Cantidad que se entrega

Observaciones del Proveedor

Seleccionar el Pedido del cual se

desea confeccionar el remito

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Haciendo clic en el Precio, se va al detalle del Precio Bruto y los descuentos:

Luego de elegido el pedido, tildar las entregas a agrupar en un remito y

presionar ‘Confeccionar Remito’

En la pantalla siguiente, hay que cargar el nro. del remito (el mismo no puede

repetirse):

Nro. de remito

Tildar para agrupar

en un remito.

Botón de confección

de remito

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El sistema pide una confirmación:

Una vez grabado el remito, tiene la posibilidad de Adjuntar Archivos

Adjuntar Archivo: En la primera celda tiene la opción de ingresar un titulo del

Adjunto.

En la segunda celda, apretando el botón “Browse”, selecciona el archivo que

quiere Adjuntar y en la celda le aparece el Archivo Adjunto.

El paso final cliquea en el botón “Adjuntar”.

Titulo del Adjunto

Buscador del Arch. Dirección del Adj.

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Una vez cargado el remito el mismo queda en estado ‘Pendiente de Aprobar’ por

los usuarios. En ese momento se envía un mail a los usuarios, para avisarles

que tienen un remito pendiente de aprobar:

Para visualizar / imprimir el detalle de los remitos cargados hay que ingresar a la

pantalla ‘Control de Remitos’. Una vez cargado el remito ya no puede

modificarse. En caso de que se haya cometido un error, el remito deberá ser

rechazado por el usuario y cargado nuevamente por el proveedor, con otro N° de

remito.

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Control de Remitos

Esta pantalla muestra el detalle de todos los remitos cargados:

En esta pantalla se pueden filtrar los remitos por: Centro, Nro. de remito, Nota

de pedido / Solicitud de entrega a la que corresponde el remito, Fecha Desde /

Fecha Hasta (filtro por la fecha de carga del remito), Estado.

Los posibles estados de los remitos son:

• Pendiente de Aprobación: Ninguna de las posiciones del remito ha sido

aprobada. Es el estado inicial de todo remito, y permanece en ese estado

hasta tanto el usuario lo revise. Este remito no está en condiciones de

ser facturado.

• Aprobado Parcial: El remito tiene al menos una posición en estado

Pendiente de Aprobar. El resto de las posiciones pueden estar en estado

‘Aprobado’ o ‘Rechazado’. Este remito no está en condiciones de ser

facturado.

• Aprobado con diferencia: El remito tiene al menos una posición en estado

‘Rechazado’ o ‘Aprobado con diferencia’ (se aprobó una cantidad menor a

la entregada por el proveedor). Este remito está en condiciones de ser

facturado. Sólo se podrán facturar las cantidades aprobadas.

Nro. de remito Con link al detalle

Estado

Centro

Fecha de carga del remito

Nro. factura a la que corresponde el remito (carga opcional).

Opción de imprimir

Visualizar adjuntos

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• Aprobado Total: Todas sus posiciones fueron aprobadas y de cada posición

se aprobó la cantidad entregada en su totalidad. Este remito está en

condiciones de ser facturado.

• Rechazado: Todas las posiciones del remito fueron Rechazadas. Este

remito no está en condiciones de ser facturado.

Cuando un remito se encuentra en estado: ‘Aprobado Total’ o ‘Aprobado con

diferencia’ el proveedor tiene la opción de cargar el nro. de factura para control

interno.

• Haciendo clic en el nro de remito:

Para un remito en estado ‘Pendiente de Aprobar’

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Para un remito en estado ‘Aprobado con diferencia’

Tanto para remitos en estado ‘Pendiente de Aprobar’ como para remitos en

estado ‘Aprobado Total’ haciendo clic en la cantidad entregada se va a las

observaciones cargadas por el proveedor (opcional). Y puede ser modificado por

el usuario en el momento de la revisión del remito.

Vale de ingreso de SAP

Cantidad entregada, con link a las observaciones del proveedor

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Haciendo clic en ‘Firmas’:

Impresiones:

Haciendo clic en ‘Imprimir’ se puede visualizar el formulario de impresión:

• Impresión de un Remito ‘Pendiente de Aprobar’ o ‘Aprobado Parcial’

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• Impresión de un Remito ‘Aprobado Total’ o ‘Aprobado con diferencia’

Las posiciones ‘Rechazadas’ no se imprimen en el formulario.

Los remitos en estado ‘Rechazado’ no tienen opción de impresión.

Precios por cantidad

Detalle del Monto

Total