Manual Politicas Comunicaciones- UNINORTE

POLTICA DEComunicacionesDocumento elaborado por laDireccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas Julio de 2009

Tabla deContenido

1. Presentacin2. Las comunicaciones en la Universidad3. Polticas de comunicacin

3.1 Pblicos de inters3.2 Los voceros3.3 La identidad corporativa3.4 Medios de comunicacin Institucionales y

periodsticos.4 Los eventos, el protocolo y la etiqueta institucional5 Sobre los procesos y procedimientos de la Direccin

de Comunicaciones 6 Estructura organizacional de la Direccin de

Comunicaciones y Relaciones Pblicas7 De los comits en los que participa la Direccin de

Comunicaciones y Relaciones Pblicas

1. PresentacinLa imagen de nuestra Institucin es la proyeccin de nuestra misin, obras y planes futuros, que son percibidos por los pblicos internos y externos, como resultado de la gestin de la comunicacin, el diseo de estrategias, acciones y mensajes emitidos a travs de los medios de comunicacin.Por ello, en nuestra Universidad propendemos por una comunicacin transparente, oportuna y eficaz, que nos permita relacionarnos con nuestro entorno y emitir mensajes e informacin til y de inters de manera permanente. Es as como la comunicacin hace parte de nuestro quehacer diario y por ello trabajamos en el adecuado manejo de mensajes y medios. Para ello, La comunicacin en la Universidad del Norte se considera transversal a todas las actividades institucionales y es facilitadora de procesos de toma de decisin y de proyectos estratgicos y contribuye al clima laboral y sentido de pertenencia.

Poltica de Comunicaciones 1

2. Las comunicaciones enla Universidad del Norte

La gestin de comunicaciones en la Universidad del Norte vela por la imagen de la Institucin y su posicionamiento entre los pblicos internos y externos (stakeholders). Esta labor se realiza mediante el diseo de estrategias, la creacin de mensajes y dispositivos de comunicacin coherentes con la misin y el proyecto institucional. La presencia institucional se promueve a travs del buen uso de la identidad corporativa, la conduccin de relaciones pblicas estratgicas, la realizacin de medios y procesos de comunicacin eficaces que proyecten el que hacer universitario.


3. Polticas de comunicacin3.1 De los pblicos de inters: La Universidad mantendr informados a sus pblicos de inters sobre proyectos, programas y actividades acadmicas mediante mensajes y dispositivos de comunicacin coherentes con la misin y el proyecto institucional.Se consideran pblicos internos estudiantes, profesores, funcionarios administrativos, directivas y consejo directivo. Son pblicos externos los egresados, pares acadmicos y sector educativo; gobierno, medios de comunicacin, sector empresarial y en general, la comunidad. Son considerados pblicos intermedios proveedores, familiares de pblicos internos y potenciales clientes. 3.2 De los voceros de la Institucin: El principal vocero de la Institucin es el Rector de la Universidad, seguido por los vicerrectores. El Rector, a travs de la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas, determinar los voceros ante los medios de comunicacin, de acuerdo con los temas y pertinencia de los pronunciamientos. 3.3. De la identidad corporativa

La Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas vela por el cumplimiento y buen uso de la 1identidad corporativa en cada una de las piezas de promocin, publicidad y medios con impacto en

los pblicos objetivo de la Institucin.Es poltica de la Universidad propender por la imagen institucional y protocolo en los eventos realizados por la Institucin, de cualquiera de sus divisiones acadmicas y administrativas.3.4 De los medios de comunicacin institucionales y externos:La Universidad mantendr mecanismos de comunicacin de carcter institucional que permitan el flujo e intercambio de mensajes en las reas acadmicas y administrativas, mientras se promueve el conocimiento, el clima organizacional y el sentido de pertenencia. Es poltica de la Universidad administrar y conservar relaciones con los medios de comunicacin a largo plazo, por lo que se establecern planes y estrategias de comunicacin que consolidan el posicionamiento de la Universidad, mientras se fortalecen las relaciones con los medios de comunicacin locales, regionales, nacionales e internacionales.


1. - Ver Manual de Imagen e identidad Corporativa en: http://www.uninorte.edu.co/informacion/Manuales/manuales_externos.html

La Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas es la nica dependencia que cuenta con la facultad de emitir comunicaciones institucionales a los medios de comunicacin y periodistas.La creacin de medios y formas de comunicacin con el pblico externo e interno deber ser aprobada por la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas.A continuacin se relacionan los medios de la Universidad del Norte, inventariados por la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas:


Alcance Nombre Descripcin Tipo Frecuencia ResponsablesPblico

Interno La Agenda

Boletn electrnico que se publica en los diferentes portales web que registran actividades, congresos, conferencias, cursos y datos sobre eventos que suceden cada semana en Uninorte. sala para programarte y agenda as las actividades en las que quieras

participar. Tambin es distribuida a travs de tu Email uninorte cada mircoles y la encuentras

publicada en las carteleras institucionales.

Boletn digital / impreso

Estudiantes, profesores y funcionarios

(Todos)Semanal Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas

Interno The News

The News es un tabloide promocional que llega a toda la comunidad uninortea por medio del correo institucional. Contiene informacin sobre promociones, eventos, concursos y

dems actividades de todas las unidades que conforman la Direccin de Unidades de Servicio y Logstica Empresarial. Su funcin es dar a conocer los productos y servicios que

se ofrecen y las ofertas especiales que pueden encontrar en ellas.

Boletn digital Todos Semanal Direccin de Unidades de Servicio y Logstica Empresarial

Interno Nuevas Tecnologas Informacin sobre cursos, demos y novedades que la Unidad de Nuevas Tecnologas ofrece a los docentes de la Universidad. Boletn digital Profesores MensualInstituto de Estudios en Educacin,

IESE

Interno Centro de EmprendimientoBoletn que incluye noticias, eventos y novedades generadas desde el Centro de

Emprendimiento. Se enva a la base de datos del CE y por correo institucional a todo el pblico interno.

Boletn digital Todos mensual Centro de Emprendimiento

Interno Escuela de NegociosBoletn que incluye noticias, eventos y novedades generadas desde la Escuela de Negocios.

Se enva a la base de datos de su divisin y por correo institucional a todo el pblico interno.

Boletn digitalEstudiantes y

profesores de la Divisin

Semestral Decanatura Escuela de Negocios

Interno Novedades Ediciones UninorteResea completa de obras y autores de cada una de las publicaciones del sello editorial , la

que incluye imagen de la portada del libro e informacin sobre donde adquirirlo. Boletn digital TodosDe acuerdo a la herramienta de

novedadesEdiciones Uninorte

Interno Boletn del Sistema de Gestin de Calidad

Es una herramienta informativa que contiene las novedades y actividades programadas del Sistema de Gestin de Calidad de la administracin universitaria. Adems, incluye temas

de inters relacionados con calidad y la Norma ISO 9001. El boletn va dirigido a estudiantes, profesores y funcionarios administrativos.

Boletn digital Funcionarios Semestral Coordinacin Equipo de Calidad

Interno Eco Es un medio por el cual se le informa al personal del programa los logros, procesos, eventos e investigaciones que fueron desarrolladas en la Divisin durante el semestre. Boletn digitalEstudiantes y

profesores de la Divisin

Semestral Divisin de Ciencias Jurdicas

Interno Boletn de la Divisin de Ingenieras

Este medio est ubicado en la pgina de la Divisin de Ingenieras del portal de la Universidad, y su objetivo es informar los diferentes logros y sucesos del semestre, entre sus secciones se encuentra distinciones a la excelencia acadmica, nuestros profesores y

eventos de inters.Boletn digital

Estudiantes y profesores de la

DivisinSemestral Divisin de Ingenieras

Interno Boletn OFI Es un boletn por medio del cual los profesores y grupos de investigacin de la Divisin se informan sobre oportunidades de financiacin de proyectos, programas de intercambio y

otras oportunidades de investigacin y trabajo acadmico a nivel internacional.Boletn digital

Estudiantes y profesores de la

DivisinQuincenal Divisin de Humanidades y Ciencias Sociales

Interno Bitcora Acadmica

Busca crea un espacio para la difusin de polticas y proyectos acadmicos de la Universidad. En l se podr encontrar informacin sobre las polticas, proyectos y

acciones emprendidas por las siguientes unidades de apoyo a la academia: Direccin de Calidad y Proyectos Acadmicos, Direccin de Gestin y Desarrollo Acadmico, Direccin de Investigaciones y Proyectos, Biblioteca General, Ediciones Uninorte, Bienestar Universitario

y Desarrollo de nuevos programas.

Boletn digital Profesores Bimensual Vicerrectora Acadmica

Mixto ObservaBoletn generado por el Observatorio de Educacin del Caribe Colombiano, que resume la

actividad acadmiva e investigativa de este centro y permite mantener actualizado a su pblico sobre los logros y novedades que presenta. Se enva por correo directo a la base de

datos de contactos del Observatorio y por correo masivo al pblico interno institucional.Boletn digital Todos Trimestral Observatorio de Educacin del Caribe Colombiano

MixtoPgina principal y

portales de la Pgina WEB

Es el campus virtual en el que adems de encontrar toda la informacin acadmica, se puede navegar y encontrar nuevas alternativas tales como: RSS, Portal de Noticias, Blogs, entre otros. Algunas secciones de inters particular por el servicio de comunicacin que

ofrecen son: Seccin eventos y convocatorias en pgina principal: convocatorias y eventos.

Secciones de noticias y Anuncios Online. Este espacio es propicio para propios y visitantes ya que estn publicadas antes de login.

Anuncios personales y del campus: Despus del login se encuentra informacin de anuncios que son de inters acadmico o cultural.

Electrnico Todos PermanenteDireccin en Tecnologa Informtica y de Comunicaciones - Direccin de


Interno Correo electrnicoEs el medio de comunicacin formal oficial de la Universidad, asignado a estudiantes,

docentes y funcionarios para su uso diario en la comunicacin personal. Sirve de plataforma para el envo permanente de circulares, boletines y mensajes institucionales de impacto interno y externo que buscan mantener informada a la comunidad universitaria.

Electrnico Todos Previo requerimientoDCRP - Dir. en Informtica y de

Telecomunicaciones

Interno Ofelia

Creada como la intranet universitaria, esta plataforma electrnica sirve para la comunicacin formal entre funcionarios y docentes con funciones administrativas. Sirve

adems para mensajes propios de la dinmica administrativa en la comunicacin persona a persona, para difundir informacin institucional como resoluciones, circulares y otros

aprobados previamente para envos masivos.

Electrnico Funcionarios Previo requerimientoDireccin de Comunicaciones y

Relaciones Pblicas

Interno Circulares por ofelia Generadas como medio de informacin institucional, sirven para difundir mensajes de corte acadmico o administrativo de impacto interno para la vida universitaria. Electrnico FuncionariosPrevio

requerimiento

Comunicaciones/ Dir. en Infor. y de Telecom. / USLE / Servicios

Administrativos / Rector / Secretara Acadmica / Planeacin

Interno 15 das

Boletn que resume noticias y eventos de la Universidad que la Direccin de Comunicaciones produce exclusivamente para los miembros del Consejo Directivo, en el

que adems de registrar los hechos ms destacados de la ltima quincena, anuncian prximas actividades y presenta las noticias de mayor impacto que sobre la Universidad se

han escrito en la prensa nacional y local.

Boletn digital Consejo Directivo Quincenal Grupo de Prensa de la Direccin de


Externo Portal de prensa Es el espacio de noticias de la universidad en la web, en donde se presentan noticias diarias producidas por la universidad que pueden ser de impacto interno y externo. Electrnico Todos PermanenteGrupo de Prensa de la Direccin de


Externo Boletn UninorteBoletn institucional de circulacin interna y externa en el cual se resean logros y acontecimientos ms importantes de la Universidad; es editado por la Direccin de

Comunicaciones y Relaciones Pblicas y en l tambin colaboran profesores y estudiantes escribiendo sobre los temas que se incluyen en cada edicin.

Impreso

Staff de Uninorte, instituciones de

educacin superior, medios y empresarios.

Semestral Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas

Externo Informativo Un Norte Se trata de un medio de opinin, en el que escriben nuestros acadmicos y que circula mensualmente. Su objetivo es mostrar la opinin e investigacin que se adelanta en la

Universidad del Norte.Impreso/ Televisin

Ciudadana en general Mensual

Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas

Externo Gua CulturalEsta es una publicacin en la que se promocionan las actividades culturales de nuestra

Regin. En este se registran eventos, crtica literaria, musical y cinematogrfica, opinin y actualidad, etc.

Impreso Ciudadana en general Bimensual Centro Cultural Cayena

Externo La "Gua Cultural del Caribe" en tv

Es un programa cultural que se emite por Telecaribe, los jueves de 9:00 p.m. a 9:30 p.m.. Es una extensin de la Gua Cultural impresa y cuenta con una estructura conformada por seis secciones: "galera de personajes", culturismo", "memorando", "abanico", "agenda

cultural" y "cmara en accin". Dichas secciones comprenden entrevistas, destinos patrimoniales y tursticos, festivales, retrospectivas, programacin actualizada de eventos y reflexiones sobre la problemtica cultural actual de la ciudad, la regin y el pas. Cuenta

con la direccin general del Centro Cultural Cayena, el apoyo de la Cmara de Comercio de Barranquilla y Telecaribe. La realizacin audiovisual del proyecto est a cargo del Centro

de Produccin Audiovisual de la Universidad del Norte.

Impreso Ciudadana en general Quincenal Centro Cultural Cayena - Centro de

Produccin Audiovisual

Externo Uninorte FM EstreoUninorte F.M. Estreo es la emisora cultural por excelencia de la Regin. En su

programacin se encuentra todo tipo de msica, noticieros y programas especiales. Se escucha en los 103.1 mhz o a travs de www.uninorte.edu.co por el banner que esta

dispuesto en cualquiera de los portales de la pagina web.Radial Ciudadana en general permanente Direccin de la Emisora

Interno Hablando con el Rector

Un espacio de dilogo institucional para que los estudiantes, profesores y funcionarios se acerquen al Rector de la Institucin en un ambiente cmodo, cordial y libre de la formalidad de otros eventos o reuniones, permitiendo a los asistentes conversar espontneamente sobre la academia, la vida universitaria, la realidad actual, las

preocupaciones sociales o temas que sean propuestos por la comunidad uninortea.

Medio cara a cara Todos Permanente

Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas

Externo Informe Anual

El Informe Anual de la Universidad del Norte presenta cada ao a la comunidad los resultados obtenidos en docencia, investigacin, extensin y en la formacin en pregrado y postgrados, sumado a los programas de desarrollo profesoral en pro de la excelencia de los docentes, la cual se ve reflejada en la calidad acadmica de sus estudiantes y egresados. Igualmente, se presenta la labor de proyeccin social y apoyo a la comunidad que brinda

la Universidad desde cada una de sus reas. As, los proyectos de investigacin, consultora y cursos de extensin entre otros, adems de las actividades de impacto social ya

consolidadas.Este documento, elaborado por la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Pblicas, es

posible gracias a la informacin suministrada por cada una de las reas y dependencias de la Institucin, as como del acompaamiento del equipo de trabajo e informacin de la

Oficina de Planeacin.

Impreso

Consejo Directivo, staff de Uninorte, rectores de otras universidades, empresarios

aliados, medios de comunicacin

Anual Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas

Externo Pgina web Rector

Partiendo de la pgina web institucional se abre este portal exclusivo cuyo fin es brindar informacin actualizada sobre la gestin del Rector y presentar ante los medios e

interesados una resea de las actividades institucionales y en otras externas en las que hace presencia, acceso a sus discursos e intervenciones, imgenes de archivo y otras

noticias generadas desde la rectora.

Electrnico Todos Permanente Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas

Externo Un Norte TV Versin audiovisual del UN Norte Impreso que presenta noticias, investigaciones, y actividades de la Universidad que son de inters general AudiovisualCiudadana en

general Quincenal Direccin de Comunicaciones y

Relaciones Pblicas

Externo Corte Colombiano

Esta serie de documentales para televisin, es una iniciativa de la Universidad, que tiene como objetivo observar la realidad colombiana y a sus principales actores: los colombianos. Basada en los estudios realizados por los grupos de investigacin de la institucin, y con un formato abierto y dinmico responde a las expresiones audiovisuales contemporneas

de la televisin y el documental.

Audiovisual Ciudadana en general Semanal Centro de Produccin Audiovisual

Externo RSS Sistema de noticias en lnea para los contenidos de la pgina web. Electrnico Ciudadana en general PermanenteDireccin de Comunicaciones y

Relaciones Pblicas

Interno Carteleras

Este medio es quizs el ms utilizado, ya que las distintas direcciones de programa y dependencias universitarias informan a su pblico noticias de inters acadmico y cultural. La universidad cuenta con tres carteleras giratorias instaladas en el 1er piso de los bloques

A, D y F. Tambin hay carteleras abiertas en las que puedes colgar tu informacin sobre anuncios que no sean propios de tu programa acadmico, estas se llaman Entrate!! Carteleras Entrate: Estas se han dispuesto para que las usen los estudiantes, no

requieren autorizacin.

Impreso Todos Permanente Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas

Interno Publipostes

Son estructuras fsicas compuestas por un poste al que se sujeta un marco metlico con un pendn (en material de impresin digital para exteriores), cuya finalidad es permitir la publicacin de mensajes institucionales, as como otros para la promocin de eventos y

campaas internas. Hay 7 puntos en la plazoleta de postgrados, 1 en la biblioteca y 1 en el parqueadero de directivos y salida peatonal.

Impreso Todos permanente Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas


Interno VnculosEsta revista ha sido diseada con el fin de informar en integrar a toda la comunidad de

funcionarios Uninorteos, en la cual se registran los ingresos, los traslados, los nacimientos e informacin de las diversas reas de la Direccin de Gestin Humana que

impactan la vida laboral de la Universidad.

Boletn digital / impreso Funcionarios mensual

Direccin de Gestin Humana con apoyo de la Direccin de


Interno Uni5TVEl Sistema cerrado de televisin Uni5TV es un medio de comunicacin institucional que

busca afianzar el sentido de pertenencia en Uninorte, sirve para informar sobre las campaas y novedades de la Universidad y para emitir una programacin hecha por

estudiantes para estudiantes, as como tambin programas de inters general.Audiovisual Estudiantes Diaria Centro de Produccin Audiovisual

Interno PBXEl mensaje de espera telefnica es un medio que utilizamos en Uninorte para difundir las campaas institucionales, los eventos y proyectos estratgicos que tienen impacto en un

pblico interno y externo. Auditivo Todos Permanente Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas

Interno UN Boletn

Medio de comunicacin institucional que presenta a la comunidad uninortea informacin de los eventos que tendrn lugar en el periodo de vigencia del boletn, reseas de aquellos que pasaron y aviso sobre los que vendrn en el futuro. Se desarrolla con el fin de ampliar

la cobertura de informacin sobre el tema de actividades y noticias de la Universidad a ms estudiantes, profesores y funcionarios de manera directa in campus y como

complemento de otros medios existentes como la pgina web y la Agenda de eventos semanal.

Impreso Todos Quincenal Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas


4. Los eventos, el protocolo y la etiqueta institucional

2En la Universidad del Norte todos los eventos son importantes, pues reflejan la personalidad de nuestra Institucin y expresan la planeacin y el desarrollo institucional en cada una de las reas de investigacin, extensin y docencia. Por eso hacer un evento significa organizarlo, prever los detalles, visionar el momento o tiempo en que queremos que se realice y cmo deseamos presentarlo ante nuestros invitados.La Direccin de Comunicaciones es responsable de la organizacin de eventos de alto impacto institucional, los que convocan a diversos pblicos internos y externos y aquellos que de manera especial vinculan a la prensa. En adelante, la Direccin de Comunicaciones acta como soporte o asesor de la realizacin de eventos que organicen directamente diversas reas acadmicas y administrativas de la Universidad. Toda organizacin debe establecer un conjunto de normas o reglas de cortesa, buenas prcticas y frmulas que refuercen las relaciones humanas dentro y fuera de la empresa, logrando con todo ello un estilo propio que la caracterice, que cuide todos los detalles de una forma armoniosa, sutil y corporativa. Estas normas

3estn contempladas en nuestro Manual de Protocolo , el cual se constituye en un documento prctico de consulta para todas los funcionarios que emprenden actividades de tipo acadmico, cultural y social y necesariamente proyectan en ellas la imagen de la Universidad del Norte.


2. - Consulte la Gua para la Realizacin de Eventos.3. - Consulte el Manual de Protocolo Institucional.

5. Sobre los procesos y procedimientosLa Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas hace parte del Sistema de Gestin de Calidad de los procesos administrativos de apoyo a la academia, en la prestacin de servicios de impacto estratgico para la Institucin. Es as como los procesos de Gestin de Planes de Comunicaciones Internas y Externas, Diseo de Piezas y artes publicitarias y la Adquisicin y recibo de bienes y servicios elaboracin de rdenes de publicidad, son procesos certificados por la norma ISO 9001.

5.1 Servicio de Diseo de artes y piezas publicitariasDescripcin del ServicioLa prestacin del servicio de diseo grfico comprende el diseo de material publicitario para medios impresos: folletos, afiches, tarjetas, hojas volantes, portadas de publicaciones, pendones, pasacalles, escarapelas y asesora de imagen grfica para eventos, avisos para prensa y creacin de conceptos grficos para campaas internas.Prioridad para atender el servicioEl servicio de diseo de artes y piezas publicitarias ser atendido en orden de llegada de los formatos de solicitud con la informacin completa para el trabajo. Siempre que una solicitud sea recibida, los diseadores grficos debern responder en mximo 24 horas su comunicacin con fecha de entrega de primer boceto.

Alcance del servicioTiempos de respuesta. Teniendo en cuenta que el diseo se direcciona a travs de una ruta de trabajo organizada por fecha de solicitud, el tiempo para realizar un primer boceto es de 7 das hbiles, con la excepcin de los avisos de prensa que se entregan en 3 das hbiles.Medios estipulados para la peticin. Debe hacer su solicitud a travs del formato de solicitud de Artes y Piezas Publicitarias, dirigido a la Directora de la Oficina de Comunicaciones o a los diseadores grficos a travs de Ofelia, mail o impreso en las oficinas de Comunicaciones.Entrega completa del material: Se debe entregar el material completo; si es texto, ste debe ser entregado en medio digital en un programa de procesamiento de palabras (Word); los grficos, en una tabla de clculo (Excel) y las fotografas, en medio digital con una resolucin ptima para impresin o en medio fsico para ser escaneadas. Si tiene dudas acerca de la resolucin ptima para impresin, puede consultar con nuestro diseador grfico. El tiempo de entrega comienza a transcurrir una vez sea entregado el material completo para tramitar el diseo.


5.2 Gestin de planes de comunicaciones internas y externasDescripcin del ServicioGestionar planes de comunicaciones internas y externas que permitan la comunicacin entre el pblico de la Universidad y de sta con su entorno, logrando visibilidad de eventos, proyectos, actividades y convocatorias que soliciten el servicio.Prioridad para atender el servicioLa Direccin de Comunicaciones prioriza la informacin y las solicitudes de divulgacin para determinar su impacto, el carcter de la informacin, sus pblicos y la coyuntura institucional y local, especialmente para el caso de medios de comunicacin externos.Alcance del Servicio La Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas es la nica instancia autorizada institucionalmente para gestionar planes de comunicaciones de impacto interno y externo, de la Universidad del Norte.Las solicitudes de planes de comunicaciones internas y externas deben hacerse mnimo ocho (8) das hbiles previos a la fecha en la cual el solicitante desee comenzar la divulgacin de su evento, actividad, convocatoria o proyecto. As mismo, una solicitud de plan de comunicaciones no deber hacerse menos de ocho (8) das hbiles antes del desarrollo de su evento, actividad o inicio de proyecto o convocatoria. Nota: el tiempo de solicitud mnima de un plan de comunicaciones deber ser mayor al establecido en este documento, si la complejidad de la solicitud de divulgacin del evento, actividad o proyecto lo requiere (Eventos macro de la Universidad que exijan un plan de comunicaciones de impacto nacional, alto cubrimiento en medios externos y amplia visibilidad en la pgina y los medios institucionales).Pueden solicitar este servicio: Las directivas de la institucin, los directores de reas acadmicas y administrativas, asistentes de direccin de esas reas, profesores organizadores de eventos o convocatorias y estudiantes representantes de grupos estudiantiles o de trabajo organizado que justifiquen su solicitud y cuenten con el aval de su programa o dependencia para el evento, actividad o convocatoria que desean dar a conocer.Slo se recibirn por Ofelia o E-mail las solicitudes de Gestin de Planes de Comunicaciones Internas o Externas, las cuales deben ser enviadas a la Directora de la Oficina o a sus asistentes de Comunicaciones Internas, Externas o Divulgacin y Prensa. La Direccin de Comunicaciones deber responder en menos de 48 horas el mensaje del solicitante, envindole el formato de solicitud de gestin de planes de comunicaciones para su diligenciamiento, el cual ser el soporte oficial de la solicitud del cliente. Sin el recibo de este formato diligenciado la Direccin de Comunicaciones no estar obligada a responder con un plan de comunicaciones formal para la difusin de la comunicacin que se solicite.Al recibir el formato de solicitud diligenciado, la Direccin de Comunicaciones tendr 5 das hbiles para presentar la propuesta del plan de comunicaciones solicitado. En algunos casos en los que los eventos o proyectos sean a ms de 2 meses desde la solicitud de apoyo, la entrega de la propuesta podr variar a partir de los 5 das hbiles, de comn acuerdo con el solicitante, teniendo en cuenta otras solicitudes previas ms urgentes.


El solicitante tendr 3 das hbiles para aprobar y/o solicitar ajustes a la propuesta presentada.Aprobada la propuesta de plan de comunicaciones por parte del solicitante, la Direccin de Comunicaciones iniciar la gestin de las estrategias y actividades acordadas en el plan, teniendo en cuenta el cronograma y los acuerdos aprobados, los cuales pueden incluir inversin de presupuesto por parte del solicitante para la ejecucin de algunas acciones (Publipostes, impresin de material pop, entre otros), que dependern de su gestin directa en ese caso. Estas acciones que dependan de la gestin del cliente y que no se lleven a cabo an habiendo quedado previamente aprobadas, no se tendrn en cuenta para la evaluacin posterior del servicio prestado por la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas.

5.3 Gestin para la adquisicin y recibo de bienes y servicios elaboracin de rdenes de publicidadDescripcin del ServicioElaborar las rdenes de publicidad de la Institucin para la contratacin de pautas de promocin y publicidad de los programas de pregrado, postgrados, eventos y actividades en general que lo requieran.Prioridad para atender el servicioSe proceder con la elaboracin de la orden una vez sea recibida y revisado el formato de elaboracin de orden de publicidad, verificando los requisitos indicados en el mismo, por lo que se requiere que la solicitud sea enviada con, por lo menos, dos das hbiles de anticipacin a la fecha de la pauta.Alcance del Servicio La Direccin de Comunicaciones es la nica instancia autorizada institucionalmente para elaborar rdenes de publicidad de la Universidad del Norte.Los formatos de solicitudes de elaboracin de rdenes de publicidad se recibirn por Ofelia, E-mail o fsicamente, las cuales deben ser enviadas a la Directora de la Oficina o a su asistente de Comunicaciones Externas (cuando estn sujetas a un plan de mercadeo) o a la Secretaria de la Direccin.Las solicitudes deben ser enviadas con por lo menos dos das hbiles de anticipacin (para el caso de medios de comunicacin locales) a la fecha de pauta, adjuntando siempre (sin excepcin) el arte impreso del aviso a publicar, en el caso de pautas en revistas o peridicos. En el caso de que los avisos o pautas. Para las pautas que deban ser contratados a nivel nacional o internacional, se requiere que las solicitudes sean enviadas con tres das hbiles de anticipacin. Para el caso de medios de comunicacin que an no estn registrados en el sistema de proveedores de la Universidad, se requiere inicialmente realizar el contacto, recopilacin de documentos y registro como proveedor de la Universidad previa solicitud de elaboracin de orden de publicidad.Cuando los montos de las rdenes exceden los $7.500.000, requieren aprobacin de la Vicerrectora Administrativa y Financiera, por lo que se requiere que las solicitudes sean enviadas con, por lo menos 5 das hbiles de anticipacin.Consulte aqu los formatos para tramitar los servicios de la direccin de comunicaciones y relaciones pblicas


6. Estructura organizacional


7 De los comits en los que participa la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas

Comit de Mercadeo Es el organismo encargado de disear la estrategia de mercadeo de todos los servicios ofrecidos por la Universidad, programas de pregrado, postgrado y educacin continuada, unidades de negocios, entre otras dependencias; buscando soluciones creativas a las oportunidades de mercado en el mediano y largo plazo, teniendo siempre como foco las necesidades de los consumidores, el beneficio de la Universidad y su misin institucional.


Est integrado por el vicerrector administrativo y financiero, el director de planeacin, el director de admisiones, el director de las unidades de servicio y logstica empresarial, el director comunicaciones, el director de mercadeo y un representante de los programas acadmicos de los programas acadmicos de pregrado y postgrado.

Comit Editorial Informativo Un Norte Este comit, integrado por profesores y directivas de la Universidad asignadas por el Rector, busca dar equilibrio a la informacin investigativa y noticiosa que se publica mensualmente en el Informativo Un Norte. El Comit se rene mensualmente y revisa la edicin prxima a publicarse, as como los temas y contenidos propuestos para la siguiente edicin.

Comit de MejoraEs el espacio de comunicacin, donde se retroalimenta, revisa y proyecta el Sistema de Gestin de Calidad. Es presidido por la Vicerrectora Administrativa y Financiera, coordinado por el Representante de la Direccin y participan todos los responsables de Macroprocesos, la Coordinadora de Calidad y la Directora de Proyectos Administrativos.

Comisin de Administracin UniversitariaDe cara a procesos como la planeacin estratgica, la reacreditacin institucional de alta calidad, entre otros aspectos, la Universidad organiza al interior de sus reas acadmicas y administrativas las funciones de autoevaluacin y planeacin en comisiones de trabajo organizadas por reas de trabajo e impacto estratgico. As, la Direccin de Comunicaciones participa en la Comisin de Administracin Universitaria que tiene como funcin planear y autoevaluar las actividades administrativas y de impacto acadmico, entre otras.

Grupo Creativo de Diseo Es un mecanismo para probar y validar las especificaciones y objetivos de las campaas y piezas publicitarias creadas en la Direccin de Comunicaciones, mediante su exposicin a un grupo escogido de entre su pblico objetivo o un grupo de expertos en el rea. El comit est liderado por la Direccin y los diseadores grficos de la oficina de comunicaciones.

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