Unidad Asistencia a Prestadores

Programa de Capacitación para Establecimientos Autogestionados en Red

Taller: “Aprendiendo a usar software SIS-Q”

Marzo,2011

Elaborado por: Rodrigo Castillo

Giovanna Maregatti

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Objetivo General

Preparar a los Hospitales autogestionados y base para que a diciembre del presente año estén en condiciones de solicitar la Acreditación de Prestadores de Salud e Implementar el nuevo Modelo de Gestión Hospitalaria, Balanced Scorecard, con el apoyo de un Software (SIGPAH) y equipos del Ministerio y Superintendencia de Salud

Objetivos Específicos

Capacitar a este grupo de hospitales en el uso del software “Sistema de Información en Gestión y Calidad en Salud.

Definir hospitales que correspondan según equipos de trabajo conformados Acompañar a este grupo en el proceso de aprendizaje y uso del software Realizar talleres prácticos en los distintos módulos: AS/AP/AG/CGH Crear una carta Gantt con plazos definidos según actividades propuestas por

módulo. Monitorear cumplimientos de carta Gantt Coordinar con los equipos directivos de cada hospital vías de comunicación

expeditas Definir coordinación de resolución de dudas y/o sugerencias con mesa de ayuda Evaluar capacitaciones con pruebas prácticas

Plan de Actividades

Una vez asignados los hospitales a cada grupo de trabajo, éstos deberán tomar contacto con los Directores de cada establecimiento para coordinar fechas y horarios de capacitaciones.

Los hospitales deberán haber enviado previamente su lista de asistentes y los nombres, cargos y Rut de las personas que serán administradores de sistema.

Las capacitaciones comenzarán con una breve presentación del proyecto, equipos de trabajo, objetivos y metas, además de una breve reseña del significado de la Acreditación en Salud y Autogestión Hospitalaria.Esta presentación debe ser estándar y todo el equipo Minsal/SIS debe estar preparado para exponer. (Preparar ppt)Posteriormente se capacitará por Módulos en el siguiente orden:

1-Descripción General2-Módulo AS3-Módulo AP4-Módulo AG5-Módulo CGH

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Una vez concluido los 4 módulos se evaluará aprendizaje del software con una prueba.

Desarrollo Taller

Descripción General

1.1 Entrada Principal: Abra el explorador de internet y digite www.siscalidad.cl aparecerá lo siguiente:

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Seleccionar Servicio de Salud e Institución

Nombre Usuario

Contraseña

Una vez ingresado su nombre de usuario y contraseña aparecerá la siguiente pantalla:

“Al no tener validado ningún módulo el triángulo debe aparecer en color rojo y cambia a verde solo cuando se completa cada uno de éstos”

1.2 Menú Sistema de Información en Gestión y Calidad en Salud

AS: Se refiere a las Normas Técnicas Básicas (NTB) en “Autorización Sanitaria”AP: Se refiere al manual de acreditación de prestadores de salud atención cerrada, “Acreditación de Prestadores”AG: Se refiere a la “Autogestión”CGH: Se refiere a los Centros de Responsabilidad e Indicadores en “Control de Gestión Hospitalaria”

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Función no habilitada aún

Función para asignar administradores de sistemaFunción para asignar administradores de sistemaFunción para asignar administradores de sistema

Función para incorporar usuarios de sistema. Todos los campos son obligatorios

Función para calcular tamaño muestra para realizar constataciones en terreno

Módulo AS

AS aparece en color verde a modo de prueba para mostrar que está validado el módulo

2.1 Ingreso a módulo AS

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Ingreso a módulo de NTB

Cada icono representan las Normas Técnicas Básicas (NTB) que actualmente están vigentes según los servicios o unidades.

Hay 8 tipos de reportes que pueden exportarse a Excel o a Word y cada uno de ellos otorga una información distinta. Se muestran a continuación:

En el panel de administración encontramos los siguientes botones:

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Para completar las Normas Técnicas Básicas se debe seleccionar cada ámbito como se muestra a continuación:

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Botón para asignar responsables por Unidad

Botón para sudividir unidades. Ej: Hospitalización medicina, cirugía, etc..

Botón quedará deshabilitado

Botón para adjuntar Resolución emitida por SEREMI para solicitar “acreditación”

Primero se muestra pantalla con los 3 ámbitos y al seleccionar el primero de ellos que corresponde al “ámbito infraestructura” aparece lo siguiente:

Luego se debe seleccionar cada ítem de un subámbito :

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Se desplegará la siguiente ventana para completar la NTB según “Aplique” o “No”:

Con los botones de adjuntar y buscar documentos se respaldará información que se considere necesario.

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El responsable de cada unidad es quien debe completar esta parte y es quien conoce si se cumple o no, al aplicar y “no cumplir” se debe completar botón de “valorización incumplimiento” y las “brechas y observaciones”, se muestran a continuación:

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Ingresar valor aproximado de brecha

Esta acción se debe repetir en cada ámbito y subámbito hasta completar las 15 Unidades que aparecen en este software. Al ir poblando con datos irán apareciendo los diferentes reportesUna vez concluido el módulo AS se comenzará a trabajar en el módulo AP.

Módulo AP

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Ingreso de brechaIngreso de observación o mejora

Envío mailHistorial de observaciones

Presionar “AP” para ingresar al módulo acreditación de

prestadores

Botón “Volver”

El botón “volver” regresa al ingreso de Login/Usuario

Al ingresar al módulo AP se muestra lo siguiente:

Continuando con la capacitación se enseñará por ítem partiendo con “Tableros de control”

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1-TABLERO DE CONTROL

Características Obligatorias: Al seleccionar este ítem se ingresa a los 9 ámbitos de Atención Cerrada que contiene el manual de acreditación.

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Se debe seleccionar cada ámbito para poder ver los componentes que contiene como es el caso del ejemplo que se muestra abajo “Servicios de Apoyo”:

Cada ámbito tiene componentes distintos

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Estos son los 9 ámbitos del Manual de Acreditación

Estos son los componentes del ámbito “APL”

Al seleccionar un componente se desplegarán las características obligatorias correspondientes como se muestra en la pantalla de abajo:

Se debe seleccionar una característica para poder validar en el software si se cumple o no y el propio sistema realiza el cálculo de cumplimiento expresado en porcentaje.

Ejemplo:

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Características obligatorias de APL-1

Al seleccionar la característica, en este ejemplo APL 1.4 se muestra lo siguiente:

Cada vez que se registre un Si, No o NA (No Aplica) se debe grabar

Este botón permite agregar alguna observación y fecha de cumplimiento de la característica.

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Elementos medibles, se completan con Si/No o No Aplica

El botón “Adjuntar documentos” permite agregar cualquier tipo de archivo para respaldar la validación de la característica, idealmente adjuntar en pdf por el peso de los archivos.

El botón “Buscar documentos” realiza una búsqueda de algún archivo ya sea del pc, disco extraíble o dispositivo externo como un pendrive.

Se debe validar cada componente con sus características individualmente.

Ahora veremos el siguiente ítem “Manual Completo”

MANUAL COMPLETO

En este ítem muestra los mismos 9 ámbitos ya vistos pero con todas las características por componente, los pasos son los mismos que los señalados en “Características Obligatorias”.

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RESUMEN CARACTERÍSTICAS OBLIGATORIAS

En “Resumen características Obligatorias” se mostrarán solo las 30 características que son obligatorias en el Manual de atención cerrada, ésta es una de las ventanas más usadas en el software para ir evaluando el cumplimiento de lo que es obligatorio 100%.En el software se ve así:

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Aparece en color verde porque está validada.

Al ingresar a una característica obligatoria se desplegará la siguiente imagen:

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Aparecerá en color azul cuando característica No Aplique

“Hacer click aquí para ver características de este ámbito…

Al seleccionar cada una de las características se desplegará la ventana que muestra los verificadores con los elementos medibles. Ejemplo:

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Características obligatorias, en este ejemplo del ámbito “Gestión Clínica”

Se debe validar completando cada casillero con SI/NO/NA (No aplica)

Otros botones en pantalla “Evaluación de ámbitos”

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Botón para volver a pantalla inmediatamente anterior

Botón para volver al menú inicial “triángulo AP/AS/AG”

Botón para volver a la página de inicio

Botones explicados en páginas anteriores

REPORTE CARACTERÍSTICAS OBLIGATORIAS

Al seleccionar “Reporte Características Obligatorias” se muestra la siguiente pantalla:

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Gráfico del ámbito

Esta función tiene la utilidad de mostrar un resumen por ámbito de las características obligatorias que le aplican al prestador y cumplen el umbral exigido.REPORTE MANUAL COMPLETO

Una vez que seleccionamos “Reporte Manual Completo” se muestra la siguiente pantalla:

Esta función tiene la utilidad de mostrar un resumen por ámbito del total de características que le aplican al prestador y cumplen el umbral exigido.

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Gráfico del ámbito

Hemos finalizado la revisión de “tablero de control” y ahora revisaremos las siguientes funciones:

2-EVALUACIÓN

Al seleccionar “Evaluación” encontramos nuevamente los 9 ámbitos para validar cada uno de ellos con sus características respectivas; es otra forma de evaluar los elementos medibles de cada característica. Ejemplo:

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Al seleccionar un ámbito, en este ejemplo será “Respeto a la dignidad del paciente” se despliega la siguiente pantalla:

Ingresamos a Evaluación de ámbitos y a la misma pantalla y funciones vistas anteriormente (Tablero de Control/Resumen Características Obligatorias).

3- Indicadores

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Esta función sirve para que los prestadores desarrollen indicadores, ingresen los valores correspondientes a las mediciones que realicen de ese indicador según la periodicidad que se han definido y además se pueden ver informes graficados por indicador. Esto es muy útil para realizar gestión en el establecimiento dependiendo de los resultados que muestran los informes.

Revisaremos la función “Crear indicadores”

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Se podrán crear los indicadores siguiendo los siguientes pasos:

1- Seleccionar el ámbito2- Seleccionar la característica3- Escribir el nombre del indicador4- Describir brevemente de que se trata o medirá el indicador definido5- Escribir el rango, porque son los valores que sirven para construir los gráficos

de los informes6- Se debe establecer la periodicidad con la cual se medirá el indicador, ésta

puede ser: mensual, bimensual, trimestral, cuatrimestral, semestral o anual; esto está definido así en el software

7- Cada prestador define los valores aceptables, óptimos o críticos con los cuales se moverán los indicadores

8- En “cantidad de parámetros” se debe escribir el N° de parámetros que contenga el indicador que se está creando

A continuación veremos un ejemplo:

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Al seleccionar “desplegar” se mostrará una pantalla en la cual el prestador debe ingresar el nombre del numerador y el denominador (Parámetro 1 y Parámetro 2).Ahora se debe hacer la fórmula matemática, es decir, Numerador/ Denominador que en este caso es “pinchar parámetro 1, luego dividir / y “pinchar parámetro 2”

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Numerador

Denominador

Después de hacer la fórmula se debe “grabar”.

Ahora comprobaremos si el indicador quedó grabado en el software, para esto debemos seleccionar el botón “buscar”. Ejemplo:

Debemos seguir los siguientes pasos:

1-Seleccionar el ámbito2- Seleccionar la característica que tiene dicho indicador asociado3- Seleccionar “Buscar”

En este ejemplo encontramos el indicador que habíamos creado para el consentimiento informado en PQ. Al “pinchar” sobre el indicador nos mostrará la pantalla del indicador.Con esto finalizamos la función crear indicadores.

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Continuaremos con “Ingreso de valores”

“Ingreso de valores”

La función ingreso de valores sirve tal como dice su nombre para ingresar los valores de las mediciones que se han realizado de los indicadores definidos.La pantalla muestra lo siguiente:

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Continuaremos con el ejemplo de DP 2.1 con el indicador “Uso de consentimiento informado en PQ”

Se sigue con los siguientes pasos:1- Seleccionar “ámbito”2- Seleccionar característica, la periodicidad aparece automáticamente3- Seleccionar el año en el cual ingresaran los valores

Se selecciona “generar” para que aparezcan los meses en los cuales ingresaremos los valores:

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Los valores se deben ingresar por mes y “grabar” para no perder el dato, no sirve registrar más de 1 valor simultáneamente porque al grabar solo guardará el primer valor ingresado.

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Valor del Numerador

Valor del Denominador

“Informes”

La función informes sirve principalmente para realizar gestión en los prestadores porque es una ventana que nos muestra los resultados obtenidos en el establecimiento de los indicadores que son medidos.Al seleccionar informes aparece la siguiente pantalla:

Al seleccionar 1 ámbito aparecerán todos los indicadores creados anteriormente para alguna característica de ese ámbito, para nuestra capacitación continuaremos con el ejemplo ámbito Dignidad del paciente:

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Indicadores por ámbito

Se muestra un solo indicador porque solo tenemos ese creado, lo que vemos es un reloj que podrá tener 3 colores:Verde: Resultado óptimoAmarillo: Resultado aceptableRojo: Resultado crítico

Estos colores se darán automáticamente según los valores obtenidos por el indicador en la fecha que son medidos, el software calcula automáticamente los porcentajes de acuerdo a las cifras ingresadas por el prestador al crear el indicador.

Uso botones del reloj indicador

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Al seleccionar el nombre de la característica, en este caso DP 2.1 aparecerán los gráficos

Otros botones del reloj indicador

Hemos finalizado la parte de indicadores y continuaremos con:

Monitoreo por Servicio

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Correo electrónico, al enviar un mail queda automáticamente registrado en el sistemaSolo lo pueden usar los administradores de sistema

Función para responder correos o ingresar observaciones del indicador

Función para ver el historial de correos y observaciones del indicador. Quedará grabado la fecha y el nombre de quien ha enviado observaciones

Función para ver quién es el “responsable asignado” para el indicador

Esta función es útil para que los jefes de servicios clínicos o administrativos de un prestador busquen rápidamente cuales son las características que les aplican y cuáles no, en el sistema se ve de la siguiente manera:Seleccionaremos la unidad Cirugía Adultos:

Aparecen los 9 ámbitos y en color rojo lo que aplica y azul lo que no aplica para esa unidad. En este ejemplo aparecen ámbitos en verde porque ya han sido validadas como veremos a continuación, “seleccionar Respeto a la dignidad del paciente”

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Aparece en color verde el ámbito “Dignidad del paciente” porque de los 5 componentes que lo integran la única característica que le aplica es la DP-2.1 y está validada en el sistema y cumple el umbral exigido en el manual. Al seleccionar DP-2 se ve la característica:

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Si un ámbito tiene 5 componentes de los cuales les aplican todos, solo estará en color verde cuando todas las características de dicho componente estén también cumpliendo con los umbrales exigidos. Veremos algunos ejemplos:

En este caso aplican los 9 ámbitos pero solo tienen validado y cumpliendo el umbral exigido 3 componentes: Gestión Clínica, Acceso, Oportunidad y Continuidad de la atención y Registros.Ahora desglosaremos AOC:

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Para finalizar el módulo de AP solo nos queda ver “consolidado características”

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Característica AOC 2.1 y 2.2 cumplen umbral, por eso está en color verde el componente AOC-2

Este componente no es evaluado en el ámbito de AOC

Consolidado Características

Esta función es solo el resumen completo de todas las características con los totales de elementos medibles y los porcentajes de cumplimientos. Ejemplo:

El sistema on line muestra todos los ámbitos.

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PAUTA DE SUPERVISIÓN

Esta aplicación está en desarrollo

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MANTENEDOR

Mantenedor Indicador/Usuario

Esta función permite asignar los responsables (el que ingresará el dato) por indicador y los usuarios del mismo. Se debe seleccionar el ámbito, la característica, el indicador, usuario y finalmente indicar si es responsable o usuario.

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No olvidar grabar

Mantenedor Ámbito/Usuario

Esta función permite asignar responsable de cada ámbito. Debe seleccionar ámbito y luego asignar responsable.

Mantenedor Característica/Usuario

Esta función permite asignar responsable de cada característica. Debe seleccionar ámbito, característica y luego asignar responsable. Tiene la opción de modificar responsable.

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Mantenedor Indicador/Servicio

Esta función permite dirigir un indicador de la Acreditación de Prestadores al Módulo de Control de Gestión Hospitalaria. Para esto se debe preparar este módulo. (Ver Módulo de CGH)

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Aquí usted puede buscar un usuario de la base de datos escribiendo el nombre

Al seleccionar el indicador que queremos exportar al módulo CGH se debe grabar y se verá de la siguiente manera:

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Todos los casilleros son desplegables

Módulo AG

Al ingresar al módulo AG aparece la siguiente pantalla:

En el menú de este módulo encontramos 2 áreas de trabajo que son:

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REQUISITOS

Al seleccionar el botón “Requisitos” muestra lo siguiente:

Se debe ingresar a cada uno de estos botones y evaluar si se cumple con lo exigido haciendo “click” en los iconos con “manitos”. Si presiona la mano verde automáticamente la evaluación cambiara de rojo a verde y señalará que cumple.

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Corresponde a los requisitos legales exigidos para evaluar un establecimiento autogestionado en red “EAR”

Corresponde a las 4 líneas estratégicas o ejes de un prestador que serán medidas con indicadores

Luego deberá si corresponde adjuntar los documentos que respaldan esta evaluación. Para esto haga click en el ícono “subir archivo”. Luego revisar si el documento se ve en el ícono “ver archivos”

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Icono “subir documentos

CUADRO DE MANDO

Al seleccionar botón “Cuadro de Mando” muestra:

Cada círculo define las estrategias del CMI hospitalario o el BSC genérico para todos los prestadores públicos del país.. Se ingresa a cada estrategia haciendo “click” en cada círculo. Entrará al resumen de indicadores dividido en las cuatro Perspectivas.

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Ingresamos a la Estrategia “Sustentabilidad Financiera”

Luego puede ingresar a cada indicador. El reloj mostrará el último mes en evaluación o el resultado acumulado cuando corresponda. Existen indicadores dicotómicos. Estos se verán con: “Cumple” o “No cumple”

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Las 4 perspectivas son: “Aprendizaje y Desarrollo”, “Procesos Internos”, “Financiera” y “Usuarios”

Indicador “dicotómico”

Cada indicador tiene un código con letras y número que permite ver el detalle del indicador. Haga click sobre el código.

Existe una serie de íconos sobre el código para:

1.- Correo2.- Ingreso de observaciones3.- Historial de Observaciones4.- Usuarios y Responsable del indicador5.- Gráfico6.- Ingreso de Valores

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Código: La letra “A” corresponde a la primera Estrategia: “Sustentabilidad Financiera”, el primer 1 corresponde a la perspectiva “Aprendizaje y Desarrollo” y el otro 1 es el primer indicador.

1 2 3 4 5 6

BOTONES ADMINISTRACIÓN

El botón “Responsables Indicador” es para asignar las personas que se harán cargo de los indicadores.

El botón “Resumen Cálculo de Puntaje” dará el puntaje obtenido al momento de corte, asignando el puntaje de acuerdo a la modalidad de cada indicador.

Con esto finalizamos el Módulo AG y continuamos con el último Módulo que es CGH.

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Módulo CGH

El Sistema Gestión Hospitalaria, consta de 6 items:

1Centros de Responsabilidad2Indicadores 3Reportes C.R Clínico4Reportes C.R Apoyo Diagnóstico y Terapéutico5Reportes C.R Apoyo Logísticos6Mantenedores

CENTROS DE RESPONSABILIDAD (C.R)

Este item permite visualizar la estructura de la Institución, a través, de esto llegar a cada Centro de Responsabilidad.

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Cada Centro de Responsabilidad tiene su propio cuadro de mando con indicadores que pueden venir del Módulo AP o ser creado en el propio Módulo CGH

Al seleccionar el Centro de Responsabilidad se visualizan las siguientes perspectivas:

1- Financiera2- Cliente Usuario3- Proceso Interno4- Aprendizaje y Crecimiento

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Cada una de estas perspectivas contiene los indicadores para ese Centro de Responsabilidad. Al hacer “click” en ellas muestra la siguiente pantalla:

En este caso la perspectiva financiera para el C.R de cirugía tiene 2 indicadores. Al ir haciendo click en las otras perspectivas se mostrarán los indicadores asociados.

Al seleccionar el nombre del indicador y hacer “click” se visualiza el gráfico de dicho indicador. Ejemplo:

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Los otros botones del reloj indicador tienen el mismo significado que en los otros módulos; correo, observaciones e historial.

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Con este módulo finalizamos la capacitación del software y a continuación encontramos algunos ejercicios.

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TALLER: USO DE SISTEMA SIS/CALIDAD

Usted ha sido asignado con la clave XXXX y es Administrador del” Hospital DEMO”, es decir, tiene todas las atribuciones al interior de este hospital. Deberá ingresar al sistema “SISCALIDAD” y comenzar a realizar las siguientes actividades:“Antes de comenzar crear una carpeta en el escritorio y guarde un archivo Word con 1 página que diga documento prueba”

Actividad 1: Módulo AS1. Revise el Mantenedor de usuarios del sistema

2. Ingrese al Módulo AS

3. Asigne a un Responsable de una NTB

4. Reingrese al sistema con la clave del responsable asignado

5. En esa condición (Responsable) valide la NTB

6. En una de las exigencias valorice la brecha, establezca la brecha, proponga plan de mejora y envíe un correo

7. Adjunte un documento

8. Busque el documento adjuntado

9. Haga una división de una Unidad

10.Revise el Reporte de Valorización de brecha

11.Revise el Reporte General

Actividad 2: Módulo AP1. Valide una característica llegando al umbral exigido

2. Adjunte el documento prueba

3. Desarrolle un indicador simple para la característica validada

4. Asigne un responsable y un usuario del indicador

5. Ingrese con la clave de responsable

6. Ingrese valores como responsable en 3 meses

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7. Reingrese con su clave de administrador

8. Envíe correo al responsable y al usuario del indicador

9. Revise el historial del indicador

10.Dirija el indicador creado al Módulo de CGH en algún Centro de Responsabilidad creado.

Actividad 3: Módulo CGH1. Agregue en el organigrama nuevos centros

2. Asigne Responsable y Usuario de algún indicador

3. Pasee por los tres módulos y pierda el miedo

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