Manuales activos-fijos

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA ESTUDIANTES: ALVAREZ VANESSA GOROZABEL LEYDA YANZAPANTA YADIRA TOAQUIZA MARIA BELEN GUILCAPI GRACE PAGUAY YAJAIRA GUILCA EDISSON TIERRA JONATHAN GUANOQUIZA MARIA JEANETH PINO MELANY ASIGNATURA: CONTABILIDAD INTERMEDIA I TEMA: MANUAL Y POLÍTICAS DE PROCEDIMIENTOS PARA ACTIVO FIJO SEMESTRE: TERCERO “A”

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

ESTUDIANTES:ALVAREZ VANESSA GOROZABEL LEYDA

YANZAPANTA YADIRATOAQUIZA MARIA BELEN

GUILCAPI GRACE PAGUAY YAJAIRAGUILCA EDISSON

TIERRA JONATHANGUANOQUIZA MARIA JEANETH

PINO MELANY

ASIGNATURA:CONTABILIDAD INTERMEDIA I

TEMA: MANUAL Y POLÍTICAS DE PROCEDIMIENTOS PARA ACTIVO

FIJO

SEMESTRE:TERCERO “A”

DOCENTE:MS. MARIO DELGADO

PERÍODO ACADÉMICO:ABRIL 2016 – AGOSTO 2016

INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimientos de los Activos Fijos de DELCO CONSTRUCTORA,

proporciona la ayuda necesaria para que la compañía, logre sus objetivos de control de

los activos fijos que posee, el cual ha de servir de herramienta en la toma de decisiones,

porque en algunos casos se ve restringida por no tener una guía a seguir; la confusión o

duda sobre la interpretación y la forma de proceder en ciertos casos, se puede evitar

mediante la aplicación de las políticas contenidas en este Manual.

Objetivos

Definir en forma clara y precisa, los procedimientos principales a considerar en el

desarrollo de las tareas y responsabilidades de la administración y control de los

activos fijos.

Servir de guía e instrumento de consulta para la toma de decisiones.

Delimitar responsabilidades en cada puesto de trabajo.

Facilitar el desarrollo y simplificación de las prácticas y proceso generales de

trabajo.

Lograr igualdad de saldos entre los Estados Financieros y el control de los activo

fijos.

Facilitar la administración de planes operativos, ya que sirve de parámetro en la

asignación de responsabilidad y autoridad necesarias en la ejecución de dichos

planes.

Facilitar la aplicación de medidas correctivas cuando existen desviaciones entre lo

actuado y lo definido.

Facilitar la unificación de criterios dentro del personal.

Servir de base para capacitación del personal.

Delimitación de los términos activo fijo y ámbito de aplicación del manual

Los activos fijos son bienes adquiridos con ánimos de usarlos en el desempeño de las

funciones de la compañía, son activos tangibles y tienen una utilidad a largo plazo para

la Institución, estos incluyen terrenos, edificios, maquinaria y equipo de cómputo,

mobiliario, herramientas principales y vehículos. Con excepción de los terrenos, que son

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revaluados, el costo de los activos fijos se carga poco a poco a los gastos, por medio de la

depreciación.

Los bienes se pueden clasificar en bienes muebles, que son aquellos que se pueden

movilizar de un lugar a otro, como maquinaria, equipo, mobiliario que se utilizan para

diferentes funciones de la compañía; los bienes inmuebles comprenden los terrenos tanto

urbano como rurales así como las construcciones propiedad o administrados por

DELCO CONSTRUCTORA CIA. LTDA.

El campo de aplicación de este Manual, comprende al Almacén de Activo Fijo y a todos

los Departamentos involucrados en el uso y control de los activos fijos de la compañía.

Normas para aprobación, uso y mantenimiento del manual

Para que este Manual no pierda su utilidad y cumpla con el objetivo para lo cual ha

sido diseñado, es necesario que la Subdirección Administrativa lo revise

periódicamente, al menos una vez por año.

Proceso de actualización de este Manual, conlleva el análisis, modificación,

sustitución y adición de las políticas, así como la revisión de los objetivos y

funciones del Almacén de activo fijo, tomando en consideración la opinión de las

Jefaturas y de los subalternos.

El departamento Contable, solicitará al Director Ejecutivo de DELCO

CONSTRUCTORA autorización para modificar el Manual, indicando los

cambios que son necesarios realizar, con sus respectivas justificaciones.

Los cambios o modificaciones realizadas deberán reflejarse inmediatamente en el

Manual y la Dirección Administrativa los dará a conocer a los diferentes Jefes

de las unidades acompañados por un memorando explicativo. Dicho memorando

deberá señalar la fecha en que entra en vigor la modificación del cambio operado.

En la Dirección Administrativa se mantendrá archivos básicos, además de una

copia maestra del manual, los cuales consisten en:

Un expediente de quienes poseen un ejemplar del manual, con el fin de

hacer una correcta distribución del material de cambios.Av. Leopoldo Freire y Antonio Santillán

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Un archivo histórico de todo material distribuido.

El Manual de Procedimiento de Activo Fijo debe estar colocado en una carpeta

que permita el fácil reemplazo de páginas o agregados futuros que lo mantendrán

actualizado.

FORMULACIÓN DE POLÍTICAS

1. Bienes muebles

El Almacén de Activo Fijo, dependencia del Departamento de Almacenes y Suministros

de la Dirección Administrativa de la compañía se encargará del levantamiento, manejo y

control del inventario de los activos.

Asignación de bienes muebles

A cada empleado de la compañía se le asignará bajo registro escrito, el mobiliario y

equipo necesario para el buen desempeño de sus funciones.

La entrega y recepción de una Unidad o Dependencia de la compañía se realizará por

medio de inventario de bienes muebles proporcionado por el Almacén de Activo Fijo,

entre el funcionario cesante y el que toma posesión, y un representante del Almacén de

activo fijo como verificador, haciendo notar cualquier diferencia o inconformidad si la

hubiera.

El funcionario cesante, deberá actualizar el inventario de bienes muebles proporcionado

por el Almacén de Activo Fijo, por lo menos quince días antes de la fecha de retirarse del

cargo y entregarlo al mismo Almacén, quien verificará la información, posteriormente

entregará al funcionario cesante una copia del inventario, firmada y sellada por la Jefatura

del Almacén de activo fijo para dar validez a lo descrito en el documento.

El funcionario entrante deberá verificar el inventario de bienes muebles dado por el

Almacén de activo fijo, dentro de los quince días hábiles después de haber tomado

posesión del cargo y entregarlo al Almacén de activo fijo.

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Si fuere imposible realizar simultáneamente la entrega y recepción debido a causa de

fuerza mayor (catástrofe, problemas de salud, invalidez o muerte) se comparará el

inventario del funcionario que recibe con el último registrado en la unidad

correspondiente.

Igual procedimiento se realizará con el resto de empleados que tengan bienes muebles

institucionales asignados a su nombre.

El Departamento de Servicios Generales a través del Área de transporte, es el

responsable de mantener un archivo actualizado de expediente por cada unidad de

transporte, que contenga documentación importante, tales como: Reparaciones,

accidentes, robo, liquidaciones de la aseguradora, mantenimientos y otros documentos

relevantes de los vehículos de la compañía.

El Departamento de Servicios Generales a través del Área de transporte deberá mantener

informado a este Almacén, sobre nuevas asignaciones, adquisiciones, robo o liquidaciones

de las aseguradoras, que tenga que ver con alguna unidad de transporte de la compañia, a

efecto de mantener actualizados los registros en el Modulo del Sistema Administrativo de

Activo Fijo.

El Almacén de activo fijo proporcionará, al Área de transporte del Departamento de

Servicios Generales, el valor actual de los vehículos, para la toma de decisiones en

relación a las Pólizas de Seguros o por reparaciones en los diferentes vehículos.

El Almacén de activo fijo, enviará periódicamente el Inventario de Bienes depreciables al

Área de contabilidad de la Unidad Financiera Institucional a fin de mantener actualizados

los estados financieros.

Responsabilidades del usuario

Todo funcionario o empleado que utilice bienes muebles del Instituto, responderá

pecuniariamente por la pérdida o deterioro culposo en el uso irracional de los bienes, en

su defecto podrá restituir el bien dañado o perdido por otro similar.Av. Leopoldo Freire y Antonio Santillán

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Todo funcionario que se desempeñe como Jefe de Unidad, Jefe de Departamento, y el

usuario final de los bienes muebles es responsable del control, mantenimiento y buen uso

de los mismos.

Registro y control

Los Jefes de Unidad, o Jefes de Departamento, deberán mantener un inventario de los

bienes muebles de su dependencia y los documentos de respaldo de los movimientos

realizados, los cuales deberán ser presentados mensualmente al Almacén de activo fijo.

Se designará una persona responsable de llevar los inventarios y el control de los bienes

asignados al personal del área bajo su responsabilidad.

Adiciones, reparaciones y mejoras

Las adiciones al inventario de cada unidad, deberá realizarse inmediatamente después de

haberse adquirido el bien.

Los responsables de las distintas unidades deben velar porque los números de

inventario impreso o señalado en los bienes se conserven, aun cuando sean sometidos a

labores de mantenimiento, reparación o modificaciones. En caso que el número sea

borrado por cualquier causa, deberá ser informado al Almacén de activo fijo, para que éste

coloque el número nuevamente. A los bienes muebles, se les deberá dar el

mantenimiento preventivo y correctivo necesario, con el fin de prolongar la vida útil de

los mismos por parte del área correspondiente.

Pérdidas de bienes

Cuando bienes muebles sean hurtados o robados de una de las dependencias de la

compañía, el funcionario responsable de la Unidad, deberá presentar inmediatamente

denuncia a las autoridades, ya sea Policía Nacional o Fiscalía, así como informar por

escrito a su superior jerárquico correspondiente y este a su vez a la Dirección

Administrativa.

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La Subdirección Administrativa informará a la Jefatura del Departamento de Almacenes y

Suministros, para que el Almacén de Activo Fijo verifique el informe recibido sobre la

pérdida del bien. La delimitación de responsabilidades por pérdidas o daños graves, estará

a cargo de la Dirección Administrativa, según lo amerite cada caso.

Protección y seguridad

No se podrá realizar ningún traslado de bienes entre dependencias o fuera de las

instalaciones de la compañía sin la hoja de salida o traslado respectivo por parte del

Almacén de Activo Fijo. Los encargados de seguridad y vigilancia de la compañía están

en la obligación de no dejar salir ningún bien, si no está autorizado el formulario

correspondiente para la salida de Bienes Muebles.

La Unidad responsable de la salida de un bien institucional debe mostrar al vigilante

que se encuentran en la entrada de DELCO CONSTRUCTORA, la hoja de salida del

equipo la cual debe estar debidamente legalizada con las firmas requeridas y este a su

vez debe sellar y firmar la salida en señal de que el bien fue mostrado.

Bienes muebles depreciables

Se le aplicará depreciación a todos aquellos bienes que su costo de adquisición sea igual o

mayor a $ 600.oo (seiscientos dólares), según el detalle siguiente:

Mobiliario y equipo de oficina 5 años

Equipo de Computo 3 años

Vehículos 10 años

Edificio 30 años

Maquinaria 20 años

El método de depreciación a utilizar será el método de línea recta. Se refleja como valor

residual de un bien muebles (activo) el 10% del valor de adquisición. Forman parte de los

bienes muebles (activos) todo aquel bien propiedad de DELCO CONSTRUCTORA, sea

este adquirido por las fuentes de financiamiento siguientes: Fondo general, donaciones,

proyectos y elaborado internamente o transferido legalmente por otras instituciones.

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El Almacén de activo fijo debe remitir una copia de los inventarios de bienes

depreciables al Departamento Financiero de la compañía, al final de cada mes o cada vez

que se requiera de éstos, al igual que toda adquisición de bienes muebles e inmuebles,

para su registro contable independiente de la fuente de financiamiento de estos bienes;

para conciliar las cuentas correspondientes.

El Departamento Financiero de la compañía a través del área contable deberá registrar la

información proporcionada por el Almacén de Activo Fijo, para mantener actualizado los

estados financieros de la compañía.

2. Bienes inmuebles

Registro de inmuebles

El Almacén de Activo Fijo mantendrá un inventario de los bienes inmuebles de la

compañía actualizado, junto con una copia de la documentación comprobatoria, que

se tenga a disposición y que acredite el derecho de propiedad o posesión respectiva,

tales como: decretos, escrituras, concesiones, contratos, permisos, avalúos, actas de

entrega o cualquier documento pertinente.

La Unidad Asearía Legal de DELCO CONSTRUCTORA deberá remitir a la Dirección

Administrativa y esta a su vez al Almacén de Activo Fijo, copia de los Acuerdos

Ejecutivos, Escrituras de Compraventa, Donación, Comodato y Títulos Supletorios de

bienes inmuebles, dentro de un plazo no mayor de quince días después de la emisión del

documento.

Información sobre inversión en inmuebles

Las Dependencias de DELCO CONSTRUCTORA, que conforme al Proceso de Inversión

ejecuten, supervisen o coordinen obras de infraestructura como: construcción de

edificaciones, ampliaciones o remodelaciones, deberán informar al Departamento de

Almacenes y Suministros y este a su vez al Almacén de activo fijo, el costo de las obras a

fin de complementar y actualizar los valores de dichos inmuebles e identificar las nuevas

características físicas, legales y técnicas de tales inmuebles. El Departamento de

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Almacenes y Suministros a través del Almacén de activo fijo, deberá informar al área

contable del Departamento Financiero.

Revalúo de inmuebles

La Dirección Administrativa deberá revaluar oportunamente los inmuebles propiedad de

la compañía, y trasladar copia de los informes al Departamento de Almacenes y

Suministros para que este entregue los informes al Almacén de Activo Fijo y otras

Unidades a fin de actualizar el respectivo valor del inmueble.

Protección y seguridad

Las Unidades a las que está asignado el uso, ocupación, mantenimiento, guarda, custodia

y vigilancia de un inmueble, están obligadas a informar de inmediato a la Dirección

Administrativa, sobre cualquier acto o hecho que ponga en riesgo o modifique la

propiedad o posesión del inmueble.

Traslado de bienes

El traslado de bienes puede ser de dos maneras: traslado permanente o temporal.

La jefatura del Departamento de Almacenes y Suministros, recibe de los diferentes

departamentos de la compañía la solicitud de un bien, que contiene como mínimo: fecha

de la solicitud, cantidad de bien(es), producto(s) solicitado(s), firma y nombre del

solicitante, área, unidad o departamento donde pertenece el solicitante, luego lo envía para

que se le dé trámite a lo solicitado.

La Coordinación del Almacén recibe la solicitud marginada y evalúa si se tiene en bodega

el bien que están solicitando, una vez se verifica que hay existencia en bodega, se le

entrega la solicitud al Colaborador de Activo Fijo para que busque el bien que se

encuentre en mejores condiciones de uso y proporcione el número de inventario que

posee el bien a entregar.

El colaborador realiza el traslado del bien en el módulo de Activo del Sistema

Administrativo e imprime formulario de Hoja de traslado de mobiliario y equipo que

contiene como mínimo: Fecha de impresión, número de inventario, descripción del bien,

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estado del bien, origen del bien, destino del bien, nombre y firma de quienes autorizan y

nombre y firma del que recibe.

Una vez firmada la hoja de traslado, el colaborador de activo fijo entrega el bien y se

archiva el documento donde corresponde.

Traslado temporal de bienes

Todo bien Institucional que se quiera utilizar dentro de oficinas centrales o en otras

dependencias de la compañía, deberá enviar una solicitud de préstamo del bien a utilizar,

dirigida al responsable donde se encuentra asignado dicho bien, con el visto bueno de la

concesión del bien requerido, enviando una copia al Departamento de Almacenes y

Suministros, en la cual debe especificar: el nombre de la persona que será responsable de

la utilización del bien, el tiempo de utilización, evento o lugar donde será utilizado,

destino y el número de inventario del bien.

El Jefe de Departamento de Almacenes y Suministros, margina la solicitud a

Coordinadora Almacén de Activo Fijo. El responsable de utilizar el bien, una vez que

terminó la misión oficial, debe entregarlo al área donde le fue prestado dicho bien.

La persona que recibe el bien, debe revisar cuidadosamente si el equipo devuelto se

encuentra en buen estado e inmediatamente informar vía teléfono al Almacén de activo

fijo.

Constatación física de bienes muebles

Para oficinas centrales, la coordinadora de Almacén de activo fijo, imprime listado de los

bienes asignados de centro de costo, al que se le revisará el inventario y se lo entrega al

colaborador de activo fijo.

Dos colaboradores de Activo Fijo, uno que chequea el listado y el otro que dicta el

número de inventario del bien, luego se trasladan al centro de costos que ha solicitado el

bien, se presentan con el Jefe del área para comunicarle que se levantará inventario, luego

se dirige a la persona responsable de manejar el inventario de bienes muebles asignados al Av. Leopoldo Freire y Antonio Santillán

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área y de esta manera tener acceso a los diferentes espacios del centro de costos, se

procede a la revisión, al final de la revisión se determinan que bienes no fueron

localizados en la verificación, pero si se encuentran todos los bienes, se le informa a la

Jefatura del Centro de costos que la verificación del inventario fue exitosa.

En el caso de que exista diferencias, se le informa de manera verbal al empleado

responsable del control interno del área, para que indique si tiene conocimiento de donde

se encuentra el o los bienes, si tiene conocimiento lo comunica y se chequea en el

listado, si no lo encuentra se retiran los colaboradores de activo fijo.

Colaborador de activo fijo, entrega el listado chequeado con los bienes encontrados y

listado del faltante si hubiera, al coordinador del Almacén quien debe elaborar un informe

de verificación de bienes el cual será realizado en formato abierto, al jefe del área donde

se verificaron los bienes con copia al Jefe de Almacenes y Suministros, detallándole los

bienes que se revisaron. Para las dependencias a las que no se le localizaron el 100% de

los bienes muebles, se le da un plazo no mayor a quince días para informar de la

localización de los mismos.

Baja o descarga de bienes

Este proceso se realizará a bienes muebles (activos) con Alto Grado de deterioro, pérdida,

destrucción o daño total que no están registrados en los Estados Financieros de la

compañía.

ANÁLISIS

Dentro de la Empresa se ha visto la necesidad de implementar un manual de activos fijos

con la finalidad de realizar un control minucioso de los bienes que posee la empresa y de

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esta manera verificar si un bien corresponde ser ubicado en el grupo de activos o

corresponde a gastos.

Primero se abarca el tema concerniente a los Bienes Muebles, para la recepción de ello se

lo realizará mediante un inventario y cada funcionario que ingrese a ocupar un cargo que

esté relacionado con el manejo de activos fijos debe conocer todo lo concerniente al

manejo y control de los mismo.

Quien se encuentre a cargo de llevar el control de los Activos Fijos debe poseer todos los

documentos que respalden la compra, reparaciones, accidentes, robos, mantenimientos, en

fin todo lo que tenga relación con dichos Activos.

Todo funcionario que necesite ocupar los activos fijos de la empresa para beneficio de la

misma, debe responsabilizarse por los mismos, en caso de que el bien sea dañado o lo

haya perdidos deberá responder quien hizo uso del activo.

Además cada activo fijo debe poseer un número que lo abalice en el inventario y si se da

el caso en el que por mantenimiento, reparación o alguna otra circunstancia se pierde el

número, de inmediato se debe comunicar al almacén para que se vuelva a colocar el

número correspondiente.

En caso de que por algún motivo o circunstancia el bien haya sido robado, de manera

inmediata el responsable de la unidad debe realizar una denuncia a la policía nacional, y

presentar a la empresa el denuncio para justificar que realmente se ha producido el robo

de un bien determinado.

Si se desea trasladar los activos fuera de la empresa, necesariamente se debe presentar una

hoja de salida, donde se evidencien los activos que se van a llevar hacia otro punto para

que en caso de robo, se constate que si se dio el permiso de sacar el activo de la empresa.

En cuando a los bienes inmuebles que son sujetos a la depreciación, deberán tener un

valor mayor a $600, y los años de vida útil son los siguientes:

En el mobiliario y equipo de oficina serán 5 años, en el quipo de cómputo 3 años, para los

vehículos son 10 años, los edificios tendrán 30 años de vida útil y la maquinaria 20 años.

El método que se debe utilizar para llevar acabo con la depreciación es el de línea recta,

para ello se tomará como referente un valor residual del 10% sobre el precio de

adquisición del activo.

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Para que un bien sea considerado como activo fijo, debe ser adquirido por medio de fondo

general donaciones, proyectos y elaborado dentro de la empresa o transferido de manera

legal por otra institución.

Para proceder al registro de los bienes inmuebles, la empresa DELCO

CONSTRUCTORA CÍA LTDA debe contar con el inventario, con documentos ya sean

éstos escrituras, contratos, permisos, avalúos, entre otros; para comprobar el derecho de

propiedad o posesión de los bienes.

La Unidad Asearía Legal de la empresa debe consignar la copia de las Escrituras de

Compraventa, Donaciones y Títulos de bienes inmuebles, en un plazo de quince días

después de la emisión del documento.

En el proceso de inversión de éstos, la empresa debe comunicar al Departamento de

Almacenes y Suministros, y al Almacén de activo sobre actividades de construcción,

remodelaciones que se realicen, dicho que esto va a cambiar los valores de los activos

fijos, luego se procede a informar al Departamento Financiero.

Con relación al Revalúo de Inmuebles o actualización de inmuebles, es necesario que la

empresa comunique por medio de una copia al Departamento de Almacenes y

Suministros, como también al Almacén de Activo Fijo.

Quiénes se encuentren a cargo del uso, mantenimiento, custodia y vigilancia de los

inmuebles, deben informar sobre cualquier hecho inconcebible y peligroso a los que se

encuentren expuestos los bienes inmuebles.

El traslado de bienes inmuebles se puede dar de dos maneras traslado permanente o

temporal; el proceso de éste traslado empieza en la Jefatura del Departamento de

Almacenes y Suministros, quien recibe la solicitud del bien con información específica

como fecha, cantidad, el producto, entre otros datos necesarios; luego se envía esta

solicitud a la Coordinación del Almacén, en ésta entidad se evalúa para determinar si el

bien consta en los inventarios de la empresa y verificar su existencia en la bodega, una vez

que se realice esto; la solicitud es entregada al Colaborador para que busque el bien que se

encuentre en mejores condiciones para entregar; finalmente el Colaborador va a proceder

al traslado del bien e imprime la hoja de traslado, misma que contiene información como

la fecha, descripción, estado del bien, nombre y firma de quien autoriza y de quién recibe,

éstas entre los más importantes, cuando se firme el traslado el colaborador entrega el bien

y archiva el documento correspondiente.Av. Leopoldo Freire y Antonio Santillán

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Con respecto al traslado temporal de los bienes, esto se lo puede realizar dentro de la

empresa, para lo cual debemos hacer una solicitud de préstamo del bien que nos

especifique el nombre, tiempo de utilización y el lugar, con una copia para el

Departamento de Almacenes y Suministros; luego el Jefe de Departamento de Almacenes

y Suministros recibe la solicitud, una vez que el bien cumpla con si uso debe ser devuelto

a la respectiva área que le pertenecía, cuando reciba el bien debe informar al Almacén de

Activo Fijo sobre éste hecho.

Durante la Constatación Física de los bienes inmuebles se revisará el inventario,

intervienen dos personas, la una cheque el listado y la otra persona dicta el número de

inventario del bien, se acude den Jefe del Área, y a la persona encargada del inventario

para poder asistir la bodega de la empresa, finalmente con los bienes que no consten en el

proceso de revisión se realizará un informe la Jefatura del Centro de Costos, también se

debe comunicar al empleador sobre cualquier falla que se encuentre

El Colaborador del Activo Fijo, entrega el listado con los bienes encontrados y no

encontrados, mismo que debe realizar un informe sobre los resultados al Jefe del Área, al

Jefe de Almacenes y Suministros, y para quiénes no localicen los bienes cuentan con un

plazo de 15 días para encontrarlos.

La Baja o descarga de bienes se da al momento que encontremos que los mismos se

encuentren en mal estado, deterioro o pérdida, ya que éstos no se van a encontrar

registrados en los Estados Financieros de DELCO CONSTRUCTORA CÍA LTDA.

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