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Manuales administrativosConcepto

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medio de comunicacin y coordinacin para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica tanto informacin de la organizacin (antecedentes, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempee mejor sus tareas.Objetivos

Presentar una visin de conjunto de la organizacinPrecisar las funciones asignadas a cada unidad operativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos que la componen.Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin de funciones pues evitan la repeticin de instrucciones y criterios de actuacin.Relacionar las estructuras jerrquicas funcionales con los procesos de negocio.Promover el aprovechamiento racional de los recursos de las labores encomendadas a todo el personal.Fortalecer la cadena de valor de la organizacin.Facilitar el reclutamiento, seleccin, induccin, socializacin, capacitacin y desarrollo del personal.Servir como una fuente de informacin para conocer la organizacin.Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones.Clasificacin bsica

Por su naturaleza o rea de aplicacin

Por su contenido

Por su mbito

Por su naturaleza o rea de aplicacin

MicroadministrativosCorresponden una sola organizacin Se refiere a ella de modo general o se circunscriben a alguna de sus reas en forma especfica.

MacroadministrativosSon los documentos que contienen informacin de ms de una organizacin.

MesoadministrativosIncluyen a una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especifico. Por su contenidoDe organizacinContienen informacin detallada sobre los antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura orgnica, organigrama, misin y funciones organizacionales.

De procedimientosIncluye informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas entre s, que se constituyen en una unidad para la realizacin de una funcin, actividad o tarea especfica en una organizacin.

De gestin de calidadDescriben y consignan los elementos del sistema de gestin de la calidad, el cual incluye informacin sobre el alcance, directrices de calidad.De historia de la organizacinRefieren a su creacin, crecimiento, logros, evolucin, situacin y composicin.

De polticasIncluyen guas bsicas que sirven como marco de actuacin para realizar acciones, disear sistemas e implementar estrategias en una organizacin.

De contenido mltipleEstos manuales concentran informacin relativa a diferentes aspectos de una organizacin.

De puestosPrecisa relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organizacin.De tcnicasDetalla los principios y criterios necesarios para el desempeo de las actividades.

De ventasEs un compendio de informacin especfica para apoyar sta funcin.

De produccinRepresenta un elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos de produccin en todas sus fases.

De finanzasManual que respaldan el manejo y distribucin de los recursos econmicos de una organizacin en todos los niveles.De personalCondiciones de trabajoOrganizacin y control de personal

De operacinEstos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones que deben desarrollase.

De sistemaInstrumento de apoyo para conocer el funcionamiento de sistemas de informacin, administrativos, informticos, etc., de una organizacin.Por su mbito

GeneralesContienen informacin general de una organizacin, segn su naturaleza, sector y giro industrial, estructura, forma y mbito de operacin y tipo de personal.

EspecificoConcentran informacin de un rea o unidad administrativa de una organizacin.MANUAL DE ORGANIZACIN Documento que contiene informacin referente al directorio administrativo, antecedentes, legislacin, atribuciones, estructuras y Funciones de las unidades administrativas que integran la institucin, sealando los niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin, asimismo, contiene organigramas que describen en forma grfica la estructura de organizacin.IDENTIFICACINEste manual debe incluir, en primer termino, los siguientes datos:Logotipo de la organizacinNombre de la organizacinDenominacin y extensin del manual (general o especifico). En caso de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de esta.Lugar y fecha de elaboracionNumero de paginasSustitucin de paginas (actualizacin de informacin)Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin.Clave de la forma: en primer termino se deben escribir las siglas de la organizacin: en segundo, las de la unidad administrativa responsable de elaborar o utilizar el formulario; en tercero, el numero consecutivo del formulario y, en cuarto, el ao.

INDICE O CONTENIDORELACION DE LOS CAPITULOS O APARTADOS QUE CONSTITUYEN EL CUERPO DEL DOCUMENTO.PROLOGO, INTRODUCCIN O AMBOSEL PROLOGO NORMALMENTE ES LA PRESENTACION QUE HACE DEL MANUAL ALGUNA AUTORIDAD DE LA ORGANIZACIN. LA INTRODUCION ES UN BREVE EXPLICACION DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, COMO SE ESTRUCTURA, PROPOSITOS, AMBITO DE APLICACIN Y LA NECESIDAD DE MANTERLO VIGENTE. LEGISLACIN O BASE LEGAL contiene una lista de ttulos de los principios ordenamientos jurdicos que norman las actividades de la organizacin, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Se recomienda que las disposiciones legales sigan este orden jerrquico: constitucin, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circularesATRIBUCIONESTranscripcin textual y completa del articulo, clausula, considerando o punto que explica las facultades conferidas a la organizacin, de acuerdo con las disposiciones jurdicas que fundamentan su quehacer. ESTRUCTURA ORGANICA Descripcin ordenada de las unidades administrativas de una organizacin en funcin de sus relaciones de jerarqua.La estructura debe corresponder a la representacin grafica en el organigrama.Codificar de tal forma que sea posible visualizar con claridad los niveles de jerarqua.Ejemplo:

1.0 Direccin general1.0.1 Asesora1.0.2 Auditoria interna1.1 Gerencia general1.1.1 Gerente divisional A1.1.2 Gerente divisional B ORGANIGRAMAEs la representacin grafica de la estructura de una organizacin o bien de alguna de sus areas, la cual muestra que unidades administrativas la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de autoridad, supervisin y asesora.

MISION Este enunciado sirve a la organizacin como gua o marco de referencias para orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible.FUNCIONESEs la representacin de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas que forman parte estructura orgnica, necesarias para cumplir con las atribuciones encomendadas a la organizacin.Aspectos para la presentacin de las funciones:Que los ttulos de las unidades correspondan a los que se utilizan en la estructura orgnica.Que se sigan el orden que se estableci en la estructura.Que la redaccin se inicie con un verbo en infinitivo.

SuperiorMandosmediosNivelOperativoAdministrarAdministrarEvaluarAcumularInstalarAsegurarAprobarExaminarAlmacenarObtenerAutorizarAsegurarExpedirAnalizarOperarCoordinarAsignarFacilitarCalcularParticiparControlarAnalizarFirmarCalificarPresentarDefinirAuditarFormularCompilarPresupuestarDeterminarAutorizarInspeccionarComprobarProducirDirigirComunicarInstalarComunicarProgramarEstablecerConsolidarInstrumentarConsolidarProponerEvaluarControlarIntegrarEjecutarProporcionarFirmarCoordinarInterpretarEntrevistarRealizarOrganizarDesarrollarOrganizarEnviarRecabarPlanearDeterminarPlanearEspecificarRecomendarDisearPresupuestarEstandarizarRegistrarDistribuirProgramarEstimarSeguirElaborarRecomendarEstudiarSistematizarEntrevistarRepresentarExpedirEstablecerRevisarGirarEstandarizarSupervisarInformarEstudiarVerificarIniciar

DESCRIPCIN DE PUESTOS En la resea bsica de los puestos que componen cada unidad administrativa, que incluye la informacin siguiente:Identificacin del puesto (nombre, ubicacin, mbito de operacin, etc.)Relaciones de auditoria, donde se indican los puestos subordinados y facultades de decisin, as como las relaciones de lnea y especificas.Funciones generales y especificas.Responsabilidades o deberesRelaciones de comunicacin con otras unidades y puestos dentro de la organizacin, as como las que deban establecer externamente.Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencias iniciativa y personalidad.

Manual de procedimientosQu es un manual de procedimientos?Es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de lasfuncionesde una unidad administrativa, o de dos mas de ellas.

UTILIDAD Permite conocer el funcionamiento interno.

Auxilian en lainduccindel puesto y aladiestramientoy capacitacin delpersonal.

Sirve para elanlisiso revisin de los procedimientos de unsistema.

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas detrabajoy evitar su alteracin arbitraria.

Facilita las labores de auditoria, evaluacin delcontrol internoy su evaluacin.

Ayuda a lacoordinacinde actividades y evitar duplicidades.

SE CONFORMA POR:IDENTIFICACIN

Este documento debe incorporar la siguiente informacin:

Logotipo de laorganizacin.Nombre oficial dela organizacin.Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.Lugar y fecha de elaboracin.Nmero de revisin.Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin odiagonal.

B) PROLOGO Y/O INTRODUCCIN.Prologo es la presentacin que hace del manual alguna autoridad de la organizacin y es del mas alto nivel jerrquico,.

Introduccin es una exposicin de lo que es el manual, su estructura, propsitos, su aplicacin y la necesidad de mantenerlo vigente.

C) NDICERelacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento.

D)CONTENIDOLista de los procedimientos que integran el contenido del manual ya sea general o especfico. E) OBJETIVOExplicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos.

F) AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS Esfera deaccinque cubren los procedimientos.

G) RESPONSABLESUnidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

H) POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN Criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimiento.I) CONCEPTO. Palabras o trminos decarctertcnico que se emplean en el procedimiento.

J) PROCEDIMIENTO Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cuntotiempose hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo.

K) DIAGRAMAS DE FLUJO Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento.

L) FORMULARIOS O IMPRESOS Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello nmerosindicadoresque permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.

M) GLOSARIO DE TERMINOS. Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido ytcnicasde elaboracin de losmanualesde procedimientos.

Manual de gestion de la calidadidentificacionSe deben de incluir en primer termino los siguientes datos:Logotipo de la organizacinNombre de la organizacin Nombre del manualCodigo que lo identificaNivel o numero de revisionPaginaEdicion(fecha de la revision)Unidades responsables de su elaboracion, revision y autorizacionlogotipoManual de gestion de calidadNombre de la organizacioncodigoFecha de revisionNumero de revisionpaginaselloelabororevisoautorizoIndice o contenidoRelacion de los capitulos o apartados que contiene el documento, debe incluir, la seccion o capitulo, la referencia o renglon especifico del documento y la pagina correspondienteGeneralidadesintroduccionPresenta la situacion, compromisos y lineamientos para la implementacion del sistema de gestion de la calidad basado en normas ISO 9000:2000Alcance Es el Area de influecia establecida para la aplicacin del sistema de gestion de la calidad. De acuerdo con el giro y necesidades de la organizacin, la cobertura variara debido a las exclusiones que se realicen.Directrices de calidadPolitica de calidadSon los objetivos que establecen un compromiso de lograr la satisfaccion de clientes y una buena relacion con proveedores, a travez del mejoramieno continuo de precios, calidad, servicio, comunicacin e innovacion tecnologicaObjetivos de calidadLa satisfaccion de los clientes cumpliendo con sus expectativasRentabilidadLa mejora de procesosLiderazgo en el mercadoEl trabajo en equipo para crear valorEl desarrollo del capital humano Responsabilidad y autoridad del sistema de gestion de la calidadEstructura organizacional

Matriz de responsabilidadesSon enunciados que formula cada unidad administrativa de la organizacin a nivel direccion y gerencia, en los que se establece en forma general la responsabilidad que asumen en relacion con el sistema de la calidadMapa de procesosINTERACCION DE PROCESOS:Es la interrlacion de procesos clave (procesos operativos criticos para el xito de una organizacion), con procesos estrategicos (procesos orientados a la correcta gestion de la alta direccion que proporcionan directrices a todos los demas procesos), y con procesos de soporte (procesos de tipo administrativo que apoyan al resto de los procesos)

Requisitos generales y de la documentacionEs la documentacion que sustenta el sistema de gestion de la calidad la cual esta integrada por las generalidades, manual de calidad, control de documentos y control de documentos y control de registros.Procesos operativosRevision de los procesos para elaborar los productos y prestar los servicios considerando los elementos siguientes:1.- planificacion2.-procesos relacionados con el clienteDeterminacion de requisitosRevision de requisitosComunicacin con el cliente3.- diseo y desarrollo4.-compras5.-control de la elaboracion del producto, prestacion del servicio o ambas cosas6.-control de los dispositivos de seguimiento y medicionPROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACIN DE MANUALES ADMINISTRATIVOSDiseo del proyectoEn el diseo del proyecto los datos tienen que asentarse con exactitud y objetividad. RESPONSABLESDebe asignarse a un coordinador general, auxiliado por un equipo tcnico integrado por lideres de proyecto, asistentes y analistas.El equipo tcnico debe estar integrado por personas con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca los objetivos, estructura, funciones, procesos y personal de la organizacin.

COORDINADORDelimitacin del universo de estudioLos responsables deben evaluar el nivel tcnico requerido para el manejo de los contenidos, las cargas de trabajo y la jerarqua de necesidades de acuerdo con las prioridades de la organizacin.

57Estudio preliminarIndispensable para conocer los procesos, funciones y actividades que se realizan en el rea o reas donde se va a actuar.Fuentes de informacinPersonas y mecanismos donde se puede obtener informacin de donde pueden obtenerse datos para la investigacin como:58Instituciones

Archivos de la organizacin

Directivos y empleados

Clientes y / o usuarios

Mecanismos de informacin

PREPARACIN DEL PROYECTOUna vez recabados los documentos preliminares el documento de partida quedara integrado de la siguiente manera:Propuesta tcnica que debe incluir:NaturalezaAlcanceJustificacinAntecedentesObjetivosEstrategiaAccionesRecursosCostoResultadosInformacin complementariaTipo de manual

rea de influenciaNecesidad del manualManuales anterioresLogrosHumanos, materiales y tecnolgicos

Beneficios que se esperan obtenerMaterial e investigacionesRuta para orientar los cursos de accinActividades o iniciativas para elaborarloPrograma de trabajo, que debe especificar:IdentificacinResponsable (s)reaClaveActividadesFasesCalendarioRepresentacin grficaFormatoReportes de avancePeriodicidadNombre del manualUnidad o grupo quien tendr a cargo la elaboracinEstructura orgnicaNmero progresivo de las actividadesPasos para captar y procesar los datosOrden secuencialFechas para el inicio y terminacin de cada faseCuadros e imgenesPresentacin del programaSeguimiento de las accionesTiempo para informar avances

Presentacin del proyecto de manual a las autoridades competentesA los participantesPara depurar el contenido del proyecto, perfeccionar sus parmetros y determinar su viabilidad operativa, es necesario presentarlo a las siguientes unidades.

rea que intervendr directamente en su aplicacin rea responsable del manejo de los recursos econmicosreas de la organizacin

Al responsable de su autorizacinEl proyecto debe someterse a la aprobacin del titular de la organizacin.Una vez autorizado del responsable debe divulgar entre todos los niveles jerrquicos de la organizacin el propsito que persegua la elaboracin del manual, resaltando los beneficios que se obtendrn.

Captacin de los datosDebe obtenerse una lista del personal que va a participar en el levantamiento de los datos.Capacitacin del personal: Una vez integrado el equipo debe capacitrsele, en todo el proceso que seguir para preparar el manual.Cuando el equipo de trabajo sea numeroso, se debern formar equipos distribuyendo a cada uno actividades diferentes.

Levantamiento de los datos: Los esfuerzos de recopilacin deben enfocarse en el registro de hechos que permitan conocer y analizar datos tiles para el manual.Para recabar informacin puede utilizarse alguna informacin de tcnicas de recopilacin siguientes:

Investigacin documentalObservacin directaConsulta a sistemas de informacinCuestionarioCdulaEntrevista: Para que una entrevista se desarrolle en forma positiva es conveniente:Tener claro el objetivoEstablecer anticipadamente la distribucin del trabajoConcertar previamente la citaAtender al compromiso

Integracin de los datosUna vez que se cuenta con los datos de las reas involucradas en la elaboracin del manual se deben ordenar y sistematizar para preparar su anlisisResguardoClasificacinAntecedentesSituacin actual:

ObjetivosEstrategiasEstructura orgnicaRecursos presupuestalesNormas y polticas administrativasInstrumento jurdico administrativoFuncionesProcedimientosProcesosInfraestructura tecnolgicaEquipoCondiciones de trabajoAmbiente laboralControlRelaciones en el entorno

Anlisis de datos: Se deben revisar los datos que se captaron y debe efectuarse desde dos perspectivas:DE EXAMENConocer Describir DescomponerloExaminarlo crticamenteOrdenar cada elementoDefinir las relacionesIdentificar y explicar su comportamiento

2.-DE EVALUACIONObjetivosEstrategiasEstructura orgnicaRecursos presupuestales organizadosNormas y polticas administrativasInstrumentos jurdico administrativosFuncionesProcedimientos ProcesosInfraestructura tecnolgicaEquipoCondiciones de trabajoAmbiente laboralControlRelaciones con el entorno

Tcnicas de apoyo al anlisisComprende los recursos tcnicos que se emplean para examinar la informacin obtenida y estn directamente relacionadas con el origen del proyecto, as como con la formacin tcnica del lder o responsables.

Preparacin del manualEl coordinador general debe convocar a todos los miembros del o de los equipos de trabajo para revisar el contenido y presentacin de cada apartado.

Validacin: La informacin debe presentarse a las personas entrevistadas para que firmen de conformidad en un espacio especfico.Estructuracin: El equipo tcnico debe reunirse las veces que sean necesario para compaginar e integrar el proyecto final del manual.Formulacin de recomendacionesSe convierten las conclusiones y observaciones en propuestas especficas, es decir, en recomendaciones. La elaboracin de un manual relaciona aspectos como los siguientes:Redefinicin de objetivosReorientacin de estrategiasModificacin de estructurasResignacin de recursosFortalecimiento de normas y polticas administrativasCambios de los instrumentos jurdico administrativosReorganizacin de funcionesAjuste de procesos y procedimientosRefuerzo de la plataforma tecnolgicaRedistribucin del espacio y organizacionalesCambios en los mtodos de trabajoMejor aprovechamiento de la fuerza de trabajoMejora de la calidad de productos y serviciosReorientacin de los controlesReplanteamiento de las relaciones con el entorno

Elaboracin del informeLos resultados deben incluirse en un informe.Es necesario presentar el informe de manera explicita y con un lenguaje exento de tecnicismos; un informe consta de estos elementos: Introduccin, Cuerpo o parte principal, Conclusiones y recomendaciones y apndices o anexos.Presentacin del manual para su aprobacinCuando el manual ha quedado estructurado, el coordinador general debe someterlo a la aprobacin de las instancias procedentes.A los niveles directivosAl rgano de gobiernoA otros niveles jerrquicos

Reproduccin del manualUna vez que el equipo responsable de la elaboracin del manual haya recabado e integrado las observaciones sugeridas en los diferentes niveles de decisin , tiene que coordinarse con la unidad o rea que maneja los recursos econmicos con el fin de que el documento se reproduzca para su distribucin e implementacin.

Caratula: Tiene como objetivo su identificacin a travs de los siguientes elementos:Nombre oficial de la organizacinLogotipo oficialNombre genrico del manual en relacin con su contenidoNombre de la unidad administrativas responsable de su elaboracin.Implementacin del manualRepresenta el momento para traducir las propuestas y recomendaciones en acciones especficas para elevar la productividad, mejorar la coordinacin, agilizar el trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinmica y componentes organizacionales.

Mtodos de implementacin: Estn estrechamente relacionados con elementos de las estructuras tales como: Tipo de manual, cobertura, naturaleza jurdica y tamao de la organizacin, recursos asignados, personal de apoyo, cultura organizacional y entorno.Difusin del manualEs conveniente definir un programa para la presentacin del manual; tambin se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilizacin y se deben emprender campaas de difusin mediante revistas, boletines, folletos, paneles, etc.

Revisin y actualizacinLa utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de su informacin, por lo que es necesario mantenerlos actualizados por medio de revisiones peridicas.

Mecanismos de seguimiento y evaluacin: Son aquellos que ponen en practica con la finalidad de establecer los flujos adecuados para que la informacin administrativa llegue gil y claramente a las reas y niveles que las necesiten.