República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular Para La Educación

UniversitariaI.U.T. “Antonio José de Sucre

Extensión - San Felipe

Manuales de Procedimientos

Integrantes:

Salcedo José Arévalo Marcos

Esc. 78 3er Semestre

Noviembre 2012

Manual de procedimientos

Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Objetivos1. Determinar las actividades que se deben realizar

dentro de la empresa.2. Mejorar la productividad de la empresa mediante

el análisis de las operaciones (tareas o autorizaciones), tiempos y movimientos,

necesidades de capacitación o desarrollo de habilidades

3. Tener una guía para la inducción de nuevo personal al puesto en cuanto a las obligaciones y

actividades a realizar.

Ventajas y Limitaciones de los manuales de

procedimientos

Ventajas:• Auxilian en el adiestramiento y capacitación del

personal.• Auxilian en la inducción al puesto.• Describen en forma detallada las actividades de

cada puesto.• Facilitan la interacción de las distintas áreas de la

empresa.• Indican las interrelaciones con otras áreas de

trabajo.• Permiten que el personal operativo conozca los

diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.

Limitaciones:• Constituyen una herramienta, pero no la solución

para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.

• Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

• Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

• Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.

Estructura de un manual de

procedimientoa) Identificaciónb) Índice o contenidoc) Prólogo y/o introducciónd) Objetivos de los procedimientose) Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientosf) Responsablesg) Políticas o normas de operaciónh) Concepto(s)i) Procedimiento (descripción de las operaciones)j) Formulario de impresos k) Diagramas de flujo l) Glosario de términos

Técnicas y herramientas

para la elaboración de un

manual de procedimientos

1. Delimitación del procedimiento¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar?¿Dónde se inicia?¿Dónde termina?2. Recolección de la Informacióna) Investigación documentalb) Entrevista directac) Observación de campo3. Análisis de la información y diseño del procedimiento¿Qué trabajo se hace?¿Quién lo hace?¿Cómo se hace?¿Cuándo se hace?¿Dónde se hace?¿Por qué se hace?

4. Análisis del procedimiento

a) EliminarCualquier operación, cualquier paso, cualquier detalle que no sea indispensable, debe ser eliminados.

b) CombinarSi no puede eliminar, entonces el siguiente paso es combinar procedimientos, a efecto de simplificar el trámite.

c) CambiarPara aplicar esta técnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades que componen el procedimiento.

Gracias por su atención