Manuales Iso

7/26/2019 Manuales Iso

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Republica Bolivariana de VenezuelaMinisterio del Poder Popular para la Educacin Universitaria

Fundacin Misin SucreAldea: I.U..P.!

!"tedra: #r$anizacin % Siste&asPro$ra&a 'acional de For&acin de Ad&inistradoresPuerto !abello(Estado !arabobo

Pro)esor: Bac*illeres:

+to ri&estre Ad&n.


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'ovie&bre ,.--I'/I!E

p"$I'R#/U!!I0'111111111111111111111. 2

F#RMU3ARI#S1111111111111111111

#b4etivos1111111111111111111

.

/ise5o del

For&ulario1111111111111...

!onsideraciones para la elaboracin de

)or&ulario1Siste&a de control de

)or&ularios11111111..

MA'UA3ES A/MI'ISRAIV#S11111111111

Venta4as % /esventa4as

1111111111111.

!lasi6cacin11111111111111111

1

ipos111111111111111111111

7

7

7

8

9

,

+

!#'!3USI0'1111111111111111111111 ,;BIB3I#


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INTRODUCCIN

!uando se dise5an )or&ularios es esencial se$uir un proceso

>ue a trav?s de sus di)erentes pasos nos $u@e en la construccin desiste&as usables % accesibles. Antes >ue nada es necesario incluir

una )ase de an"lisis >ue nos a%ude a deter&inar lo >ue

necesita&os % cuales son los &edios >ue se utilizar"n para lo$rar

nuestros ob4etivos.

!onociendo b"sica&ente cual es el ob4etivo del )or&ulario a

>ui?n est" diri$ido % c&o >uieren >ue se les devuelva la

in)or&acin tendre&os un panora&a acerca del dise5o )uncional

del )or&ulario los ca&pos necesarios la pro$ra&acin a utilizar la

)or&a de al&acena&iento % de entre$a de la in)or&acin a los

encar$ados de recopilarla % analizarla.

Este docu&ento en pri&er lu$ar establece el concepto de

)or&ularios desi$nando sus ob4etivos )ase del dise5o %

consideraciones para la elaboracin de los )or&ularios % su siste&a

de control.

En se$undo lu$ar establece el concepto % caracter@sticas de

los &anuales ad&inistrativos en el conteto actual lue$o detalla los

tipos &"s )recuentes de &anuales % su contenido b"sico %

establece las caracter@sticas de los procesos de desarrollo de los

siste&as de &anuales.


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FORMULARIOS

En la actualidad la &a%or@a de las labores realizadas por el*o&bre se e&plean los )or&ularios ?stos son docu&ento i&preso

>ue contiene in)or&acin estructurada C64aC sobre un deter&inado

aspecto para ser co&ple&entada con in)or&acin CvariableC se$Dn

cada aplicacin % para satis)acer un ob4etivo espec@6co. Puede

considerarse ta&bi?n co&o un instru&ento de traba4o cu%o ob4etivo

es trasportar in)or&acin para si&pli6car % )acilitar el desarrollode

los procedi&ientos ad&inistrativos.

!uando una )or&a se co&pleta pasa a ser un docu&ento %

se$Dn el tipo de in)or&acin % el $rado de di6cultad para su

llenado puede aco&pa5arse de un instructivo.

En la Ad&inistracin PDblica los )or&ularios son &odelos

b"sicos de co&unicacin >ue con li$eras variantes un interesado

utilizar para recla&ar solicitar denunciar o co&o sustituto de al$Dni&preso. a&bi?n es Dtil para entre$ar ad4unta docu&entacin o

in)or&acin a la Ad&inistracin.

OBJETIVOS

Eli&inar duplicidad de

es)uerzo

Facilitar el traba4o

Reducir costos

Proveer uni)or&idad de los

datos >ue se re$istran

in)or&a o se analiza en unaa$encia.
http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml


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DISEO DEL FORMULARIO

El procesode elaboracin del dise5o del )or&ulario se

deben cu&plir la )ase del pre(dise5o dise5o % post(dise5o.

Fases para el diseo

Fase prediseo Fase deldiseo

Fase del Post-diseo
http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCEhttp://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE


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Se debe realizaruna lista deco&probacin %deter&inar condetalles lasnecesidades >uese *an desatis)acer. Paracu&plir con losre>ueri&ientos deesta )ase serealiza una seriede pre$untas paraco&probar lae)ectividad delpre(dise5o %proceder arealizar la )ase del

dise5o.

Preparacin deuna )or&a se$Dnsu ob4eto tipo dein)or&acin >ue

contendr" ori$en&?todo dellenadoprocedi&iento enel >ue se utilizaranu&ero de copiasusuarios %resultadosesperados. Esnecesario *acerconsideracionesen cuanto alllenado.

Una vez realizadoel dise5o se debe*acer o prepararlas instruccionesde i&presin.

En un )or&ulariousado porpersonas a4enaseterna no debeaparecer elno&bre de lae&presa al i$ual>ue el no&bre deldeparta&ento deori$en.

Para co&pletaresta )ase se debetener en cuentatipo peso % color

del papel color dela tinta papelcarbn total oparcialper)oracionespara el arc*ivotipos de i&presinpor una o a&bascaras de ser elcaso direccindedatos &"r$enesnu&eracinnu&ero de

e4e&plares )ec*ade entre$a ei&presincontinua.

Pares de !" i"sr!#i$o

odo )or&ulario debe ir aco&pa5ado de su respectivo

instructivo el cual a$iliza la i&ple&entacin de )or&a e6caz. /ebe

estar elaborado en un len$ua4eclaro % preciso.

El instructivo estadivido en:

Caractersticas de impresin:
http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/colarq/colarq.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/direccion/direccion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/direccion/direccion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/desarrollo-del-lenguaje/desarrollo-del-lenguaje.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/colarq/colarq.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/direccion/direccion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/desarrollo-del-lenguaje/desarrollo-del-lenguaje.shtml


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itulo del )or&ulario

#b4etivosrazn de la

situacinG

uina o a &anoG

Medio de obtencin

ie&po esti&ado

'D&ero de copias

Papel color &arca% base del ori$inal %

copiasG

inta color de tinta.

M"r$enes lado % anc*o para arc*ivarG

Indicar si lleva per)oraciones.

Encuadernacin *o4as sueltas o cosidasG

Hue$o des$losables o sueltosG

Encolados

Indicar lado

3o&o abierto o cubierto

apas de papel o cartulina su4etas contornillo u otro

Instrucciones de c&o llenar los espaciosen blanco.

CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIN DELFORMULARIO

A continuacin se presentan diversas alternativas parala elaboracin de )or&ularios.

#set

Mediante este proceso se prepara un ne$ativo)oto$r"6co de los ori$inales >ue despu?s sepasa a una placa &et"lica la cual i&pri&e por&edio de una prensa. !ada l"&ina soporta*asta 2-- &il i&presiones.
http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/marca/marca.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/marca/marca.shtml


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Mi&e$ra)o

Se e&plean est?nciles o plantillas *ec*as a&a>uina i&presora o a &ano per&itereproducir de -- a +-- e4e&plares.

3inotipo

!onsiste en la )or&acin de l@neas con letras detipos % ta&a5os distintos *asta co&pletartetos para su i&presin.

Foto$rabado

Se utiliza la )oto$ra)@a a partir del ori$inal se*ace un ne$ativo >ue es revelado por laaccin de la luz % tintas especiales % despu?s>ueda $rabado en una placa &et"lica plana.

Roto$rabado

Es an"lo$a al )oto$rabado pero para el$rabado se e&plean rodillos de cobre resultaadecuada cuando la i&presin supera el &illnde e4e&plares.

A&a>uina

Es un traba4o de &ecano$ra6ado preparadacon &a>uina de escribir el?ctrica o &ec"nica.

!o&putadora

I&plica el desarrollo de pro$ra&as espec@6coso el uso de so)tJare especializado puedeusarse co&o &odelo de cual>uier alternativade presentacin %a sea por &edio dei&presin en papel o en discos pticosdisKetes o cintas.

SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS

Es un plano &?todo usado por la $erenciapara $uiar %

re$ular las operaciones de o6cina &ediante la nor&alizacin del

Lu4o de papeles donde se detecta la necesidad de realizar a4ustes o
http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos3/gerenylider/gerenylider.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/norbad/norbad.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos3/gerenylider/gerenylider.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/norbad/norbad.shtml


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para utilizar los )or&ularios en )or&a &"s e6ciente % &antener el

se$ui&iento a cada )or&ulario i&plantado.

Co"sidera#io"es %e"erales de los sise&as de#o"rol'

Eli&inar )or&ularios innecesarios % evitar su creacin

consolidar )or&ularios >ue se co&ple&enten redise5ar

)or&ularios para au&entar la e6ciencia % dis&inuir lo errores.

Mantener cantidades adecuadas de )or&ularios en eistencia.

Establecer un procedi&iento adecuado para su&inistrar

)or&ularios a los usuarios.

raba4ar en coordinacin con el departa&ento de co&pras

para evitar la ad>uisicin de )or&ularios no autorizados.

Revisar &uestras de los )or&ularios antes de su i&presin

6nal a 6n de lo$rar del i&presor lo >ue se >uiere.

Ni$el de or%a"i(a#i)"'

El control de )or&ularios se debe centrar en un lu$ar

su6ciente&ente alto dentro de la or$anizacin co&o para dar una

visin a&plia necesaria para la revisin coordinacin % &e4ora de

la instalacin de los )or&ularios. Se debe to&ar en cuenta la opinin

del analista % de los usuarios %a >ue el analista es >uien decidec&o deben ir distribuidos los datos % el usuario decide cu"les son

los datos necesarios.
http://www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/elciclo/elciclo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/elciclo/elciclo.shtml


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Co"rol de *or&!larios'

En la etapa del control de )or&ularios se inclu%e el

estableci&iento de un pro$ra&a de control co&o pol@tica de lae&presa % la co&prensin de los )actores >ue co&ponen el

proble&a. /ebe eistir relacin entre el control % los siste&as %

procedi&ientos. 3os co&ponentes b"sicos de este pro$ra&a deben

ser la )uncin >ue e)ectDa la )or&a el te&a principal de la )or&a %

el te&a secundario.

El +"di#e F!"#io"al

Es la principal *erra&ienta en la unidad de control

contiene los )or&ularios a$rupados de acuerdo con el propsito a

>ue sirven. El @ndice )uncional es para uso eclusivo de >uienes son

responsables del control de )or&ularios. 3os )or&ularios destinados

a propsitos si&ilares pueden ser analizados para deter&inar cu"l

puede ser eli&inado % cu"l puede ser &"s a&plia&ente usado. Para

las necesidades de nuestras e&presas es su6ciente con lospropsitos de acordar autorizar )acturar instruir noti6car

re$istrar reportar % re>uerir.

Pasos para ela,orar el -"di#e *!"#io"al

o&ar &uestrade todos los )or&ularios posterior&ente

a$rupar los )or&ularios por los >ue se *a%an esco$ido as@ co&o las

subdivisiones de esos te&as % codi6car por te&as a$rupar por

)uncin codi6car por )uncin preparar carpetas para arc*ivar las

&uestras preparar una lista tabulada con la in)or&acin del

nD&ero % no&bre del )or&ulario % el nD&ero de @ndice )uncional

>ue le corresponde.
http://www.monografias.com/Computacion/Programacion/http://www.monografias.com/Politica/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/tebas/tebas.shtmlhttp://www.monografias.com/Computacion/Programacion/http://www.monografias.com/Politica/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/tebas/tebas.shtml


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MANUALES ADMINISTRATIVOS

3os Manuales son docu&entos >ue sirven co&o &edios de

co&unicacin % coordinacin >ue per&iten re$istrar %

trans&itir en )or&a ordenada % siste&"tica in)or&acin de

una or$anizacin antecedentes le$islacin estructura

ob4etivos pol@ticas siste&as procedi&ientos etc.G. As@ co&o

las instrucciones % linea&ientos >ue se consideren necesarios

para el &e4or dese&pe5o de sus tareas.N

FranKlin F ,--7G

3a i&portancia de los &anuales radica en >ue ellos

eplican de &anera detallada los procedi&ientos dentro de una

or$anizacin a trav?s de ellos lo$ra&os evitar $randes errores >ue

se suelen co&eter dentro de las "reas )uncionales de la e&presa.

Estos pueden detectar )allas >ue se presentan con re$ularidad

evitando la duplicidad de )unciones. Ade&"s son de $ran utilidad

cuando in$resan nuevas personas a la or$anizacin %a >ue leeplican todo lo relacionado con la &is&a desde su rese5a

*istrica *aciendo re)erencia a su estructura or$anizacional *asta

eplicar los procedi&ientos % tareas de deter&inado departa&ento.

VENTAJAS . DESVENTAJAS DE LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS

3os &anuales ad&inistrativos o)recen una serie de

posibilidades >ue nos reLe4an la i&portancia de estos. Sin e&bar$o


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tienen ciertas li&itaciones lo cual de nin$una &anera le restan

i&portancia.

Ventajas:

Un &anual tiene entre otras las si$uientes venta4as:

. 3o$ra % &antiene un slido plan de or$anizacin.,. Ase$ura >ue todos los interesados ten$an una adecuada

co&prensin del plan $eneral % de sus propios papeles %

relaciones pertinentes.2. Facilita el estudio de los proble&as de or$anizacin.7. Siste&atiza la iniciacin aprobacin % publicacin de las

&odi6caciones necesarias en la or$anizacin.+. Sirve co&o una $u@a e6caz para la preparacin clasi6cacin %

co&pensacin del personal clave.8. /eter&ina la responsabilidad de cada puesto % su relacin

con los de&"s de la or$anizacin.9. Evita conLictos 4urisdiccionales % la %utaposicin de

)unciones.;. Pone en claro las )uentes de aprobacin % el $rado de

autoridad de los diversos niveles.. 3a in)or&acin sobre )unciones % puestos suele servir co&o

base para la evaluacin de puestos % co&o &edio de

co&probacin del pro$reso de cada >uien.-. !onserva un rico )ondo de eperiencia ad&inistrativa de

los )uncionarios &"s anti$uos.. Sirve co&o una $u@a en el adiestra&iento de novatos.

,. Es una )uente per&anente de in)or&acin sobre eltraba4o a e4ecutar.

2. A%udan a institucionalizar % *acer e)ectivo los ob4etivos

las pol@ticas los procedi&ientos las )unciones las nor&as

etc.


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7. Evitan discusiones % &al entendidos de las

operaciones.+. Ase$uran continuidad % co*erencia en los

procedi&ientos % nor&as a trav?s del tie&po.8. Son instru&entos Dtiles en la capacitacin del personal.9. Incre&entan la coordinacin en la realizacin del

traba4o.;. Posibilitan una dele$acin e)ectiva %a >ue al eistir

instrucciones escritas el se$ui&iento del supervisor se puede

circunscribir al control por ecepcin.

Des$e"a/as0

Entre los inconvenientes >ue presentar los &anuales se

encuentran los si$uientes:

. Muc*as co&pa5@as consideran >ue son de&asiado pe>ue5as

para necesitar un &anual >ue describa asuntos >ue son

conocidos por todos sus inte$rantes.,. Al$unas consideran >ue es de&asiado caro li&itativo %

laborioso preparar un &anual % conservarlo al [email protected]. Eiste el te&or de >ue pueda conducir a una estricta

re$la&entacin % ri$idez.7. Su de6ciente elaboracin provoca serios inconvenientes en el

desarrollo de las operaciones.+. El costo de produccin % actualizacin puede ser alto.8. Si no se actualiza peridica&ente pierde e)ectividad.9. Inclu%e solo aspectos )or&ales de la or$anizacin de4ando de

lado los in)or&ales cu%a vi$encia e i&portancia es notorio

para la &is&a.;. Mu% sint?tica carece de utilidad: &u% detallada los convierte

en co&plicados.

CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS


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Entre los ele&entos &"s e6caces para la to&a de

decisiones en la ad&inistracin destacan el relativo a los &anuales

ad&inistrativos %a >ue )acilitan el aprendiza4e de la or$anizacin

por una parte % por la otra proporcionan la orientacin precisa >ue

re>uiere la accin *u&ana en las unidades ad&inistrativas

)unda&ental&ente a nivel operativo o de e4ecucin pues son una

)uente de in)or&acin en las cuales se trata de &e4orar % orientar

los es)uerzos de un e&pleado para lo$rar la realizacin de las

tareas >ue se le *an enco&endado.

/epende de la in)or&acin de las necesidades de cadainstitucin o e&presa privada para saber con >u? tipo de &anuales

se debe contar.

Se *ace la aclaracin de >ue pueden abarcar dic*os

&anuales a toda la e&presa: una direccin un departa&ento una

o6cina seccin una &esa un puesto etc?tera.

Eisten diversas clasi6caciones de los &anuales a los

>ue se desi$na los no&bres diversos pero >ue pueden resu&irse

de la si$uiente &anera:

3os di)erentes or$anis&os pDblicos o privadosG tienen

necesidad de &anuales di)erentes. El tipo de &anual se deter&ina

dando respuesta al propsito >ue se *an de lo$rar. En ciertos casossolo sirve a un ob4etivo: % en otros se lo$ran varios ob4etivos.


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Pors!

Co"e"ido

Manualde

Historia

Proporciona in)or&acin *istrica sobre laor$anizacin: sus co&ienzos creci&iento lo$ros

ad&inistracin % posicin actual. Bien elaborado% aplicado contribu%e a una &e4or co&prensin %&otiva al personal a sentir >ue pertenece %)or&a parte de la or$anizacin.

Manualde

organizacin

Epone en )or&a detallada la estructuraor$anizacional )or&al a trav?s de la descripcinde los ob4etivos )unciones autoridad %responsabilidad de los distintos puestos % lasrelaciones

Manualde

polticas

!onsiste en una descripcin detallada de loslinea&ientos a ser se$uidos en la to&a dedecisiones para el lo$ro de los ob4etivos. Elconocer a la or$anizacin proporciona el &arcoprincipal sobre el cual se basan todas lasacciones.

Manualde

procedimientos

Este &anual es una $u@a co&o *acer las cosasGde traba4o al personal % es &u% valiosa paraorientar al personal de nuevo in$reso. 3ai&ple&entacin de este &anual sirve paraau&entar la certeza de >ue el personal utiliza lossiste&as % procedi&ientos ad&inistrativosprescritos al realizar su traba4o.

Manualde

contenido

mltiple

!uando el volu&en de actividades de personal osi&plicidad de la estructura or$anizacional no4usti6>ue la elaboracin % utilizacin de distintos&anuales.

Manualde

produccin

Abarca la necesidad de interpretar lasinstrucciones en base a los proble&as cotidianostendientes a lo$rar su &e4or % pronta solucin. 3anecesidad de coordinar el proceso de )abricacin)abricacin inspeccin in$enier@a industrialcontrol de produccinG es tan reconocida >ue enlas operaciones de )abricacin los &anuales se


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Pors!

*!"#i)"

espe#-1#a aceptan % usan a&plia&ente.

Manualdecompra

s:

El proceso de co&prar debe estar por escritoconsiste en de6nir el alcance de co&pras de6nirla )uncin de co&prar los &?todos a utilizar >uea)ectan sus actividades.

Manualde

ventas

Se5ala los aspectos esenciales del traba4o % lasrutinas de in)or&acin co&prendidas en eltraba4o de ventas pol@ticas de ventasprocedi&ientos controles etc.G. Al personal deventas es necesario darle un &arco de re)erenciapara to&ar decisiones cotidianas.

Manualde

Finanzas

Asenta por escrito las responsabilidades6nancieras en todos los niveles de laad&inistracin contiene nu&erosasinstrucciones espec@6cas a >uienes en laor$anizacin est"n involucrados con el &ane4o dedinero proteccin de bienes % su&inistro dein)or&acin 6nanciera.

Manualde

contabilidad

rata acerca de los principios % t?cnicas de lacontabilidad. Se elabora co&o )uente dere)erencia para todo el personal interesado enesta actividad. Este &anual puede conteneraspectos tales co&o: estructura or$"nica deldeparta&ento descripcin del siste&a contableoperaciones internas del personal &ane4o dere$istros control de la elaboracin dein)or&acin 6nanciera.

Manualde

crdito

!cobranz

as

Se re6ere a la deter&inacin por escrito deprocedi&ientos % nor&as de esta actividad. Entrelos aspectos &"s i&portantes >ue puede

contener este tipo de &anual est"n lossi$uientes: operaciones de cr?dito % cobranzascontrol % cobro de las operaciones entre otros.

Manualde

Abarca una serie de consideraciones para a%udara co&unicar las actividades % pol@ticas de la


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personal

direccin superior en lo >ue se re6ere a personal.3os &anuales de personal podr"n conteneraspectos co&o: recluta&iento % seleccinad&inistracin de personal linea&ientos para el

&ane4o de conLictos personales pol@ticas depersonal uso de servicios prestacionescapacitacin entre otros.

Manualtcnico

rata acerca de los principios % t?cnicas de una)uncin operacional deter&inada. Se elaboraco&o )uente b"sica de re)erencia para la unidadad&inistrativa responsable de la actividad %co&o in)or&acin $eneral para el personalinteresado en esa )uncin. E4e&plos de este tipode CManual t?cnico de auditoria ad&inistrativaC% el CManual t?cnico de siste&as %procedi&ientosC. Estos sirven co&o )uente dere)erencia % a%udan a co&putar a los nuevos&ie&bros del personal de asesor@a.

Manualde

adiestramiento

oinstructi

vo

Estos &anuales eplican las labores losprocesos % las rutinas de un puesto en particularson co&Dn&ente &as detallados >ue un &anualde procedi&ientos.

2e"eral

Manuales

generales de

organizacin

Este es producto de la planeacin or$anizacional% abarca todo el or$anis&o indicando laor$anizacin )or&al % de6niendo su estructura)uncional.

Manual

generalde

procedimientos

Este es ta&bi?n resultado de la planeacin

contiene los procedi&ientos de todas lasunidades or$"nicas >ue con)or&an en unor$anis&o social a 6n de uni)or&ar la )or&a deoperar.

Manual Se re6ere a presentar por escrito los deseos %


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generalde

polticas

actitud de la direccin superior para toda lae&presa estas pol@ticas $enerales establecenl@neas de $u@a un &arco dentro del cual todo elpersonal puede actuar de acuerdo a condiciones

$enerales.

E

spe#i1#o

Manualespec"co de

reclutamiento

!selecci

n

Se re6ere a una parte de una "rea espec@6capersonalG. O contiene la de6nicin uni)or&erespecto al recluta&iento % seleccin personal enuna or$anizacin.

Manualespeci"co de

auditoria

interna

!onsiste en a$rupar linea&ientos instruccionesde aplicacin especi6ca a deter&inados tipos deactividad a>u@ se re6ere a la auditoria interna en)or&a particular.

Manualespec"

co depolticas

depersona

l

Este se en)oca a de6nir Cpol@ticasC pero de un"rea especi6ca de la or$anizacin se5alando las

$u@as u orientacin respecto a cuestiones depersonal tales co&o: contratacin per&isospro&ociones prestaciones etc.

Manualespec"co de

procedimientos

detesorer

a

!onsiste en elaborar los procedi&ientos en elorden de i&portancia de un "rea espec@6ca a 6nde capitalizar las oportunidades naturales desecuencia de pasos en el traba4o por e4e&plo:in$resos a ca4a pa$o a proveedores etc.


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TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

E"re los ipos de &a"!ales &3s !ili(ados se

e"#!e"ra"0

. Manuales de #r$anizacin,. Manuales de Pol@ticas2. Manuales de 'or&as % Procedi&ientos7. Manuales para Especialistas+. Manual del e&pleado8. Manual de contenido &Dltiple.9. Manuales de 6nanzas;. Manuales del siste&a

. Manual de calidad

1. MANUALDEORGANIZACIN

Es la versin detallada por escrito de la or$anizacin

)or&al a trav?s de la descripcin de los ob4etivos )unciones

autoridad responsabilidad de los distintos puestos de traba4o >ue

co&ponen su estructura.

Estos &anuales contienen in)or&acin detallada

re)erente a los antecedentes le$islacin atribuciones estructura

or$"nica )unciones or$ani$ra&as niveles 4er"r>uicos $rados de

autoridad % responsabilidad as@ co&o canales de co&unicacin %

coordinacin de una or$anizacin.

a&bi?n inclu%en una descripcin de puestos cuando el&anual se re6ere a una unidad ad&inistrativa en particular.

De,e #o"e"er0


20/34

1.- Identifcacin

- 3o$otipo de la or$anizacin.

- 'o&bre o6cial de la or$anizacin.

- @tulo % etensin $eneral o espec@6co. Si es espec@6co debe

indicarse el no&bre de la unidad a >ue se re6ereG.

- 3u$ar % )ec*a de elaboracin.

- 'D&ero de revisin en su casoG.

- Unidades responsables de su elaboracin revisin %

autorizacin.

- Cla$e de la *or&a0 en pri&er t?r&ino las si$las de la

or$anizacin en se$undo lu$ar las si$las de la unidadad&inistrativa donde se utiliza la )or&a % por Dlti&o el

nD&ero de la )or&a. Entre las si$las % el nD&ero debe

colocarse un $uin o dia$onal.

.- !ndice " C"ntenid": Relacin de los cap@tulos o

apartados >ue constitu%en el cuerpo del docu&ento.

#.- $%&"'" ()" Int%"d*ccin:Seccin en donde se eplica

>u? es el &anual su estructura propsitos "&bito de

aplicacin % la necesidad de &antenerlo vi$ente. Puede

contener un &ensa4e de al$una autoridad de la or$anizacin

pre)erente&ente del &"s alto nivel 4er"r>uico.

+.- Antecedentes ,ist%ic"s: /escripcin de la $?nesis dela or$anizacin o del "rea descrita en el &anual en la >ue se

indica su ori$en evolucin % ca&bios si$ni6cativos

re$istrados.


21/34

.- Le'is&acin " ase Le'a&: Este apartado contiene una

lista de t@tulos de los principales ordena&ientos 4ur@dicos >ue

nor&an las actividades de la or$anizacin de los cuales se

derivan sus atribuciones o )acultades.

Es reco&endable >ue las disposiciones le$ales si$an ?ste

orden 4er"r>uico: constitucin tratados le%es convenios

re$la&entos decretos acuerdos % circulares. Asi&is&o en

cada caso debe respetarse la secuencia cronol$ica de su

epedicin )ec*a de publicacin en el /iario #6cialG.

/.- At%i0*ci"nes: ranscripcin tetual % co&pleta de las)acultades con)eridas a la or$anizacin de acuerdo con las

disposiciones 4ur@dicas >ue )unda&entan sus actividades. Para

este e)ecto debe se5alarse el t@tulo co&pleto del

ordena&iento cap@tulo art@culo o inciso la cita debe *acerse

entre co&illasG.

.- Est%*ct*%a O%'2nica: /escripcin ordenada de lasunidades ad&inistrativas de una or$anizacin en )uncin de

sus relaciones de 4erar>u@a. sta descripcin de la estructura

or$"nica debe corresponder con la representacin $r"6ca en

el or$ani$ra&a tanto en lo re)erente al t@tulo de las unidades

ad&inistrativas co&o a su nivel 4er"r>uico. Ade&"s es

conveniente codi6carla en )or&a tal >ue sea posible visualizar

clara&ente los niveles de 4erar>u@a % las relaciones dedependencia.

3.- O%'ani'%a4a: Es la representacin $r"6ca de la

estructura or$"nica >ue &uestra la co&posicin de las


22/34

unidades ad&inistrativas >ue la inte$ran % sus respectivas

relaciones niveles 4er"r>uicos canales )or&ales d

co&unicacin l@neas de autoridad supervisin % asesor@a.

5.- 6*nci"nes: Especi6cacin de las tareas in*erentes a cada

uno de los car$os %Qo unidades ad&inistrativas >ue )or&an

parte de la estructura or$"nica necesario para cu&plir con

las atribuciones de la or$anizacin.

Es conveniente >ue en la presentacin de las )unciones se

to&en en cuenta los si$uientes aspectos:

- ue los t@tulos de las unidades correspondan a los utilizados enla estructura or$"nica.

- ue si$an el orden establecido en la estructura.

- ue la redaccin se inicie con el verbo en tie&po in6nitivo.

17.- Desc%i8cin de $*est"s: Rese5a del contenido b"sico

de los puestos >ue co&ponen cada unidad ad&inistrativa el

cual inclu%e la si$uiente in)or&acin:- Identi6cacin del Puesto no&bre ubicacin "&bito de

operacin etc.G

- Relaciones de autoridad donde se indican los puestos

subordinados % las )acultades de decisin as@ co&o las

relaciones de l@nea % asesor@a.

- Funciones ue debe establecer

eterna&ente.


23/34

- Especi6caciones del puesto en cuanto a conoci&iento

eperiencia iniciativa % personalidad.

E9RUCURADELMANUALDEORGANIZACIN

Co"e"ido0

- Introduccin.

- Instructivo de Uso.

- abla de contenido.

CAP+TULO I0

- Identi6cacin de la E&presa Razn Social Actividad

Econ&ica /ireccin ecnolo$@aG.

- Rese5a istrica.

CAP+TULO II0

- #b4etivos $enerales % espec@6cos de la e&presa.

- Misin.

- Visin.

- Valores.

CAP+TULO III0

- #r$ani$ra&a $eneral.

- Funciones de las unidades or$anizativas.

- /escripciones de car$os.

2LOSARIO'

ANE4OS'

RECOMENDACIONES0 a la e&presa % a la asi$natura.

BIBLIO2RAF+A'


24/34

. MANUALDE$OL!ICA9

Es la descripcin detallada de los linea&ientos a ser

se$uidos por los e4ecutivos en la )or&a de decisiones para el lo$rode los ob4etivos )acilitando la descentralizacin al su&inistrar a los

niveles inter&edios los linea&ientos claros a ser se$uidos en la

to&a de decisiones.

E9RUCURADELMANUALDE$OL!ICA9

Co"e"ido0

- Introduccin.



CAP+TULO I0

SECCIN A0



- Rese5a istrica.

SECCIN B0


- Misin.

- Visin.

- Valores.

SECCIN C0



25/34


- #r$ani$ra&a espec@6co del "rea del &anual.


SECCIN D0

- #b4etivos del &anual.

- Pol@tica de calidad de la e&presa.

CAP+TULO II0

SECCIN A0

- #b4etivos del "rea.

- Pol@tica del "rea.

SECCIN B0

- 'or&as


26/34

operativa de la e&presa co&o la enunciacin de nor&as de

)unciona&iento b"sicas a los cuales deber" a4ustarse los &ie&bros

de la &is&a.

Se detallan a continuacin los ele&entos constitutivos

de un &anual de estas caracter@sticas:

aG Nor&as de pro#edi&ie"os0 es la relacin por

escrito de la secuencia de los procedi&ientos >ue constitu%en

la base de la or$anizacin con la indicacin de los distintos

sectores a trav?s de los cuales los &is&os se desenvuelven.bG For&!larios0 son todos a>uellos docu&entos %

co&probantes >ue circulan dentro de los circuitos

ad&inistrativos.

cG Fl!/o%ra&as0 son los procedi&ientos descritos de

&anera $ra6ca >ue se conocen ta&bi?n co&o dia$ra&as de

procedi&ientos.

3os &anuales de nor&as % procedi&ientos en su calidad de

instru&entos ad&inistrativos tienen por ob4eto:

!o&pilar en )or&a adecuada secuencial % detallada las

operaciones a car$o de la or$anizacin los puestos o

unidades ad&inistrativas >ue intervienen precisando su

participacin en dic*as operaciones % los )or&atos a utilizarpara la realizacin de las actividades institucionales

a$re$adas en procedi&ientos.


27/34

Uni)or&ar % controlar el cu&pli&iento de las rutinas de

traba4o % evitar su alteracin.

Au&entar la e6ciencia de los e&pleados indic"ndoles lo >ue

deben *acer % co&o deben *acerlo.

A%udar a la coordinacin del traba4o % evitar la duplicidad de

)unciones.

E9RUCURADELMANUALDENORMA9; $ROCEDIMIENO9

Co"e"ido0

- Introduccin.



CAP+TULO I0

SECCIN A0



- Rese5a istrica.

SECCIN B0


- Misin.

- Visin.

- Valores.

SECCIN C0



- #r$ani$ra&a espec@6co del "rea del &anual.


28/34


SECCIN D0

- #b4etivos del &anual.

- Pol@tica de calidad de la e&presa.

CAP+TULO II0

- 'or&as $enerales del &anual.

- 'or&as t?cnicas del &anual.

CAP+TULO III0

- #b4etivo del procedi&iento.

- 'or&a t?cnica del procedi&iento.

- Procedi&iento Pla%scriptG.

- Flu4o$ra&a.

2LOSARIO'

ANE4OS'

RECOMENDACIONES0 a la e&presa % a la asi$natura.

BIBLIO2RAF+A'

+. MANUAL$ARAE9$ECIALI9A9

Es a>uel >ue a$rupa nor&as pautas e instrucciones de

aplicacin en )or&a espec@6ca a deter&inado tipo de actividades o

tareas co&o por e4e&plo: &anual del vendedor o co&pendio de la

secretaria.

3a preparacin de este tipo de &anuales por parte de la

&is&a e&presa es reco&endable cuando el nD&ero de e&pleados

>ue los utiliza es lo su6ciente&ente $rande co&o para 4usti6carlo.


29/34

El ob4etivo b"sico perse$uido con su preparacin es el

de entrena&iento % capacitacin de e&pleados co&o as@ servir

ta&bi?n de ele&ento de consulta para la realizacin de las tareas

asi$nadas.

. MANUALDELEM$LEADO

Su ob4etivo es lo$rar una r"pida asi&ilacin de personal

nuevo induccinG as@ co&o ta&bi?n para posterior entrena&iento

este &anual es especial&ente Dtil para niveles inter&edios u

operativos.

Se enuncian a continuacin al$unas in)or&aciones >ue

un &anual de estas caracter@sticas debe contener:

Actividades desarrolladas por la e&presa.

Breve rese5a *istrica.

#b4etivos $enerales >ue se persi$uen.

/erec*os % obli$aciones de los e&pleados en $eneral. 'or&as de co&porta&iento b"sicas % de cu&pli&iento

obli$atorio para todo el personal.

Servicios >ue la e&presa presta a sus e&pleados.

/. MANUALDECONENIDOMue un &anual puede contener &aterial

de tipo diverso lo >ue *ace >ue los tipos &encionados no resulten

sie&pre bien de6nidos. 3a in&ensa &a%or@a de los &anuales de

o6cina parecen estar dise5ados intencional&ente para varios 6nes

por e4e&plo en la preparacin de cual>uier &anual de


30/34

procedi&ientos eisten dos re>uisitos indispensables para ase$urar

su ?ito:

aG &ani)estacin clara de las nor&as $enerales de lae&presa.

bG !o&prensin total de la or$anizacin b"sica de la

&is&a.

Es decir de poco servir@an las &ani)estaciones

detalladas de procedi&ientos si al &is&o tie&po la or$anizacin %

las nor&as b"sicas no son clara&ente 6r&es % co&prensibles.

. MANUALE9DE6INANZA9

3as responsabilidades del contralor % tesorero ei$en de

ellos >ue den instrucciones nu&erosas % espec@6cas a todos

a>uellos >ue deben prote$er en al$una )or&a los bienes de la

e&presa para ase$urar la co&prensin de sus deberes en todos losniveles de la ad&inistracin.

3. MANUALE9DEL9I9EMA

El &anual del siste&a debe ser desarrollado a &edida

>ue se desarrolla el siste&a % est" constituido por un $rupo de&anuales o partes % estructurado de la si$uiente &anera: #b4etivos

del siste&a ar>uitectura de datos ar>uitectura )@sica del siste&a

@ndice de co&ponentes etc.


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5. MANUAL DE CALIDAD

/e6ne un &anual de calidad co&o un docu&ento >ue

enuncia la pol@tica de la calidad % >ue describe el siste&a de calidadde una or$anizacin. Este &anual puede estar relacionado con las

actividades totales de una or$anizacin o con una parte

seleccionada de estas.

Es i&portante >ue los re>uisitos % el contenido del

siste&a de la calidad % del &anual de la calidad se estructuren de

acuerdo con la nor&a >ue se intenta satis)acer. Esta nor&a

su&inistra los linea&ientos para desarrollar dic*os &anuales de

calidad

I9O 577

IS# son las si$las en in$l?s de la #r$anizacin

Internacional de Estandarizacin la cual se dedica a la creacin de

est"ndares internacionales voluntarios en diversos "&bitos co&o

son: la industria la ciencia la tecnolo$@a % la econo&@a.

3as nor&as IS# --- son una serie de nor&as para el

Ase$ura&iento de la !alidad >ue son aceptadas alrededor del

&undo. Su i&portancia radica en >ue cuando se ad>uiere un

producto o servicio de una e&presa >ue est" re$istrada en IS#

--- se tiene la se$uridad alta probabilidadG de >ue la calidad >ue

se est" recibiendo ser" co&o se esperaba. Per&ite contar con ladocu&entacin de todas las actividades de la e&presa relativas a

la calidad por escrito.


32/34

El IS# --, es una de las di)erentes )or&as de estas

re$las la cual esta descritaco&o el &odelo para el ase$ura&iento

de la calidad en produccin instalacin % servicio.

El IS# --, tiene una estrec*a relacin con los

&anuales %a >ue en el &o&ento de establecer una nor&a o

pol@tica en la or$anizacin debe&os tener presente >ue esta se

debe a4ustar a los servicios o 6nes >ue esta preste debe&os poseer

una docu&entacin en base a los criterios de las nor&as del IS#

--,. Para >ue al &o&ento de establecerlas estas ase$uren un

bene6cio a la or$anizacin.


33/34

!#'!3USI0'

3os )or&ularios son instru&entos de traba4o cu%o

ob4etivo es trasportar in)or&acin para si&pli6car % )acilitar eldesarrollode los procedi&ientos ad&inistrativos

En la construccin del un )or&ulario no *a% nin$una

ciencia oculta si&ple&ente co&o todo se trata de sentido co&Dn

los )or&ularios deben ser )"cil&ente co&pletados por los usuarios

3os &anuales ad&inistrativos son docu&entos >ue

sirven co&o &edios de co&unicacin % coordinacin >ue per&iten

re$istrar % trans&itir en )or&a ordenada % siste&"tica in)or&acin

de una or$anizacin. Sus ob4etivos son: instruir al personal

precisar las )unciones % relaciones de cada unidad ad&inistrativa

servir co&o &edio de inte$racin % orientacin al personal de

nuevo in$resos au&enta la e6ciencia de los e&pleados a%uda a la

coordinacin de actividades % evitar duplicidades per&ite conocer

el )unciona&iento interno

Unas de sus venta4as es lo$rar % &antener un slido

plan de or$anizacin )acilitar el estudio de los proble&as de

or$anizacin % deter&inar la responsabilidad de cada puesto entre

otros. Son instru&entos Dtiles en la capacitacin del personal. Por

otro lado sus desventa4as su de6ciente elaboracin provoca serios

inconvenientes en el desarrollo de las operaciones el costo de

produccin % actualizacin puede ser alto si no se actualiza

peridica&ente pierde e)ectividad. Eiste el te&or de >ue pueda

conducir a una estricta re$la&entacin % ri$idez.
http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtml


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BIB3I#

Manuales Iso

Documents

Transcript of Manuales Iso