MARCO DE REFERENCIAS Diseño de una solución informática de compra en línea de materiales de

Construcción mediante dispositivos móviles en la empresa Román Hermanos

ANTECEDENTES. Román Hnos. Cía. Ltda. Es una empresa con más de 24 años en el Mercado Amazónico,

y ha llegado a ser uno de los principales distribuidores de reconocidas marcas

nacionales e internacionales de artículos para el Sector Ferretero, Industrial, Agrícola,

Automotriz y de Construcción de la zona. Cuenta con cinco centros de distribución

tanto en la Provincia de Sucumbíos como en Orellana, manteniendo los más altos

estándares de calidad.

Cuentan con una fuerza de ventas altamente capacitada con un gran portafolio de

productos y clientes, ofrecen sus servicios a sub distribuidores, ferreterías y pedidos

especiales.

El afán de la empresa por innovar y satisfacer las necesidades y expectativas de sus

clientes hacen que esta busque nuevos canales de comunicación o formas de comercio

mediante la utilización de la tecnología, esto ha hecho que la organización se vea

interesada en buscar una nueva forma de comunicación directa y permanente con su

clientes más fieles, además de ofrecer una nueva herramienta para el departamento

de venta externa de la organización mejorando así su proceso de ventas.

Por este motivo se buscan nuevas formas de llegar al cliente, mediante el uso del

internet y las telecomunicaciones creando así una nueva forma de comercio más ágil y

de mayor competitividad en el mercado no solo ecuatoriano si no mundial.

La empresa se encuentra ubicada en la provincia de Sucumbíos en la ciudad de Lago

Agrio. La empresa se dedica principalmente a la importación y venta de materiales de

ferreteros y de construcción para la provincia de Sucumbíos y Francisco de Orellana.

El proceso de venta de esta empresa actualmente y de manera principal se la realiza

en almacén manejando diferentes tipos de precios y formas de pago para los clientes.

Al mismo tiempo en la empresa existe el departamento de venta externa que se

especializa en realizar ventas a sub distribuidores y clientes especiales como son

compañías petroleras y municipios de la zona.

Los clientes especiales tienen acceso a un trato diferente en cuestión de planes de

pago y tipos de precio debido a la fidelidad que tienen con la empresa y al volumen de

adquisiciones que ellos manejan.

En la actualidad los sistemas web se han convertido en una opción válida para una

nueva forma de comercio llamado comercio electrónico. Este tipo de metodologías de

negocio ha crecido de una manera acelerada gracias a la propagación del internet y del

acceso que hoy se puede tener hacia este con toda la gama de dispositivos que existen

en la actualidad.

Los dispositivos móviles compatibles para el acceso a internet también han tenido una

evolución impresionante en los últimos años. Los aparatos que disponemos en la

actualidad en especial los de última generación Smartphone, Tablets, Netbooks nos

dan un acceso permanente a la web mediante redes telefónicas móviles o acceso a

redes wi-fi además de la gran capacidad de almacenamiento de información que estos

poseen. El costo de este tipo de dispositivos también se ha reducido debido a la

demanda que estos tienen en el mercado.

Esto nos permite una comunicación permanente con el web y aprovechar todas las

ventajas tecnológicas que este nos ofrece como el comercio en línea, acceso a

información, comunicaciones, etc.

Siendo el departamento de ventas externas una de las principales fuentes de ingreso

de la empresa, este busca actualizar sus métodos de venta para generar mejores

ingresos y mejorar las formas de comunicación con los clientes.

La implementación de un aplicativo que aproveche los beneficios de la tecnología

actual y mejore los procesos de venta en la empresa Román Hermanos generara

mejores ingresos por parte del departamento de venta externa y generara beneficios

generales para la empresa y los clientes.

DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL. Como resultado de las entrevistas con el personal de la empresa se logró llegar a

determinar la situación actual del proceso de ventas.

La entrevista se la realizo al administrador del departamento y a uno de los

vendedores los cuales dieron información detallada del proceso que en la actualidad

se lo lleva de una forma manual.

Proceso Actual del Departamento Venta Externa de la Empresa. Actualmente se tiene un proceso para la venta externa que se describe a continuación.

- Visita de uno de los vendedores externos a los locales o empresas de los

clientes o visita de los clientes a los almacenes.

- Toma del pedido del cliente de forma manual y en hojas de pedidos.

- Visita a otros clientes de la zona por parte del vendedor.

- Transcripción del pedido en almacén y análisis de stock del mismo.

- Generación de factura si el pedido se despacha de inmediato.

- Generación de una nota de entrega para la reserva del producto si el pedido es

para una fecha posterior.

- Despacho del producto en camiones de la empresa entrega puerta a puerta de

forma gratuita.

Flujo del proceso actual

Inconvenientes en el proceso actual.

1. Mal manejo del stock ya que el vendedor no dispone información sobre el

movimiento del stock en la empresa.

2. Errores de escritura de los vendedores derivando en errores de distribución de

los artículos y haciendo que muchas veces por estas causas se devuelva

completamente un pedido.

3. Movilización del personal de venta externa.

4. Movilización del cliente a almacén para gestionar el pedido.

5. Mala utilización de los recursos de la empresa como son los camiones de los

que dispone.

6. Inconvenientes con algunos clientes en desacuerdo de que es lo que se pidió

muchas veces echando la transacción abajo.

7. Falta de disponibilidad de la empresa hacia los clientes ya que la adquisición

solamente se la puede hacer en horarios de oficina.

SITUACIÓN PROPUESTA. Se busca que con la utilización de la tecnología el departamento de venta externa de la

empresa disponga de una herramienta que le permita.

1. Ingresar pedidos en diferentes localidades del oriente ecuatoriano en tiempo

real y con pleno conocimiento de stock y precios de los artículos de almacén.

2. Receptar pedidos de clientes frecuentes de la empresa sin necesidad de

movilizaciones innecesarias.

3. Administración completa sobre los pedidos ingresados por clientes o

vendedores de la empresa.

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN. Atreves de conversaciones gerenciales y entrevistas con el personal encargado de

venta externa de la empresa, se recopilo la información necesaria para definir los

pasos a seguir para la realización del presente proyecto.

La toma de requerimientos se la realizo de la siguiente manera.

1. Conversaciones gerenciales con personal administrativo de la empresa.

2. Entrevistas con personal de venta externa de la empresa para solicitar

información de los procesos actuales.

3. Estudio del proceso de venta para clientes especiales de la empresa.

REQUERIMIENTOS. Mediante juntas administrativas y luego del análisis de situación actual del proceso de

ventas de la empresa, se llevó a cabo la toma de requerimientos para dar solución a los

inconvenientes que se vienen dando actualmente.

Entre los requerimientos principales tenemos los siguientes.

- Creación de una aplicación web con compatibilidad para dispositivos móviles

“Smartphone” con interfaz amigable para los usuarios, que permita realizar la

toma de pedidos de los clientes más importantes de la empresa denominados

clientes especiales.

- La aplicación debe contar con tres tipos de roles los cuales generaran 3 tipo de

accesos diferentes a la aplicación.

� Rol Administrativo.

- Aprobación o Cancelación de pedidos ingresados por clientes y vendedores.

- Creación de usuarios para el sistema.

- Activación y desactivación de usuarios.

- Listados de pedidos clasificados según su estado Ingresados, Aprobados,

Cancelados, Despachados.

� Rol Vendedor.

- Manejo de clientes asignados al vendedor

- Ingreso, modificación, cancelación e impresión de pedidos.

- Control de los pedidos atreves de listas de estados.

- Cambio de clave de acceso a la aplicación.

� Rol Cliente.

- Ingreso, modificación, cancelación e impresión de pedidos.

- Control de los pedidos atreves de listas de estados.

- Cambio de clave de acceso a la aplicación.

� Debe contar con la seguridad necesaria para el ingreso al sistema.

- La aplicación debe mostrar información actualizada de stock de los artículos en

línea.

- Se debe crear un módulo al sistema administrativo existente en la empresa,

para que los pedidos puedan ser transformados a documentos válidos como

notas de entrega o facturas.

CONCLUSIÓN ANÁLISIS. Tras el análisis de situación inicial y de los requerimientos entregados por la empresa

se pudo concluir lo siguiente.

La empresa necesita una solución informática que le permita la interacción directa con

el cliente aumentando la disponibilidad de la empresa en lo que concierne a la

adquisición de artículos.

La solución informática a desarrollar se la podría dividir en dos componentes que se los

nombran a continuación.

1. Aplicativo web que sea accesible atreves de navegadores de internet para PC y

navegadores de internet para dispositivos móviles (Smartphone) que permita la

recepción y la administración de pedidos.

2. Módulo de pedidos para el sistema administrativo de la empresa que permitirá

la transformación de los pedidos ingresados en el sistema a documentos

tributarios validos como son Facturas o Notas de Entrega.

Módulos: inventario, contabilidad y pedidos.

DISEÑO. Una vez hecho el levantamiento de requerimientos planteados por la empresa y luego

del análisis de estos, se realizara una representación abstracta del software a

desarrollar mediante la utilización de UML (Lenguaje Unificado de Modelado) para

describir métodos o procesos utilizados.

RESUMEN El contenido de este documento corresponde al desarrollo de la solución informática

para compra en línea de materiales de construcción mediante dispositivos móviles

diseñado para la empresa Román Hermanos Cía. Ltda.

El presente proyecto busca dar solución al problema que se presenta en el

departamento de venta externa de la empresa en cuanto a la disponibilidad que este

tiene con el cliente. Al mismo tiempo busca convertirse en una nueva herramienta

tecnológica que permita mejorar el proceso de venta del departamento.