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MATRÍCULA DE ESTUDIANTES
Código: PRC-7202 Fecha: 21-07-2014 Página: 1 de 9 Revisión: 2
MATRÍCULA DE ESTUDIANTES
EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN
1 22-07-2011 Edición inicial
2 21-07-2014 Actualización procedimiento según normativa y revisión texto
Elaboración:
Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: 1-6-14
Revisión:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 1-7-14
Aprobación:
Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 21-7-14
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Código: PRC-7202 Fecha: 21-07-2014 Página: 2 de 9 Revisión: 2
ÍNDICE
1 OBJETO
2 CAMPO DE APLICACIÓN
3 RESPONSABILIDADES
4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO
5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO
6 DESARROLLO
7 FLUJOGRAMA
8 CALENDARIO DE ACTUACIONES
9 INDICADORES
10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA
11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA
12 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO
13 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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1 OBJETO
El objeto de este procedimiento es el describir el proceso de matriculación de los estudiantes de la
Escuela Politécnica Superior realizado en la Secretaría del Centro Y MEDIANTE AUTOMATRÍCULA y
describir las actividades necesarias para que los estudiantes se conviertan en alumnos de la EPS.
Clasificación del procedimiento: Clave
2 CAMPO DE APLICACIÓN
Este procedimiento se aplica a todos los alumnos que desean iniciar o continuar estudios en la EPS.
Para los estudiantes de nuevo ingreso, este procedimiento es continuación del PR-7201 Admisión
de estudiantes.
3 RESPONSABILIDADES
La responsabilidad principal corresponde a la Administradora del Centro, propietaria del
procedimiento.
La responsabilidad secundaria corresponde a la Jefa de Negociado de Asuntos Académicos de la
EPS.
4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO
FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC de la EPS.
5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO
Expediente académico: https://sia.unizar.es
Será usado por todos los procedimientos que involucren al historial académico del estudiante. En
concreto:
PRC-7203 Prácticas externas
PRC-7204 Movilidad de estudiantes.
PRC-7205 Calificación de estudiantes.
PRC-7211 Reconocimiento y transferencia de créditos.
PRC-8201 Seguimiento de la inserción laboral (de los estudiantes egresados).
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6 DESARROLLO
Este procedimiento genera los siguientes documentos:
Son documentos de la UZ: Secretaría Virtual: automatrícula en:
www.unizar.es/academico/automatricula.
Impreso de matrícula (realizada on line o directamente en la Secretaría
4.3: Documento para solicitar el carnet universitario (que facilita la entidad bancaria que colabora
con la UZ para su emisión).
4.5: Si el estudiante accede desde otro distrito universitario, resguardo del abono de los derechos de
traslado en su Universidad de origen. (lo aporta el interesado).
4.6: Documento que acredite el derecho a reducción o exención de tasas. (lo aporta el interesado).
4.7: Impreso solicitud de matrícula a tiempo parcial.
Para estudiantes de nuevo ingreso
1 Si el alumno es de primera fase o segunda fase de admisión de enseñanzas de Grado, tendrá ya
la autorización de acceso realizada desde los servicios centrales.
2 Si el alumno se matricula en enseñanza que no tiene segunda fase de preinscripción, se verifica
que la resolución de admisión del centro es favorable y se da acceso al estudiante en la aplicación
informática.
3 Si el estudiante accede desde otro distrito universitario, se comprueba que ha solicitado el
traslado de expediente, mediante el justificante de pago de los derechos de traslado en la Universidad de
origen.
4 Si previamente tiene reconocidos créditos en la enseñanza en que se matricula, se verifica la
resolución de la Comisión de Garantía de Calidad que corresponda y se procede a la actualización del
expediente según procedimiento “PRC-7211 Reconocimiento y transferencia de créditos”.
5 Si simultanea estudios, se verifica que cumple los requisitos y se autoriza la simultaneidad.
Para estudiantes que acceden mediante traslado o cambio de estudios
6 Se verifica que existe resolución favorable del Centro. Se autoriza el acceso en la aplicación
informática mediante la introducción del reconocimiento de créditos en el expediente.
7 Si el estudiante accede desde otro distrito universitario, se comprueba que ha solicitado el
traslado de expediente, mediante el justificante de pago de los derechos de traslado en la Universidad de
origen.
Para todos los estudiantes matriculados “on line”
8 Cuando se recibe la documentación se verifican datos y documentación presentados.
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Si la documentación no es correcta se informa al estudiante, mediante el documento FR-7202-1
Notificación de documentación pendiente de aportar y se le indica que dispone de 10 días para presentarla.
Se continúa con el procedimiento.
9 El funcionario que realice la revisión firmará al margen del documento de matrícula para dejar
constancia de la revisión realizada.
10 Si el estudiante es de nuevo ingreso se abre carpetilla y se archiva documentación de acceso y
admisión y primera matricula, con la carátula del curso que corresponda.
Si no es de nuevo ingreso se abre carpetilla con la carátula del curso que corresponda y se archiva
en expediente.
Los documentos que se archivan en el expediente se ordenan cronológicamente y por curso
académico, con caratula inicial del curso que corresponda, según modelo que se incorpora a este
procedimiento FR-7202-2 Carátula expediente académico por curso.
Para todos los estudiantes matriculados en secretaría
11 Se comprueba la documentación que debe aportar el estudiante.
12 Se introducen los datos en Sigma@.
13 Se informa al estudiante de las opciones de pago, pudiendo optar por:
Domiciliación: en este caso puede aplazar el pago.
Por entidad financiera: dispone de tres días. Se imprimen dos ejemplares de la matrícula y
uno de la orden de pago.
Por TPV (terminal de punto de venta: los alumnos pagan mediante tarjeta de crédito).
14 Una vez realizada la matricula, se imprime y entrega al interesado para que proceda a la firma
del impreso de matrícula por el estudiante. Si es de nuevo ingreso y opta por domiciliación bancaria, debe
firmar el impreso el titular de la cuenta. Igualmente deberá firmar el titular en el caso de cambio de número
de cuenta.
Para el resto de estudiantes, si realizan cambio de cuenta, se deberá proceder de la misma manera
que en el punto anterior.
15 El funcionario que realiza la matrícula firmará al margen.
Se le entrega un ejemplar con el sello del Centro y la firma del funcionario.
16 Se archivara en el expediente del estudiante. Si es de nuevo ingreso, se le abrirá expediente.
17 Los documentos que se archivan en el expediente se ordenan cronológicamente y por curso
académico, con caratula inicial del curso que corresponda, según modelo que se incorpora a este
procedimiento.
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Para los estudiantes que se automatriculan
Se recibe la documentación enviada por el estudiante
Se comprueban datos
Se comprueba que la matrícula está grabada en la aplicación informática de matrícula de la UZ
Si falta documentación se solicita al estudiante mediante correo electrónico o el medio que se considere
más eficiente
Se archiva la documentación e el expediente por orden cronológico, curso IDEM CASO ANTERIOR
7 FLUJOGRAMA
INICIO
MATRICULAR A UN ESTUDIANTE
1
PARA ESTUDIANTES DE NUEVO INGRESOPARA ESTUDIANTES QUE ACCEDEN MEDIANTE
TRASLADO O CAMBIO DE ESTUDIOS
SE VERIFICA QUE EL ESTUDIANTE ESTÁ EN LA
LISTA DE ADMITIDOS EN FASE 1 O 2
LA ENSEÑANZA NO TIENE 2ª FASE DE
INSCRIPCIÓN
VERIFICAR QUE LA RESOLUCIÓN DE ADMISIÓN
DEL CENTRO ES ADMISIBLE
SE ACCEDE DESDE OTRO DISTRITO
UNIVERSITARIO
COMPROBAR QUE SE HA SOLICITADO EL
TRASLADO DE EXPEDIENTE
(VER JUSTIFICANTE DE PAGO DE TRASLADO)
EL ESTUDIANTE TIENE RECONOCIDOS
CRÉDITOS EN LA ENSEÑANZA EN QUE SE
MATRICULA
VERIFICAR LA RESOLUCIÓN DE LA COMISIÓN DE
DE GARANTÍA DE CALIDAD
EL ESTUDIANTE SIMULTANEA ESTUDIOS
VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS
2
3
4
5
SE ACCEDE DESDE OTRO DISTRITO
UNIVERSITARIO
6
7
A
VERIFICAR QUE LA RESOLUCIÓN DE ADMISIÓN
DEL CENTRO ES FAVORABLE
COMPROBAR QUE SE HA SOLICITADO EL
TRASLADO DE EXPEDIENTE
(VER JUSTIFICANTE DE PAGO DE TRASLADO)
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Código: PRC-7202 Fecha: 21-07-2014 Página: 7 de 9 Revisión: 2
A
VERIFICAR DOCUMENTACIÓN8
INTRODUCIR DATOS EN LA APLICACIÓN
INFORMÁTICA SIGMA@
9INFORMAR AL ESTUDIANTE DE LAS OPCIONES DE
PAGO
10
DOMICILIACIÓN DEL
PAGO
ENTIDAD
FINANCIERA
TPV
(TERMINAL DE
PUNTO DE VENTA)
IMPRIMIR 2
EJEMPLARES DE LA
MATRÍCULA Y 1 DE
LA ORDEN DE PAGO
COBRAR
MATRÍCULA
11
12
13
POSIBILIDAD DE
APLAZAR EL PAGO
ENTREGAR AL ESTUDIANTE UN EJEMPLAR DEL IMPRESO DE
MATRÍCULA
FIRMADO POR EL ESTUDIANTE, CON SELLO Y FIRMA DEL CENTRO
EL FUNCIONARIO DEBE FIRMAR EL IMPRESO DE MATRÍCULA
ARCHIVAR EL EXPEDIENTE DEL ESTUDIANTE (SI ES NUEVO: ABRIR
EXPEDIENTE)
ORDENAR DOCUMENTOS CRONOLÓGICAMENTE Y POR CURSO
FIN
14
15
16
17
¿ES
CORRECTA?
PARA TODOS LOS ESTUDIANTES MATRICULADOS
"ON LINE"
PARA TODOS LOS ESTUDIANTES MATRICULADOS EN
SECRETARÍA
INFORMAR AL
ESTUDIANTENO
SÍ
EL FUNCIONARIO FIRMA
DOCUMENTACIÓN
REVISADA
ARCHIVAR
DOCUMENTACIÓN DEL
ESTUDIANTE
SE ABRE PLAZO
PARA PRESENTAR
DOCUMENTACIÓN
VERIFICAR DOCUMENTACIÓN
8 CALENDARIO DE ACTUACIONES
El calendario de actuaciones de las actividades que componen este procedimiento es una referencia
temporal respecto de la cual deben desarrollarse las mismas, por tanto las fechas deben entenderse en
términos aproximados. El calendario concreto se fija anualmente mediante Acuerdo del Consejo de
Gobierno de la UZ cuando se aprueba el calendario académico de cada año.
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Código: PRC-7202 Fecha: 21-07-2014 Página: 8 de 9 Revisión: 2
Periodo de matrícula para estudiantes de nuevo ingreso admitidos en primera fase de
preinscripción:
Última semana de julio
Periodo de matrícula para estudiantes de nuevo ingreso admitidos en segunda fase de
preinscripción:
Última semana de septiembre o primera de octubre.
Estudiantes de nuevo ingreso que se matriculan en enseñanzas sin segunda fase de preinscripción
Desde agosto hasta final plazo de matrícula. Se podrá ampliar si hay plazas vacantes.
Estudiantes de la EPS que han aprobado todas las asignaturas del curso anterior en convocatoria
junio, julio o anteriores.
Primera semana de septiembre.
Resto de estudiantes
Segunda quince septiembre- primera semana de octubre.
9 INDICADORES
1 Número de estudiantes matriculados mediante este procedimiento “on line” y en Secretaría.
Responsable Mecanismo/Procedimiento Periodicidad Indicador Objetivo
Administradora del Centro
Contabilizar / Evolución Un curso
académico I-7202-1
FI-7202-1 Planificar correctamente las
actuaciones de este procedimiento
10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA
El estudio de los indicadores conducirá a una mayor y mejor preparación de las herramientas
disponibles en el Centro para facilitar el procedimiento de matrícula. Del mismo modo, ayudará a la
planificación de los recursos del Centro para el desarrollo de estas actuaciones.
11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA
Este procedimiento es publicado en la web de la EPS. Del mismo modo, son públicos los
procedimientos relacionados de admisión y de reconocimiento de créditos.
12 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO
En este procedimiento da evidencia de sus actuaciones en los siguientes documentos:
Instrucciones técnicas:
No hay.
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Código: PRC-7202 Fecha: 21-07-2014 Página: 9 de 9 Revisión: 2
Formatos de los registros:
FR-7202-1 Notificación de documentación pendiente de aportar.
FR-7202-2 Carátula expediente académico por curso.
Formatos de los registros de indicadores:
FI-7202-1: ficha del indicador I-7202-1
13 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Real Decreto 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las
enseñanzas universitarias oficiales (BOE núm. 260 de 30 de octubre de 2007) y modificaciones
posteriores.
Resolución del 11 de abril del 2008, de la Secretaría General de Educación, por la que se
establecen las normas para la conversión de las calificaciones cualitativas en calificaciones
numéricas del expediente académico del alumnado de Bachillerato y cursos de acceso a la
Universidad de Planes anteriores a la LOGSE (BOE 24 de abril).
Acuerdo de 18 de abril de 2008 del Consejo de Gobierno de la UZ, por el que se aprueba la
normativa de reconocimiento y transferencia de créditos en los estudios de Grado.
Acuerdo del Consejo Social, de 28 de octubre de 2014, por el que se aprueban las Normas de
Permanencia de la Universidad de Zaragoza.
Manual Proceso Matrícula. Se facilita anualmente desde los servicios centrales de la UZ con todas
las novedades incorporadas.
NOTIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PENDIENTE DE APORTAR
PRC-7202 MATRÍCULA DE ESTUDIANTES
Código: FR-7202-1 Fecha: 07-07-15 Página: 1 de 1 Revisión: 2
Elaboración:
Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: 6-7-15
Revisión:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 6-7-15
Aprobación:
Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 07-07-15
Una vez revisada la documentación de su matrícula en la Escuela Politécnica Superior, durante el curso académico XXXX/XX en los estudios oficiales de: ......................................................................................................................................................................... , se ha detectado que NO ha presentado toda la documentación requerida en este proceso.
Por tal motivo se le informa que en el plazo de DIEZ DÍAS CONTADOS a partir de la fecha de recepción de la presente notificación, deberá hacer llegar a la Secretaría de este Centro la documentación que se indica a continuación:
□ Original y copia para su cotejo del D.N.I.
□ Original y copia para su cotejo de la documentación que acredite el acceso a la Universidad y que se indica a continuación (sólo para alumnos de nuevo ingreso) .................................................................................................................................................................
□ Original y copia para su cotejo del justificante que acredite formar parte de familia numerosa.
□ Documento que acredite tener derecho a matrícula gratuita o reducción del importa a pagar por tasas académicas. .................................................................................................................................................................
□ Una fotografía tamaño carnet.
□ Impreso matrícula debidamente cumplimentado y firmado por el estudiante
□ Orden de domiciliación de adeudo directo SEPA (mandato), firmado por el titular de la cuenta
□ Copia del seguro de accidentes (para mayores de 28 años)
□ Otros: ................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................
Huesca, a El funcionario
Recibí El estudiante ....................................................................... NIP .................................................................
EPS Carretera de Cuarte s/n 22071 Huesca. Telf..: 974 239301 Fax: 974 239302 unizar.es/eps
CARÁTULA EXPEDIENTE ACADÉMICO POR CURSO
PRC-7202 MATRÍCULA DE ESTUDIANTES
Código: FR-7202-2 Fecha: 21-07-14 Página: 1 de 1 Revisión: 1
Elaboración:
Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: 1-6-14
Revisión:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 1-7-14
Aprobación:
Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 21-7-14
Escuela Politécnica Superior de Huesca
Curso Académico 20xx-xx
«NOMBRE»
D.N.I. «DNI»
N.I.A.: «NIP»
«PLAN»
Curso Académico 20xx/xx
***********
Domicilio Familiar: «Domicilio_familiar» «Cod_Postal_familiar» «Localidad_familiar» «Telefono»
INDICADOR I-7202-1
PRC-7202 MATRÍCULA DE ESTUDIANTES
Código: FI-7202-1 Fecha: 22-07-11 Página: 1 de 1 Revisión: 1
Elaboración:
Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: 22-7-11
Revisión:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 22-7-11
Aprobación:
Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 22-7-11
Indicador 1:
Nombre: Número de estudiantes matriculados mediante este procedimiento
Fórmula: Contabilizar.
Periodo de cálculo: Un curso académico
Sistema de seguimiento: Evolución
Responsable: Administrador del Centro
Formato cumplimentado por: __________________________________ Fecha: _____________ Firma: ______________________