MB2 Compras a Trav s de CM

Compras a travs de CM Mdulo Malla Bsica 2015

Objetivos:

Explicar en qu consiste un Convenio Marco Reconocer las ventajas de las Compras de Convenio Marco Describir los pasos que se realizan durante el procedimiento de compra Identificar los elementos que componen un Acuerdo Complementario Indicar cuales son las caractersticas de la OC y su emisin Definir las circunstancia en que aplican Multas, Sanciones y cobro de

Garantas Explicar el funcionamiento de las Grandes Compras.

Contenidos

1. Qu es un Convenio Marco y por qu comprar a travs de l?

Definicin CM

Condiciones ms ventajosas

Beneficios de Convenio Marco

Los deberes del Proveedor de Convenio Marco

2. Cmo funciona un Convenio Marco?

Cmo comprar a travs de Convenio Marco

Acuerdo Complementario

Ofertas Especiales

3. Grandes Compras:

Definicin

Caractersticas de las Grandes Compras

Ciclo de vida de una Gran compra

Criterios de Evaluacin de las Grandes Compras

4. El contrato dentro de Convenio Marco

Multas

Sanciones

Garantas asociadas a Convenio Marco

Trmino Anticipado de Contrato

5. Consideraciones finales

Haba una vez (Revisemos un caso desde el Observatorio)

Gobierno de Chile Ministerio de Hacienda Direccin ChileCompra

Presentacin: Convenio de suministro de Materiales

1) Qu caractersticas de este caso le llaman la atencin?

Convenio de suministro de Materiales

1. Qu es un Convenio Marco y por qu comprar a travs de l?

Definicin CM




Convenio Marco


Modalidad de adquisicin en la cual se establecen precios y condiciones decompra para bienes y servicios, por medio de una licitacin pblica realizadapor la DCCP.

Tales bienes y servicios se disponen en un Catlogo Electrnico(Tienda Chilecompra Express) mediante el cual los organismospblicos acceden directamente, pudiendo emitir una orden decompra a los proveedores, luego de conocer las reglas del conveniorespectivo, simplificando con ello los procesos de compra.

Recuerda qu

productos se

estaba licitando en

nuestro caso?



Los organismos pblicos afectos a las normas de esta ley estarn

obligados a comprar bajo ese convenio, relacionndose

directamente con el contratista adjudicado por la Direccin, salvo que, por su propia

cuenta (licitacin pblica) obtengan directamente

condiciones ms ventajosas.

Las condiciones ms ventajosas debern referirse a

situaciones objetivas, demostrables y sustanciales para la Entidad, tales como,

plazo de entrega, condiciones de garantas, calidad de los bienes y servicios, o bien, mejor relacin costo beneficio del bien o servicio

a adquirir.

(Art. 15. del Reglamento)

Si la Entidad obtuviera condiciones ms ventajosas, deber informarlo a la DCCP, va mail u oficio.


Las entidades celebrarn directamente suscontratos de suministro o servicio por mediode los convenios marco, licitados yadjudicados por la Direccin de Compras, sinimportar el monto de las contrataciones, losque sern publicados a travs de un Catlogode Convenios Marco en el sistema deinformacin

(Art. 8, del Reglamento)

Precios y Condiciones ofrecidas y adjudicadas mediante una licitacin

pblica.

Los Precios son vigentes y pueden ser mejorados a

travs de una Oferta Especial

Los precios estn expuestos en valores Netos y en moneda de la respectiva

industria (UF, Peso, Dlar, ect).

Facilita el proceso de compra.

Conociendo el Convenio y con la sola emisin de la Orden de Compra. No necesitan

realizar una nueva adjudicacin.

El ahorro trasciende en la gestin y no slo en

el precio.

Menos acciones involucradas en el proceso de compra

por Convenio Marco.


Definicin

Requerimiento1

Seleccin

Mecanismo

de Compra

2Llamado y

recepcin

de ofertas3

Evaluacin

de ofertas

4 Adjudicacin

oferta

5Recibo de

producto o

servicio

6Seguimiento y

monitoreo de

la compra

7

Convenio MarcoConvenio Marco

Tiempo mximo: 2

das.

AHORRO DE ETAPAS

LICITACIN PBLICA O PRIVADA

LICITACIN PBLICA O PRIVADA

Tiempo promedio:

15 das.

El ahorro trasciende en la gestin y no slo en el precio

1) Cunto demora en su

institucin cada uno de los

pasos realizados en la

licitacin pblica? ( se le

pregunta al funcionario y

se hace el ejercicio)

2) En nuestro caso de estudio

cunto tiempo se hubiese

ahorrado la institucin si

la compra la realiza por

Convenio Marco?



Bloquear Productos por:

Falta de Stock

Estar descontinuados en el mercado u obsoletos

Incorporar / Reemplazar Productos por:

Necesidades especiales de los compradores ( de la categora

licitada)

Aparicin de productos en el mercado

IMPORTANTE:El proveedor debe mantener las condiciones comprometidas en el convenio en donde adjudic.

Si usted requiere este lpiz, usted aceptara algunos de estos otros?

Si su orden de compra dice Lpiz XXXX tinta azul, usted aceptara un Lpiz YYYY, tinta azul?

2. Cmo funciona un Convenio Marco?



Ofertas Especiales


1 Definir el Requerimiento

2 Buscar el bien o servicio en la Tienda Electrnica

3 Elaborar cuadro comparativos ( obligatorio para Grandes Compras)

4 Enviar la orden de Compra

5 Gestionar la aceptacin de la Orden de Compra

6 Confirmar la correcta recepcin del producto / realizacin del servicio

7 Recepcionar Conforme en el Sistema del producto / servicio

8 Pagar Oportunamente segn lo establecido en OC o Contrato.



1Definir el Requerimiento

Qu requiere comprar? Qu caractersticas tiene el producto o servicio? Para cundo se necesita? Qu cantidad o nmero de unidades requiere?


Es importante definir los aspectos relevantes de la compra - o prioritarios- segn las necesidades de la institucin, indicados en el Plan Anual de Compra.

Se atiende solo al monto de dinero disponible? O es ms relevante el plazo de entrega? O si se requiere instalacin, armado o algn servicio de post-venta?


2

Buscar el bien o servicio en la Tienda Electrnica Cmo comprar a travs

de Convenio Marco

Examine cmo funciona el Convenio Marco respectivo y revisar informacin relevante ( valores, despacho, , multas, plazos, etc.)


3 Elaborar cuadro comparativos Cmo comprar a travs

de Convenio Marco

Tienda ChileCompra Express

$4950 caja de 50 unidades $5550 caja de 50 unidades

Valor final por tienda virtual. Casi 50 % ms caro en tienda fsica.Stock limitado y sin certeza de la disponibilidad del productoDespacho segn lo indicado por el proveedor.

Valor finalSe pueden solicitar Ofertas Especiales.Existen descuento por tramos de compra.Certeza del producto en tienda.Despacho segn lo indicado en el Convenio.


3

Elaborar cuadro comparativos (obligatorio para Grandes Compras)

Aplicacin recargo Flete

Precio del producto

El Precio Final del Producto o Servicio se obtiene:

Descuento sobre el tramo

Recuerde que las condiciones pueden ser mejoradas a travs de Ofertas Especiales, cuando los valores son menores a 1000 UTM, segn el rubro.

Importante verificar la informacin contenida en cada Convenio Marco


Existen en algunosconvenio marcocuyos precios sereajustan.Es importanteprestar atencin alos Factores deCosto y las Variablesque inciden en estareajustabilidad.


4 Enviar la orden de Compra

Seleccionado el/los producto(s) /servicio(s), se debe enviar la Orden deCompra correctamente emitida alproveedor seleccionado, procurando queste lo acepte.



5

Gestionar la aceptacin de la Orden de Compra


La aceptacin de la OC por parte del proveedor debe realizarse en plazos oportunos, segn lo indicado en el convenio respectivo.


Exista una deuda vencida de la Entidad que emite la Orden de Compra con el proveedordestinatario de la misma.

El valor de la OC recibida sea inferior al valor mnimo declarado por el oferente en su oferta.

No adjuntar a la OC la Disponibilidad Presupuestaria

Que la OC no cumpla con condiciones especiales definidas para cada Convenio Marco.

Cuando el servicio tiene deuda con cualquier proveedor del Convenio Marco

Se sugiere revisar en cada convenio las condiciones aceptadas para el rechazo de una OC

Excepto

Los proveedores adjudicados no podrn rechazar las rdenes de Compra vlidamente emitidas.


6

Confirmar la correcta recepcin del producto / realizacin del servicio

Antes de gestionar el pago, es importante constatar que los recibido concuerdaen un 100% con lo solicitado en la OC


7

Recepcionar Conforme en el Sistema del producto / servicio

Recepcin conforme bienes y servicios

Recepcin y Gestin de Facturas

Gestin de pago oportuno

Una vezrecepcionado elbien o servicio,debe realizar laRecepcin deldocumento depago y gestionarlode formaoportuna, segn loestablecido en elconveniorespectivo.


Actividades

1)Simule el tiempo que debi durar el proceso de licitacin presentado en el ejemplo inicial (desde el levantamiento del requerimiento hasta la adjudicacin y envo de OC)

2) Simule el tiempo que toma la compra del mismo producto en Convenio Marco

3) Compare ambos procesos en relacin a:

Tiempo Acciones Personas involucradas Montos de dinero involucrados (Horas-Hombre y otros)


Acuerdo ComplementarioRecuerdan nuestro caso inicial?

Pues bien, considerando que es una licitacin, se abren las siguientes preguntas:

1)Por qu se adjudica a ms de un proveedor?

2)Es una seal positiva entregar la opcin de emitir OC a medida que se van requiriendo al proveedor?

3) Esto se podra realizar a travs de CM?

Pues si!!! CM entrega la opcin de realizar Acuerdos Complementarios.



Se basa en las condiciones del CM de referencia

Se pueden establecer modalidades de pago, si existe despacho diferido, por ejemplo, o en forma mensual.

Se puede detallar condiciones especiales (distribucin en ciertas zonas, por ejemplo)

Se pueden concordar entregas diferidas

Es un pacto que se suscribe entre la entidad compradora y el proveedor adjudicado, donde se establecen condiciones que se detallan en el Convenio respectivo, con previo acuerdo entre las partes. Se debe considerar una Garanta de Fiel Cumplimiento de Acuerdo, tambin establecido en cada convenio.


Se sugiere revisar la clusula de Acuerdo Complementario de cada convenio.


Oferta Especiales El Adjudicatario, cuando lo estime conveniente, podr otorgar descuentos para todas las Entidades

sobre los precios vigentes en el convenio.

Ofertas especiales solidarias para todas las entidades

Por sobre los precios fijados en el convenio marco

Duracin mnima 1 a 5 das hbiles, desde su publicacin en el Catlogo, segn lo

establecido en el Convenio.

Independiente del monto de la compra que se trate.

La DCCP publicar en el Catlogo los descuentos especiales, al da hbil siguiente desde la recepcin de la solicitud del adjudicatario


Y qu sucede si necesitamos comprar montos superiores a 1000 UTM?

Ser el mismo procedimiento?

3. Grandes Compras:

Definicin

Caractersticas de las Grandes Compras

Ciclo de vida la una Gran compra

Criterios de Evaluacin de las Grandes Compras


Grandes Compras - Definicin

Adquisiciones va CM en compras superiores a 1000 UTM

En las adquisiciones va convenio marco superiores a 1.000 UTM, las entidades debern comunicar, a travs del Sistema, la intencin de compra a todos los proveedores que tengan adjudicado en CM el tipo de producto requerido.

(Art. 14 bis. Del Reglamento)


Grandes Compras - Caractersticas

No corresponde a un nuevo procedimiento licitatorio, ya que se encuentra limitado slo a los proveedores adjudicados en el tipo de producto requerido del Catlogo Electrnico de Convenio Marco.

Solamente es obligatorio indicar lo que la entidad pblica requiere, su cantidad y condiciones particulares de entrega. No existen las formalidades propias de un proceso licitatorio.

Tiene un carcter competitivo, entre los proveedores adjudicados en el convenio marco respectivo.

Persigue la obtencin de mejores condiciones de oferta, cuando la compra es por volmenes importantes.

Los documentos que contienen la llamada Intencin de Compra no son bases de licitacin.


Grandes Compras - Ciclo de vida de una Gran Compra

Se le enva la invitacin a los proveedores seleccionados

Intencin de Compra

Mnimo 10 das corridos de publicacin en el sistema

Publicacin De las ofertas

recibidas se realizar un Cuadro Comparativo con carcter obligatorio

Evaluacin

Fundamentada en una resolucin Aprobatoria de la Adquisicin

Seleccin de la Oferta Al oferente

seleccionado con su mejor oferta

Emisin de la OC respectiva

Acuerdo Complementarios

Garantas de Fiel Cumplimiento de Contrato

Elaboracin del

Documento intencin de

Compra, junto a la

definicin de los criterios

de Evaluacin.

Segn Criterios

de Evaluacin


Grandes Compras - Ciclo de vida de una Gran CompraIntencin de Compra

La fecha de decisin de compra

El mnimo 10 das corridos antes de la emisin de la orden de compra y en las Grandes Compras, las entidades debern comunicar, a travs del Sistema de Informacin la Intencin de Compra a todos los proveedores que tengan adjudicado en Convenio Marco de tipo de producto requerido.

La descripcin del bien o servicio requerido

Debe corresponder a alguna de las categoras y tipos de productos adjudicados en el Catlogo de ChileCompra Express. Este bien o servicio debe estar adjudicado en una licitacin de convenio marco, o bien, incorporado posteriormente al catlogo en conformidad a la clusula de actualizacin de productos de las bases de licitacin.


Grandes Compras - Ciclo de vida de una Gran CompraIntencin de Compra

Caractersticas de los productos y condiciones de entrega

El lugar, cantidades y plazos de entrega, entre otros, deben encontrarse detallados en la Intencin de Compra, y no pueden ser modificadas por la entidad pblica con posterioridad a la publicacin de dicho documento.

Los criterios de evaluacin

La Intencin de Compra debe definir taxativamente cules son los criterios que se emplearon para evaluar las ofertas recibidas, as como sus ponderaciones, con la finalidad de seleccionar a la oferta ganadora.

Estos criterios son los que originalmente fueron utilizados en las bases de Licitacin del Convenio Marco respectivo.


Grandes Compras - Ciclo de vida de una Gran CompraPublicacin

Como persigue la obtencin de mejores condiciones de la oferta

(volmenes importantes)

La fecha de decisin de compra debe ser de un mnimo de 10 das

corridos antes de que se emita la Orden de

Compra.


Grandes Compras - Ciclo de vida de una Gran CompraEvaluacin

Criterios de

Evaluacin

La entidad pblica deber seleccionar la oferta ms

conveniente segn el resultado del cuadro comparativo.

No podrn considerar criterios de evaluacin

adicionales en la Intencin de Compra

Procede uso de los criterios de evaluacin contenidos en

las bases, "en lo que sea aplicable"


Grandes Compras - Ciclo de vida de una Gran CompraEvaluacin

CRITERIOS Ponderacin SUB-CRITERIOS Ponderacin

Condiciones Comerciales 70 %Precio 60 %

Descuento 40 %

Condiciones Tcnicas 30 %

Experiencia 30 %

Certificaciones 60 %

Sustentabilidad 10 %

CRITERIOS Ponderacin SUB-CRITERIOS Ponderacin

Condiciones

Comerciales70 %

Precio 60 %

Descuento 40 %

100%

Por ejemplo:

Se selecciona el criterio Condiciones Comerciales y ste se convierte en nuestro 100%.

En cuanto a los sub-criterios, se debe mantener la proporcionalidad de ellos


Grandes Compras - Ciclo de vida de una Gran CompraSeleccin de la Oferta

La entidad deber seleccionar la oferta ms conveniente segn el resultado del cuadro comparativo, basada en los Criterios de Evaluacin escogidos.

El Procedimiento de Grandes Compras finaliza mediante seleccin de la oferta, la que deber fundamentarse en una resolucin aprobatoria de la adquisicin.

La base de esa fundamentacin debe encontrarse en la estricta aplicacin del cuadro comparativo de las ofertas, de acuerdo a los criterios de evaluacin contemplados en la Intencin de Compra (y pre-establecidos en las bases de licitacin).

La resolucin aprobatoria de la adquisicin debe ser fundada y debe contener en sus considerandos los fundamentos de hecho y de derecho que justifican la seleccin de la oferta ganadora y debe ser publicada en www.mercadopublico.cl


Grandes Compras - Ciclo de vida de una Gran CompraSeleccin de la Oferta

Grandes Compras


Monto de la Garanta de Fiel Cumplimiento adicional

Condiciones particulares de la adquisicin

Condiciones adicionales al CM

Sanciones deben corresponder a las establecidas en las bases del CM

Dados los montos

involucrados, se recomienda

realizar Acuerdos

Complementarios


Grandes Compras - Ciclo de vida de una Gran CompraEmisin de la OC

Seleccin de la oferta

Cuadro Comparativo servir de argumento para la Seleccin de la Compra

Se emite Orden de Compra

El cuadro Comparativo ser adjuntado a la OC que se emita y servir de fundamento de la resolucin que aprueba la adquisicin.

ID de la Gran Compra

El n de la Resolucin que aprob la seleccin de la

oferta

Disponibilidad presupuestaria

Cuadro comparativo de ofertas

Los documentos que se deben adjuntar a la OC

Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompra

Resolucin o Decreto

que Selecciona la

oferta

Resolucin o Decreto

que Selecciona la

oferta

Firma de Acuerdo

Complementario

(Contrato)

Resolucin o Decreto que aprueba la

firma del contrato

Resolucin o Decreto que aprueba la

firma del contrato

Seleccin de la

Oferta

Envo de la Orden de

Compra

Aceptacin de la Orden

de Compra por el

proveedor

Aceptacin de la Orden

de Compra por el

proveedor

No es Obligatorio

Grandes Compras - Ciclo de vida de una Gran CompraEn resumen

4. El contrato dentro de Convenio Marco

Multas

Sanciones

Cobro Garantas asociadas a Convenio Marco



MULTAS Y

SANCIONES

MultasSanciones

SuspensinCobro de garantas


Ante el eventual caso de que su proveedor incumpla el acuerdo suscrito en el convenio, la entidad Compradora podr cursar multas y eventuales sanciones:


Multas

Quin las aplica?

El comprador, en forma directa , al proveedor.

A travs de oficio / carta formal / mail indicando la Multa, y sus causales.

Por qu podemos aplicar multa?

Atrasos en la entrega del bien/ servicio.

Inconformidad en la entrega del bien/producto.

Cmo se aplica?

Por cada da de atraso.

% del total no entregado.

Al momento del pago como un descuento o directamente, si no hubieran pagos pendientes.

Las multas dependern de cada Convenio Marco, por lo cual recomendamos leer las bases e informarse


RECUERDE:Las multas dependern de cada Convenio Marco.


Sanciones

Suspensin temporal del catlogo electrnicoSuspensin temporal del catlogo electrnico

Cobro Boleta de fiel Cumplimiento de ContratoCobro Boleta de fiel Cumplimiento de Contrato

Trmino anticipado de ContratoTrmino anticipado de Contrato

Las Sanciones sern aplicadas por la DireccinChileCompra a requerimiento expreso y formal de laentidad compradora . Para ello, se requiere resolucinfundada.Algunas de las sanciones son:

Sanciones: Suspensin Temporal del Catlogo Electrnico En general, y a modo de ejemplo, podemosconsiderar:

Entrega de los servicios/productos, superiores a10 das hbiles desde el cumplimiento delplazo ofertado y/o acordado, segn corresponda.

Tiempo de suspensin temporal en elcatlogo ser de dos veces el tiempo que seincurri en atraso.

Tres (3) reclamos mensuales ( formales yacreditados) de una o ms Entidades.

La suspensin ser por un perodo de 7 dascorridos.

Entre 4 y 6 reclamos mensuales de una o msEntidades.

El perodo de suspensin ser por unperodo de 15 das corridos.

Las sanciones varan, dependiendo del convenio respectivo.


Ejemplo de Sanciones: Cobro de Garantas

No pago de multas dentro del plazo establecido, a requerimiento fundado de las Entidades.Multas

Ms de 6 reclamos mensuales de una o ms Entidades.Reclamos

Aplicacin reiterada de algunas de las sanciones establecidas en este contrato, a requerimientofundado de una o ms Entidades.Sanciones reiteradas

Incumplimiento de las exigencias tcnicas de los tems ofertados en Convenio Marco, arequerimiento fundado de las Entidades.

Exigencias tcnicas incumplidas

Incumplimiento de las obligaciones impuestas por las Bases respectivas, a requerimiento fundadode las Entidades o a iniciativa de la Direccin ChileCompra por esta misma causa.

Incumplimiento de Bases

RECUERDE:Las Sanciones dependern de cada Convenio Marco, por lo cual le recomendamos revisar sus bases.


Sanciones: Cobro de Garantas


Sanciones : Cobro de Garantas Procedimiento de Cobro

Procedimiento parasolicitar aplicacin deSancin o Cobro deBoleta de Garanta, laEntidad afectada deberremitir a la DCCP un oficio,donde conste lo siguiente:

El nmero de la Orden de Compra.

La fecha de emisin de la Orden de Compra

Las razones que fundamentan la solicitud de aplicacin de la sancin requerida

La explicacin del proveedor, si la hubiere.

Una copia de la Orden de Compra

La solicitud expresa a la DCCP de la aplicacin de alguna de las sanciones establecidas en el presente convenio.


Sanciones : Trmino Anticipado de Contrato

Incumplimiento grave de lasobligaciones contradas por eladjudicatario.

Se entender por incumplimiento gravela no ejecucin parcial por parte deladjudicatario de una o ms de susobligaciones, que importe unavulneracin a los elementos esencialesdel Convenio Marco, siempre y cuandono exista alguna Casual que le exima deresponsabilidad y /o que dichoincumplimiento le genere a la DireccinChileCompra o a la respectiva Entidadcontratante un perjuicio significativo enel cumplimento de sus funciones.


Si el adjudicatario, sus representantes, o el personal dependiente de aqul, no observaren el ms alto estndar tico exigible, durante la ejecucin del convenio marco, o propiciaren prcticas corruptas, tales como:

Dar u ofrecer obsequios, regalas u ofertas especiales al personaladscrito a una entidad licitante, que pudiere implicar un conflicto deintereses, presente o futuro, entre el respectivo adjudicatario y laentidad compradora.

Dar u ofrecer obsequios, regalas u ofertas especiales al personaladscrito a una entidad licitante, que pudiere implicar un conflicto deintereses, presente o futuro, entre el respectivo adjudicatario y laentidad compradora.

Dar u ofrecer cualquier cosa de valor con el fin de influenciar laactuacin de un funcionario pblico durante la ejecucin del presenteconvenio marco.

Dar u ofrecer cualquier cosa de valor con el fin de influenciar laactuacin de un funcionario pblico durante la ejecucin del presenteconvenio marco.

Tergiversar hechos, con el fin de influenciar la ejecucin del contrato endetrimento de la respectiva Entidad pblica.Tergiversar hechos, con el fin de influenciar la ejecucin del contrato endetrimento de la respectiva Entidad pblica.



Revisemos un caso

(La Tercera, 6 de marzo de 2014)



Sanciones : Trmino Anticipado de ContratoPara efectuar el Trmino Anticipado de Contrato, la Direccin ChileCompra notificaral Adjudicatario con un aviso previo de 10 das corridos. Hay acuerdos contractualesque deben ser cumplidos a cabalidad.

Deber del Adjudicatario

Deber de la Entidad Pblica

El adjudicatario deber satisfacer ntegramente las rdenes de compra recibidas antes de la notificacin del referido trmino anticipado

OC aceptadas y ejecutadas por los

proveedores, debern ser ntegramente pagadas por las respectivas Entidades.



Entonces

5. Consideraciones finales.


Consideraciones

finales Si requiere solicitar la incorporacin de nuevos productos/ servicios al Catlogo, eleve su pregunta al Foro de Grandes Compras dispuesto en nuestra plataforma.

Debe existir una descripcin clara y precisa de los productos/ servicios a adquirir a travs del Mecanismo de Grandes Compras.

Cuando una entidad pblica requiera la adquisicin de uno o ms productos, en un solo procedimiento de Grandes Compras, deber especificar en la Intencin de Compra el listado completo de los productos requeridos


Consideraciones

finales Los plazos que poseen los proveedores para subir un nuevo producto, junto a todos los antecedentes respectivos, segn convenio.

No se debe aceptar homologacin de productos. Recuerde que lo enviado en la OC es lo que usted debe recepcionar conforme.

Gracias

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