MBS - Politica de Compras Responsables ESP · cadena de suministro de productos forestales...
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POLITICA DE COMPRAS RESPONSABLES
Fecha de Creación: Ene-2016
Sistema de Gestión de Debida Diligencia
Fecha de Actualización: 31/08/2016
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Introducción
Maderera Bozovich S.A.C., fundada en 1973, es una empresa líder en el mercado peruano encontrándosedentrodesurubro: lacomercializaciónymanufactura(nacionale internacional)deMaderaCertificadaFSC®-100%,maderaControladaFSC®ymaderaprovenientedeBosquesLegalesymanejados.Nuestro modelo de abastecimiento está basado en los principios establecidos en la presente Política deCompras Responsables, con el objetivo de garantizar el origen legal de la madera, debiendo provenir debosquesquecumplancontodoslosrequisitosquedictaminanlasnormaslegalesdenuestropaís.
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PolíticadeComprasResponsables
Generarunaventajacompetitivaatravésdeunagestióntransparente,eficienteeinnovadora;(reconociendoal medio ambiente como nuestro principal socio), para obtener como resultados beneficios ambientales,socialesyeconómicos.
Nuestro objetivo final es comprar, procesar y comercializarmadera de origen legal FSC® 100%, ControladaFSC®,otrossistemasdecertificación,yotrasmaderasdeorigenlegalprovenientesdebosquesmanejados.
Nuestrasprioridadesson:
® Mejorarlacalidadydesarrolloéticoeindustrialdenuestrosproveedores.
® Fomentarlaexcelenciaennuestrostrabajadores,enbuscadesubienestaryeldelasociedad.
® Sobrepasarlasexpectativasdenuestrosclientes.
LAEMPRESA
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MISIONDELAPOLITICA:El presente Sistema de Gestión es una herramienta que permitirá cumplir con nuestraspolíticas de compras responsables, en la búsqueda de un abastecimiento de madera queasegurealaorganizaciónquemanufacturaydistribuyemaderadeorigenlegal.El presente documento está dirigido a todos los responsables de la Cadena deAbastecimientodelacompañía,proveedores,clientesdirectoseindirectosyotrosgruposdeinterés.
Objetivos
ü Mejorar nuestras fuentes de compras incrementando nuestro abastecimiento de madera queprovengandebosquesCertificadosFSC®-100%ybosquesconMaderaControladaFSC®.
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ü Promover los esquemas de certificación de madera controlada a nuestros proveedores, en la
búsquedademejorarnuestrasfuenteslegales.
ü Adquirirmaderadefuenteslegales,verificandolatrazabilidaddenuestrosproductosdesdeelbosquedeorigen.
ü Brindaranuestrosclienteslaseguridadquecomercializamosmaderadeorigenlegal,definiendoparaellopolíticasyprocedimientosdecomprasresponsables.
NuestrasCertificaciones
Ø CertificaciónFSC®deCadenadeCustodiaNro. SGS-COC-002228Desdeelaño2006. SGS-CW-002228
FSC® (Forest Stewardship Council) es una organización no gubernamental de acreditación y certificación con sede en Bonn,Alemania.FSC®Perú,esunaasociaciónconformadapordiversas institucionesypersonasqueestán interesadasenpromoverelmanejoforestalylacertificaciónforestalvoluntaria,desdelaperspectivadelosintereseseconómicos,socialesy/oambientales,yquehasidoreconocidayacreditadaporelConsejodeManejoForestal(FSC®)comoOficinaNacionaldeCertificaciónForestal,desdeelaño2010.
Ø CertificaciónBASC,parauncomerciointernacionalseguroNro.,PERLIM00283-1-9.
Desdeelaño2008.BASC (Business Alliance for Secure Commerce), es una alianza empresarial internacional sin fines de lucro que promueve uncomercio seguro en cooperación con gobiernos y organismos internacionalesmediante la implementación de un Sistema deGestiónenControlySeguridadparaelmejoramientocontinuodelosestándaresdeseguridad.BASCPERÚeselcapítulonacionaldelaWBO(WorldBASCOrganization,WBOporsussiglaseninglés),fundadoendiciembrede1997 con la misión de promover una cultura de prevención de seguridad en la cadena de suministro del comercio exteriorperuano.
Ø Participaciónen“PactoNacionalporlaMaderaLegal”desdesulanzamientoenelaño2015.Es una iniciativa lanzada por el Gobierno Peruano en alianza conONGs con el liderazgo deWWF (WorldWildlife Fund), losproductoresforestales,laempresaprivada,lasorganizacionesindígenas,elsectorfinancieroylasociedadcivil,cuyoobjetivoesincrementarelcomerciodemaderadeorigenlegal,alineandolasvisionesdetodoslosactoresdirectamenterelacionadosalacadena de suministro de productos forestalesmaderables (públicos y privados) en aras de lograr un sector forestal legal ysostenible.
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Alcances:
Maderera Bozovich SAC en busca de fortalecer sus políticas de compra decide documentar, implementar,mantenerymejorarcontinuamenteunsistemadegestión,dedebidadiligencia,deacuerdocon:
Ø LasnormasestablecidasenlaLegislaciónPeruana.
® LeyForestal29763ysusreglamentos.® ReglamentodelDecretoLegislativoNro.1085® Otras normas del Estado (tributarias, aduaneras, regionales y cualquier otra por crear) que
tenganincidenciaenelprocesodecomprayventadeproductosdemadera.
Ø LosrequisitoslegalesdelaUniónEuropeaEUTR. REGLAMENTO (UE) No 995/2010 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO, del 20 deoctubrede2010,porelqueseestablecenlasobligacionesdelosagentesquecomercializanmaderayproductosdelamaderahttp://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/ALL/?uri=CELEX:32010R0995
Ø LosrequisitoslegalesdeEE.UU–LACEYACT.El Congreso de los EE. UU. En el 2008 Aprobó una nueva ley que ilegalizaba la importación,exportación, transporte, venta, recepción, adquisición o compra interestatal o internacional decualquierplantaextraídauobjetodecomercioencontradelasleyesestadounidenses,deunestadodelosEE.UU.,odelasleyesextranjeraspertinentes.https://www.fws.gov/le/pdffiles/Lacey.pdf
Ø Los requisitos legales de la Ley australiana para la prohibición de la tala ilegal Nº 166-2012,modificada.El 30denoviembrede2012, la Leyaustralianapara laprohibiciónde la tala ilegal –2012entróenvigor como resultado de cinco años de amplios debates donde participaron la Industria maderera(tantodeAustraliacomodelosprincipalespaísesproveedoresdemadera)yONGs.https://www.legislation.gov.au/Details/C2013C00148
Laspolíticasdecompraconladebidadiligenciaaplicanatodaslasmateriasprimasylosproductosdemaderaadquiridospornuestraempresaentodoelterritorioperuano.
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Dentrodenuestrasfuentesdeabastecimientoidentificamosdosgruposparalacompraqueson:A. CompradeMaderaCertificadoFSC®
1. BosquesCertificadosFSC®100%2. BosquesdemaderaControladaFSC®.AmbasmedianteelusodenuestraCadenadeCustodiaFSC®.
B. CompradeMaderaNocertificada
Con verificaciones al 100% en el SIGO (Sistema de Información Gerencial del Osinfor). Esta es unaherramientaen líneaqueOSINFOR(OrganismodeSupervisiónde losRecursosForestalesydeFaunaSilvestre)ponealserviciopúblicoensupáginawww.osinfor.gob.pe,deloscualessedesprendentressub-grupos:1. Verde – Madera sin Riesgo para la compra de madera legal según determinado POA y Zafra.
Maderahabilitadaparalacompra.
2. Rojo – Madera con riesgo para la compra de madera legal según determinado POA y Zafra.Maderanohabilitadaparalacompra.
3. LostítuloshabilitantesquenofiguranenelSIGO–ObservatorioOSINFORSipresentandocumentaciónsustentatoriadequecumplencontodassusobligacionesforestales,entre otras, se procede con la compra, conociendo al proveedor, verificando la trazabilidad ylegalidaddesdeorigen.Todalamaderaqueseencuentradentrodeestacategoría,seexigealosproveedoresquefirmenunadeclaraciónJurada(DDJJ)dandofebajojuramentodequeelorigendelamaderaesLegal.ConsiderarqueestostítuloshabilitantesestánalaesperadelasinspeccionesrespectivasporpartedelOsinfor.
SISTEMADECONTROL
TodolotedemaderaqueingresaaMadereraBozovichS.A.C.pasaporunestrictocontroldocumentarioyfísicodeacuerdoa losprocedimientosdeselecciónantesdetalladosasegurándonosquecumplecon losrequisitos
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delanormatividadperuana.Nocumplirconlosrequisitosdenuestrosistemadegestiónprovocaráelrechazodelamadera.La responsabilidad general de cumplimiento de este sistema de gestión y la actualización delmismo, recaesobrelaGerenciaAdjuntadeAbastecimiento.RecursoHumanoinvolucrado:El personal involucrado directamente en las actividades de la política de Compras Responsables para elabastecimientodelaempresaesel:
Ø PersonaldelÁreadeAbastecimiento.El personal involucrado indirectamente en las actividades de la política de Compras Responsables para elabastecimientodelaempresaincluyea:
Ø GerenciaGeneralØ ApoyadoporPersonalAdministrativodeotrasáreas,como:
• ÁreadeSeguridad• ÁreadeFinanzas• ÁreadeLogísticaExterna• ÁreadeContabilidad
Ø SupervisadoporAsesoríalegalexterna.Ø FinalmenteelÁreadeVentasInternacionalesqueauditapreviaalaexportación.
Formación,sensibilizaciónycompetencias:
Todoelpersonalinvolucradoenlasactividadesdeabastecimientoestádebidamentecapacitado,informadoydebesercompetenteparaaplicarelsistemadegestióndedebidadiligencia.
Registrosydocumentación:
TodoslosRegistrosdeladebidadiligenciasealmacenanvirtualmentedentrodenuestrosistemagerencialyelcustodiodenuestrosdocumentosfísicosestáacargodelassiguientesáreas:
® Abastecimiento
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® ComercioExterior
® Contabilidad
Entrelosregistrosydocumentoscontamoscon:
ü UnProtocolodeCompras,dondeseespecificantodoslosdocumentosqueinvolucrancadacompray losprocedimientosdecompraresponsable.
ü Registrodel100%delascomprasennuestrosistemacomercial.
ü Filedeladebidadiligenciadelproveedor,cuyoobjetivoes“conoceranuestroproveedor”
1. DetallesdelaCompañíaTodoslosdatosseobtienendelapáginawebdelaSUNAT:www.sunat.gob.pe(1)SeidentificaalosrepresentantesLegalesdelapáginawebdelaRENIEC:www.reniec.gob.pe(2)Enamboscasosseimprimenlasconsultas.
2. InformacióndelosContactos
Elproveedorfacilitalainformacióndelaspersonasconlascualesmantenemosymantendríamosuncontactoconstantementeporpartedelaempresa.
3. CompromisodelProveedorquerealizalaVenta
Elproveedorestáinformadodenuestraspolíticasdecompraysecomprometeaserdiligenteconsusventasymantenerunarelacióncomercialsaludabledentrodelmarcolegalvigente.
4. FuentesdeMaderaSondatosmacrossobrelazonadeprocedenciadelamadera.Estainformaciónseactualizaanualmenteyencasoseanecesarioantesdelaño,manteniendoladebidadiligencia,portantosevaampliandoelfilemediantecuestionariosanexos.SeidentificaelpersonalquetomalosdatosdelproveedorqueesrepresentantedeMBS.
ü Otrosdocumentos:
® Documentoscontables
FacturasdeCompra,GuíasdeRemisión-Remitente(GRR),guíadeRemisión-Transportista(GRR),factura de servicios adicionales como transporte, comisión, reordenamiento de lamadera, etc.queacompañancadaadquisición, losmismosquesonadministradosyalmacenadosporelÁreade Contabilidad, y el Área de Abastecimiento almacena la copia de los documentos antesmencionados.
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® DocumentosdeTrazabilidadyLegalidad
Guías de Transporte Forestal (GTF) con toda la documentación que permite verificar latrazabilidaddelamaderadesdeelorigenydeterminalalegalidaddelamisma,cuyocustodioestáacargodelAreadeAbastecimientosydelAreadeLogísticaExterna.
® Documentosadicionaleseinternos
Constancia de Verificación de Pesos y Medidas (CVPM), Declaraciones Juradas (DDJJ),cubicaciones,etc,sealmacenanenlosarchivosdelÁreadeAbastecimiento.
ImplementaciónyoperacióndelSistemadeGestióndedebidadiligencia:
LaLeyForestal29763ysusreglamentosqueestablecenlasnormasparaelsector.
ü InformaciónqueesproporcionadaporMadereraBozovichSACsobresumadera.
Toda la información acerca del origen y legalidad de la madera requerida por la Ley Forestal y arequerimientodenuestrosclientes,esrecopiladocomosemencionaennuestroprotocolodecompras.
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ü Identificacióndelosrequisitoslegalesydeotros.
Es importantecontarcontodos losrequisitos legalesaplicablesanivelnacionalycon lasactualizacionesdebidas,conelloseminimizanlosriesgosparalacompañía.
La debida diligencia se basa en la Ley Forestal Peruana, requisitos de la norma de certificación, y leyesexternascomoLACEYACTdeEE.UU., EUTR.REGLAMENTO(UE)No995/2010y laLeyaustralianapara laprohibicióndelatalailegalNº166-2012,modificada.
Contarcontodoslosdocumentosquecertificanlatrazabilidadylegalidaddelastransacciones.
ü EvaluacióndeparámetrosdeRiesgodeOrigen:
Seprogramaraunacalificaciónde riesgoanualmente,basadosenactualizacionesde fuentesdelEstado,organizaciones,sanciones,resolucionesyotros.
Definiciones:
® Riesgomuybajo–MaderasprocedentesdezonasCertificadasFSC®100%omaderaControladaFSC®.
® Bajoriesgo–Regionesdondehaypresenciaactivadelgobierno,cadenadeabastecimientoscorta,altoniveldetrazabilidad.
® RiesgoNoEspecificado–Maderaquenotienegarantía inmediataporellosedebedeprofundizar larevisión.
® Riesgo Inaceptable –Madera que provienen de POAs/Zafras con dictamen deMedida Cautelar y/oCaducidad.
Enlostresprimeroscasos,luegodeunaminuciosarevisióndeladocumentaciónrelacionadaalalegalidadylatrazabilidadseeliminalaexistenciaderiesgoyseprocedeacomprar.
ü EvaluacióndeparámetrosdeRiesgodelProveedor:
La evaluación del riesgo de los proveedores se basa en una evaluación detallada de las fuentes delproveedorydarálugaraunaclasificacióncomoproveedordealto,medioobajoriesgo.
Verificacióndelalegalidadylatrazabilidaddelamaderamedianteinformaciónquelasustente(contratodeaprovechamientoforestal,resolucionesdeaprobacióndeplanesoperativosanuales(POA),aprobacióndepermisos,checklistdecadacarga,etc)
Adicionalmente, sehaceuna revisiónde la informaciónmedianteel análisis del FILEdelproveedor y suhistorialdedesempeño.
Previo a la compra se cotejara la informaciónproporcionadapor el proveedor con las herramientas delOSINFOR,quehanpuestoaladisposicióndelpúblico(SIGOySISFOR),enlacualsepuedecotejartodoslostítulos habilitantes que fueron inspeccionados por ellos, cuyo resultado podría haber derivado en lacaducidad o medida cautelar del título habilitante. Proveedores sin dicha información y que noproporcionaninformaciónsobrelatrazabilidady legalidaddesumadera,seclasificancomoproveedores
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de alto riesgo, por ende no se efectuará compra alguna hasta conseguir la información solicitada y lacategorizacióndelproveedorariesgomedio.Asimismo,trabajaremosconjuntamenteconlosproveedorespararecategorizarlodemedioabajoriesgo.
ü EvaluacióndeparámetrosdeRiesgodelProducto:
Siguiendo con las evaluaciones de riesgoprocedemos según la categoría de lamadera/producto que secompra,lasmismasquesonlassiguientes:
• MaderaCertificadaFSC®100%oMaderaControladaFSC®
® Visitasalsitiowebdelproveedor.
® Visitasalapág.FSC®.www.fsc.org.pe
® Chequearlamaderacertificada:
§ CadenadeCustodia(incluirestedatoenlafactura)
§ CódigodelaCertificacióndebosques(indicaenlafactura)
§ Solicitarcopiadelcertificado.
• MaderadeBosquesNoFSC®oNoControladoFSC®.
® Profundizarlaevaluacióndedebidadiligenciaenelorigenlegalytrazabilidad.
® Incentivar a que el proveedor pueda conseguir una certificación de madera Controlada overificaciónlegalporterceraspartes(controledWoodFSC,VLC)
® IncentivaralproveedorquesoliciteinspeccionespreviasalOSINFOR.
® Cuando lamadera no es Certificada, y no figura el título habilitante en el SIGO,MadereraBozovich SAC, despuésdel procesodedebidadiligencia exige la firmadeuna “DeclaraciónJurada” (DDJJ” sobre la legalidad, que será firmadopor el proveedoro sus representantes,certificandoquelamaderaqueestácomercializandoesdeorigenlegal.
ü Resultadosdelaevaluaciónderiesgos:
EnrelaciónanuestraEmpresa:
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Losprogramasdecontrolymejoradeprocedimientosbuscan lamitigacióndel riesgoymejorarnuestrodesempeñocomosociosdelmedioambiente,apoyandoalasentidadesgubernamentalescomoOSINFORySERFOR.
Enrelaciónanuestrosproveedores:
1. Para losproveedoresque formanpartedeunacadenadesuministro llámesecomerciantes, traders,comisionistas deben de asegurarse de contar con la documentación necesaria que sustente lalegalidaddelamaderaysutrazabilidaddesdeelorigen.
2. Paralosproveedoresquesonconcesionariosyextraendirectamentedesusbosquesdebeasegurardecontrolarlalegalidad,elcontroldesusoperaciones;yqueigualmentedebenserpartedeunamejoracontinua,basadasenlaimplementacióndesistemasdegestión.
ObjetivodemejoradeMadereraBozovichSAC:
1. MadereraBozovichSACtienemetaespecíficafomentarensusproveedoresellogrodeestándaresdecalidadquelespermitalacertificacióndesusbosquescomoMaderaControladaFSC®uotrossistemasdecertificacióndeManejoForestalSostenible.
2. Incentivar a los proveedores a realizar inspecciones voluntarias previas a ser realizadas por elOsinfordeltítulohabilitanteaaprovechar
ElMonitoreo,medición,auditoriasyrevisiónalacadenadeabastecimientoaseguralamejoracontinua.
ü Seguimientoymedición
Externo:
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Sevaarealizarunapre-auditoríaexternadenuestraPolíticadeComprasResponsablesporpartedeunaCertificadoraIndependienteenlospróximosmeses.
Posteriormente, se realizarán auditorías externas periódicas de nuestra política de comprasresponsablesporpartedeunaCertificadoraIndependiente.
Interno:
Se efectuaran visitas y entrevistas de proveedores; esto se hace para verificar la informaciónproporcionadaporlosproveedores.Laentrevistaconunproveedor,respectoalalegalidadnosdaráunaindicacióndelafiabilidaddelainformaciónproporcionada.Estainformaciónseverificaenformacruzadaconlaregistradaenlosorganismosdelestado,otrosproveedoresystakeholders.
Lasvisitasseprogramanporzonasydeacuerdoconnuestraproyeccióndecomprasanuales.
Se efectuaran auditorías internas de segunda parte, consistente en verificar el funcionamiento delSistemadeGestióndeDebidaDiligenciadenuestrosproveedoresydeterminalosajustesnecesariosenbuscadelamejoracontinua.
Laauditoríainternaimplicahacerunaevaluacióngeneraldelproveedor(filedelproveedor),ysiesteno cumple con los requisitos de la verificación de legalidad de sus fuentes, se clasifican comoproveedoresdemediooaltoriesgo,portantosedebedetomaracciones,eliminandolasfuentescuyacategoríaderiesgosoninaceptablesdesucadenadesuministroconelfindeeliminarelriesgo.
Además y finalmente, a manera de verificar el cumplimiento de nuestra Política de comprasResponsablesestablecidasenelpresentedocumento,seprogramaranauditorías internasperiódicasalÁreadeAbastecimiento.
ü Noconformidades,accionescorrectivasypreventivas
Enbasealoshallazgosenlasauditoríasinternasyexternas,serecomendaránaccionespreventivasycorrectivas, de las cuales se dejará constancia en los files de los proveedores para posteriorseguimiento,deserelcaso.
Esimportanteseñalarquecomoresultadodelasaccionespreventivasycorrectivas,selogralamejoracontinua.
ü RevisionesdelsistemadeGestióndeDebidaDiligenciaparaasegurarunamejoracontinua.
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Los ejecutivos relacionados conelÁreadeAbastecimiento y todos los colaboradoresdel equipodeAbastecimiento, deben de participar en la revisión anual de nuestro sistema de debida diligencia,teniendolassiguientesconsideraciones:
1. Lasauditoriasdesegundapartealeatoriasdelosfilesdelproveedorporcadaregión.
2. VerificarelcumplimientodelSistemadeGestióndeDebidaDiligencia.
3. Medirsueficiencia.
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1 - CheckList.(dcto.Interno)2 - GuíadeRemisión-Remitente(GRR)- Sunat3 - GuíadeRemisiónTransportista(GRT)- Sunat4 - Constanciadeverificacióndepesosymedidas(CVPM)- Sutran/MTC5 - Detalledemedidasdelamadera6 - GuíadeTransporteforestal(GTF)
- GTFalestadoNatural
- ListadeTrozas
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Conforme Inconforme
MaderaCertif icadaFSC® 100%/MaderaControladaFSC®
MaderaNoCertificada
FLUJOGRAMADECOMPRADEMATERIAPRIMA
Nuestroobjetivoesverificarlalegalidaddelamaderaqueestamoscomprando,reduciendoriesgosparalaCompañìa
Revisiònexhaútivadelcontenidodetodoslosdocumentosmencionados.C ontodoconformeseprocedeaidentificarlafuente.
Obtenerladocumentaciòn
VERDE NOFIGURAROJO
Profundizarlarevisiòn
NoseCompralaMadera
DDJJ
RevisiònenSIGO(poa/zafra)
RevisiòndeDocumentosadicionales
Secompra
Resolucionesdeaprobaciòn desusPOASContrato o permiso deaprovechamiento ForestalRevisiòn en laRelacion deCaducadaso con MedidaCautelar
Noesnecesario Noesnecesario Seexige
NoseCompra
Secompra
Secompra
EvaluaciòndeRiesgos
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Documento firmado por el Pacto de la Madera Legal