MC01RD01: Código de Gobierno...

MC01RD01: Código de Gobierno Corporativo

Banco Nacional de Costa Rica y sus Subsidiarias

Elaborado por: Subgerencia General de Riesgo y Finanzas Dirección de Gestión de Calidad

Aprobado por: Junta Directiva General Artículo 12°, Sesión 11.672 del 23 de noviembre del 2010

EDICIÓN 02

Generalidades

La versión impresa de este documento constituye una COPIA NO CONTROLADA

MC01RD01, Código de Gobierno Corporativo, Edición 02, Página 2 de 93

Tabla de Contenido 1. Introducción ............................................................................................................................... 5

1.1 Propósito ............................................................................................................................. 5

1.2 Alcance ................................................................................................................................ 5

1.3 Actualización ....................................................................................................................... 5

1.4 Responsabilidad .................................................................................................................. 6

1.5 Definiciones ......................................................................................................................... 6

1.6 Documentos Relacionados .................................................................................................. 7

1.7 Control de Cambios ............................................................................................................. 8

2 Estructura de Gobierno Corporativo ....................................................................................... 10

2.1 Asamblea de Accionistas ................................................................................................... 11

2.2 Alta Dirección .................................................................................................................... 11

2.2.1 Junta Directiva General ............................................................................................. 11

2.2.2 Junta Directiva de las subsidiarias ............................................................................. 18

2.2.3 Comités de Apoyo a las Juntas Directivas ................................................................. 21

2.2.4 Auditoría Interna ....................................................................................................... 29

2.2.5 Auditoría Externa ...................................................................................................... 30

2.2.6 Administración del Conglomerado Financiero del Banco Nacional........................... 30

3 Políticas de Gobierno Corporativo ........................................................................................... 52

3.1 Políticas de selección, retribución, calificación y capacitación ......................................... 53

3.2 Políticas sobre relación con los clientes............................................................................. 54

3.3 Políticas sobre relación con los proveedores ..................................................................... 55

3.4 Políticas sobre relaciones a lo interno del grupo ............................................................... 55

3.5 Política de revelación y acceso a la información ............................................................... 56

3.6 Política de Rotación ........................................................................................................... 57

3.7 Políticas sobre trato con los accionistas, asociados o similares ........................................ 57

3.8 Política de seguimiento de las políticas de Gobierno Corporativo .................................... 58

3.9 Otras políticas relativas a la Gobernabilidad .................................................................... 58

4 Mecanismos y medios de control para acreditar el cumplimiento del Código de Gobierno

Corporativo ....................................................................................................................................... 61

4.1 Áreas Organizativas .......................................................................................................... 62

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4.2 Gerencias ........................................................................................................................... 62

4.3 Juntas Directivas ................................................................................................................ 63

4.4 Entes Reguladores ............................................................................................................. 64

5.1. Matriz de Relaciones ......................................................................................................... 66

5.1.1. Banco Nacional .............................................................................................................. 66

5.1.2. Subsidiarias.................................................................................................................... 72

5.1.2.1. BN VALORES .............................................................................................................. 72

5.1.2.2. BN VALORES .............................................................................................................. 78

5.1.2.3. BN VITAL .................................................................................................................... 84

5.2. Inventario de Políticas Institucionales ............................................................................... 91

5.3. Inventario de Políticas Estratégicas .................................................................................. 93

5.4. Inventario de Directrices Operativa (Procedimientos) ...................................................... 93

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“Un buen gobierno corporativo es clave para garantizar la

permanencia de una organización moderna”

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1. Introducción

“El banco deberá estar dirigido con transparencia”

Principio 7, Basilea

El Consejo Nacional de Sistema Financiero Nacional, dispuso que a partir del 30 de

noviembre del 2009, las entidades supervisadas deben contar con un Código de Gobierno

Corporativo, de acuerdo con lo establecido en la reglamentación aprobada para tal efecto, la cual

está basada en estándares internacionales que rigen esta materia.

El Conglomerado financiero Banco Nacional de Costa Rica, pone a disposición de la

ciudadanía nacional e internacional, el presente Código de Gobierno Corporativo, en donde tanto

sus Juntas Directivas como el resto de sus funcionarios, estamos convencidos de que estas sanas

prácticas proporcionan mecanismos que permiten un balance entre la gestión de cada órgano

participante y su respectivo control, con la finalidad de que las decisiones adoptadas en cada

instancia se realicen, de acuerdo con el mejor interés para la institución, propietarios,

acreedores, respetando los derechos de los clientes y de los demás grupos de interés.

1.1 Propósito Este Código de Gobierno Corporativo tiene como propósito la formalización de las prácticas de

negocio del Banco Nacional de Costa Rica y sus subsidiarias, basados en estrictos estándares

de calidad, de ética y transparencia, que permitan aumentar el valor de la institución, para

sus clientes, colaboradores y demás interesados, todo alineado con nuestras estrategias de

negocios.

1.2 Alcance El ámbito de aplicación de éste Código lo constituyen todas las actuaciones de los directores,

gerentes, funcionarios, colaboradores e interesados en general y están enmarcadas dentro de

la normativa y según las necesidades y características propias del Banco Nacional y sus

Subsidiarias.

1.3 Actualización El presente Código forma parte del Sistema de Gestión de Calidad del Banco Nacional, por lo

que su actualización se realizará por lo menos una vez al año y estará a cargo de la Subgerencia

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General de Riesgo, en coordinación con las áreas organizativas involucradas.

1.4 Responsabilidad Es responsabilidad del Banco Nacional y sus subsidiarias cumplir con el presente Código y las

políticas, procedimientos y reglamentos que de él se deriven.

1.5 Definiciones Principales conceptos relacionados con el Código de Gobierno

CONCEPTO DEFINICIÓN

Conglomerado

Financiero del

Banco Nacional

Intermediario Financiero de derecho público domiciliado en Costa Rica o

entidad fiscalizada creada por ley especial y sus empresas, según lo

dispuesto en el “ Reglamentos sobre autorizaciones de Entidades

supervisadas por la SUGEF y sobre autorizaciones y funcionamiento de

grupos y conglomerados financieros” Acuerdo SUGEF 8-08.

Comité de

Apoyo de la

Junta Directiva

Los Comités de Apoyo autorizados por las Juntas Directivas están

conformados por miembros de la administración del Conglomerado Banco

Nacional, así como por miembros del Directorio. Asimismo, miembros

externos e independientes cuando los reglamentos así lo determinen.

En el caso de las subsidiarias serán Comités creados por leyes o

normativas aplicables a cada una.

Comité de

Apoyo a la

Gerencia

Los Comités de Apoyo autorizados por la Gerencia, están conformados por

miembros de la administración del Banco o sus subsidiarias, según sea el

caso. Asimismo, miembros externos e independientes cuando los

reglamentos así lo determinen.

Gestión

Prudencial del

Riesgo

Administración preventiva de los riesgos inherentes al Conglomerado

Financiero del Banco Nacional.

Gobierno

Corporativo

Conjunto de políticas, normas y órganos internos mediante los cuales se

dirige y controla la gestión de una entidad. Comprende las relaciones

entre los accionistas o asociados, la Junta Directiva, ejecutivos, sus

comités de apoyo, las unidades de control, la gerencia y las auditorías

interna y externa.

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1.6 Documentos Relacionados

El Código de Gobierno Corporativo se encuentra relacionado con los siguientes documentos que

marcan de una u otra forma el accionar de la Gobernabilidad del Conglomerado:

1. Constitución Política

2. Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, N° 1644.

3. Ley Orgánica del Banco Central, N° 7558.

4. Ley Reguladora del Mercado de Valores, N° 7732.

5. Ley de Protección al Trabajador, N° 7983.

6. Ley del Régimen Privado de Pensiones Complementarias, N° 7523

7. Código Civil, N° 0063.

8. Código de Comercio, N° 3284.

9. Ley General de la Administración Pública, N° 6227.

10. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428.

11. Ley General de Control Interno, N° 8292.

12. Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, N° 8422.

13. Ley de Contratación Administrativa, N° 7494 y el Reglamento de Contratación

Administrativa.

14. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N° 8131.

15. Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado,

actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, N° 8204.

16. Código de Trabajo, N° 0002.

17. Décimo Primera Reforma a la Quinta Convención Colectiva del Banco Nacional de Costa

Rica.

18. Ley 7600 “Igualdad de oportunidades para las personas con discapacidad”, aprobada en el

año 1996.

19. Ley 7476 “Contra del hostigamiento sexual en el empleo y la decencia”, aprobada en el

año 1995 y la Ley 8805: Modificaciones a la ley 7476, aprobada 2010.

20. Normativa emitida por los entes reguladores.

Se debe tener claro que la Institución _y sus funcionarios_ deben respetar el ordenamiento

jurídico como un todo (“bloque de legalidad”), pero los cuerpos legales citados son los que

normalmente se utilizan tanto para regular la actividad ordinaria, como para los aspectos de

organización y contratación administrativa.

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1.7 Control de Cambios TEMA EDICIÓN ORIGEN DEL CAMBIO

1.6 Documentos

relacionados 01

Identificación de leyes aplicables al

Conglomerado

2 Estructura de Gobierno

Corporativo 01 Sociedades Anónimas

2.2.3 Comités de apoyo a

las Juntas Directivas 01

Ampliación de los Comités relacionados y

clasificación de los mismos

2.2.3.4 Comité de

Tecnología de Información 01 Desarrollo del Comité

2.2.6.1 Banco Nacional de

Costa Rica 01

Actualización del Banco Nacional según

nueva administración

2.2.6.1.2 Comités de

apoyo a la Gerencia

General

01 Ajustes de los nuevos comités conformados

2.2.6.1.3 Subgerencias

Generales 01 Establecimiento de las nuevas subgerencias

2.2.6.2 BN Vital Operadora

de Pensiones S.A. 01 Cambio en la distribución gerencial

2.2.6.3 BN Sociedad de

fondos de Inversión S.A. 01 Establecimiento de nuevas direcciones

2.2.6.3.2 Comité de

Sistemas y tecnología 01 Ampliación de concepto

3 Políticas de Gobierno

Corporativo 01 Cambios en las políticas

Los cambios en esta edición del manual con respecto a la edición anterior se muestran con letra de

color azul a efectos de que sea más fácil la identificación de los mismos por parte del lector.



Estructura de

Gobierno

Corporativo

“El consejo y la alta dirección

deberán comprender la estructura

operativa del banco y saber si éste

opera en jurisdicciones o mediante

estructuras que obstaculizan la

transparencia”


Estructura de Gobierno Corporativo



2 Estructura de Gobierno Corporativo

“Los miembros del consejo deberán ser aptos para sus cargos,

comprender claramente sus funciones en el gobierno corporativo

y ser capaces de aplicar su

buen juicio en asuntos que atañan al banco”


La estructura de gobierno corporativo, está compuesta por diferentes organismos, las cuales se

visualizan en la siguiente figura y según se detallan:

Junta Directiva

General

Comités de Apoyo de la Junta

Gerencia General Comités de Apoyo

Auditoría Interna del Banco Nacional

Auditoria Externa

Junta Directiva Sociedades Anónimas

Comités de apoyo

Gerencias de

cada sociedadComités de Apoyo

Auditoria Interna

Auditoria Externa




2.1 Asamblea de Accionistas

El Banco Nacional de Costa Rica no es una sociedad anónima, sino que es un Banco Comercial del

Estado configurado como una institución autónoma de Derecho Público, la cual carece de

accionistas. En el caso de las Junta Directivas de las subsidiarias, la Asamblea de Accionistas

corresponderá a la Junta Directiva General del Banco, tal y como lo dispone el artículo 4 del

Reglamento para la Constitución de los Puestos de Bolsa, Sociedades Administradoras de Fondos y

Operadoras de Pensiones Complementarias de los Bancos Públicos y del Instituto Nacional de

Seguros.

2.2 Alta Dirección

2.2.1 Junta Directiva General

La Junta Directiva General es el órgano principal de la administración del Banco Nacional de Costa

Rica. Por su parte, cada subsidiaria tendrá una Junta Directiva que será nombrada por la Junta

Directiva General.

2.2.1.1 Disposiciones especiales

La Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional contempla disposiciones especiales sobre el

nombramiento, perfil de los directores de los Bancos del Estado y la operación de dicho órgano

colegiado, donde se contempla:

a. Requerimientos mínimos de calificación, independencia y disponibilidad de tiempo para ejercer

sus posiciones.

b. Las incompatibilidades por posibles conflictos de intereses.

c. Las prohibiciones a las que deben sujetarse.

d. Lineamientos para la formalidad y transparencia del proceso de propuesta y elección de los miembros del

órgano directivo.




Al respecto se señalan los artículos de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional donde se

establecen dichos lineamientos

“Artículo 20.- Cada uno de los bancos comerciales del Estado funcionará bajo la dirección inmediata de una junta directiva, integrada por siete miembros, todos los cuales serán nombrados por el Consejo de Gobierno.

El Consejo de Gobierno, a solicitud de la respectiva junta directiva, podrá efectuar nombramientos interinos para sustituir a los directores que no puedan concurrir a sesiones justificadamente por períodos no menores de un mes ni mayores de un año.

Artículo 21.- Para ser miembro de una junta directiva es necesario:

1. Ser costarricense. 2. Haber cumplido 25 años de edad.

3. Tener reconocida experiencia bancaria o amplios conocimientos en

cuestiones económicas, o experiencia en problemas relativos a la

producción nacional.

Al menos cuatro de los directores deberán poseer grado académico en el nivel de licenciatura, o título profesional equivalente. De ellos, al menos uno deberá ser licenciado en Ciencias Económicas y otro en Derecho.

La designación de una persona como miembro de la junta directiva de un banco

del Estado, conlleva la obligación de dejar en la Superintendencia General de

Entidades Financieras (*) un expediente administrativo, en el que consten sus

calidades y el cumplimiento de los requisitos correspondientes.

Artículo 22.- No podrán ser designados como miembros de una junta directiva:

1. Las personas que durante el año anterior a su nombramiento hayan sido demandadas en la vida ejecutiva por cualquiera de los bancos del Sistema Bancario Nacional, en cobro de créditos propios no satisfechos, o que hayan sido declaradas en estado de quiebra o insolvencia.

2. Los que estén ligados entre sí por parentesco de consanguinidad o afinidad hasta tercer grado inclusive, o pertenezcan a la misma sociedad mercantil en nombre colectivo o de responsabilidad limitada, o formen parte del directorio de una misma sociedad por acciones. Cuando con posterioridad a sus nombramientos se presentare una de estas incapacidades, caducará el nombramiento del de menor edad.




Artículo 23.- El cargo de miembro de una Junta Directiva es incompatible con:

1. Los miembros y empleados de los Supremos Poderes, con excepción de quienes desempeñaren cargo temporal no remunerado.

2. Los gerentes, personeros y empleados del propio banco.

3. Los directores, gerentes, personeros o empleados de cualquier otro banco.

4. Quienes sean o durante el año anterior hayan sido miembros de la junta o

consejo directivo de sociedades financieras privadas, o que a la fecha del

nombramiento tengan a sus padres, cónyuges o hijos con esa calidad.

5. Los accionistas o funcionarios de esas sociedades.

Artículo 24.- Los miembros de las juntas directivas a que se refiere el artículo 20 anterior serán designados por el Consejo de Gobierno, por períodos de ocho años a partir del 1º de junio del año en que se inicia el período presidencial a que se refiere el artículo 134 de la Constitución Política. Sus nombramientos deben efectuarse en los últimos quince días del mes de mayo del mismo año.

Cualquiera de los miembros de las juntas directivas puede ser reelecto.

Una vez hecho el nombramiento de los directores y que éstos hayan entrado en

funciones, el Consejo de Gobierno no podrá revocarlos si no es con base en

información de la Superintendencia General de Entidades Financieras (*), de

acuerdo con el artículo 25 de esta ley.

En caso de que el Consejo de gobierno se separe de esta norma, los

nombramientos que haga de los nuevos directores son nulos y los que hubieran

sido separados de sus cargos sin esa previa información, se mantendrán en sus

puestos por el resto de su período legal o hasta que la Superintendencia General

de Entidades Financieras (*) encuentre que hay lugar para aplicar las disposiciones

del artículo 25.

Los directores deberán presentar juramento ante el Consejo de Gobierno y ratificar

ahí su posición de apoyo a los postulados del Sistema Bancario Nacional y su

doctrina.

Artículo 25.- Los miembros de la Junta serán inamovibles durante el período para que fueran designados. Sin embargo, cesará de ser miembro de la Junta del Banco:

1. El que dejare de ofrecer los requisitos establecidos en el artículo 21 o incurriere en alguna de las prohibiciones del artículo 23.

2. El que se ausentare del país por más de tres meses sin autorización de la

Junta. La Junta no podrá conceder licencia por más de un año.




3. El que por causas no justificadas dejare de concurrir a seis sesiones ordinarias

consecutivas.

4. El que infringiere alguna de las disposiciones contenidas en las leyes, decretos

o reglamentos aplicables al banco o consintiere su infracción.

5. El que incurriere en responsabilidad por actos u operaciones fraudulentas o

ilegales. En caso de auto de prisión y enjuiciamiento en contra de un miembro

de la Junta, quedará ipso facto suspendido en sus funciones hasta que no

hubiere sentencia firme.

6. El que renunciare a su cargo o se incapacitare legalmente.

Artículo 29.- Los miembros de las Juntas no podrán participar en actividades político-electorales, salvo con la emisión de su voto y en las que sean obligatorias por ley. Esta prohibición es aplicable a los gerentes, jefes y subjefes de departamento y de sección.

Artículo 30.- Cada Junta se reunirá en sesión ordinaria una vez por semana, en el lugar, día y hora que ella misma determine, en sesión extraordinaria cada vez que sea convocada por su Presidente, por el Gerente del Banco o por tres de sus miembros.

Tres miembros harán quórum para sesionar válidamente, con excepción del Banco

Nacional de Costa Rica en el que se requerirán cinco: los acuerdos se tomarán por

mayoría de los votos presentes salvo los casos en que la ley exija una mayoría

especial determinada. Cuando se produjere empate el Presidente tendrá doble voto

y resolverá.

(NOTA: Este artículo fue reformado tácitamente por el artículo 7º de la ley Nº 5507

del 19 de abril de 1974, al establecer que: "Las Juntas Directivas de las instituciones

autónomas no podrán celebrar más de ocho sesiones remuneradas por mes,

incluyendo ordinarias y extraordinarias, éstas cuando sean absolutamente

necesarias").

A nivel operativo, la Junta Directiva en su primera sesión del año, define un cronograma de

reuniones ordinarias, tanto para la Junta Directiva General del Banco así como de las Subsidiarias y

Comités de Apoyo de la Junta. Pudiendo desarrollarse, cuando se considere necesario, reuniones

extraordinarias.

Artículo 32.- Cuando alguno de los asistentes a las sesiones de la Junta tuviere interés personal en el trámite de una operación o lo tuvieren sus socios o parientes dentro del tercer grado de consanguinidad o afinidad, deberá retirarse de la respectiva sesión, mientras se discute y se resuelve el asunto en que está interesado.




Artículo 33.- La asistencia puntual de los miembros de las juntas directivas,

a las sesiones les dará derecho al cobro de dietas fijas, que irán

determinadas claramente en los presupuestos anuales del banco. Esta será

la única remuneración que podrán percibir por sus servicios en el

desempeño de sus funciones. El monto de las dietas lo determinará

periódicamente el Consejo de Gobierno. Los gerentes, los subgerentes y los

demás empleados del banco que asistieren a las sesiones no tendrán

derecho al cobro de las dietas”.

Adicionalmente, el nombramiento de los miembros de la Junta Directiva deberá cumplir con lo

dispuesto en la Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública.

Al ser el Banco Nacional una entidad financiera del estado, no aplica un programa sobre la

participación y la sucesión de sus directores, ya que estos son nombrados directamente por el

Consejo de Gobierno.

2.2.1.2 Funciones de la Junta Directiva General

Las funciones para la Junta Directiva General del Banco Nacional, están establecidas en La Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, según se indica en los siguientes artículos:

“Artículo 34.- En la dirección inmediata del banco sometido a su gobierno, cada Junta Directiva tendrá las siguientes atribuciones esenciales:

1. Dirigir la política financiera y económica del Banco. 2. Cumplir y hacer cumplir las facultades y los deberes asignados al Banco, así

como las disposiciones legales y reglamentarias que rigen su funcionamiento. 3. Acordar, reformar e interpretar para su aplicación los reglamentos del Banco;

regular los servicios de organización y administración del establecimiento y dirigir su funcionamiento.

4. Acordar el presupuesto anual del Banco y los presupuestos extraordinarios que fueren necesarios, los cuales requerirán la aprobación de la Contraloría General de la República; crear las plazas y servicios indispensables para el debido funcionamiento de la institución y fijar las respectivas remuneraciones.

5. Nombrar y remover, cuando fuere del caso, al Gerente, Subgerente, Auditor y Sub-auditor del Banco, y asignarles sus funciones y deberes, dentro de las prescripciones de esta ley.

6. Aprobar los balances y cuentas de ganancias y pérdidas y el destino de las utilidades, de acuerdo con la ley, así como aprobar cualquier publicación que haga el Banco.




7. Nombrar comisiones de carácter temporal o permanente para el desempeño de labores especiales, designar a los empleados que estarán facultados para autorizar determinadas operaciones, y regular los límites y condiciones a que deberán sujetarse en esas funciones. Las decisiones que tomen las comisiones y los funcionarios autorizados serán de su exclusiva responsabilidad.

Esta responsabilidad será igual a la establecida para los miembros de la junta directiva. (Así reformado por Ley No. 7107 de 4 de noviembre de 1988, artículo 4º).

8. Designar los funcionarios y empleados del Banco que firmarán comprobantes, recibos, cheques, letras, correspondencia, contratos y demás, así como fijar los límites y condiciones dentro de los cuales actuarán.

9. Regular las operaciones de crédito y establecer las condiciones generales y límites de las diferentes operaciones del Banco, dentro de las disposiciones legales aplicables.

10. Acordar y revocar, con aprobación del Banco Central, el establecimiento de sucursales; designar corresponsales dentro y fuera del país y aceptar la corresponsalía de los bancos que la ley le permite al establecimiento.

11. Colaborar con las demás juntas directivas de las instituciones integrantes del Sistema Bancario Nacional, en la ejecución de la política económica y financiera del país y en el desarrollo del Sistema; y

12. Ejercer las demás funciones, facultades y deberes que le correspondan, de acuerdo con las leyes y reglamentos pertinentes y con los principios de la técnica”.

Adicionalmente, la Junta Directiva General tendrá las siguientes funciones establecidas en el artículo 7 del Reglamento de Gobierno Corporativo:

a) “Establecer la visión, misión estratégica y valores de la entidad. b) Supervisar la gerencia superior de la entidad y exigir explicaciones claras e

información suficiente y oportuna, a efecto de formarse un juicio crítico de su actuación.

c) Nombrar a los miembros del Comité de Auditoría y demás comités de apoyo, cuando corresponda, necesarios para el cumplimiento eficiente de los objetivos asignados a dichos comités.

d) Analizar los informes que les remitan los comités de apoyo, los órganos supervisores y las auditorías interna y externa y tomar las decisiones que se consideren procedentes.

e) Designar a los auditores internos, en los casos en que aplique, de acuerdo con lo dispuesto en este Reglamento, las leyes y normativas propias. Asimismo designar la firma auditora externa o el profesional independiente, de conformidad con la propuesta previamente emitida por el Comité de Auditoría.

f) Conocer el plan anual de trabajo de la auditoría interna u órgano de control que aplique y solicitar la incorporación de los estudios que se consideren necesarios.

g) Aprobar el plan de continuidad de operaciones.




h) Solicitar a la auditoría interna u órgano de control que aplique los informes sobre temas específicos, en el ámbito de su competencia e independencia funcional y de criterio, que requieran los órganos supervisores.

i) Dar seguimiento a los informes de la auditoría interna u órgano de control que aplique relacionados con la atención, por parte de la administración, de las debilidades comunicadas por los órganos supervisores, auditores y demás entidades de fiscalización.

j) Aprobar las políticas establecidas en el presente Reglamento, dentro de ellas las necesarias para procurar la confiabilidad de la información financiera y un adecuado ambiente de control interno de la entidad supervisada, así como las políticas de los comités de apoyo. En los casos en que aplique, se deben aprobar los procedimientos respectivos.

k) Cumplir con sus funciones respecto a la información de los estados financieros y controles internos requeridos en el “Reglamento sobre auditores externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE”. Evaluar periódicamente sus propias prácticas de gobierno corporativo y ejecutar los cambios a medida que se hagan necesarios, lo cual debe quedar debidamente documentado.

l) Incluir o velar porque se incluya en el informe anual a la Asamblea General de Accionistas, u órgano equivalente, los aspectos relevantes de los trabajos realizados por cada uno de los comités y la cantidad de reuniones que se celebraron durante el periodo por cada comité.

m) Mantener un registro actualizado de las políticas y decisiones acordadas en materia de gobierno corporativo.

n) Promover una comunicación oportuna y transparente con los órganos supervisores, sobre situaciones, eventos o problemas que afecten o pudieran afectar significativamente a la entidad.

ñ) Velar por el cumplimiento de las normas por parte de la entidad supervisada y por la gestión de los riesgos de ésta. Para estos efectos se deben definir las políticas que se consideren necesarias.

o) Aprobar el informe anual de Gobierno Corporativo que se establece en este Reglamento.

p) Comunicar a la Asamblea General de Accionistas, u órgano equivalente, el Código de Gobierno Corporativo adoptado, según lo dispuesto en el presente Reglamento.

q) Analizar los estados financieros trimestrales intermedios y aprobar los estados financieros auditados que se remitan a las superintendencias correspondientes.”




2.2.2 Junta Directiva de las subsidiarias

2.2.2.1 Disposiciones especiales

En el caso de las Juntas Directivas de las subsidiarias el Reglamento para la constitución de los

Puestos de Bolsa, Sociedades Administradoras de Fondos y Operadoras de Pensiones

Complementarias de los Bancos Públicos y del Instituto Nacional de Seguros, estable las siguientes

disposiciones:

“Artículo 2°—Obligatoriedad de la figura de la sociedad anónima. Los puestos de bolsa, sociedades administradoras de fondos de inversión y operadoras íde planes de pensión complementarias de los bancos y entes públicos deberán constituirse como sociedades anónimas.

Estas sociedades tendrán el carácter de empresas públicas; sin embargo su actividad como participantes en el mercado de valores se regirá de conformidad con las disposiciones de la Ley Reguladora del Mercado de Valores y de la Ley N° 7523 del 7 de julio de 1995 (Régimen Privado de Pensiones Complementarias), según corresponda, incluyendo lo referente a las coberturas patrimoniales y las garantías por volumen de actividad y riesgos asumidos.

Asimismo, estas sociedades se regirán por el Código de Comercio en lo referente a la autonomía patrimonial y fusiones o absorciones entre ellas; disposiciones que serán de aplicación uniforme tanto para las empresas públicas como privadas. Lo indicado en este artículo deberá figurar en la publicidad que realicen estas empresas públicas.

(Así reformado por el artículo 1° del Decreto Ejecutivo N° 28485, del 21 de febrero del 2000)

Artículo 3°—Requisitos de constitución de la sociedad anónima. Para la constitución de estas sociedades anónimas deberán acatarse las disposiciones establecidas en el Código de Comercio, con excepción de la concurrencia mínima de dos socios, así como los requisitos de constitución que se .establecen en las normas relativas a los puestos de bolsa, las sociedades administradoras de fondos de inversión y las operadoras de planes de pensión complementarias, particularmente debe acatarse lo establecido en la Ley Reguladora del Mercado de Valores y la Ley N° 7523.

El Registro Público inscribirá las sociedades siempre y cuando el titular del cien por ciento del capital social lo sea el banco o ente público.




No obstante lo regulado en el párrafo primero del presente artículo, también podrán concurrir dos o más de las instituciones públicas autorizadas en el artículo 55 de la Ley Reguladora del Mercado de Valores, a conformar, por la vía de fusión, participación o absorción, una misma sociedad, cuyo capital pertenecerá a las entidades fundadoras según el monto de participación de cada una.


Artículo 4°—Asamblea de Accionistas. La junta directiva del banco o ente público será el órgano supremo de la sociedad y como tal tendrá las atribuciones que el Código de Comercio dispone para la asamblea de accionistas.

Si la sociedad se encontrase compuesta por varias entidades públicas autorizadas, la reunión de las juntas directivas de cada institución, conformará el órgano supremo de la sociedad.


Artículo 5°—Junta Directiva. Cada sociedad contará con un consejo de administración o junta directiva, de cinco miembros, designados por la junta directiva del banco o ente público titular del capital social. Si éste último estuviese suscrito por varias entidades autorizadas, las instituciones participantes acordarán la representatividad en la junta directiva o consejo de administración de la sociedad anónima.

Dichos miembros durarán en sus cargos por un plazo de dos años, pudiendo ser reelectos.

La junta directiva sesionará en forma ordinaria una vez cada dos semanas y en forma extraordinaria, cuando sea necesario, rigiéndose al efecto por las normas que establezcan los estatutos de cada una.


Artículo 6°—Gerencia. Las sociedades tendrán un gerente, nombrado por su Junta Directiva de cada sociedad, con las potestades que ésta defina.

Artículo 7°—Auditoría Interna. La auditoría del banco o entidad pública titular del capital social de cada sociedad fiscalizará la labor de las sociedades establecidas y tendrá las atribuciones que le confiere la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.




Si el capital social estuviese suscrito por varias de las entidades públicas autorizadas, en el pacto constitutivo se determinará la institución que tendrá a su cargo la auditoría interna.


Artículo 8°—Contratación de bienes y servicios. La de bienes y servicios se regirá por lo dispuesto en la Ley y en el Reglamento de Contratación Administrativa.

Artículo 9°—Política de empleo y salarios. En materia de empleo, se sujetarán a lo que disponga la Junta Directiva del Banco o ente público, titular del capital social, sin perjuicio de las directrices que emita el Poder Ejecutivo. El régimen que en esta materia se aplique en el puesto de bolsa, en la sociedad administradora de fondos de inversión o en la operadora de pensiones, no podrá establecer condiciones superiores a las que rigen en el propio ente público fundador. Se exceptúan de esta disposición los corredores de bolsa que por su propia naturaleza, no pueden ser homologados con puestos del ente fundador, rigiéndose entonces por las condiciones de remuneración propias del mercado.

Las entidades reguladas por esta disposición deberán informar al Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero sobre el Régimen de Empleo y Salario que estén aplicando.

(Así reformado por el artículo 1° del Decreto Ejecutivo N° 28140, del 24 de agosto de 1999)

Artículo 10°—Fiscalización propuesta. Las sociedades deberán someter sus presupuestos a la aprobación de la Contraloría General de la República, de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

Artículo 11°—Regulación de grupos financieros. En su actividad las sociedades anónimas establecidas al amparo del numeral 55 de la Ley Reguladora del Mercado de Valores, y de conformidad con el presente decreto, están sujetas de conformidad con el Principio de Legalidad a la normativa que regula la actividad del Banco o entidad pública, titular del capital social”.

2.2.2.2 Funciones

Las funciones de las juntas directivas de las subsidiarias del Banco Nacional son las mismas que

rigen en la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, Reglamento de Gobierno Corporativo, así

como otras funciones de acuerdo con la naturaleza de cada sociedad.




Comités de Apoyo

Subsidiaria

Nivel Superior Juntas Directiva de las Sociedades Anónimas

BN VITAL

Inversiones Riesgos

BN VARLORES

Riesgos

BN FONDOS

Inversiones RiesgosVigilancia

FHIPO

2.2.2.3 Participación del Banco Nacional en BICSA

El Banco Nacional posee una participación del 49% del capital del Banco Internacional de Costa

Rica (BICSA), en tanto que el Banco de Costa Rica es propietario del 51%; tres Directivos del Banco

Nacional participan en la Junta Directiva de BICSA. No se incluye a BICSA como una subsidiaria

sujeta a este Código de Gobierno Corporativo, ya que deberá sujetarse a lo establecido en el

Código de Gobierno Corporativo del Banco de Costa Rica.

Los Directivos del Banco Nacional velarán porque en BICSA se cumplan las disposiciones

contenidas en el Código de Conducta del Banco Nacional y se acaten todas las disposiciones

legales y normativas que le atañen.

2.2.3 Comités de Apoyo a las Juntas Directivas

La Junta Directiva del Banco Nacional y de cada una de sus Subsidiarias, según corresponda, han

establecido los Comités de Apoyo que se requieren para la ejecución de sus operaciones, la

observancia de las normativas aplicables y el ejercicio de las normas de gobierno corporativo.

Cada comité cuenta con su propio reglamento que regula su funcionamiento, de acuerdo a lo

establecido en el Reglamento de Gobierno Corporativo. En la siguiente figura se muestran los

Comités de Apoyo a las Juntas Directivas del Banco y de sus subsidiarias:

COMITÉ DE APOYO PARTICIPACION EN EL COMITÉ

NOMBRE TIPO1 BNCR BN VITAL BN VALORES BN FONDOS Cumplimiento Corporativo √ √ √ √

Auditoría Corporativo √ √ √ √ Riesgos Institucional √ √ √

Tecnología de Información

Institucional √

1 Corporativo: Aplica para el Conglomerado. Institucional: Aplica para una entidad específica




2.2.3.1 COMITÉ DE CUMPLIMIENTO CORPORATIVO

La integración, funciones y operación de este Comité y del Oficial de Cumplimiento se rige por lo

dispuesto en la Normativa para el Cumplimiento de la “Ley sobre estupefacientes, sustancias

psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y

financiamiento al terrorismo” Ley 8204. Adicionalmente, su funcionamiento se establece en el

Manual de Cumplimiento Corporativo. Dentro de sus principales funciones se encuentran las

siguientes:

DES

CR

IPC

IÓN

Este comité tiene como objetivoapoyar y vigilar la ejecución delprograma de cumplimiento delBanco Nacional de Costa Rica ysubsidiarias en cuanto a laadecuada implementación denormas internas que garanticen elcumplimiento normativo vigenteen materia de prevención delegitimación de activos. Enacatamiento a la “Ley sobreestupefacientes, sustanciaspsicotrópicas, drogas de uso noautorizado, actividades conexas,legitimación de capitales yfinanciamiento al terrorismo”, No.7786 reformada integralmentepor la Ley 8204.

FUN

CIO

NES

Revisión de los procedimientos,normas y controles implementadospor la entidad para cumplir con loslineamientos de Ley y la normativade CONASSIF.

Revisar los informes sobre lasdeficiencias relacionadas con elcumplimiento de losprocedimientos implementados ytomar medidas y acciones paracorregirlas.

Colaborar con los Oficiales decumplimiento en los análisis deoperaciones inusuales cuando asíse requiera.

Revisión de los Reportes deTransacciones Sospechosas quehayan sido remitidos a lasSuperintendencias por parte de losOficiales de Cumplimiento.

Recomendar las medidastendientes a la prevencióndetección de actividades tipificadasen la Ley 8204.

Informar a la Junta Directiva sobrela gestión realizada cuando así serequiera.




2.2.3.2 COMITÉ CORPORATIVO DE RIESGOS

Nota: El Comité Corporativo de Riesgos conoce temas de riesgos relacionados

con el Banco Nacional, BN Valores y BN Fondos. BN Vital, posee un Comité de

Riesgos independiente.

•Asesorar a la Administración Superior del Banco y sus subsidiarias en materiade riesgos de crédito, mercado, liquidez y operativos.

•Proponer cambios a las políticas de crédito y/o inversión en atención a lasmodificaciones que se presenten en el entorno o por normativa, con el fin deoptimizar la relación rentabilidad-riesgo.

•Reducir la exposición Institucional a estas categorías de riesgos.

•Tomar las decisiones correspondientes en el ámbito de administración paramitigar los riesgos especificados.

•Ordenar la preparación de los informes que sugieren minimizar la exposiciónde los riesgos, los cuales deben presentarse a la Junta Directiva Generalcuando se requiera un acuerdo de ese Órgano Colegiado.

•Mantener estable el valor económico del Conglomerado.

•Maximizar el ingreso financiero del Conglomerado, optimizando la relaciónrentabilidad/riesgo.

•Minimizar, mitigar o transferir los riesgos de crédito, mercado, liquidez yoperativos.

•Asegurar un nivel adecuado de estos tipos de riesgo.

•Proponer a la Junta Directiva para su aprobación, las políticas yprocedimientos para la gestión integral de riesgos, así como los cambiosnecesarios que surgieran a los mismos.

•Vigilar que la realización de las operaciones de la entidad se ajuste a laspolíticas y procedimientos para la gestión integral de riesgos.

•A efectos de los temas relacionados con BN SFI y BN Valores, informar a laJunta Directiva, al menos trimestralmente sobre:•El cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos en el artículo 10 delReglamento de Riesgos aplicable a estas subsidiarias.

•Un resumen de las decisiones tomadas por el comité.

•Vigilar que la gestión de riesgos considere los riesgos críticos de las actividadesque realiza la entidad.

•Desempeñar otras funciones que la Junta Directiva le asigne relacionadas conla gestión de riesgos

DESCRIPCIÓN:

La Junta Directiva General aprobó la conformación de un ComitéCorporativo de Riesgos cuyo objetivo general es establecer laspautas y acciones necesarias para gestionar los riesgos inherentesa la actividad crediticia, de inversión y operacional delConglomerado Banco Nacional.

FUN

CIO

NES

DEL

CO

MIT

E




2.2.3.3 COMITÉ DE AUDITORÍA

El Banco Nacional y sus Subsidiarias cuentan con un Comité de Auditoría Corporativo,

cuyo funcionamiento se establece en su reglamento, el cual contempla los requerimientos

establecidos en el artículo 21 del Reglamento de Gobierno Corporativo. Dicho Comité, se

reúne periódicamente e informa a la Junta sobre los asuntos tratados propios de sus

funciones a saber:

•Propiciar la comunicación entre los miembros de la Junta Directiva, el gerente general, laauditoría interna que aplique, la auditoría externa y los entes supervisores.

•Conocer y analizar los resultados de las evaluaciones de la efectividad y confiabilidad de lossistemas de información y procedimientos de control interno.

•Proponer a la Junta Directiva u órgano equivalente los candidatos para auditor interno,excepto las entidades supervisadas que se rigen por lo dispuesto en la Ley General deControl Interno, Ley 8292.

•Dar seguimiento al cumplimiento del programa anual de trabajo de la auditoría Interna queaplique.

•Proponer a la Junta Directiva la designación de la firma auditora o el profesionalindependiente y las condiciones de contratación, una vez verificado el cumplimiento porparte de estos de los requisitos establecidos en el “Reglamento sobre auditores externosaplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE”.

•Revisar la información financiera anual y trimestral antes de su remisión a la Junta Directivau órgano equivalente, poniendo énfasis en cambios contables, estimaciones contables,ajustes importantes como resultado del proceso de auditoría, evaluación de la continuidaddel negocio y el cumplimiento de leyes y regulaciones vigentes que afecten a la entidad.

•Revisar y trasladar a la Junta Directiva, los estados financieros anuales auditados, el informedel auditor externo, los informes complementarios y la carta de gerencia.

•En caso de que no se realicen los ajustes propuestos en los estados financieros auditadospor el auditor externo, trasladar a la Junta Directiva u órgano equivalente un informe sobrelas razones y fundamentos para no realizar tales ajustes. Este informe debe remitirseconjuntamente con los estados financieros auditados, asimismo debe presentarse firmadopor el contador general y el gerente general o representante legal. En el caso de lasentidades, grupos y conglomerados financieros supervisados por la SuperintendenciaGeneral de Entidades Financieras, aplica lo establecido en el artículo 10 del “ReglamentoRelativo a la Información Financiera de Entidades, Grupos y Conglomerados Financieros”.

•Dar seguimiento a la implementación de las acciones correctivas que formulen el auditorexterno, el auditor interno y la Superintendencia correspondiente.

•Proponer a la Junta Directiva el procedimiento de revisión y aprobación de los estadosfinancieros internos y auditados, desde su origen hasta la aprobación por parte de losmiembros del respectivo cuerpo colegiado.

•Velar porque se cumpla el procedimiento de aprobación de estados financieros internos yauditados.

•Evitar los conflictos de interés que pudiesen presentarse con el profesional o la firma decontadores públicos que se desempeñan como auditores externos al contratarles para querealicen otros servicios para la empresa.

•Además de los informes particulares que se requieran para dar cumplimiento a lasfunciones aquí señaladas, el Comité de Auditoría debe rendir un reporte semestral sobresus actividades a la Junta Directiva u órgano equivalente.

FUNCIONES DEL COMITE DE AUDITORIA




a) Asesorar en la formulación del planestratégico de Tecnología de Información.

b) Proponer las políticas generales sobreTecnología de Información.

c) Revisar periódicamente el marco para lagestión de Tecnología de Información.

d) Proponer los niveles de tolerancia al riesgode Tecnología de Información en congruenciacon el perfil tecnológico de la entidad.

e) Presentar al menos semestralmente ocuando las circunstancias así lo ameriten, unreporte sobre el impacto de los riesgosasociados a Tecnología de Información.

f) Monitorear que la alta gerencia tomemedidas para gestionar el riesgo de TI, enforma consistente con las estrategias ypolíticas y que cuenta con los recursosnecesarios para esos efectos.

g) Recomendar las prioridades para lasinversiones en Tecnología de Información.

h) Proponer el plan correctivo-preventivo,derivado de la auditoría y supervisión externade la gestión de Tecnología de Información.

i) Dar seguimiento a las acciones contenidasen el plan correctivo-preventivo.

j) Velar para que el Banco cumpla con lasdisposiciones establecidas en el AcuerdoSUGEF 14-09.

Objetivo. Regular la

organización y el funcionamiento del Comité de Tecnología de

Información del Banco

2.2.3.4 COMITÉ DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN




2.2.3.5 COMITÉ DE INVERSIONES DE BN VITAL

• Proponer, para discusión y aprobación del Órgano de Dirección, la políticade inversiones para la gestión de cada uno de los fondos administrados.Dicha política deberá ser revisada por el Órgano de Dirección, comomínimo, de manera anual.

• La política de inversiones deberá incluir, cuando menos, los objetivos ypolíticas de inversión de la cartera administrada, criterios dediversificación por título, plazo, moneda, emisión y emisor, concentraciónde emisores y emisión colocada, liquidez y demás que considerenpertinentes, así como los procedimientos y prácticas de inversión. Lapolítica y sus revisiones periódicas deberán documentarse en el libro deactas.

• Deberá sesionar, al menos, una vez al mes con el objeto de determinar laestrategia de inversión, la composición de los activos de los fondosgestionados e informar y documentar al Órgano de Dirección de lasdecisiones tomadas por el Comité.

• El Comité de Inversiones de BN Vital deberá establecer los mecanismosnecesarios para verificar el cumplimiento de las políticas de inversióndictadas, la sujeción al régimen de inversión previsto y a los límites deriesgos vigentes.

• Aprobar y dar seguimiento a los planes de reducción de riesgos,correspondientes a excesos de inversión, e informar al órgano de direcciónuna vez autorizado por la Superintendencia.

• Determinar las vinculaciones de la entidad con el grupo financiero o deinterés económico o financiero para dar cumplimiento a las prohibicionesestablecidas en el artículo 63 de la Ley de Protección al Trabajador.

• El Comité de inversiones no podrá sesionar tres veces, en formaconsecutiva, sin la asistencia y participación del miembro externo.

El objetivo principal para el cual ha sido creado elComité de Inversiones, es para elaborar la política deinversión correspondiente a cada fondo administradopor BN Vital OPC, de modo que establezca loslineamientos para el manejo de las inversionesbasado en la experiencia que tiene este miembrocolegiado y servir de apoyo a la Administración en latoma de decisiones.




2.2.3.6 COMITÉ INTEGRAL DE RIESGOS DE BN VITAL

El objetivo principal del Comité Integral de Riesgos, es identificar, estimar,administrar y controlar los riesgos inherentes a los fondos administrados por BNVital OPC.

FUNCIONES DEL COMITE:

•Proponer para aprobación de la Junta Directiva de BN Vital:

•Los límites de exposición al riesgo para cada tipo de riesgo identificado.

•Las estrategias de cobertura de riesgo cambiario necesarias para la operativa de lasinversiones en distintas monedas.

•La metodología para identificar, medir, monitorear, limitar, controlar, informar y revelarlos distintos tipos de riesgos a que se encuentren expuestos los recursos que administran.Para cada tipo de riesgo la entidad deberá definir una estrategia para su administración ycontrol.

•Los modelos, parámetros y escenarios que habrán de utilizarse para llevar a cabo lamedición y el control de los riesgos.

•Realizar los estudios de riesgos para todos aquellos productos o nuevos servicios que laentidad pretenda comercializar.

•Opinar sobre la designación que efectúe la alta dirección del responsable de la Unidad parala Administración Integral de Riesgos, así como del contenido del Manual de Políticas yProcedimientos para la Administración Integral de Riesgos.

•Informar a la Junta Directiva y al Comité de Inversiones, con la frecuencia que determine elprimero, sobre la exposición de los fondos administrados a los distintos riesgos y lospotenciales efectos negativos que se podrían producir en la marcha de la entidad reguladapor la inobservancia de los límites de exposición previamente establecidos. Dichaobligación deberá cumplirse y documentarse, al menos, una vez cada tres meses.

•Vigilar el cumplimiento del régimen de inversión aplicable. En caso de incumplimiento,realizar un informe al Órgano de Dirección y al Comité de Inversiones sobre elincumplimiento y sus posibles repercusiones. Dicha obligación deberá cumplirse ydocumentarse, al menos, una vez cada tres meses.

•Informar al Órgano de Dirección sobre las medidas correctivas derivadas de las auditoríasrelativas a los procedimientos de administración de riesgos.

•Conocer y analizar los informes sobre el cumplimiento del régimen de inversión y la políticade riesgos que la Unidad de Riesgos deberá presentar, como mínimo, en forma mensual.

•Crear las instancias administrativas y de seguimiento que se consideren necesarias para elejercicio de sus funciones.

•El Comité de Riesgos revisará, cuando menos, una vez al año, lo señalado en los incisos i. yii. del literal a. de este artículo, sin perjuicio de realizar dicha función con mayor frecuenciaen respuesta a las condiciones del mercado o de la entidad regulada.




2.2.3.7 COMITÉ DE INVERSIONES DE BN FONDOS

BN sociedad de Fondos de Inversión ha aprobado un reglamento con el objeto establecer las

normas que regulan el funcionamiento de los Comités de Inversión de ésta subsidiaria, sean el

Comité de Fondos Financieros y el Comité del Fondo Hipotecario y cualquier otro que se llegara a

conformar en el futuro.

Los Comités de Inversiones serán responsables de:

a. Definir las directrices generales de inversión de los Fondos de Inversión b. Supervisar la labor del Gestor de Portafolios c. Evaluar si las recomendaciones de la unidad de gestión integral de riesgos son

acogidas y justificar los casos en que no se implementen d. Velar por el adecuado desempeño de los portafolios.

Con respecto a la inversión en Notas Estructuradas, el Comité deberá:

Establecer una política de inversión para cada Fondo, la cual debe incluir las características

de los tipos de notas en los que invierte, así como los límites aplicables a dichas

operaciones.

Para cada nota estructurada que se desee adquirir, el Comité debe contar con un estudio

técnico, el cual debe contener un análisis de las características y riesgos del instrumento.

Deberá mantener en sus archivos, la documentación que acredite la información de los

cursos y programas de capacitación recibidos por sus miembros, así como las copias de los

documentos que describan las condiciones de las notas estructuradas (term sheet) y de los

estudios indicados en el inciso anterior, para efectos de supervisión.

Asimismo, el Comité deberá presentar a la Junta Directiva un resumen de sus actuaciones,

con la periodicidad que ésta acuerde.

2.2.3.8 COMITÉ DE VIGILANCIA FONDO HIPOTECARIO FHIPO, BN FONDOS.

El Comité de Vigilancia vela por la calidad de la gestión de los activos titularizados, en los

términos establecidos en el artículo 22 del Reglamento sobre Oferta Pública de Valores.

Este Comité se apega a las políticas y directrices establecidas por la Junta Directiva de la

Sociedad, las directrices del Banco Nacional y las normas y regulaciones establecidas por la

Superintendencia General de Valores, así como por lo establecido en los Prospectos de

cada Fondo de Inversión. El Comité rinde un informe semestral a la Junta Directiva sobre

la gestión de los activos titularizados.




2.2.4 Auditoría Interna

2.2.4.1 Auditoría Interna Banco Nacional

La auditoría interna es un órgano de control del Banco Nacional, cuya actividad es independiente,

objetiva y asesora, concebida para agregar valor y proporcionar seguridad a la Institución, puesto

que se crea para validar y mejorar el cumplimiento y la suficiencia del sistema de control interno

desde un punto de vista contable, financiero, administrativo y de otra naturaleza, como base para

prestar un servicio constructivo y de protección a la administración. Es una oficina de control que

funciona midiendo y valorizando la eficacia y eficiencia de otros procesos de control establecidos

por la administración.

La Auditoría Interna depende jerárquicamente de la Junta Directiva General, y tanto los puestos de

Auditor como de Sub-auditor son competencia de esa Junta. Sus funciones se encuentran

debidamente establecidas en la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, Ley de Control

Interno y en el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoria General.

2.2.4.2 Auditoría Interna Subsidiarias

Cada sociedad anónima tiene su propia auditoría interna como un órgano de control

independiente, se rige por la misma legislación que la auditoría interna del Banco Nacional y

depende jerárquicamente de la Junta Directiva de cada subsidiaria.2

2.2.4.3 Funciones

Como complemento a las funciones establecidas en la Ley de Control Interno, así como cualquier

otra legislación y/o normativa aplicable a la Auditoría Interna, éste órgano contralor posee a su vez

las siguientes funciones establecidas en el Reglamento de Gobierno Corporativo, aplicables tanto

para la Auditoría Interna del Banco como para cada una de sus subsidiarias:

a) Desarrollar y ejecutar un plan anual de trabajo con base en los objetivos y riesgos de la entidad y de acuerdo con las políticas implementadas por la Junta Directiva u órgano equivalente.

b) Establecer políticas y procedimientos para guiar la actividad de la auditoría interna. c) Informar periódicamente a la Junta Directiva u órgano equivalente sobre el cumplimiento del

plan anual de auditoría. d) Informar a la Junta Directiva u órgano equivalente sobre el estado de los hallazgos

comunicados a la administración. e) Refrendar la información financiera trimestral que la entidad supervisada remita al órgano

supervisor correspondiente. f) Evaluar la suficiencia y validez de los sistemas de control interno implementados que

involucran las transacciones relevantes de la entidad, acatando las normas y procedimientos

2 Véase el dictamen DFOE-ED-0630, del 8 de setiembre del 2009 de la Contraloría General de la República.




Conglomerado Financiero del Banco

Nacional

Banco Nacional de Costa Rica

Junta Directiva General

Gerente General y

Subgerencias Generales

Direcciones Corporativas

Direcciones Regionales

Comités de ApoyoComités de Apoyo

Sociedades Anónimas

Junta Directiva

Gerencias Generales

Gerencias

Comités de Apoyo

Comités de Apoyo

de aceptación general y regulaciones específicas que rigen a esta área. g) Evaluar el cumplimiento del marco legal y normativo vigente aplicable a la entidad. En el caso

de las entidades supervisadas por SUPEN estas funciones deben ser realizadas por el contralor normativo.

h) Mantener a disposición del órgano supervisor correspondiente, los informes y papeles de trabajo preparados sobre todos los estudios realizados.

i) Evaluar el cumplimiento de los procedimientos y políticas para la identificación de, al menos, los riesgos de crédito, legal, liquidez, mercado, operativo y reputación.

j) Evaluar la idoneidad, suficiencia y cumplimiento de los procedimientos y políticas de las principales operaciones en función de los riesgos indicados en el literal anterior, incluyendo las transacciones que por su naturaleza se presentan fuera de balance, así como presentar las recomendaciones de mejora, cuando corresponda.

2.2.5 Auditoría Externa Es la actividad independiente y ajena a la institución que le corresponde auditar los estados

financieros anuales del Banco Nacional y sus subsidiarias, así como los estados financieros

consolidados.

2.2.6 Administración del Conglomerado Financiero del Banco

Nacional

La administración en el Conglomerado Financiero del Banco Nacional es liderada por cada una de

las Gerencias de los organismos que la componen. A continuación se indica la estructura general

de cada una de ellas:




2.2.6.1 Banco Nacional de Costa Rica

La administración está compuesta por el Gerente General y los Subgerentes Generales y

es apoyada en los niveles de negocio y soporte por las Direcciones Regionales,

Corporativas y demás Direcciones, de acuerdo con el siguiente esquema:

(1) Comité de Estrategia Comercial, Comité Especial de Crédito, Comité y Subcomité de licitaciones, Comité de

Responsabilidad Social, otros comités.

(2) Se identifican con letra blanca las unidades organizativas nuevas o reestructuradas

Junta Directiva General

Gerencia

General

Subgerencia General de Banca

Comercial

Subgerencia General de Banca de Desarrollo

Subgerencia General de Riesgo y Finanzas

Subgerencia General de Servicios Corporativos

Direccion Corporativa Relaciones

Intistucionales

Secretaría

Auditoria

Interna

Comité de Auditoría

Comité de Tecnología

Comités de Cumplimiento

Corporativo

Comité corporativo de

riesgo

Dirección Jurídica

Dirección Corporativa de

Tecnología

Comités de Apoyo(1)

Estrategia y Presupuesto

Auditoria Externa




2.2.6.1.1 Gerencia General

Según lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, el nombramiento de

la Gerencia General se lleva a cabo de la siguiente manera

“ARTÍCULO 38.- Con el voto favorable de no menos de cinco de sus

miembros, cada junta directiva nombrará un Gerente, al menos a dos

Subgerentes, que tendrán a su cargo la administración del Banco, de

acuerdo con la ley, los reglamentos vigentes y las instrucciones que les

imparta la Junta. A instancia del Gerente, la Junta Directiva podrá ampliar el

número de Subgerentes.

(Así reformado por el artículo 4 de la Ley No. 7107 del 4 de noviembre de 1988).

ARTÍCULO 39.- Los Gerentes y Subgerentes quedarán sujetos a las mismas

disposiciones que para los miembros de la Junta establecen los artículos 21

a 26 de la presente ley, en cuanto fueren racionalmente aplicables, dada la

naturaleza de los cargos y el origen de sus nombramientos. Los citados

funcionarios durarán en funciones seis años y pueden ser reelectos. Para su

nombramiento y reelección se requerirán cinco votos de los miembros de la

Junta Directiva. Serán inamovibles, salvo que a juicio de la Junta y previa

información levantada por la Superintendencia General de Entidades

Financieras (*), se demuestre que no cumplen su cometido o que hay lugar a

formación de causa penal contra ellos. La remoción de estos funcionarios

sólo podrá acordarse con el voto de no menos de cinco miembros de la junta

respectiva.

(Así reformado por el artículo 2 de la Ley No. 4646 del 20 de octubre de 1970).

* Así modificado el nombre del ente contralor bancario por el artículo 176 de la

Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica No. 7558 del 3 de noviembre de

1995.

De acuerdo con la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional se estable que:

ARTÍCULO 40.- El Gerente será el Jefe Superior de todas las dependencias

del Banco y de su personal, excepto de la Auditoría, y el responsable, ante la

Junta, del eficiente y correcto funcionamiento administrativo de la

Institución. Los Subgerentes serán los Subjefes Superiores y actuarán bajo la

autoridad jerárquica de aquél.




Las funciones de la Gerencia General, se encuentran establecidas en la Ley Orgánica del

Sistema Bancario Nacional, a saber:

ARTÍCULO 41.- El Gerente y, en su defecto, el subgerente que designe la

Junta Directiva tendrán las siguientes atribuciones:

1. Ejercer las funciones inherentes a su condición de Administrador

General y Jefe Superior del Banco, vigilando la organización y

funcionamiento de todas sus dependencias, la observancia de las

leyes y reglamentos y el cumplimiento de las resoluciones de la

Junta.

2. Suministrar a la Junta la información regular, exacta y completa que

sea necesaria para asegurar el buen gobierno y dirección superior

del Banco.

3. Proponer a las Juntas las normas generales de la política crediticia y

bancaria de la Institución, y cuidar de su debido cumplimiento.

4. Presentar a la Junta, para su aprobación, el proyecto de presupuesto

anual del Banco y los de presupuestos extraordinarios que fueren

necesarios, y vigilar su correcta aplicación.

5. Proponer a la Junta la creación de plazas y servicios indispensables

para el debido funcionamiento del Banco.

6. Nombrar y remover a los empleados del Banco de conformidad con

él Escalafón de Empleados del Banco y con los reglamentos

aplicables al personal de la Institución que en ningún caso podrá

quedar en inferioridad de condiciones a las prescritas en las leyes de

trabajo y de servicio civil de la República, y que será independiente

de toda otra institución u organización.

Para el nombramiento y remoción de los empleados de la Auditoría

necesitará la aceptación previa del Auditor.

7. Atender a las relaciones con los personeros del Estado y sus

dependencias, del Banco Central y de las instituciones autónomas,

procurando la coordinación de la política económica y financiera del

Banco con la política general del Banco Central; de acuerdo con las

instrucciones que le imparta la Junta.

8. Autorizar con su firma, conjuntamente con el Presidente de la Junta

los valores mobiliarios en serie que emita el Banco, así como los

demás documentos que determinen las leyes, reglamentos de la

Institución y los acuerdos de la Junta.




Así reformado por el artículo 4 de la Ley No. 7107 de 4 de noviembre de

1988.

9. Resolver, en último término, los asuntos que no estuvieren

reservados a la decisión de la Junta. Conjuntamente con un

subgerente y con el Auditor del Banco, decidir, en casos de suma

urgencia, cualquier asunto de competencia de la Junta o suspender

las resoluciones acordadas por ésta, en cuyo caso la convocará

inmediatamente para sesionar extraordinariamente, a fin de darle

cuenta de su actuación y exponerle las razones habidas para

apartarse del procedimiento normal.

(Así reformado por Ley No. 7107 de 4 de noviembre de 1988,

artículo 4:).

10. Delegar sus atribuciones en los Subgerentes o en otros funcionarios

del Banco, salvo cuando su intervención personal fuere legalmente

obligatoria; y

11. Ejercer las demás funciones y facultades que le correspondan, de

conformidad con la ley, los reglamentos del Banco y demás

disposiciones pertinentes.

ARTÍCULO 42.- El Gerente y los Subgerentes tendrán indistintamente la

representación judicial y extrajudicial del Banco, con las facultades que para

los apoderados generalísimo determina el artículo 1253 del Código Civil”.




2.2.6.1.2 Comités de Apoyo a la Gerencia General

La Gerencia General por su parte también cuenta con sus comités de apoyo, los cuales están integrados por funcionarios del Banco según su competencia; ellos son:

* Los miembros de Junta Directiva no participan.

La descripción y el detalle de las funciones relevantes de cada Comité de Apoyo a la

Gerencia se indican en la tabla siguiente:

Comités de Apoyo

Nivel Superior

Gerencia General

Comité de Normativas Crediticias*

Comisión Especial Crédito

Comité de Créditos Especiales*

Comité de Estrategia Comercial

Comité y Sub-Comité de Licitaciones

Comité de Responsabilidad Social

Otros comités




COMITE DESCRIPCION FUNCIONES RELEVANTES

Comité de Normativas Crediticias

Establecer las normativa crediticias que le permita al Banco un crecimiento sostenido con niveles adecuados de riesgo.

a. Velar porque las normativas, productos y subproductos de Crédito estén apegadas a lo dispuesto en las Políticas Generales de Crédito aprobadas por la JDG.

b. Aprobar las normativas sobre garantías, capacidad de pago, productos y subproductos de crédito.

c. Aprobar los niveles de sensibilización de las tasas de interés activas para los créditos.

d. Aprobar las normativas para los Scores de originación, scores de pasivos y raitings de crédito.

e. Aprobar las normativas para la aplicación de los modelos de Bancos, Cooperativas y financieras.

Comité de Créditos

Especiales

El Comité de Créditos Especiales es el encargado de la ratificación de adecuaciones y arreglos de pago sobre operaciones (individuales o consolidadas) cuyo monto sea igual o mayor a US$500.000.00 o su equivalente en otras monedas, o montos menores en el tanto la capacidad instalada de la Unidad de Créditos Especiales así lo permita.

a. Determinar la clasificación de un crédito especial, de acuerdo a los parámetros establecidos en el manual de procedimientos de la Unidad, así como elevar al Comité de Créditos Especiales las propuestas de arreglos y adecuaciones para su aprobación cuando los montos sean mayores o iguales a los $ 500.000.00.

b. Poder de negociación de la tasa de interés de manera temporal, cuando el análisis de capacidad de pago del cliente demuestre que para hacerle frente al pago y recuperar el crédito se requiere la disminución de dicho factor. La tasa mínima a cobrar podrá incorporar únicamente el costo financiero vigente y el gasto administrativo.

c. Negociar comisiones de trámite, formalización y de administración según sea el caso hasta en un 100%.

d. Negociar plazos para los créditos hasta un máximo de 30 años; tales términos se deben justificar de acuerdo a las proyecciones del flujo de caja.

e. Negociar periodos de gracia hasta por un plazo de cuatro años, previo análisis de la capacidad de pago del cliente.

f. Poder de aprobación tanto para arreglos de pago, como para adecuaciones, en forma mancomunada (por dos miembros del Comité de Créditos Especiales) hasta un máximo de $500.000.00 que sean de fácil tramitación privando la conveniencia Institucional.

Comisión Especial de

Crédito

De acuerdo con lo establecido en el Artículo 61 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, los bancos comerciales del estado pueden efectuar operaciones de crédito y hacer inversiones, hasta los límites establecidos en dicho artículo. Para agilizar la tramitación de los créditos, la Junta Directiva nombra una Comisión integrada por el gerente, dos subgerentes y el jefe de la unidad de crédito.

a. Analizar, aprobar o rechazar aquellas solicitudes crediticias superiores al monto que defina la misma Junta Directiva.

b. Velar porque todos los créditos aprobados en este órgano cumplan con lo establecido en la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, en la normativa que al efecto emitan los entes reguladores, así como en las políticas crediticias dictadas por la Junta Directiva General.

c. Informar a la Junta Directiva sobre los créditos

aprobados.





Comité de Estrategia Comercial

El Comité de Estrategia Comercial

tendrá como principal objetivo,

mantener el liderazgo comercial del

Banco Nacional de Costa Rica, a través

de políticas y directrices que orienten

las decisiones y acciones comerciales

hacia el logro de los fines y metas de la

Institución.

a. Velar porque la nueva estrategia comercial del Banco

se implemente adecuadamente b. Debe velar por el buen uso de los recursos que la

institución destina a sus planes comerciales incluyendo publicidad, promociones y material de apoyo publicitario o promocional.

c. Debe promover el desarrollo del mercado financiero costarricense por medio de productos, mercadeo y ventas que aumenten la rentabilidad y las posibilidades de sobrevivencia en el largo plazo de la institución.

d. Debe promover la eficiencia en la comercialización de los productos y servicios que vende el Banco Nacional.

e. Puede nombrar comisiones con carácter temporal o permanente para el desempeño de labores especiales.

f. Debe revisar la mezcla de mercadeo. g. Puede solicitar las investigaciones de mercado que se

consideren necesarias. h. Debe velar por una adecuada inversión publicitaria,

mezcla de medio nivel de eficiencia, etc. i. Establecer los niveles, canales y sistemas con los

cuales se van a coordinar con las subsidiarias el manejo de los productos que desarrollan y como van a ser distribuidos por todos los puntos de venta del Banco Nacional.

j. Debe aprobar y realizar recomendaciones sobre análisis de los resultados de ventas, participación de mercado, cobertura y penetración de mercados, competitividad, publicidad y promoción, libro de marcas, estrategia de medios, y canales (call center, Internet banking, banca telefónica, red de oficinas).

Comité de Responsabilidad

Institucional

a. Proponer la estrategia y la politica de responsabilidad

a la junta directiva. b. Evaluar las oprtunidades y mejoras identificadas con

la aplicación del modelo de RSE y decidir su aplicación a nivel institucional.

c. Evaluar los anteproyectos legales en materia de resonsabilidad (igualdad variables sociales, ambientales) y sus posibles efectos sobre la actividad del Banco.

d. Orientar y fijar las directrices sobre los proyectos de inversión responsable.

e. Evaluar las ultimas tendencia e innovación en material de RSE.

f. Dirigir el informe de sostenibilidad del Banco.





Comité de Licitaciones

En apego a la legislación, reglamentación y normativa vigente relacionada con los procesos de contratación administrativa, el Banco Nacional cuenta con un Comité de Licitaciones con objetivo analizar y resolver las contrataciones que requieran la adquisición de algún bien y/o servicio para la institución.

a. Conocer, aprobar, rechazar o corregir los pliegos de condiciones de las licitaciones cuya estimación haga prever que el acto de adjudicación va a requerir de refrendo por parte de la Contraloría General de la República, conforme a las normas que al respecto emita aquel órgano contralor.

b. Adjudicar o en su caso declarar desiertas o infructuosas, con base en los criterios técnicos y económicos del caso, las licitaciones cuyo acto de adjudicación, por su monto, requiera de refrendo por parte de la Contraloría General de la República conforme a las normas que al respecto emita aquel órgano contralor.Autorizar el procedimiento para vender o enajenar bienes muebles o inmuebles con valor comercial, ya sea de licitación pública o remate, según convenga al interés del Banco

c. Adjudicar aquellas contrataciones directas, por cualquiera de las causales que al efecto señalan la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento General, a excepción de la tramitada bajo la causal de escasa cuantía, cuando, por el monto de la adjudicación, la contratación requiera del refrendo de la Contraloría General de la República conforme a las normas que al respecto emita ese órgano contralor. Conocer y resolver los recursos de revocatoria que se planteen contra los actos de adjudicación que, conforme a los incisos b. y d. anteriores, están autorizados a adoptar.

d. Resolver la aplicación de sanciones a las personas físicas o jurídicas que participen en procedimientos para contratar y que se hagan acreedoras a ellas por incurrir en las conductas previstas en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento General, en aquellos casos en que le haya correspondido aprobar el pliego de condiciones o dictar el acto de adjudicación.

e. El conocimiento y resolución de los recursos de revocatoria interpuestos contra los actos citados en el párrafo anterior, corresponderá al mismo Comité.

f. Los demás que resulten afines, de conformidad con el ordenamiento de contratación administrativa.

g. Cuando el monto a adjudicar supere el ¢300.000.000.00, el acuerdo deberá ser remitido a la Gerencia General para su ratificación.




2.2.6.1.3 Subgerencias Generales

Las Subgerencias al igual que la Gerencia General son: responsables del logro de todos los

objetivos estratégicos del Banco.

Cada subgerencia trabajará en su campo girando las instrucciones pertinentes con el fin

de adecuar sus objetivos al objetivo general de la Institución.

Para los efectos del Banco Nacional se consideran cuatro Subgerencias:

Subgerencia General de Banca Comercial.

Subgerencia General de Banca de Desarrollo.

Subgerencia General de Riesgo y Finanzas.

Subgerencia General de Servicios Corporativos.

2.2.6.1.4 Dirección Corporativa o Regional

Se determina como Dirección Corporativa o Regional aquel grupo de direcciones que son

responsables del logro de objetivos estratégicos diferentes y que requieren el ejercicio

armónico de un proceso completo. En este sentido las Direcciones Corporativas vienen a

cumplir el papel de generación de políticas estándares para todas las oficinas y las

Direcciones Regionales son las encargadas de aplicarlas y dar sustento al sistema de

utilidades por gestión.

Los Directores Corporativos se encargan de apoyar a los Directores Regionales con

estrategias, políticas y procedimientos estandarizados en todas las regiones y supervisarán

que éstos se cumplan.

Los Directores Corporativos se relacionarán con los funcionarios de las Regiones, para

coordinar, controlar la estructura y sus funciones, no pueden y no deben tomar decisiones

en las Regiones sino a través del Director Regional, respetando así una cultura

organizacional matricial y la línea de mando.

2.2.6.1.5 Dirección

Se determina como Dirección aquel grupo de secciones que son: responsables del logro de

objetivos estratégicos de una función completa de la organización. En este sentido, las Direcciones

tienen como objetivo estratégico apoyar y asesorar la gestión de la Dirección Corporativa o

Regional a través de planteamientos que generen un mejor posicionamiento del Banco Nacional

en el mercado, ya sea a nivel comercial, operativo, financiero, administrativo, crediticio o

tecnológico.




2.2.6.2 BN VITAL – Operadora de Pensiones S.A.

La Operadora de Pensiones del Banco Nacional de Costa Rica, se encuentra organizada de

la siguiente manera:

Gerencia Comercial: Esta área identifica nuevos productos, desarrolla su estrategia

de mercadeo, transmite la imagen empresarial y comercial, canaliza las ventas a

través de su propia fuerza de ventas y otras alternativas que logren la

compenetración y regionalización de los productos que desarrolle BN VITAL OPC,

dentro del campo de las pensiones complementarias; y otros servicios que se

puedan desarrollar dentro del concepto electrónico, potencializando los

segmentos de personas y empresas.

Coordina por medio de los Directores Regionales, con cada una de las oficinas del

país, con el afán de buscar la utilización de la infraestructura del Banco, para la

promoción y apoyo de los productos desarrollados.

Al mismo tiempo, le corresponde ejecutar actividades relacionadas con el servicio

post venta.

Junta Directiva

Gerencia

Gerencia Financiera

Gerencia Comercial

Gerencia Tecnología de Información

Gerencia Gestión de Cuentas Individuales


Comité de Riesgo Comité de Invesiones

Comité de Cumplimiento

Corporativo

Comité de Auditoría

Auditoria InternaAuditoria

Externa




Gerencia Financiera: El Departamento tiene como principal objetivo administrar

los recursos financieros y económicos de la operadora y de los fondos

administrados con el fin de optimizar la relación rentabilidad / riesgo y la

realización de los registros contables que garanticen el suministro de información

veraz y oportuna para la toma de decisiones.

Gerencia Tecnología de Información: La principal función del Departamento

Tecnología de Información BN Vital es realizar la gestión tecnológica de la empresa

alineándola a los objetivos estratégicos de la organización de acuerdo con los

planes estratégicos trazados por la Junta Directiva y la Gerencia General de BN

Vital.

Gerencia de Gestión de Cuentas Individuales: le corresponde realizar la

administración de las cuentas individuales de los afiliados a los fondos de

pensiones complementarias que se ofrecen. Este proceso considera el desarrollo

aquellas actividades necesarias para correcta administración de los expedientes

físicos y digitales de los afiliados, según las disposiciones normativas vigentes.

Además, abarca las actividades para la administración de los recursos de los

afiliados, en donde se consideran los procesos de recaudación y acreditación de los

aportes, la aprobación y pago de solicitudes de retiro, y distribución de

rendimientos y el cobro de comisiones por administración.

Toda la organización se complementa bajo un enfoque activa del riesgo y de calidad ya

que el mismo por si solo está inmerso en actividades que se desarrollan y el cual no se

controla por si sola, por lo que se lleva una gestión de control y seguimiento en todas sus

áreas. Adicionalmente esta subsidiaria cuenta con el siguiente comité de apoyo:

2.2.6.2.1 Comité de Licitaciones

El Comité de Licitaciones tiene como objetivo actuar como órgano de apoyo de la Junta Directiva

de la Operadora, según lo establece el artículo 221 Reglamento a la Ley de Contratación

Administrativa.

Dicho comité constituye un apoyo en la conducción de los trámites y decisiones vinculadas a los

procesos de Contratación Administrativa que realiza la Operadora de conformidad con los

principios estipulados en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, y las funciones y

responsabilidades señaladas en el Reglamento del Comité.




Funciones:

1. Conocer, aprobar, rechazar o corregir los pliegos de condiciones de las licitaciones

cuya estimación haga prever que el acto de adjudicación va a requerir de

aprobación interna o refrendo por parte de la Contraloría General de la República,

conforme a las normas que al respecto emita aquel órgano contralor.

2. Adjudicar o en su caso declarar desiertas o infructuosas, o dictar la revocación de

actos de adjudicación no firmes, con base en los criterios técnicos y económicos

del caso, de las licitaciones cuyo acto de adjudicación, por su monto, requieran de

aprobación interna o refrendo por parte de la Contraloría General de la

República, conforme a las normas que al respecto emita aquel órgano contralor.

3. Autorizar el procedimiento para vender o enajenar bienes muebles o inmuebles

con valor comercial, ya sea de licitación pública o remate, según convenga al

interés de la Operadora.

4. Adjudicar aquellas contrataciones directas, por cualquiera de las causales que al

efecto señalan la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, y según lo

estipulado en el artículo 17 del Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones

de la Administración Pública que, por su monto y las disposiciones de la

Contraloría General de la República que se encuentren vigentes, sea igual o

superior al monto requerido para la aprobación interna o de refrendo de la

Contraloría General de la República, aunque no deba cumplir con dicho trámite.

5. Conocer y resolver los recursos de revocatoria que se planteen contra los actos de

adjudicación que, conforme a los incisos 2. y 4. anteriores, están autorizados a

adoptar.

6. Resolver la aplicación de sanciones de apercibimiento o inhabilitación a las

personas físicas o jurídicas que participen en procedimientos para contratar y que

se hagan acreedoras a ellas por incurrir en las conductas previstas en la Ley de

Contratación Administrativa y su Reglamento, en aquellos casos en que le haya

correspondido aprobar el pliego de condiciones o dictar el acto de adjudicación.

7. Resolver la aplicación de las multas previstas en los carteles, pliegos de

condiciones, aprobados por este mismo órgano, cuando su aplicación haya sido

impugnada por el adjudicatario. De igual manera, le corresponderá resolver en

definitiva los procedimientos de resolución y rescisión contractual, al tenor de lo

previsto en el Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa, cuando este

órgano dictó el acto de adjudicación.

8. Resolver los recursos de objeción que se presenten contra los pliegos de

condiciones aprobados por el comité.

9. Los demás que resulten afines, de conformidad con el ordenamiento de

contratación administrativa.




2.2.6.3 BN Sociedad de Fondos de Inversión S.A.

Esta subsidiaria del Banco Nacional se encuentra conformada de la siguiente manera:

Gerencia Comercial: Comercializa de forma profesional los productos y servicios que BN

Fondos ofrece, como resultado de la identificación de las necesidades de los clientes

actuales y potenciales, a través de una selección oportuna, comunicación eficaz y servicio

de calidad.

Junta Directiva

Gerencia

BN FONDOS DE INVERSION

Gerencia ComercialGerencia de Sistemas y Tecnología

Gerencia Administrativa

Financiera

Gerencia de Back Office

Gerencia de Fondos Inmobiliarios e Hipotecarios


Control Interno y Gestión de Calidad

Gestión de Portafolios

Unidad de cumplimiento

Comité de Sistemas y Tecnología


CorporativoComité de Auditoria

Comité Corporativo de Riesgo

Auditoria Interna

Auditoria ExternaComité de

Inversiones

Comité de Vigilancia FHIPO




Gerencia de Sistemas y Tecnología: Provee y asegura la disponibilidad de los servicios

informáticos para satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos de manera

continua, oportuna y segura.

Gerencia Administrativa Financiera: Vela por la eficiente ejecución administrativa y

financiera de la Sociedad, así como el oportuno y preciso registro contable de las

transacciones de los Fondos de Inversión y de la empresa. También es el responsable de

velar por la adecuada administración del recurso humano y la ejecución del presupuesto.

Gerencia de BackOffice: Vela por la ejecución oportuna y precisa de las instrucciones

tanto del cliente interno como externo, a través de los procedimientos internos

establecidos maximizando los recursos y minimizando el riesgo. Considera también las

acciones necesarias por el adecuado desenvolvimiento operativo de la Sociedad,

incluyendo la apertura de cuentas y mantención de los expedientes de los clientes.

Gerencia de Fondos Inmobiliarios e Hipotecarios: Administra los Fondos Inmobiliarios de

manera eficiente, ofreciendo un rendimiento competitivo a los inversionistas, procurando

la máxima ocupación posible, así como el menor nivel de morosidad.

Control Interno y Gestión de Calidad: El objetivo de este proceso es administrar el sistema

de Gestión de Calidad y mejorar la eficacia del mismo y sus procesos mediante la mejora

continua, así como los controles asociados. Así mismo, es responsable de la verificación

continua del cumplimiento de la normativa vigente en forma preventiva y asegurar que las

recomendaciones de las Auditorías se implementen en forma eficaz y oportuna.

Unidad de Cumplimiento: Se encarga de Prevención de la Legitimación de Capitales y

financiamiento de actividades u organizaciones terroristas, mediante la investigación de la

relación comercial de los clientes, de su nivel transaccional y sus cambios patrimoniales,

así como también a través de la colaboración que se presta a las autoridades judiciales en

atención de requerimientos de información.

Gestión de Portafolios: Maximiza los rendimientos de los Fondos de Inversión Financieros,

estructurando los portafolios de manera que se mantenga el nivel de riesgo aprobado por

Junta Directiva ofreciendo a su vez, un rendimiento competitivo.


a. Conocer, aprobar, rechazar o corregir los pliegos de condiciones de las contrataciones

directas, exceptuadas las de escasa cuantía, en los casos en que se prevea que para su

ejecución se requerirá de aprobación interna o refrendo, así como los de las licitaciones

abreviadas y los carteles de las licitaciones públicas, de conformidad con lo dispuesto en

este reglamento, en la Ley de Contratación Administrativa y en su Reglamento, y en el

Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública.

b. Adjudicar o en su caso declarar desiertas, infructuosas, con base en los criterios técnicos y

económicos del caso, las contrataciones directas, exceptuadas las de escasa cuantía, en los

casos en que para su ejecución se requiera de aprobación interna o refrendo, así como las




licitaciones abreviadas y públicas, de conformidad con lo dispuesto en este reglamento, en

la Ley de Contratación Administrativa y en su Reglamento, y en el Reglamento sobre el

Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública.

c. Conocer y resolver las objeciones que sean planteadas contra los pliegos de condiciones o

carteles que hayan sido aprobados por este Órgano, siempre y cuando corresponda a la

propia Administración activa la resolución del recurso. De igual manera le corresponderá

conocer y resolver de los recursos de revocatoria interpuestos contra los actos de

adjudicación, declaratorias de desierto o infructuoso o revocación de adjudicaciones,

adoptados por el mismo Comité.

d. Resolver la aplicación de las sanciones previstas en la Ley de Contratación Administrativa,

en aquellos casos en que le haya correspondido aprobar el pliego de condiciones o dictar

el acto decisorio del concurso.

e. Resolver los recursos de revocatoria interpuestos contra la aplicación de las multas

previstas en los contratos adjudicados por éste mismo Órgano. De igual manera, le

corresponderá resolver en definitiva los procedimientos de resolución y rescisión

contractual, al tenor de lo previsto en el Reglamento a la Ley de la Contratación

Administrativa y de ejecución de las garantías de participación o de cumplimiento, para

resarcir a la Administración de los daños y perjuicios producto de incumplimientos o

cumplimientos tardíos o defectuosos por parte del adjudicatario.

f. Autorizar la venta de bienes propios a través de la figura del remate como sustituto del

procedimiento de licitación, aprobando el pliego de condiciones que regirá el

procedimiento.

g. El dictado de las prórrogas para recibir ofertas o para emitir el acto decisorio del concurso,

en los casos en que la aprobación del pliego de condiciones o del cartel correspondió al

Comité.

h. La aceptación de modificaciones contractuales sustentadas en los artículos 200 o 201 del

Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, cuando el acto de adjudicación haya

sido dictado por el Comité.

i. La autorización de suspensiones del plazo del contrato o del contrato mismo, conforme a

lo previsto en los artículos 199 y 202 del Reglamento a la Ley de Contratación

Administrativa.

j. El otorgamiento de prórrogas al plazo de ejecución contractual, conforme a lo previsto en

el artículo 198 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

k. La aprobación para que cualquier oficina u órgano de la entidad, acuda a la Contraloría

General de la República a solicitar todo tipo de autorizaciones distintas del refrendo.

l. Los demás que resulten afines, de conformidad con el ordenamiento de contratación

administrativa.




2.2.6.3.2 Comité de Sistemas y Tecnología

Este Comité tiene como propósito principal brindar recomendaciones sobre las propuestas de

cambios en los sistemas, definir el tipo de tecnología a utilizar y darle seguimiento periódico al

Plan Informático, al proceso de compra, implementación, procedimiento, uso y todos aquellos

asuntos relacionados a las herramientas tecnológicas adquiridas o por adquirir por la Sociedad.

Tiene a su cargo también, la definición de las pruebas sorpresivas y evaluación del resultado del

Plan de Continuidad de Negocio, incluyendo la operación desde el Sitio Alterno Operativo (SAO) y

el Centro Alterno de Operaciones (COA).

El COSIT constituye la máxima instancia consultiva y de toma de decisiones en el área de

tecnología de la información y de la comunicación. No obstante, sus decisiones deberán

enmarcarse dentro de lo que establezcan las políticas corporativas del Banco Nacional en materia

de tecnología.




Junta Directiva

Gerencia

Gerencia de Operaciones


Gerencia Financiera

Gestión de Tecnología

Traders

Area de Ventas


Departamento Gestión de

Calidad

Comité Corporativo de

Riesgos


Corporativo

Comité de Auditoria

Auditoria Interna

Auditoria Externa

2.2.6.4 BN Valores – Puesto de Bolsa S.A.

El Puesto de Bolsa del Banco Nacional es apoyado por las siguientes áreas, bajo la premisa

de segregación de funciones:

Gerencia de Operaciones: tiene a su cargo las áreas de Custodia de Valores,

Mensajería, Servicios Internos y Asistentes de Gestión Bursátil.

Gerencia Administrativa: Es la responsable directa en materia de la administración

de Recursos Humanos, de la gestión de compras de materiales, suministros, todo

esto de acuerdo con los procesos de contratación administrativa que

correspondan, y del mantenimiento de las instalaciones y recursos para el buen

accionar de la empresa.




Gerencia Financiera: Es la responsable directa de los aspectos contables,

financieros y de presupuesto de la empresa, incluyendo lo relativo a los aspectos

de cumplimiento con la Contraloría General de la República, Banco Nacional de

Costa Rica, Superintendencia General de Valores, entre otros.

Gerencia de Tecnología: Comprende las áreas de desarrollo, producción y

comunicaciones, cuenta con el apoyo de un administrador de proyectos

informáticos.

Traders: Se encarga de ejecutar las operaciones en los sistemas de la Bolsa

Nacional de Valores y de cerrar las operaciones ejecutadas en el mercado

internacional.

Área de Ventas Compuesta actualmente por aproximadamente 20 Ejecutivos de

Ventas con credenciales de agente corredor debidamente acreditados. Además

tiene analistas económicos cuya función es brindar apoyo inmediato acerca del

acontecer financiero y económico tanto del mercado local como internacional.

Gestión de Calidad: Es el Departamento encargado de velar por el adecuado

funcionamiento del sistema de calidad.


Las funciones de este Comité se muestran seguidamente:

a. Conocer, aprobar, rechazar o corregir los pliegos de condiciones de los procesos de

compra directa, cuando corresponda y de las licitaciones abreviadas y públicas de

conformidad con lo dispuesto en este reglamento, en la Ley de Contratación

Administrativa y en el Reglamento a la Ley de la Contratación Administrativa.

b. Adjudicar o en su caso declarar desiertas, o infructuosas, o dictar la revocación de

actos de adjudicación no firmes, con base en los criterios técnicos y económicos

del caso, las compras directas cuando corresponda, las licitaciones abreviadas y

públicas de BN Valores, Puesto de Bolsa de conformidad con lo dispuesto en este

reglamento, en la Ley de Contratación Administrativa y en el Reglamento a la Ley

de la Contratación Administrativa. De igual modo le corresponderá adjudicar

cuando se apliquen los supuestos de exclusión de los procedimientos ordinarios.

c. Conocer y resolver todas las objeciones y recursos que sean planteados contra el

pliego de condiciones o el acto de adjudicación de las licitaciones abreviadas y

licitaciones públicas de BN Valores, al tenor de lo dispuesto por la Ley de

Contratación Administrativa y su Reglamento.

d. Adjudicar o en su caso declarar desiertas o infructuosas o dictar la renovación de

actos de adjudicación no firmes, las contrataciones directas de BN Valores Puesto

de Bolsa, S.A., que se realicen fuera del supuesto de “limitado volumen y




trascendencia económica” en los términos referidos en el artículo 136 del

Reglamento a la Ley de la Contratación Administrativa de conformidad con lo

dispuesto en este reglamento en la Ley de Contratación Administrativa y su

reglamento.

e. Conocer y resolver todas las objeciones y los Recursos de Revocatoria que sean

planteados contra el pliego de condiciones o los actos de adjudicación de las

contrataciones directas, Licitaciones abreviadas y licitaciones públicas, al tenor de

lo dispuesto por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

f. Resolver la aplicación de sanciones de apercibimiento o de inhabilitación a las

personas físicas o jurídicas que participen en procedimientos para contratar; así

como a las personas físicas o jurídicas a las cuales se les adjudique un proceso de

contratación administrativa o contratistas y que se hagan acreedoras de ellas por

incurrir en las causas previstas en la Ley de Contratación Administrativa. Adjudicar

licitaciones abreviadas y las licitaciones públicas.

g. Resolver la aplicación de las multas previstas en los carteles, pliegos de

condiciones aprobados por éste mismo Órgano y las estipuladas a nivel

contractual, cuando su aplicación haya sido impugnada por el adjudicatario. De

igual manera, le corresponderá resolver en definitiva los procedimientos de

resolución y rescisión contractual, al tenor de lo previsto en el Reglamento a la Ley

de la Contratación Administrativa y de ejecución de las garantías de participación o

de cumplimiento, para resarcir a la Administración de los daños y perjuicios

producto de incumplimientos o cumplimientos tardíos o defectuosos por parte del

adjudicatario.

h. Adjudicar aquellas contrataciones directas, por cualquiera de las causales que al

efecto señalan la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento a la Ley de

Contratación Administrativa y según lo estipula el artículo 17 del Reglamento sobre

Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública que, por su monto y

las disposiciones de la Contraloría General de la República que al efecto se

encuentren vigentes, requieran de aprobación interna de la Gerencia de

Cumplimiento y Riesgo, con previa revisión por parte de la Dirección Jurídica del

Banco Nacional de Costa Rica. Para todas las demás contrataciones directas que

no requieran de refrendo ni aprobación interna será responsabilidad de la

Gerencia Administrativa su aprobación y la verificación del cumplimiento de

conformidad con lo establecido con la Ley de Contratación Administrativa y su

Reglamento.

i. Autorizar el uso de la figura del remate o de la subasta a la baja como sustitutos

del procedimiento de licitación, aprobando el pliego de condiciones que regirá el

procedimiento.




j. Requerir de cualquier Órgano, Oficina o Funcionario de BN Valores, toda

información que considere pertinente y necesaria para tomar sus decisiones,

asignando el plazo perentorio que considere oportuno para que la información le

sea remitida. Será considerada falta grave del Órgano o Funcionario responsable

de emitir y remitir la información, el incumplimiento del plazo fijado.

k. Los demás que resulten afines, de conformidad con el ordenamiento de

contratación administrativa.

Políticas de

Gobierno

Corporativo

“El consejo deberá garantizar

que las políticas y prácticas

retributivas del banco son

congruentes con su cultura

empresarial, sus objetivos y

estrategia a largo plazo y con su entorno de control”


Políticas de Gobierno Corporativo



3 Políticas de Gobierno Corporativo

“El consejo de administración deberá aprobar y vigilar los

objetivos estratégicos y valores corporativos del banco que se

comunican a toda la organización bancaria”


La Junta Directiva General del Banco Nacional de Costa Rica revisa y aprueba las políticas que

regulan el accionar del Conglomerado Financiero, para lo cual la Administración Activa debe velar

porque los procesos institucionales no solo respalden sino que además garanticen el cumplimiento

y aplicación de dichas políticas en todos los niveles; de esta forma se logra el buen accionar de la

Institución.3

De corresponde a la Junta Directiva del Banco Nacional y de cada subsidiaria: administrar los

conflictos de intereses actuales y potenciales que se identifiquen por las actuaciones de la entidad,

sus directores y empleados en las relaciones con los clientes, órganos reguladores, otras entidades

vinculadas y otros sujetos con los que interactúa regularmente.

Para cumplir con lo anterior se han establecido las siguientes políticas generales:

3 Ver Anexo 01: Matriz de relación políticas corporativas versus procesos y procedimientos

1. Selección, retribución, calificación y capacitación

2. Relación con clientes

3. Relación con proveedores

4. Relaciones intragrupos

5. Revelación y acceso a

lainformación6. Rotación

7. Política sobre el trato con

accionistas, asociados o similiares

8.Seguimiento de las políticas

de gobierno corporativo

9. Otras políticas relacionadas a la Gobernabilidad




3.1 Políticas de selección, retribución, calificación y

capacitación Estas políticas pretenden alinear los intereses del Conglomerado con lo relacionado a la

selección y retribución de los funcionarios en puestos de gerencias, ejecutivos, miembros de

comité de apoyo gerencial, auditor interno y demás empleados o funcionarios de la

institución:

El Conglomerado Financiero del Banco Nacional ha establecido estándares éticos y de

conducta que rigen el accionar de todos los funcionarios del Banco Nacional y las

empresas que lo componen.

a. El Conglomerado Financiero del Banco Nacional,establece las responsabilidades y funciones de susdiferentes puestos de trabajo, así como losrequisitos académicos, competenciales y deexperiencia, a través de la aplicación de procesos deselección que responden a los estándares de calidady mejores prácticas establecidas; para proveer alconglomerado de recurso humano calificado,alineado a la estrategia institucional.

b. El Conglomerado Financiero del BancoNacional aplica lo establecido en las leyes; asícomo en la normativa interna vigente,establecida para el tema deincompatibilidades y prohibiciones, queoriginen conflictos de intereses en loscolaboradores dentro del ejercicio de susfunciones.

c. El Conglomerado Financiero del BancoNacional, cuenta con planes de sucesión paralos puestos que permitan esta condición yque sean de interés institucional, con el finde gestionar eficientemente el crecimiento yla promoción interna de sus colaboradores.

d. El Conglomerado Financiero del BancoNacional gestiona el conocimiento de supersonal a través de estrategias que lepermiten fomentar la cultura de lainstitución, e incorporar y desarrollarconocimientos relacionados con el giro delnegocio, la legislación, la normativa, losprocesos, los valores y las competenciasorganizacionales.

e. El Conglomerado Financiero del BancoNacional, cuenta con esquemas deremuneración fija, que responden a laestrategia de la Institución y promueven laequidad interna y la competitividad externa;así como esquemas de remuneraciónvariables, ligados al desempeño de suscolaboradores, con el fin de promover laproductividad individual y grupal.

f. El Conglomerado Financiero del BancoNacional fomenta la gestión ética de supersonal a través de la aplicación de las leyesrelacionadas y lo establecido en el Código deConducta del Conglomerado, en lo querespecta a la recepción de remuneraciones,dádivas o cualquier tipo de compensaciónpor parte del cliente o proveedor, en razóndel trabajo o servicio prestado por lainstitución.




Adicionalmente, en el caso de los funcionarios del Banco Nacional propiamente los cobija

los beneficios dispuestos en la Onceava Reforma a la Quinta Convención Colectiva del

Banco Nacional de Costa Rica.

3.2 Políticas sobre relación con los clientes

Estas políticas regulan la relación con clientes con el objetivo de asegurar un trato equitativo y un

acceso transparente a la información sobre el Conglomerado.

El conglomerado financiero Banco Nacional ofrece tanto a clientesactuales como potenciales clientes un trato equitativo siemprefundamentado en la filosofía de la Administración de las Relacionescon clientes, tales como: Vinculación, Rentabilidad, Potencial.Asimismo, informa a sus clientes en relación con las tarifas aplicablesa los distintos servicios que ofrece.

Los funcionarios del conglomerado financiero del BancoNacional anteponen el interés de la entidad a susintereses propios.

El conglomerado financiero Banco Nacional brinda a susclientes información clara, suficiente y oportuna sobre lastransacciones efectuadas en la Institución, de manera quele facilite a éste la toma de decisiones.

El conglomerado financiero Banco Nacional mantiene laconfidencialidad de sus clientes y establece las medidasde control necesarias para el impedimento de lautilización de sus datos para beneficio de terceros,conforme a las leyes y normativas vigentes.

El Conglomerado BNCR escucha y gestiona las inquietudesde sus clientes (incluyendo quejas y reclamos) de unamanera oportuna, personalizada y eficiente, sindistinciones de ningún tipo




3.3 Políticas sobre relación con los proveedores

Esta política tiene como objetivo que las contrataciones obedezcan a las necesidades de la

adquisición de bienes y servicios del Conglomerado, en las mejores condiciones de mercado; de

acuerdo a la regulación vigente.

3.4 Políticas sobre relaciones a lo interno del grupo

Con el objetivo de procurar que la labor coordinada entre el Banco Nacional y sus Subsidiarias se

realice en cumplimiento a los principios de: transparencia, adecuada formación de precios, debida

competencia y el beneficio de los clientes, el Conglomerado ha definido la siguiente política:

El conglomerado financiero Banco Nacional se acoge a lo

establecido en la Ley de Contratación Administrativa, su

Reglamento y a las disposiciones emanadas por la Contraloría

General de la República, a efectos de cumplir de forma adecuada

con esta regulación en cuanto a criterios, condiciones generales de

contratación, confidencialidad de la información del

Conglomerado; así como la gestión de la negociación con

proveedores y posibles conflictos de interés a la luz de lo

establecido en el Código de Conducta.

El conglomerado financiero Banco Nacional aplica criterios y metodologías para

pactar los precios de los servicios que se brindan entre sí, en razón de que los

precios de las transacciones se celebren, en términos razonables de mercado;

además para garantizar que los servicios se brinden en plazos y condiciones

razonables, garantizando la confidencialidad de la información de las entidades.

Asimismo ante posibles conflictos de interés entre las áreas de negocio, las

empresas de su grupo financiero, o los productos que administra se regulan en

función a lo establecido en la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, las leyes

relativas a cada una de sus Subsidiarias y las Normas que emitan los entes

reguladores.




3.5 Política de revelación y acceso a la información Estas políticas tienen como objetivo fomentar la transparencia y la confiabilidad en el suministro y

acceso a la información, tanto para los clientes de la entidad, órganos reguladores y con el público

en general; al respecto se han establecido las siguientes políticas:

En atención a los lineamientos para la administración de información confidencial y la limitación al

uso indebido de información de carácter no público, el Banco Nacional de Costa Rica y sus

Subsidiarias adoptan las siguientes disposiciones:

A lo interno del Conglomerado, tanto las políticas como los lineamientos normativos, permiten a

los miembros de las Juntas Directivas, Gerencias, Ejecutivos, miembros de Comités de Apoyo, y

demás colaboradores, el suministro de la información necesaria para el adecuado desempeño de

sus funciones.

a. Seguridad de la Información

•El conglomerado financiero del Banco Nacionalgenera y difunde la información financiera en losplazos establecidos por la normativa vigente,garantizando su comprensión, relevancia,acceso, veracidad y comparabilidad.

b. Difusión de información

•El conglomerado financiero del Banco Nacional,en apego al marco legal vigente y al derecho deinformación que tienen todas las personas físicaso jurídicas que participan en el mercadofinanciero, suministra información: clara,correcta, precisa, suficiente y oportuna, que lespermita tomar decisiones racionales, acorde consu tolerancia al riesgo y que se ajustan a susnecesidades ya sean de crédito, de captación ocualquier otro servicio financiero.

Constitución Política

•Artículo 24, en relación con la información confidencial de las operaciones de los clientes y el derecho a la intimidad (documentos privados)

Leyes

•Ley Orgánica del BCCR

•Ley Reguladora del Mercado de Valores

•Ley de Protección al Trabajador

•Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor en materia de crédito

•Código de Comercio

Normativas

•Las emitidas por los respectivos entes reguladores, para el Banco y cada una de sus subsidiarias.




3.6 Política de Rotación Al ser el Banco Nacional y sus Subsidiarias una entidad financiera de carácter estatal, la política de

rotación de los miembros de la Junta Directiva se realiza de la siguiente manera:

Junta Directiva de: Rotación normada según directrices de:

Banco Nacional Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional

BN Vital BN Fondos BN Valores

Reglamento para la constitución de los Puestos de Bolsa, Sociedades Administradoras de Fondos y Operadoras de Pensiones Complementarias de los Bancos Públicos y del Instituto Nacional de Seguros.

Con respecto a la rotación en la participación de los miembros de los Comités, tanto de apoyo a la

Junta Directiva como a la Gerencia, cada uno de estos Comités está regulado según lo establecido

en su reglamento de funcionamiento.

3.7 Políticas sobre trato con los accionistas, asociados o

similares

El artículo 15 del Reglamento del Código de Gobierno, relativo a la política sobre el trato con los

accionistas, asociados o similares, no requiere la generación de una política específica para el

Conglomerado del Banco Nacional, dado que ya existen disposiciones de carácter legal que le

otorgan absoluta independencia al Banco Nacional de Costa Rica y sus Subsidiarias, sobre

cualquier tipo de participación de su “accionista – El Estado”, sin embargo, el Estado a través de

sus representantes en la Junta Directiva orientan el actuar institucional.

Por otro lado, en materia de conflicto de interés entre partes relacionadas por propiedad o gestión

se rige por lo establecido en el Acuerdo SUGEF 4-04 y el artículo 117 de la Ley Orgánica del Sistema

Bancario Nacional.




3.8 Política de seguimiento de las políticas de Gobierno

Corporativo Lo regulado en éste Código de Gobierno es de carácter obligatorio tanto para miembros de Juntas

Directivas, Comités de Apoyo y colaboradores del Conglomerado en lo que aplique a cada una de

sus áreas, por lo que de incumplir se aplican las siguientes disposiciones:

3.9 Otras políticas relativas a la Gobernabilidad

Adicionalmente a efectos de brindar sostenibilidad a la gestión de gobernabilidad del

Conglomerado Financiero del Banco Nacional se han establecido las siguientes políticas:

Mie

mb

ros

Dir

ecti

vos •Cualquier sanción por

incumplimiento de losmiembros directivosde las políticasplanteadas en elCódigo de GobiernoCorporativo, deberánecesariamentecanalizarse deconformidad con loestablecido en losartículos 20 a 33 de laLey Orgánica delSistema BancarioNacional

Fun

cio

nar

ios

de

Esca

la G

eren

cial •Cualquier sanción por

incumplimiento defuncionarios de escalagerencial podránaplicárseles lassanciones quecontemple elordenamiento jurídicolaboral común, consujeción al debidoprocesoadministrativo, deconformidad con loestablecido en la LeyGeneral de laAdministraciónPública.

Emp

lead

os

y Fu

nci

on

ario

s d

el e

scal

afó

n •Cualquier sanción porincumplimiento deempleados yfuncionarios delescalafón deconformidad con loestablecido en laUndécima Reforma ala Quinta ConvenciónColectiva del BancoNacional y/o cualquierley, reglamento onormativa queaplique.




Cabe indicarse además que el Conglomerado Banco Nacional cuenta con políticas y procedimientos

en todos los campos relevantes del quehacer financiero, que permiten una operación adecuada y

controlada. En el Anexo se presenta un listado de tales documentos.

•Para la confiabilidad de la información contable el conglomerado financieroBanco Nacional y sus subsidiarias se rigen por lo establecido en el Plan deCuentas para Entidades Financieras y la Normativa Contable aplicable a losEntes Supervisados por SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE, y a los Emisores noFinancieros aprobados por el Consejo Nacional de Supervisión del SistemaFinanciero (CONASSIF).

Política para el aseguramiento de la confiabilidad de lainformación financiera

•El conglomerado financiero Banco Nacional cuenta con un sistema deadministración integral de riesgos de estándar mundial, que asegura lasolvencia y permanencia del conglomerado en el largo plazo, la defensa de sureputación en los mercados en los que participa y el cumplimiento de laregulación vigente y de los valores éticos fijados, en procura de contribuir en ellogro de sus objetivos estratégicos, la mejora continua de sus procesos yservicios, la creación de ventajas competitivas y la obtención de nivelesaceptables de exposición a los riesgos, a través de un adecuado equilibrorentabilidad riesgo.

Política para mantener un adecuado ambiente de controlinterno de la entidad supervisada

•La gestión del riesgo operativo es una responsabilidad inherente de todofuncionario del conglomerado financiero Banco Nacional, quienes deben entodo momento, cumplir con las políticas, normas, procedimientos y controlesaplicables a sus respectivos puestos de trabajo y velar por la adopción de losvalores institucionales y las normas de conducta y ética, en todo nivel de laorganización.

Política de Riesgos Operativos

Mecanismos y medios de control para acreditar el cumplimiento del Código de Gobierno Corporativo

“El consejo de administración

deberá establecer y hacer cumplir

líneas claras de responsabilidad y

responsabilización en toda la

organización”


Mecanismos de control



4 Mecanismos y medios de control para acreditar el

cumplimiento del Código de Gobierno Corporativo

“El consejo deberá asegurar que la alta gerencia realiza un seguimiento adecuado acorde a la política de éste”


El Código de Gobierno Corporativo tiene elementos que deben ser verificados de distintas formas,

por ejemplo, el acatamiento de las políticas establecidas dentro del Código, requieren mecanismos

diferentes que la comprobación del perfil de los directores de Junta Directiva, tanto por la

periodicidad de revisión, como por la naturaleza misma del tema.

Es en razón de ello que se establecen cuatro instancias distintas de control para asegurar la

observancia del Código, a saber:

Entes Reguladores

Juntas Directivas

Gerencias

Areas organizativas

•Supervisión de Entidades Reguladoras

•Auditoría Interna

•Auditoría Externa

•Comités de Apoyo

•Gerente General

•Gerentes de Sociedades

•Subgerencias Generales

•Comités de Apoyo

•Direcciones Corporativas

•Gerencias Funcionales y "staff" gerencial de las Sociedades Anónimas

•Direcciones




4.1 Áreas Organizativas

El Banco Nacional y sus Subsidiarias cuentan con organismos y medios de control organizacional

internos que le permiten verificar y acreditar el acatamiento de los distintos componentes del

Código de Gobierno Corporativo.

Dentro de sus funciones relevantes en términos de seguimiento y control se encuentran las

siguientes:

Establecer los procedimientos internos necesarios que se deriven del Código de Gobierno

Corporativo

Velar por la implementación y seguimiento adecuado de dichos procedimientos

Velar por la implementación de las políticas establecidas en éste Código y las políticas

propias de su gestión

Garantizar tanto el ambiente como las actividades de control adecuados a la luz de lo

establecido en la Ley de Control Interno

Identificar oportunidades de mejora tanto de las políticas como de los procedimientos

internos, que garanticen su adecuación y operatividad

Propiciar la gestión prudencial del riesgo de cara a la promoción de la autogestión de los

procesos

Velar por el cumplimiento de las Normativas y Legislación propias de su gestión operativa

Certificar el acatamiento de las políticas de Gobierno Corporativo propias de su gestión

4.2 Gerencias

La Gerencia General del Banco Nacional y de cada una de sus Subsidiarias son responsables de

garantizar que lo establecido en éste Código se implemente de manera adecuada, para ello se

establecen las siguientes funciones relevantes como mecanismo de seguimiento y control:

Desarrollar sus funciones acorde con los lineamientos del Código de Gobierno Corporativo

aprobado

Comunicar oficialmente el Código de Gobierno una vez aprobado por la Junta Directiva

Publicar y garantizar el acceso de éste Código no sólo a sus funcionarios y ejecutivos, sino

a sus clientes y al público en general

Velar por el funcionamiento y ejecución de los comités de apoyo establecidos en este

código

Instaurar los mecanismos de seguimiento necesarios para garantizar que lo indicado en

éste Código de Gobierno, aplicable a la Gerencia General, sea implementado por sus áreas

organizativas de forma eficaz.




Participar en los Comités de Apoyo de la Gerencia y aprobar los reglamentos de

funcionamiento respectivo

Establecer los sistemas de control interno necesarios para obtener información financiera

confiable y procurar un adecuado ambiente de control interno.

Ser responsable de que la información financiera de la entidad sea razonable y plasmarlo

por medio de una declaración jurada

Solicitar a las áreas organizativas la certificación anual de acatamiento a las políticas de

éste Código

Incorporar en el informe anual de rendición de cuentas un apartado atinente a la gestión

de lo normado en éste Código

Preparar y presentar a Junta Directiva el informe anual de Gobierno Corporativo, de

acuerdo a lo establecido en el Anexo 1 del Reglamento de Gobierno Corporativo

4.3 Juntas Directivas

“El consejo y la alta dirección deberán hacer uso del trabajo realizado por las

funciones de auditoría interna y externa y de control interno”


La Junta Directiva del Banco Nacional y de cada una de sus Subsidiarias son responsables de velar

porque lo establecido en éste Código se implemente de manera adecuada, para ello se establecen

las siguientes funciones relevantes como mecanismo de seguimiento y control:

Aprobar las políticas de Gobierno

Corporativo

Aprobar el Código de Gobierno

Corporativo

Velar por el cumplimiento de las Normas,

legislación vigente y gestión de riesgos,

por parte del Banco y sus Subsidiarias

Aprobar el informe anual del Gobierno

Corporativo

Participar en los Comités de Apoyo de las

Juntas Directivas y aprobar los

reglamentos de funcionamiento

respectivos.

Ser responsable de que la información

financiera de la entidad sea razonable y

plasmarlo por medio de una declaración

jurada.




La Junta Directiva debe integrar el Comité de Auditoría, como órgano de apoyo para el

control y seguimiento de las políticas, procedimientos y controles que se establezcan, según

lo establecido tanto en el Reglamento de funcionamiento del Comité de Auditoría como lo

indicado en éste Código.

Analizar las recomendaciones de la auditoría interna, externa, u órganos de control y girar

instrucciones a la Gerencia para su debido acatamiento.

4.4 Entes Reguladores

Todas las recomendaciones emitidas por los entes reguladores del Banco Nacional y sus

Subsidiarias serán de acatamiento obligatorio.

Anexos

5.1. Matriz de Relaciones

5.1.1. Banco Nacional

No. POLITICA REQUERIMIENTO

NORMATIVO RESPONSABLE PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

1

El Conglomerado Financiero del Banco Nacional, establece las responsabilidades y funciones de sus diferentes puestos de trabajo, así como los requisitos académicos, competenciales y de experiencia, a través de la aplicación de procesos de selección que responden a los estándares de calidad y mejores prácticas establecidas; para proveer al conglomerado de recurso humano calificado, alineado a la estrategia institucional.

Artículo 11. Políticas de selección, retribución,

calificación y capacitación. Inciso a)

Dirección de Recursos Humanos

CGRH01: Recursos Humanos

PR12RH01 Procedimiento para el reclutamiento, selección y contratación de personal por medio de empresa subcontratada.

PR41RH01 Procedimiento para el estudio, clasificación y homologación de puestos.

PR43RH02 Procedimiento para la Creación y Modificación de Requisitos de Plazas

2

El Conglomerado Financiero del Banco Nacional aplica lo establecido en las leyes; así como en la normativa interna vigente, establecida para el tema de incompatibilidades y prohibiciones, que originen conflictos de intereses en los colaboradores dentro del ejercicio de sus funciones.


calificación y capacitación. Inciso b)



RG03-CGRH01 Reglamento de disponibilidad

RG04-CGRH01

Reglamento al régimen de dedicación exclusiva de los servicios para los profesionales del Banco Nacional de Costa Rica

PR55RH02 Procedimiento para la aplicación de acciones de personal

AN01-PR55RH02 Procedimiento para la aplicación de acciones de personal

3

El Conglomerado Financiero del Banco Nacional, cuenta con planes de sucesión para los puestos que permitan esta condición y que sean de interés institucional, con el fin de gestionar eficientemente el crecimiento y la promoción interna de sus colaboradores.


calificación y capacitación. Inciso c)



NA Procedimiento para atender el proceso de Sucesión (En proceso de construcción)

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

4

El Conglomerado Financiero del Banco Nacional gestiona el conocimiento de su personal a través de estrategias que le permiten fomentar la cultura de la institución, e incorporar y desarrollar conocimientos relacionados con el giro del negocio, la legislación, la normativa, los procesos, los valores y las competencias organizacionales.


calificación y capacitación. Inciso d)



PR01RH01 Elaboración del plan de capacitación institucional.

PR24RH01 Ejecución Capacitación o formación en el país.

PR25RH01 Ejecución pasantías, reuniones o capacitación en el exterior

5

El Conglomerado Financiero del Banco Nacional, cuenta con esquemas de remuneración fija, que responden a la estrategia de la Institución y promueven la equidad interna y la competitividad externa; así como esquemas de remuneración variables, ligados al desempeño de sus colaboradores, con el fin de promover la productividad individual y grupal.


calificación y capacitación. Incisos e) y

f).



PR52RH02 Procedimiento pago de planillas

PR53RH02 Pago de Plus

PR56RH02 Pago Sedi

PR57RH02 Pago Bono de Productividad

6

El Conglomerado Financiero del Banco Nacional fomenta la gestión ética de su personal a través de la aplicación de las leyes relacionadas y lo establecido en el Código de Conducta del Conglomerado, en lo que respecta a la recepción de remuneraciones, dádivas o cualquier tipo de compensación por parte del cliente o proveedor, en razón del trabajo o servicio prestado por la institución.


calificación y capacitación. Incisos g) y

h).



PR76RH02 Atención casos relaciones laborales

7

El conglomerado financiero Banco Nacional ofrece tanto a clientes actuales como potenciales clientes un trato equitativo siempre fundamentado en la filosofía de la Administración de las Relaciones con clientes, tales como: Vinculación, Rentabilidad, Potencial. Asimismo, informa a sus clientes en relación con las tarifas aplicables a los distintos

Artículo 12. Políticas sobre la relación con

clientes. Inciso a)

Dirección de Estrategia Comercial

CGAC01: Procesos de Apoyo a la

Gestión Comercial

PR83AC01 Procedimiento para administrar el Sistema de Filas

PR33AC01 Procedimiento para reclasificar a un cliente (S1-S2)

PR02AC01 Procedimiento para la Generación de Campañas de Mercadeo en la Aplicación SARCLI

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

servicios que ofrece. PR09AC01

Procedimiento para la planificación y creación del Plan comercial

8 Los funcionarios del Conglomerado financiero del Banco Nacional anteponen el interés de la entidad a sus intereses propios.


clientes. Inciso b).


CGGR02: Riesgos

Institucionales

PR74GR02 Procedimiento Corporativo de Reporte de Operaciones y/o conductas inusuales de un empleado

9

El conglomerado financiero Banco Nacional brinda a sus clientes información clara, suficiente y oportuna sobre las transacciones efectuadas en la Institución, de manera que le facilite a éste la toma de decisiones.


clientes. Inciso c).



Gestión Comercial

PR82AC01 Procedimiento para la conciliación de cuentas de Promociones Especiales

10

El conglomerado financiero Banco Nacional mantiene la confidencialidad de sus clientes y establece las medidas de control necesarias para el impedimento de la utilización de sus datos para beneficio de terceros, conforme a las leyes y normativas vigentes.


clientes. Inciso d).



Gestión Comercial

PR06AC01 Procedimiento para actualización de salario de clientes BN en BUC

PR07AC01

Procedimiento para la corrección de inconsistencias de información de los clientes en los sistemas de información del BNCR

11

El Conglomerado BNCR escucha y gestiona las inquietudes de sus clientes (incluyendo quejas y reclamos) de una manera oportuna, personalizada y eficiente, sin distinciones de ningún tipo


clientes. Incisos f) y g).

Dirección de Gestión de Calidad

CGSC02: Procesos de Evaluación de la Calidad

PR03SC02

Procedimiento para el Trámite de sugerencias, reclamos, quejas o felicitaciones de los clientes internos y externos del Banco Nacional

12

El conglomerado financiero Banco Nacional se acoge a lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento y a las disposiciones emanadas por la Contraloría General de la República, a efectos de cumplir de forma adecuada con esta regulación en cuanto a criterios, condiciones generales de contratación, confidencialidad de la información del Conglomerado; así como la gestión de la negociación con proveedores y posibles conflictos de interés a la luz de lo establecido en el Código de Conducta.


proveedores.

Dirección Corporativa de Gestión de Medios

CGRM01: Gestión de Recursos y Recursos

Materiales

DCGM.UP.25 Procedimiento para la inclusión de

proveedores. Reglamento de Registro de proveedores

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

13

El conglomerado financiero Banco Nacional aplica criterios y metodologías para pactar los precios de los servicios que se brindan entre sí, en razón de que los precios de las transacciones se celebren, en términos razonables de mercado; además para garantizar que los servicios se brinden en plazos y condiciones razonables, garantizando la confidencialidad de la información de las entidades. Asimismo ante posibles conflictos de interés entre las áreas de negocio, las empresas de su grupo financiero, o los productos que administra se regulan en función a lo establecido en la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, las leyes relativas a cada una de sus Subsidiarias y las Normas que emitan los entes reguladores.

Artículo 14. Políticas sobre las relaciones

intragrupo.


Finanzas

CGFI01: Procesos

Financieros

PR32FI01 Procedimiento para la determinación de la contribución por producto y la publicación del informe

PR33FI01 Procedimiento para la Determinación de Comisiones del Banco Nacional

14

El conglomerado financiero del Banco Nacional genera y difunde la información financiera en los plazos establecidos por la normativa vigente, garantizando su comprensión, relevancia, acceso, veracidad y comparabilidad.

Artículo 16. Política de revelación y acceso a la información. Inciso a)

Dirección Corporativa de Finanzas

CGFI01: Procesos Financieros

PR09F101 Generación de informe financiero para la Junta Directiva

15

El conglomerado financiero del Banco Nacional, en apego al marco legal vigente y al derecho de información que tienen todas las personas físicas o jurídicas que participan en el mercado financiero, suministra información: clara, correcta, precisa, suficiente y oportuna, que les permita tomar decisiones racionales, acorde con su tolerancia al riesgo y que se ajustan a sus necesidades ya sean de crédito, de captación o cualquier otro servicio financiero.

Artículo 16. Política de revelación y acceso a la

información. Incisos b) y c).


Finanzas

CGFI01: Procesos

Financieros

PR02FI01 Procedimiento para la Elaboración de las Proyecciones del BNCR

PR06FI01 Procedimiento elaboración del balance, estado de resultados y utilidades con sociedades

PR53FI01 Procedimiento para la determinación de liquidez en moneda local y extranjera

PR61FI01 Procedimiento para el cálculo del riesgo de crédito según SUGEF 3-06

PR101FI01 Procedimiento para el cálculo de valor razonable del BNCR

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

16

Miembros Directivos: Cualquier sanción por incumplimiento de los miembros directivos de las políticas planteadas en el Código de Gobierno Corporativo, deberá necesariamente canalizarse de conformidad con lo establecido en los artículos 20 a 33 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional

Artículo 18 Seguimiento a las políticas de

gobierno corporativo.

Subgerencia General de Riesgos

CGRD01: Revisión por la Dirección

NA Artículos 20 a 33 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional

17

Funcionarios de Escala Gerencial: Cualquier sanción por incumplimiento de funcionarios de escala gerencial podrán aplicárseles las sanciones que contemple el ordenamiento jurídico laboral común, con sujeción al debido proceso administrativo, de conformidad con lo establecido en la Ley General de la Administración Pública.





MC01RH01 Código de Conducta

18

Empleados y Funcionarios del escalafón: Cualquier sanción por incumplimiento de empleados y funcionarios del escalafón de conformidad con lo establecido en la Undécima Reforma a la Quinta Convención Colectiva del Banco Nacional y/o cualquier ley, reglamento o normativa que aplique.





MC01RH01 Código de Conducta

19

Para la confiabilidad de la información contable el conglomerado financiero Banco Nacional y sus subsidiarias se rigen por lo establecido en el Plan de Cuentas para Entidades Financieras y la Normativa Contable aplicable a los Entes Supervisados por SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE, y a los Emisores no Financieros aprobados por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASSIF).

Artículo 7. Funciones de la Junta Directiva, inciso

j)


CGFI01: Procesos Financieros

NA Plan de Cuentas

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

20

El conglomerado financiero Banco Nacional cuenta con un sistema de administración integral de riesgos de estándar mundial, que asegura la solvencia y permanencia del conglomerado en el largo plazo, la defensa de su reputación en los mercados en los que participa y el cumplimiento de la regulación vigente y de los valores éticos fijados, en procura de contribuir en el logro de sus objetivos estratégicos, la mejora continua de sus procesos y servicios, la creación de ventajas competitivas y la obtención de niveles aceptables de exposición a los riesgos, a través de un adecuado equilibro rentabilidad riesgo.


j)

Dirección Corporativa de Riesgos

CGGR02: Riesgos Institucionales

PR200GR02 Procedimiento para la Dirección y Control del Riesgo

21

La gestión del riesgo operativo es una responsabilidad inherente de todo funcionario del conglomerado financiero Banco Nacional, quienes deben en todo momento, cumplir con las políticas, normas, procedimientos y controles aplicables a sus respectivos puestos de trabajo y velar por la adopción de los valores institucionales y las normas de conducta y ética, en todo nivel de la organización.


j)


Riesgos

CGGR02: Riesgos

Institucionales

PR41GR02

Calculo indicador RORAC por Oficina, Banco Regional e Institucional

PR42GR02

VAR tarjetas Crédito, debito y defraudaciones

PR43GR02 Calculo SEVRI

PR44GR02 Calculo VAR Riesgos Legales

PR45GR02 Realización Mapeos Riesgo Operativo

http://portal/Procedimientos/Documentos/Macroprocesos/Gestión%20de%20Capitales/CGGR02%20Gestion%20Procesos%20Riesgos%20Corporativas/PR45GR02%20Realizacion%20Mapeos%20Riesgo%20Operativo

Anexo



5.1.2. Subsidiarias

5.1.2.1. BN VALORES



PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

1


Artículo 11. Políticas de selección, retribución, calificación y capacitación. Inciso a)


ADM PRO-002 Recursos Humanos

ADM-002 Recursos Humanos

2


Artículo 11. Políticas de selección, retribución, calificación y capacitación. Inciso b)



ADM-002

Recursos Humanos

ADM INS-027 Pago de Prohibiciones

3


Artículo 11. Políticas de selección, retribución, calificación y capacitación. Inciso c)



ADM-002 Recursos Humanos

ADM FOR-011 Perfil de Puestos

4


Artículo 11. Políticas de selección, retribución, calificación y capacitación. Inciso d)



ADM-002

Recursos Humanos

ADM DIN-034 Programa anual de formación interna

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

5


Artículo 11. Políticas de selección, retribución, calificación y capacitación. Incisos e) y f).



ADM-002

Recursos Humanos

ADM DIN-025

Política para determinar el incentivo del SEDI

ADM DIN-025 Aplicación del Sistema para la Evaluación del Desempeño e Incentivos (SEDI)

6


Artículo 11. Políticas de selección, retribución, calificación y capacitación. Incisos g) y h).



N/A N/A

7

El conglomerado financiero Banco Nacional ofrece tanto a clientes actuales como potenciales clientes un trato equitativo siempre fundamentado en la filosofía de la Administración de las Relaciones con clientes, tales como: Vinculación, Rentabilidad, Potencial. Asimismo, informa a sus clientes en relación con las tarifas aplicables a los distintos servicios que ofrece.

Artículo 12. Políticas sobre la relación con clientes. Inciso a)


VEN PRO-001 Gestión de Ventas

VEN PRO-001

Gestión de Ventas

VEN DIN-006 Clasificación de cliente y estándares de servicio

8 Los funcionarios del conglomerado financiero del Banco Nacional anteponen el interés de la entidad a sus intereses propios.

Art. 12 Políticas sobre relación con clientes. Inciso b)



N.A. Código de Conducta Corporativo del Conglomerado Banco Nacional

9


Artículo 12. Políticas sobre la relación con clientes. Inciso c).


SIN PRO-001 Mecanismos de

Comunicación con el Cliente


GGE DIN-001 Política para el suministro de información a clientes

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

10


Artículo 12. Políticas sobre la relación con clientes. Inciso d).



SIN DIN-001 Disposiciones para el uso de expedientes de clientes

VEN FOR-037 Contrato Múltiple

11

El Conglomerado BNCR escucha y gestiona las inquietudes de sus clientes (incluyendo quejas y reclamos) de una manera oportuna, personalizada y eficiente, sin distinciones de ningún tipo

Artículo 12. Políticas sobre la relación con clientes. Incisos f) y g).


GCA PRO-001 Gestión de Calidad y

Mejora

VEN DIN-001

Políticas Internas para el Área de Ventas

VEN INS-003 Seguimiento de retroalimentación de los clientes y producto no conforme

12


Artículo 13. Políticas sobre la relación con proveedores.

Dirección Corporativa de Gestión de Medios

ADM PRO-001 Compras

ADM DIN-014

Contratación Administrativa

ADM DIN-015 Plan Anual Operativo

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

13


Artículo 14. Políticas sobre las relaciones intragrupo.



VEN DIN-001

Políticas Internas para el Área de Ventas

14


Art. 16. Política de revelación y acceso a la información. Inciso a)


CON PRO-001 Contabilidad

CON INS-006

Cálculo de normativa prudencial

GGE DIN-002 Suministro de Información a SUGEVAL

15


Artículo 16. Política de revelación y acceso a la información. Incisos b) y c).



GGE DIN-001

Política para el suministro de información a clientes

SIN PRO-001 Mecanismos de Comunicación con el Cliente

16

Miembros Directivos: Cualquier sanción por incumplimiento de los miembros directivos de las políticas planteadas, deberá necesariamente canalizarse de conformidad con lo establecido en los artículos 20 a 33 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional

Artículo 18 Seguimiento a las políticas de gobierno corporativo.


Aplican los mismos procedimientos del Banco

Nacional n/a n/a

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

17




Aplican los mismos procedimientos del Banco

Nacional n/a n/a

18





ADM-002

Recursos Humanos

ADM FOR-024

Contrato de Trabajo

ADM INS-028 Incumplimiento de las Reglas de Actuación y Conducta

19


Artículo 7. Funciones de la Junta Directiva, inciso j)


CON PRO-001 Contabilidad

CON DIN-001 Políticas internas del área contable

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

20




SEVRI

N.A.

Marco Orientador del SEVRI

N.A. Manual Operativo del SEVRI

21




Evaluación de Riesgo Operativo

Plan Anual de Auditoría

GCA FOR-018 Matriz de Mitigación del Riesgo

N.A. Programas de trabajo de pruebas de auditoría

Anexo



5.1.2.2. BN VALORES



PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

1




Recursos Humanos

PRH-02 Reclutamiento y Selección de Personal

AN02-PRH-03 Matriz Perfiles de puestos vrs Puestos de Trabajo

PFRH-01 al 06 PRH-03

Perfil de puestos Capacitación y Evaluación de competencias del personal

2




Gerencia General N/A Política de Conflicto de Intereses de BN Sociedad Administradora de Fondos de Inversión, S.A.

3




Recursos Humanos PRH-02 Reclutamiento y Selección de Personal

4




Recursos Humanos Gerencia General

PRH-01 Inducción

MI-PRH-01 Manual de Inducción

PRH-03 Capacitación y Evaluación de competencias del personal

MC-GG Manual de Calidad, Responsabilidad de la Gerencia

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

5




Gerencia General Recursos Humanos

N/A

Percentiles Sociedades Anónimas, emitidos por la Dirección de RRHH del BNCR. Decreto Ejecutivo sobre la constitución de Sociedades Anónimas

N/A

Esquema de Comisiones para la fuerza de ventas

6




Recursos Humanos MI-PRH-01 Manual de inducción

7


Artículo 12. Políticas sobre la relación con clientes. Inciso A) B)


Gerencia Comercial Gerencia General

PGCO-01

Políticas y Procedimientos para la administración de ventas y mercadeo de BN Sociedad Administradora de Fondos de Inversión. Comunicación y Mercadeo

N/A Informe Trimestral de Fondos de Inversión. Estados de cuenta

N/A Página web www.bnfondos.com

PRGG- 03,04,05,06,07, 08,09,10,19,26, 27 PRGCO-01

Prospectos de los Fondos de Inversión

N/A Hechos Relevantes y/o cartas al inversionista referentes a cambios en Fondos de Inversión

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

8 Los funcionarios del conglomerado financiero del Banco Nacional anteponen el interés de la entidad a sus intereses propios.

Artículo 12. Políticas sobre la relación con clientes. Inciso C).


Gerencia General N/A

Política de Conflicto de Intereses de BN Sociedad Administradora de Fondos de Inversión, S.A. Contratos con Proveedores

9


Artículo 12. Políticas sobre la relación con clientes. Inciso D).


Gerencia General N/A Políticas y Procedimientos para la administración de ventas y mercadeo de BN Sociedad Administradora de Fondos de Inversión.

PRGG-03 al 10 19,26,27

Prospectos de Fondos de Inversión

PRGCO-01 Estados de cuenta Informe Trimestral

N/A Comprobantes de transacción

N/A Política de Conflicto de Intereses de BN Sociedad Administradora de Fondos de Inversión, S.A.

10



clientes. Inciso E).


Gerencia General

NA Contrato de Trabajo

Contratos con Proveedores

11

La correcta atención de los clientes del conglomerado financiero Banco Nacional es esencial. Es por ello que se escucharán y atenderán sus quejas y reclamos de una manera oportuna, personalizada y eficiente, sin distinciones de ningún tipo.



Gerencia Comercial

N/A

Políticas y Procedimientos para la administración de ventas y mercadeo de BN Sociedad Administradora de Fondos de Inversión.

PGCO-15 Tratamiento a las Quejas y Sugerencias de los Clientes o del Servicio no Conforme

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

12



proveedores.


Gestión de Medios


Financiera PAF-003 Gestión de Compras

13




Gerencia General

N//A Contratos con Custodio, y Entidades Comercializadoras

N//A Comparativo de tarifas en el servicio de Custodia

N//A Política de Conflicto de Intereses de BN Sociedad Administradora de Fondos de Inversión, S.A.

14


Artículo 16. Política de revelación y acceso a la información. Inciso

a)


Finanzas

Administrativo Financiero

PAF-008

Procedimiento para elaborar la información que la sociedad remite a la SUGEVAL

NA Normativa de la Contraloría General de la República

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

15 El conglomerado financiero del Banco Nacional, en apego al marco legal vigente y al derecho de información que tienen todas las personas físicas o jurídicas que participan en el mercado financiero, suministra información: clara, correcta, precisa, suficiente y oportuna, que les permita tomar decisiones racionales, acorde con su tolerancia al riesgo y que se ajustan a sus necesidades ya sean de crédito, de captación o cualquier otro servicio financiero.

Artículo 16. Política de revelación y acceso a

la información. Incisos b) y c).


Finanzas

Gerencia Comercial

PAF-008

Procedimiento para elaborar la información que la sociedad remite a la Sociedad. Comunicación y mercadeo

PGCO-01 Perfil del Inversionista

R09-PGCO-04 R10-PGCO-04

Declaración y no aceptación del Inversionista

R10-PGCO-04 Estados de cuenta

PRGG-03,al 10, 19,26,27

Prospectos de los Fondos de Inversión Informe Trimestral de Fondos de Inversión

PRGCO-01 Estados de cuenta Página web www.bnfondos.com

16

Miembros Directivos: Cualquier sanción por incumplimiento de los miembros directivos de las políticas planteadas en el Código de Gobierno Corporativo, deberá necesariamente canalizarse de conformidad con lo establecido en los artículos 20 a 33 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional



Gerencia General

NA NA

17




Recursos Humanos

GGAF-04 Guía de disciplina Progresiva Código de Conducta del BNCR Código de Trabajo

18




Recursos Humanos

GGAF-04 Guía de disciplina Progresiva Código de Conducta del BNCR Código de Trabajo

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

19




Administrativo Financiero

GAF- 005 Cierre diario y mensual de BN Fondos

20




Todos los procesos GGCA-01

Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional(SEVRI) de BN Fondos Medición del SEVRI

INS01-GCA-01

Manual de Políticas y Procedimientos para la Gestión Integral de Riesgos de BN Sociedad Administradora de Fondos de Inversión, S.A.

MI-GCA-002 Reglamento del Comité de Inversiones

21




Todos los procesos GGCA-01

Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI) de BN Fondos. Medición del SEVRI

INS01-GCA-01

Manual de Políticas y Procedimientos para la Gestión Integral de Riesgos de BN Sociedad Administradora de Fondos de Inversión, S.A.

MI-GCA-002 Reglamento del Comité de Inversiones

Anexo



5.1.2.3. BN VITAL



PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

1



Dirección Administrativa

y proyectos

Departamento de Recursos

Humanos 6P01 Gestión de competencias

2




y proyectos


Humanos

6P01

Gestión de competencias

6P07 Sistema de capacitación al

personal

3




y proyectos


Humanos

6P01


6P07 Sistema de capacitación al

personal

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

4




y proyectos


Humanos 6P07

Sistema de capacitación al personal

5




y proyectos


Humanos

6P01


6P02 Sistema de evaluación del desempeño e incentivos

6




y proyectos


Humanos

6P01


6P03 Sistema de evaluación del desempeño e incentivos

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

7


Artículo 12. Políticas sobre la relación con clientes. Inciso a)

Gerencia Comercial

Ventas

7P01

Gestión comercial

7I02 Gestión de negocios y formalización de contratos

7I04 Comunicación y relaciones post-venta con el cliente

8

Los funcionarios del conglomerado financiero del Banco Nacional anteponen el interés de la entidad a sus intereses propios.

Artículo 12. Políticas sobre la relación con clientes. Inciso b).

Gerencia General

BN Vital

4M01

Manual de la Calidad

Código de Ética Código de ética

9


Artículo 12. Políticas sobre la relación con clientes. Inciso c).

Gerencia Comercial

Ventas y Plataforma de

servicios

7P01

Gestión comercial

7I04 Comunicación y relaciones post-venta con el cliente

10


Artículo 12. Políticas sobre la relación con clientes. Inciso d).

Gerencia Comercial

BN Vital

4M01 7P02

Manual de la Calidad apartado 7.5.4

7P03 Apertura de cuenta y recaudación

7P04 Administración de fondos Disposición de los beneficios al cliente

11

La correcta atención de los clientes del conglomerado financiero Banco Nacional es esencial. Es por ello que se escucharán y atenderán sus quejas y reclamos de una manera oportuna, personalizada y eficiente, sin distinciones de ningún tipo.



Contraloría de servicios

8P06 Atención de inconformidades

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

12


Artículo 13. Políticas sobre la relación con proveedores.


y proyectos Compras 7P06

Compras directas y por licitación

13



Gerencia General

Gerencia General Normativa de

SUPEN Normativa de SUPEN

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

14


Artículo 16. Política de revelación y acceso a la información. Inciso a)


Finanzas Contabilidad

7P03 Administración de Fondos

7I15 Generación y remisión de estados financieros

7I16 Generación y carga de información de inversiones y saldos contables para SUPEN

15


Artículo 16. Política de revelación y acceso a la información. Incisos b) y c).

Gerencia Financiera

Contabilidad



7I17

Generación y carga de información de inversiones y saldos contables para SUPEN

7I29 Envío de estados de cuenta masivos

16

Miembros Directivos: Cualquier sanción por incumplimiento de los miembros directivos de las políticas, deberá necesariamente canalizarse de conformidad con lo establecido en los artículos 20 a 33 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional


Junta Directiva de BN Vital


Artículos 52 literal b)

Ley 7523

17





Artículos 46, 47, 48, 49, 50 y literal a) del artículo 52

Ley 7523

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

18



Gerencia General

Gerencia General

Artículos 46, 47, 48, 49, 50 y literal a) del artículo 52

PAD-05

Ley 7523 Cálculo de liquidación laboral

19



Gerencia Financiera

Contabilidad



7I17 Generación y carga de información de inversiones y saldos contables para SUPEN

7I29 Envío de estados de cuenta masivos

20





Riesgos Gestión del

Riesgo y Calidad

PR08GR02

Riesgos cartera de inversiones BN Vital

PR77GR02

Valoración mensual de los indicadores de RORAC cumplimiento

PR25GR02 Elaboración de informes sobre simulaciones de BN Vital

PR24GR02

Elaboración de informes de riesgo de liquidez de Bn Vital

PR23GR02

Elaboración de informe de riesgo de mercado

PR43GR02 Cálculo del SEVRI

PR44GR02 Cálculo del VaR Riesgos Legales

PR45GR2 Realización de mapeos de riesgo operativo

Anexo





PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE

21




Riesgo Sistema de Gestión de

Calidad

Sistema de Gestión de Calidad

Anexo



5.2. Inventario de Políticas Institucionales

Inventario de Políticas Institucionales

1 Políticas Institucionales para la Prevención de Transacciones Financieras Sospechosas en el Banco Nacional de Costa Rica

2 Directrices para Cajas y Tesorería

3 Políticas Bienes Realizables

4 Política para la atención de fraudes internos

5 Políticas Generales de Crédito del Banco Nacional

6 Políticas para límites de operaciones del BNCR en servicios bancarios de comercio exterior con la banca internacional

7 Política para confirmación de cartas de crédito y emisión de garantías con el respaldo de bancos del exterior

8 Política en materia de títulos valores prescritos a favor del Banco

9 Política Institucional de Patrocinios

10 Política de inversión del Banco Nacional en moneda nacional y moneda extranjera

11 Políticas de seguridad para el uso de los sistemas de Fiduciaria.

12 Política para la Definición de Procedimientos de Control

Anexo



13 Políticas de Logística

14 Políticas de Proveeduría

15 Políticas de Transporte

16 Política para auditar las Bases de Datos a nivel de registro

17 Adendum al alcance de las Políticas de Seguridad de la Información

18 Políticas de seguridad- Gerencias

19 Políticas de Seguridad Personal Usuario

20 Políticas de seguridad- Personal de Tecnología de la información

21 Políticas de la Unidad de Cómputo

22 Políticas de Archivo Administrativo

23 Políticas de Construcción y Mantenimiento

24 Políticas de Contabilidad

25 Políticas de Control de Bienes

26 Política de comunicación en gerencia de crisis

27 Política de Voceros

http://portal/Procedimientos/Documentos/Direcci%C3%B3n%20Corporativa%20de%20Tecnolog%C3%ADa%20de%20Informaci%C3%B3n%20y%20Comunicaciones/Pol%C3%ADticas/Direcci%C3%B3n%20de%20Seguridad%20Inform%C3%A1tica/Pol%C3%ADticas%20de%20Seguridad%20Personal%20Usuario/Personal%20Usuario_04%20V1.0.pdf

Anexo



5.3. Inventario de Políticas Estratégicas

5.4. Inventario de Directrices Operativa (Procedimientos)

DEPENDENCIA RESPONSABLE POLITICAS

Subgerencia General de Riesgo y Finanzas 11 Subgerencia General de Servicios Corporativos 5 Subgerencia General de Banca Comercial 3

Dirección de Responsabilidad Institucional 1 Dirección Corporativa de Tecnología de Información 5

TOTAL 25

Total de procedimientos derivados de las políticas anteriores

2.224

MC01RD01: Código de Gobierno...

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