Módulo de Pedidos y Compras - Prinex · 2018-04-16 · Módulo de Construcción Control...

ÁREA DE CONSTRUCCIÓN

Módulo de

Pedidos y Compras

Índice Conceptos Generales................................................................................................................... 4

Escenarios Posibles..................................................................................................................... 5

Relaciones con otros Módulos ..................................................................................................... 6

Contratos .................................................................................................................................... 9

Trabajar con Contratos .................................................................................................................9 1. Registrar Contrato ..................................................................................................................13 Contratos Marcos .......................................................................................................................15 2. Modificar datos de Contrato .....................................................................................................16 3. Eliminar Contrato ...................................................................................................................16 4. Transitar Estados de Contratos ................................................................................................17 5. Imprimir Contratos .................................................................................................................18 6. Consultar Contratos................................................................................................................18

Pedidos ..................................................................................................................................... 20

Trabajar con Pedidos ..................................................................................................................20 1. Registrar Pedido.....................................................................................................................23 2. Modificar datos de Pedido ........................................................................................................25 3. Eliminar Pedido ......................................................................................................................25 4. Transitar Estados de Pedido.....................................................................................................26 5. Imprimir Pedidos....................................................................................................................26 6. Vincular Pedidos a Contratos....................................................................................................28 7. Consultar Pedidos...................................................................................................................30

Albaranes.................................................................................................................................. 31

Trabajar con Albaranes ...............................................................................................................31 1. Registrar Albarán ...................................................................................................................35 2. Modificar datos de Albarán ......................................................................................................36 3. Eliminar Albarán.....................................................................................................................36 4. Transitar Estados de Albarán ...................................................................................................37 5. Imprimir Albaranes.................................................................................................................38 6. Vincular Albaranes a Pedidos ...................................................................................................39 7. Contabilizar Albaranes ............................................................................................................40 8. Anular Contabilización.............................................................................................................41 9. Consultar Albaranes................................................................................................................42 Gestión de diversos tipos de Albarán ............................................................................................44 Gestión de albaranes a origen......................................................................................................45

Facturas/Almacén..................................................................................................................... 46

Trabajar con Facturas de Obra.....................................................................................................46 1. Recepcionar Facturas de Obra..................................................................................................48

2

3

2. Modificar Facturas de Obra ......................................................................................................50 3. Eliminar o Anular Facturas de Obra...........................................................................................50 4. Vincular Facturas a Albaranes ..................................................................................................51 Trabajar con Almacén.................................................................................................................52 Contabilización Masiva de Almacén...............................................................................................53 Contabilización Masiva Inmovilizado .............................................................................................54 Trabajar con Fichas de Inmovilizado .............................................................................................56 Control de Almacén a través de elementos transformados...............................................................57

Presto ....................................................................................................................................... 58

Ver Ayuda de Enlace con Sistemas Externos. .................................................................................58 Utilidades.................................................................................................................................. 59

Tabla de Unidades de Contratación...............................................................................................59 Tabla de Grupos de Unidades ......................................................................................................60 Tabla de Códigos de Almacén ......................................................................................................60 Almacenes por Promoción ...........................................................................................................61 Vinculación de Documentos .........................................................................................................62 Modelos de Documentos .............................................................................................................63 Variables de Documentos ............................................................................................................63 Importación Unidades Contratación ..............................................................................................64 Fórmulas Cálculo Superficie.........................................................................................................65

Consultas .................................................................................................................................. 67

Consultar Contratos....................................................................................................................67 Consultar Pedidos ......................................................................................................................68 Consultar Albaranes ...................................................................................................................69 Seguimiento de Contratos ...........................................................................................................70 Seguimiento de Pedidos ..............................................................................................................72 Seguimiento de Albaranes...........................................................................................................73 Desglose de Contratos ................................................................................................................75 Desglose de Pedidos...................................................................................................................76 Desglose de Albaranes................................................................................................................77 Facturas Pendientes de Vincular...................................................................................................79 Albaranes Pendientes de Vincular .................................................................................................80 Pedidos Pendientes de Vincular ....................................................................................................81 Comparativo de Contratos...........................................................................................................83 Comparativo de Albaranes...........................................................................................................83 Inventario de Almacén................................................................................................................84 Gestión de Almacén de Maquinaria ...............................................................................................85 Consumo de Unidades por Promoción ...........................................................................................86

4

Conceptos Generales El Módulo Pedidos y Compras, permite llevar el control de las compras efectuadas por la empresa para la ejecución de una obra.

Permitirá por tanto introducir los contratos de suministro de materiales (unidades de contratación) que la empresa firme con sus proveedores, así como los pedidos que efectúe.

Como resultado de estos contratos y pedidos, la empresa recibirá los materiales junto con el justificante de su entrega, o lo que es lo mismo, albaranes.

Por tanto este Módulo permitirá gestionar el flujo de materiales y documentos previo a la recepción de la factura, flujo que se compone de Contratos, Pedidos y Albaranes. Se permite por tanto registrar los contratos que la empresa firme con los proveedores, los pedidos que se efectúen y los albaranes de entrada de material que reciba.

Este control, nos facilitará el seguimiento de los materiales que se están consumiendo en la obra y su precio, así como las existencias en nuestro almacén.

Es un paso posterior, podremos determinar que albaranes recoge nuestra factura controlando con ello todo el proceso, desde la firma del contrato hasta la recepción de la factura.

Para poder trabajar de forma más cómoda, presentamos a continuación los términos más comunes que utilizaremos en el Módulo:

Contratos: Consideraremos Contrato el documento en el que se especifican las unidades que se contrata con el proveedor y su precio, así como los plazos de ejecución.

Pedidos: Consideraremos como Pedido, el documento en el que se solicita al proveedor determinados materiales (unidades de contratación). Podremos relacionar el pedido en base a un contrato o efectuarlo de manera independiente, sin un contrato previo.

Albaranes: Documento que refleja la entrada de material, su recepción, o la prestación de un servicio. Podremos relacionar este documento con un pedido o con un contrato previo, o gestionarlo de manera independiente.

Unidad de Contratación: Material o servicio prestado por el proveedor, susceptible de valoración económica que formará parte del contrato, pedido o albarán.

Grupo de Unidades: Forma de agrupar Unidades de Contratación, facilita su búsqueda a la hora de añadirlos a un contrato, pedido o albarán.

Almacén: Valor de las Unidades de Contratación resultantes del tráfico de las unidades que recibo (mediante albaranes), de las unidades que consumo y de las unidades que traspaso a otros almacenes. La gestión de almacén dependerá de la sociedad.

Inmovilizado: Las Unidades de Contratación podrán ser Inmovilizado, y le podremos indicar en que obra ha estado trabajando y por tanto cuanto importe se debe imputar a distintas obras.

Transitar Estado: Nos permitirá cambiar el estado de un documento, por ejemplo un contrato podrá estar pendiente, aceptado o anulado.

Vincular: Las vinculaciones entre los distintos documentos (contratos, pedidos, albaranes y facturas), se podrá hacer en el momento del alta o a posteriori. Si se efectúa a posteriori, tendremos que dirigirnos a la opción vincular, para poderlos relacionar.

Módulo de Construcción

Escenarios Posibles Tal y como hemos comentado anteriormente, podremos encontrarnos diversas situaciones en función de los Contratos, Pedidos y Facturas registrados en el programa. A continuación se presentan los diversos escenarios que nos podemos encontrar:

Podremos por tanto tener albaranes relacionados con pedidos y por tanto relacionados a su vez con contratos, albaranes relacionados sólo con contratos o albaranes sin ningún otro tipo de vinculación.

De esta manera, existiendo albaranes de un mismo proveedor, pero algunos vinculados con pedidos y/o contratos, o no vinculados con ningún otro elemento, se podrían unificar en una sola factura.

Ejemplo de la estructura básica para documentos de un mismo proveedor:

5

6

Relaciones con otros Módulos La gestión del Módulo Pedidos y Compras tendrá relación con los Módulos Cartera de Pagos, Control Presupuestario, Contabilidad, Tesorería, Soporte Documental y Workflow.

Cartera de Pagos: Los contratos, albaranes y pedidos, enlazarán con las Facturas desde las cuales se podrán consultar.

Dentro de Trabajar con Proveedores, tendremos ahora la posibilidad de dar de alta los representantes del Proveedor, así como el número de inscripción en la Seguridad Social y epígrafe del IAE.

Podremos además, dar de alta la cuenta que emplearemos en la recepción de facturas cuando crucemos con albaranes a posteriori.

Sólo se gestionarán contratos, pedidos y albaranes de proveedores externos, la gestión Intercompañía no se gestionará (todos los movimientos Intercompañía se gestionan desde Cartera de Cobros).

A continuación mostramos las modificaciones efectuadas en el proceso de Trabajar con Proveedores.


Control Presupuestario: La recepción de albaranes moverá devengo y flujo de caja en la promoción que reciba la unidad de contratación. Traspasos posteriores de almacén o consumos sólo moverán devengo.

Contabilidad: Se verá afectada al poderse contabilizar los albaranes, contabilizarse las facturas como pendientes de imputar, y efectuar cruces posteriores.

Las salidas de almacén también generan asiento contable.

Tesorería: La recepción de albaranes generará previsiones de Tesorería.

Soporte Documental: El contrato, el pedido y el albarán serán nuevos objetos prinex a los cuales se les podrá asociar documentación.

Workflow: Se podrán recepcionar facturas de obra desde el Módulo de Workflow.

7

8

PARÁMETROS GENERALES

Los Parámetros Generales de este Módulo se pueden encontrar en:

Módulo Herramientas Comunes / Configuración / Configuración / Parámetros Generales

Se dividen en tres bloques como vemos en esta pantalla:

Documentos de obligado cumplimiento (Contrato, Pedido, Albarán)

Elemento que aparece en Herramientas, Configuración, Parámetros Generales, Módulo Pedidos y Compras.

Si marco albarán, cuando introduzco una factura, deberá ir enganchado de manera obligatoria con un albarán.

Si selecciono Pedido, puedo enganchar con Albarán y con Pedido (desde la factura), ya que cuando introduzca el albarán lo engancharé con el pedido obligatoriamente.

Si marco Contrato, todo documento que introduzca, deberá estar relacionado con el contrato, es el máximo nivel de seguridad.

Si no selecciono nada, podré relacionar la factura con cualquiera de los tres elementos.

Métodos de Valoración de Salidas de Almacén

En esta pantalla seleccionaremos la forma de valorar el almacén, las unidades de contratación. Tendremos para elegir tres métodos:

FIFO, LIFO y Precio Medio Ponderado.

Contabilización de Salidas de Almacén

Indicaremos además como vamos a proceder a la hora de contabilizar las salidas de almacén, si contabilizamos en cada movimiento su salida, mediante un proceso periódico global o si no queremos efectuar apuntes por los movimientos de almacén.


Contratos

Trabajar con Contratos

El punto de menú Trabajar con Contratos permite, según el estado del contrato, añadir, modificar o suprimir los datos y condiciones introducidas.

Al pulsar Buscar, aparecerán los iconos en la parte superior izquierda.

La ventana presenta en la parte superior una serie de filtros que nos permitirán una primera búsqueda entre los contratos que tenemos dados de alta. Entre los elementos por los que podemos filtrar, nos encontramos los campos de Sociedad, Proveedor, Promoción, Centro de Coste, Naturaleza del Contrato y Estado. Podemos además filtrar por fechas.

En función de los datos que introduzcamos, al pulsar sobre el icono Buscar, el programa nos mostrará los datos de los contratos que cumplan las condiciones introducidas en los filtros. Si queremos efectuar una búsqueda más

avanzada, eligiendo entre otros campos que forman parte del contrato, debemos elegir el icono Búsqueda Avanzada, nos aparecerán más campos entre los cuales elegir.

9

10

Limpiar Selección:

Una vez efectuada la búsqueda, nos aparecerán en la parte superior diversos iconos con las opciones que podemos ejecutar desde este proceso.

Añadir o Registrar Contratos (Punto 1)

Permitirá añadir contratos. Abre el proceso Contratos, Registrar Contratos. Ver con más detalle en el punto de menú correspondiente.

Modificar (Punto 2)

Esta opción pertenece a un punto de menú y la explicaremos posteriormente.

Eliminar (Punto 3)


Duplicar

Permitirá copiar datos de un contrato ya existente.

Copiará todos los datos que hayamos introducido para que de una forma rápida, se puedan dar de alta contratos con características similares.

Consultar (MENÚ CONSULTAS / Punto 1)

Podremos ver desde esta opción las distintas unidades de contratación que componen el contrato, así como el precio, su desglose, la imputación presupuestaria, etc…

Seguimiento (MENÚ CONSULTAS / Punto 4)

Permite Consultar la Relación del Contrato con los pedidos, albaranes y facturas relacionados con él, una vez dentro podemos ver el detalle de cada línea pulsando.


Historia

Permitirá consultar datos de un contrato existente. Presentará una ventana con los estados que ha tenido el contrato hasta este momento y las fechas y el motivo del cambio de estado.

Transitar (Punto 4)


11

12

Soporte Documental

Dentro del módulo Soporte Documental, se considera al contrato como un objeto prinex, por tanto se le podrán asociar documentos, para ello sólo tendremos que seleccionar el contrato al que queramos asociar la documentación y seleccionar el icono de soporte documental, nos abrirá una ventana en la que visualizaremos los distintos documentos asociados al contrato seleccionado.

Para más información ver ayuda del Módulo Soporte Documental.

Imprimir (Punto 5)

Permite emitir los modelos de Contratos que hemos configurado mediante los modelos de Contratos creados en el área de utilidades, traduciendo las variables de contratos, en función del contrato seleccionado y de los datos introducidos en él.

Se explica con más detalle más adelante (punto 5).


1. Registrar Contrato

Cuando entremos en esta opción, bien por el punto de menú o pulsando el icono Añadir desde Trabajar con Contratos, nos aparecerá la siguiente ventana con los datos en blanco para poder dar de alta un Contrato:

Encabezado:

Datos que se recogerán en la cabecera del contrato:

- Sociedad para la cual se firma el contrato. - Proveedor con el que se establece la relación. - Promoción. Si establecemos la promoción en el encabezado del contrato, todas las Unidades de

Contratación que lo compongan, se imputarán a esa promoción. Si no lo establecemos, tendremos que ir imputando Unidad a Unidad.

- Centro de Coste, ocurrirá lo mismo que con la promoción. Si se lo indicamos en la parte superior, se asociará por defecto a todas las Unidades de Contratación que se añadan.

- Número de Contrato: Dato configurable por el usuario. - Fecha del contrato. - Descripción: Comentarios asociados al contrato. - Persona de contacto: Persona de contacto por parte del proveedor. - Estado del contrato. Por defecto se creará el contrato con estado Pendiente. Cuando se firme, el estado

será Aceptado. Cuando se desestime, el estado será Anulado. Característica del contrato: Original o Precio Contradictorio.

Los únicos campos que serán obligatorios para dar de alta el contrato serían los campos Sociedad, Proveedor, número de contrato y fecha.

13

14

Unidades de Contratación:

Iconos:

Mediante los iconos relativos a las Unidades de contratación que nos encontramos en la zona central de la pantalla, podremos acceder a los siguientes procesos:

Añadir Unidades de Contratación. Modificar las Unidades de Contratación que contiene.

Suprimir la Unidad de Contratación seleccionada. Desglose

Imputación detallada de la Unidad de Contratación. Mediciones

Aceptar y Anular las Modificaciones efectuadas en la Unidad de Contratación.

Aceptar todas las Unidades de Contratación.

Denegar todas las Unidades de Contratación.

En el caso de que hayamos incorporado la unidad de contratación desde un contrato, seleccionando la unidad y el icono Detalle del contrato, podremos consultar los datos del contrato del que procede la unidad.

Cada línea constará de:

Código que denominará la Unidad de Contratación, y que se dará de alta en el área de utilidades. Cuando seleccionemos el campo, nos aparecerá una ventana de donde seleccionaremos el valor. Ventana, que permite además buscar por el dato “grupo de unidades”, dato que hemos creado para poder agrupar.

Breve descripción de la Unidad de Contratación. Dato que se cargará al seleccionar la Unidad.

Número de Unidades objeto del contrato.

Precio Unitario de la Unidad de Contratación. En el caso de precios calculados por tramos, tendremos que seleccionar Tipo de Suministro Abierto y seleccionar la opción Desglose.

Tipo de Suministro (Abierto o Cerrado):

Cuando a una Unidad de Contratación le asignemos la característica Abierta, cuando se supere la imputación a dicha Unidad de Contratación, estableceremos en esta pantalla si salta o no un aviso para controlar este límite.

Cuando una Unidad de Contratación le asignemos la característica Cerrada, cuando se supere la imputación a dicha Unidad de Contratación, estableceremos en la columna tipo de control, si queremos Controlar o no Permitir ese exceso, permitiendo imputar a esa Unidad de Contratación excedida.

Desglose: Si el precio se indica por tramos, marcaremos esta opción, y nos aparecerá una ventana en la cual introduciremos el desglose. Entre los datos que también podemos encontrar está Descuento, para poder asignar descuentos sobre el precio unitario.


Tipo de Control: Comentado en Tipo de Suministro.

Mayor imputación: En el caso que el contrato no esté asociado a una sola promoción, tendremos que establecer la relación entre las distintas partidas presupuestarias y cuentas contables. Si la unidad está asociada a una promoción, tendremos que detallar la cuenta, subcuenta y partida presupuestaria. Si la unidad de contratación está asociado a más de una promoción, tendremos que detallar en Mayor Imputación el desglose presupuestario de la Unidad de Contratación.

Plazos de Ejecución: En esta pestaña le indicaremos al contrato los plazos de ejecución. Datos que se podrán mostrar en la emisión del contrato.

Contratos Marcos

Poder establecer “Contratos Marco”, contra los cuales imputar pedidos o albaranes sin límite de unidades y que recogen un porcentaje de descuento a aplicar en albarán.

Al ir añadiendo albaranes vinculados con el contrato marco, se irá alimentando el contrato. A todas las unidades de contratación que se asocien al contrato marco, se les aplicará el porcentaje de descuento indicado en el contrato.

15

16

2. Modificar datos de Contrato

Permitirá Modificar datos de Contratos ya dados de alta, bien entrando por el punto de menú o pulsando el icono

Modificar, desde Trabajar con Contratos después de Seleccionar un Contrato.

Entre otras opciones, podremos cambiar los datos del encabezado, y añadir unidades de contratación, modificar las existentes, o suprimirlas.

Podremos también modificar los plazos de ejecución indicados en el contrato.

3. Eliminar Contrato

Desde esta opción Eliminaremos Contratos dados de alta, bien por este punto de menú o pulsando el icono Suprimir en Trabajar con Contratos.

Permitirá borrar totalmente el contrato creado. Sólo se podrán suprimir si el estado es pendiente de aceptar.


4. Transitar Estados de Contratos

Permitirá cambiar el estado de un contrato bien desde este punto de menú o pulsando el icono en Trabajar con Contratos:

• De Pendiente de Aceptar a Aceptado, y establecer la fecha cambio de estado. Se pueden establecer Observaciones.

• De Pendiente de Aceptar a Anulado, y establecer la fecha y las razones.

• De Aceptado a Pendiente de Aceptar. Podremos retroceder la aceptación del contrato, pero sólo se podrá dar marcha atrás si el contrato no está imputado.

17

18

5. Imprimir Contratos

Permitirá emitir el contrato seleccionado, bien desde este punto de menú o pulsando el icono en Trabajar con Contratos. Combinará los datos del contrato con los datos del proveedor y de la sociedad, en función de las variables que contenga el contrato.

Para dar de alta un modelo, tendremos que acceder desde Utilidades, Modelos de documentos.

Para emitir el contrato, sólo tendremos que seleccionar el contrato y marcar el icono que aparece en la parte superior. Una vez seleccionado, elegiremos el modelo de contrato a emitir.

Permite emitir los modelos de Contratos que hemos configurado mediante los modelos de Contratos creados en el área de utilidades, traduciendo las variables de contratos, en función del contrato seleccionado y de los datos introducidos en él. Se explica con más detalle más adelante.

Seleccionar. Nos aparecerá a continuación una ventana en la que seleccionaremos el Representante de la sociedad y el representante del proveedor.

Una vez seleccionados los representantes, pulsaremos en siguiente, y nos generará un documento Word con los datos correspondientes.

6. Consultar Contratos

Proceso al que también accederemos por: Consultas / Consultar Contratos

Para acceder a esta información entramos desde este punto de menú o pulsamos el icono desde Trabajar con Contratos

Accedemos desde este proceso al menú Contratos, Trabajar con Contratos, para acceder a la consulta de los documentos dados de alta en el módulo, dentro del área de Contratos.



Si queremos efectuar una búsqueda más avanzada, debemos elegir el icono Búsqueda Avanzada.

Podemos ver las funciones de cada icono en Trabajar con Contratos.

Consultar


Seguimiento

Permite consultar la relación del contrato con los pedidos, albaranes y facturas relacionados con él.

Historia


Soporte Documental


19

20

Pedidos

Trabajar con Pedidos

El punto de menú Trabajar con Pedidos permite, trabajar con los datos introducidos en el área de pedidos.

La ventana presenta en la parte superior una serie de filtros que nos permitirán una primera búsqueda entre los pedidos que tenemos dados de alta. Entre los elementos por los que podemos filtrar, nos encontramos los campos de Sociedad, Proveedor, Promoción, Centro de Coste, Estado y Situación Podemos además filtrar por fechas.

En función de los datos que introduzcamos, al pulsar sobre el icono Buscar, el programa nos mostrará los datos de los pedidos que cumplan las condiciones introducidas en los filtros. Si queremos efectuar una búsqueda más avanzada, eligiendo entre otros campos que forman parte del pedido, debemos elegir el icono Búsqueda

Avanzada , nos aparecerán los campos entre los cuales elegir.

Una vez efectuada la búsqueda, nos aparecerán en la parte superior diversos iconos con las opciones que podemos ejecutar desde este proceso.

Añadir o Registrar Pedido (Punto 1)

Permitirá dar de alta pedidos. Abre el proceso Pedidos, Registrar Pedido. Ver con más detalle en el punto de menú correspondiente.

Modificar (Punto 2)


Eliminar (Punto 3)


Duplicar

Permitirá copiar datos de un pedido ya existente.

Copiará todos los datos que hayamos introducido para que de una forma rápida, se puedan dar de alta pedidos con características similares.


Podremos ver desde esta opción las distintas unidades de contratación que componen el pedido, así como el precio, su desglose, la imputación presupuestaria, etc…



Permite consultar la relación del pedido con los contratos, albaranes y facturas relacionados con él, una vez

dentro podemos ver el detalle de cada línea pulsando .

Historia

Permitirá consultar datos de un pedido existente. Presentará una ventana con los estados que ha tenido el pedido hasta este momento y las fechas y el motivo del cambio de estado.

Transitar (Punto 4)


Vincular (Punto 6)


21

22

Soporte Documental

Dentro del módulo Soporte Documental, se considera al pedido como un objeto prinex, por tanto se le podrán asociar documentos, para ello sólo tendremos que seleccionar el pedido al que queramos asociar la documentación y seleccionar el icono de soporte documental, nos abrirá una ventana en la que visualizaremos los distintos documentos asociados al pedido seleccionado, y desde donde podremos añadir, modificar o suprimir documentación.

Para más información del módulo Soporte Documental ver Ayuda del módulo.

Imprimir (Punto 5)

Permite emitir los modelos de pedidos que hemos configurado mediante los modelos de documento creados en el área de utilidades, traduciendo las variables, en función del pedido seleccionado y de los datos introducidos en él. También podemos acceder a esta opción desde Pedidos / Imprimir Pedidos.


1. Registrar Pedido

Cuando entremos en esta opción, bien por el punto de menú o pulsando el icono nos aparecerá la siguiente ventana con los datos en blanco:

• Encabezado:

Datos que se recogerán en la cabecera del pedido:

Sociedad para la cual se hace el pedido.

Proveedor al que se solicita el material.

Promoción. Si establecemos la promoción en el encabezado, todas las Unidades de contratación que lo compongan, se imputarán a esa promoción. Si no lo establecemos, tendremos que ir imputando Unidad a Unidad.

Centro de Coste, ocurrirá lo mismo que con la promoción. Si se lo indicamos en la parte superior, se asociará por defecto a todas las Unidades de Contratación que se añadan.

Número de Pedido: Dato configurable por el usuario.

Fecha del pedido.

Descripción: Comentarios asociados al pedido.

Persona de contacto: Persona de contacto por parte del proveedor.

Los únicos campos que serán obligatorios para dar de alta el pedido serán los campos Sociedad, Proveedor, número de pedido y fecha.

23

24

• Unidades de Contratación:

Iconos:


Añadir Unidades de Contratación al Pedido.

Modificar las Unidades de Contratación que contiene el pedido.

Suprimir la Unidad de Contratación seleccionada.

Incorporar Unidades de Contratación al pedido desde el contrato.

Ver la imputación detallada de la Unidad de Contratación.


Aceptar Seleccionadas.

Denegar Seleccionadas.

Aceptar todas las Unidades de Contratación del Pedido.

Denegar todas las Unidades de Contratación del Pedido.

En el caso de que hayamos incorporado la unidad de contratación del pedido desde un contrato,

seleccionando la unidad y el icono Detalle del contrato, podremos consultar los datos del contrato del que procede la unidad.


Código que denominará la Unidad de Contratación, y que se dará de alta en el área de utilidades. Cuando seleccionemos el campo, nos aparecerá una ventana de donde seleccionaremos el valor. Ventana que permitirá además buscar por el dato “grupo de unidades”, dato que hemos creado para poder agrupar.


Número de Unidades objeto del pedido.

Precio Unitario de la Unidad de Contratación. Precio de la Unidad de Contratación.

Contrato. En el caso de que relacionemos el pedido con el contrato, nos pintará en la casilla el número del contrato.

Naturaleza: Normal o Contradictorio.

Estado: Pendiente, Aceptado, o Denegado.

A continuación aparecen las opciones relativas a la distribución presupuestaria de la Unidad de Contratación. En el caso de ser una distribución detallada, marcaremos la opción Mayor Imputación. Si hemos relacionado el pedido con el contrato, en estos campos, traerá la distribución presupuestaria de la Unidad de Contratación en el Contrato.


A continuación se muestra la ventana de mayor imputación de la unidad de contratación en el pedido.

2. Modificar datos de Pedido

Permitirá Modificar datos de Pedidos ya dados de alta, bien entrando por el punto de menú o pulsando el icono

, desde Trabajar con Pedidos después de Seleccionar un Pedido. Entre otras opciones, podremos cambiar los datos del encabezado, y añadir unidades de contratación al pedido, modificar las existentes, o suprimirlas.

3. Eliminar Pedido

Desde esta opción Eliminaremos los Pedidos ya introducidos, bien por este punto de menú o pulsando el icono

en Trabajar con Pedidos. Permitirá borrar totalmente el elemento creado. Sólo se podrán suprimir si el estado es pendiente.

25

26

4. Transitar Estados de Pedido

Podremos acceder a esta opción desde este punto de menú o pulsando el icono desde Trabajar con Pedidos. Permitirá cambiar el estado de un pedido:

• De Pendiente a Aceptado, y establecer la fecha cambio de estado. Se pueden establecer Observaciones.

• De Pendiente de Aceptar a Anulado. Al igual que en el caso anterior, se pueden establecer la fecha y las razones.

• De Aceptado a Pendiente. Podremos retroceder la aceptación del pedido, pero sólo se podrá dar marcha atrás si el pedido no está imputado.

5. Imprimir Pedidos

Permite emitir los modelos de pedidos que hemos configurado mediante los modelos de documento creados en el área de utilidades, traduciendo las variables, en función del pedido seleccionado y de los datos introducidos en él. También podemos acceder a esta opción desde Pedidos, Imprimir Pedido o desde el icono

en Trabajar con Pedidos.

Permitirá emitir el pedido seleccionado. Combinará los datos del pedido con los datos del proveedor y de la sociedad, en función de las variables que contenga el modelo.



Para emitir el pedido, sólo tendremos que seleccionar el documento y marcar el icono que aparece en la parte superior. Nos aparecerá una ventana con los modelos que podemos emitir. Tendremos que seleccionar el modelo que queremos emitir y a continuación nos mostrará una ventana en la que seleccionaremos el representante de la sociedad y el representante del proveedor.


A continuación se muestran los detalles de las dos ventanas que utiliza el proceso:

A continuación se muestra el detalle del modelo de documento una vez traducidas las variables por los datos del programa.

27

28

6. Vincular Pedidos a Contratos

Podremos acceder desde este punto de menú o pulsando el icono en Trabajar con Pedidos. Permite relacionar las unidades de contratación del pedido y del contrato con posterioridad al alta del pedido. Sirve para relacionar a posteriori, pedidos y contratos, y poder hacer un seguimiento de las unidades de contratación.

Cuando ejecutemos el proceso, en la parte izquierda, se cargarán los datos incluidos en el pedido que hemos seleccionado.

Tendremos que pinchar en el icono "Seleccionar Documentos", que aparece en la esquina superior derecha bajo el epígrafe "DOCUMENTO DEL QUE DEPENDE". Una vez seleccionado, en función del proveedor que corresponda a ese pedido, nos aparecerán los contratos dados de alta con ese proveedor, y que podemos vincular con ese pedido.


Tendremos que marcar las unidades que vamos a vincular con las unidades del pedido y confirmar la ventana.

Una vez seleccionadas las unidades del pedido y confirmada la ventana, tendremos en la parte izquierda las unidades del pedido y en la derecha, las unidades del contrato con las que podemos vincularlas. Podremos a continuación ejecutar tres acciones:

• Desvincular. Las unidades de contratación del pedido que estén vinculadas, aparecerán identificadas con el

icono , si elegimos esta opción, romperemos la vinculación de la unidad de contratación con la unidad de contratación del contrato correspondiente.

• Automático. Proceso que buscará entre las unidades de contratación del pedido no vinculadas y las unidades de contratación del contrato seleccionado. Para lanzar el proceso, tendremos que tener seleccionadas las unidades del pedido que queremos vincular y las unidades del contrato que queremos vincular, y lanzar el proceso.

• Vincular. Se vinculará la unidad de contratación del pedido seleccionada, con la unidad del contrato seleccionada.

Confirmar guardará los cambios efectuados.

29

30

7. Consultar Pedidos

Para acceder a esta información entramos desde este punto de menú o pulsamos el icono desde Trabajar con Pedidos

Accedemos desde este proceso al menú Pedidos, Trabajar con Pedidos. Nos permitirá acceder a la consulta de los documentos dados de alta en el área de Pedidos.



Podemos ver las funciones de cada icono en Trabajar con Pedidos.

Esta pantalla es la misma pantalla que nos ofrece el punto de menú Trabajar con Pedidos, la diferencia se encuentra que al acceder desde consultas solamente permanecen activas las siguientes opciones:

Consultar



Seguimiento

Permite consultar la relación del pedido con los contratos, albaranes y facturas relacionados con él.

Historia


Soporte Documental


Albaranes

Trabajar con Albaranes

El punto de menú Trabajar con Albaranes permite ejecutar la mayor parte de los procesos.

La ventana presenta en la parte superior una serie de filtros que nos permitirán una primera búsqueda entre los albaranes que tenemos dados de alta. Entre los elementos por los que podemos filtrar, nos encontramos los campos de Sociedad, Proveedor, Promoción y Centro de Coste. Podremos además buscar aquellos que tienen un estado vinculado o no vinculado, o por su situación (pendiente, facturado…).

También encontramos filtros para buscar entre un periodo de fechas determinado o para localizar aquellos que estén Contabilizados o pendientes de contabilizar.

En función de los datos que introduzcamos en los filtros, el programa nos mostrará los datos de los albaranes que cumplan las condiciones introducidas. Si queremos efectuar una búsqueda más avanzada, eligiendo entre otros

campos que forman parte del albarán, debemos elegir el icono Búsqueda Avanzada .

31

32

Una vez efectuada la búsqueda, se cargarán en la parte superior de la ventana los iconos de los distintos procesos a los cuales podemos acceder.

Añadir o Registrar Albaranes (Puntos 1)

Permitirá dar de alta albaranes. Abre el proceso Albaranes, Registrar Albarán. Ver con más detalle en el punto de menú correspondiente.

Modificar (Puntos 2)


Eliminar (Puntos 3)


Duplicar

Permitirá copiar datos de un albarán ya existente.

Copiará todos los datos que hayamos introducido para que de una forma rápida, se puedan dar de alta albaranes con características similares.


Podremos ver desde esta opción las distintas unidades de contratación que componen el albarán, así como el precio, su desglose, la imputación presupuestaria, etc…


Permite consultar la relación del albarán con las facturas relacionadas, una vez dentro podemos ver el detalle de

cada línea pulsando .


Historia

Permitirá consultar datos de un albarán existente. Presentará una ventana con los estados que ha tenido el albarán hasta este momento y las fechas y el motivo del cambio de estado.

Transitar (Punto 4)


Vincular (Punto 6)


Contabilizar


Anular Contabilización


Consultar Asiento

Si el albarán está contabilizado, podremos consultar el asiento desde este punto.

Consultar Factura

Si el albarán está relacionado con alguna factura, desde este punto podremos consultar la factura.

33

34

Modificar Distribución Presupuestaria

Se nos abrirá la siguiente pantalla donde podremos modificar los siguientes datos:

Soporte Documental

Dentro del módulo Soporte Documental, aparecerá el objeto albarán como un objeto prinex, por tanto se le podrán asociar documentos, para ello sólo tendremos que seleccionar el albarán al que queramos asociar la documentación y seleccionar el icono de soporte documental, nos abrirá una ventana en la que visualizaremos los distintos documentos asociados al albarán seleccionado, y desde donde podremos añadir, modificar o suprimir documentación.

Para más información del módulo Soporte Documental ver Ayuda del Módulo.

Imprimir (Punto 5)

Permite emitir los modelos de albarán que hemos configurado mediante el proceso modelos de documento en el área de utilidades. Traducirá las variables, en función del albarán seleccionado y de los datos introducidos en él. También podemos acceder a esta opción desde Trabajar con Albaranes.



1. Registrar Albarán

Cuando entremos en esta opción, bien por el punto de Menú o pulsando en Trabajar con Albaranes y nos aparecerá la siguiente ventana con los datos en blanco:

• Encabezado:

Datos que se recogerán en la cabecera del albarán:

Sociedad de la que se recibe el albarán.

Proveedor del que se recibe el material.

Promoción. Si establecemos la promoción en el albarán, todas las Unidades de Contratación añadidas manualmente que lo compongan, se imputarán a esa promoción. Si no lo establecemos, tendremos que ir imputando Unidad a Unidad.

Centro de Coste, ocurrirá lo mismo que con la promoción. Si lo indicamos en la parte superior, se asociará por defecto a todas las Unidades de Contratación que se añadan manualmente.

Número de Albarán: Dato configurable por el usuario.

Fecha del albarán. Fecha de recepción de la mercancía.

Descripción: Comentarios asociados al albarán.

Persona de contacto: Persona de contacto por parte del proveedor.

Tipo de albarán: Real o Medición, en función de si lo que he recibido es un albarán real, físico o como resultado de mediciones efectuadas en la obra.

Los únicos campos que serán obligatorios para dar de alta el albarán serán los campos Sociedad, Proveedor, número de albarán y fecha.

• Unidades de Contratación:

Iconos:


Añadir Unidades de Contratación al Albarán.

Modificar las Unidades de Contratación que contiene el albarán.

Suprimir la Unidad de Contratación seleccionada.

Incorporar Unidades de Contratación al albarán desde un contrato o pedido.

35

36

Ver la imputación detallada de la Unidad de Contratación.


Aceptar todas las Unidades de Contratación del Albarán.

Denegar todas las Unidades de Contratación del Albarán.

En el caso de que hayamos incorporado la Unidad de contratación del Albarán de un contrato, o de un pedido, los dos iconos que aparecen al final, nos presentan el detalle del pedido o contrato del que procede la unidad.


Código que denominará la Unidad de Contratación, y que se dará de alta en el área de utilidades. Cuando seleccionemos el campo, nos aparecerá una ventana de donde seleccionaremos el valor. Ventana que permitirá además buscar por el dato “grupo de unidades”, dato que hemos creado para poder agrupar.


Número de Unidades objeto del albarán.

Precio Unitario de la Unidad de Contratación. Precio de la Unidad de Contratación.

Contrato. En el caso de que relacionemos el albarán con un pedido o contrato, nos pintará en las siguientes casillas el número del pedido y del contrato del que procede.

Naturaleza: Normal o Contradictorio.

Estado: Pendiente, Aceptado, o Denegado.

A continuación aparecen las opciones relativas a la distribución presupuestaria de la Unidad de Contratación. En el caso de ser una distribución detallada, marcaremos la opción Mayor Imputación. Si hemos relacionado el albarán con un pedido o un contrato, en estos campos, traerá la distribución presupuestaria de la Unidad de Contratación.

2. Modificar datos de Albarán

Permitirá Modificar datos de Albaranes ya dados de alta, bien entrando por el punto de menú o pulsando el icono

, desde Trabajar con Pedidos después de Seleccionar un Pedido. Entre otras opciones, podremos cambiar los datos del encabezado, y añadir unidades de contratación al albarán, modificar las existentes, o suprimirlas.

3. Eliminar Albarán

Desde esta opción Eliminaremos los Albaranes dados de alta, bien por este punto de menú o pulsando el icono

en Trabajar con Albaranes. Permitirá borrar totalmente el elemento creado. Sólo se podrán suprimir si el estado es pendiente.


4. Transitar Estados de Albarán

Podremos acceder a esta opción desde este punto de menú o pulsando el icono desde Trabajar con Albaranes.

Permitirá cambiar el estado de un albarán, estos estados son pendiente, retenido o anulado.

No se podrán transitar estados de albaranes contabilizados.

37

38

5. Imprimir Albaranes

Permite emitir los modelos de albarán que hemos configurado mediante el proceso modelos de documento en el área de utilidades. Traducirá las variables, en función del albarán seleccionado y de los datos introducidos en él.

También podemos acceder a esta opción desde Trabajar con Albaranes con el icono el icono .


Permitirá emitir el albarán seleccionado. Combinará los datos del documento con los datos del proveedor y de la sociedad, en función de las variables que contenga el modelo.


Para emitir el albarán, sólo tendremos que seleccionar el modelo y marcar el icono que aparece en la parte superior. Nos aparecerá a continuación una ventana en la que podremos seleccionaremos el representante de la sociedad y el representante del proveedor, si lo tenemos incluido en el contrato.


A continuación se muestran los detalles de las tres ventanas que utiliza el proceso:


6. Vincular Albaranes a Pedidos

Podemos acceder desde este punto de menú o pulsando el icono desde Trabajar con Albaranes. Permite relacionar las unidades de contratación del albarán con unidades del pedido y del contrato con posterioridad al alta del albarán. Nos facilita la relación a posteriori, para poder hacer un seguimiento de las unidades de contratación.

Debemos posicionarnos en el albarán a vincular y seleccionar en la parte superior derecha los pedidos o contratos con los que queremos relacionarlos.

39

40

7. Contabilizar Albaranes

Con esta opción, contabilizaremos el gasto producido por la recepción del albarán. Se contabilizará por el importe de las unidades incluidas en el contrato y aceptadas.

Las Unidades Denegadas, no se contabilizarán. El programa propone para contabilizar el asiento la fecha del día y la cuenta de facturas pendientes de recibir de la ficha del proveedor.

Si en el albarán, en las unidades de contratación no están indicadas todas las cuentas, en vez de la pantalla que se visualiza en la parte superior, veremos la siguiente ventana, en la que como podemos observar, nos aparecerá el icono Trabajar, para introducir los datos contables que falten.


8. Anular Contabilización

Cuando se anula la contabilización del albarán el programa permite su anulación borrando asiento o mediante un contraasiento. Si seleccionamos esta última opción, el programa generará además del asiento contable un albarán de signo contrario.

Si posteriormente queremos anular la contabilización de ese albarán en negativo, tendremos que hacer dos pasos, primero anular la contabilización, y luego anular el albarán negativo creado por el programa.

41

42

9. Consultar Albaranes

Proceso al que tambien accederemos por: Consultas / Consultar Albaranes

Para acceder a esta información entramos desde este punto de menú o pulsamos el icono desde Trabajar con Albaranes

Accedemos desde este proceso al menú Albaranes, Trabajar con Albaranes. Nos permitirá consultar los documentos existentes en el área de Albaranes.



Podemos ver las funciones de cada icono en Trabajar con Albaranes.

Esta pantalla es la misma pantalla que nos ofrece el punto de menú Trabajar con Albaranes, la diferencia se encuentra que al acceder desde consultas solamente permanecen activas las siguientes opciones:


Consultar


Seguimiento

Permite consultar la relación del albarán con las facturas relacionadas.

Historia


Consultar Asiento


Consultar Factura


Soporte Documental


43

44

Gestión de diversos tipos de Albarán

Gestión de diversos tipos de albarán:

De Suministro: Un albarán de suministro será aquel que me proporcione el proveedor por la compra de material.

De Medición: Se asimila con la certificación del contratista y por tanto con la cantidad a certificar en el caso de no existir discrepancia.

De Ejecución: El albaran de medición se produce por la entrega por parte del jefe de obra del avance de la medición y, por tanto, de la ejecución material de la obra. Este albaran (el cual no es realmente un albaran sino un documento asimilable) se generara a efectos internos de control de ejecución. No moverá almacén, y no será obligatorio introducir el proveedor.

De Control de medición: El albaran es debido a la entrega por parte del jefe de obra de las mediciones propias de la ejecución material por parte del contratista. Este albaran (el cual no es realmente un albaran sino un documento de control interno) se genera con el fin de controlar la cantidad certificada por parte del contratista y, por tanto, supervisar la certificación. No será obligatorio introducir el proveedor.

Tipo de Albarán

Movimiento Contable

Movimiento Presupuestario

Movimiento de Almacén

Enlace con

Factura

Suministro SI SI SI SI

Ejecución NO NO SI SI

Medición SI SI NO SI

Control de Medición

NO NO NO NO

Podremos comparar albaranes de Medición y Control de Medición.

Los albaranes de ejecución moverán almacén por los elementos simples que los compongan.


Gestión de albaranes a origen

Una vez seleccionado a la hora de introducir el albarán, nos aparecerán los datos del albarán, y del albarán a origen, pudiendo introducir el importe como Unidad Actual, o como Origen, calculando la que no introduzca.

45

46

Facturas/Almacén

Trabajar con Facturas de Obra

Desde este punto, podremos trabajar con las facturas recibidas recepcionadas desde el módulo de construcción. Podremos además, añadir, modificar, suprimir, duplicar, vincular la factura con los albaranes, consultar el detalle de la factura y asociar soporte documental a la factura si se dispone del módulo correspondiente.

Podremos además efectuar búsquedas entre las facturas recibidas e introducidas desde este módulo. Tendremos unos filtros en la parte superior con las opciones más comunes, opciones que podremos ampliar si seleccionamos la opción búsqueda avanzada.

Recepcionar Facturas de Obra (Punto 1)


Modificar Facturas de Obra (Punto 2)


Eliminar o Anular Facturas de Obra (Punto 3)


Duplicar Facturas

Permitirá crear una factura a partir de otra ya dada de alta.

Vincular (Punto 4)



Consultar Factura

Permite Consultar los detalles de las facturas introducidas desde este módulo. Como elemento nuevo en esta consulta veremos la pestaña "Detalle de Obra" y podremos consultar los Albaranes, Pedidos y Contratos, relacionados con él.

Soporte Documental

Permite acceder al Soporte Documental asociado a la factura seleccionada.

47

48

1. Recepcionar Facturas de Obra

Desde este punto se permite la recepción de fras. de obra. El proceso se basa en la recepción de facturas de obra pero con algunas diferencias. A continuación se muestra la ventana que visualizaremos en el proceso de recepción de facturas.

También accedemos a este punto de menú pulsando el icono desde Trabajar con Facturas de Obra.

Las modificaciones que encontramos si accedemos al proceso por el Módulo Pedidos y Compras en vez de acceder desde el módulo Cuentas a Pagar, se centran en la vinculación de la factura con albaranes.

Podremos contabilizar la factura contra la cuenta de Facturas Pendientes, debido a que tengamos el albarán ya contabilizado o a que lo contabilizaremos en el futuro.

Cuando activemos la opción de cruzar la factura con la cuenta de Facturas pendientes, nos permitirá además si queremos vincular ahora la factura con los albaranes de ese proveedor ya contabilizados, o si lo queremos vincular a posteriori.

Estas dos modificaciones que hemos comentado están directamente relacionadas con el comportamiento de la nueva pestaña que aparece en esta ventana, denominada Detalle Obra.


Si no seleccionamos ninguna de las opciones anteriormente descritas, podremos desde la pestaña Detalle Obra, detallar las Unidades de contratación que se incluyen en la factura y su precio.

Si seleccionamos Contabilizar contra Cuenta de Facturas Pendientes, la pestaña Detalle de Obra aparecerá desactivada. Esta opción implica que o bien tenemos los albaranes ya contabilizados, o que los contabilizaremos después. Sólo se activará la opción Detalle Obra si además de seleccionar Cuenta de Facturas Pendientes, marcamos Vincular a albaranes contabilizados, con lo que el proceso de vinculación lo hacemos en el momento, solo se habilitará dentro de esa pestaña la opción Albaranes.

49

50

2. Modificar Facturas de Obra

Esta opción permite la modificación de datos de facturas recibidas introducidas desde el Módulo Pedidos y Compras, así como la asociación de documentos utilizando el enlace con el módulo de Soporte Documental.


3. Eliminar o Anular Facturas de Obra

Este proceso anula la factura recibida. Sólo se podrán anular facturas introducidas desde este módulo. Nos permitirá anular borrando la factura y el asiento o mediante un contraasiento y las opciones que a continuación se detallan.



4. Vincular Facturas a Albaranes

Desde este punto podemos visualizar los datos de la factura, y en la parte inferior los albaranes del proveedor, aparecerán marcados aquellos relacionados con la factura, y desmarcados los que pueden vincularse. La suma de albaranes sólo podrá ser como máximo la base imponible de la factura.

Podremos además desde aquí consultar los detalles del albarán que vamos a vincular.

Los albaranes se vincularán por su totalidad, en función de las líneas con estado aceptado. Las líneas con estado denegado no se tendrán en cuenta a la hora del cálculo del importe del albarán. Para que los albaranes aparezcan en esta ventana, deben estar contabilizados.


51

52

Trabajar con Almacén

Desde este proceso, veremos el detalle de unidades que existen en cada almacén en este momento.

Si seleccionamos el icono Trabajar con..., accederemos a la siguiente ventana, desde la cual podremos con los iconos que aparecen en la parte superior acceder a distintos procesos:

• Añadir entradas manuales en el almacén, para el almacén y la unidad de contratación seleccionada.

• Añadir salidas de almacén, que se producirán por Producción, Traspaso a Otro Almacén, Venta, o por Motivos sin justificar. Le tendremos que indicar si el movimiento es contable o extracontable. En el caso de que queramos contabilizar el movimiento, tendremos que indicarle la cuenta y la partida presupuestaria correspondiente, para que actualice la distribución presupuestaria. Recordamos que en este tipo de movimientos sólo se actualizará la distribución presupuestaria correspondiente al devengo. A continuación mostramos la ventana que presentaría el programa.

Añadir entrada

Detalle del movimiento seleccionado.

Añadir salida

Suprimir el movimiento seleccionado.

Modificar los datos de los movimientos manuales que acabamos de introducir.

Detalle del albarán de donde procede el documento.


Si seleccionamos el icono Incorporación masiva de movimientos accederemos a un proceso muy similar al anterior, pero que no obliga a estar posicionado en un almacén en concreto sino que desde esta pantalla, podemos:

• Añadir entradas manuales en el almacén, para el almacén y la unidad de contratación que seleccionemos.

• Añadir salidas de almacén, que se producirán por Producción, Traspaso a Otro Almacén, Venta, o por Motivos sin justificar.

• Modificar los datos de los movimientos manuales.

• Suprimir el movimiento seleccionado. Sólo se podrá hacer en el caso de movimientos no contabilizados.

Cuando confirmemos, los movimientos introducidos, se trasladarán a los almacenes y unidades de contratación correspondientes.

Para poder dar de alta un movimiento de salida relacionado con un movimiento de entrada que acabamos de introducir, tendremos que confirmar la ventana con el movimiento de entrada, antes de introducir la salida.

Contabilización Masiva de Almacén Proceso que permite contabilizar de forma masiva los movimientos de salida de almacén efectuados.

Podremos contabilizar en este punto de menú si en Herramientas, Configuración, Configuración, Parámetros Generales, Módulo Construcción tenemos seleccionada la opción de Contabilizar las salidas de almacén mediante un proceso periódico global.

Si lo tenemos marcado, por cada salida no generará un asiento contable, sino que las irá acumulando para que al lanzar el proceso, podamos efectuar un único apunte por todos los movimientos. El programa nos preguntará la fecha del asiento así como si queremos imprimir los asientos efectuados.

53

54

Contabilizar

Contabilización Masiva Inmovilizado

Al seleccionar un movimiento sale la siguiente ventana:

En este proceso desembocarán todos los movimientos de inmovilizado que damos de alta desde la pestaña "Valoración" de "Trabajar con Fichas de Inmovilizado".


Según los filtros que apliquemos, nos aparecerán una serie de movimientos que podremos consultar, modificar y contabilizar. El proceso de contabilización se lanzará sobre todos los movimientos que veamos en pantalla.

La última opción permite imprimir una consulta de los movimientos que estamos visualizando.

55

56

Trabajar con Fichas de Inmovilizado

Es el mismo proceso que tenemos en CONTABILIDAD / Inmovilizado -> Trabajar con Fichas de Inmovilizado.

Desde este proceso, si tenemos el Módulo Construcción, se habilitará la pestaña valoración y podremos indicarle al programa dónde ha estado cada una de las unidades que forman la ficha de inmovilizado.

Le indicaremos en primer lugar el valor monetario a efectos de imputación y que utilizaremos para valorar los movimientos de almacén.

A continuación nos pedirá el almacén donde está localizado el elemento y la unidad de contratación a la que lo asimilaremos. Otros datos que también nos pedirá serán la cuenta, centro de coste, promoción y partida presupuestaria para hacer el asiento y devengo correspondiente a la imputación.

En la zona inferior, le podremos indicar cuantos días ha estado en un determinado almacén y los datos correspondientes para efectuar tanto el movimiento contable como el presupuestario.

Si no le indicamos fecha hasta, el programa considerará que el elemento está localizado en una obra determinada.

A la hora de efectuar la Contabilización Masiva de Inmovilizado, dividirá dicha línea en dos, una desde la fecha desde, hasta la fecha en la que vamos a pasar el proceso y fecha hasta en blanco, tal y como estaba antes. Lo mismo ocurrirá si la fecha de contabilización es menor que la fecha hasta de la localización del elemento.

Además desde la pestaña "Valoración", siempre y cuando no estén contabilizadas, podremos Añadir, Modificar o Suprimir líneas; Podremos duplicar, consultar el asiento o anular el asiento generado, con contraasiento o borrando el movimiento.


Control de Almacén a través de elementos transformados

Control del almacén a través de elementos transformados (unidades compuestas por otras unidades)

Cuando creo una unidad de almacén compuesta, al confirmar, le tendré que indicar cuales de las unidades de contratación simples lo forman. Para ello, nos aparecerá una ventana para que incluyamos dicha información.

Al efectuar un movimiento de salida de almacén de una unidad compuesta, se generará el movimiento de salida en cada una de las unidades simples que lo compongan.

57

58

Presto

Ver Ayuda de Enlace con Sistemas Externos.

1. Trabajar con Presto

2. Importación de Facturas de Presto

3. Importación de Facturas de Preyme V

4. Importación de Facturas de otros programas de obra

5. Tablas de Códigos de Obra/Códigos de promoción

6. Tabla de Códigos de Enlace

7. Tabla de Códigos de Naturaleza

Proceso que abrirá Presto automáticamente si tenemos instalada la aplicación.


Utilidades

Tabla de Unidades de Contratación

Una Unidad de Contratación se compondrá de:

Código identificador, configurable por el usuario

Un código de grupo de unidades al que pertenece

La unidad de medida en función de la cual se establecerá el precio

Descripción breve de la Unidad

Tratamiento de la Unidad a efectos de almacén (si es almacenable o no)

Método de valoración a efectos de salidas de almacén

Descripción larga

Los iconos de esta pantalla nos permitirán Añadir Unidades de Contratación, Modificarlas y Suprimirlas.

Además, podremos Duplicar la unidad de contratación seleccionada para que cambiando unos pequeños datos demos de alta Unidades de Contratación de manera más rápida.

Los siguientes iconos que nos aparecen en la parte superior hacen referencia a las funciones Aceptar y Cancelar y se activarán cuando estemos dando de alta o modificando una unidad de contratación existente.

Tendremos además la posibilidad de establecer Descripciones Largas para que nos aparezca en la emisión de modelos de documentos.

59

60

Tabla de Grupos de Unidades

Utilizaremos la opción Grupo de Unidades como una forma de agrupar Unidades de Contratación.

Permite que al dar de alta contratos, pedidos o albaranes busquemos las unidades de contratación de manera más rápida.

También nos permitirá agrupar unidades en el Informe de Inventario de Almacén.

Cuando seleccionamos este punto de menú, aparecerá una ventana en la que tendremos varias opciones en la parte superior. Podemos Añadir Grupos de Unidades, Modificar y Suprimir, tendremos también las opciones de aceptar y cancelar cuando estemos posicionados en el elemento.

Tabla de Códigos de Almacén

Establecemos en esta ventana la relación entre los almacenes y las sociedades a las que pertenecen. En función de la sociedad a la que pertenezca el almacén, será en ella en la que contabilice el asiento correspondiente.


Almacenes por Promoción

Permitirá asociar Promociones con Almacenes y así agilizar ciertos trámites como por ejemplo al dar de alta un Albarán, si en el encabezado le indicamos una promoción y la promoción está asociada a un almacén permitirá asociar directamente ese movimiento a ese almacén.

Si la promoción está asociada a más de un almacén, en el desplegable del almacén se cargarán los almacenes asociados a esa promoción.

61

62

Vinculación de Documentos

Esta opción nos permite vincular documentos con los elementos relacionados. Permite desde el mismo punto seleccionar cualquier tipo de documento y vincularlo con los distintos elementos.

Se puede también vincular desde Pedidos, desde Albaranes y desde Facturas, desde sus propios puntos de menú

o pulsando el icono desde Trabajar con Contratos, Pedidos y Albaranes.

En esos procesos en la parte de la izquierda siempre aparecerá fijo uno de los documentos, dependiendo de por dónde hayamos entrado, sin embargo en esta opción, sin tener que cambiar de punto de menú, podemos vincular distintos tipos.

Para empezar a trabajar con esta opción, necesitaremos indicarle la sociedad y el proveedor con el que vamos a trabajar, y luego seleccionar los tipos de documentos que vamos a vincular.

Desde este proceso podremos Vincular Manual o Automáticamente los documentos vinculados, además de desvincularlos.


Modelos de Documentos

Esta opción nos permite crear tipos de Modelos de Documentos. Tendremos tres tipos de documentos diferentes, contratos, pedidos y albaranes.

Los iconos de la parte superior nos permitirán crear modelos, modificarlos y eliminarlos.

Además accederemos desde este proceso a la Consulta e Impresión de las Variables.

Variables de Documentos

Relación de variables que se pueden utilizar en el módulo para poder emitir los contratos, pedidos y albaranes.

63

64

Para mostrar todas las variables disponibles, sólo tendremos que marcar el icono Buscar. Si queremos localizar alguna con algún texto en particular, debemos introducir dicho texto en los campos Nombre y/o Denominación, y seleccionar después el icono Buscar.

Las variables se podrán imprimir seleccionando el icono correspondiente y que se encuentra en la parte superior de la ventana.

Importación Unidades Contratación

Si tenemos presto, le indicaremos al programa la obra de la cual queremos imputar las unidades.

Si no tenemos presto, podremos importar por medio de una hoja de cálculo tanto las unidades con la descripción corta, la unidad de medida, e incluso la cuenta contable, la descripción presupuestaria, etc…


Fórmulas Cálculo Superficie

Este Proceso está directamente relacionado con el Procedimiento de Trabajar con Mediciones, se utiliza para calcular las mediciones. Aquí le indicamos a la aplicación como se calcularán las mediciones.

La Fórmula que se aplicará cuando demos de alta las Mediciones como vemos a continuación en la ventana de Trabajar con Contratos:

65

66

Si pulsamos Mediciones, se nos abre la siguiente ventana:

Al introducir las mediciones el sistema nos solicita la "Fórmula", al entrar y desplegar la lista, aparecerán las Fórmulas que hemos añadido en este Punto de Menú.


Consultas

Consultar Contratos

Para acceder a esta información entramos desde este punto de menú o pulsamos el icono desde Trabajar con Contratos

Accedemos desde este proceso al menú Contratos, Trabajar con Contratos, para acceder a la consulta de los documentos dados de alta en el módulo, dentro del área de Contratos.



Podemos ver las funciones de cada icono en Trabajar con Contratos.

Esta pantalla es la misma pantalla que nos ofrece el punto de menú Trabajar con Contratos, la diferencia se encuentra que al acceder desde consultas solamente permanecen activas las siguientes opciones:

Consultar


Seguimiento

Permite consultar la relación del contrato con los pedidos, albaranes y facturas relacionados con él.

Historia


67

68

Soporte Documental


Consultar Pedidos

Para acceder a esta información entramos desde este punto de menú o pulsamos el icono desde Trabajar con Pedidos

Accedemos desde este proceso al menú Pedidos, Trabajar con Pedidos. Nos permitirá acceder a la consulta de los documentos dados de alta en el área de Pedidos.



Podemos ver las funciones de cada icono en Trabajar con Pedidos.

Esta pantalla es la misma pantalla que nos ofrece el punto de menú Trabajar con Pedidos, la diferencia se encuentra que al acceder desde consultas solamente permanecen activas las siguientes opciones:

Consultar


Seguimiento



Historia


Soporte Documental


Consultar Albaranes

Para acceder a esta información entramos desde este punto de menú o pulsamos el icono desde Trabajar con Albaranes

Accedemos desde este proceso al menú Albaranes, Trabajar con Albaranes. Nos permitirá consultar los documentos existentes en el área de Albaranes.



Podemos ver las funciones de cada icono en Trabajar con Albaranes.

Esta pantalla es la misma pantalla que nos ofrece el punto de menú Trabajar con Albaranes, la diferencia se encuentra que al acceder desde consultas solamente permanecen activas las siguientes opciones:

Consultar


69

70

Seguimiento


Historia


Consultar Asiento


Consultar Factura


Soporte Documental


Seguimiento de Contratos

Podemos acceder a esta información bien desde este punto de menú o pulsando el icono en Trabajar con Contratos.

Proceso que permite consultar el seguimiento de un contrato, y su relación con pedidos, albaranes y facturas. Nos permitirá tres formas de visualización:

Al pulsar Buscar, aparecerán tres iconos en la parte superior izquierda:


Detalle de Seguimiento

Permite Consultar la Relación del Contrato con los pedidos, albaranes y facturas relacionados con él.

IMPRIMIR

Imprimir Seleccionados

Permitirá imprimir en Hoja de Cálculo el Seguimiento del Contrato seleccionado.

Toda la Lista

Nos mostrará en hoja de cálculo el detalle de todos los contratos que estamos visualizando en pantalla, nos mostrará los datos en función de los filtros que hayamos efectuado antes de seleccionar la opción.

71

72

Seguimiento de Pedidos

Podemos acceder a esta información bien desde este punto de menú o pulsando el icono en Trabajar con Pedidos.

Proceso que permite consultar el seguimiento de un pedido, y su relación con albaranes y facturas. Nos permitirá tres formas de visualización:

Al pulsar Buscar, aparecerán tres iconos en la parte superior izquierda:

Detalle del Seguimiento


IMPRIMIR


Permitirá imprimir en Hoja de Cálculo el Seguimiento de Pedido seleccionado.


Imprimir toda la lista

Nos mostrará en Hoja de Cálculo el detalle de todos los pedidos que estamos visualizando en pantalla. Nos mostrará los datos en función de los filtros que hayamos efectuado antes de seleccionar la opción.

Seguimiento de Albaranes

Podemos acceder a esta información bien desde este punto de menú o pulsando el icono en Trabajar con Albaranes.

Proceso que permite consultar el seguimiento de un Albarán, y su relación con facturas. Nos permitirá tres formas de visualización:

Al pulsar Buscar, aparecerán tres iconos en la parte superior izquierda.

73

74

Detalle del Seguimiento


IMPRIMIR


Permitirá imprimir en hoja de cálculo el Seguimiento de Albarán seleccionado.

Imprimir toda la lista

Nos mostrará en Hoja de Cálculo el detalle de todos los albaranes que estamos visualizando en pantalla. Nos mostrará los datos en función de los filtros que hayamos efectuado antes de seleccionar la opción.


Desglose de Contratos

En este Punto de Menú la aplicación nos muestra los Detalles de los Contratos.

Al pulsar Buscar, aparecerán los Contratos y tres iconos en la parte superior izquierda:

Detalle de Desglose

IMPRIMIR

Imprimir Selección

Imprimir Todo

Al imprimir nos muestra una MACRO de las Mediciones de un Contrato en función de las unidades Hoja por Sociedad.

75

76

Cuando seleccionamos "Ver Mediciones" nos mostrarán datos en las Columnas de Longitud, Ancho y Alto.

Desglose de Pedidos

En este Punto de Menú la aplicación nos muestra los Detalles de los Pedidos.

Al pulsar Buscar, aparecerán los Pedidos y tres iconos en la parte superior izquierda:

Detalle de Desglose


IMPRIMIR

Imprimir Selección

Imprimir Todo

Al imprimir nos muestra una MACRO de las Mediciones de un Pedido en función de las unidades Hoja por Sociedad.


Desglose de Albaranes

En este Punto de Menú la aplicación nos muestra los Detalles de los Albaranes.

Al pulsar Buscar, aparecerán los Albaranes y tres iconos en la parte superior izquierda:

77

78

Detalle de Desglose

IMPRIMIR

Imprimir Selección

Imprimir Todo

Al imprimir nos muestra una MACRO de las Mediciones de un Albarán en función de las unidades Hoja por Sociedad.



Facturas Pendientes de Vincular

En esta consulta se mostrarán las facturas introducidas en el programa y que se encuentran pendientes de vincular con albaranes.

Al pulsar Buscar, aparecerán dos iconos en la parte superior izquierda.

Consulta de Factura

Permite Consultar los detalles de las facturas introducidas desde este módulo. Como elemento nuevo en esta consulta veremos la pestaña "Detalle de Obra" y podremos consultar los Albaranes, Pedidos y Contratos, relacionados con él.

Imprimir Facturas Pendientes de Vincular

79

80

Imprimir Informe con las facturas pendientes de vincular, con el detalle de las unidades de contratación no vinculadas.

Albaranes Pendientes de Vincular

En esta consulta se mostrarán los albaranes introducidos en el programa y que se encuentran pendientes de vincular.


Consulta del Albarán


Imprimir informe con los albaranes pendientes de vincular, con el detalle de las unidades de contratación no vinculadas.

Pedidos Pendientes de Vincular

En esta consulta se mostrarán los pedidos introducidos en el programa y que se encuentran pendientes de vincular.


81

82

Consulta de Pedidos

Imprimir Informe con los pedidos pendientes de vincular, con el detalle de las unidades de contratación no vinculadas.


Comparativo de Contratos

Permite comparar dos o más Contratos y ver cuál sale más económico (verde) o menos (rojo).

Al pulsar Buscar, aparecerán los Contratos:

Imprime Macro de Comparativo de Contratos, para ello hay que seleccionar al menos dos contratos.

Comparativo de Albaranes

Permite comparar dos o más Contratos y ver cuál sale más económico (verde) o menos (rojo).

Compara un Contrato tipo "M" Medición con otro tipo "C" Control de Medición.

Al pulsar Buscar, aparecerán los Albaranes:

83

84

Imprime Macro de Comparativo de Albaranes, para ello hay que seleccionar al menos dos Albaranes: Uno de tipo "M" y otro de tipo "C".

Inventario de Almacén

Este proceso permite obtener la situación o valoración de las existencias. Podremos lanzar el informe filtrando por almacén y por unidad de contratación. Sólo tendremos que indicar la fecha desde/hasta que vamos a considerar para la elaboración del informe.

Cuando entremos en el proceso, el programa nos preguntará los datos que queremos obtener:

Y a continuación, nos mostrará el informe con los datos solicitados:


Gestión de Almacén de Maquinaria

En el Almacén / Promoción donde está la maquinaria prestada, se contabilizan como Ingreso, los días que se hayan prestado por la valoración indicada.

Para el Almacén / Promoción al que le prestan la maquinaria, esto supondrá un Coste.

Se Relaciona con los siguientes puntos:

Ficha de Inmovilizado, pestaña Valoración

Contabilización Masiva de Inmovilizado

Contabilidad/ Existencias / Código de Agrupación de Costes

Elemento de Inmovilizado / Código de Agrupación

Recepción de Facturas: Se enlaza con el Código de Agrupación y me permite imputar Costes a esos elementos de Inmovilizado y Calcular el Inventario.

Gestión de almacén para maquinaria: Imputación de Costes, Informe de Resultado.

Las fichas de inmovilizado que tengan asignado un código de almacén serán asimiladas a maquinaria.

Si creamos un código de agrupación de costes desde Contabilidad, Existencias, y en el ámbito le indicamos que se trata de un elemento de inmovilizado, en el informe nos aparecerán los elementos que tengan un elemento de inmovilizado asignado y aparecerá como gasto o ingreso, según el tiempo y la valoración que tenga la maquinaria usada o prestada.

Será ingreso para el almacén que presta la maquinaria y gasto para el que la usa.

Además desde la recepción de facturas, aplicando el coeficiente de agrupación, podremos también imputar gastos a estos elementos, gastos que aparecerán en el informe.

85

86

Consumo de Unidades por Promoción

Este proceso se localiza en el Módulo Pedidos y Compras, Consultas, Consumo de Unidades por Promoción.

Al entrar en dicho proceso, aparecerá la siguiente ventana, en la que debemos seleccionar la promoción de la cual queremos obtener los datos.

Como mínimo nos pedirá que le indiquemos la promoción de la cual vamos a obtener la información. En caso de no indicarlo, nos aparecerá el siguiente mensaje:

El resto de las opciones que nos aparecen en la ventana inicial, y que podemos seleccionar, están relacionados con el proveedor de la promoción de la cual vamos a mostrar la información, el rango de fechas del cual vamos a obtener el informe y el nivel de detalle que queremos mostrar (información detallada o a origen).

Si no seleccionamos ninguna opción, y sólo indicamos la promoción, el informe mostrará tantas hojas como proveedores tengan contratos en dicha promoción, en el rango de fechas seleccionado.

Según la información aportada por el cliente, se mostrarán la siguiente información:

• Nombre del proveedor: Aparecerán (si no se filtra de manera específica), tantas hojas en la macro como proveedores con contrato existan para la promoción. En cada pestaña se identificará el proveedor del cual estamos analizando el Consumo. Sólo se mostrará información de aquellos contratos asociados a una promoción, es decir en el contrato, en la parte superior izquierda estén asignados a la promoción de la cual queremos emitir el informe.

• Fecha de la factura: Se mostrará en dicha columna la fecha de recepción de las distintas facturas del proveedor en la promoción.

• Número de factura: Valor que se obtendrá del campo S/ fra. número y que aparece en el Detalle de la Factura.

• Unidades de Contratación: Unidades de contratación registradas en el contrato, el precio de las mismas será el que aparezca en el contrato o los contratos del proveedor en la promoción. La información de las distintas unidades, aparecerá en horizontal, cada unidad aparecerá en una columna distinta. Si hubiera más de una unidad de contratación igual, con precio diferente se indicará en una nueva columna.

• Total Factura: Base imponible de la factura. Presentará la información correspondiente a las distintas facturas recibidas. En el caso de solicitar el informe a origen, aparecerá una nueva columna con los datos de la facturación a origen.


• Se añadirán tantas filas como facturas existan del proveedor en la promoción, se indicarán de dicha factura (datos en cada línea), el número de la factura, el número de unidades de contratación consumidas en dicha factura, y la cifra total de la factura (base imponible).

• Se presentará un sumatorio del total de unidades de contratación consumidas.

• Se presentará el producto de las unidades de contratación consumidas y el precio en contrato de la unidad de contratación.

• Se presentará un sumatorio del importe total de las facturas recibidas del proveedor.

Ejemplo: Si seleccionamos la emisión del informe a nivel detallado, nos mostrará la siguiente información:

Ejemplo: Si seleccionamos la emisión del informe a nivel origen, nos mostrará la información a nivel de consumo y facturas con información acumulada desde la fecha inicio que le hayamos indicado.

87

Módulo de Pedidos y Compras - Prinex · 2018-04-16 · Módulo de Construcción Control...

Documents

Transcript of Módulo de Pedidos y Compras - Prinex · 2018-04-16 · Módulo de Construcción Control...