Módulo Regularizador de Cuentas. 1.- - UV · Dirección de Tecnologías de Información y...

Universidad de Valparaíso

Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación– Unidad Financiero Contable

1.-‐ Introducción

Módulo Regularizador de Cuentas.

Este módulo nacio a comienzos del año 2009 producto de una serie de requerimientos

repetititos que se solicitaban desde la unidad de aranceles para ser solucionados en

Informática.

El procedimiento que se llevó a cabo fue en primera instancia hacer un catastro de

todos los casos y se agruparon de tal manera que permitió determinar las disitntas opciones

que debían crearse en este nuevo módulo. Cabe destacar que este trabajo se hizo en conjunto

con Chris Nordenflycht de la unidad de aranceles, quien también es la única persona que en la

actualidad tiene instalado este sistema y con la cual se fueron haciendo las pruebas sobre la

marcha del sistema.

Si bien el sistema ha sido de gran utilidad para Chris, no se ha podido instalar a los

demás funcionarios d e la unidad de aranceles porque aún no ha sido presentado a los

respectivos directivos o jefes de unidad oficialmente.

Actualmente, el sistema permite ingresar o regularizar los siguientes casos:

• Validar Ingreso de usuario

• Generar y/o modificar el derecho básico del periodo actual

• Crear el periodo académico de un alumno para periodos anteriores al actual

• Eliminar periodos académicos de alumnos mal ingresados o que se han transferido de

carrera

• Regularizar la Boleta del alumno para el periodo actual

• Regularizar la boleta del alumno para periodos anteriores al actual

• Ajustes de arancel, beneficios y/o emisiones

• Modificar años de ingreso de los alumnos que estén mal indicados en la base de datos

• Cargos y Abonos para el periodo actual

• Cargos y Abonos para periodos anteriores al actual

Se debe señalar que cada movimiento que se realiza en este módulo queda registrado

en tablas de control, d e esta forma se sabrá quién y cuándo s e realizó a lgún ingreso ,

modificación y/o eliminación del sistema.



2.-‐ Descripción de las funcionalidades

2.1.-‐ Validar Ingreso de usuario

Para poder tener acceso a este módulo se debe contar en primera instancia con la

autorización de instalación del jefe de la Unidad de Aranceles, a partir de esto, el sistema se le

instala al usuario, se le asigna un nombre de usuario y contraseña y se le da los permisos

respectivos para acceder al mismo.

La pantalla de inicio de sesión es la que a continuación se presenta, cabe destacar que

el usuario tendrá pleno dominio de su contraseña pues tendrá la posibilidad de cambiarla

cuantas veces lo desee, haciéndose completamente responsable de su uso.

Pantalla 1: Conexión a la base de datos



2.2.-‐ Menú Principal

Tiene disponible las opciones Ingresar derecho básico e ingesar periodos de alumnos

anteriores, así como también la opción de eliminar periodos de alumnos que esten duplicados

o mal ingresados en la base de datos, como por ejemplo alumnos por transferencia.

Pantalla 2: Opción Menú Principal

2.2.1.-‐ Ingresar o generar el derecho básico del periodo actual

Esta opción permite generar el derecho básico a aquellos alumnos que no se les

generó por el proceso normal de comienzos de año y que no tuvieron periodo académico para

el periodo inmediatamente anterior al actual.

Para aquellos alumnos que tuvieron periodo académico en el periodo anterior pero

que no fueron regulares, se les debe generar folio en la secretaria de estudio correspondiente

y a través de ese módulo.



Pantalla 3: Ingreso a la opción de Generar Derecho Básico

Pantalla 4: Opción generar derecho básico

2.2.2.-‐ Crear el periodo académico de un alumno para periodos anteriores al actual

Esta opción fue creada con el fin de crear el periodo académico de un alumno distinto

al periodo actual, ya sea por distribución de decreto o resolución tardía o pérdida de la

información en la base de datos.



Pantalla 5: Ingreso a la opción de crear periodos anteriores

Pantalla 6: Opción de creación de periodos académicos anteriores.

2.2.3.-‐ Eliminar periodos académicos de alumnos mal ingresados o que se han transferido de

carrera

Esta opción permite eliminar periodos académicos de alumnos que estén mal

ingresados, o bien, se hayan transferido de carrera.



Pantalla 7: Ingreso a la opción de eliminación de periodos académicos.

Pantalla 8: Opción de eliminación de periodos académicos.

2.3.-‐ Menú regularizar

En esta parte del menú se puede regularizar la emisión de boleta para el periodo

actual, periodos anteriores, realizar ajustes de arancel, beneficios y/o emisiones y modificar

años de ingreso.



Pantalla 9: Menú Regularizar

2.3.1.-‐ Regularizar la Boleta del alumno para el periodo actual

Esta opción permite regularizar la boleta del alumno por cuota emitida, le da absoluta

responsabilidad a quien está regularizando el caso, por los datos que el sistema solicita que

digiten. Muestra las cuotas de los beneficios otorgados a los alumnos para que el cálculo de la

emisión sea la correcta, de esta forma le da la visión al usuario si alguna cuota de algún

beneficio esta mal ingresado.

Pantalla 10: Ingreso a la opcion de emision de boleta periodo actual



Pantalla 11: Opcion de regularización de emision de boleta periodo actual

2.3.2.-‐ Regularizar la boleta del alumno para periodos anteriores al actual

Esta opción permite regularizar deudas de periodos anteriores al actual. Solicita que

ingresen la deuda neta y el monto de los intereses en caso que le corresponda, esta opción

puede ser utilizada para cualquier periodo anterior al actual y al igual que la opción anterior el

usuario tiene absoluta responsabilidad de lo que se digita e ingresa.

Pantalla 12: Ingreso a la opcion de regularización de boleta periodos anteriores



Pantalla 13: Opción regularizar boleta de periodos anteriores

2.3.3.-‐ Ajustes de arancel, beneficios y/o emisiones

Esta opción permite al usuario del sistema modificar los montos de la cuenta

corriente según el tipo de beneficio en caso que alguno de sus cálculos este mal imputado o el

mismo arancel del alumno independiente del periodo académico que se quiera actualizar.

Además permitirá eliminar emisiones que no corresponden a la realidad del alumno. La

opción “Ver Info” permite ver el registro del beneficio o del arancel otorgado al alumno en el

periodo ingresado para que el usuario se de cuenta de lo que se tiene que modificar.

Pantalla 12: Ingreso a la opción de ajuste de beneficios y arancel.



Pantalla 13: Opción de ajuste de arancel, beneficios y/o emisiones.

2.3.4.-‐ Modificar años de ingreso de los alumnos que estén mal indicados en la base de datos

Esta opción permite modificar el año de ingreso de un alumno para un periodo

académico especifico y que haya sido mal ingresado o asignado al sistema.

Pantalla 14: Ingreso a la opción modifica año de ingreso.



Pantalla 15: Opción Modifica año de ingreso.

2.4.-‐ Menú Cargos y Abonos

Esta opción de menú nos da la posibilidad de hacer cargos y abonos a la cuenta

corriente del alumno ya sea del periodo actual o de históricos.

Pantalla 16: Menú Cargos y Abonos

2.4.1.-‐ Cargos y Abonos para el periodo actual

Todo hecho económico transcurrido en el periodo académico vigente puede ser

ingresado, Modificado y consultado a través de esta opción, para ello debe ingresar el Rut del



alumno que desea trabajar. Los parámetros que se exigen son el Ítem de facturación

(Conceptos que se utilizan en una cuenta corriente de alumno),si es un cargo o un abono, el

monto, el número de cuota que afecta y el numero de boleta. Además se debe llenar los

campos relacionados a algún decreto o documento que justifique el hecho económico, los

campos solicitados son el tipo documento, un numero correlativo , fecha y alguna glosa que

lo identifique .

Pantalla 17: Ingreso a la opción cargos y abonos periodo actual.



Pantalla 18: Opcion cargo y abono periodo actual.

2.4.2.-‐ Cargos y Abonos para periodos anteriores al actual

Este modulo afecta a todos los alumnos que tienen deuda morosa de años

anteriores al periodo vigente. Su método de operación es muy parecido a la opción anterior,

inclusive utiliza los mismos parámetros (Rut, Ítem de facturación, tipo cargo o abono, monto,

etc.) . Su diferencia radica en que la búsqueda de la información es en una tabla distinta, que

contiene todo los antecedentes de los morosos del periodo anterior.

Pantalla 19: Ingreso a la opción cargo y abono periodos historicos



Pantalla 20: Opcion cargo y abono periodos historicos



3.-‐ Modificaciones y/o Actualizaciones al Sistema

3.1.-‐ Modificación de la Opcion Menú Principal Ingresar Derecho Básico

En primera instancia esta opción fue pensada solamente para aquellos alumnos que

estudiaron en algun momento en la Universidad y que postergaron o congelaron sus estudios y

en el periodo actual retoman sus estudios, por lo cual se le debe generar su Derecho Básico.

Sin embargo, se visualizó que el expectro de cambios e ingresos a la Universidad es mucho

mayor, por lo cual, esta nueva opción de generación y/o modificación de derecho básico

abarca



e Genet a De t ec ho Básico/ Folio

Genera Derecho Básico delPeriodo Actual-

Rut

Año Ingreso Cod. Carrera

.!l_uscar

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Ap.Paterno Ap. Materno Nombres

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Dirección Comuna Ciudad

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Descripcion Carr era

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