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Programa de Capacitación BiblioRedes

Word para TrabajarNivel II

Elaborado por:

Coordinación de CapacitaciónPrograma BiblioRedes

Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos

Dirección de Bibliotecas, Archivos y MuseosSubdirección de Bibliotecas PúblicasPrograma BiblioRedes

Word para TrabajarNivel II

Manual de Capacitación delPrograma BiblioRedes

Propiedad del Programa BiblioRedes de laDirección de Bibliotecas, Archivos y MuseosRegistro de Propiedad Intelectual Nº

Este material podrá ser reproducido para efectos de capacitación y/o de referencia con el consentimiento del Programa BiblioRedes y no podrá ser comercializado.

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Tabla de Contenidos

1. Formatos Especiales y Almacenamiento_____________________________________________4

1. Uso de listas_________________________________________________________________4A) VIÑETAS___________________________________________________________________4B) NÚMEROS Y LETRAS__________________________________________________________5C) ESQUEMAS NUMERADOS_______________________________________________________5

2. Uso y ajuste de tabulaciones____________________________________________________6A) TABULACIONES PREDETERMINADAS_______________________________________________7B) ALINEACIÓN________________________________________________________________7

3. Agregar bordes a un documento________________________________________________8

4. Guardar documentos en distintos formato de archivo______________________________9TIPOS DE ARCHIVO_____________________________________________________________9EJERCICIO N°1_______________________________________________________________11

2. Uso de Plantillas: Currículum Vitae________________________________________________12

1. Las Plantillas de Word_______________________________________________________12

2. Plantillas para Currículum Vitae______________________________________________13

3. Trabajar con plantillas_______________________________________________________14EJERCICIO N°2_______________________________________________________________16

3. Uso de Plantillas: Informe Básico__________________________________________________17

1. Elegir una plantilla para Informe______________________________________________17

2. Trabajar con plantillas de informe_____________________________________________19

3. Tabla de contenidos__________________________________________________________21EJERCICIO N°3_______________________________________________________________22

4. Acabado de Documentos________________________________________________________23

1. Configuración de documentos_________________________________________________23A) MÁRGENES_______________________________________________________________23B) PAPEL___________________________________________________________________25C) DISEÑO__________________________________________________________________26EJERCICIO N°4_______________________________________________________________28

5. Estilos_______________________________________________________________________29

1. Sobre estilos en general_______________________________________________________29

2. Aplicar estilos predefinidos___________________________________________________29

3. Crear, modificar y borrar estilos_______________________________________________32A) CREAR UN ESTILO__________________________________________________________32B) MODIFICAR UN ESTILO_______________________________________________________33C) BORRAR UN ESTILO_________________________________________________________34

4. Preferencias de estilo_________________________________________________________34EJERCICIO N°5_______________________________________________________________35

6. Tablas (Intermedio)____________________________________________________________36

1. Crear una tabla usando la opción Autoformato de Tablas__________________________36

2. Agregar bordes a una tabla___________________________________________________38

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EJERCICIO N° 6______________________________________________________________40

7. Trabajar con Imágenes y Gráficos (Opciones Avanzadas)______________________________41

1. Cambiar configuración de una imagen__________________________________________41A) BARRA DE HERRAMIENTAS IMAGEN______________________________________________41B) OPCIONES DE LA BARRA IMAGEN________________________________________________42

2. Formato de imagen__________________________________________________________43

3. Cambiar tamaño de una imagen_______________________________________________45

4. Mover imágenes u objetos dentro de un documento_______________________________46EJERCICIO N°7_______________________________________________________________46

8. Combinación de Correspondencia_________________________________________________47

1. La función combinación de correspondencia_____________________________________47

2. Crear una lista de correos_____________________________________________________47

3. Usar el Asistente para combinar correspondencia_________________________________48EJERCICIO N°8_______________________________________________________________51

Autoevaluación__________________________________________________________________521. FORMATOS ESPECIALES Y ALMACENAMIENTO______________________________________522. USO DE PLANTILLAS: CURRÍCULUM VITAE_________________________________________523. USO DE PLANTILLAS: INFORME BÁSICO___________________________________________534. ACABADO DE DOCUMENTOS___________________________________________________535. ESTILOS__________________________________________________________________536. TABLAS (INTERMEDIO)_______________________________________________________537. TRABAJAR CON IMÁGENES Y GRÁFICOS (OPCIONES AVANZADAS)________________________548. Combinación de Correspondencia_____________________________________________54

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1. Formatos Especiales y Almacenamiento

¿Qué sabré o qué podré hacer al finalizar esta sección?

Usar las listas, viñetas y numeraciones. Usar y ajustar tabulaciones. Aplicar bordes. Almacenar documentos en distintos formatos de archivo.

1. Uso de listas

Es posible que, al escribir un texto, necesitemos ordenar información en la forma de un punteo o una lista numerada. Para realizar esto de manera sencilla y rápida, Word cuenta con la función Numeración y Viñetas.

a) Viñetas

Una viñeta es un punto, una flecha, u otro símbolo que sirve para dar énfasis a los elementos de una lista. Si deseamos agregar viñetas a una lista debemos seleccionar sus elementos y, luego, ir a la ventana Numeración y viñetas, en el menú Formato.

En la pestaña Viñetas de dicha ventana, encontramos una variedad de símbolos entre los cuales podemos elegir el que más nos convenga haciendo clic sobre él y, luego en Aceptar.

El símbolo aparecerá en la página y podremos escribir el primer elemento de la lista. Para pasar a otro elemento apretamos la tecla Enter (o Intro). Si queremos finalizar la lista, debemos volver a hacer clic sobre el botón de viñetas de la barra de herramientas o bien apretar dos veces la tecla Enter.

Cuando creamos listas con viñetas, Word les asigna automáticamente una sangría a sus elementos. Podemos aumentar o disminuir la sangría situándonos al comienzo de un

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Dirección de Bibliotecas, Archivos y MuseosSubdirección de Bibliotecas PúblicasPrograma BiblioRedeselemento y haciendo clic en los íconos Aumentar y Disminuir sangría en la Barra de herramientas.

Para quitar las viñetas de una lista, debemos seleccionarla e ir nuevamente a la ventana Numeración y viñetas, donde hacemos clic en el cuadro Ninguno.

b) Números y letras

Para darle a una lista un orden sucesivo, mediante números o letras, el procedimiento es igual al que acabamos de describir con respecto a las viñetas, solo que elegimos el estilo de numeración en la pestaña Números de la ventana Numeración y viñetas.

c) Esquemas numerados

Hemos visto hasta ahora cómo crear listas simples, en las cuales todos los elementos se encuentran en un mismo nivel. La pestaña Esquemas numerados, dentro de la ventana Numeración y viñetas, permite crear listas cuyos elementos se ubiquen en distintos niveles jerárquicos.

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Procedemos de la misma forma que en los dos casos anteriores, eligiendo un tipo de esquema particular y agregando el primer elemento de la lista. Luego, si deseamos mover un elemento de esquema numerado a un nivel de numeración distinto, seguimos uno de los siguientes procedimientos:

Para disminuir el nivel de numeración del elemento: hacemos clic en un número de la lista y, a continuación, en Aumentar sangría.

Para aumentar el elemento a un nivel superior: hacemos clic en un número de la lista y, a continuación, en Reducir sangría.

Veamos un ejemplo:

2. Uso y ajuste de tabulaciones

Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulación Tab o las teclas Mayús + Tab, si queremos retroceder a la tabulación interior. Ellas indican hasta donde se realiza una sangría o donde empieza una columna de texto, por lo cual resultan muy útiles cuando necesitamos insertar textos en forma de tablas.

El procesador de texto tiene, por defecto, definidas tabulaciones cada 1,25 cm., pero ésta distancia, así como la alineación del texto en cada tabulación, se pueden cambiar a través de la ventana Tabulaciones, del menú Formato.

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Una vez en esta ventana, tenemos 3 alternativas para modificar las tabulaciones predefinidas:

a) Tabulaciones predeterminadas

En este campo podemos cambiar la distancia entre tabulaciones en centímetros. La referencia para establecer estas distancias es la Regla horizontal, situada bajo la Barra de herramientas. Una vez definida la tabulación hacemos clic en Aceptar.

b) Alineación

En este campo podemos establecer qué tipo de alineación (Izquierda, Centrada, Derecha, Decimal) deseamos en cada columna de texto definida por las tabulaciones. Para ello, debemos teclear la posición en centímetros en el campo Posición, hacer clic en el tipo de alineación deseada y, luego, hacer clic en Fijar. Una lista con las tabulaciones fijadas se va creando bajo el campo Posición. Una vez finalizado este proceso hacemos clic en Aceptar.

El tipo de alineación Decimal es útil cuando una columna de texto contiene datos numéricos con decimales. Esta alineación ubica la coma decimal en una misma columna.

c) Relleno

En este campo podemos elegir un tipo de relleno que aparezca en los espacios en blanco a la izquierda de cada tabulación. Este debe definirse antes de hacer clic Fijar.

Si queremos eliminar una tabulación, debemos volver a la ventana Tabulaciones, seleccionarla de la lista bajo el campo Posición y hacer clic en Eliminar.

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3. Agregar bordes a un documento

Para mejorar la presentación de una página o de un documento, enmarcando la información que contiene, Word cuenta con la función de agregar bordes. A ella podemos acceder a través del menú Formato, opción Bordes y sombreado. Este comando despliega una ventana en la cual debemos elegir la pestaña Borde de página.

Esta ventana presenta una serie de campos que nos sirven para definir el formato específico de borde que deseamos para la página o el documento:

a) Valor: Nos permite elegir entre cuatro tipos de marco (Cuadro, Sombra, 3D, Personalizado) haciendo clic sobre los cuadros respectivos.

b) Estilo: Despliega un menú con diversos tipos de líneas para el borde.

c) Color: Despliega un menú con diversos colores para las líneas del borde.

d) Ancho: Despliega un menú con diversos grosores para las líneas del borde.

e) Arte: Despliega un menú con diseños gráficos especiales el borde.

Para que el borde aparezca en un lugar específico de la página, por ejemplo solo en la parte superior, debemos hacer clic en la opción Personalizado del cuadro Valor. Luego, en la ventana de Vista previa, hacemos clic en el lugar donde deseamos que se ubique el borde.

Para especificar que el borde aparezca en una página o en todo el documento, debemos ir al campo Aplicar a y elegir la opción correspondiente. Una vez definidos estos campos, hacemos clic en Aceptar para agregar el borde.

Si deseamos quitar un borde de página o documento debemos abrir nuevamente la ventana Bordes y sombreado en la pestaña Borde de página y hacer clic sobre Ninguno del cuadro Valor.

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Es importante destacar que, para ver el borde que agregamos a una página o documento mientras trabajamos en él, debemos activar el modo Vista Diseño de impresión.

4. Guardar documentos en distintos formato de archivo

Tipos de archivo

La función Guardar, según la hemos utilizado hasta ahora, nos ha permitido especificar el nombre que queremos asignarle a un archivo y la carpeta específica donde deseamos ubicarlo.

Ahora bien, existen diferentes tipos de archivos según la clase de datos que estos contienen: hay archivos de imágenes, archivos de programas, archivos de documentos Word, etc.

Cuando trabajamos con el procesador de texto, los archivos se guardan por defecto bajo el tipo Documento de Word (.doc), a menos que explícitamente definamos otro tipo de formato al momento de guardar el documento por primera vez.

También podemos modificar el tipo de archivo bajo el cual guardamos un documento, haciendo clic sobre el comando Guardar como… que encontramos en el menú Archivo.

Este comando despliega la misma ventana que se muestra cuando guardamos un documento por primera vez. Bajo el campo Nombre de archivo encontramos el campo Guardar como tipo, que despliega un menú con las distintas posibilidades de guardado. Para elegir el tipo debemos hacer clic sobre una de ellas y, luego, hacemos clic sobre Aceptar.

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Entre los tipos de archivo que podemos elegir se encuentran:

a) Página Web de un solo archivo; Página Web; Página Web, filtrada: Estos formatos nos permiten transformar el archivo de manera que podamos visualizarlo a través de Internet. Se usan cuando el archivo en el que trabajamos está destinado a ser un sitio web.

b) Plantilla de documento: Se usa cuando deseamos guardar el documento que hemos creado en forma de plantilla, es decir, como un patrón que nos servirá para crear otros documentos con la misma estructura.

c) Formato RTF: Guarda el archivo con opciones de formato, imágenes y objetos, de manera de poder abrirlo en otros computadores que posean una versión distinta de Windows o Word.

d) Texto sin formato: Guarda solamente el texto del archivo, sin opciones de formato, imágenes u objetos.

e) Otros: También se nos ofrece la posibilidad de guardar un documento bajo versiones más antiguas de Word (como Word 6.0) o como archivo para otro tipo de procesador de texto (como Works 6.0 ó Works 7.0).

La posibilidad de cambiar el modo de guardar un documento es muy útil cuando deseamos abrir y/o trabajar un archivo en 2 ó más computadores distintos, cuyos sistemas operativos o versiones de procesador de texto son diferentes.

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EJERCICIO N°1

A continuación, le presentamos una serie de facultades y carreras de una institución educacional:

Facultad de medicina, Medicina, Enfermería, Kinesiología, Facultad de ciencias silvoagropecuarias, Agronomía, Ingeniería Forestal, Facultad de arquitectura, Arquitectura, Construcción Civil, Facultad de arte, Teatro, Pintura, Danza, Cine, Facultad de educación, Educación Parvularia, Pedagogía en Educación Diferencial, Pedagogía en Educación Física, Pedagogía en Inglés, Pedagogía en Música Cópielo en un nuevo documento Word y, luego, déle el siguiente formato: Invente un título, céntrelo y póngalo en negrita. Fuente Times New Roman, 12. Facultades con viñeta gráfica de su preferencia. Carreras ordenadas en un listado numerado. Agréguele un borde al documento. Y guárdelo con el nombre de “Ejercicio Listado Carreras”, en formato RTF.

Ahora, responda la autoevaluación de la página 52 para que vea sus avances.

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2. Uso de Plantillas: Currículum Vitae


Entender lo que son las plantillas de Word. Elegir una plantilla para Currículum Vitae. Utilizar el Asistente para currículos. Trabajar con plantillas de Currículum Vitae.

1. Las Plantillas de Word

Las plantillas son patrones predefinidos para crear documentos en el procesador de texto. Éstas resultan muy útiles cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, cuando escribimos cartas, el documento que creamos es siempre muy similar, ya que contiene remitente, fecha, encabezado, etc.

Las plantillas constituyen una modalidad especial de documento (son archivos tipo Plantilla de documento), cuya principal característica es que al trabajar en ellas creamos un documento normal de Word con los datos que le introducimos, permaneciendo la plantilla en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.

Cada vez que abrimos un documento nuevo, estamos utilizando la plantilla llamada Normal.dot., la cual almacena la información del tipo de letra, estilo, tamaño, etc. y que aplicará por defecto a los documentos posteriores a éste. Además de las que nosotros podamos crear, Word dispone de muchas otras plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc.

Para utilizar las plantillas es preciso abrir un documento nuevo desde el menú Archivo, haciendo clic en Nuevo…

Al hacerlo, se abre el panel Nuevo documento, el cual nos permite, entre otras cosas, abrir un documento nuevo en blanco o un documento existente. También nos permite crear un documento nuevo a partir de una plantilla, para lo cual debemos ir al menú Plantillas y, luego, optar por las que están En mi PC... o las de Office Online.

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Dirección de Bibliotecas, Archivos y MuseosSubdirección de Bibliotecas PúblicasPrograma BiblioRedesAl hacer clic sobre éste, se despliega la ventana Plantillas, la cual contiene varias pestañas con distintos grupos de plantillas predeterminadas.

2. Plantillas para Currículum Vitae

Comenzaremos a aprender el uso de plantillas a través de la creación de un Currículum Vitae. Para ello, debemos hacer clic sobre la pestaña Otros documentos.

En esta ventana encontramos dos tipos de elementos:

Asistentes: que nos permiten definir paso a paso, los elementos que queremos incluir en diversos tipos de plantilla.

Plantillas de currículo: que nos permiten crear directamente un documento a partir de una plantilla predefinida (Currículo elegante, Currículo moderno, Currículo profesional).

Utilizaremos primero un asistente para comprender, paso a paso, la lógica de llenado de una plantilla. Primero debemos seleccionar el ícono Asistente para currículos y, luego hacemos clic en Aceptar.

El Asistente para currículos consiste en 9 ventanas sucesivas con campos para rellenar y/o elementos para seleccionar. A través de ellas determinaremos:

El estilo de currículum: corresponde a las opciones de formato (elegante, moderno o profesional).

El tipo de currículum: que es la forma de ordenar la información personal (básica, cronológica, funcional y profesional)

Los datos personales que vamos a incluir. Títulos de secciones que incluiremos, pero varían según el tipo de currículum que

hayamos elegido.

Para avanzar por las ventanas del Asistente para currículos es preciso hacer clic en el botón Siguiente, pudiendo volver a ventanas anteriores, haciendo clic en el botón Atrás.

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La penúltima ventana nos permite agregar títulos de secciones definidas por nosotros y quitar opciones de títulos que hayamos tomado en las ventanas anteriores. Finalmente, para crear el currículum debemos hacer clic en Finalizar.

3. Trabajar con plantillas

Al guardar el documento recién creado, éste se transforma en un archivo del tipo Documento de Word. Entonces podemos proceder a llenarlo con nuestros datos. Para ello, primero escribimos directamente delante de los campos correspondientes a la Información personal (tal como indica la flecha). El resto de los títulos presentan sus campos entre corchetes ( [ ] ).

Para ingresar los otros datos debemos hacer clic sobre el espacio entre los corchetes y, luego, escribir la información requerida. Los campos que se componen, por lo general, de varios elementos (por ejemplo, Empleo) presentan una viñeta, para poder crear una lista, si fuese necesario.

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Como cualquier otro archivo tipo Documento de Word, el documento recién creado nos permite modificar su formato (tipo y tamaño de fuente, estilo, etc.), si así lo deseamos. Al momento de guardar los cambios efectuados podemos elegir entre: guardarlo como Documento de Word con el nombre y la ubicación que deseemos o transformarlo en una plantilla (guardándolo como archivo del tipo Plantilla de documento) agregándose, en este último caso, a las plantillas contenidas en la pestaña General en la ventana Plantillas.

Otra forma de crear un Currículum usando una plantilla, es abrir directamente una de las Plantillas de currículo que encontramos en la pestaña Otros documentos de la ventana Plantillas. Cada una de ellas corresponde a un currículum genérico creado en uno de los tres estilos (elegante, moderno, profesional), completado con datos ficticios.

Una vez seleccionada y abierta una de estas plantillas, debemos escribir nuestra información personal sobre los datos entregados a manera de ejemplo y, luego, guardar el archivo como Documento de Word. Al igual que en el caso anterior, podemos hacer las modificaciones de formato que deseemos a este documento.

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EJERCICIO N°2

Abra un documento nuevo de Word y, desde el panel de tareas, abra una de las plantillas de Currículum Vitae disponibles.

Complete la plantilla con sus datos reales, igual como si estuviera postulando a un trabajo, así podrá guardarlo e imprimirlo cuando lo necesite o actualizarlo cuando así lo requiera.

Guarde el archivo como Currículum Vitae y su nombre.


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Dirección de Bibliotecas, Archivos y MuseosSubdirección de Bibliotecas PúblicasPrograma BiblioRedes3. Uso de Plantillas: Informe Básico


Elegir una plantilla para Informe. Trabajar con plantillas de informe. Crear tablas de contenidos.

1. Elegir una plantilla para Informe

De la misma forma en que usamos una plantilla de Word para crear un Currículum vitae, podemos elaborar un documento del tipo Informe. Para ello debemos ir nuevamente a la ventana Plantillas y hacer clic sobre la pestaña Informes.

En esta ventana encontramos plantillas para 3 tipos diferentes de informes. Cada una contiene un texto similar, con instrucciones para trabajar sobre ella, variando sus respectivas configuraciones y formatos:

a) Informe elegante:

Contiene el modelo general, los formatos y los estilos para elaborar informes donde se requiera presentar información con un alto grado de formalidad, por ejemplo: Informes Finales.

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b) Informe moderno:

Contiene el modelo general, los formatos y los estilos para elaborar informes donde se requiera presentar información de manera clara y atractiva, por ejemplo: Propuestas. Incluye algunos gráficos.

c) Informe profesional:

Contiene un modelo general, formatos y estilos similares al anterior, pero sin elementos gráficos.

Haciendo clic sobre alguno de los íconos de estas plantillas, se despliega un informe modelo como tipo Documento de Word, el cual podemos sobrescribir y/o completar con la información necesaria. Asimismo, tenemos la posibilidad de modificar las características de formato (alineaciones, tipos y tamaños de fuente, estilos, etc.) de cada informe modelo, si así lo deseamos.

La primera página de cada plantilla presenta un ejemplo de portada en el estilo correspondiente. Para llenarla debemos seleccionar los distintos textos (título, subtítulo y dirección) y reemplazarlos con la información necesaria. En el caso de las plantillas de informe Elegante y Moderno, los datos correspondientes a la dirección de la organización o institución se agregan en un cuadro de texto dispuesto sobre el título.

Al momento de guardar los cambios efectuados podemos elegir entre:

Guardarlo como Documento de Word con el nombre y la ubicación que deseemos. O transformarlo en una plantilla para poder usarlo nuevamente con los datos recién

introducidos. Para esto, al momento de guardar debemos elegir guardarlo como archivo del tipo Plantilla de documento. De este modo, el archivo se agrega a las plantillas contenidas en la pestaña General de la ventana Plantillas.

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Dirección de Bibliotecas, Archivos y MuseosSubdirección de Bibliotecas PúblicasPrograma BiblioRedes2. Trabajar con plantillas de informe

Estilos de textoLas plantillas de informe muestran, a través de un texto que explica su utilización, varios estilos de texto que se recomiendan para darle formato a los distintos elementos de un informe. Cada estilo supone un conjunto de opciones predeterminadas de formato que se aplican a un texto (tipo y tamaño de fuente, alineación, espacio entre líneas, etc.)

Entre los estilos presentes en las plantillas de informe se encuentran:

a) Títulos 1, 2, 3, 4: Para nombrar las distintas sub-secciones del informe y diferenciarlas según su nivel jerárquico.

b) Texto independiente: Para escribir el cuerpo principal del informe.

c) Lista con viñetas: Para escribir textos en forma de punteo.

d) Cita: Para escribir citas, notas o párrafos de interés especial.

e) Lista con números: Para escribir textos en forma de lista numerada.

f) Rótulo con énfasis: Para enfatizar comienzos de párrafos (por ejemplo, en definiciones).

g) Encabezado y texto de tabla: Para escribir dentro de tablas.

Para utilizar estos distintos estilos de texto mientras escribimos un informe, podemos copiarlos del informe modelo mediante la herramienta Copiar formato y aplicarlos al texto correspondiente o definirlos mediante el cuadro Estilo de la Barra de herramientas.

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Dirección de Bibliotecas, Archivos y MuseosSubdirección de Bibliotecas PúblicasPrograma BiblioRedesEl cuadro Estilo en la Barra de herramientas presenta el nombre de cada estilo en el cual escribimos. Haciendo clic sobre el símbolo de la doble A (en el círculo rojo) a la izquierda del cuadro, desplegamos un menú con los distintos estilos disponibles para darle formato a un texto.

Para aplicarlos podemos:

Seleccionar un estilo particular haciendo clic sobre él y, luego, escribir el texto. Seleccionar un texto ya escrito, ir al menú Estilo y seleccionar un estilo particular

haciendo clic sobre él.

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3. Tabla de contenidos

Una vez que hemos redactado un informe, es necesario agregarle una tabla de contenidos. Word puede realizar esto automáticamente mediante el comando Referencia… en el menú Insertar.

Este comando despliega un submenú dentro del cual debemos hacer clic sobre la opción Índice y tablas. Se abrirá entonces la ventana Índice y tablas, con diversas opciones de índices y tablas. En este caso debemos hacer clic en la pestaña Tabla de contenido.

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La pestaña Tabla de contenido de la ventana Índice y tablas nos permite definir algunas características que tendrá la tabla de nuestro informe:

Mostrar o no los números de página correspondientes a cada contenido. Alinear los números de página a la derecha. Elegir un carácter de relleno entre el contenido y el número de página. Elegir un formato para la tabla de contenidos (estilo personal, clásico, elegante,

sofisticado, moderno, formal, sencillo) Determinar cuantos niveles jerárquicos se mostrarán en la tabla de contenidos.

Una vez definidas estas características, hacemos clic en Aceptar y se creará una tabla de contenidos con los distintos títulos de secciones del informe.

EJERCICIO N°3

Si es un microempresario o una microempresaria piense en su actividad laboral. Si no lo es, puede pensar en su actividad cotidiana o inventar una actividad laboral.

Abra un archivo nuevo de Word y, en el panel de tareas, seleccione un la plantilla de informes en la pestaña del mismo nombre.

Escriba un informe pensando en que va a presentar su microempresa a unos inversionistas extranjeros o escríbalo pensando en cuales son las actividades que realiza habitualmente.

Una vez que haya completado el informe, agréguele una nueva hoja al principio del documento y, cree en ella, la tabla de contenidos. Asegúrese que los vínculos de la tabla de contenidos funcionen.

Guarde el documento con el nombre de “Ejercicio Informe”.


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4. Acabado de Documentos


Configurar el documento (orientación de la página, tamaño de página, etc).

1. Configuración de documentos

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes en los cuales no podemos.

Pero el programa nos permite definir las características de estos márgenes (y otras, tales como su orientación, el tamaño del papel, etc.) mediante el comando Configurar página…, al cual accedemos desde el menú Archivo.

Al hacer clic sobre éste, se despliega un cuadro de diálogo con tres pestañas: Márgenes, Papel y Diseño.

a) Márgenes

Si elegimos la pestaña Márgenes observaremos una ventana dividida en cuatro áreas principales.

En el área superior de la ventana (Márgenes), podemos fijar los márgenes que le asignaremos a las páginas de nuestro documento, ya sea mediante las flechas () o tecleando directamente los centímetros deseados en cada uno de los campos que se muestran: Superior, Izquierdo, Inferior y Derecho, además de:

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Encuadernación: Dónde indicamos si requerimos un espacio adicional en el caso de que queramos encuadernar las páginas en forma de libro.

Posición del margen interno: Aquí señalamos la posición del margen de encuadernación (a la izquierda o arriba).

En la esquina inferior derecha, el cuadro Vista previa nos va dando una idea aproximada de cómo cada una de estas opciones afectan a las páginas del documento.

Bajo el área márgenes encontramos el área Orientación. Aquí debemos indicar si deseamos para la página una orientación vertical (que es la más usual) u horizontal (también llamada apaisada).

En el área Páginas es posible establecer la configuración de varias páginas al mismo tiempo. Para ello tenemos tres opciones:

Márgenes simétricos: esta opción hace que los márgenes de la página izquierda sean una imagen simétrica de los de la página derecha, es decir, que los márgenes interiores y exteriores sean del mismo ancho en ambas páginas.

Dos páginas por hoja o Libro plegado: estas opciones son útiles cuando imprimimos cuadernillos o folletos cuyas páginas son más pequeñas que una hoja de papel de la impresora.

A la izquierda del cuadro Vista previa se muestra el campo Aplicar a:, donde podemos elegir si aplicamos los cambios a todo el documento o sólo a una parte previamente seleccionada.

Si hacemos clic sobre el botón Predeterminar…, los valores que acabamos de definir serán los que se utilicen en los nuevos documentos que vayamos creando (es decir que pasarán a configurar la plantilla Normal.dot).

Una vez que hemos terminado de configurar los márgenes de la página, hacemos clic en Aceptar para aplicar los cambios.

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b) Papel

Volviendo al cuadro de diálogo Configurar página…, si elegimos la pestaña Papel observaremos una ventana dividida en tres áreas principales.

En el área superior de la ventana determinamos el tipo de papel a utilizar para la impresora. Podemos elegir un tipo predeterminado (A4, Carta, etc.) del menú Tamaño del papel o establecerlo por nuestra cuenta especificando los campos Ancho y Alto.

Es importante asegurarse, antes de imprimir, que el tipo de papel elegido sea el mismo que alimenta a la impresora. Asimismo, cualquier cambio que hagamos en el tamaño del papel afectará el diseño final de nuestro documento (cantidad de páginas, distribución del texto sobre las páginas, etc.), por lo cual es conveniente establecerlo desde el comienzo.

Podemos observar en el cuadro Vista previa los resultados de la aplicación de una u otra de estas opciones. A la izquierda de este cuadro se muestra el campo Aplicar a:, donde podemos elegir si aplicamos los cambios a todo el documento o sólo a una parte previamente seleccionada.

En el área Origen del papel tenemos la posibilidad de definir la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de ésta que tenga más de una.

Nuevamente, si hacemos clic sobre el botón Predeterminar…, los valores que acabamos de definir serán los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.

Una vez que hemos terminado de configurar las características del papel, hacemos clic en Aceptar para aplicar los cambios.

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c) Diseño

La tercera pestaña del cuadro de diálogo Configurar página…, corresponde a la ventana Diseño. Ésta se encuentra dividida en cuatro áreas principales.

En el área Sección, podemos definir si deseamos que una configuración de página se aplique solamente a una sección específica del documento.

Luego, encontramos el área Encabezados y pies de página. Si bien por regla general no se puede escribir fuera de los márgenes de una página, la excepción la constituyen los encabezados y pies de página, los cuales se escriben justamente en la zona de los márgenes.

Si vamos a utilizar encabezados o pies de página en un documento, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes. Para ello rellenamos en esta área los siguientes campos:

Encabezado: indicamos aquí los centímetros que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera línea del encabezado.

Pie de página: indicamos aquí los centímetros que deseamos que haya entre la última línea del pie de página y el borde inferior de la página.

En el área Página seleccionamos el modo en que deseamos alinear verticalmente el texto entre los márgenes superior e inferior de la página (alineación superior, centrada, justificada, abajo). El valor Justificada afectará solamente a páginas completamente

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Dirección de Bibliotecas, Archivos y MuseosSubdirección de Bibliotecas PúblicasPrograma BiblioRedesescritas. Las páginas parcialmente escritas son alineadas por Word con el margen superior.

Si hacemos clic sobre el botón Números de línea, agregamos una numeración para las líneas del texto en el borde izquierdo de la página. Podemos definir aquí dónde iniciar la numeración (en cada página, cada sección, etc.), el valor de los intervalos entre números y otras opciones.

Por su parte, el botón Bordes nos conduce a la ventana Bordes y sombreado desde donde podemos agregar bordes a las páginas del documento, según vimos anteriormente.

Una vez que hemos terminado de configurar las características de diseño del documento, hacemos clic en Aceptar para aplicar los cambios.

Para apreciar el efecto global de los márgenes en nuestro documento, debemos pasar al modo de visualización Diseño de impresión o Vista preliminar. Si observamos las reglas (horizontal y vertical) veremos una zona más oscura que indica el tamaño de los márgenes.

También se puede ver cómo la línea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior y la línea del pie de página queda dentro del margen inferior.

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EJERCICIO N°4

1. Abra el documento “Ejercicio Biografía”.2. Abra el cuadro de diálogo Configurar página… en la pestaña Márgenes y modifique

el margen izquierdo a 5 cm. Aplique el cambio efectuado y examine el resultado.3. Modifique ahora el margen derecho a 5 cm.; el margen superior a 6 cm.; el margen

inferior a 6 cm., aplique los cambios y examine el resultado.4. Modifique la orientación de la página a Horizontal, aplique el cambio y examine el

resultado. 5. Guarde el documento resultante bajo el nombre “Ejercicio Márgenes”. 6. Vuelva al documento “Ejercicio Márgenes”.7. Abra el cuadro de diálogo Configurar página… en la pestaña Diseño y modifique el

margen del encabezado a 3 cm. 8. Modifique ahora el margen del pie de página a 5 cm.9. Agregue números de línea según los siguientes valores:

a. Iniciar en la página 1.b. 2,5 cm. desde el texto.c. Intervalo de 5 (líneas).d. Numeración continua.e. Aplique el cambio y examine el resultado.f. Guarde el documento con los cambios.


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5. Estilos


Aplicar estilos existentes para documentos.

1. Sobre estilos en general

Tal como lo adelantamos en el capítulo Plantillas de informe, un estilo es un conjunto de características de formato identificado por un nombre. La ventaja de ocupar un estilo es que podemos aplicar todas estas características de una sola vez, a través de un clic.

Existen muchos estilos predefinidos en Word (por ejemplo, el estilo Titulo 1 está compuesto por la fuente Arial, tamaño 16, en negrita y párrafo alineado a la izquierda), pero se pueden crear estilos personales, con las características de formato que deseemos.

2. Aplicar estilos predefinidos

Si queremos aplicar un estilo predefinido de Word, debemos abrir el panel Estilos y formato. Es posible hacer esto yendo al menú Formato y eligiendo la opción Estilos y formato o simplemente haciendo clic sobre el ícono Estilos y formato que se encuentra en la Barra de herramientas.

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De este modo desplegaremos el panel Estilos y formato al lado derecho de la pantalla.

Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento, solo debemos seleccionarlo y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en la lista del área Elija el formato que desea aplicar. El formato de nuestro texto actual se indica en el área Formato del texto seleccionado en la parte superior del panel. Podemos aplicar un estilo a todo un texto haciendo clic sobre el botón Seleccionar todo en dicha área.

Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto, se aplicará el estilo al texto que insertemos a partir de ese punto hasta que volvamos a cambiar el estilo.

Según el tipo de texto al cual se aplique, existen diferentes variedades de estilo. Dentro de éstas es importante reconocer los siguientes:

Estilos de carácter: señalados con el símbolo (a), afectan a caracteres y tienen definidas características como el tamaño de los caracteres, si están en cursiva, etc.

Estilos de párrafo: señalados con el símbolo (¶), afectan a párrafos completos y puede contener todas las características de un estilo de carácter, además de características de formato de un párrafo, tales como interlineado, sangrías, etc.

El área Elija el formato que desea aplicar presenta una lista con los formatos disponibles para el documento actualmente abierto. Podemos ver más estilos haciendo clic en el campo Mostrar, en la parte inferior del panel. Éste despliega un menú con varias opciones. Si elegimos Todos los estilos, aparecerán en la lista del panel todos los estilos creados por Word. Si elegimos Estilos disponibles sólo aparecerán los estilos utilizados en el documento más los correspondientes a la plantilla actual. Con la opción Personalizar podremos decidir qué estilos concretos queremos que se muestren en el panel.

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Dirección de Bibliotecas, Archivos y MuseosSubdirección de Bibliotecas PúblicasPrograma BiblioRedesPara ver con más detalle cómo está definido cada estilo, podemos hacer clic sobre la flecha () en la cabecera del panel y se desplegará una lista de la cual debemos elegir la opción Mostrar formato. Ésta despliega un nuevo panel en el cual se ven todos los elementos que componen el estilo, como el tipo de alineación, el tamaño de la fuente, etc.

Otra forma de aplicar un estilo es seleccionar el texto correspondiente y hacer clic en la flecha () del cuadro Estilo en la Barra de herramientas. Se abrirá, entonces, una lista desplegable con todos los estilos disponibles.

Basta con hacer clic sobre el estilo preferido y éste se aplicará a nuestro texto. Los propios elementos de la lista tienen aplicado el estilo que representan, de manera que podemos ver previamente el efecto que tiene el estilo a aplicar sobre el texto.

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Dirección de Bibliotecas, Archivos y MuseosSubdirección de Bibliotecas PúblicasPrograma BiblioRedes3. Crear, modificar y borrar estilos

a) Crear un estilo

La forma más fácil para crear un estilo es definirlo primero en una parte de nuestro documento, es decir, aplicar todas las características de formato que queremos que formen el nuevo estilo a un trozo del documento.

A continuación, hacemos clic en el botón Nuevo estilo... del panel Estilos y formato. Se abre entonces la ventana Nuevo, donde estarán indicadas las características de formato del trozo seleccionado. En el campo Nombre debemos escribimos un nombre para identificar el nuevo estilo y, luego, pulsamos Aceptar.

La ventana Nuevo incluye íconos de la barra de formato que nos permiten también cambiar algunas de las características del formato que tenemos definido hasta ese momento (tipo y tamaño de fuente; aplicación de negrita, cursiva o subrayado; color de letra; alineación, espacio entre líneas y párrafos; aumentar o reducir sangría, etc.). Basta hacer clic sobre uno de los íconos para efectuar los cambios. Podemos hacernos una idea de los efectos de éstos en el cuadro de vista previa que incluye la ventana.

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Dirección de Bibliotecas, Archivos y MuseosSubdirección de Bibliotecas PúblicasPrograma BiblioRedesb) Modificar un estilo

Para modificar un estilo debemos ir al panel Estilos y formatos y seleccionar el estilo a modificar. Al hacer clic en la flecha () a la derecha del nombre del estilo se desplegará un menú con la opción Modificar estilo. Haciendo clic sobre ésta, se abrirá la ventana Modificar...

Para quitar o agregar características de formato a un estilo, sólo debemos hacer clic sobre los botones correspondientes. Cada modificación que hagamos se verá reflejada de forma inmediata en el cuadro de vista previa, debajo del cual hay una línea donde están descritas todas las características del estilo. En el caso de que la característica del formato que queramos modificar no tenga un botón en esta ventana, podemos hacer clic en el botón Formato y se abrirá un menú desplegable equivalente al menú Formato de la Barra de menús (Fuente, Párrafo, Tabulaciones, Borde, etc.), de manera que accedamos a modificar cualquier característica del formato.

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Dirección de Bibliotecas, Archivos y MuseosSubdirección de Bibliotecas PúblicasPrograma BiblioRedesc) Borrar un estilo

Para borrar un estilo debemos ir al panel Estilos y formatos... y seleccionar el estilo que queramos quitar. Al hacer clic en la flecha () a la derecha del nombre del estilo se desplegará un menú con la opción Eliminar. Al hacer clic sobre ella, el estilo seleccionado quedará eliminado.

Hay que tener en cuenta que al eliminar un estilo, desaparecerá el formato correspondiente de los párrafos que tuvieran aplicado ese estilo.

4. Preferencias de estilo

Aunque los estilos modifican el formato de un documento, también podemos hacer cambios en forma manual, sin aplicar estilos, como hemos visto anteriormente.

Es posible entonces que, al aplicar un estilo, éste entre en conflicto con determinadas características de formato del texto (por ejemplo, que dentro de un párrafo escrito en un estilo que no contiene la opción Cursiva deseemos aplicar esta última a alguna palabra). Para resolver estas eventualidades, el procesador de texto se guía por ciertas preferencias que nos conviene tener en cuenta:

La característica de formato que se aplica en último lugar tiene preferencia sobre las anteriores.

Tienen preferencia las características de formato aplicadas en forma manual sobre los estilos.

Tienen preferencia las características de formato de caracteres por sobre las de párrafo.

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EJERCICIO N°5

A continuación le presentamos un texto con distintos títulos y texto para poder aplicarle distintos estilos:

El Último Grumete de “La Baquedano”Francisco Coloane

Primer Premio del Concurso de Novela Infantil Auspiciado por la Empresa Editora Zigzag y La Sociedad de Escritores de Chile, 1940.

Capítulo I, ¡Rumbo al Sur!“¡Veinte grados más a barbor! –exclamó en voz alta el teniente de guardia en el puente de

mando de la corbeta “General Baquedano”. -¡Veinte grados más a barbor! –repitió, como un eco, el timonel, mientras sus callosas

manos daban vigorosas vueltas a las cabillas de la rueda del timón”.

Aplique, al título del libro, el estilo Título 1. Aplique, al autor del libro, el estilo Título 2. Aplique, a la información del Concurso de Novela Infantil, el estilo Título 3. Cree un estilo, con las características de su preferencia, para aplicar al fragmento de

texto de la obra. Borre el estilo Título 3 y cree uno nuevo, con las siguientes características: Arial, 11

pt., Negrita, Cursiva, Centrado. Guarde el documento con los cambios, con el nombre de “Ejercicio Estilo”.


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6. Tablas (Intermedio)


Crear una tabla usando la opción Autoformato de Tablas. Agregar bordes a una Tabla.

1. Crear una tabla usando la opción Autoformato de Tablas

Como ya hemos adelantado, podemos aplicar manualmente la mayor parte de las características de formato a los contenidos de las celdas de una tabla, de manera de distinguir sus elementos, tales como: tipo y tamaño de fuente, estilos, alineación, etc.

Una forma más rápida de hacer esto es a través de la herramienta Autoformato de tablas que encontramos en el menú Tabla.

Podemos hacer clic sobre esta opción antes de crear una tabla y se desplegará la ventana Autoformato de tablas, que nos presenta diversos estilos de tablas predeterminadas sobre las cuales podemos trabajar. Esta ventana presenta varios campos que veremos con más detención.

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a) Categoría: Aquí podemos examinar todos los estilos de tabla disponibles.

b) Estilo de tabla: En este cuadro se despliega la lista con los estilos de tabla. Para seleccionar uno distinto del que Word determina por defecto, solamente debemos hacer clic sobre el nombre. En el cuadro Vista previa se mostrará un ejemplo del estilo seleccionado.

c) Nuevo: Haciendo clic sobre este botón, podemos crear un estilo propio de tabla. Éste despliega una ventana que contiene valores del estilo que hayamos previamente seleccionado, de manera que podamos trabajar sobre él. Podemos cambiar el estilo de base en el campo Estilo basado en.

En el área Formato se incluyen íconos que nos permiten cambiar las características del estilo base (tipo y tamaño de fuente; aplicación de negrita, cursiva o subrayado; color de letra; tipo, color y grosor de línea, etc.).

En el campo Aplicar formato a podemos finalmente seleccionar si aplicamos el nuevo estilo a toda la tabla o a alguna parte específica de ella. Para crear el estilo debemos asignarle un nombre y hacer clic en Aceptar.

d) Eliminar: Con este botón, borramos el estilo que hayamos seleccionado de la lista.

e) Modificar: Este botón nos permite introducir cambios de formato en alguno de los estilos predefinidos. La ventana que despliega contiene los mismos campos que la ventana Nuevo, vista más atrás. Para quitar o agregar características de formato a un estilo sólo debemos hacer clic sobre los botones correspondientes. Cada modificación que hagamos se verá reflejada inmediatamente en el cuadro de vista previa. Debajo de éste hay una línea donde se van describiendo todas las características del estilo.

f) Predeterminar: Haciendo clic sobre este botón podemos establecer el estilo seleccionado como predeterminado, es decir, hacer que Word lo aplique por defecto cuando insertemos tablas en un documento. Un cuadro de diálogo nos preguntará si queremos predeterminar el estilo solamente para el documento actual o para todos los documentos basados en la plantilla normal.

Una vez elegido, creado y/o modificado un estilo de tabla, hacemos clic en Aceptar para aplicarlo. Antes de insertar la tabla en el documento, se mostrará la ventana Insertar tabla donde deberemos especificar el tamaño (número de filas y columnas) que deseamos.

Es posible usar la herramienta Autoformato con tablas ya creadas. En este caso debemos situar el cursor en alguna celda de la tabla y abrir la ventana Autoformato de tablas, procediendo después de manera normal. Las opciones que tomemos se aplicarán sobre la tabla seleccionada.

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Dirección de Bibliotecas, Archivos y MuseosSubdirección de Bibliotecas PúblicasPrograma BiblioRedes2. Agregar bordes a una tabla

Otra opción para mejorar el aspecto de una tabla consiste en trabajar sobre el formato de sus líneas y bordes. Para ello primero debemos seleccionar la tabla completa y apretar el botón derecho del mouse. Se desplegará entonces un menú dentro del cual tenemos que hacer clic sobre la opción Bordes y sombreado…

Se desplegará la ventana Bordes y sombreado (similar a la ventana con la cual agregamos bordes a una página o un documento). Dentro de ella debemos hacer clic sobre la pestaña Bordes.

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Esta ventana presenta una serie de campos que nos sirven para definir el formato específico de borde que deseamos para la tabla:

a) Valor: Nos permite elegir entre cuatro tipos de recuadro: Cuadro, Todos, Cuadrícula, Personalizado, haciendo clic sobre los cuadros respectivos. b) Estilo: Despliega un menú con diversos tipos de líneas.c) Color: Despliega un menú con diversos colores para las líneas.d) Ancho: Despliega un menú con diversos grosores para las líneas.

Para que el tipo de línea elegido se aplique en un lugar específico de la tabla, como por ejemplo sólo en las líneas exteriores, debemos hacer clic en la opción Personalizado. Luego, en el diagrama de la ventana Vista previa, hacemos clic en el lugar donde deseamos que se ubiquen las líneas correspondientes.

En el campo Aplicar a, especificamos si queremos aplicar el tipo de borde elegido a nivel de Tabla, Celda, Párrafo o Texto de la celda.

Una vez definidos estos campos, hacemos clic en Aceptar para agregar el borde. Si deseamos quitar el borde de una tabla, debemos abrir nuevamente la ventana Bordes y sombreado en la pestaña Bordes y hacer clic sobre Ninguno del cuadro Valor.

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EJERCICIO N° 6

1. Abra un documento nuevo.2. Despliegue la ventana Autoformato de tablas.3. Recorra los distintos estilos de tabla presentados, examinando cada vez el ejemplo

de ellos que se muestra en el cuadro Vista previa.4. Elija un estilo y cree una tabla con 3 columnas y 8 filas. La tabla se usará para

insertar datos sobre 6 mujeres destacadas de la Historia de Chile.5. Ingrese en la primera fila los siguientes títulos de columna: “Nombre”, “Año de

Nacimiento” y “Profesión”.6. Luego, llene el resto de la tabla con los siguientes datos:

Nombre Año de Nacimiento ProfesiónIsidora Aguirre 1919 Dramaturga

Eloiza Díaz Insulsa 1866 Médica

Rebecca Matte Bello 1875 Escultora

Paz Molina 1945 Poetisa y novelista

Amanda Labarca 1886 Profesora

Rosa Renard Artigas 1894 Concertista en piano

7. Desde el menú Autoformato efectúe al menos 2 modificaciones simples a su gusto en el formato de la primera fila (por ejemplo: cambiar tamaño y tipo de letra).

8. Guarde el documento bajo el nombre “Ejercicio Tablas 2”.9. Vuelva al documento “Ejercicio Tablas 2”.10. Seleccione la tabla y cópiela en una segunda hoja del documento.11. Borre las características de formato de esta segunda tabla. Para ello, aplíquele el

estilo Tabla con cuadrícula del menú Autoformato.12. Modifique ahora las líneas y bordes de la tabla a su gusto utilizando el comando

Bordes y sombreado. Elija un tipo distinto de cuadrícula en el cuadro Valor y varíe al menos 2 características de las líneas de la tabla (por ejemplo: grosor y tipo de línea).

13. Guarde los cambios y cierre el documento.


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7. Trabajar con Imágenes y Gráficos (Opciones Avanzadas)


Cambiar la configuración de una imagen. Mover imágenes u objetos dibujados dentro de un documento. Cambiar tamaño de un gráfico.

1. Cambiar configuración de una imagen

Una vez insertada una imagen, es posible cambiar su configuración para adaptarla según nuestras necesidades. Hay dos formas principales de hacerlo:

a) Barra de herramientas Imagen

Una manera de manipular una imagen es mediante la barra de herramientas Imagen. Para mostrar esta barra vamos al menú Ver, desplegamos el submenú Barras de herramientas, y hacemos clic sobre Imagen.

Si queremos modificar una imagen, debemos seleccionarla primero haciendo clic sobre ella. La imagen queda entonces enmarcada por unos pequeños cuadrados negros. Luego, podemos aplicar varias opciones desde los íconos de la barra Imagen. Es importante notar que, dependiendo del tipo de imagen, no todos los íconos de la barra estarán activos (por ejemplo, si queremos modificar una fotografía, no tendremos opción de cambiar estilo de línea).

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b) Opciones de la barra imagen

Insertar imagen: Este ícono permite insertar una imagen desde cualquier carpeta o dispositivo de almacenamiento.

Color: Este ícono despliega un menú con cuatro opciones para controlar el color de la imagen:

Automático: la imagen mantiene su color natural. Escala de grises: la imagen se transforma en una foto en

blanco y negro. Blanco y negro: la imagen queda altamente contrastada,

en solo dos colores (blanco y negro). Marca de agua: la imagen queda con su colorido natural,

pero en tonos muy claros, de esa manera podemos utilizarla como imagen de fondo.

Más / Menos contraste: Permiten aumentar o disminuir el contraste de la imagen. Más / Menos brillo: Permiten aumentar o disminuir el brillo de la imagen. Recortar: Permite recortar los bordes de una imagen. Al hacer clic sobre él la imagen

queda enmarcada por controladores de recorte en sus esquinas y en la mitad de cada uno de sus lados.

Girar a la izquierda: Gira la imagen hacia la izquierda en 90 grados cada vez que hacemos clic sobre él.

Estilo de línea: Despliega un menú en el cual podemos elegir entre los diferentes estilos de línea haciendo clic sobre ellos.

Comprimir imagen: Permite cambiar el peso de las imágenes. Es útil cuando tenemos un documento con muchas imágenes que lo hacen muy pesado. Hay que tener en cuenta que al comprimir una imagen podemos empeorar su resolución, es decir, la imagen perderá nitidez.

Ajuste de texto: Despliega un menú en el cual podemos ajustar la imagen, respecto del texto que la rodea, de varias formas.

Formato de imagen: Despliega la ventana Formato de imagen que veremos más adelante.

Definir color transparente: Permite volver transparente uno de los colores de la imagen. Al hacer clic con él sobre un color de la imagen, todas las zonas del mismo tono se vuelven transparentes. Sólo funciona con algunos formatos de imágenes, como el tipo jpg.

Con color automático Con color transparente

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Restablecer imagen: Este ícono sirve para volver a la imagen original mediante un clic, después de que le hemos aplicado distintas modificaciones.

2. Formato de imagen

Otra manera de manipular imágenes es a través del comando Formato de imagen. Este contiene varias de las funciones de la barra Imagen. Para activarlo debemos seleccionar la imagen, luego ir al menú Formato, y hacer clic sobre la opción Imagen…

También podemos activarlo haciendo clic sobre el ícono Formato de imagen en la barra de herramientas Imagen o haciendo doble clic sobre la propia imagen. Este comando despliega una ventana con 6 pestañas, cada una con distintas opciones.

Entre éstas se pueden destacar:

Imagen: Esta pestaña se divide en dos áreas: en el área superior, Recortar, podemos ejecutar la función de recortar la imagen, en este caso, especificando en centímetros el área de recorte para cada lado de la imagen (izquierda, derecha, superior, inferior); en el área inferior, Control de la imagen, podemos ejecutar la función Color y también aumentar/disminuir brillo y contraste, en este caso, mediante barras de desplazamiento o especificando porcentajes de aumento y disminución. Se encuentra aquí un botón para Comprimir... la imagen, y otro para Restablecer la imagen original.

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Diseño: Esta pestaña despliega 5 opciones para el ajuste de la imagen con respecto al texto que la rodea (En línea con el texto, Cuadrado, Estrecho, Detrás / Delante del texto). Para algunas de ellas permite, además, establecer la alineación horizontal, es decir, entre el margen izquierdo y el derecho de la página, para la imagen (izquierda, centrada, derecha).

Colores y líneas: Esta pestaña despliega opciones para modificar imágenes creadas con herramientas de dibujo de Word. Podemos cambiar: el color de relleno y la transparencia de un elemento seleccionado del dibujo; el color, tipo, estilo, y grosor de las líneas de un elemento seleccionado; el estilo y el tamaño de las flechas y autoformas usadas en el dibujo.

Una vez elegidas las opciones para modificar el formato de la imagen, hacemos clic en Aceptar para aplicarlas.

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3. Cambiar tamaño de una imagen

Un elemento importante a decidir acerca de las imágenes que insertamos en un documento de texto es su tamaño. El tamaño original de las imágenes no siempre es el más adecuado para las necesidades de un documento.

Para modificar el tamaño de una imagen debemos seleccionarla haciendo clic sobre ella y, luego, situar el cursor en una de sus esquinas (cuadrados negros). Cuando el cursor cambia de forma a una doble flecha, hacemos clic y arrastramos la esquina hacia el interior de la imagen (para achicarla) o hacia el exterior de ésta (para agrandarla).

Si situamos el cursor en los cuadrados negros de los lados de la imagen podemos agrandarla y achicarla deformando también su aspecto.

Una forma más precisa de modificar el tamaño de una imagen es mediante la ventana Formato de imagen. Para activarla debemos seleccionar la imagen, ir al menú Formato y seleccionar la opción Formato de imagen. En la ventana desplegada hacemos clic sobre la pestaña Tamaño.

Esta ventana presenta 3 áreas donde podemos definir los cambios a realizar: Tamaño y rotación: aquí indicamos las modificaciones en el alto y ancho de la

imagen, especificándolas en centímetros, en los campos respectivos. Dependiendo del tipo de imagen podemos también rotarla, para lo cual debemos especificar el alcance del giro en grados.

Escala: aquí podemos indicar las modificaciones al tamaño de la imagen. Podemos elegir también entre bloquear o no las relaciones originales de aspecto de la imagen y mantener o no una proporcionalidad con respecto al tamaño original de la imagen.

Tamaño original: aquí se nos indica como referencia el alto y ancho original de la imagen en centímetros y, encontramos también, el botón Restablecer para deshacer los cambios.

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4. Mover imágenes u objetos dentro de un documento

Si queremos cambiar de lugar una imagen o gráfico dentro de un documento, el procedimiento es muy sencillo: seleccionamos la imagen que deseamos mover y la arrastramos con el mouse, sin soltarla, hasta su nueva posición.

Cuando vamos a mover una imagen, es importante tener en cuenta el tipo de ajuste con el texto que esté activado. Word aplica por defecto el tipo En línea con el texto. Si deseamos, por ejemplo, que el texto rodee a la imagen en su nueva posición, debemos activar el modo de ajuste Estrecho o Cuadrado. Podemos hacerlo desde la barra de herramientas Imagen o desde la función Formato de imagen en el menú Formato.

EJERCICIO N°7

Abra el “Ejercicio Folleto” que realizó en el capítulo anterior. Inserte una nueva imagen en la sección que usted elija. Cambie el formato de la imagen, ajuste el tamaño y el diseño y coloque un título

sobre ella. Agregue una imagen como “Marca de Agua” en la sección final del folleto. Guarde el documento con el nombre de “Ejercicio Formato Corregido”.


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8. Combinación de Correspondencia


Crear una lista de correo u otro archivo de datos para usar en la combinación de correspondencia.

Combinar una lista de correos con una carta u otro nivel de documento.

1. La función combinación de correspondencia

La función Combinar correspondencia sirve, básicamente, para incorporar en un documento, datos contenidos en otro archivo. Esto nos permite automáticamente obtener copias de un documento con un texto fijo, por ejemplo, una carta, en el que sólo varían ciertos campos (por ejemplo, datos de los destinatarios provenientes de una lista de correos). Esta función es útil para generar cartas, etiquetas o sobres, con muchos destinatarios.

Cuando combinamos correspondencia, trabajamos con 2 elementos:

El documento principal: que corresponde al documento de Word que contiene el texto fijo y los campos donde se insertarán los datos variables.

El origen de los datos: que corresponde al lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. El origen de los datos puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word, etc.

2. Crear una lista de correos

El origen de los datos para combinar correspondencia debe consistir siempre en una lista de registros compuestos por distintos campos.

En el procesador de texto podemos crear una lista semejante mediante la función Tabla. En este caso, los registros corresponderían a las filas de la tabla y los campos a las columnas de la misma.

De esta manera, si el origen de los datos es una tabla que contiene una nómina de personas con sus direcciones y teléfonos, el registro será la fila correspondiente a cada persona y los campos serán el nombre, la dirección y el teléfono de cada una de ellas.

Cuando combinamos correspondencia podemos usar alguna tabla de Word (u otro tipo de archivo) que tengamos almacenada en nuestro disco duro o crear una lista de registros durante el proceso. Examinaremos ahora estas posibilidades con mayor detalle.

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3. Usar el Asistente para combinar correspondencia

Para iniciar el proceso de combinar correspondencia, debemos abrir un documento en blanco de Word o uno que ya contenga el texto fijo que utilizaremos como documento principal.

Luego, abrimos el menú Herramientas, desplegamos el submenú Cartas y correspondencia, y hacemos clic sobre la opción Combinar correspondencia...

Esta opción despliega, al lado derecho de la pantalla, el panel de tareas Combinar correspondencia con el primer paso del asistente.

Para recorrer este asistente, debemos ir marcando las opciones deseadas y haciendo clic abajo, en Siguiente para pasar al próximo paso o Anterior, para volver al paso precedente. Cada vez que marcamos una opción, se muestra una pequeña explicación de la misma en el panel.

1. Primer paso: Elegimos el tipo de documento principal que queremos generar: Cartas, Mensajes de correo electrónico, Sobres, Etiquetas o Listas de direcciones.

2. Segundo paso: Seleccionamos la forma de configurar el documento que contendrá la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Es posible optar aquí por el documento actual (escrito o en blanco), elegir una plantilla, o usar algún documento anterior de combinación de correspondencia.

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3. Tercer paso: Indicamos el origen de los datos, optando entre utilizar una lista existente, seleccionar de los contactos de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva:

Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente, aparecerá la opción Examinar..., sobre la cual debemos hacer clic para buscar el archivo que contiene el origen de datos. Esta opción abre la ventana Seleccionar archivos de origen de datos, donde podemos buscar el archivo deseado de la manera usual. Una vez ubicado, hacemos clic en Abrir y se mostrará la ventana Destinatarios de combinar correspondencia, con los datos del archivo en cuestión.

Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook aparecerá la opción Elegir la carpeta de contactos, sobre la cual debemos hacer clic para acceder a las carpetas correspondientes.

Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva aparecerá la opción Crear..., sobre la cual debemos hacer clic para crear la lista. Esta opción abre la ventana Nueva lista de direcciones, con la cual podemos ingresar datos en los campos: Título, Nombre, Apellidos, Nombre de la organización, Dirección 1 y 2, Ciudad, Provincia o Estado.

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Una vez llenos los campos deseados, hacemos clic sobre Nueva entrada para agregar otro registro.

En el área Ver entradas, podemos avanzar y retroceder por la lista creada. La ventana ofrece además, las opciones de: eliminar determinadas entradas, buscar una entrada específica a lo largo de la lista, personalizar los nombres y distribución de los campos, etc.Una vez terminada la lista hacemos clic en Cerrar. Word nos ofrecerá guardarla en la carpeta Mis archivos de origen de datos, de manera que podamos utilizarla o modificarla posteriormente.

4. Cuarto paso: En el cuarto paso, debemos redactar el texto fijo en el documento abierto (si es que no está escrito aún) y añadimos, luego, los campos de combinación. Para ello debemos ubicar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y, a continuación, hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

Es posible insertar aquí algunas formas predefinidas de campos de combinación: Bloque de direcciones...; Línea de saludo...; Franqueo electrónico..., o hacer clic sobre la opción Más elementos...

Esta opción despliega una lista con los campos de origen de los datos, que podemos agregar individualmente. Para ello, debemos seleccionar el campo y hacer clic sobre Insertar.

Los campos de combinación aparecen en el documento principal entre los signos (<<) y (>>), lo que indica que ese espacio será sustituido por un valor, cuando se ejecute la acción de combinar.

5. Quinto paso: En el quinto paso examinamos los textos fijos tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos. Utilizamos los botones (<<) y (>>) para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente. También tenemos aquí las opciones de: Buscar un destinatario en particular, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... si detectamos algún error que quisiéramos corregir.

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6. Sexto paso: En el sexto paso tenemos las opciones de: Enviar los documentos creados a la impresora haciendo clic en la opción

Imprimir.... Guardar alguna de las cartas en un nuevo documento (sin combinación) para

modificar su texto fijo. Para esto hacemos clic en Editar cartas individuales... Finalmente, cerramos el panel Combinar correspondencia.

EJERCICIO N°8

1. Abra un documento nuevo y, en la opción Plantillas del panel de tareas, ingrese a la pestaña Cartas y Faxes.

2. Ingrese al Asistente para cartas. 3. Cree el documento y guárdelo. 4. Vuelva a la carta creada y ejecute el Asistente para combinar correspondencia.5. Utilice para la creación de las cartas, el archivo “Ejercicio Tabla1”.6. Cierre el documento y guárdelo con el nombre “Cartas Combinadas”.


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Autoevaluación

A medida que complete cada contenido, es importante que vaya monitoreando su propio proceso de avance. De esta manera, usted podrá determinar si necesita más tiempo para trabajar y/o solicitar apoyo en alguno de los contenidos.

Chequee, mediante esta pauta de evaluación, cuáles son los pasos que sí ha ido desarrollando en la elaboración de sus documentos de texto en Word y cuáles aún no ha completado. Es bueno que antes de empezar una nueva sesión, revise los pasos que aprendió la clase anterior, así podrá repasar lo que no tenga completamente claro o vuelva a ejercitar lo que sea necesario volver a estudiar.

1. Formatos Especiales y AlmacenamientoAcciones Desarrolladas Si No

Puedo crear listas usando viñetas, números, letras y esquemas numerados.Sé cómo usar y ajustar tabulaciones en un texto.Puedo agregar bordes a un documento.Sé guardar documentos en distintos formatos de archivo.

¿Y ahora, cómo sigo? Marque la opción que más le acomode o recomiéndese algo diferente.

Cumplí con todo y puedo continuar avanzando. Debo reunirme con algún compañero, compañera o mi capacitador o capacitadora para aclarar dudas. Otro...............................................................................................................................................

2. Uso de Plantillas: Currículum VitaeAcciones Desarrolladas Si No

Puedo crear un Currículum Vitae usando las plantillas de Word.



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3. Uso de Plantillas: Informe BásicoAcciones Desarrolladas Si No

Puedo crear un Informe usando las plantillas de Word.Sé cómo crear una tabla de contenidos.



4. Acabado de DocumentosAcciones Desarrolladas Si No

Sé cómo modificar la configuración de los documentos en Word.



5. EstilosAcciones Desarrolladas Si No

Sé qué son los estilos.Sé cómo aplicar estilos predefinidos.Puedo crear, modificar y borrar un estilo.



6. Tablas (Intermedio)Acciones Desarrolladas Si No

Puedo crear una tabla usando la opción Autoformato de Tablas.Sé cómo agregar bordes a una tabla.



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7. Trabajar con Imágenes y Gráficos (Opciones Avanzadas)Acciones Desarrolladas Si No

Sé cambiar la configuración de una imagen.Puedo cambiar el formato de una imagen.Puedo cambiar el tamaño de una imagen.Sé mover imágenes u objetos dentro de un documento.



8. Combinación de CorrespondenciaAcciones Desarrolladas Si No

Conozco la función combinación de correspondencia.Puedo crear una lista de correos.Sé usar el Asistente para Combinar Correspondencia.



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