UNIDAD 4 Mecánica del proceso

administrativo

García Mauricio Zabdiel

Moreno Díaz Alán Jesús

Tierrafria Flores Eric

PLANEACIÓN

La planeación es la fase inicial de todo proceso administrativo,toda organización requiere de esta etapa preliminar para ellogro de una eficiencia máxima.

Para desarrollar adecuadamente la

planeación es necesario llevar acabo

una serie de etapas que son conocidas

también como elementos fundamentales

de la planeación.

ELEMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

VISIÓN: La visión es una proyección de lo que laorganización desea ser en un largo plazo, una declaraciónde la visión responde a esta pregunta: ¿Qué queremosllegar a ser?.

MISIÓN: La misión es el propósito fundamental que tienela organización, empresa o institución. Esta declaracióndebe responder a una pregunta clave: ¿Cuál es NuestroNegocio?

POLÍTICAS: Las políticas son una guía para orientar la acción ocriterios a seguir para la toma de decisiones, en problemas que sereten una y otra ves, dentro de la empresa misma. Las políticasdefinen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión.

REGLAS O NORMAS: Las reglas describe la acción requerida yespecifica. Regula la conducta de cada miembro de la organización.

PROGRAMAS: Un programa establece la secuencia de acciones quehabrá de realizarse y el tiempo que tomará para ejecutar cada una delas partes del programa mismo.

ELEMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

OBJETIVOS: Un objetivo es un fin a alcanzar. Si una organización oempresa, no considera sus objetivos, simplemente esa empresa serácomo un barco a la deriva del mar. Los objetivos son claves, y debenser siempre especificados dentro de la organización misma.

oEs imprescindible siempre establecer los objetivos por escrito.

oEl objetivo debe ser perfectamente claro y bien definido para darse aconocer a todos.

oDeben ser estables, es decir fijar los objetivos, sin ser cambiadosdurante el proceso de planeación.

ELEMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

CLASIFICACIÓN DE OBJETIVOS

OBJETIVOS GERENCIALES: Son establecidos por los miembros de mayorjerarquía de la organización o bien de la empresa. Así mismo estosobjetivos abarcan toda la empresa, en toda su extensión.

OBJETIVOS DEPARTAMENTALES: Estos objetivos tienen a limitarse a losdepartamentos, y siempre deben ser subordinados por los objetivosgerenciales.

OBJETIVOS OPERACIONALES: Son los que se establecen en los últimosniveles de la jerarquía empresarial, y por supuesto son subordinados porlos objetivos gerenciales y departamentales.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

PRINCIPIO DE LA UNIVERSALIDAD.

La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores comotiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que aldesarrollar el plan sea suficiente.

PRINCIPIO DE RACIONALIDAD.

Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentadoslógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse ytambién los recursos necesarios para lograrlos.

EL PRINCIPIO DE LA PRECISIÓN.

Cuando carecemos de planes precisos, cualquier negocio no espropiamente tal, sino un juego de azar, ya que, mientras el fin buscadosea impreciso, los medios que coordinemos serán necesariamenteineficaces.

EL PRINCIPIO DE FACTIBILIDAD.

Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planesdemasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. Laplaneación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas queactúan en el medio ambiente.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

TÉCNICAS CUANTITATIVAS Y CUALITATIVAS DE PLANEACIÓN

Cuantitativa (Análisis de series temporales): Aplicanun conjunto de reglas matemáticas a una serie de datosanteriores para predecir resultados futuros.

Cualitativa (Jurado de opinión): Combina y promedialas opiniones de expertos. Utilizan el juicio y las opinionesde conocedores para predecir resultados futuros.

Técnicas Cualitativas

Para la toma de decisiones se requiere recogerinformación sobre un problema dado a consultarexpertos en el campo específico y confiar en suexperiencia.

Algunas de las técnicas que existen son:

• Lluvia de ideas

• Sinéctica

• Planeación por consenso

• Técnica Delphi

•La pecera

•Interacción didáctica

•Negociación colectiva

•Metodología ZOOP

Lluvia de ideas

Consiste en reunir un grupo depersonas interesadas en darle soluciónal problema, las reglas consistirán en:

• 1. Se prohíben las críticas a las ideas.

• 2. Se da la bienvenida a las ideasextravagantes. Siempre es más fácilsuavizar o descartar las ideas; pero esmuy difícil generarlas.

3. Se lucha por la cantidad y no por la calidad.

4. Se trata de encontrar combinaciones y

cambios valiosos, animando a los participantes

para que adiciones o modifiquen las sugerencias

de los demás.

Sinéctica

Este método se asemeja a la lluvia deideas, pero la solución final al problemase obtiene con una metodología másestructurada.

1. El problema se estudia a fondo. Todos los

miembros del grupo deben familiarizarse

totalmente con la naturaleza y las limitaciones

del problema antes de sugerir una solución.

2. El líder soluciona una parte clave del

problema la cual se utiliza como un segmento

para ser analizado.

3. Los miembros del grupo emplean diferentes mediospara aportar ideas sobre el segmento seleccionado.

4. Debe hacer en el grupo por lo menos un experto queevalúe la viabilidad de las ideas y descarte las que noson viables.

Sinéctica vs Lluvia de ideas1. La lluvia de ideas suele parecer inconvenientes para algunos gerentes, ya

que se considera como una pérdida de tiempo en algunos casos. A

diferencia de Sinéctica, donde se da un tratamiento más riguroso con

personas especializadas.

2. En la lluvia de ideas, se da la oportunidad a personas que quieran

participar en un problema a que lo hagan, así se les da motivación al

brindarles importancia en las decisiones de la organización.

Técnica Delphi

Es un método para predecir el futuro utilizando expertos en el áreaa la cual pertenece el problema.

Consiste en cuatro etapas:

1. A cada miembro se le asigna un cuestionario sobre su área deespecialización.

2. Al día siguiente, se muestran las respuestas dadas, y se hace otrocuestionario para pedir opinión .

3. Se registra un conjunto de opiniones sobre laspreguntas y las respuestas planeadas, y seexplican aquellas respuestas más diferentes.

4. Se toma la decisión a partir de las opiniones yrazones dadas por los expertos.

Negociación colectiva

Cuando los bandos opuestos se reúnen, cada unollega con una estrategia a la mesa de reunión, lacual incluye la lista de los beneficios que deseanconseguir y una posición que sustenta cadabeneficio. Si la sustentación de las posicionescoincide, es posible llegar a un acuerdo final, encaso contrario es posible el acuerdo.

Metodologías ZOOP

ZOPP es la sigla de denominación alemana:

• Z iel

• O rientierte

• P rojekt

• P lanning

Es decir, Planificación De Proyectos Orientada A Objetivos.

• Procedimiento de planificación por pasos sucesivos

• Visualización y documentación permanente de los pasos deplanificación

• Enfoque de equipo

Esta metodología está basada en la construcción de diagramas yárboles que ayudan a obtener una mejor planeación.

Características de ZOOP

1. Identificar los principales problemas en la situación que está analizando

2. Formular en pocas palabras el problema central

3. Anotar las causas del problema central

4. Anotar los efectos provocados por el problema central

5. Elaborar un esquema que muestre las relaciones causa efecto en forma de un árbol de problemas

6. Revisar el esquema completo y verificar su validez e integridad

Para elaborar el árbol de problemas

Técnicas cuantitativas

Son técnicas basadas enanálisis rigurosos queestán sustentadosmatemáticamente, estándiseñados para brindar lamayor confianza yreducir la incertidumbreal tomar decisiones.

Las herramientas cuantitativas como apoyopara la toma de decisiones tienenventajas, como son, poder dividirproblemas complejos en fragmentosmenores que pueden ser diagnosticadosfácilmente.

•Matriz de resultados

•Árboles de decisiones

•Teoría de colas

•Teoría de redes

•La simulación

•El análisis de Markov

•Sistema de inventarios

Redes

Se usan principalmente cuando seva a evaluar el tiempo en el quese realiza un proceso.

Son ampliamente aplicables aproyectos que cubren diversasoperaciones o etapas, distintosrecursos, varios y diferentesórganos involucrados, plazos ycostos mínimos.

Árbol de decisión

Los árboles de decisiónpermiten a la direcciónevaluar los resultados deuna secuencia dedecisiones que serefieren a un problemaparticular.

Matriz de resultados

Es un instrumento muyutilizado que muestralos posibles resultadosque se pueden conseguir,al seguir cursosalternativos de acción(estrategias) endiferentescircunstancias.

Teoria de colas

• Se sitúa generalmente enalguna de las siguientescategorías:

• Problemas de comunicacióntelefónica.

• Problemas de tráfico.

• Problemas de averías demaquinaria.

EL SISTEMA DE INVENTARIOS

Ayudan al control de los costos totales deinventario; estos enfoques pueden reducirexitosamente el costo total de comprar paraalmacenar, de llevar el inventario y dequedarse sin él.

Simulación

Es un procedimiento que estudia un problema alcrear un modelo del proceso involucrado en eseproblema y después, mediante una serie desoluciones por tanteos organizados, intentadeterminar una mejor solución a ese problema.La simulación es una de las técnicas cuantitativasmás ampliamente usada hoy en día.

Análisis de Markov

Le permite a unopredecir los cambioscon el tiempo cuandola información sobrela conducta de lossistemas es conocida.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA, TÁCTICA Y OPERATIVA

Planeación estratégica

Es la planeación de tipo general proyectada allogro de los objetivos institucionales de laempresa y tienen como finalidad básica elestablecimiento de guías generales de acción dela misma.

Las características de esta planeación son

• Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes.

• Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección.

• Establece un marco de referencia general para toda la organización.

• Se maneja información fundamentalmente externa.

• Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación.

• Normalmente cubre amplios períodos.

• No define lineamientos detallados.

• Su parámetro principal es la efectividad.

Planeación táctica

Parte de los lineamientos sugeridos por laplaneación estratégica y se refiere a lascuestiones concernientes a cada una de lasprincipales áreas de actividad de lasempresas y al empleo más efectivo de losrecursos que se han aplicado para el logro delos objetivos específicos.

Características de la planeación táctica

• Se da dentro de las orientaciones producidas por la planeación estratégica.

• Es conducida y ejecutada por los ejecutivos de nivel medio.

• Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la empresa.

• Se maneja información externa e interna.

• Está orientada hacia la coordinación de recursos.

• Sus parámetros principales son efectividad y eficiencia.

Planeación Operativa

Se refiere básicamente a la asignaciónprevia de las tareas específicas que debenrealizar las personas en cada una de susunidades de operaciones.

Características

• Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeaciónestratégica y táctica.

• Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rangojerárquico.

• Trata con actividades normalmente programables.

• Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión.

• Normalmente cubre períodos reducidos.

Análisis FODA

Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas

Es una metodología de estudio de lasituación competitiva de una empresa en sumercado (situación externa) y de lascaracterísticas internas (situación interna)de la misma.

La situación interna se compone de dosfactores controlables: fortalezas ydebilidades, mientras que la situaciónexterna se compone de dos factores nocontrolables: oportunidades y amenazas.

Se debe poder contestar cada una de las siguientes preguntas:

• ¿Cómo se puede explotar cada fortaleza?

• ¿Cómo se puede aprovechar cada oportunidad?

• ¿Cómo se puede detener cada debilidad?

• ¿Cómo se puede defender de cada amenaza?

El mexicano Raúl Francisco Díaz Mortera nosdice en su frase "Un imperio no cae por fuerzasexternas sino por debilidades internas".

• Ejemplo de análisis FODA

ORGANIZACIÓN

Concepto e Importancia

Esta etapa del proceso administrativo se basa en laobtención de eficiencia que solo es posible a travésdel ordenamiento y coordinación racional de todos losrecursos que forman parte de un grupo.

Después de establecer los objetivos a alcanzar esnecesario determinar qué medidas utilizar para lograrlo que se desea, y de esto se encarga la etapade organización.

Elementos del concepto de Organización

ESTRUCTURA: La organización implica elestablecimiento del marco en el que habrá de operar elgrupo social, ya que establece la disposición y lacorrelación de funciones, jerarquías y actividadesnecesarias para lograr los objetivos.

SISTEMATIZACIÓN: Esto se refiere a que todas lasactividades y recursos de la empresa debende coordinarse racionalmente a fin de facilitar eltrabajo.

Importancia de la organización

oEs de carácter continuo.

oEs un medio que establece la mejor manera de alanzar losobjetivos.

oSuministra los métodos para que se puedan desempeñarlas actividades eficazmente

oEvita lentitud e ineficiencia.

oReduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitarfunciones y responsabilidades.

Tipos y técnicas de organización

Lo que se espere de unproceso de organización esdisponer de una estructuraorganizativa a través de lacual los individuoscooperan sistemáticamentepara el logro de objetivoscomunes.

Sus niveles son:

Establecimiento de la Visión y

elaboración de estrategias

Transformación de las

estrategias en programas

de acción

Ejecución cotidiana y

eficiente de las tareas

de la organización

El objetivo de la estructura es de servir como ayuda en el cumplimientode los procesos de la organización, en todos sus niveles.

• Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metasde la organización.

• Dividir la carga total de trabajo en actividades que pueden serejecutadas en forma lógica, por una persona o grupo de personas.

• Combinar el trabajo de los miembros de la organización de modológico y eficiente.

• Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembrosde la empresa o grupo.

• Vigilar la eficiencia de la organización y hacer ajustes para mejorarla.

Tipos y técnicas de organización

Tipos de organizaciones

Las organizaciones son extremadamente heterogéneas ydiversas, cuyo tamaño, características, estructuras yobjetivos son diferentes. Esta situación, da lugar a unaamplia variedad de tipos de organizaciones.

Principales tipos de organizaciones:

• Según sus fines

• Según su formalidad

• Según su grado de centralización

ORGANIZACIONES SEGÚN SUS FINES

• CON FINES DE LUCRO: Tienen como uno de sus principales finesgenerar una determinada ganancia o utilidad para sus propietariosy/o accionistas.

• SIN FINES DE LUCRO: Se caracterizan por tener como fin cumplirun determinado rol o función en la sociedad sin pretender unaganancia o utilidad por ello.

Tipos de organizaciones

ORGANIZACIONES SEGÚN SU FORMALIDAD

• ORGANIZACIONES FORMALES: Este tipo de organizaciones secaracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidospara la toma de decisiones, la comunicación y el control.

• ORGANIZACIONES INFORMALES: Este tipo de organizacionesconsiste en medios no oficiales pero que influyen en lacomunicación, la toma de decisiones y el control.

Tipos de organizaciones

ORGANIZACIONES SEGÚN SU GRADO DE CENTRALIZACIÓN

• ORGANIZACIONES CENTRALIZADAS: En una organización centralizada, la autoridad se concentra en la parte superior y es poca la autoridad que se delega en los niveles inferiores.

• ORGANIZACIONES DESCENTRALIZADAS: En una organización descentralizada, la autoridad se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible.

Tipos de organizaciones

Técnicas de organización

• Son las herramientas necesarias para llevar a cabouna organización racional.

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