Medicion de Archivos[1]
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MEDICION DE ARCHIVOS
Beneficios: Planificación de tareas específicas Diseñar espacios físicos para archivos Elaborar pliegos de condiciones para contratar
trabajos archivísticos con empresas externas Presentar informes Transferir documentación Diseñar tablas de retención documental
MEDICION DE ARCHIVOS NTC 5029
La norma contempla métodos para la medición de archivos con documentación en soporte papel, preferiblemente en tamaño carta u oficio
Qué metodología se empleó? Análisis de resultados obtenidos Se establecieron promedios y fórmulas Opiniones de fabricantes de papel, estanterías,
unidades de conservación y de otras empresas
MEDICION DE ARCHIVOS NTC 5029
Cuál es el objeto de la norma? Especificar métodos para la medición de
archivos, con soporte papel, de una manera fácil y rápida con un mínimo margen de error
No se aplica para medición de planos, mapas o cartografías
Los resultados pueden variar en un 10% por encima o por debajo del valor del cálculo
MEDICION DE ARCHIVOS NTC 5029
Definiciones: Archivo Canto o filo Depósito de Archivo Documento Documento de Archivo Folio Gramaje Medición Lineal Soporte Documental Unidad de Conservación
MEDICION DE ARCHIVOS NTC 5029
MEDICION DE FOLIOS Cuantifica un archivo en términos de hojas,
papeles o folios Es la medida más exacta, pero a la vez, la más
dispendiosa de realizar Las otras formas de medición están orientadas
a buscar una aproximación del tamaño del archivo
MEDICION DE ARCHIVOS NTC 5029
MEDICION EN METROS LINEALES Es la más aceptada archivísticamente Se mide con la documentación puesta de
canto o filo La estantería debe estar diseñada para que
cada bandeja corresponda a 1 metro lineal de documentación
MEDICION DE ARCHIVOS NTC 5029
La cantidad de folios varía según el gramaje del papel y el tipo de unidad de conservación en que está almacenada la documentación
Q = # metros X PFM
Donde Q es la cantidad de folios, # metros, son los metros lineales y PFM es el promedio de folios por metro lineal.
MEDICION DE ARCHIVOS NTC 5029
MEDICION DE METROS CUADRADOS Mide el espacio físico en metros cuadrados
que ocupa la documentación Es un método impreciso: no tiene en cuenta
espacios entre estanterías, # de bandejas en estantes, tipo de unidades de conservación
1 mt2 = 1.3 mts lineales, válido en estanterías de 5 bandejas, dos caras y espacio de 0.70 mt
MEDICION DE ARCHIVOS NTC 5029
MEDICION EN METROS CUBICOS Permite calcular espacio físico tridimensional
ocupado por una documentación Ideal para medir archivos ubicados en costales
cajas de cartón, etc. Se determina el promedio de folios por metro
cúbico (PFM3), según el gramaje del papel y unidades de conservación
MEDICION DE ARCHIVOS NTC 5029
Útil para el cálculo de áreas necesarias para almacenar documentación
El AGN recomienda el uso de estantería de tipo fijo con 5 bandejas por estante, utilizando las dos caras y espacio entre muebles de 0.70 metros.
1 m2 = 5.8 metros lineales de folios
MEDICION DE ARCHIVOS TABLA DE EQUIVALENCIA
Tipo de Papel
Unidad de Conservac.
PFM PFM3
Docs fechas 1500 y 1900
Legajo Carpeta
7.000 6.800
98.000 95.200
Papel Man o Semi-Ind
Legajo Otros (1)
4.800 6.450
67.200 90.300
Gramaje 75 gm/2
Legajo Carpeta Caja de Arc Otros
9.450 9.000 6.300 8.700
132.300 126.000 88.200 96.000
MEDICION DE ARCHIVOS TABLA DE EQUIVALENCIA
Tipo de Papel
Unidad de Conservac.
PFM PFM3
Docs fechas 1500 y 1900
Legajo Carpeta
7.000 6.800
98.000 95.200
Papel Man o Semi-Ind
Legajo Otros (1)
4.800 6.450
67.200 90.300
Gramaje 75 gm/2
Legajo Carpeta Caja de Arc Otros
9.450 9.000 6.300 8.700
132.300 126.000 88.200 96.000
MEDICION DE ARCHIVOS TABLA DE COEFICIENTE DE
CONVERSION
Pasar de: Multiple por: Obtiene:
Mts lineales Mts lineales Mts lineales Mts Cuadrados Mts Cuadrados Mts Cuadrados Mts Cúbicos Mts Cúbicos Mts Cúbicos
Toneladas Toneladas
Toneladas
0.172413 0.06927 0.0336 5.8 0.4015384 0.1948799 14.4362 2.49 0.48484 29.7619 5.1313655 2.062536
Mts Cuadrados Mts Cúbicos Toneladas Mts Lineales Mts Cúbicos Toneladas Mts Lineales Mts Cuadrados Toneladas Mts Lineales Mts Cuadrados Mts Cúbicos