Mejora continua: los desafíos del cambio organizacional
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MEJORA CONTINUA:Los desafíos del cambio organizacional
Coordinador General: Lic. Gustavo Montenegro Coordinadora técnica: Lic. Ivana Schroeder Equipo técnico: Lic. Josefina Villagra Lic. M. Eugenia Vargas
Noviembre 2009
Principios para el cambio y la mejora
Incorporar conocimientos y actitudes no es suficiente para el cambio.
Desde la inquietud de quien conduce y del conjunto.
Requiere enfoque organizacional sistémico e integrado.
Objetivos: la tarea, la relación y las personas.Aprender a aprender.
Una mirada sistémica de los factores
del cambio y la mejoraDiseño
Organizacional Procesos
RolesPropósitos
Rutinas deInteracciónDecisiones
ConversacionesCompromisos
Aspectos IndividualesHabilidades
Representaciones
Tensiones interpersonalesConflictos
Descoordinaciones Expectativas no satisfechas
Fallos en la tarea Bajo rendimiento y logro
de objetivos
El proceso de Asistencia Técnica Diagnóstico y propuesta de trabajo
Sensibilización y presentación del proyecto Focalización de demanda. Relevamiento diagnóstico y devolución al conjunto Propuesta de trabajo.
Desarrollo de la asistencia técnica Reuniones personales con directivos Reuniones de equipo Talleres de reflexión y formación de equipo Entrevistas individuales a informantes clave Acompañamiento y asesoramiento en la elaboración de
documentos de gestión y claridad organizativa
Seguimiento Reuniones con directivos Reuniones de equipo
Fase I
Fase II
Fase III
De problemas … a cambio y mejoras
De tareas repetidas o ausentes, errores innecesarios, demoras en cumplimientosdescoordinaciones entre áreas
De sensaciones de sobrecarga, desgaste e incertidumbre,“apagar incendios”
De acciones unilaterales, malos entendidos y conflictos,actitudes de indiferencia y rebeldía
De voluntades particulares,reuniones informales,proyectos postergados.
A claridad de roles y responsabilidades, distribución adecuada de tareas,claridad de circuitos, procesos y criterios,actualización de procedimientos.
A claridad de resultados y objetivos,prioridades compartidas y planes acordados,delegación operativa .
A mejoras en el clima y la confianza,mayor entendimiento y acuerdos,actitudes de colaboración y compromiso.
A agendas compartidas,espacios sistemáticos de análisis y reflexión,seguimiento y evaluación.
Resulta necesario
Potenciar habilidades de gestión en quien conduce.Clarificar el proyecto, los resultados.Abordar la estructura: rediseñar roles y funcionesClarificar y adecuar perfiles, redistribuir responsabilidades.Identificar puntos de acuerdo pendiente con otros actores (mandos superiores, responsables de otras áreas o sectores, usuarios, etc.).Abordar temas de difícil tratamiento.Desarrollar instrumentos de gestión y control: tableros de resultados, planes, diagramas de proceso, grillas de relevamiento, grillas y formatos, etc.
Algunos elementos posibilitantes y de procesos de mejora e innovación observados
Inquietudes en el personal y directivos respecto a incorporar conocimientos, habilidades y herramientas que potencien al equipo frente a realidades desafiantes.Intentos genuinos y esfuerzos compartidos por mejorar la calidad del trabajo cotidiano y el clima de relaciones.Buena predisposición a profesionalizar los modos de trabajo.Actitudes positivas hacia los esfuerzos de transformación en tanto se faciliten ciertos marcos de coherencia.
Algunos elementos culturales que limitan el avance de procesos de
cambio y mejora Debilidades en funciones directivas (saberes y competencias) que conlleva vulnerabilidad de acuerdos y legitimaciones pendientes de diseño organizativo y puntos de mejora.
Ajustes pendientes en los mecanismos de coordinación entre la lógica académica y la lógica de apoyo administrativo.
Limitaciones de personal calificado y de condiciones de contrato que garanticen estabilidad de procesos y resultados.
Dificultades en el acceso o disponibilidad de recursos tecnológicos y físicos. Debilidad en el desarrollo o implementación de mecanismos de reconocimiento
al personal que generen impacto efectivo. Ámbitos particulares de profunda debilidad en la salud organizacional:
“internas”. Mecanismos de selección e incorporación de personal: incorporaciones de
perfil inadecuado,“destino de castigos”, etc. Arraigada cultura de ausencias del personal: licencias, carpetas médicas,
razones particulares, etc. Distribución horaria que dificulta sistematicidad de encuentros.
Una mirada sistémica de los factores
del cambio y la mejora
Los aspectos individualesHabilidades, representaciones
El diseño organizacionalProcesos, roles, propósitos
Los modelos de interacciónDecisiones, conversaciones, compromisos