INGENIERIA DE METODOS II

INGENIRIA INDUSTRIAL INGENIERIA DE METODOS II

MEJORA DE METODOS DE TRABAJO EN LA PLANTA DE GESTION DOCUMENTAL DEL ARCHIVO BCP

DOCENTE:V CICLOSEMESTRE 2015-3RESPONSABLES:

DEDICATORIALa concepcin de este trabajo est dedicada a nuestros padres, pilares fundamentales en nuestra vida. Sin ellos, jams se hubiese podido conseguir lo que hasta ahora. Su tenacidad y lucha insaciable han hecho de ellos el gran ejemplo a seguir y destacar.

Los Alumnos

AGRADECIMIENTOEste proyecto es el resultado del esfuerzo conjunto de todos los que formamos el grupo de trabajo. Por esto agradezco a nuestra profesor Max Espinoza Zavaleta, quien se le debe gran parte de nuestros conocimientos, gracias a su paciencia y enseanza. A nuestros padres quienes a lo largo de toda nuestra vida nos han apoyado y motivado nuestra formacin acadmica, creyeron en nosotros en todo momento y no dudaron de nuestras habilidades. Finalmente un eterno agradecimiento a esta prestigiosa universidad la cual abri abre sus puertas a jvenes como nosotros, preparndonos para un futuro competitivo y formndonos como personas de bien.

Los Alumnos

INDICE

DEDICATORIA2AGRADECIMIENTO3RESUMEN5

I. Introduccin II. Misin y Visin y definir el alcance.III. Plantear los problemas de uno varios procesos de la empresa donde laboraIV. Diagnostico situacional de los procesos escogidos.V. (Fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas).Realizar las estrategias a seguir.VI. Diagrama de Anlisis de proceso Actual (DAP).VII. Mejora de los mtodos de trabajo (DAP mejorado, con estudio de tiempos).VIII. Mejora de diseo de puesto de trabajo, ubicacin y distribucin de planta.(plano a escala).IX. Planes de incentivos para mejora de clima laboral.X. Conclusiones

I. IntroduccinHistoria de XXXXFue fundada en 1939 por Anderson Clayton Co. bajo el nombre de Represa Algodonera y Almacn Nacional S.A. como una empresa dedicada al almacenamiento de fardos de algodn para exportacin. En el ao 1970 la empresa fue adquirida por el Grupo Romero y luego tom el nombre por el cual se le conoce en la actualidad XXXX Comercial S.A. La actividad de la empresa consiste en la prestacin de servicios de logstica que incluyen almacenaje, aduanas, transporte, distribucin horizontal y servicio a navierasDe la misma forma, nuestras unidades especializadas: Depsito Temporal, Agencia de Aduanas, XXXX Archivo, XXXX Empresario, Casa y Mdulos, ofrecen un servicio profesional y de calidad a los sectores econmicos ms importante a nivel nacional.En el 2003, se inaugura la primera sucursal en la ciudad de Santa Cruz en Bolivia; en el 2004, empez en Ecuador y a inicios del 2005 en Centroamrica, contando actualmente con operaciones en El Salvador y en Guatemala. En la actualidad, XXXX Comercial S.A cuenta con operaciones en la Regin Andina del Per.XXXX Per: Principales sucursales donde opera Arequipa, Cajamarca, Chiclayo, Chimbote, Cusco, Huancayo, Huancavelica, Ilo, Paita, Pisco, Trujillo, Yurimaguas y Pucallpa.XXXX ArchivoXXXX Archivo es la unidad de negocios especializada que brinda soluciones integrales de informacin a la medida y necesidad de cada cliente, para la administracin y gestin de su informacin a travs de los servicios de:Custodia de documentos en nuestras instalacionesDigitalizacin y digitacin de documentosBPO de administracin de documentosAdministracin de informacin fsicaAdministracin de informacin digital y medios magnticos

En el Per se est operando en las ciudades de Piura, Trujillo, Lima, Arequipa, Cusco, Huancayo, e internacionalmente en la regin andina tanto en Bolivia como en Ecuador y en Centroamrica en El Salvador, Guatemala y Honduras.II. Misin y Visin y Alcance

Misin y VisinMisin, ofrecer soluciones integrales e innovadoras para la gestin fsica y digital de la informacin, mediante el uso adecuado de tecnologas de informacin que satisfagan las necesidades del cliente.Visin, convertirnos en la primera empresa de gestin de informacin a nivel nacional para el 2016.

Valores Liderazgo Innovacin Compromiso Responsabilidad Social Excelencia Confianza y Seguridad

Organigrama

BPO de Administracin documental en las instalaciones del Archivo BCPDiagrama de Entrada, proceso y Salida

Digitalizacin de DocumentosLa digitalizacin de documentos es el mecanismo ms sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volmenes de documentos, en forma de imgenes digitales.Las imgenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, en arreglos de discos, servidores internos y externos, en la nube y con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su conservacin en ptimas condiciones.Este servicio se proporciona en nuestras instalaciones o en la de nuestros clientes, y les permite acceder en lnea a su informacin a travs de visores web.

Proceso de Digitalizacin

ALCANCEEl alcance del proyecto est definido en el estudio de los mtodos de trabajo en el proceso de Digitalizacin de Comprobantes de caja de la planta de gestin documental del Cliente BCP, as como la propuesta de mejora de mtodos en este servicio.

III. Plantear los problemas de uno varios procesos de la empresa donde labora

La problemtica principal es la disminucin de la Rentabilidad del servicio de Administracin Documental del archivo del BCP, se ha visto evidenciado en los estados financieros el aumento de los gastos fijos, especficamente en la cuenta sueldos, para ello se ha realizado un estudio encontrndose diversas posibles causas, entra las que destaca, una mala distribucin de la planta, procesos ineficientes y personal desmotivado.

IV. Diagnostico situacional de la Organizacin (Anlisis Foda y Estrategias)

ANALISIS FODA:1. INTEGRACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO:Se forma un equipo de trabajo con profesionales conocedores de las diferentes reas de la organizacin, conocedores adems de las influencia de factores externos al negocio y su repercusin en el desarrollo de los procesos.Estos profesionales son:

Cayo Huaynillo Roberto CarlosRamos Hilario VilmaLlaque Benavente Julio FabricioVerona Diaz Roxana Del CarmenBalvin Cardenas Cristhian CesarBurgos Lopez Jonathan Jairo 1. MTODO Y DISEO DE AGENDA DE TRABAJO:La toma de informacin sobre la situacin actual de la empresa se realizar por 3 metodologas:1. Tormenta de Ideas: Cada miembro del equipo levanta informacin en funcin a su conocimiento en las reas que se desempea 1. Entrevista : se procede a entrevistar a personal de las diferentes reas

1. Observacin Directa: Cada miembro del equipo observar los procesos de cada lnea y levantara informacin relevante de los factores internos del negocio y su relacin con factores externos.

Las reas internas que brindan la gestin documental en los productos del archivo BCP son: Lnea de PasivosLnea de ActivosLnea de Leasing Lnea de Valorados Lnea de PYMELnea de Documentos Administra vosLnea de MicrolmacinLnea de DigitalizacinDocumentos VariosLnea de ConsultasLnea de Almacn

La evaluacin de la situacin actual y el planteamiento de estrategias seguir el siguiente cronograma:Semana 1Semana 2Semana 3

123456712345671234567

Formacin de equipo

Elaboracin del plan de trabajo

Diseo del mtodo y cronograma

Diagnstico de situacin actual

Anlisis de informacin recopilada

Establecimiento de las estrategias

1. ANALISIS DE LA SITUACIN ACTUAL2. ANALISIS INTERNO0. Fortalezas:0. XXXX Archivos cuenta con Sistemas de Gestin ISO 9001, Certificacin BASC, Certificacin DGAV, Certificacin B2B - QUADREM0. Pertenece al Grupo Romero y tiene ms de 20 aos en el mercado0. Tecnologa avanzada para el procesamiento y aseguramiento de la informacin0. Experiencia en los sectores: Financiero, Energa y minas, Industrial, servicios, estado0. Servicios integrales de Gestin de Documentos: Custodia de documentos, digitacin y digitalizacin de documentos, administracin de documentos.0. Buen posicionamiento de la Empresa XXXX Archivos. 0. Amplia Capacidad para almacenamiento de archivos y de restructuracin de planta0. Debilidades:1. No hay buen control de tiempos de actividades de personal, principalmente el auxiliar1. Supervisin de personal en las diferentes lneas, deficiente1. No hay buen balance de actividades en las diferentes lneas.1. Carencia de indicadores de produccin1. Carencia de metas a corto plazo1. No hay un Buen MOF, tal es as que las Funciones del personal auxiliar no estn documentadas1. Deficiente sistema de gestin de Seguridad en el trabajo

2. ANALISIS EXTERNO1. Amenazas:0. Aparicin de cada vez ms empresas del mismo rubro, se incrementa la competencia0. Estrategia de reduccin de precios por parte de la competencia para sacarnos del mercado.0. Incremento del cambio monetario del dlar0. Desaceleracin del crecimiento econmico0. Virus informtico que afecte archivo central0. Desastre natural que afecte sistema digital y fsico de almacenamiento1. Oportunidades1. Incursin internacional: Bolivia, ecuador, El Salvador, Guatemala1. Expansin de grandes empresas que manejan datos, incluso en provincia1. Empresas ms slidas del pas buscan tercerizar la custodia de sus datos1. Marco legal obliga a instituciones pblicas y privadas conservar datos de su organizacin y de sus clientes1. Auge de negocio de digitalizacin y custodia de datos1. Percepcin de XXXX , en el mercado Nacional, como empresa slida y confiable

2