GESTIÓN DE LA FASE TEMPRANA DE LA

INNOVACIÓN Método de escenarios

MÉTODO DE ESCENARIOS

El método de escenarios es una herramienta para la toma de decisiones empleada fundamentalmente para dar soporte a procesos o proyectos de prospectiva y de desarrollo de estrategia (búsqueda, formulación o diseño, implementación y control) .

El método de escenarios permite a los tomadores de decisiones diseñar y explorar el universo de futuros posibles para un conjunto de restricciones dadas a fin de pensar,

Y actuar estratégicamente en las consecuencias.

Los escenarios no son un medio de adivinar el futuro, sino que sirven para sistematizar las hipótesis acerca del futuro –optimista, pesimista, tendencial, extremo–, para profundizar en éstas y tomar mejores decisiones.

PRINCIPALES CONSIDERACIONES SOBRE LOS ESCENARIOS El escenario representa, consecuentemente, un conjunto o secuencia de escenas sobre una realidad que se cree que se va o se puede realizar en el futuro, aportando detalles exhaustivos de esa realidad ficticia de manera que permita entender y analizar la situación planteada en forma concreta.

Elementos constituyentes de los escenarios:

• Variables de influencia

• Actores sociales

• Tiempo

• Espacio.

Variables de influencia: Todo sistema recibe el influjo de un conjunto de factores o fuerzas (política, economía, sociedad, tecnología y medioambiente) que configura el estado puntual del sistema. Distintos tipos de variables inhiben o promueven cambios de estado particulares del sistema en función de la estructura de efectos, forma y grado de imbricación en el conjunto.

Actores sociales: Son agentes monolíticos (por ej., individuos, organizaciones, grupos) poseedores de fines o intereses y medios o recursos que los motivan y les permiten operar sobre las variables, respectivamente.

Espacio: Es el lugar donde opera el sistema objeto de estudio y puede ser definido geográficamente, como un mercado o como un foro.

Tiempo: todo ejercicio de planeamiento responde a un horizonte temporal de trabajo, determinado tanto por la voluntad de la organización o faja temporal como por el horizonte temporal

REQUISITOS CLAVE QUE DEBEN SATISFACER LOS ESCENARIOS Plausibilidad: ser posibles

Consistencia interior: ser libres de conjeturas contradictorias o ilógicas

Descripción de procesos causales: explicar por qué podrían suceder

Utilidad: pertinencia para la consecución de objetivos estratégicos

Exhaustividad: explorar fehacientemente el universo de soluciones posibles

Pluralidad: ser diferentes y suficientes para la toma de decisiones.

TIPOS DE ESCENARIOS

Conceptualmente, el futuro adopta forma cónica; el cono representa el espacio de lo posible, dentro del cual cada punto representa –en teoría– un escenario posible.

Tendencial: el escenario que podría ocurrir si nada cambiara; es decir, sigue sucediendo lo mismo que ha venido sucediendo.

Ideal: el mejor escenario al que el observador (planificador) aspiraría alcanzar, aunque este escenario resulta pocas veces realizable.

Extremo(s): los escenarios más distintos respecto del tendencial. Se encuentran en la periferia del espacio de lo posible y, por convención, se dan en llamar optimista al superior y pesimista el inferior.

Blanco: es el que el planificador apunta alcanzar (escenarios meta o target); generalmente, se trata del escenario que representa menos pérdidas de ganancias para el conjunto de los actores sociales

VENTAJAS DEL USO DE ESCENARIOS

Promueve pensamiento sistémico, creativo y de resolución de problemas (problem solving).

Favorece la comprensión de las implicancias de las decisiones presentes y la selección de estrategias para el largo plazo.

Sirve de plataforma de discusión y análisis promoviendo la comunicación, el trabajo en equipo y la creación de un lenguaje común

Contribuye a la organización y estructuración de conocimiento disperso.

Permite reconocer, analizar y seleccionar opciones significativas para el futuro (crea conocimiento y “memoria” del futuro).

Permite concientizar y lograr voluntades de apoyo a ideas o problemáticas expresadas en los escenarios (crea consenso y visiones compartidas).

Permite la comunicación y "venta" de ideas; ayuda a confeccionar imágenes que serán utilizadas por otros medios para la difusión y promoción de contenidos complejos.

Finalmente, es un método de planificación a largo plazo y de trabajo en equipo para dicha planeación.

HERRAMIENTAS PARA EL ESTÍMULO DE LA CREATIVIDAD La creatividad, así como la memoria y como otras de las capacidades humanas, puede ser desarrollada.

Los diferentes métodos de creatividad pueden dividirse en métodos intuitivos y métodos sistemático-analíticos.

Los métodos intuitivos buscan generar percepciones que lleven inmediatamente a ideas.

Métodos intuitivos de asociación:

Este método consiste en escribir espontáneamente ideas y asociaciones en un papel que debe ser pasado al resto de miembros del grupo. Un ejemplo es el “Brainstorming”, en el que se desarrollan ideas y asociaciones, en una discusión sin críticas. Igualmente, el método “Brainwriting”.

Métodos intuitivos de orientación:

Estos métodos involucran campos ajenos al del problema, por ejemplo, el campo de la naturaleza, con el fin de derivar ideas que contribuyan a desarrollar soluciones. Por ejemplo la Biónica.

Métodos intuitivos de confrontación:

Toman un objeto de estímulo que no tenga relación directa con el problema (por ejemplo una palabra) y se confronta con el problema para derivar de él ideas. Un ejemplo es el método “Synectics” mediante el cual se realizan varias analogías en distintas áreas para, al final, derivar ideas.

Los métodos sistemático-analíticos estudian más a profundidad una situación para encontrar de forma sistemática las causas de problemas o de circunstancias que deriven en ideas para dar solución a problemas o a retos propuestos.

Métodos sistemático-analíticos de asociación:

Estos métodos dividen el problema en subproblemas que deben resolverse independientemente cada uno. Las soluciones resultantes se estructuran, se combinan, se varían y se consolidan en una solución en conjunto. Un ejemplo de estos métodos es el método morfológico.

Métodos sistemático-analíticos de confrontación.

Así como en los métodos sistemático-analíticos de asociación, el problema es dividido en partes, pero en este caso con base en analogías. Un ejemplo de estos métodos es la matriz morfológica.

Métodos sistemático-analíticos de especificación de problema.

Divide y jerarquiza el problema en sus partes con el fin de hacer visible el problema principal y con base en eso desarrollar la solución al mismo. Un ejemplo de estos métodos es el análisis del árbol de relevancia.

Existe una gran cantidad de métodos de creatividad. Algunos de ellos están diseñados para ser usados individualmente, otros en grupos pequeños y otros en grupos más grandes.

Lluvia de ideas (Brainstorming):

Método de creatividad más conocido y el más usado

Consiste en la generación de ideas por medio de la interacción de un grupo interdisciplinario (5 a 7 personas) que discute ideas, pensamientos y soluciones en torno a un tema definido.

Para el desarrollo de una lluvia de ideas, es recomendable tener un moderador.

Las ideas surgen por libre asociación y la interacción de distintos puntos de vista prolifera la generación de nuevas ideas.

Lista de chequeo (Osborn):

Este método se basa en el principio que la solución a un problema puede derivarse de la estructuración de ideas alrededor de la formulación del mismo.

Cada uno de los puntos de la lista de chequeo no debe tener necesariamente una respuesta, pero cada uno de ellos debe tomarse, pues posiblemente puede llevar a alguna idea.

Matriz morfológica sencilla:

El método de la matriz morfológica consiste en la colección y análisis sistemático de parámetros y de posibles valores o características de estos parámetros, a partir de los cuales se desarrollan posibles soluciones o ideas. La selección de los parámetros y la definición de los posibles valores o características de cada parámetro puede hacerse en grupo.

Analogías (Synectics) :

El uso de analogías consiste en llevar el problema que se quiere resolver a otras áreas del conocimiento o simplemente a otros escenarios. Esto estimula la flexibilidad de estructuras de pensamiento ya establecidas, facilitando vínculos para generar nuevas ideas.

Aunque en general el ejercicio busca simplemente flexibilizar el pensamiento, un conocimiento mayor puede llevar a nuevos vínculos o conocimientos. Una buena analogía puede hacerse con la naturaleza, por lo cual se recomienda tener al menos un participante experto en el área seleccionada.

Método de cambio de sombrero (6 sombreros de Edward De Bono):

Este método consiste en el análisis sistemático de un problema o una situación desde diferentes puntos de vista. Cada punto de vista está representado por un “sombrero”, el cual está caracterizado de una manera específica:

SERVICE BLUEPRINTING

Es una herramienta para la planificación de servicios. Puede ser utilizada para el desarrollo de nuevos servicios innovadores, así como para el mejoramiento de servicios ya existentes.

Como resultado del Service Blueprinting se obtiene un gráfico de un proceso de servicio con todas las actividades que lo componen.

Asimismo, con ayuda del Service Blueprinting se puede identificar potencialidades de ahorro en los costos, así como puntos de uso destacados, para una posterior gestión del proceso de servicio.

El Service Blueprinting se diferencia de otros métodos de análisis de procesos en que centra su atención principalmente en el cliente; es decir, tiene la felicidad del cliente como principio. Durante el diseño del servicio, se tiene en cuenta sobre todo las demandas de los clientes, junto con los requerimientos internos de la empresa frente al proceso del servicio.

En el Service Blueprinting, se debe representar gráficamente el servicio de la forma como éste típicamente ocurre o como debe ocurrir en el futuro.

El proceso de servicio se grafica en un diagrama de flujo:

PLANEACIÓN DE PROYECTOS

El tiempo se ha convertido en un factor trascendental de éxito para las empresas y proyectos, pues lanzar los nuevos productos y servicios tan pronto como sea posible vale la pena en la mayoría de los mercados.

La planificación de proyectos supone un pronóstico de la realización del proyecto.

Para ello se necesita una definición de objetivos precisa de costos, tiempo y producto o resultados buscados deben ser formulados de manera realista, neutral, clara, entendible y comprobable, y deben ser expresados de forma escrita.

VENTAJAS

Permite fijar precios más altos.

Producir mayores cantidades.

Reducción de los costos unitarios.

El capital invertido retorna más rápidamente.

Genera mayores rendimientos.

Mejor situación competitiva frente a la competencia.

DESVENTAJAS

Costos de desarrollo más altos.

Riesgos más altos y barreras de aceptación.

Para establecer objetivos de tiempo y plazos realistas, es indispensable una planeación bien fundamentada del flujo o recorrido del proyecto.

La planeación temporal de un proyecto consiste en:

• Determinación de la duración total del proyecto.

• Determinación del inicio y final de las tareas y determinación de eventos importantes (hitos).

• Comparación de los plazos determinados con los necesarios y la introducción de medidas para acortar la duración total del proyecto según los objetivos.

• Establecimiento del tiempo requerido y su articulación con los recursos disponibles, así como el logro de equilibrio en la carga de trabajo.

Para llegar a los resultados esperados, es necesario seguir los pasos de la planificación temporal:

• Detallar los trabajos y la secuencia del proyecto en paquetes de trabajo (tareas) y procedimientos aislados (actividades).

• Predeterminar los tiempos requeridos de trabajo según grupos de profesión para las tareas y los requerimientos de equipamiento y materiales.

• Determinación del tiempo efectivo de trabajo sobre la base de la cantidad de empleados y su distribución de trabajo.

• Determinación de las posibilidades de cooperación en la ejecución del proyecto.

• La previsión de los puntos críticos (eventos críticos y sus plazos) teniendo en cuenta las exigencias internas y externas.

ETAPAS DE LA PLANEACIÓN DE PROYECTOS Para reducir la complejidad, el proyecto debe ser dividido en y, para ello, es necesario identificar estos paquetes de trabajo que pueden ser dejados a la responsabilidad de determinadas áreas para su ejecución.

El objetivo de esta división en tareas es la preparación de la planeación de la secuencia a través de la identificación de las actividades que son necesarias para completar las tareas.

Las tareas pueden reconocerse e identificarse observando los siguientes aspectos:

Labor (función a ser desempeñada o acción a ser realizada).

Objetos (productos o clases de producto).

Rango de la acción (decisión o ejecución).

Rango del proceso en su conjunto (planeación, ejecución o control).

Relación con el objetivo (dirigido de forma mediata o inmediata a alcanzar el objetivo final).

Empleo de medios de trabajo especiales.

Empleo de ciertas profesiones, disciplinas especializadas o niveles de cualificación.

Especificidad regional.

La elaboración de un listado de actividades aumenta el nivel de detalle del plano de la estructura del proyecto al poner las actividades en una secuencia.

Una actividad se debe entender como la más pequeña unidad que contribuye a la ejecución de al menos una tarea.

Para determinar el listado, es preciso identificar primero todas las actividades necesarias.

A continuación, un análisis de la precedencia entre las actividades debe ser realizado de manera que quede claro qué actividades pueden ser comenzadas después de que otras actividades hayan finalizado.

En el siguiente paso se debe establecer el tiempo de ejecución de cada actividad con la ayuda de valores estándar o estimaciones de tiempos y los responsables de la ejecución de la actividad en cuestión.

DIAGRAMA DE BARRAS

El instrumento más común en la práctica es el diagrama de barras, también llamado Diagrama de Gantt. A partir del plano de la estructura del proyecto o del listado de actividades, a cada actividad se le asigna un punto de inicio, una duración y un final.

En esta forma matricial de representación, el tiempo (segundos, minutos, horas, días, meses, etc.) se presenta en el eje horizontal, mientras en el eje vertical se enlistan las actividades, eventualmente con sus responsables.

Las actividades, representadas por las barras, están sujetas a las relaciones de precedencia.