MICROFILMACIÓN

Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película .

¿QUÉ ES?

Se puede considerar como punto de partida de

la Microfilmación en el año 1839,cuando el inglés

JOHN BENJAMÍN DANCER, instaló en una cámara

fotográfica un lente de microscopio y elaboró la primera microfotografía con una reducción de 160 veces el original.

 

Pero fue en Francia donde primero se reconoció oficialmente a René Patrice Prudent Dagrón quién desarrollo esta técnica de reducción fotográfica durante la guerra Franco Prusiana de 1871. Cuando en compañía del famoso fotógrafo francés GASPAR FÉLIX TOURNACHÓN concibieron el audaz plan de elevarse en un globo aerostático, atravesando las líneas enemigas para hacer contacto con las tropas francesas y microfilmar las instrucciones y mensajes a ser enviados a los altos mandos militares sitiados, mediante palomas mensajeras que habían llevado consigo.

HISTORIA

En el aspecto administrativo uno de los impulsadores de esta técnica fue GEORGE MCCARTHY quien en 1928 convención a la Eastman Kodak Company para que impulsara sus ideas sobre microfilmación, dando origen a la Recordak Company que se dedicó a motivar a la banca norteamericana de las ventajas de este sistema como miedo eficaz y práctico de defensa contra el peligro de falsificación de las firmas de los cuenta corrientistas.

En el año 1931 la Corporación Recordak , subsidiaria de la Eastman Kodak introdujo un sistema de microfilmación para acelerar el proceso de facturación en almacenes departamentales.

En el año 1993 la Corporación Recodak introdujo la primera microfilmadora automática que pareó la película con los documentos e medida que eran alimentados sobre un tambor giratorio. Esto hizo posible microfilmar documentos de cualquier largoEn 1934, la microfilmación proporcionó bibliotecas con referencias permanentes y compactas a medida que la micropelícula de 35mm era ampliamente utilizada como un método de preservar periódicos.En 1950, la Microfilmación para salidas del Computador ( COM ) fue iniciada por Kodak laborando con la empresa" General Dynamics"

Esta técnica moderna permite, por el procedimiento de microfilm, conservar los archivos en las mejores condiciones de seguridad, economía y eficacia, por lo cual se hace no sólo lícita sino aconsejable la microfilmación.

Los decretos ley 2527 de 1950 y 3354 de 1954 establecen los parámetros y procedimientos que se deben tener en cuenta para que un microfilm se construya como medio valido para transferir documentación, incluso cuando se descarta los papeles.

ASPECTOS LEGALES

Incrementar de la mejor manera el acervo documental, para la adecuada clasificación, resguardo, consulta e intercambio de microfilms.

Constituir es la opción más vial para el rescate, preservación, clasificación de los archivos más importante.

Ofrecer un buen servicio por el cual las personas puedan consultar la historia.

OBJETIVOS:

La película de microfilm es muy durable: Dada su estabilidad química, pudiendo conservar las imágenes entre 100 y 400 años, dependiendo de las condiciones de archivamiento. Las condiciones ideales de conservación son de 18 - 22 grados centígrados y 30 - 40 % de humedad relativa.

Ahorro sustancial de espacio y peso: Mas del 95% de mas espacio y al reducir el espacio se reduce el peso y evita el daño de las escrituras del edifico y especialmente las de mas antigüedad.

Ahorro de elementos de archivo: armarios, estanterías, carpetas, etc.

VENTAJAS:

Acceso y localización: Permite consulta ágil.

Seguridad: derivada de que al ser de menor volumen es mas sencillo y económico asegurar la documentación contra robos, incendios, insectos y roedores, etc.

Seguridad: en la conservación de la información de los documentos, ya que esto, en el microfilm es inalterable.

Fácil manejo, distribución y durabilidad: El microfilm es mas fácil y económico de distribuir y de reproducir, pues una copia del microfilm cuesta muy poco, y al ser esta de poco tamaño, tiene poco flete o gastos de envío.

Economía en operación: Resulta económico tanto en cuento a la mano de obra como el material.

Contabilidad y unidad: Los registros archivados en microfilme se halla un orden secuencial, a prueba de alteración o perdida. Haciendo caso omiso del tamaño original del documento, las imágenes se reducen para ajustarlas a las dimensiones del microfilme y proporcionar así un manipulado mas conveniente.

Mejor servicio al cliente: Las consultas de clientes se contesta con toda precisión y sin demoras que causan los archivos de papeles.

IMPOSIBILIDAD: al mejorar la imagen por su carácter fotográfico, el microfilm no mejora la legibilidad de la información y por eso tiene problemas en el soporte papeles.

LENTITUD EN LA BUSQUEDA: a partir de la documentación organizada y con apoyo de la base de datos, la recuperación de un documento de microfilmación puede ser hasta 100 veces mas lenta.

DESVENTAJAS:

Para la microfilmación es indispensable tener a completa disposición los equipos adecuados para que el proceso se realice de la mejor manera.

EQUIPOS E INSUMOS

MICROFILMADORA PLANETARIA: produce imágenes de la mejor calidad ya que tanto la cámara como el documento están inmóviles.

MICROFILMADORA ROTATIVA: Es el método mas rápido y automatizado y puede fotografiar miles de documentos por hora.

UNIDAD DE REVELADO:

Actualmente los procesadores son automáticos, ya no se utilizan manuales o semiautomáticos.

LECTOR DE CONSULTA:

Proyecta la imagen en una pantalla; para la lectura del material microfilmado.

LECTOR DIGITAL:Efectúan un barrido en la imagen para ser transmitida en una red computo.

LECTORES INTELIGENTES

Es de una gama mas sofisticada para la localización de un documento en el rollo de cinta.

LECTOR IMPRESOR:Unidad de microfilme en los rollos de 16mm, 35mm y microfichas; con un dispositivo de impresión que permite el fotocopiado interno de la imagen.

CAMARAS REPETIDORAS O PASO A PASO: Se utiliza para producir microfichas ( la microficha es una hoja de microfilm que contiene varias imágenes posicionados en una cuadricula).

COM: MICROFILMADORA DE SALIDA DE COMPUTADORAS:Son microfilmadoras que pasan directamente a microfilm, datos contenidos en una cinta magnética de computadora, y de esta manera no es necesario imprimir estos datos, y el papel no se utiliza para nada.

PROCESADO DE LA PELICULA: Los documentos una vez captados en la microfilm, la película debe ser procesada.

EQUIPOS DE CONTROL DE CALIDAD DENSITOMETRO:

Mide la densidad de la cinta fotográfica para determinar su calidad. También se utiliza el inspectometro, microscopio, sensitómetro, lupa e instrumentación para mediciones hipo-residuales.

EQUIPOS AUXILIARES PARA LA MICROFILMACIÓN

DUPLICADORES:Esta unidad esta destinada para copiar cintas de microfilm. Aunque no en la misma calidad del rollo original.

INSERTADORES:Es un equipo que introduce en el microfilme Jackets para identificar documentación contenido en este.

Cajetillas: Receptáculos de plástico de 10 cm por lado y 2.5 mm de espesor, dentro de los cuales va un rollo de película procesada en 16 mm de ancho por 30.5 mm de largo. Se puede modificar fácilmente para localización automatizada de la microfilmación.

Fundas: Microfilme de 16 mm en tiras, dentro de cubiertas de 10 cm x 15 cm con capacidad para 5 bandas (70 imágenes)

Portadores: una o mas tiras de 30 cm de microfilme de 16 mm, dentro de portadores de plástico. Con esta micro forma, los datos se localizan rápidamente por medio de simples índices numéricos o alfabéticos.

Magazines: El magazine protege la película de elementos externos y sobre todo, brinda un acceso mas rápido; se enhebra automáticamente en el lector.

LAS IMÁGENES EN MICROFILM SE PUEDEN CONSERVAR EN :

MONTAJE DE LA PELICULA EN UN RECEPTACULO Se debe manejar con facilidad y que se pueda

localizar fácilmente la información contenida.

Los siguientes tipos puede ser: ROLLO: la película se coloca en un carrete.

CASSETTE: La película se enrolla utilizando dos núcleos; puede sacarse del lector sin necesidad de rebobinando.

CARTUCHO Y MAGAZÍN:La película esta enrollada en un carrete en el interior de una caja plástica.

Jacket:

conocido funda transparente que trata de mirar transparentemente con uno o más canales que contienen la película de microfilm previamente cortada en tiras. Estos formatos van desde 7,6 cm x 12,7. hasta 12,7 cm x 20,3 cm. Ofrece nitidez y facilidad para guardar registros médicos consecutivos, correspondencia e información que debe utilizarse con cierta frecuencia.

LOS RECEPTÁCULOS PARA PELÍCULA PLANA PUEDEN SER DE LOS SIGUIENTES TIPOS:

Microfichas:

Es una hoja de microfilm que contiene varias imágenes estructuradas de forma de filas. Las de 10.2 cm x 15.2 cm contiene de 60 a 240 imágenes. Las microfichas son consultadas por medio de tiras de identificación visual se usa para simplificar y acceder la publicación de datos.

Tarjeta de Abertura:

Es una tarjeta (Parecida a una tarjeta IBM) que tiene una ventana en la que se monta el microfilm. Son cuadros de microfilme de 16 mm o 35, con una o mas imágenes, montadas en tarjetas de ventanilla, las cuales pueden ser tarjetas de tabulación, tarjetas perforadas, o simplemente tarjetas de registro.

TIPOS DE MICROFILM

Se debe determinar el numero de imágenes que probablemente se van a microfilmar teniendo en cuenta la fecha y volumen; ese numero de tomas se determina por: Longitud de la película Ancho de la película Reducción Tamaño del documento Tamaño del área fotográfica Orientación Requerimientos fílmicos para cada archivo

Estos factores no determinan la cantidad de la película que avanza por cada toma de acuerdo a la maquina microfilmadora.

PROCESAMIENTO PARA LA MICROFILMACIÓN

1. Prepara el material para la microfilmación estos deben contar con el inventario documental estar debidamente desempastados, ordenados y foliados.

2. Se realiza una preparación y ajuste de los equipos de microfilmación como lo es limpiar los lentes, lámparas, la posición de reducción y la luz.

3. Se realiza el debido proceso de Microfilmación.

4. Traslada de forma organizada al archivo central los documentos que han sido microfilmados.

5. Entrega el Acta Inicial, el Acta Final y el listado de documentos microfilmados con sus respectivos rollos al Técnico de Microfilmación para el proceso de revelado.

6. Realiza el proceso de Revelado.

7. Realiza la recolección de Residuos Químicos y Sólidos.

8. Entrega la tira apéndice, el Acta Inicial y final de apéndice al Técnico de Microfilmación para su respectivo proceso.

9. Realiza el proceso de duplicación.

10. Archiva las Actas Inicial, Final y de Apéndice.

11. Entrega informe mensual.

Sistemas híbridos que permiten obtener la seguridad del microfilme con la velocidad del servicio de la tecnología digital. por ello han diseñado equipos que puedan digitalizar material microfilmado y microfilmar a partir de la información digital, para así mantener la información en dos soportes.

EQUIPOS HIBRIDOS

Los documentos una vez microfilmados,( el microfilm y sus copias pueden llegar a tener validez legal) se pueden copiar para su uso en otro tipo de película mas económica, y usar para su consulta en los lectores o lectores impresores. Estos últimos tiene la capacidad de restituir el documento a papel. Asimismo se pueden digitalizar los documentos en archivos TIF, JPG, etc. Y distribuirlos grabados en CDROM.

ESQUEMA DE LAS POSIBILIDADES DEL MICROFILM

El microfilm se aplica a archivos de todo tipo, especialmente a los voluminosos archivos históricos, comerciales, y de arte, cubriendo las siguientes áreas:

COLECCIONES: Diarios, revistas, folletos, libros. REGISTRO CIVIL: libro de nacimientos, matrimonio,

defunciones. COMERCIALES: facturas, pagos, compras, remitos , libros

contables, documentos contables, cheque y cupones INDUSTRIA: planos de construcción, manuales, catálogos. ARTE: pinturas, dibujos, bocetos, fotografías. SALUD: historias clínicas, radiografías, histogramas Otros: estudios de ciencias, documentos legales , censos y

estadísticas.

ESQUEMA DE LAS POSIBILIDADES DEL MICROFILM

TRABAJO PRESENTADO POR:

YESICA CALDERÓN SÁNCHEZ

FICHA: 748437