MICROSOFT EXCEL

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Introducción

Microsoft Excel

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A continuación le presentamos una información recopilada a base de una

gran investigación en el campo informático, atraves de la cual usted podrá

entender ciertos aspectos referentes al mundo de la computación.

Con el objetivo de hacer que usted asimile detalladamente el

funcionamiento de una computadora y todo lo que esta le puede ofrecer,

debido a que este aparato antes mencionado no solamente sirve para

funcionamientos de poco provecho como el jugar o escuchar música ya

que este nos puede ofrecer mucho en el campo educativo y laboral, este es

el propósito enseñar a sacarle todo el provecho posible.

En esta serie de manuales nos hemos dado la tarea de estructurarlos en

módulos; básico, redes, diseño grafico, reparación de pc’s y

programación.

Teniendo por satisfacción que el usuario al terminar la lectura de estos

manuales quedara preparado para enfrentar un mundo informático.

Agradeciendo al lector

Atte.

Tecnológico de computación

Ubicado en Boulevard Suyapa,

2 locales a la par del Hotel Alameda,

Frente a la gasolinera Esso on the run

Teléfono: 239-8945 – 239-8841

Correo: [email protected]

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Ubicado en Boulevard Suyapa, 2 locales a la par del Hotel Alameda, Frente a la gasolinera Esso on the run

Teléfono: 239-8945 – 239-8841


Microsoft Excel

Excel es un programa de la categoría “hojas electrónicas”, las cuales brindan una facilidad

para introducir y manipular datos y para realizar todo tipo de cálculo matemático. Excel

puede ser usado en áreas de interés bastantes diversas, por eso se habla de Excel aplicado a

Estadística, al área contable, al área administrativa, de ingeniería o científica, etc. Lo que

varía en cada área son las formulas que se usan, mientras un ingeniero o matemático usa

funciones como Cósenos, tangentes, Determinantes, etc., un estadista usará formulas para

determinar el crecimiento exponencial, probabilidades, distribuciones, etc. Excel es una de

las herramientas más poderosas en lo referido a cálculos y almacenamiento de datos. Tiene 3

áreas de acción bien definidas como ser Manipulación de Bases de Datos. Generación de

Gráficos y Cálculos Matemáticos y creación de formulas

Iconos Propios de Excel: Llama a la función =Suma ( ) sirve para totalizar columnas o filas Llama a la ventana donde se encuentran todas las funciones matemáticas. Sirve para centrar un texto entre varias columnas Ordena en orden descendente o ascendente una tabla o columna Llama al asistente para generar graficas Permite cambiar el formato numérico a formato: monetario, euro, porcentaje y estilo millares Permite trazar bordes al contorno de una tabla

Descripción de la pantalla Principal

Cuadro de Nombre

Barra de Formulas

Barra de Titulo de columnas

Barra de Titulo de Filas

Celda Activa

Botones de movimiento entre hojas

Viñetas de las hojas

Barra de Desplazamiento

Zoom

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Seleccionar, copiar,

eliminar, cortar, pegado,

deshacer: Para copiar o cortar

el contenido de una celda nos

ubicamos en la celda y tomamos

la opción de cortar o copiar,

aparecerá una línea punteada al

contorno de la misma, nos

ubicamos donde queremos la

copia y le damos Pegar.

Mientras este la línea punteada

se puede seguir pegando, para

quitarla se presiona ESC. Existen

formas de Pegado, por ejemplo

algo que está en columna se

puede hacer que al momento de

pegar quede en filas

(transponer), para hacer esto,

en vez de tomar la opción de

pegado se selecciona Edición –

Pegado Especial y luego se

marca la casilla de Transponer

en la ventana que aparece. Para

mover el contenido de una

celda nos ubicamos en ella y

movemos el puntero al borde de

la misma hasta que cambie de

forma y arrastramos el puntero

al lugar deseado. Estas

operaciones pueden hacerse

entre diferentes hojas, puede

marcar algo en una hoja y copiar

o cortar y luego irlo a pegar a

otra hoja, incluso de otro libro.

También puede copiar, cortar o

mover selecciones de celdas. Si

cometió algún error al hacer

cualquier operación, usted

puede revertir el error

seleccionando del menú:

Edición – Deshace o presionando simultáneamente

las teclas Control y Z.

Hoja de Trabajo Al entrar en Excel se tiene lo que llamamos

un Libro, compuesto de varias “Hojas de

Trabajo”, inicialmente hay 3 pero se

pueden ir agregando según la necesidad.

Cada Hoja está dividida en Columnas

(verticales) y Filas o líneas (horizontales), la

intersección de las filas con las columnas

forman unas cuadriculas donde cada una se

llaman “Celdas”. Cada columna tiene una

letra que la identifica (A, B, C…), son 256 en

total, así que cuando se llega a la columna Z

se empiezan a combinar pares de letras (AA,

AB, AC...AZ, BA, BB, BC…) llegando hasta la

IV. Las filas se identifican con números

comenzando con el 1 hasta la fila 65,536.

De esta forma las celdas se identifican por la

letra de la columna y el numero de la fila

que la interceptan (A1, B7, AC140, etc.)

Hay 16, 777,216 celdas, pero en pantalla

solo se logran ver aproximadamente 192

celdas (8 col. Y 24 filas) que es apenas el

0.001% del total. Para poder ver varias

celdas hay que desplazar la pantalla por

toda la hoja. Cuando uno trabaja en Excel es

imposible llenar el contenido ni siquiera de

1, 000,000 de celdas ya que esto volvería

lenta la PC ya que cada celda que está llena

ocupa memoria principal (RAM).

Para que tenga una idea del tamaño de una hoja de trabajo suponga que si cada celda midiera medio centímetro de alto (5 milímetros) por 3 cm de ancho y que existiera una hoja de papel que pudiera contener estas medidas entonces estaríamos hablando de una hoja de 327 metros de largo por 7.68 metros de ancho.

Cuando se crearon las primeras hojas

electrónicas lo que se tuvo en mente fue

hacer una copia de las hojas de trabajo de

los libros contables, inicialmente se pensó

en orientarlo para balances generales y

estados de resultados, pero la gran cantidad

de características que se le agregaron les

dieron una orientación más variada. Algunos

programas de Hojas Electrónica que han

salido al mercado son Lotus, QuattroPro,

Symphony.

Descripción del Shell de Excel

Excel tiene las típicas características de los

programas de Microsoft, un menú principal

con las mismas opciones iníciales de

“Archivo Edición, Insertar

Formato,…Ventana Ayuda” con algunas

pequeñas varianzas, pero la forma de

guardar, recuperar, imprimir, insertar

dibujo, cambiar los tipos de fuentes y sus

atributos son las mismas. También las barras

de herramientas Estándar, Formatos y

dibujo son las mismas y la forma de ver o

ocultar las diferentes barras de

herramientas es igual.

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A B C

1 Nombre Teléfono Dirección

2 Jaime Medina 228-1401 Col Kennedy

3 Erick Rivera 233-5877 Col. Los Robles

4 Rigoberto Sierra 226-8745 Col. Loarque


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Ensanchando de

columnas y filas

En ocasiones los datos que

se introducen en las celdas

ocupan más del espacio de la

celda, esto se resuelve

ensanchando la columna

donde está la celda, por

ejemplo si en la celda B2

escribimos “Tecnológico de

Computación” este rotulo

quedara escrito en la B2 y C2

aunque realmente solo se

encuentra escrito en la B2 y

no en la C2, para ensanchar

la columna B, nos ubicamos

en la línea divisoria entre la B

y la C, el puntero cambiara

de forma y hacemos doble

clic. También cuando el

puntero este en medio de la

columna B y C podemos

mantener presionado el

botón del mouse y muévalo

hacia la izquierda o derecha

y así ajustar el ancho de la

columna a nuestro antojo. La

misma operación se puede

hacer con las filas,

ubicándonos en la línea

divisoria entre filas.

Tablas y Bases De Datos

Se le llama Tabla al conjunto de columnas y filas que guardan datos de alguna entidad. En una Hoja

puede haber varias tablas pero por lo general una hoja debería almacenar solo una tabla.

Los datos en las tablas se dividen en Campos que serian las columnas y Registros, que serian las

filas. Suponga la siguiente tabla de ejemplo donde una tabla tiene 3 campos: nombre, teléfono y

dirección y 3 registros, el registro de Jaime, el de Erick y el de Rigoberto.

Una base de datos puede ser 1 o más

tablas almacenadas, suponga que en un

Libro electrónico (archivo de Excel)

usted tiene 4 hojas y cada una tiene 1

tablas, en una tiene la información de

los empleados de la empresa, en otra la

información de los clientes, en otra la

información de los proveedores y en la

ultima el inventario de la empresa,

entonces este archivo puede

considerarse como una base de datos

(de 4 tablas). Una base de datos se

puede considerar también como un

conjunto de Libros con sus respectivas

tablas. Es importante que tenga en

cuentas que una tabla se puede

considerar como tal aunque solo tenga

un registro. Cuando se hace una Tabla

el espacio que está abajo (hasta la fila

65536) no se debe usar para nada mas,

ya que la tabla puede crecer y este

espacio se deja para ese propósito.

Gráficos e Imágenes.

Con los datos de las tablas

Formulas Matemáticas. Las celdas en una tabla

pueden contener: números, fechas, Texto (como

nombres, direcciones, teléfonos) y formulas

matemáticas que por lo general se miran como

números.

Excel trae incorporada una serie de formulas

preestablecidas como Suma de columnas o filas,

Promedio, valor máximo o mínimo, Cósenos,

Senos, determinante de matrices, cálculos de

Interés, etc. Pero también se pueden desarrollar

formulas personalizadas, como sumar el campo

Total Bruto + Impuesto para obtener el Total

Neto. Lo impresionante de las formulas es que se

recalculan cada vez que se introduce o se borra

algo de la Hoja, por ejemplo si tiene 500 registros

y decide sumar el campo “Precio Venta” y luego

modifica el precio de venta del registro 245 (por

ejemplo) entonces el resultado se ajusta

automáticamente. En una Tabla muchos de los

campos no se introducen sino que se calculan

por medio de formulas.

B C

Tecnológico de

computación

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Inserción y Eliminación de:

Filas, Columnas y Hojas Cuando

se trabaja con tablas a veces es

necesario la inserción de

columnas en medio de la tabla

para agregar algún campo o la

inserción de filas para agregar

más registros. Para esto

seleccione la columna donde

desea que aparezca la nueva y

del menú seleccione: Insertar -

Columna o teniendo

seleccionada la columna haga

clic derecho, aparecerá un

menú colgante, seleccione la

opción “insertar”. Para insertar

Filas se hace la misma

operación. Para Eliminar

Columnas o filas es similar,

marque la columna/fila que

desea eliminar y luego del

menú seleccione: Edición –

Eliminar, o haga clic derecho y

seleccione eliminar.

Inicialmente cada libro de Excel

tiene 3 hojas, pero puede

insertar o eliminar hojas según

la necesidad. Para insertar

seleccione del menú: Insertar -

Hoja de cálculo, podrá ver que

se agrega una viñeta mas con

el nombre “Hoja 4”. El nombre

de las hojas se puede cambiar por

algo mas descriptivo, por ejemplo

si en la hoja 1 tenemos una tabla

con los datos de amigos entonces

podemos reemplazar “Hoja1” por

“Amigos”, simplemente haga doble

clic en el nombre actual de la hoja

“Hoja 1” y este aparecerá de color

negro indicando que puede escribir

otro nombre, escríbalo y

presione Enter.

Tablas y Formularios

Formato de Celdas

Dar formato a una celda es elegir la

forma en que se visualizara el

contenido, por ejemplo si una celda

tiene la cantidad 12345.60 la podremos

ver como: 12,345.60 (formato de

numero) o 1.23E+04 (formato

científico). Para entrar a la ventana de

“formato de Celdas” Seleccione del

menú: Formato – Celdas. La ventana

tiene 6 viñetas donde puede controlar

diferentes Formatos:

Cuadriculas y Sombreado Se puede agregar borde y sombreado a las tablas para mejorar su presentación más que todo

al momento de imprimir o de una presentación final de la Hoja. Tenga en cuenta que una

tabla a veces sigue creciendo (como los inventarios) en este caso sería un error usar una

cuadricula. Marque las celdas donde desea agregar la cuadricula o el sombreado y luego

puede usar la opción de la barra de Herramientas de Formato para el borde y la trama o la

opción Formato – Celdas – Bordes/Trama del menú principal.

Filtros Un filtro sirve para poder buscar la información que necesitamos en una tabla, imagínese que tiene una tabla de inventario y desea trabajar solo con las refrigeradoras o con los productos que tienen un precio de costo mayor a Lp.3000. Existen dos tipos de filtros, el autofiltro y el avanzado. Autofiltro: Son filtros que permiten búsquedas mas automatizadas y directas: Ubique la celda activa dentro de la tabla, del menú principal seleccione: Datos – Filtros – Autofiltros En los títulos de los campo aparecerán unos botones con triángulos hacia abajo, seleccione la del campo que desea restringir por ejemplo “Producto”, aparecerán los diferentes productos en este momento podría seleccionar “Refrigeradora”, inmediatamente la tabla se restringirá solo a este producto. En las opciones de cada campo, están:

Todas: para ver todos los registros

Los diez más: Usado para ver los mas inferiores o superiores (en cuanto a valor) Personalizar: donde podrá introducir un criterio de búsqueda como “Costo es igual a

1000”

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Combinar y descombinar celdas

Puede combinar varias celdas convirtiéndolas en una sola para mejorar la presentación de títulos o para la elaboración de formularios. Para combinar celdas, selecciónelas primero y luego entre a la ventana de “Formato de Celdas” en la viñeta de Alineación, marque el cuadro que dice “combinar celdas” para descombinarlas desmarque el cuadro. Graficas: Excel incorpora la

generación de graficas ya que

en los reportes a gerencia o

en reuniones las graficas

muestran de forma

inmediata los valores de una

tabla sin tener que estar

viento una multitud de

números. Hay que tener

encuentra que las grafica

apoyan las tablas no las

sustituyen.

Existen varios tipos de

graficas: Columnas, Líneas,

Barras, Circulares, XY, Área,

Anillo, Radial, Superficie,

Burbuja y Cotizaciones. Cada

tipo responde a diferente

área de análisis, mientras

una persona con una

orientación hacia las

matemáticas, Física etc.,

seleccionara una grafica tipo

XY otra persona con

orientación a la estadística o

finanzas podrá seleccionar

una Circular.


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Tablas Dinámicas Una tabla dinámica en Excel permite hacer resúmenes de tablas, utilizándose para, promediar, o totalizar datos. Para que su uso esté justificado, la cantidad de información con la que se trabaja en la tabla debe ser relativamente grande. Suponga una ferretería que tiene 3 sucursales y quiere examinar cómo se han movido 4 de sus productos: cemento, laminas zing, laminas asbesto y bloques durante algunos meses del año, para esto se construye una tabla con los campos: Mes, Tienda, Producto y Cantidad. Ubique la celda activa en la cualquier parte

de la tabla, del menú seleccione: Datos –

Informe de tablas y Gráficos dinámicos.

Aparecerá el asistente que consta de 3 pasos

Primer Paso: seleccione “Lista o base de

datos de Microsoft Excel y tablas dinámicas”

y la opción “tablas dinámicas”, luego haga clic

en el botón Siguiente.

Segundo Paso: Indique donde se encuentra la

tabla, si ya aparece marcada haga clic en

siguiente

Tercer Paso: Debe de seleccionar 2 cosas,

Primero donde desea que aparezca la tabla

dinámica en una “hoja de cálculo nueva” o en

algún lugar de la hoja actual en cuyo caso

deber seleccionar el lugar. Luego deberá hacer

clic en el botón “Diseño” para configurar la

tabla. Aparecerá un diagrama en el centro

conteniendo Fila, Columna, Página y Dato en

la parte derecha aparecerán los campos,

arrastre el mes a Página, producto a columna,

Tienda a Fila y Cantidad a Datos. En datos vera

que aparece un botón que dice “suma de

Cantidad” si hace doble clic en el podrá elegir

entre sumar, promediar, valor máximo, etc.

Por último haga clic en Aceptar y luego en

finalizar.

En la tabla dinámica aparecen a la par de cada

campo unos botones que le permiten

elegir los datos con los que desea trabajar. Si

hace doble clic en algún dato por ejemplo en

la cantidad para cemento de la 2 tienda

entonces Excel hará un detalle en una hoja

parte de esa línea.

Formularios & Hojas de Publicitarias Podemos usar Excel para desarrollar Formularios vacíos para imprimirlos y llenarlos a mano,

tales como listados de asistencia, hojas de recepción de mercadería, fichas de Inscripción. Etc.

También podemos usarlos para hacer hojas con los datos de una empresa por ejemplo para

distribuirlos por correo electrónico. Usando la incorporación de imágenes que se tratan de la

misma forma que en los programas de Microsoft.

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Cálculos Matemáticos.

En una tabla muchos de los campos se

pueden obtener a partir de otros, por

ejemplo el impuesto de un producto se

puede calcular a partir del precio del

producto multiplicándolo por 0.12 (12%).

Excel tiene un conjunto de formulas ya desarrolladas como sumas, valor máximo, senos, cosenos, tasas de interés, etc. estas son formulas preestablecidas, pero puede hacer sus propias formulas.

Formulas Personalizadas

Hacer formulas es bastante fácil, en una

tabla a la cual vamos a calcular uno o varios

campos a partir de otros solo se relacionan

estos por medio de los operadores

matemáticos. Se debe de tener en cuenta las

prioridades matemáticas y algunas nociones

de constantes y variables:

Función =BuscarV( ) (buscar Verticalmente)

Se usa cuando Excel tiene que decidir entre 3

o más opciones. Para usarla se tiene que

construir una tabla donde están los datos

que se usará, llamaremos a esta segunda

tabla Matriz. La sintaxis es:

BuscarV (Celda Base, Rango de la Matriz,

columna) Celda Base: Es la celda de la cual

depende el resultado

Rango de la Matriz: Es la dirección

Absoluta de la matriz. No se incluyen los

títulos.

Columna: es el numero de la columna de la

matriz donde esta la respuesta.

Formulas Preestablecidas

Excel cuenta con un gran número de

formulas preestablecidas llamadas

funciones matemáticas en el menú:

Formulas – Insertar función... se

encuentran todas las funciones agrupadas

en categorías como, estadísticas,

financieras, matemáticas y

trigonometrías, etc.

Función Si ( )

Esta funcione le permite hacer que Excel

decida entre dos posibles respuestas

dependiendo del valor de alguna Celda.

Suponga que a todos los empleados que

tiene de 5 o más años de trabajar en una

empresa se les dará un bono de Lp800 y

los que tengan menos de 5 no tendrán el

bono. Primero se establece la condición o

criterio. Que es que “Años de trabajar >=

5” esta es una condición lógica, cuando la

Excel la evalué (esto es cuando la escriba

en una celda y presione Enter) solo tendrá

2 posible respuestas, según los datos de

ese registro la condición o es Verdadera o

es Falsa, para algunos registros se hará

verdadera y para otros Falsa, pero como

se dijo esto dependiendo del campo

“Años de trabajar” de cada registro. El

usuario no puede estar al tanto en qué

ocasiones es no Verdadera, simplemente

se plantea que sucederá si es Verdadera y

que sucederá si es falsa.

Insertar Comentarios: En

ocasiones necesitamos

documentar el contenido de una

celda, lo que se llama hacer

comentarios, para hacerlo debe

de ubicarse en la celda donde

desea hacer el comentarios,

luego del menú seleccione:

Insertar - Comentario, aparecerá

un cuadro donde lo podrá

escribir, luego hace clic en

cualquier parte de la hoja, en la

celda aparecerá en la esquina

superior izquierda un triangulo

rojo indicando que esa celda

tiene comentario. Para verlo

mueva el puntero sobre la celda y

para modificarlo ubíquese en la

celda y de clic derecho –

Modificar Comentario.

Impresión: Es la misma forma

que en los programas de

Microsoft, Seleccione el icono de

impresión directa de la barra de

tareas o entre a Botón de Office –

Imprimir para variar parámetros

de la ventana de Impresión: como

el tipo de impresora que usara,

que cantidad de páginas de su

trabajo mandara a imprimir,

tenga en cuenta que una tabla

por ejemplo puede ser extensa y

ocupar varias páginas, también

puede especificar si imprimir la

hoja actual, todo el libro o alguna

selección que se hizo antes de

entrar a esta ventana, se controla

la cantidad de copias que se

mandaran a imprimir. Cuando

todo esté listo presione Aceptar.

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Zona de Ejercicios Ejercicio # 1 Info: programación de periodos de un colegio.

Ejercicio # 2 Info: Hoja para el control de motoristas, crear un formulario para esta tabla con ayuda del instructor.

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Ejercicio # 3 Info: Realizar este ejercicio con ayuda del Instructor.

Ejercicio # 4 Info: Realizar este ejercicio con ayuda del Instructor.


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