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POWER POINT Y EXCEL GUÍA PARA EL ESTUDIANTE Elaborado por Wendy Navarrete Velásquez INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE - INCAP- PROGRAMAS ÁREA DE SISTEMAS

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POWER POINT

Y EXCEL

GUÍA PARA EL ESTUDIANTE

Elaborado por Wendy Navarrete Velásquez

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE - INCAP-

PROGRAMAS ÁREA DE SISTEMAS

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Tabla de contenido

UNIDAD 2

2 MICROSOFT EXCEL ______________________________________ 4 2.1 HOJA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL ___________________ 4 2.2 GENERALIDADES _______________________________________ 4 2.3 IDENTIFICACIÓN Y MANEJO DE EXCEL_____________________ 5 2.3.1 Descripción de la pantalla ________________________________ 5 2.3.2 Cinta de opciones ______________________________________ 7 2.3.2.1 Agregar Fichas a la cinta de opciones ______________________ 9 2.3.3 Barra de herramientas de acceso rápido ____________________ 10 2.3.4 Aplicaciones de la hoja de cálculo _________________________ 11 2.3.5 Hoja de cálculo ________________________________________ 12 2.3.6 Compatibilidad con versiones anteriores de Excel _____________ 13 2.4 CONCEPTOS BÁSICOS _________________________________ 15 2.4.1 Hoja de cálculo ________________________________________ 15 2.4.2 Columna _____________________________________________ 15 2.4.3 Fila _________________________________________________ 15 2.4.4 Celda _______________________________________________ 16 2.4.5 Rango_______________________________________________ 16 2.4.6 Libro ________________________________________________ 16 2.4.7 Hojas _______________________________________________ 17 2.5 ¿CÓMO TRABAJAR EN EL ENTORNO DE EXCEL? ___________ 17 2.5.1 Tipos de datos ________________________________________ 19 2.5.2 Desplazamientos del cursor ______________________________ 19 2.5.3 Selección ____________________________________________ 21 2.5.4 Operaciones de edición (copiar, cortar, pegar, deshacer) _______ 24 2.5.5 Trabajar con hojas de cálculo ____________________________ 31 2.5.6 Manejo de archivos ____________________________________ 40 2.5.7 Formatos ____________________________________________ 45 2.5.7.1 Grupo Fuente ________________________________________ 45 2.5.7.2 Grupo Alineación _____________________________________ 52 2.5.7.3 Grupo número _______________________________________ 55 2.5.8 Fórmulas ____________________________________________ 56 2.5.9 Validación de datos ____________________________________ 59 2.5.9.1 Configuración ________________________________________ 60 2.5.9.2 Mensaje de entrada ___________________________________ 64 2.5.9.3 Mensaje de error _____________________________________ 64

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Logros de Competencia Laboral

1. Desarrollar ejercicios con fórmulas y aplicar adecuadamente formatos de presentación para celdas (número, alineación, bordes, etc.), así como utilizar eficazmente celdas relativas absolutas y mixtas e insertar funciones.

Mic

roso

ft

Exc

el

Indicadores de Logros Evidencias

Construye y edita fórmulas con las

operaciones básicas y el uso de celdas absolutas y/o relativas.

Aplica con destreza formatos a las celdas.

Desarrolla ejercicios utilizando las funciones básicas.

Ordena información de una tabla o base de datos en Excel.

Crear autofiltros de manera eficiente.

Elabora fórmulas aplicando la función lógica =Si sencilla e implementa operadores lógicos.

Ilustra datos de la hoja de cálculo en forma de Gráficos estadísticos.

Conocimiento Producto Desempeño Producto Desempeño Producto Producto y Desempeño

Excel Unidad 2

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UNIDAD 2

1 MICROSOFT EXCEL

FDH. FORMADOR DICE Y HACE

1.1 HOJA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL

En una nueva interfaz de usuario orientada a los resultados, Microsoft Office Excel 2010 proporciona herramientas y funciones eficaces que puede utilizar para analizar compartir y administrar los datos con facilidad. Una de las aplicaciones informáticas más frecuentemente utilizadas en las empresas son las hojas de cálculo, que permiten al usuario emplear cualquier información y administrarla según a sus necesidades empresariales.

1.2 GENERALIDADES

Una hoja de cálculo es una matriz distribuida en filas y columnas. La intersección entre ellas forma una celda. Cada uno de los datos se ingresa en una celda. Los datos pueden ser de tipo numérico o alfanumérico; se pueden también crear fórmulas calculando un nuevo valor a partir de los datos de otras celdas de la misma hoja de cálculo de otra hoja de cálculo del mismo libro o de otro libro. El objetivo básico de las hojas de cálculo es proporcionar un entorno simple y uniforme, para generar tablas de números, y a partir de ellos obtener nuevos valores mediante fórmulas y/o funciones. Las hojas de cálculo permiten a los usuarios manipular grandes tablas de datos de forma sencilla y eficiente permitiendo, cálculos financieros, estadísticos, matemáticos y de desarrollo a través de Aplicaciones Visual Basic. El área de aplicación más importante ha sido hasta ahora el análisis profesional para desarrollar modelos de gestión, entre los que se puede citar la planificación y el análisis financiero, el análisis contable, el control de balances, la gestión de personal, etc. En cualquier caso, los límites de este tipo de aplicaciones dependen de la imaginación del usuario. Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las necesidades Particulares. El usuario puede decidir lo que desea hacer aprovechando la flexibilidad y la versatilidad de la hoja de cálculo, con lo que se convierte en una herramienta de investigación aplicada, de especial interés para economistas, directivos, ingenieros o incluso para el hogar. Las mayores posibilidades de aprovechamiento aparecen cuando el análisis que se desea está compuesto por cálculos sistemáticos. Éste suele ser el caso del análisis

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financiero y contable, donde se repiten cada mes, trimestre o año los mismos cálculos y las mismas relaciones entre sus elementos.

1.3 IDENTIFICACIÓN Y MANEJO DE EXCEL

1.3.1 Descripción de la pantalla La descripción del ambiente de trabajo de Excel está orientada a 3 objetos: Fichas, grupos, botones de comando.

1. Barra de herramientas de acceso rápido: Aparece de forma predeterminada

en la parte superior, a la izquierda de la barra de título y proporciona un acceso rápido a las herramientas y a los comandos.

2. Cinta de Opciones: Está compuesto por fichas, grupos, comandos y el menú archivo.

3. Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa y permite ir a una

posición específica de la hoja.

4. Barra de fórmulas: En ella se muestra la información que se ha registrado en

cada celda, en la medida en que se desplace el cursor. Desde la barra de

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fórmulas se puede editar cualquier información que se registre, no solamente fórmulas.

5. Columnas: Son ordenamientos en sentido vertical en una hoja de cálculo, se identifican con letras y permiten organizar los campos de una base de datos.

6. Filas: Son ordenamientos en sentido horizontal en una hoja de cálculo, se

identifican con números ordenados y permiten organizar los registros de una base de datos.

7. Celdas: Es la intersección entre una columna y una fila. Las celdas se

identifican por el nombre de la columna y la fila a la que pertenece. 8. Etiquetas de hojas: Cada hoja está formada por una matriz organizada en las

columnas y filas que ya se han definido. Un libro puede estar formado por una o más hojas de cálculo, de forma predeterminada el libro tiene 3.

9. Libro: Son los archivos que se crean con Microsoft Excel 2010. Un libro puede

estar formado por una o más hojas, como ya se dijo de forma predeterminada el libro inserta 3 hojas.

10. Barra de desplazamiento vertical: Permite un rápido desplazamiento entre

filas. 11. Barra de desplazamiento horizontal: Permite un rápido desplazamiento entre

columnas. 12. Vistas: Los comandos de las vistas permiten acceder rápidamente a 3 vistas, la

vista normal que es la vista predeterminada, vista de diseño de página que muestra cómo quedaría la impresión de la hoja y la vista de salto de página para mostrar y manipular manualmente los saltos de páginas entre columnas y entre filas.

13. Zoom: Permite visualizar la hoja en un porcentaje mayor o menor para tener un

acercamiento de la ventana o en caso contrario alejar la imagen para tener mayor cobertura de visualización.

14. Botones de desplazamiento: Los botones que se encuentran al lado izquierdo

de la barra en donde se identifican las hojas, permiten deslizar la misma, para poder activar una hoja que se desea utilizar y que no se está visualizando. Esto ocurre cuando se han insertado más hojas en el libro y su vista no es completa.

15. Barra de estado: Es la última barra de la ventana de Excel, en donde se

presenta una línea de ayuda sobre el comando o botón seleccionado. Además, presenta el cálculo establecido por defecto para la opción expandida de autosuma, y una serie de indicadores que le ayudan a identificar el estado de algunas teclas y funciones específicas utilizadas en Excel.

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1.3.2 Cinta de opciones

La cinta de opciones fue diseñada para encontrar rápidamente las herramientas que en versiones como Excel 2003 y anteriores se encontraban en las barras de herramientas, o en la barra de menú. La cinta de opciones de Microsoft Excel 2010 está compuesta por 4 elementos básicos:

Ficha Inicio

Se encuentran los grupos Grupo portapapeles (cortar, copiar, copiar formato y pegar) Grupo fuente (tipo, tamaño, color y estilo de fuente, sombreado, bordes) Grupo alineación (alineación de texto, sangría, ajustar texto, combinar y centrar) Grupo número (formato número, moneda, porcentual, aumentar y disminuir decimales) Grupo estilos (formato condicional, formato de tabla, estilos de celda) Grupo celdas (insertar, eliminar, celdas)

Grupo modificar (funciones, series, ordenar, filtrar y buscar y reemplazar)

Ficha insertar

Encuentra los siguientes grupos: Grupo de tablas, grupo de ilustraciones, grupo de gráficos, grupo de vínculos (hipervínculos) y los grupos de texto.

Ficha diseño de página

Encuentra los siguientes grupos:

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Grupo de temas (hace referencia a colores, fuentes y efectos), grupo de configuración de página, grupo de Ajustar Área de impresión, grupo opciones de la hoja, grupo organizar (hace referencia al manejo de objetos)

Ficha fórmulas

Esta ficha categoriza las funciones y contiene algunas herramientas complemento: Grupo biblioteca de funciones (hace referencia a las funciones lógicas, financieras, texto entre otras) Grupo nombres definidos (hace referencia a la administración de nombres de rango y selección)

Ficha datos

Esta ficha contiene los grupos y botones del manejo y administración de tablas de datos, Grupo Conexiones, grupo ordenar y filtrar, grupo herramientas de datos (hace referencia al manejo de la información texto a columnas, quitar duplicados validación, consolidación y análisis), grupo Esquema (hace referencia al manejo de subtotalizar datos y agrupar)

Ficha revisar

Esta ficha contiene los grupos y botones de verificación, variaciones y notas.

Grupo revisión (hace referencia a ortografía, sinónimos).

Grupo Idioma (para realizar traducciones)

Grupo comentarios (hace referencia a notas y propiedades de la misma). Grupo cambios (hace referencia a Protección de hojas, libros y control de cambios)

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Ficha vista Grupo vistas del libro (hace referencia a las diferentes formas de observar la hoja y sus características) Grupo Zoom (hace referencia a las formas de acercar y alejar la información de la hoja de cálculo) Grupo ventana (hace referencia al manejo de ventanas, áreas de trabajo y páneles) Grupo de Macros (hace referencia al manejo de aplicaciones y desarrollo de tareas automáticas)

1.3.2.1 Agregar Fichas a la cinta de opciones

La versión 2010 de Microsoft Excel permite adicionar nuevas fichas y grupos a la cinta de opciones así como modificar el orden preestablecido para tener a la mano los comandos usados frecuentemente. Pasos:

1. Clic en el menú Archivo 2. Seleccionar Opciones del menú 3. En la ventana Opciones de Excel seleccionar Personalizar lista

A la derecha de la ventana Opciones de Excel muestra el listado de Fichas principales. El signo más y menos permite expandir o contraer los elementos de la ficha o grupo. Dar clic al botón Nueva Pestaña. Se crea una nueva ficha con nombre Nueva pestaña

4. (personalizada) y contiene un grupo llamado nuevo grupo (personalizada). 5. Cambiar el nombre de la ficha dando clic en el botón Cambiar nombre.

Escribir el nombre de la ficha y clic en Aceptar. Cambiar nombre de la misma manera para el grupo.

6. Agregar comandos al grupo. Seleccionar el comando de comandos disponibles y dar clic en el botón agregar.

7. Si se quiere cambiar el orden de los comandos o fichas, seleccionarlo y clic en los botones bajar o subir según sea el caso.

8. Clic en el botón Aceptar.

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NOTA: No es posible modificar los comandos de cada una de las fichas preestablecidas por esta razón lo muestra inactivo (gris); es decir, Microsoft Excel, permite agregar grupos a una ficha nueva o existente y agregar comandos a dicho grupo pero no permite modificar un grupo predeterminado de Excel.

1.3.3 Barra de herramientas de acceso rápido Para agregar botones a la Barra de herramientas de acceso rápido, se debe

1. Hacer clic en la flecha desplegable de la barra 2. Hacer clic sobre el botón más comandos. 3. Seleccionar de la lista la opción Barra de herramientas de acceso rápido 4. seleccionar un comando de la lista y hacer clic en agregar, repetir la acción

tantas veces se necesite. 5. Hacer clic en Aceptar.

De esta forma se pueden agregar varios botones de diferentes comandos disponibles y personalizar el ambiente de trabajo.

También podemos cambiar la posición de la barra de herramientas de acceso rápido, para ello tengamos en cuenta los siguientes pasos:

1. Hacer clic en la flecha desplegable de la barra 2. Seleccionar la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones

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1.3.4 Aplicaciones de la hoja de cálculo La cinta de opciones La cinta de Opciones tiene como característica brindar el espacio para almacenar dentro de las fichas los grupos, se puede minimizar la cinta de opciones.

Ejemplo: minimizar la cinta de opciones

1. Hacer clic derecho de Mouse sobre una de las fichas. 2. Seleccionar minimizar la cinta de opciones.

También puede minimizar/restaurar oprimiendo las teclas <CTRL> + <F1> Métodos abreviados de teclado Si se desea manejar algunas opciones de teclado en Excel 2007 este es la excepción. Oprimir la tecla <ALT> y dirigir el puntero del Mouse hacia una de las fichas y aparecerán pequeños cuadros de letras con el método abreviado que se podrá utilizar para cada uno de los botones.

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Interfaz de usuario La interfaz de usuario de Excel 2010 así como en la versión 2007 desplaza las barras de herramientas expuesta en anteriores versiones, esta nueva versión, orientada a tareas que contienen grupos lógicos de comandos, pero incluyeron el menú Archivo que contiene las opciones para la administración de archivos. Muchos cuadros de diálogo fueron reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones disponibles, además se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo. También en algunos grupos a la derecha de él aparecen unos lanzadores que activan las cajas de diálogo como se mostraban en las versiones 2003 y anteriores.

1. Lanzador 2. Galería desplegable

1.3.5 Hoja de cálculo

Microsoft Excel 2010 admite hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja de cálculo, ofreciéndole mayor capacidad de manejo en tablas de datos y volumen de información. Para visualizar la última celda de una hoja siga os siguientes pasos:

1. Ubicarse en cualquier celda de una hoja sin datos 2. Presionar las teclas <FIN> + <↓> 3. Presionar las teclas <FIN> + <→>

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1.3.6 Compatibilidad con versiones anteriores de Excel

Se puede comprobar un libro de Office Excel 2010 para ver si contiene funciones o formatos que no son compatibles con una versión anterior de Excel y poder llevar a cabo los cambios necesarios para obtener una mejor compatibilidad con versiones anteriores. En versiones anteriores de Excel, se pueden instalar actualizaciones y convertidores que le ayudarán a abrir un libro de Office Excel 2010 para poder modificarlo, guardarlo y abrirlo de nuevo en Office Excel 2007 sin perder ninguna funcionalidad o función específicas de Office Excel 2010.

Para comprobar que un libro de la versión 2010 no tiene problemas de compatibilidad se puede ejecutar el comprobador de compatibilidad, si encuentra posibles problemas de compatibilidad él entrega un informe para resolverlo.

1. Abrir el libro que se quiere comprobar.

2. Activar el Menú Archivo

3. Seleccionar la categoría Información

4. Clic en Comprobar si hay problemas y seleccionar la opción Comprobar compatibilidad.

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Si no se han encontrado problemas de compatibilidad Microsoft Excel lo mostrará en una caja de diálogo como se muestra a continuación.

Si encuentra problemas de compatibilidad los muestra en un mensaje como este:

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Fila

1.4 CONCEPTOS BÁSICOS

1.4.1 Hoja de cálculo

Es una matriz conformada por un conjunto de filas y de columnas, que le permiten al usuario ingresar información ordenadamente. Cada libro tiene de forma predeterminada 3 hojas de cálculo y es posible insertar hasta 255 hojas.

1.4.2 Columna Se reconocen de forma vertical en la hoja de cálculo, se identifican con letras que van desde A hasta XFD, para un total de 16384 columnas.

1.4.3 Fila Se reconocen de forma horizontal en la hoja de cálculo, se identifican con números que van desde 1 hasta 1.048.576 filas.

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1.4.4 Celda Es la intersección entre una columna y una fila para registrar información. Cada celda tiene una identificación dada por combinación de la letra de columna y el número de fila en donde se encuentra.

1.4.5 Rango Un rango es un conjunto de celdas continuas ubicadas horizontal o verticalmente. Con frecuencia, se escogen rangos de información cuando se desea aplicar una operación (por ejemplo, cambiar el tipo de letra, obtener un resultado mediante una función: suma, promedio), la cual afecta el conjunto de celdas seleccionadas. Cuando se selecciona un rango, la celda inicial del mismo, queda en blanco.

1.4.6 Libro Los Archivos de Excel se denominan libros, el cual se guarda en un espacio del disco duro, estos nuevos archivos tendrán una extensión .xlsx, a diferencia de las versiones anteriores, esta nueva versión soporta las extensiones de los archivos anteriores y sus formatos, mas no en forma viceversa; el libro para que sea compatible debe guardarse en un formato compatible para que en versiones anteriores se abran los archivos específicos, un libro está compuesto por hojas, se pueden trabajar los libros de forma simultánea siempre y cuando no exceda la memoria disponible.

El libro para que sea compatible debe guardarse en un formato compatible para que en versiones anteriores se abran los archivos específicos.

Un libro está compuesto por una o más hojas de cálculo

Se pueden trabajar varios libros de forma simultánea siempre y cuando no exceda la memoria disponible.

Para crear nuevos libros se deben seguir los siguientes pasos:

1. Activar el menú Archivo 2. Dar clic en la opción Nuevo 3. Se activa un listado de plantillas guardadas en el equipo en el grupo

plantillas disponibles y un listado de plantillas que se cargan en línea en el grupo Plantillas de office.com para crear libros con modelos específicos. Seleccionar Libro en blanco.

4. Clic en el botón Crear.

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1.4.7 Hojas Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro. La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, para ubicarse en cada una de ellas, de forma predeterminada Excel maneja 3 pero, se puede manejar las hojas que se necesiten siempre y cuando no exceda la memoria que esté disponible los cuales pueden contener modelos matemáticos, gráficos y macros, se pueden insertar dando un clic sobre el botón que se encuentra al lado derecho de la hoja 3.

1.5 ¿CÓMO TRABAJAR EN EL ENTORNO DE EXCEL?

El entorno básico de Excel es un archivo de libro de trabajo que puede contener una o más hojas de cálculo.

Con Microsoft Excel, es fácil la introducción de información dentro de una hoja de cálculo y el poder cambiar, suprimir o añadir datos a dicha información.

Entrada a Excel

1. Abrir el menú inicio 2. Dar clic en Todos los programas 3. Seleccionar Microsoft Office 4. Seleccionar Microsoft Office 2010

Una vez seleccionado el icono de Microsoft Excel 2010, se abre la ventana mientras se carga el programa. Esperar hasta que termine de cargar.

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Desde el cuadro buscar archivos y programas

1. Abrir el menú inicio

2. En el cuadro buscar archivos y programas, escribir el nombre de la aplicación (Excel)., Cada vez que se escribe un caracter Windows 7 se encargará de buscar todas las aplicaciones que comiencen por E o que comiencen por la cadena de caracteres ingresada en el cuadro de texto, hasta encontrar la aplicación que se quiere abrir.

3. Seleccionar Microsoft Excel 2010 de la lista

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1.5.1 Tipos de datos

Numérica: Corresponde a cualquier número. Este tipo de información puede ser utilizado para realizar cálculos.

Carácter: Corresponde a las letras o símbolos. No puede ser utilizada en cálculos.

Fecha / Hora: Corresponde a la información donde se deba ingresar horas, minutos y segundos y día, mes y año.

1.5.2 Desplazamientos del cursor

Mover el cursor dentro de la hoja de cálculo a sitios estratégicos de la misma, es posible si se utiliza el método correcto. En Excel, se pueden utilizar diferentes tipos de desplazamientos para ir a los extremos de la hoja en forma rápida o ir a una celda específica, esto se puede hacer:

Utilizando el teclado Realiza el desplazamiento entre celdas Realiza el desplazamiento a la última columna de la fila actual. Realiza el desplazamiento a la primera columna de la fila actual. Realiza el desplazamiento a la última fila de la columna actual. Realiza el desplazamiento a la primera fila de la columna actual. Desplaza el cursor a la celda A1. Realiza desplazamiento entre hojas Desplaza el cursor a la celda especificada

Ctrl +

Ctrl +

Ctrl +

Ctrl + Inicio

Ctrl +

Ctrl +

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Utilizando el Mouse

Otra forma de desplazamiento dentro de la hoja de cálculo es haciendo clic en las barras de desplazamiento (vertical u horizontal), ubicadas en la parte derecha e inferior de la hoja.

1. Flecha que desplaza la pantalla hacia arriba 2. Flecha que desplaza la pantalla hacia abajo 3. Flecha que desplaza la pantalla hacia la derecha 4. Flecha que desplaza la pantalla hacia la izquierda

F5

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Punteros de Mouse

Dependiendo de la posición en que se encuentre el Mouse se presentan diferentes formas de punteros así:

Para activar una celda diferente a la actual, iniciar una selección de rango o para seleccionar toda la hoja de cálculo. Esta presentación se muestra en la hoja de cálculo.

Para seleccionar completamente Columnas. Para seleccionar completamente Filas.

Para Mover el contenido de la celda a otra celda. El puntero aparece sobre el borde de la celda activa.

Para Copiar el contenido de la celda sobre las siguientes celdas ubicadas en cualquier dirección de la celda (a la derecha, a la izquierda, arriba o abajo de la celda activa). Esta cruz aparece si se ubica el puntero del mouse en la parte inferior derecha de la celda activa.

Para ampliar o reducir el ancho de una Columna. Aparece cuando se ubica el Mouse en la línea de división entre Columnas.

Para ampliar o reducir el ancho de una Fila. Aparece cuando se ubica el Mouse en la línea de división entre Filas.

El puntero de texto se muestra en la celda que se esté editando, o sobre la barra de fórmulas para hacer cambios o modificación en la información.

1.5.3 Selección

Para seleccionar algún elemento en Excel con Ratón, debe verificar que el puntero tenga forma de cruz blanca.

Celdas Puede seleccionar varias celdas oprimiendo el botón principal del Ratón y arrastrándolo seleccionar así el conjunto de celdas que necesite.

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Columnas Puede seleccionar una o más columnas haciendo clic en el encabezado de la columna que necesita seleccionar o clic sostenido si son varias columnas.

Filas Puede seleccionar una o más filas haciendo clic en el encabezado de la fila que necesita seleccionar o clic sostenido si son varias filas.

Formas de selección

Oprimiendo la tecla <Shift> + flechas de desplazamiento de teclado

Otra de las formas para seleccionar es con la tecla <F8>, esta tecla almacena

selección.

Oprimiendo la tecla funcional <F8> + flechas de desplazamiento de teclado,

oprimir de nuevo con la tecla <F8> para cancelar el área de selección

Ejemplo de selección discontinua:

Si se quiere seleccionar varias celdas en forma no continua, se deben realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar el área A5:B10

2. Oprimir la tecla <Shift> + <F8>

3. Con las flechas del teclado desplazarse hasta la celda a12 y seleccionar el

rango C12:E18

4. Oprimir las teclas <Shift> + <F8>

De esta forma se seleccionaron varias celdas en forma no continua

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Selección hojas de cálculo

Se pueden seleccionar hojas de cálculo de 2 formas: 1. Ubicarse en la celda A1

2. A la izquierda de la letra A como columna, arriba de la fila número 1, se

encuentra un objeto que no tiene nomenclatura, sobre ese punto hacer clic.

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1.5.4 Operaciones de edición (copiar, cortar, pegar, deshacer)

Cortar Con esta operación el usuario puede trasladar información bien sea dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o programas.

Copiar Con esta operación el usuario puede duplicar información bien sea dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o programas.

Nota: Para duplicar un rango de información o el contenido de una sola celda dentro de una misma hoja basta con ubicar el puntero del Mouse en el extremo inferior derecho de la celda se visualizará una cruz, se debe hacer clic sostenido y el contenido de la celda se copiará en el rango marcado.

Pegar Con esta operación el usuario puede colocar información en una hoja de cálculo, en un libro, o en otro archivo. Pasos para cortar y pegar 1. Seleccionar el rango de celdas que desea cortar

2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en cortar.

3. Ubicarse en la celda.

4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.

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Pasos para copiar y pegar 1. Seleccionar el rango de celdas que se deseen copiar.

2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en copiar.

3. Ubicarse en la celda.

4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.

5. Ubicarse en otra celda y de nuevo hacer clic en pegar.

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3

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Copiar formato: Con esta operación se copian los formatos de una o más celdas a otras que no lo tienen.

El proceso a seguir es: 1. Ubicarse en la celda que tiene el formato a copiar.

2. Hacer clic al botón Copiar formato

3. El puntero del Mouse queda con la brocha indicando que trae un formato, se debe entonces hacer clic sostenido sobre las celdas o clic sobre la celda a la cual se le quiere pegar el formato.

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Pegado especial: Cuando se ha copiado un rango de celdas en el portapapeles, puede pegarse directamente con el botón Pegar, o establecer opciones adicionales con el comando Pegado especial del menú contextual sobre una celda, o del menú Edición.

De esta caja de diálogo pueden establecerse cinco partes plenamente identificables: El cuadro Pegar contiene siete botones de selección, de los cuales debe seleccionarse el que se adapte a los datos que se desean pegar, dependiendo si son formatos, valores, fórmulas, u otras características del rango seleccionado. El cuadro Operación es el que permite efectuar operaciones entre el rango fuente y el rango destino, teniendo en cuenta que los datos quedarán en el rango sobre el cual se está pegando la información, reemplazando los anteriores. La casilla de verificación Saltar blancos permite ignorar las celdas en blanco que hayan sido copiadas del rango original. Si esta casilla está en blanco, las celdas destino serán reemplazadas por las del rango origen, incluso si se encuentran en blanco. La casilla Transponer hace que el rango original sea transpuesto en el rango destino, es decir, que las filas se conviertan en columnas, y viceversa. El botón Pegar vínculos establece un vínculo entre el rango origen y el destino, de tal forma que si el rango original es actualizado, los cambios se reflejan en el rango destino, sin importar que este último se encuentre en otra hoja u otro libro. Si el origen no proviene de un rango de una hoja de Excel, la caja de diálogo que se presenta, varía de acuerdo con la aplicación servidora de los datos. Por ejemplo, si los datos provienen de un documento de Word, la caja de diálogo presentará opciones para pegar como objeto de Word, como imagen o texto, mientras que si el

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origen es un recorte de Paint, se tienen las opciones para pegar como objeto de Paint, como imagen o como mapa de bits.

Opciones de rellenar Se puede utilizar el comando Rellenar, para rellenar datos en las celdas de una hoja de cálculo. También se puede configurar Excel para que continúe automáticamente una serie de números, combinaciones de números y texto, fechas o períodos de tiempo, en función de un modelo establecido. Sin embargo, para rellenar rápidamente varios tipos de series de datos, seleccionar las celdas y arrastrar el controlador de relleno. Microsoft Excel identifica los datos que se han introducido en la celda. Si son de tipo fecha, él permite trabajar series de fecha, si es información de tipo numéricos se activan las series Para datos de tipo numérico de la misma manera con la información de tipo texto se activan otras series de datos. Ver los siguientes ejemplos: Ejemplo 1: Información de tipo fecha

1. Ubicarse en la Hoja2 en la celda A1

2. Ingresar la fecha 05/02/2007

3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vértice inferior derecho,

cuando cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido arrastrar en la

dirección deseada.

4. Se activa una etiqueta al final de la selección, dar un clic sobre ella y muestra

las siguientes opciones

Copiar celdas: Rellena las celdas con la misma fecha y el mismo formato de la celda origen. Serie de relleno: Rellena las celdas con fechas incrementadas de un día en un día. Rellenar formatos solo: Copia en las celdas destino el formato de la celda inicialmente seleccionada. Rellenar sin formato: Rellena las celdas con la misma fecha de la celda origen Rellenar días: Auto rellena según días laborales y no laborales Rellenar días de la semana: Auto rellena solo días laborales Rellenar meses: Auto-rellena en meses del año Rellenar-años: Auto-rellena en años

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Ejemplo 2: Información de tipo número

1. Ubicarse en la Hoja3 en la celda A1

2. Ingresar la fecha 1250000

3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vértice inferior derecho,

cuando cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido arrastrar en la

dirección deseada.

4. Se activa una etiqueta al final de la selección, dar un clic sobre ella y muestra

las siguientes opciones

Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y e mismo formato de la celda origen. Serie de relleno: Crea un incremento de 1 en 1 hasta la última celda seleccionada Rellenar formatos solo: Copia el formato de la celda inicialmente seleccionada a las celdas destino. Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin formato

Page 30: Microsoft Excel Basico

Ejemplo 3: Información de tipo texto 1. Ubicarse en la Hoja4 en la celda A1

2. Ingresar el texto Lunes

3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vértice inferior derecho,

cuando cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido arrastrar en la

dirección deseada.

4. Se activa una etiqueta al final de la selección, dar un clic sobre ella y muestra

las siguientes opciones:

Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y e mismo formato de la celda origen. Serie de relleno: Crea un incremento de 1 en 1 hasta la última celda seleccionada Rellenar formatos solo: Copia el formato de la celda inicialmente seleccionada a las celdas destino. Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin formato Rellenar días: Auto rellena según días laborales y no laborales es decir de lunes a domingo. Rellenar días de la semana: Auto rellena solo días laborales es decir de lunes a viernes.

Page 31: Microsoft Excel Basico

Para la información de tipo texto solo existen series de datos para los días de la semana y los meses del año. Si se quieren crear series con otro tipo de información se deben crear listas personalizadas.

1.5.5 Trabajar con hojas de cálculo Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, Protegerlas y darles un color de etiqueta como lo muestra para dar una vista diferente. Para observar cada una de estas características, se deben seguir los siguientes pasos:

Insertar hojas Se pueden insertar hojas de varias formas. Por la cinta de opciones, con el menú contextual o con el botón Insertar Hoja de cálculo. Desde la cinta de opciones

1. Seleccionar la ficha Inicio 2. En el grupo Celdas seleccionar la opción Insertar 3. Seleccionar la opción Insertar hoja

1

3

2

Page 32: Microsoft Excel Basico

Con el Menú contextual

1. Sobre la etiqueta de la hoja de cálculo, hacer clic derecho del Mouse. 2. Hacer clic en insertar. 3. En la pestaña general, hacer clic en hoja de cálculo 4. Hacer clic en aceptar.

Botón Insertar hoja de cálculo

Dar clic en el botón Insertar hoja de cálculo que se encuentra a la derecha de las etiquetas de las hojas o presionar el método abreviado + F11

Eliminar hojas

Desde la cinta de opciones 1. Seleccionar la ficha Inicio 2. En el grupo Celdas seleccionar la opción Eliminar 3. Seleccionar la opción Eliminar hoja

Con el Menú contextual

1. Sobre la etiqueta de la hoja de cálculo, hacer clic derecho del Mouse. 2. Hacer clic en Eliminar.

1

Mayusc

Page 33: Microsoft Excel Basico

3. Si la hoja de cálculo contiene información se presentará un mensaje de confirmación. Clic en Eliminar

Cambiar nombre hoja

Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace doble clic en la etiqueta y escribir el nuevo nombre.

Mover hojas Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo se debe:

1. Ubicar el puntero del mouse sobre la hoja que se quiere mover 2. Arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecerá un triángulo

que indica dónde se va a insertar la hoja. Una vez en la posición deseada, se suelta el botón del ratón, con lo cual la hoja se moverá a la nueva posición.

Se puede mover más de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrándolas a la posición deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posición serán insertadas una al lado de la otra. Tener en cuenta los siguientes pasos: 1. Seleccionar varias hojas manteniendo la tecla Ctrl. Clic derecho del Mouse

sobre la etiqueta y seleccionar mover o copiar.

4

Page 34: Microsoft Excel Basico

2. Seleccionar de la caja de diálogo mover o copiar El libro al que se moverán las hojas. Definir en qué posición del libro se moverá seleccionando la hoja en el listado de a ventana Antes de la hoja haciendo clic a donde se desee mover.

3. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Nota: Si se quieren copiar hojas se siguen los mismos pasos activando la casilla de verificación

Ocultar hojas

Se pueden ocultar una o varias hojas de la siguiente forma:

1. Si se quiere ocultar una hoja, hacer clic derecho del Mouse sobre la etiqueta de

la hoja que se desee ocultar, pero si se quieren ocultar varias hojas

simultáneamente se deben seleccionar (oprimiendo la tecla ctrl mantenido)

todas las hojas a ocultar y hacer clic con el botón derecho del Mouse.

2. En el menú contextual, seleccionar Ocultar.

Desde la cinta de opciones también podemos ocultar hojas.

1. Seleccionar la hoja o las hojas a ocultar 2. Dar activar la ficha inicio 3. En el grupo celdas, dar clic a la lista desplegable de la opción Formato. 4. En el grupo visibilidad seleccionar la opción Ocultar y mostrar 5. Dar clic en la opción Ocultar

Page 35: Microsoft Excel Basico

6. Hoja

Mostrar hojas

Al ocultar hojas se activa la opción Mostrar hoja. Se pueden mostrar todas las hojas de un libro, una a una y no de forma simultánea. Para realizarlo se deben seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la ficha inicio.

2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón

formato.

3. Del Menú desplegable seleccionar ocultar y mostrar, del grupo Visibilidad

4. Él mostrará un submenú, hacer clic sobre la opción mostrar hoja.

5. Se activa una caja de diálogo Mostar, seleccionar la hoja que se quiere mostrar

6. Hacer clic en Aceptar.

Otra de las formas para mostrar hojas ocultas es ubicarse sobre una de las etiquetas de la hoja, hacer clic derecho del Mouse y seleccionar mostrar.

Page 36: Microsoft Excel Basico

Otra forma de seleccionar una hoja de cálculo es oprimir las teclas <CTRL> + <SHIFT>+<BARRA ESPACIADORA>

Color de etiqueta Se pueden aplicar color de etiqueta a una o varias hojas utilizando la tecla <CTRL> 1. Hacer clic en la ficha de inicio.

2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón

formato.

3. Del Menú desplegable seleccionar color de etiqueta, el mostrará un submenú,

hacer clic sobre un color de ellos.

Otra forma:

1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la hoja a la que se desee dar color.

2. Seleccionar del menú contextual color de etiqueta y seleccionar de la paleta de

colores uno de ellos.

Page 37: Microsoft Excel Basico

Desde la cinta de opciones 1. Hacer clic en la ficha de inicio.

2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón formato.

3. Del Menú desplegable seleccionar color de etiqueta, el mostrará un submenú,

hacer clic sobre un color de ellos.

Cambiar el Alto de la fila

Se pueden modificar el ancho de una fila bien sea con el puntero del Mouse o por el grupo celdas. 1. Seleccionar las filas a las que se les modificará el alto.

2. En la ficha de inicio,

3. grupo celdas, hacer clic sobre el botón formato,

4. aparecerá un menú desplegable, seleccionar alto de la fila.

5. En la caja de diálogo alto de fila muestra el valor actual, escribir el valor

correspondiente.

Page 38: Microsoft Excel Basico

Ancho de columna 1. Seleccionar las filas a las que se les modificará el alto.

2. En la ficha de inicio

3. grupo celdas, hacer clic sobre el botón formato,

4. aparecerá un menú desplegable, seleccionar alto de la fila.

5. En la caja de diálogo alto de fila muestra el valor actual, escribir el valor

correspondiente

Ocultar filas

1. Seleccionar las filas que se quieren ocultar. Se pueden ocultar filas continuas o discontinuas. Para seleccionar filas discontinuas se debe hacer la selección de la primera fila, presionar la tecla <CTRL> y seleccionar las otras filas.

2. Activar la ficha de inicio

3. En el grupo celdas, dar clic en la lista desplegable del botón formato.

Page 39: Microsoft Excel Basico

4. En el menú, seleccionar ocultar y mostrar

5. Hacer clic en ocultar filas.

Ocultar columnas 1. Seleccionar las columnas que se quieren ocultar. Se pueden ocultar columnas

continuas o discontinuas. Para seleccionar columnas discontinuas se debe hacer la selección de la primera columna, presionar la tecla <CTRL> y seleccionar las otras columnas.

2. Activar la ficha de inicio 3. En el grupo celdas, dar clic en la lista desplegable del botón formato. 4. En el menú, seleccionar ocultar y mostrar 5. Hacer clic en ocultar columnas.

Page 40: Microsoft Excel Basico

Existen métodos abreviados para la administración de la hoja de cálculo así:

Ocultar columnas 1. Seleccionar la o las columnas a ocultar 2. <CTRL> + 0

Ocultar filas 1. Seleccionar la o las filas a ocultar 2. <CTRL> + 9

Mostrar columnas 1. Seleccionar las columnas anteriores y siguientes a la columna oculta. 2. <CTRL> + May + )

Mostrar filas 1. Seleccionar las columnas anteriores y siguientes a la columna oculta. 2. <CTRL> + May + (

1.5.6 Manejo de archivos

Abrir Dispone de varias opciones para abrir un archivo. Se puede abrir el archivo original para su modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de sólo lectura, que impide guardarlo a menos que se haga con otro nombre. Para abrir un archivo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Activar el menú Archivo 2. Seleccionar la opción Abrir 3. Se abre la caja de diálogo Abrir. Seleccionar del panel izquierdo la ubicación del

archivo. Por ejemplo, Escritorio, Disco local C:, Red, Documentos, etc. 4. Seleccionar la carpeta si el archivo está dentro de una carpeta específica y

abrirla con doble clic. 5. Seleccionar el archivo que se quiere abrir 6. Clic al botón Abrir. Nota: Se puede mostrar el cuadro de diálogo abrir oprimiendo las teclas <CTRL> + A

Page 41: Microsoft Excel Basico

Descripción Caja de diálogo Abrir

Page 42: Microsoft Excel Basico

1. Atrás: Está activo si se ha cambiado de carpeta de búsqueda permitiendo ir a la anterior.

2. Adelante: Está activo solo si se ha utilizado el botón atrás y permite volver a la carpeta de búsqueda siguiente.

3. Ruta: Permite ver la ubicación actual o cambiar de ubicación. 4. Filtro de búsqueda: Permite buscar el listado de los archivos o carpetas

según una cadena de caracteres 5. Panel de navegación: Permite seleccionar posiciones específicas del Pc

activando así otra ruta de archivos. 6. Panel de contenido: muestra el listado de archivos y carpetas según la

carpeta o unidad de disco seleccionada en el panel de navegación. También puede mostrar el listado de archivos o carpetas especificados en la búsqueda.

7. Nombre del archivo: Aquí se puede escribir el nombre del archivo, después de indicar su ubicación en la unidad de disco. Al seleccionar un archivo del panel de contenido se muestra en esta caja de texto.

8. Todos los archivos de Excel: Esta opción despliega una lista de los tipos de archivos que Excel puede leer, se debe seleccionar el deseado y automáticamente mostrará los archivos que existen de ese tipo.

9. Herramientas: Permite conectarse a unidades de red, o de sitios web para usarlo como almacén de información.

10. Abrir: Este botón permite abrir el libro seleccionado.

Page 43: Microsoft Excel Basico

11. Cancelar: Cierra la caja de diálogo Abrir.

Nueva carpeta Crea una carpeta o un directorio nuevo en el lugar en el que se está ubicado. Vistas: Permite ver el listado de archivos y carpetas del panel de contenido de varias maneras.

Panel Vista previa: permite activar o desactivar el panel de vista previa permitiendo ver el contenido del archivo seleccionado.

Cerrar Libros Si el archivo no ha sido cambiado desde que fue grabado por última vez y no se desea volver a utilizar, este puede cerrarse sin ningún contratiempo. Es recomendable siempre cerrar un archivo que no se vaya a utilizar más, ya que si permanece abierto se puede desaprovechar memoria innecesariamente.

Page 44: Microsoft Excel Basico

Guardar libros Si se guarda un libro con otro formato de archivo, no se conservarán los formatos y las características exclusivas de Microsoft Office Excel 2010; De forma predeterminada, algunos formatos de archivo guardan únicamente la hoja activa y algunos formatos de archivo (como el formato de página Web) guardan todas las hojas de cálculo del libro. Si se desea guardar sólo hojas de cálculo específicas, se puede ocultar las hojas de cálculo que no se desean guardar. Para abrir un archivo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Activar el menú Archivo 2. Seleccionar la opción Guardar 3. Se abre la caja de diálogo Guardar. Seleccionar en el panel izquierdo la carpeta

en donde se va a guardar. Por ejemplo, Escritorio, Disco local C:, Red, Documentos, etc. Seleccionar la carpeta específica en la que se guardará el archivo. Seleccionarla del panel de contenido.

4. Dar nombre al archivo 5. Definir el tipo de archivo con el que se quiere guardar. La opción predeterminada

Libro Excel lo guardará en la versión 2010. 6. Clic al botón Guardar.

Page 45: Microsoft Excel Basico

1.5.7 Formatos

En la cinta de opciones en la ficha inicio existen 3 grupos orientados exclusivamente para darle formato a un conjunto de celdas seleccionadas el grupo Fuente, Alineación y Número. Una característica de Excel 2010 es la vista previa de los formatos sobre la hoja de cálculo. A medida que vamos por las distintas opciones de formato sugeridos en la herramienta se va mostrando en la hoja de cálculo. Los formatos se pueden aplicar antes o después de ingresar la información.

1.5.7.1 Grupo Fuente

Page 46: Microsoft Excel Basico

1. Fuente

2. Tamaño de fuente

3. Aumentar tamaño

4. Disminuir tamaño

5. Negrita

6. Cursiva

7. Subrayado

8. Bordes

9. Color de relleno

10. Color de fuente

Para asignar cualquier formato primero se debe seleccionar las celdas a las que se

les va a aplicar. Se mostrarán algunos ejemplos prácticos para asignar formatos.

Fuente

Se puede cambiar el estilo de la letra en el rango de celdas o palabras seleccionadas. 1. Seleccionar las celdas a las que se le quiere cambiar el estilo de la letra

2. Hacer clic en la ficha de inicio

3. En el grupo fuente, seleccionar flecha desplegable del botón fuente Calibri

4. Seleccionar de la lista el estilo de la letra.

Page 47: Microsoft Excel Basico

A diferencia de las versiones anteriores ubicando el puntero del Mouse

exactamente en el borde inferior del botón fuente con un clic sostenido izquierdo

puede variar el tamaño de ese desplegable.

Tamaño de fuente

Se puede Cambiar el tamaño de la letra, en el rango de celdas o palabras seleccionadas:

Page 48: Microsoft Excel Basico

1. Seleccionar las celdas a las que se les cambiará el tamaño de la letra

2. Hacer clic en la ficha de inicio

3. En el grupo fuente, seleccionar la flecha desplegable tamaño de fuente.

4. Seleccionar de la lista el tamaño deseado.

A diferencia de las versiones anteriores ubicando el puntero del Mouse exactamente en el borde inferior del botón tamaño de fuente con un clic sostenido izquierdo puede variar el tamaño de ese desplegable.

Aumentar o disminuir tamaño de la fuente

Aumentar el tamaño de la fuente se realiza de 2 puntos en 2 puntos, mostrando el tamaño que se desea. Ejemplo: 1. Seleccionar las celdas a las que se quiere cambiar el tamaño de la fuente.

2. Hacer clic en la ficha de inicio

3. En el grupo fuente, de nuevo hacer doble clic en el botón Aumentar tamaño

de la fuente

4. Hacer clic en el botón Disminuir tamaño de la fuente

Color de fuente El color de la fuente en Excel 2010 al igual que el color de relleno basta con pasar el puntero del Mouse por cualquier color en la paleta de colores, y automáticamente lo actualiza en la selección. Ejemplo:

1. De nuevo Seleccionar las celdas a las que se les modificará el color.

2. Clic en la ficha de inicio.

Page 49: Microsoft Excel Basico

3. En el grupo fuente, buscar el botón color de fuente y dar clic en la

lista desplegable.

4. Esperar que despliegue la paleta de colores y desplazar el puntero del

Mouse lentamente por una fila de colores. Se mostrará la vista previa en la

hoja de cálculo según el color. Seleccionar el color deseado.

Negrilla, Cursiva y Subrayado

Aplica el formato negrita, cursiva y subrayado, a las celdas o textos seleccionados. Ejemplo: 1. Seleccionar las celdas a quienes se aplicará el formato.

2. Hacer clic en la ficha de inicio, en el grupo fuente, hacer clic sobre los botones:

Negrilla

Cursiva

Subrayado

Page 50: Microsoft Excel Basico

También se pueden realizar utilizando los métodos abreviados:

Negrilla <ctrl> + <N>

Cursiva <ctrl> + <K>

Subrayado <ctrl> + <S>

Bordes

En la lista desplegable de bordes aparece una serie de modelos que se aplicarán a las celdas seleccionadas.

1. Seleccionar Las celdas a las que se les quiere aplicar borde. 2. Activar la ficha inicio.

3. En el grupo fuente, buscar el botón bordes y activar la lista desplegable.

4. Seleccionar el modelo de bordes según el modelo deseado.

Es posible dibujar los bordes. Dibujar bordes, permite al usuario la rapidez de aplicar bordes en un rango de celdas.

Page 51: Microsoft Excel Basico

Dibujar cuadrículas de borde

1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botón bordes.

2. Abrir la flecha desplegable, seleccionar el estilo y grosor de la línea.

3. En las mismas opciones de borde hacer clic en la opción dibujar cuadrícula de

borde.

4. El puntero del Mouse cambia a un lápiz, seleccionar un rango de celdas

5. Oprimir la tecla ESC para deshabilitar el modo lápiz de la hoja de cálculo.

Con la opción dibujar borde solo se dibuja un borde externo. Para aplicar diferentes estilos de bordes, se deben seguir los siguientes pasos: 1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botón bordes.

2. Desplegar la flecha desplegable y hacer clic en dibujar estilo de la línea.

3. El puntero del Mouse cambia a un lápiz, de nuevo seleccionar un rango de

celdas.

4. Oprimir la tecla <ESC> para deshabilitar el modo lápiz de la hoja de cálculo.

Color de relleno

El color de relleno en Excel 2010 a diferencia de las versiones anteriores, aplicaba el color después de dar un clic en aceptar, ahora basta con pasar el puntero del Mouse por cualquier color en la paleta de colores. 1. Seleccionar Las celdas a las que se aplicará el color de relleno

2. Activar la ficha inicio

3. En el grupo fuente, dar clic en la lista desplegable del botón color de relleno.

4. En la paleta de colores desplazar el puntero del Mouse lentamente por una fila

de colores. Seleccionar el color deseado como color de fondo.

Se puede agregar este botón a la barra de herramientas de acceso rápido

dando un clic derecho del Mouse sobre él.

Page 52: Microsoft Excel Basico

1.5.7.2 Grupo Alineación

1. Alinear en la parte superior Alineación con respecto al alto de la fila. 2. Alinear en el medio

3. Alinear en la parte inferior

4. Orientación

5. Alinear texto a la izquierda Alineación con respecto al ancho de la

columna 6. Alinear texto a la derecha

7. Alinear texto a la derecha

8. Disminuir sangría Formatos utilizados en información

alineada a la izquierda. Aumenta o

disminuye el espacio entre el borde de la

celda y el texto

9. Aumentar sangría

Page 53: Microsoft Excel Basico

10. Ajustar texto

11. Combinar y centrar Convierte un conjunto de celdas

Alineación de texto La alineación de texto lo realiza Excel de forma vertical ajustándolo en la celda:

Seleccionar las celdas a las que se les quiere cambiar la alineación.

Hacer clic sobre la ficha inicio

En el grupo alineación, seleccionar el botón correspondiente alinear en el

medio

En la misma ficha de inicio, grupo alineación, botón centrar

La alineación se puede realizar de la siguiente forma:

Ajuste de texto Cuando se ajusta el texto, Excel adapta el contenido de la celda al ancho de columna y al alto de la celda. Ejemplo:

1. Seleccionar la celda que se quiere ajustar

2. Hacer clic en la ficha de inicio

3. En el grupo alineación, dar clic en el botón ajustar texto.

Otra forma de realizarlo es con las teclas <ALT> + <ENTER>

Alinear en la parte superior

coloca el texto en la parte superior de la celda

Alinear en el medio coloca el texto en la parte central de

la celda

Alinear en la parte Inferior coloca el texto en la parte inferior de

la celda

Alinear el texto a la izquierda

Desplaza el texto hacia la izquierda de la celda

centrar Desplaza el texto hacia el centro de la

celda

Alinear el texto a la derecha

Desplaza el texto hacia la derecha de la celda

Page 54: Microsoft Excel Basico

Combinar y centrar

Es un botón de Excel que permite unir varias celdas seleccionadas formando una sola celda con mayor tamaño y centrando el contenido.

1. Seleccionar las celdas que se quieren combinar y centrar.

2. Hacer clic en la ficha de inicio

3. En el grupo alineación, dar clic en el botón Combinar y centrar.

Ejemplo:

1. Ubicarse en la celda A1

2. Oprimir los botones <Shift> + <Barra espaciadora> (para Seleccionar una fila)

3. Oprimir los botones <CTRL> + <+> (para insertar una fila)

4. De nuevo ubicarse en la celda a1, escribir Lista de contactos

5. Seleccionar las celdas A1:H1

6. En la flecha Inicio, grupo alineación, hacer clic sobre el botón combinar y

centrar.

Page 55: Microsoft Excel Basico

1.5.7.3 Grupo número

Permite mostrar los valores de una celda en formatos de porcentaje, moneda, fecha y hora ETC.

Formato de moneda 1. Seleccionar el rango de celdas a las que se le asignará el formato moneda.

2. Hacer clic en la ficha Inicio

3. En el grupo Número, dar clic en el botón Combinar y centrar.

4. En la ficha de inicio, grupo número, hacer clic sobre el botón formato número, seleccionar moneda.

Estilo millares, aumentar reducir decimales

Aplica a la celda o rango de celdas un formato separador de miles:

Page 56: Microsoft Excel Basico

1. Seleccionar el rango de celdas a las que se les aplicará el formato Millares.

2. En la ficha de inicio

3. En el grupo número, hacer clic sobre el botón estilo millares.

4. Hacer tantos clic sobre el botón aumentar decimales como decimales quiera

5. Hacer tantos clics sobre el botón reducir decimales como decimales quiera.

1.5.8 Fórmulas

Una fórmula permite operar matemáticamente entre dos o más celdas. Para crear una fórmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a continuación:

Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado.

Digitar el signo igual.

Page 57: Microsoft Excel Basico

Hacer clic al primer valor o componente de la fórmula, Excel insertará la dirección de la celda. Ejemplo: B11.

Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^).

Hacer clic al segundo valor o componente de la fórmula y pulsar <ENTER>. Al crear fórmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores:

1. Paréntesis ( ) 2. Exponencial ^ 3. Multiplicación y división *, / 4. Suma y resta +, -

Nota: Se deben utilizar paréntesis para asociar operaciones en caso de construir una fórmula que así lo requiera. Ejemplo: =((B11*C5)-D10)/B8.

Editar fórmula Para Editar Fórmulas o el contenido de una celda en especial se puede Recurrir a varias Opciones: Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de función <F2>. Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecerá el cursor o puntero de texto dentro de la celda. Hacer clic en la barra de fórmulas y realizar el cambio correspondiente. Hacer clic al botón modificar fórmula de la barra de fórmulas.

Copiar fórmula Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que contenga una fórmula, un valor o texto, se presenta una pequeña cruz, que permite copiar la información que contiene la celda. El proceso se hace desplazando el puntero del Mouse en la dirección de copiado que se desee, y con clic sostenido se debe arrastrar hasta donde se quiera llenar. Si se trata de una fórmula o función que se puede generar automáticamente para un rango de valores con doble clic Excel llenará las celdas con la fórmula inicial hasta donde deje de encontrar valores a la izquierda. Si por el contrario la fórmula a copiar se quiere llevar hacia otro lugar dentro de la hoja o del archivo se debe realizar esta operación utilizando la opción Pegado especial que se explicó anteriormente.

Eliminar fórmula

Page 58: Microsoft Excel Basico

Una fórmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido de una celda, es decir, se ubica el cursor o selecciona el rango y se pulsa la tecla <SUPR>.

Posiciones relativas y absolutas Una referencia identifica una celda dentro de una fórmula; dicha referencia puede ser relativa o absoluta. La diferencia se puede constatar mediante la operación de copiar y/o mover.

Posiciones relativas: Forman parte de una fórmula y cuando ésta es copiada se

ajusta de acuerdo con la nueva posición, es decir, que la posición cambia de acuerdo con la fila o columna en donde se copie. Ejemplo: Si la celda D1 contiene la fórmula (B1*C1), al copiarla a la celda D2 la fórmula quedará (B2*C2).

Posiciones absolutas: Se utilizan cuando se necesita que una celda

referenciada dentro de una fórmula, no varíe en el momento de copiarla. Se indica colocando el signo $ antes de la letra o antes del número referencial de la celda. Puede hacerse que sea constante sólo la fila, sólo la columna o ambos según sea el caso.

Ejemplos: (B1*$C$1) = Permanece constante la celda C1. (B1*$C1) = Permanece constante sólo la columna C en el momento de copiar la fórmula en forma vertical, variando la fila de esa referencia. (B1*C$1) = Permanece constante la fila 1, cuando se copie la fórmula en forma horizontal y variando la columna C.

En el momento en que se lleva el cursor a la celda que debe ser constante, se presiona la tecla <F4> y se convierte en referencia absoluta, Excel inserta en forma automática el signo $ para fijar completamente la columna y la fila. Debe presionarse varias veces si se desea convertir sólo la fila o sólo la columna en constante.

Ejemplo: En la figura se puede observar un típico caso del uso de referencias absolutas y relativas. Si el cursor se encuentra ubicado en la celda F8, para calcular el valor del Descuento (columna F), se debe multiplicar el total (columna E). Ubicar el puntero del mouse en el extremo inferior derecho de la celda F8 y dar clic sostenido hacia abajo para hallar el descuento de todas las ventas. La celda E8 por ser relativa variará de celda en celda al ser copiada, de manera que mostrará el total de cada producto vendido. La celda $B$5 por ser absoluta permanecerá constante al ser copiada.

Page 59: Microsoft Excel Basico

En la celda F8 se puede crear una fórmula así: =F4*B1. Sin embargo, al copiar esta fórmula la celda G5, tendrá la fórmula =F5*B2, la fórmula cambiará las posiciones. Si se analiza, la posición G5 corresponde al subtotal y B2 está en blanco. Entonces es necesario mantener absoluta la celda del % IVA, para que al copiar la fórmula todos los subtotales se multipliquen por B1.

1.5.9 Validación de datos La validación de datos permite crear una restricción de entrada de datos a una celda, la principal función de la validación de datos es evitar errores al momento de introducir los datos, esta opción permite tener información más confiable en las organizaciones.

Page 60: Microsoft Excel Basico

Es posible crear una validación de datos a un rango de celdas vacías o un rango de celdas con datos y detectar posteriormente los datos que no cumplen la condición Para crear una validación de datos se debe definir el tipo de dato y el criterio que debe cumplir al momento de introducir información

1. Seleccionar las celdas a validar. 2. En la ficha datos en el grupo herramientas de datos, hacer clic en el botón

validación de datos 3. Muestra la ventana de dialogo Validación de datos en la que se configura de

la siguiente forma:

1.5.9.1 Configuración

En esta opción se define el tipo de dato y criterios que debe cumplir el usuario al momento de ingresar la información.

Page 61: Microsoft Excel Basico

Número entero: Permite introducir números enteros únicamente, una vez seleccionada la opción Número entero Excel muestra la opción datos en la que es posible configurar la condición que debe cumplir el número digitado.

Decimal: Permite introducir números enteros y decimales. Lista: Crea una lista de opciones para que el usuario pueda elegir, en la opción origen se puede introducir la lista de dos formas.

1. De forma directa separando cada opción con punto y coma ( o el separador de lista del computador)

Page 62: Microsoft Excel Basico

2. Desde un nombre de rango definido previamente, para es necesario anteponer el signo igual y el nombre del rango ó ´pulsar f3 y elegirlo.

Fecha: Valida que el dato introducido sea una fecha, también es posible configurar restricciones. Hora: Configura restricción para horas, el formato de horas es hora:minutos:segundos ejemplos : 10:45:20 - 13:50:00 - 1:30:45 pm

Page 63: Microsoft Excel Basico

Longitud de texto: Permite ingresar un número determinado de caracteres en la celda.

Personalizada: Permite introducir valores en la celda dependiendo del contenido de otra. En el siguiente ejemplo solo se permite ingresar un ahorro voluntario para ingresos mayores a $5.000.000

Page 64: Microsoft Excel Basico

1.5.9.2 Mensaje de entrada

Esta opción permite crear un mensaje para indicar al usuario las restricciones existentes ó como debe introducir los datos. El mensaje de entrada tiene un título y un mensaje.

1.5.9.3 Mensaje de error

Esta opción permite definir y personalizar un mensaje de respuesta para cuando el usuario introduce datos con error.

Page 65: Microsoft Excel Basico

Los mensajes de error pueden ser de tres tipos:

Detener: Únicamente acepta los datos de la validación. Advertencia: Genera un error pero proporciona la opción de aceptar el dato, la integridad de los datos para esta opción queda condicionada a la persona que ingresa la información.

Page 66: Microsoft Excel Basico

Información: Genera un error para informar al usuario pero introduce el dato en la celda.

Editar celda con validación

Es posible cambiar, eliminar o buscar celdas con validación

Buscar celdas con validación

1. Hacer clic en la ficha inicio, grupo modificar y la opción buscar y seleccionar y a continuación Ir a … ó directamente con la tecla F5

2. Pulsar el botón especial del cuadro de dialogo Ir a… 3. Seleccionar la opción Celdas con validación de datos (es posible elegir todas ó

las similares a la validación de la celda actual)

Page 67: Microsoft Excel Basico

Modificar validación de una celda

1. Seleccionar la celda con validación 2. Ficha Datos grupo herramientas de datos y a continuación Validación de datos. 3. Cambiar la validación actual. 4. Para aplicar el cambio a otras celdas con la misma validación, seleccionar la

opción Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma validación en la pestaña configuración.

Eliminar una validación

1. Seleccionar la celda con validación 2. Ficha Datos grupo herramientas de datos y a continuación Validación de datos. 3. Pulsar el botón Borrar todos de la pestaña configuración