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Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público

PROCEDIMIENTO No. 5 Página 1 de 48

Apropiación presupuestal Código: 33.2.PF- MDSGDF-M002-02

Vigente a partir de: 29 JUN 2011

OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de Apropiación Presupuestal en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II.

ALCANCE: Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional, Establecimientos Públicos del Sector Defensa y la Policía Nacional cuando así lo requieran.

Fecha de emisión: Responsable del documento: Ubicación:

29 JUN 2011 Directora Financiera

Ruta: Suite Visión Empresarial > Manuales Página Web Ruta: www.mindefensa.gvo.co/ Ministerio / Finanzas / Manuales Financieros / Manual SIIF II.

HISTÓRICO DE CAMBIOS

VERSIÓN No.

FECHA DE EMISIÓN

CAMBIOS REALIZADOS

01 22 DIC 2009 Emisión inicial. Se elaboró el procedimiento teniendo en cuenta la nueva funcionalidad del Sistema SIIF Nación II dándose a conocer con la Circular No. 774-MDSGDFGAD-13.3 del 22 de Diciembre de 2009.

02 29 JUN 2011 Se actualiza el procedimiento incluyendo el flujograma, y la normatividad relacionada. Se Incluyó numeral 2.2.3. mediante el cual se consulta el “Reporte de Informe de Situación de Apropiaciones de Gasto”.

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES

Dirección Finanzas

Elaborado por: Nancy E. Torres Pinzón

Revisado por: Edilse Martínez Castillo

Revisado por: Clara Inés Chiquillo Díaz

Aprobado por: Yaneth Giha Tovar

Cargo: Profesional de Defensa

Cargo: Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Cargo: Directora Financiero

Cargo: Viceministra para la Estrategia y Planeación

Fecha: 01 JUN 2011

Fecha: 24 JUN 2011

Fecha: 29 JUN 2011

Fecha: 29 JUN 2011

Firma:

Firma: Firma: Firma: No Aplica

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia

http://www.mindefensa.gvo.co/


Apropiación presupuestal

Código: 33.2.PF- MDSGDF-M002-02







MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

TABLA DE CONTENIDO

PROCEDIMIENTO No. 5 Pág.

APROPIACIÓN PRESUPUESTAL

A. GENERALIDADES 3

B. FLUJOGRAMA 4

1. DESAGREGACIÓN APROPIACIÓN PRESUPUESTAL 6

1.1 Adición de Apropiación a Rubros Desagregados 10

1.2 Reducción de Apropiación a Rubros Desagregados 13

2. ASIGNACIÓN DE APROPIACIÓN PRESUPUESTAL 15

2.1 Asignación de Apropiación Presupuestal a Subunidades 15

2.1.1 Adición de Apropiación a Subunidades 18

2.1.2 Reducción de Apropiación a Subunidades 20

2.2 Asignación de Apropiación Presupuestal a Dependencias de Afectación de Gasto

22

2.2.1 Adición de Apropiación a Dependencias de Afectación de Gasto 24

2.2.2 Reducción de Apropiación a Dependencias de Afectación de Gasto 27

2.2.3 Reporte de Informe de Situación de Apropiaciones de Gasto 29

3. CARGAS MASIVAS 30

3.1. Cargas Masivas Asignar Apropiaciones a Subunidades 30

3.2. Cargas Masivas Asignar Apropiaciones a Dependencias de Afectación 40

C. NORMATIVIDAD RELACIONADA 47










PROCEDIMIENTO No. 5

APROPIACIÓN PRESUPUESTAL A. GENERALIDADES

La Administración de Apropiaciones corresponde al monto máximo de gastos que le ha sido autorizado a una Unidad Ejecutora para ser ejecutado o comprometido durante la vigencia fiscal respectiva y que servirá de base para elaborar el Programa Anual Mensualizado de Caja. De conformidad con lo establecido en el Estatuto Orgánico del Presupuesto, las apropiaciones en cada órgano de la administración deben referirse exclusivamente a su objetivo y funciones y se ejecutarán estrictamente con el fin para el cual fueron programadas y autorizadas en el presupuesto. En cuanto a las donaciones en efectivo se deben tener presente las siguientes consideraciones:

Si los donantes consideran que las donaciones se adelanten a través del Fondo de Defensa Nacional deben ser incorporadas en el Presupuesto General de la Nación.

Si se trata de recursos de Asistencia o Cooperación Internacional se podrían incorporar mediante decreto expedido por el Gobierno Nacional.

Si las donaciones en dinero no corresponden a recursos de Asistencia o Cooperación Internacional, su incorporación al Presupuesto General de la Nación debe realizarse mediante una Ley de la República.

Las donaciones en efectivo a favor de la Nación deben incorporarse en el Presupuesto General de la Nación.

Si no se compromete la apropiación presupuestal a 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción acorde con el principio de Anualidad estipulado en el Estatuto Orgánico del Presupuesto. (Ver Literal C. Normatividad Relacionada) La desagregación presupuestal se refleja al siguiente nivel de detalle del anexo de gastos del Decreto de Liquidación. Con respecto a la Desagregación del detalle del anexo del Decreto de Liquidación los conceptos que se deben desagregar el primer día de cada vigencia fiscal son Gastos de Personal y Gastos Generales.










B. FLUJOGRAMA

ADMINISTRACION DE APROPIACIONES

1. Desagregación apropiación presupuestal Perfil: Administrador Gestión Presupuestal Ruta: APR/ Apropiaciones de Gasto/ Desagregación de Apropiaciones /Registrar

2. Asignación de apropiación presupuestal a Subunidades Perfil: Administrador Gestión Presupuestal Ruta: APR/ Apropiaciones de Gasto/Asignación Interna de Apropiaciones a Subunidades/ Asignar apropiaciones a Subunidades

3. Asignación de apropiación presupuestal a Dependencias de Afectación de Gasto

Perfil: Administrador Gestión Presupuestal Ruta: APR/ Apropiaciones de Gasto/Asignación Interna de Apropiaciones a Dependencias de Afectación/ Asignar apropiación a Dependencias de Afectación










CARGAS MASIVAS

1. Carga Masiva Asignar apropiaciones a Subunidades

1. Carga Masiva asignar apropiaciones a Dependencias de

Afectación

3. Organizar datos

2. Consultar estructura

4. Comprimir archivo

5. Firmar digitalmente el archivo

6. Realizar proceso de carga Asignar apropiación a Subunidades Perfil: Administrador Gestión Presupuestal Ruta: Carga / APR/ Asignar Interna de Apropiaciones a Subunidades / Asignar apropiación a Subunidades.

6. Realizar proceso de carga Asignar apropiación a Dependencias Perfil: Administrador Gestión Presupuestal Ruta: ADM/ Asignar Interna de Apropiaciones a dependencias de Afectación – Asignar apropiación a Dependencias de afectación.

8. Corregir errores

7. Revisar el resultado de la carga










1. DESAGREGACIÓN APROPIACIÓN PRESUPUESTAL De conformidad con la normatividad legal vigente, las Oficinas de Planeación o su equivalente en las Unidades Ejecutoras deben enviar a la Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa del Ministerio de Defensa Nacional en medio magnético el archivo de la desagregación del presupuesto de funcionamiento (Gastos de Personal y Gastos de Generales), a fin de que esta instancia elabore la Resolución de desagregación del detalle del Anexo del Decreto de Liquidación, la cual debe ser suscrita por el señor Ministro de Defensa Nacional o quien éste delegue. NOTA: para los Establecimientos Públicos del Sector Defensa será por el Representante Legal y para la Policía Nacional por el Director General, actividad que adelantarán las respectivas Oficinas de Planeación o quien haga sus veces. Posteriormente, una vez firmada la Resolución la Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa Ministerio de Defensa Nacional, procederá a enviar la respectiva copia a la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, aspecto que también tendrán en cuenta los Establecimientos Públicos del Sector Defensa y la Policía Nacional. Así mismo, y teniendo en cuenta que de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad legal vigente la desagregación presupuestal debe ser reflejada al nivel siguiente del detalle del anexo de gastos del Decreto de Liquidación, a continuación se presenta la situación para los conceptos de Gastos de Personal y Gastos Generales, así: GASTOS DE PERSONAL Para este concepto, el siguiente nivel del detalle del anexo del Decreto de Liquidación se presenta tanto para Ordinal como para Subordinal, dependiendo del nivel en que se indicó en el anexo del Decreto de Liquidación, es decir, los rubros que fueron desagregados a nivel de objeto del gasto deben ser reflejados hasta “Ordinal” mientras que los rubros que fueron desagregados a nivel de “Ordinal” deben ser reflejados a nivel de “Subordinal”. Con el fin de dar mayor claridad se presentan algunos ejemplos, así: Rubros Presupuestales que vienen a nivel “Objeto de Gasto” se deben reflejar a nivel de “Ordinal”.

CTA SUBCUENTA OBJETO GASTO

ORDINAL SUBORDINAL NOMBRE

1 0 2 10 JORNALES

1 0 2 11 GASTOS DE PERSONAL SUPERNUMERARIO

1 0 2 12 HONORARIOS










Rubros Presupuestales que vienen a nivel de “Ordinal” deben ser reflejados a nivel de “Subordinal”.



1 0 1 1 1 SUELDOS

1 0 1 1 90 OTROS

1 0 1 5 13 AUXILIO DE TRANSPORTE

GASTOS GENERALES Para este concepto el siguiente nivel del detalle del anexo del Decreto de Liquidación corresponde a “Ordinal”, toda vez, que los rubros de Gastos Generales vienen desagregados hasta “Objeto del Gasto”. Con el fin de dar mayor claridad se presentan algunos ejemplos, así:



2 GASTOS GENERALES

2 0 4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

2 0 4 1 COMPRA DE EQUIPO

2 0 4 1 1 EQUIPO DE MUSICA Y ACCESORIOS

2 0 4 1 3 HERRAMIENTAS

2 0 4 1 6 EQUIPO DE SISTEMAS

Con fundamento en la Resolución suscrita por el señor Ministro de Defensa Nacional o quien éste delegue las Unidades Ejecutoras nivel central por intermedio de sus Oficinas de Planeación o su equivalente deben efectuar la desagregación correspondiente al máximo nivel de desagregación, para Gastos de Personal y Gastos Generales. NOTA: para los Establecimientos Públicos será por el Representante Legal y para la Policía Nacional por el Director General, como ya se referenció. La desagregación es adelantada por el perfil “Administración Gestión Presupuestal” ingresa al sistema por la Unidad Ejecutora (nivel central 6 dígitos) por la RUTA: APR/Apropiaciones de Gasto/Desagregación de Apropiaciones/Registrar Apropiación a Posiciones Desagregadas y se despliega la siguiente pantalla, dar clic en Aceptar:










Sobre esta pantalla se debe tener en cuenta: Período contable: se despliegan los periodos contables autorizados para hacer gestión, seleccionar el mes en que se requiere sea reflejada la Contabilidad. Fecha de registro: corresponde a la fecha del sistema. Dar clic en “Aceptar”. Carpeta Posiciones de Gasto: se despliegan los rubros presupuestales que tienen apropiación disponible en la Unidad Ejecutora, se puede escoger a nivel de Decreto o a nivel Desagregado. Seleccionar el rubro de gasto. NOTA: Si no se despliegan rubros presupuestales es porque ya fueron desagregados. En la parte inferior de la pantalla se despliega la Situación de Fondos, la Fuente de Financiación y el Recurso Presupuestal del rubro presupuestal seleccionado. Se debe escoger según el que vaya a desagregar y dar clic en el botón “Desagregar”, para lo cual el sistema se cambia a la carpeta “Desagregraciones”, como se observa a continuación:










º

Sobre esta pantalla se deben realizar las siguientes acciones: Carpeta Desagregaciones: seleccionar la posición de gasto y dar clic en “Aceptar”, se presenta la apropiación vigente y el valor disponible para desagregar del rubro seleccionado y despliega los rubros de gasto que dependen del rubro a partir del que se va a realizar la desagregación de apropiaciones. Seleccionar la apropiación a desagregar y el rubro al que se la va asignar la apropiación, el sistema habilita el recuadro para definir el valor a desagregar. Valor a desagregar: digitar el valor a desagregar, este valor no puede ser superior al valor de la apropiación disponible por desagregar. Dar clic en Desagregar y posteriormente, dar clic en “Aceptar”. Si se requiere desagregar otro rubro dar clic en la carpeta “Posiciones de Gasto”, seleccionar el rubro y asignar la apropiación. El sistema incluye en la parte inferior de la pantalla los ítems de gasto confirmados para desagregación, verificar si los datos son correctos. Datos Administrativos: se debe incluir la información en esta carpeta que corresponde a los datos del Acto Administrativo que soporta la desagregación de la apropiación, como son: la Fecha (fecha del acto administrativo), seleccionar el tipo de documento soporte, ingresar el número del documento soporte, nombre funcionario (quien firma el acto administrativo), cargo funcionario (cargo del que firma el acto administrativo), seleccionar el expeditor (entidad que expide el acto administrativo), en notas ingresar texto libre si se requiere información adicional.










Documentos Digitalizados: el sistema permite incorporar los actos administrativos en forma digital para lo cual se debe ingresar la ubicación en una página web válida, la Descripción del documento, dar clic en “Insertar” y posteriormente, “Aceptar”. Una vez se ingresan los datos Administrativos, dar clic en “Guardar”, con lo que el sistema emite el mensaje: “La desagregación de la apropiación se registró correctamente. Desagregación de Apropiaciones: Número año 15-01-Unidad Ejecutora.” Donde Número: corresponde al consecutivo de las desagregaciones registradas por la Unidad Ejecutora, año: es un campo de dos dígitos equivalente a la vigencia actual y; Unidad Ejecutora es el código de dos dígitos con el que se identifica la respectiva Unidad. NOTA: los requisitos, trámites y plazos se deben adelantar de conformidad con lo dispuesto por la Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa del Ministerio de Defensa Nacional. Para los Establecimientos Públicos y la Policía Nacional será de conformidad con las disposiciones estipuladas al interior de cada una. 1.1 Adición de Apropiación a Rubros Desagregados A través de esta transacción se puede Adicionar el valor de la apropiación de un rubro presupuestal desagregado al que ya se le ha asignado apropiación. Es necesario que el rubro presupuestal del que se va a tomar la apropiación tenga disponibilidad de apropiación para distribuir. El sistema permite “Adicionar” uno o varios rubros desagregados a partir de un mismo rubro padre. Para realizar la adición el perfil “Administración Gestión Presupuestal” ingresa al sistema a través de la Unidad Ejecutora por la RUTA: APR / Apropiaciones de Gasto/ Desagregación de Apropiaciones/ Adicionar Apropiación a Posiciones Desagregadas, el sistema presenta la siguiente pantalla:










Sobre esta pantalla se debe: Seleccionar el “Periodo contable” Fecha de registro: Corresponde a la fecha del sistema. Posteriormente, presionar el botón “Aceptar”. Carpeta Posiciones de Gasto: se despliegan los rubros presupuestales que tienen saldo de apropiación disponible en la Unidad Ejecutora. Seleccionar un rubro y una vez seleccionado el sistema presenta en la parte inferior la Situación de Fondos, la Fuente de Financiación y el recurso, se selecciona el que se requiere y se presiona el botón “Adicionar”. El sistema activa la carpeta “Adicionar a Desagregaciones”. Carpeta Adicionar a Desagregaciones: se despliega el saldo de Apropiación Disponible. Se presentan los rubros desagregados que dependen del rubro seleccionado a los que se les ha asignado apropiación, como se observa a continuación:










Seleccionar el rubro origen y el rubro destino, se habilita el campo del valor a adicionar, registrar el valor a “Adicionar” y dar clic en Adicionar, posteriormente, dar clic en “Aceptar”. Si se requiere adicionar más rubros, seleccionar la carpeta Posiciones de Gasto, seleccionar el rubro origen y el rubro destino e ingresar el valor a “Adicionar”. Datos Administrativos: corresponden a la información del Acto Administrativo que soporta la adición de la apropiación, los campos son: la Fecha (fecha del acto administrativo), seleccionar el tipo de documento soporte, ingresar el número del documento soporte, nombre funcionario (quien firma el acto administrativo), cargo funcionario (cargo del que firma el acto administrativo), seleccionar el expeditor (entidad que expide el acto administrativo), en el campo Notas ingresar texto libre si se requiere información adicional. Una vez se ingresan los Datos Administrativos dar clic en Guardar, el sistema emite el siguiente mensaje. “Las adiciones a las desagregaciones se registraron correctamente. Adición a apropiaciones Desagregadas : Número año 15-01-Unidad Ejecutora.” Donde Número: corresponde al consecutivo de las adiciones a las desagregaciones registradas por la Unidad Ejecutora; Año: vigencia actual y Unidad Ejecutora es el código de dos dígitos con el que se identifica la respectiva Unidad.










Esta operación disminuye el saldo de apropiación disponible del rubro origen e incrementa el saldo en el rubro destino. 1.2 Reducción de Apropiación a Rubros Desagregados Esta funcionalidad permite reducir el monto de la apropiación asignada a los rubros desagregados. Para efectuar la reducción el perfil “Administración Gestión Presupuestal” ingresa al sistema por la RUTA: APR/Apropiaciones de Gasto/Desagregación de Apropiaciones/Reducir Apropiación a Posiciones Desagregadas y se despliega la siguiente pantalla. Sobre la cual se deben efectuar las siguientes trnasacciones: “Periodo contable” seleccionar el mes en que se está efectuando la transacción y presionar el botón “Aceptar”:

Sobre esta pantalla se debe tener en cuenta:










Carpeta Posiciones de Gasto: se despliegan los rubros presupuestales a nivel de Decreto que tienen rubros desagregados con apropiación disponible mayor a cero. Seleccionar el rubro presupuestal y el sistema presenta en la parte inferior la Situación de Fondos, la Fuente de Financiación y el Recurso se selecciona el requerido y presionar el botón “Reducir”, el sistema activa la pestaña “Reducir desagregaciones”. Carpeta Reducir Desagregaciones: se despliega el saldo de Apropiación Vigente y Disponible y los rubros desagregados que dependen del rubro seleccionado que tengan apropiación disponible mayor a cero, como se observa a continuación:

Seleccionar el rubro origen y el rubro destino, se habilita el campo Reducir, registrar el valor a reducir y dar clic en Reducir, posteriormente, dar clic en “Aceptar”. Si se requiere reducir más rubros, seleccionar la carpeta Posiciones de Gasto, seleccionar el rubro origen y el rubro destino e ingresar el valor a reducir. Datos Administrativos: Corresponde a la información del Acto Administrativo que soporta la reducción de la apropiación, como son: la Fecha (fecha del acto administrativo), seleccionar el tipo de documento soporte, ingresar el número del documento soporte, nombre funcionario (quien firma el acto administrativo), cargo










funcionario (cargo del que firma el acto administrativo), seleccionar el expeditor (entidad que expide el acto administrativo), en Notas ingresar texto libre si se requiere información adicional. Una vez se ingresan los Datos Administrativos dar clic en Guardar, el sistema emite el siguiente mensaje. “Las reducciones de desagregaciones se registraron correctamente. Reducción a apropiaciones desagregadas: Número año 15-01-Unidad Ejecutora.” Donde Número: es el consecutivo de las reducciones a las desagregaciones registradas por la Unidad Ejecutora, año: es un campo de dos dígitos que corresponde a la vigencia actual y Unidad Ejecutora es el código de dos dígitos con el que se identifica la respectiva Unidad. Esta operación aumenta el valor de apropiación disponible del rubro origen y disminuye el saldo en el rubro destino. 2. ASIGNACIÓN DE APROPIACIÓN PRESUPUESTAL Una vez efectuada la desagregación a la apropiación se procede a realizar la asignación de la misma por parte de las Oficinas de Planeación o quien haga sus veces en las Unidades Ejecutoras del nivel central. Contando con la apropiación las Unidades y Subunidades Ejecutoras, deben proceder a comprometer los recursos asignados para la vigencia y por consiguiente, efectuar los actos administrativos correspondientes ya sean estos contratos o actos administrativos, nóminas, resoluciones y planillas, entre otros, para la adquisición de bienes o servicios, con la mayor oportunidad posible y observar el cumplimiento normativo para cada caso. Las Unidades Ejecutoras nivel central y Subunidades deben verificar permanentemente la “Apropiación Definitiva” teniendo en cuenta las modificaciones presupuestales que se hayan autorizado a cada concepto del gasto en los diferentes rubros presupuestales y como ya se indicó, adelantar su proceso de ejecución. Así mismo, verificar que los rubros a partir de los cuales se hará la asignación de la apropiación tengan saldo disponible. NOTA: las Unidades Ejecutoras nivel central deben asignar a las Subunidades desde el comienzo del año el presupuesto tanto de recursos Con Situación de Fondos como Sin Situación de Fondos con el propósito de poder asumir los respectivos Compromisos (contratos o actos administrativos, nóminas, entre otros). 2.1 Asignación de Apropiación Presupuestal a Subunidades La Asignación de Apropiación Presupuestal a Subunidades sólo la puede adelantar la Unidad Ejecutora con el perfil “Administración Gestión Presupuestal” ingresando por la RUTA: APR/ Apropiaciones de Gasto/Asignación Interna de Apropiaciones a Subunidades/ Asignar Apropiación a Subunidades, el sistema despliega la siguiente pantalla, sobre la cual se selecciona el “Periodo contable para hacer gestión sobre las apropiaciones de gasto y dar clic en “Aceptar”, con lo que el sistema presenta la siguiente información:










Sobre esta pantalla se debe tener en cuenta: Carpeta Posiciones de Gastos: se muestran los rubros presupuestales que tienen saldo de apropiación disponible en la Unidad Ejecutora. Seleccionar el rubro desde el que se va a asignar la apropiación a las Subunidades. El sistema presenta la Situación de Fondos, la Fuente de Financiación y el Recurso, se selecciona el que se requiere y se presiona el botón “Asignar”. Carpeta Asignaciones: el sistema pasa a la carpeta de “Asignaciones” y despliega la Apropiación a partir de la cual se va a realizar la asignación de apropiaciones, también se despliegan las Subunidades a las cuales no se les ha asignado apropiación por el rubro escogido, tal como se muestra en la siguiente pantalla:










Seleccionar la Subunidad a la cual se va a asignar la apropiación y dar clic en “Asignar”, con lo cual se habilita el campo “Valor a Asignar”, ingresar el valor a asignar y dar clic en “Modificar”. Al dar clic en “Modificar”, el sistema va actualizando la apropiación disponible para el rubro seleccionado descontando el valor asignado a las Subunidades. Así mismo, presenta el valor asignado a cada una de las Subunidades. Dar clic en “Aceptar”. Para incluir otro rubro dar clic en la carpeta de “Posiciones de Gasto” seleccionar el rubro y la Subunidad e ingresar el valor a asignar. Datos Administrativos: corresponden al Acto Administrativo por medio del cual se asigna la apropiación a las Subunidades como son: la Fecha (fecha del acto administrativo), seleccionar el tipo de documento soporte, ingresar el número del documento soporte, nombre funcionario (quien firma el acto administrativo), cargo funcionario (cargo del que firma el acto administrativo), seleccionar el expeditor (entidad que expide el acto administrativo), en notas ingresar texto libre si se requiere información adicional. Una vez se ingresan los Datos Administrativos dar clic en Guardar, el sistema emite el siguiente mensaje: “La Asignación Interna de apropiación a Subunidades se creó correctamente. Asignación Interna de Apropiaciones a Subunidades: Número año 15-01-Unidad Ejecutora.”










Donde Número: es el consecutivo de la Asignación Interna de Apropiación a Subunidades registradas por la Unidad Ejecutora. Año: es un campo de dos dígitos que corresponde a la vigencia actual y Unidad Ejecutora es el código de dos dígitos con el que se identifica la respectiva Unidad. Una vez se graba, la Subunidad ya tiene apropiación presupuestal disponible para comprometer y ejecutar. 2.1.1 Adición de Apropiación a Subunidades

A través de esta transacción se puede “Adicionar” el presupuesto de gastos que fue asignado a una Subunidad. La Adición la realiza el perfil “Administración Gestión Presupuestal” ingresando a la Unidad Ejecutora por la RUTA: APR/ Apropiaciones de Gasto/Asignación Interna de Apropiaciones a Subunidades/ Adicionar Apropiación a Subunidades y el sistema presenta la siguiente pantalla, sobre la cual se debe seleccionar el Periodo contable y dar clic en “Aceptar”, con lo que presenta la siguiente información:

Sobre esta pantalla se debe tener en cuenta: Carpeta de Posiciones de Gastos: se despliegan los rubros presupuestales que tienen saldo de apropiación disponible en la Unidad Ejecutora. Seleccionar el rubro presupuestal del que se va a tomar la apropiación para “Adicionar” a las Subunidades. El sistema presenta la Situación de Fondos, la Fuente de Financiación y el Recurso, debiéndose seleccionar el requerido y dar clic sobre el botón “Adicionar”. Carpeta Adicionar Asignaciones: presenta la Apropiación disponible para el rubro seleccionado, se despliegan las Subunidades que pertenecen a la Unidad Ejecutora ya sea que se les haya asignado apropiación o no, como se observa a continuación:










Seleccionar la Subunidad a la cual se va a “Adicionar” apropiación. Si a la Subunidad seleccionada no se le ha asignado apropiación inicial, el sistema emite un mensaje informativo indicando: “La posición del catálogo institucional no tiene asignada apropiación para esa posición del gasto” presionar el botón “Aceptar” del mensaje y el sistema permite continuar con la adición. Dar clic en “Adicionar”, para que se habilite el campo Monto a Adicionar, digitar el valor a “Adicionar”, dar clic en “Modificar” y posteriormente en “Aceptar”. Datos Administrativos: Ingresar el acto administrativo por medio del cual es soportada la adición de la apropiación a la Subunidad, para lo cual se debe dar clic en el botón Datos Administrativos y diligenciar los siguientes campos: Fecha (fecha del acto administrativo), seleccionar el tipo de documento soporte, ingresar el número del documento soporte, nombre funcionario (quien firma el acto administrativo), cargo funcionario (cargo del que firma el acto administrativo), seleccionar el expeditor (entidad que expide el acto administrativo), en Notas ingresar texto libre si se requiere información adicional.










Una vez se ingresan los Datos Administrativos dar clic en Guardar, el sistema emite el siguiente mensaje: “La adición de asignación interna de apropiaciones a subunidades se creó correctamente. Adición a la asignación Interna de Apropiaciones a Subunidades: Número año 15-01-Unidad Ejecutora.” Donde Número: es el consecutivo de la Adición a la asignación Interna de Apropiación a Subunidades registradas por la Unidad Ejecutora. Año: es un campo de dos dígitos que corresponde a la vigencia actual y Unidad Ejecutora es el código de dos dígitos con el que se identifica la respectiva Unidad. 2.1.2 Reducción de Apropiación a Subunidades A través de esta transacción el sistema permite reducir la apropiación que fue distribuida a una Subunidad. La reducción se puede realizar a una o más Subunidades. La reducción la adelanta el perfil “Administración Gestión Presupuestal” ingresando a la Unidad Ejecutora por la RUTA: APR/ Apropiaciones de Gasto/Asignación Interna de Apropiaciones a Subunidades/ Reducir Apropiación a Subunidades y se despliega la siguiente pantalla, seleccionar el Periodo Contable y dar clic en “Aceptar”.










Carpeta de Posiciones de Gastos: se despliegan los rubros presupuestales que tienen saldo inicial y apropiación disponible mayor a cero en las Subunidades. Seleccionar el rubro de gasto y el sistema presenta la Situación de Fondos, la Fuente de Financiación y el Recurso debiéndose seleccionar el correspondiente y dar clic en “Reducir”. Carpeta Reducir Asignaciones: muestra la Apropiación disponible para el rubro seleccionado, al cual regresará la apropiación una vez se realice la reducción. Así mismo, se despliegan las Subunidades que tienen saldo de apropiación disponible mayor a cero, como se muestra a continuación:

Seleccionar la Subunidad a la cual se va a reducir la apropiación. Dar clic en Reducir, con lo que se habilita el campo Valor a Reducir, digitar el valor a reducir, dar clic en Modificar y luego en “Aceptar”. Datos Administrativos: Ingresar el acto administrativo por medio del cual es soportada la reducción de la apropiación a la Subunidad, dar clic en el botón Datos Administrativos y diligenciar la siguiente información: Fecha (fecha del acto administrativo), seleccionar el tipo de documento soporte, ingresar el número del










documento soporte, nombre funcionario (quien firma el acto administrativo), cargo funcionario (cargo del que firma el acto administrativo), seleccionar el expeditor (entidad que expide el acto administrativo), en Notas ingresar texto libre si se requiere información adicional. Una vez se ingresan los Datos Administrativos dar clic en Guardar, el sistema emite el siguiente mensaje: “La reducción de apropiaciones a subunidades se creó correctamente. Reducción a la asignación interna de apropiaciones a subunidades: Número año. Donde Número: es el consecutivo de la reducción de Apropiación a Subunidades registradas por la Unidad Ejecutora. Año: es un campo de dos dígitos que corresponde a la vigencia actual. 2.2 Asignación de Apropiación Presupuestal a Dependencias de Afectación de Gasto Por medio de esta transacción se asigna la apropiación a las Dependencias de Afectación de Gasto al interior de la Unidad Ejecutora para una o más posiciones de gasto, la Subunidad debe tener en Apropiación Disponible el monto máximo que le ha asignado la Unidad Ejecutora, para ello el perfil “Administración Gestión Presupuestal” ingresa por la Subunidad a través de la RUTA: APR/ Apropiaciones de Gasto/Asignación Interna de Apropiaciones a Dependencias de Afectación/ Asignar Apropiación a Dependencias de Afectación, el sistema presenta la siguiente pantalla, seleccionar el Periodo contable y se debe dar clic en “Aceptar”, para presentar la siguiente información:

Sobre esta pantalla se debe:










Carpeta de Posiciones de Gastos: el sistema presenta los rubros de gastos que tienen apropiación disponible. Seleccionar el rubro del que se va a tomar apropiación para asignarla a una o varias Dependencias de Afectación de Gasto. Seleccionar un rubro de gasto y el sistema presenta sus atributos como son: Situación de Fondos, la Fuente de Financiación y el Recurso, seleccionarlo y dar clic en Asignar. Carpeta Asignaciones: se muestra la información de los saldos de apropiación inicial y apropiación disponible para el rubro seleccionado. El sistema despliega cada una de las Dependencias de Afectación de Gasto activas que tengan el saldo de apropiación igual a cero, como se muestra a continuación:

Seleccionar la Dependencia de Afectación de Gasto a la cual se va a asignar apropiación. Dar clic en “Asignar”. El sistema habilita el campo “Valor a Asignar”, digitar el valor de la apropiación a asignar, dar clic en “Modificar” el valor asignado aparecerá en la Dependencia de Afectación y disminuirá la Apropiación Disponible y luego dar clic en “Aceptar” el sistema le mostrará el o los ítems de gasto confirmados para la Dependencia de Afectación. Datos Administrativos: ingresar el Acto Administrativo por medio del cual se asigna la apropiación a las Dependencias, para lo cual se debe dar clic en el botón Datos Administrativos y diligenciar los siguientes campos: Fecha (fecha del acto administrativo), seleccionar el tipo de documento soporte, ingresar el número del documento soporte, nombre funcionario (quien firma el acto administrativo), cargo funcionario (cargo del










que firma el acto administrativo), seleccionar el expeditor (entidad que expide el acto administrativo), en Notas ingresar texto libre si se requiere información adicional. Documentos Una vez se ingresan los Datos Administrativos dar clic en Guardar, el sistema emite el siguiente mensaje: “No se ha afectado el PAC para todos los ítems de gasto incluidos en la operación. ¿Desea consultar los resultados del proceso de afectación de PAC?”, hay dos opciones “Aceptar” y “Cancelar”, al presionar el botón “Aceptar”, el sistema presenta el resultado del procesamiento del PAC con la siguiente información: Año fiscal, Posición Institucional y su Descripción, Dependencia de Afectación y su Descripción, Posición de Gasto y su Descripción, Fuente de Financiación, Recurso Presupuestal, Situación de Fondos, el tipo de Operación, el valor y la Descripción indicando la situación en la que se encuentra la Dependencia de PAC. Al presionar ”Cancelar” el sistema no hace ninguna acción. Independiente de la opción que se seleccione, el sistema posteriormente emite el mensaje: “La asignación interna de apropiaciones a dependencias de afectación se creó correctamente. Asignación interna de Apropiaciones a Dependencias de afectación de gasto: Número año 15-01-Unidad Ejecutora.” Donde Número: es el consecutivo de la Adición a la asignación Interna de Apropiación a Dependencias registradas por la Unidad Ejecutora. Año: es un campo de dos dígitos que corresponde a la vigencia actual. 2.2.1 Adición de Apropiación a Dependencias de Afectación de Gasto Por esta funcionalidad se adiciona apropiación a las Dependencias de Afectación de Gasto al interior de la Unidad Ejecutora para una o más posiciones de gasto, la Subunidad con el perfil “Administración Gestión Presupuestal” ingresa a través de la RUTA: APR/ Apropiaciones de Gasto/Asignación Interna de Apropiaciones a Dependencias de Afectación/ Adicionar Apropiación a Dependencias de Afectación y el sistema despliega la siguiente pantalla, seleccionar el periodo contable y se da clic en “Aceptar”.










Carpeta Posiciones de Gastos: el sistema presenta los rubros de gastos que tienen apropiación disponible. Seleccionar el rubro del que se tomará la apropiación para Adicionarla a una o más Dependencias de Afectación de Gasto, el sistema presenta la Situación de Fondos, la Fuente de Financiación y el recurso, seleccionarlos y dar clic en “Adicionar”. Carpeta Adicionar Asignaciones: el sistema presenta para el rubro seleccionado el saldo de apropiación disponible y las Dependencias de Gasto ya sea que se les haya asignado apropiación o no como se observa a continuación:










Seleccionar la Dependencia y dar clic en “Adicionar”. El sistema habilita el campo Valor a Adicionar, digitar el valor de la apropiación a adicionar, dar clic en “Modificar” y luego en “Aceptar”. Datos Administrativos: corresponde al Acto Administrativo por medio del cual se adiciona apropiación a las Dependencias de Afectación de Gastos, como son: Fecha (fecha del acto administrativo), seleccionar el tipo de documento soporte, ingresar el número del documento soporte, nombre funcionario (quien firma el acto administrativo), cargo funcionario (cargo del que firma el acto administrativo), seleccionar el expeditor (entidad que expide el acto administrativo), en Notas ingresar texto libre si se requiere información adicional. Una vez se ingresan los Datos Administrativos dar clic en Guardar, el sistema emite el siguiente mensaje: “No se ha afectado el PAC para todos los ítems de gasto incluidos en la operación. ¿Desea consultar los resultados del proceso de afectación de PAC?”, hay dos opciones “Aceptar” y “Cancelar”, al presionar el botón “Aceptar”, el sistema presenta el resultado del procesamiento del PAC con la siguiente información: Año fiscal, Posición Institucional y su Descripción, Dependencia de Afectación y su Descripción, Posición de Gasto y su Descripción, Fuente de Financiación, Recurso Presupuestal, Situación de Fondos, el tipo de Operación, el valor y la Descripción indicando la situación en la que se encuentra la Dependencia de PAC. Al presionar ”Cancelar” el sistema no hace ninguna acción.










Independiente de la opción que se seleccione, el sistema posteriormente emite el mensaje: “La Adición Interna de apropiación de Dependencias se creó correctamente. Adición a la asignación interna de apropiaciones Número año 15-01-Unidad Ejecutora.” Donde Número: es el consecutivo de la Adición a la asignación Interna de Apropiación a Dependencias registradas por la Unidad Ejecutora. Año: es un campo de dos dígitos que corresponde a la vigencia actual. 2.2.2 Reducción de Apropiación a Dependencias de Afectación de Gasto Por esta funcionalidad se reduce apropiación a las Dependencias de Afectación al interior de la Unidad Ejecutora para uno o más posiciones de gasto, la Subunidad a través del perfil “Administración Gestión Presupuestal” ingresa por la RUTA: APR/ Apropiaciones de Gasto/Asignación Interna de Apropiaciones a Dependencias de Afectación/ Reducir Apropiación a Dependencias de Afectación y el sistema muestra la siguiente pantalla, sobre la cual se selecciona el periodo contable y posteriormente, se da clic en “Aceptar”, con lo que se presenta la información:

Sobre la pantalla se debe: Carpeta Posiciones de Gastos: el sistema presenta los rubros de gastos para la Dependencia de Afectación que tiene apropiación disponible mayor a cero. Seleccionar el rubro del que se va a tomar apropiación para asignarla a una o varias Dependencias de Afectación de Gasto y a donde regresará el valor que se reduzca a otra Dependencia de Afectación. Seleccionar el rubro de gasto y el sistema presenta la Situación de Fondos, la Fuente de Financiación y el Recurso, seleccionarlo y dar clic en “Reducir”. Carpeta Reducir Asignaciones: para el rubro seleccionado el sistema presenta el saldo de apropiación disponible. Así mismo, se despliegan las Dependencias de Afectación de Gasto “Activas” que tienen apropiación disponible para efectuar la reducción. Dar clic en la Dependencia a la que se va a aplicar la reducción y dar clic en “Reducir”, con lo que se habilita el campo “Valor”, ingresar el valor y dar clic en “Modificar”, como se observa a continuación:










El sistema presenta el valor de la reducción en la Dependencia seleccionada dar clic en “Aceptar”, si se requiere reducir otro rubro en la Dependencia de Afectación del Gasto, dar clic en la carpeta “Posiciones de Gastos”. Datos Administrativos: Corresponde al Acto Administrativo por medio del cual se hace la reducción de Apropiación para Dependencias de Afectación de Gasto, los campos a diligenciar son: Fecha (fecha del acto administrativo), seleccionar el tipo de documento soporte, ingresar el número del documento soporte, nombre funcionario (quien firma el acto administrativo), cargo funcionario (cargo del que firma el acto administrativo), seleccionar el expeditor (entidad que expide el acto administrativo), en Notas ingresar texto libre si se requiere información adicional. Dar clic en guardar, con lo cual el sistema emite el siguiente mensaje: “No se ha afectado el PAC para todos los ítems de gasto incluidos en la operación. ¿Desea consultar los resultados del proceso de afectación de PAC?”, hay dos opciones “Aceptar” y “Cancelar”, al presionar el botón “Aceptar”, el sistema presenta el resultado del procesamiento del PAC con la siguiente información: Año fiscal, Posición Institucional y su Descripción, Dependencia de Afectación y su Descripción, Posición de Gasto y su Descripción, Fuente de Financiación, Recurso Presupuestal, Situación de Fondos, el tipo de Operación, el valor y la Descripción indicando la situación en la que se encuentra la Dependencia de PAC. Al presionar “Cancelar” el sistema no hace ninguna acción. El sistema emite el mensaje: “La reducción Interna de apropiación de Dependencias se creó correctamente. Reducción a la asignación interna de apropiaciones a Dependencias Número año 15-01-Unidad Ejecutora.”










Donde Número: es el consecutivo de la Adición a la asignación Interna de Apropiación a Dependencias registradas por la Unidad Ejecutora. Año: es un campo de dos dígitos que corresponde a la vigencia actual. 2.2.3 Reporte de Informe Situación de Apropiaciones de Gasto Finalizado el proceso de Asignación de Apropiaciones a las Dependencias de Afectación de Gastos, se puede verificar esta distribución consultando en la WEB de Reportes el “Informe Situación de Apropiaciones de Gasto” a través de la siguiente RUTA: APR / Apropiaciones de Gasto / Informes / Informe Situación de Apropiaciones de Gasto, diligenciar los siguientes filtros de búsqueda: Unidad Ejecutora: seleccione la Unidad Ejecutora requiere consultar los saldos. Ejemplo: “15-01-01-000 – Gestión General”. Nivel de la apropiación: seleccione el valor “Todas”. Presentación del Reporte: seleccione “Tabla Horizontal” NOTA: para optimizar la consulta los demás filtros no deben ser diligenciados, dejándolos en las condiciones iníciales que los presenta la transacción; al hacer clic en el botón ver reporte el Sistema presentará la siguiente pantalla:

En el reporte se presenta para cada “DEPENDENCIA DE AFECTACION DEL GASTO” el valor de “Apropiación Inicial”, ajustado con las Adiciones o Reducciones a la misma, dando como resultado el valor de










“Apropiación Disponible”, indispensable para dar inicio a la Ejecución Presupuestal. (Ver al respecto Procedimientos No. 12 EJECUCION PRESUPUESTAL DEL GASTO) del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros SIIF Nación II. 3. CARGAS MASIVAS El Ministerio de Hacienda y Crédito Público desarrolló una alternativa para efectuar el cargue masivo de datos a través de archivos en el Sistema SIIF Nación II denominada “Carga Masiva” para “Asignar Apropiaciones a Subunidades” y para “Asignar Apropiaciones a Dependencias de Afectación”, a continuación se describen la actividades a adelantar para dicho efecto. Para realizar la carga masiva se deben seguir los siguientes pasos: Consultar la estructura del archivo y las consideraciones para realizar el proceso de carga, organizar los datos, comprimir el archivo, firmar digitalmente el archivo, ingresar al aplicativo, realizar el proceso de carga, revisar el resultado de la carga y corregir los errores. 3.1. Cargas Masivas Asignar Apropiaciones a Subunidades Consultar Estructura En primera instancia se debe consultar la estructura de los archivos planos, por la cual se definen las especificaciones de cada campo y las consideraciones para realizar el proceso de carga. Existen dos archivos uno denominado “Archivo maestro” y otro denominado “Archivo Detalle” a continuación se describe la estructura de cada uno de éstos: Estructura Archivo Maestro:

Orden Campo/Columna Tipo Longitud Requerido Descripción

1 Consecutivo Numérico 0 Sí Inicia en 1 hasta N. Identificador secuencial dentro del archivo maestro.

2 Posición Catálogo Institucional

Carácter 220 Sí Código presupuestal que identifica la unidad o subunidad ejecutora.

3 Posición de Gasto

Carácter 220 Sí Rubro presupuestal a nivel desagregado que será distribuido a la subunidad.











4 Recurso Presupuestal

Carácter 50 Sí 10 al 53. Código que identifica el Recurso presupuestal que está asociado al rubro presupuestal a distribuir.

5 Fuente de financiación

Carácter 50 Sí Código que identifica la fuente de financiación del Recurso presupuestal que está asociado al rubro presupuestal a distribuir. 01 para Nación y 02 para Propios.

6 Situación de fondos

Carácter 50 Sí Código que identifica la situación de fondo que está asociado al rubro presupuestal a distribuir. 01 CSF y 02 Sin Situación de Fondos.

7 Valor total a desagregar

Numérico 0 Sí No usar separador de miles y usar la coma (,) como separador de decimales.

8 Tipo documento soporte

Carácter 30 Sí Se incluye el valor que exista en la columna código. Ver listado Tipo Documento Soporte. Es un Dato Administrativo.

9 Numero documento soporte

Numérico 0 Sí Numero documento. Dato Administrativo.

10 Fecha solicitud Fecha 0 Sí Fecha del documento administrativo en formato aaaa-mm-dd.

11 Expedidor Carácter 30 Sí Se incluye el valor que exista en la columna código. Ver listado Expeditor. Dato Administrativo.

12 Nombre funcionario

Carácter 220 Sí Texto, nombre del funcionario que firma el acto administrativo usado como soporte en Dato Administrativo.










13 Cargo funcionario Carácter 220 Sí Texto, Cargo del funcionario que firma el acto administrativo usado como soporte en Dato Administrativo.

14 Notas Carácter 220 No Texto libre Dato Administrativo.

Estructura Archivo Detalle:


1 Consecutivo Maestro

Numérico 0 Sí Inicia en 1 hasta N. Enlaza los detalles con cada maestro, por eso debe ser el mismo que viene en el archivo maestro.

2 Subunidad Alfanumérico 220 Sí Código que identifica la Subunidad.

3 Valor Valor 0 Sí No usar separador de miles y usar la coma (,) como separador de decimales.

A continuación, se presentan la tablas denominadas:“Tipo de Documento Soporte” y “Expeditor”, de las cuales se obtiene la información correspondiente a los campos 8 y 11 respectivamente del archivo. Listado Tipo de Documento Soporte para incluir el nombre en el campo No. 8 del archivo maestro según corresponda.

CODIGO NOMBRE

1 ACTO ADMINISTRATIVO

2 RESOLUCION

3 LEY

4 DECRETO

5 DECRETO LEY

6 OFICIO

7 OTROS

8 CONSIGNACION

9 CONTRATO

10 CONVENIO










11 CUENTA DE COBRO

12 CUMPLIDO A SATISFACCION

13 CUMPLIDO DE REQUERIMIENTOS DE NECESIDADES TECNICAS

14 DECLARACIONES TRIBUTARIAS

15 DIP

16 ENTRADA A ALMACEN

17 FACTURA

18 LOA - CARTA ACEPTACION

19 NOMINA

20 NOTA CREDITO

21 NOTA DEBITO

22 OTRAS AUTORIZACIONES ESPECIALES

23 OTRO DOCUMENTO DE COBRO

24 PAGARE

25 POLIZA DE CUMPLIMIENTO

26 PUBLICACION DIARIO OFICIAL

27 RECEPCION DE SERVICIOS

28 RECIBOS OFICIALES DE PAGO

29 ACTA DE AVANCE DE OBRA

30 SOLICITUD

Listado de Expeditor, para incluir el nombre en el campo No. 11 del archivo maestro según corresponda.

CODIGO NOMBRE

1 CONGRESO

2 GOBIERNO NACIONAL

3

DIRECCIÓN GENERAL DE PRESUPUESTO PÚBLICO NACIONAL - DGPN

4 CONFIS

5 DEPENDENCIA INTERNA

6 ORGANO JUDICIAL

7 DNP - DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION

8

DGPTN - DIRECCION GENERAL DE CREDITO PÚBLICO Y TESORO NACIONAL

9 GOBIERNO DISTRITAL










10 GOBIERNO LOCAL

11 ENTIDAD

12 CGN - CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

13 CGR - CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

14 ORGANO RECTOR

Consideraciones para el archivo de datos Separador de campo: Carácter especial barra vertical { | } Cuando en un registro existan campos que no tengan información, se debe respetar este campo dejándolo en blanco y usando el separador de campo. Si en la columna REQUERIDO de la definición de la estructura del archivo está la palabra Sí, es Obligatorio que el archivo contenga información para ese campo. Organizar datos Los Datos pueden ser registrados en una hoja de Excel y posteriormente grabarlos como archivo tipo texto. En Excel para definir el campo dar clic derecho sobre la letra que identifica la columna y seleccionar la opción “Formato de celdas…” seleccionar “Texto” para los campos definidos en el archivo como “Alfanumérico”, “número” para los campos tipo “Numérico” y “valor” siguiendo las especificaciones descritas anteriormente. Para establecer la longitud dar clic derecho sobre la columna con lo que se despliega un menú seleccionar “ancho de columna” e incluir el valor de la “longitud” descrita en las especificaciones anteriores. Una vez verificada la información que se registró se guarda el archivo como tipo texto, así: Archivo – Guardar como- Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt). Al guardarlo Excel emite el siguiente mensaje.

Dar clic en “Aceptar”, el sistema emite el siguiente mensaje dar clic en “Sí”.










Posteriormente se cierra el archivo y se sale de Excel. Luego abrir el archivo tipo texto desde el menú Inicio – Todos los programas – Accesorios – WordPad, seleccionar Archivo – Abrir – Tipo (Documentos de texto) (*.txt) seleccionar el archivo y abrirlo. Al final de este paso se debe obtener un archivo con la extensión .txt Para separarlo por el carácter especial barra vertical { | } es necesario hacer lo siguiente: Como el archivo tipo texto quedó separado por tabulaciones es necesario reemplazar la tabulación por { | }, para ello ubicarse una posición después del primer campo y seleccionar el espacio de la tabulación tal como se muestra a continuación:

Luego “Edición” “Copiar” y “Edición” “Reemplazar”, en el campo “Buscar” ya queda el carácter que se acaba de copiar y en el campo “Reemplazar” incluir { | } con Alt+124 y “Reemplazar todo”. Comprimir archivo Una vez creado el archivo tipo texto se comprime utilizando el programa winzip. Para ello, desde el Explorador de Windows dar clic derecho sobre el archivo y seleccionar WinZip y luego Add to Zip file… y luego Add. Al final de este paso se debe obtener un archivo con la extensión .zip. Firmar Digitalmente el archivo Quien va a realizar el cargue de la información debe firmar el archivo siguiendo los pasos descritos a continuación establecidos en el manual expedido por Certicámara denominado “Firma digital de archivos” publicado en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público www.minhacienda.gov.co en los links Proyecto SIIF Nación II – Documentación. Para realizar la carga debe estar instalado “Certifirma” cuyo programa de instalación se encuentra en el CD de instalación que entrega Certicámara S.A. a cada usuario junto con el certificado digital. Es pertinente aclarar, que no se pueden firmar archivos superiores a 100 MB. Ingresar a Certifirma a través de Inicio – Todos los programas – Certicámara – Certifirma, con lo que se presenta la siguiente pantalla, sobre la cual se debe dar clic en “Firmar archivos”.

http://www.minhacienda.gov.co/










Posteriormente, se presenta la pantalla sobre la cual se deberán seleccionar los archivos a firmar digitalmente, dar clic en “Examinar”.










Seleccionar el archivo a firmar y dar clic en Abrir. Después de seleccionar el archivo el sistema mostrará una lista discriminada como la siguiente:

En la parte inferior seleccionar el tipo de repositorio de almacenamiento del certificado digital. Para esta opción elegir: “Almacenado en token criptográfico”, para los diferentes a PK12.

Lista de archivos a ser firmados

Lista de archivos firmados










Dar clic en “Firmar”, el sistema solicitará el password de acceso al certificado y dar clic en “OK”. Si el proceso se llevó a cabo de manera exitosa aparece una ventana de confirmación donde se relacionan los archivos que fueron firmados exitosamente. Para verificar la firma de estos archivos dar clic en “Sí”, el sistema emite una ventana informando el resultado de la verificación y los firmantes del archivo. Dar clic en “Aceptar”. Ingresar al aplicativo Ingresar a través de la página Web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público www.minhacienda.gov.co en la opción Proyecto SIIF Nación II - Usuario Con certificado digital ó Usuario Sin certificado digital según sea el caso, usando el usuario y contraseña asignados. Realizar Proceso de carga: para adelantar el proceso de carga dar clic en el menú Carga con lo cual lo lleva a la web de carga luego APR- Asignación Interna de Apropiaciones a Subunidades – Asignar Apropiación a Subunidades, el sistema presenta una pantalla, dar clic en “Examinar”, ubicar el archivo a cargar y luego dar clic en “Cargar”. NOTA: una vez inicia el proceso NO se puede cancelar. El aplicativo valida que el archivo esté comprimido y firmado digitalmente (Extensión de archivo .zip.p7z), en caso de no ser así o de encontrarse que el usuario SIIF Nación que va a realizar el proceso de carga no ha firmado digitalmente el archivo, este se rechaza y no continúa el proceso. El sistema muestra una ventana de control de avance de la operación como la siguiente:


https://portal.siifnacion.gov.co/produccionexternos

https://portal.siifnacion.gov.co/produccionexternossc











Revisar Resultado de la carga: al finalizar la carga, el sistema muestra una ventana con los datos de la carga donde se presentan los registros cargados exitosamente y los que generaron error. Para ver esta información, de clic en el botón “Ver log”. Para guardar el archivo, de clic en “Guardar log”. Corregir errores: si, se presentaron errores, verificar en el log, el cual señala los registros y los tipos de errores que se sucedieron durante la carga y corregirlos. Para el proceso de corrección de errores. El log señala los registros y los tipos de errores que se sucedieron durante la carga. NOTA: La información que se ha cargado exitosamente NO debe ser cargada nuevamente. Si lo hace el sistema duplicará la información de los compromisos cuya carga ha sido exitosa. 3.2. Cargas Masivas Asignar Apropiaciones a Dependencias de Afectación Consultar Estructura: en primera instancia se debe consultar la estructura de los archivos planos, por la cual se definen las especificaciones de cada campo y las consideraciones para realizar el proceso de carga. Existen dos archivos uno denominado “Archivo maestro” y otro denominado “Archivo Detalle” a continuación se describe la estructura de cada uno de éstos, la cual contiene: Orden, Campo/Columna, Tipo, longitud, requerido y Descripción. Estructura Archivo Maestro:


1 Consecutivo Numérico 0 Sí Inicia en 1 hasta N. Identificador secuencial dentro del archivo maestro.

2 Posición Catálogo Institucional

Carácter 220 Sí Código presupuestal que identifica la unidad o subunidad ejecutora.

3 Posición de Gasto

Carácter 220 Sí Rubro presupuestal a nivel desagregado que será distribuido a la Dependencia de Afectación.

4 Recurso Presupuestal

Carácter 50 Sí Código que identifica el Recurso presupuestal que está asociado al rubro presupuestal a distribuir. 10 al 53.










5 Fuente de financiación

Carácter 50 Sí Código que identifica la fuente de financiación del Recurso presupuestal que está asociado al rubro presupuestal a distribuir. 01 para Nación y 02 para Propios.

6 Situación de fondos

Carácter 50 Sí Código que identifica la situación de fondos que está asociado al rubro presupuestal a distribuir. 01 CSF y 02 Sin Situación de Fondos.

7 Valor total a distribuir

Numérico 0 Sí No usar separador de miles y usar la coma (,) como separador de decimales.

8 Tipo documento soporte

Carácter 30 Sí Se incluye el valor que exista en la columna código. Ver listado Tipo Documento Soporte. Es un Dato Administrativo.

9 Numero documento soporte

Numérico 0 Sí Numero documento. Dato Administrativo


10 Fecha solicitud Fecha 0 Sí Fecha del documento administrativo en formato aaaa-mm-dd.

11 Expedidor Carácter 30 Sí Se incluye el valor que exista en la columna código. Ver listado Expeditor. Dato Administrativo.

12 Nombre funcionario

Carácter 220 Sí Texto, nombre del funcionario que firma el acto administrativo usado como soporte en Dato Administrativo.

13 Cargo funcionario Carácter 220 Sí Texto, Cargo del funcionario que firma el acto administrativo usado como










soporte en Dato Administrativo.

14 Notas Carácter 220 No Texto libre Dato Administrativo.

Estructura Archivo Detalle:


1 Consecutivo Maestro

Numérico 0 Sí Enlaza los detalles con cada maestro, por eso debe ser el mismo que viene en el archivo maestro. Inicia en 1 hasta N.

2 Dependencia de afectación de gastos

Carácter 220 Sí Código que identifica la Dependencia de afectación de gasto.

3 Valor Valor 0 Sí No usar separador de miles y usar la coma (,) como separador de decimales.

A continuación, se presentan la tablas denominadas “Tipo de Documento Soporte” y “Expeditor”, de las cuales se obtiene la información correspondiente a los campos No. 8 y 11 respectivamente del archivo. Listado Tipo de Documento Soporte para incluir el nombre en el campo No. 8 del archivo maestro según corresponda.

CODIGO NOMBRE

1 ACTO ADMINISTRATIVO

2 RESOLUCION

3 LEY

4 DECRETO

5 DECRETO LEY

6 OFICIO

7 OTROS

8 CONSIGNACION

9 CONTRATO

10 CONVENIO

11 CUENTA DE COBRO










12 CUMPLIDO A SATISFACCION

13

CUMPLIDO DE REQUERIMIENTOS DE NECESIDADES TECNICAS

14 DECLARACIONES TRIBUTARIAS

15 DIP

16 ENTRADA A ALMACEN

17 FACTURA

18 LOA - CARTA ACEPTACION

19 NOMINA

20 NOTA CREDITO

21 NOTA DEBITO

22 OTRAS AUTORIZACIONES ESPECIALES

23 OTRO DOCUMENTO DE COBRO

24 PAGARE

25 POLIZA DE CUMPLIMIENTO

26 PUBLICACION DIARIO OFICIAL

27 RECEPCION DE SERVICIOS

28 RECIBOS OFICIALES DE PAGO

29 ACTA DE AVANCE DE OBRA

30 SOLICITUD

Listado de Expeditor, para incluir el nombre en el campo No. 11 del archivo maestro según corresponda.

CODIGO NOMBRE

1 CONGRESO

2 GOBIERNO NACIONAL

3

DIRECCIÓN GENERAL DE PRESUPUESTO PÚBLICO NACIONAL - DGPN

4 CONFIS

5 DEPENDENCIA INTERNA

6 ORGANO JUDICIAL

7 DNP - DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION

8 DGPTN - DIRECCION GENERAL DE CREDITO PÚBLICO Y










TESORO NACIONAL

9 GOBIERNO DISTRITAL

10 GOBIERNO LOCAL

11 ENTIDAD

12 CGN - CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

13 CGR - CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

14 ORGANO RECTOR

Consideraciones para el archivo de datos Separador de campo: Carácter especial barra vertical { | } Cuando en un registro existan campos que no tengan información, se debe respetar este campo dejándolo en blanco y usando el separador de campo. Si en la columna REQUERIDO de la definición de la estructura del archivo está la palabra Sí, es Obligatorio que el archivo contenga información para ese campo. Organizar datos: los Datos pueden ser registrados en una hoja de Excel y posteriormente grabarlos como

archivo tipo texto. En Excel para definir el campo dar clic derecho sobre la letra que identifica la columna y seleccionar la opción “Formato de celdas…” seleccionar “Texto” para los campos definidos en el archivo como “Alfanumérico”, “numero” para los campos tipo “Numérico” y “valor” siguiendo las especificaciones descritas anteriormente. Para establecer la longitud dar clic derecho sobre la columna con lo que se despliega un menú seleccionar “ancho de columna” e incluir el valor de la “longitud” descrita en las especificaciones anteriores. Una vez verificada la información que se registró se guarda el archivo como tipo texto, así: Archivo – Guardar como- Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt). Al guardarlo Excel emite el siguiente mensaje.

Dar clic en “Aceptar”, el sistema emite el siguiente mensaje dar clic en “Sí”.










Posteriormente se cierra el archivo y se sale de Excel. Luego abrir el archivo tipo texto desde el menú Inicio – Todos los programas – Accesorios – WordPad, seleccionar Archivo – Abrir – Tipo (Documentos de texto) (*.txt) seleccionar el archivo y abrirlo. Al final de este paso se debe obtener un archivo con la extensión .txt. Para separarlo por el carácter especial barra vertical { | } es necesario hacer lo siguiente: Como el archivo tipo texto quedó separado por tabulaciones es necesario reemplazar la tabulación por { | }, para ello ubicarse una posición después del primer campo y seleccionar el espacio de la tabulación tal como se muestra a continuación:

Luego “Edición” “Copiar” y “Edición” “Reemplazar”, en el campo “Buscar” ya queda el carácter que se acaba de copiar y en el campo “Reemplazar” incluir { | } con Alt+124 y “Reemplazar todo”. Comprimir archivo: una vez creado el archivo tipo texto se comprime utilizando el programa winzip. Para ello, desde el Explorador de Windows dar clic derecho sobre el archivo y seleccionar WinZip y luego Add to Zip file… y luego Add. Al final de este paso se debe obtener un archivo con la extensión .zip. Firmar Digitalmente el archivo: uuien va a realizar el cargue de la información debe firmar el archivo siguiendo los pasos descritos a continuación establecidos en el manual expedido por Certicámara denominado “Firma digital de archivos” publicado en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público www.minhacienda.gov.co en los links Proyecto SIIF Nación II – Documentación. Para realizar la carga debe estar instalado “Certifirma” cuyo programa de instalación se encuentra en el CD de instalación que entrega Certicámara S.A. a cada usuario junto con el certificado digital. Es pertinente aclarar, que no se pueden firmar archivos superiores a 100 MB. Ingresar a Certifirma a través de Inicio – Todos los programas – Certicámara – Certifirma, con lo que se presenta la siguiente pantalla, sobre la cual se debe dar clic en “Firmar archivos”.











Posteriormente, se presenta la pantalla sobre la cual se deberán seleccionar los archivos a firmar digitalmente, dar clic en “Examinar”.

Seleccionar el archivo a firmar y dar clic en Abrir. Después de seleccionar el archivo el sistema mostrará una lista discriminada como la siguiente:










En la parte inferior seleccionar el tipo de repositorio de almacenamiento del certificado digital. Para esta opción elegir: “Almacenado en token criptográfico”, para los diferentes a PK12. Dar clic en “Firmar”, el sistema solicitará el password de acceso al certificado y dar clic en “OK”. Si el proceso se llevó a cabo de manera exitosa aparece una ventana de confirmación donde se relacionan los archivos que fueron firmados exitosamente. Para verificar la firma de estos archivos dar clic en “Sí”, el sistema emite una ventana informando el resultado de la verificación y los firmantes del archivo. Dar clic en “Aceptar”. Ingresar al aplicativo: ingresar a través de la página Web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público www.minhacienda.gov.co en la opción Proyecto SIIF Nación II - Usuario Con certificado digital ó Usuario Sin certificado digital según sea el caso, usando el usuario y contraseña asignados. Realizar Proceso de carga: para adelantar el proceso de carga dar clic en el menú Carga con lo cual lo lleva a la web de carga luego APR- Asignación Interna de Apropiaciones a Dependencias de Afectación – Asignar Apropiación a Dependencias de Afectación, el sistema presenta una pantalla, dar clic en “Examinar”, ubicar el archivo a cargar y luego dar clic en “Cargar”. NOTA: Una vez inicia el proceso NO se puede cancelar. El aplicativo valida que el archivo este comprimido y firmado digitalmente (Extensión de archivo .zip.p7z), en caso de no ser así o de encontrarse que el usuario SIIF Nación que va a realizar el proceso de carga no ha firmado digitalmente el archivo, este se rechaza y no continúa el proceso. El sistema muestra una ventana de control de avance de la operación como la siguiente:

Lista de archivos a ser firmados

Lista de archivos firmados


https://portal.siifnacion.gov.co/produccionexternos












Revisar Resultado de la carga: al finalizar la carga, el sistema muestra una ventana con los datos de la carga donde se presentan los registros cargados exitosamente y los que generaron error. Para ver esta información, de clic en el botón “Ver log”. Para guardar el archivo, de clic en “Guardar log”. Corregir errores: si, se presentaron errores, verificar en el log, el cual señala los registros y los tipos de errores que se sucedieron durante la carga y corregirlos. Para el proceso de corrección de errores. El log señala los registros y los tipos de errores que se sucedieron durante la carga. NOTA: La información que se ha cargado exitosamente NO debe ser cargada nuevamente. Si lo hace el sistema duplicará la información de los compromisos cuya carga ha sido exitosa. C. NORMATIVIDAD RELACIONADA

Decreto 2789 del 31-ago/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación”.

Decreto 4318 del 30-nov/06 “Por el cual se modifica el Decreto 2789 de 2004 que reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF-Nación”.

Decreto 4730 del 28-dic/05 “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto.










Resolución 035 del 23-jul-09 “Por la cual se establece el Plan de Cuentas a que se refiere el artículo 30 del Decreto 4730 de 2005, modificado por el artículo 5 del Decreto 1957 de 2007.

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