Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia · PLAN CÓDIGO: GA-PL-01 NOMBRE:...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO:

PLAN CÓDIGO: GA-PL-01

NOMBRE:

GESTIÓN ADMINISTRATIVA / PLAN ESTRATEGICO DE SEGURIDAD VIAL VERSIÓN: 1

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS

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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 01/05/2018

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del documento.

CONTROL DE REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA

CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA Coordinador Grupo Interno de Trabajo de

Transporte 30/04/2018

YAZMIN HERNANDEZ VELOZA Coordinadora Grupo Interno de Trabajo de

Bienestar, Desarrollo Personal y Capacitación

30/04/2018

CLAUDIA RODRIGUEZ HERNANDEZ Asesor 30/04/2018

MÓNICA PAOLA ARÉVALO MORALES Técnico Administrativo 30/04/2018

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PRADA BELTRAN Asesor 30/04/2018

REVISÓ CARGO FECHA

LUIS ARMANDO LOPEZ BENITEZ Director Administrativo y Financiero 30/04/2018

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 01/05/2018


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Contenido INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................................ 6 1.1 FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL .......................................................................................................... 7 1.1.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................................................................... 7 1.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................................................................... 7 1.1.3 DIRECTRICES ALTA DIRECCIÓN ........................................................................................................................................... 8 1.2 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS ..................................................................................... 8 1.3 COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL ................................................................................................................................................... 8 1.3.1 ACTA DE COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL ............................................................................................................................... 8 1.3.2. OBJETIVOS DEL COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL ................................................................................................................. 9 1.3.3 INTEGRANTES DEL COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL ........................................................................................................... 10 1.3.4 ROLES Y FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES .................................................................................................................. 11

ROLES Y FUNCIONES DE LA ALTA DIRECCIÓN ................................................................................................................ 11

ROLES Y FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL: ............................................................. 12 1.3.5 FRECUENCIA DE REUNIONES DEL COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL................................................................................. 15 1.4 RESPONSABLE DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL ..................................................................................... 16 1.4.1 RESPONSABLE DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL .................................................................................. 16 1.3.2 IDONEIDAD DEL RESPONSABLE DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL ..................................................... 17 1.5 DIVULGACIÓN DE LA POLÍTICA DE SEGURIDAD VIAL ........................................................................................................ 19 1.6 DIAGNÓSTICO - CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA ...................................................................................................... 20 1.6.2 ANÁLISIS DE LA EMPRESA, SU CONTEXTO, ACTIVIDADES, SU PERSONAL, DESPLAZAMIENTOS. ......................... 21 1.6.3 SERVICIOS QUE PRESTA EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO ..................... 21 FUNCIONES DEL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES .................................................... 25 16.4 POBLACIÓN DE PERSONAL QUE HACE PARTE DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO

ROTATORIO. .............................................................................................................................................................................. 26 1.6.5 VEHÍCULOS AUTOMOTORES PUESTOS AL SERVICIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU

FONDO ROTATORIO ................................................................................................................................................................. 27 1.6.6 CIUDADES DE OPERACIÓN DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO ............... 31 1.6.7 MECANISMOS DE CONTRATACION DE LOS VEHICULOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU

FONDO ROTATORIO ................................................................................................................................................................. 32 1.6.8 MECANISMOS DE CONTRATACION DE CONDUCTORES DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU

FONDO ROTATORIO ................................................................................................................................................................. 32 1.7 DIAGNÓSTICO - RIESGOS VIALES ......................................................................................................................................... 34 1.7.1 ENCUESTA - INSTRUMENTO PARA DETERMINAR EL RIESGO VIAL .............................................................................. 34 1.7.2 - 1.7.3 APLICACIÓN DE LA ENCUESTA ............................................................................................................................... 35 1.7.4 CONSOLIDACION Y ANALISIS DE LA ENCUESTA ............................................................................................................. 35 Desplazamientos In-Itinere ............................................................................................................................................................. 35

Discriminación por tipo de contrato con la compañía: ............................................................................................................. 35

EXPERIENCIA EN CONDUCCIÓN ......................................................................................................................................... 35


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TIEMPO DE EXPERIENCIA EN .............................................................................................................................................. 36

CONDUCCIÓN ........................................................................................................................................................................ 36

HISTORIAL DE ACCIDENTALIDAD DE LOS ÚLTIMOS 5 AÑOS .......................................................................................... 37

HISTORIAL DE ACCIDENTALIDAD DE LOS ÚLTIMOS 5 AÑOS QUE SÓLO HAYA INVOLUCRADO DAÑOS

MATERIALES .......................................................................................................................................................................... 38

MEDIO DE DESPLAZAMIENTO IN-ITINERE ......................................................................................................................... 39

TIEMPO MEDIO DESPLAZAMIENTOS IN-ITINERE .............................................................................................................. 40

PROPUESTAS PARA MEJORAR LA MOVILIDAD DE LOS DESPLAZAMIENTOS IN-ITINERE .......................................... 42

RIESGO QUE PERCIBEN LOS EMPLEADOS DURANTE LOS DESPLAZAMIENTOS IN-ITINERE .................................... 43

1.7.5 DEFINICIÓN DE RIESGOS VIALES DE LA EMPRESA ......................................................................................................... 44 1.7.6 CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS VIALES ......................................................................................... 44

Contratos a término indefinido ...................................................................................................................................................... 44

Riesgo según Experiencia en conducción: .................................................................................................................................. 44 Riesgo según tiempo de experiencia en conducción .................................................................................................................. 45 Riesgo según historial de accidentalidad ..................................................................................................................................... 47 Riesgo según medio de desplazamiento In-Itinere ...................................................................................................................... 48

Riesgo según tiempo medio desplazamientos In-Itinere ......................................................................................................... 51

Riesgo en desplazamientos In-Itinere que perciben los empleados .......................................................................................... 53 Propuestas de los funcionarios para mejorar la movilidad ........................................................................................................ 54 1.7.7 NORMA O ESTÁNDAR CONSULTADA PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS. .................................................. 55 1.8 PLANES DE ACCIÓN DE RIESGOS VIALES ........................................................................................................................... 57 1.9 IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES DEL PESV ....................................................................................................................... 58 1.9.4 PRESUPUESTO PARA IMPLEMENTAR EL PESV ............................................................................................................... 58 1.10 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN EL PESV .................................................................................. 58 INDICADORES DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL.............................................................................................. 58 INDICADOR DEL PROGRAMA: ...................................................................................................................................................... 59 INDICADOR ACCIDENTALIDAD LABORAL CON ÉNFASIS VIAL: .............................................................................................. 59 1.10.6 PERSONAS CAPACITADAS EN SEGURIDAD VIAL .......................................................................................................... 60 MANTENIMIENTO PREVENTIVO .................................................................................................................................................... 62 1.10.9 AUDITORIAS DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL ..................................................................................... 62 2. COMPORTAMIENTO HUMANO .................................................................................................................................................. 63 2.1 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CONDUCTORES. ...................................................................................................... 63 2.1.1 PERFIL DEL CONDUCTOR .................................................................................................................................................... 63 2.1.2 PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE CONDUCTOR ...................................................................................................... 63 2.2 PRUEBAS DE INGRESO DE CONDUCTORES ........................................................................................................................ 64 2.2.2 IDONIEDAD EN EXÁMENES MÉDICOS ................................................................................................................................ 65 2.2.3 EXÁMENES PSICOSENSOMÉTRICOS ................................................................................................................................. 66 2.2.5 PRUEBA TEÓRICA ................................................................................................................................................................. 66


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2.2.6 IDONEIDAD EN EXÁMENES TEÓRICOS .............................................................................................................................. 66 2.2.7 PRUEBA PRÁCTICA ............................................................................................................................................................... 67 2.2.8 IDONIEDAD DE QUIEN REALIZA LAS PRUEBAS PRÁCTICAS.......................................................................................... 68 2.3 PRUEBAS DE CONTROL PREVENTIVO DE CONDUCTORES ............................................................................................... 69 2.4 2.4 CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD VIAL ............................................................................................................................. 69 2.4.1 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD VIAL. ................................................................................................... 69 2.4.2 CRONOGRAMA DE FORMACIÓN PARA CONDUCTORES Y PERSONAL DE LA ORGANIZACIÓN ................................ 69 2.4.3 RESPONSABLE DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN ..................................................................................................... 70 2.4.4 TEMA NORMATIVO; LEGISLACIÓN EN TRÁNSITO ............................................................................................................ 70 2.4.5 TEMAS DE SENSIBILIZACIÓN EN LOS DIFERENTES ROLES DEL FACTOR HUMANO.................................................. 70 2.4.6 TEMAS DE COMO ACTUAR FRENTE A LOS ACCIDENTES DE TRÁNSITO ..................................................................... 70 2.4.7 TEMAS BASADOS EN EL DIAGNOSTICO DE LA ENTIDAD ............................................................................................... 71 2.4.8 EL PROGRAMA TIENE DEFINIDA LA INTENSIDAD HORARIA .......................................................................................... 71 2.4.9 EL PROGRAMA TIENE TEMAS ACORDES CON LOS TIPOS DE VEHÍCULOS QUE OPERA LA ORGANIZACIÓN ........ 71 2.4.10 EL PROGRAMA TIENE INCLUIDO TEMAS PARA CONDUCTORES NUEVOS Y CONDUCTORES ANTIGUOS ............ 72 2.4.11 EL PROGRAMA ES EXIGIDO TANTO A CONDUCTORES PROPIOS COMO TERCEROS. ............................................. 72 2.4.12 MODELO DE EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN......................................................................................................... 72 INFORMACIÓN DE LOS CONDUCTORES ..................................................................................................................................... 72 2.5 CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DE CONDUCTORES ........................................................................................................ 72 2.5.1 INFORMACIÓN DE CADA UNO DE LOS CONDUCTORES DEL MINISTERIOS DE RELACIONES EXTERIORES Y SU

FONDO ROTATORIO. ................................................................................................................................................................ 72 2.5.2 PROTOCOLO DE CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DE LOS CONDUCTORES PROPIOS. ............................................ 73 2.5.4 FRECUENCIAS DE VERIFICACIÓN DE INFRACCIONES DE TRÁNSITO POR PARTE DE LOS CONDUCTORES ......... 74 2.5.5 REGISTRO DE INFRACCIONES A LAS NORMAS DE TRÁNSITO POR PARTE DE LOS CONDUCTORES PROPIOS ... 75 2.5.6 PROCEDIMIENTO EN CASO DE EXISTIR COMPARENDOS POR PARTE DE LOS CONDUCTORES PROPIOS ............ 75 2.5.7 RESPONSABLE PARA LA VERIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS EN CASO DE PRESENTAR

COMPARENDOS LOS CONDUCTORES. ................................................................................................................................. 76 2.6 POLÍTICAS DE REGULACIÓN DE LA EMPRESA.................................................................................................................... 76 POLÍTICA DE CONTROL DEL ALCOHOL Y DROGAS .................................................................................................................. 76 2.6.6 ¿ESTÁN DEFINIDAS LAS ACCIONES A TOMAR, PARA AQUELLOS CONDUCTORES CUYO RESULTADO DEL

EXAMEN SEA POSITIVO? ........................................................................................................................................................ 78 2.6.8 POLÍTICA PARA LA REGULACIÓN Y CONTROL DE HORAS ............................................................................................ 78 MÁXIMAS DE CONDUCCIÓN Y DESCANSO ................................................................................................................................. 78 2.6.9 POLITICA REGULACION DE VELOCIDAD ........................................................................................................................... 79 2.6.13 POLÍTICA DE USO DEL CINTURÓN DE SEGURIDAD ....................................................................................................... 80 2.6.16 POLÍTICA DE USO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL............................................................................... 80 2.6.18 POLÍTICA DE USO DE EQUIPOS BIDIRECCIONALES ...................................................................................................... 81 3.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO .............................................................................................................................................. 82 3.1.1 HOJAS DE VIDA DE LOS VEHICULOS ................................................................................................................................. 82 3.1.5 RECOMENDACIONES TÉCNICAS DE OPERACIONES DE MANTENIMIENTO .................................................................. 82


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3.1.7 CRONOGRAMA DE INTERVENCIONES DE VEHÍCULOS PROPIOS .................................................................................. 83 3.1.8 IDONIEDAD ............................................................................................................................................................................. 83 3.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO ............................................................................................................................................. 84 3.2.1 REGISTRO ............................................................................................................................................................................... 84 3.2.2 PROTOCOLO .......................................................................................................................................................................... 84 3.2.3 IDONIEDAD ............................................................................................................................................................................. 84 3.3 CHEQUEO PREOPERACIONAL ............................................................................................................................................... 85 3.3.1 PROTOCOLOS Y FORMATOS DE INSPECCIÓN DIARIA A LOS VEHÍCULOS .................................................................. 85 3.3.3 PROGRAMACIÓN AUDITORIAS VERIFICANDO EL DEBIDO ............................................................................................. 85 DILIGENCIAMIENTO DEL LISTADO DE CHEQUEO...................................................................................................................... 85 4. INFRAESTRUCTURA SEGURA .................................................................................................................................................. 85 4.1 VÍAS INTERNAS DE LA EMPRESA EN DONDE CIRCULAN LOS VEHÍCULOS .................................................................... 85 4.2 RUTAS EXTERNAS - DESPLAZAMIENTO FUERA DEL ENTORNO FÍSICO DE LA EMPRESA ........................................... 86 4.2.1 ESTUDIO DE RUTAS .............................................................................................................................................................. 86 4.2.3 POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RUTAS .................................................................................................................... 86 4.2.4 HORARIOS DE LLEGADA Y SALIDA EN LA EMPRESA Y LAS JORNADAS DE TRABAJO ............................................ 90 4.2.5 APOYO TECNOLÓGICO ......................................................................................................................................................... 90 5. ATENCIÓN A VÍCTIMAS .............................................................................................................................................................. 91 5.1.1 PROTOCOLO DE ATENCIÓN A VÍCTIMAS EN CASO DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO.................................................. 91 5.1.2 DIVULGACIÓN DE PROTOCOLOS ........................................................................................................................................ 92 5.2 INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO ................................................................................................................ 93 5.2.1 INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO .................................................................................. 93 5.2.2 ANÁLISIS DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO ......................................................................................................................... 95 5.2.3 LECCIONES APRENDIDAS .................................................................................................................................................... 95 5.2.5 PROCEDIMIENTO PARA LA INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO. ............................................................ 95 PROTOCOLO DE ATENCIÓN A VICTIMAS .................................................................................................................................... 95 PROTOCOLO POR PARTE DEL ASESOR EN SST ....................................................................................................................... 97 PROCEDIMIENTO EN CASO DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO ................................................................................................... 98 CHOQUE SIMPLE ............................................................................................................................................................................ 99 ACCIDENTE CON LESIONES: ...................................................................................................................................................... 100 ACCIDENTE CON VÍCTIMA MORTAL: ......................................................................................................................................... 102 SEGUROS ...................................................................................................................................................................................... 103 INVESTIGACION DE ACCIDENTES DE TRANSITO MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO

.................................................................................................................................................................................................. 104


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INTRODUCCIÓN

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, consciente de los altos índices de accidentalidad

en nuestro país, y teniendo en cuenta que los accidentes de tránsito han aumentado en gran proporción,

evidenciando en alto porcentaje como causa principal de ocurrencia, el factor humano, decide iniciar y

evidenciar el compromiso de implementar su Plan Estratégico de Seguridad Vial, de acuerdo a lo estipulado

en la Normatividad aplicable (Decreto 2851 de 2013, Resolución 1565 de 2014), con el fin de aportar y

promover nuevas normas de comportamiento seguro en la vía para sus funcionarios.

El presente documento ha sido realizado de acuerdo a lo estipulado en la Resolución 0001231 de 2016 (Guía

para la evaluación de los Planes Estratégicos de Seguridad Vial).


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1.1 FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

1.1.1 OBJETIVO GENERAL

Colaborar fielmente con los propósitos y metas del Gobierno Nacional en cuanto a la reducción de la

accidentalidad en materia de tránsito, para tal fin el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio,

en compromiso total con este propósito realiza la implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial, a

fin de sensibilizar a todos sus funcionarios en cuanto a la promoción de una cultura de prevención y educación

vial. Teniendo en cuenta que actualmente es un tema que nos compete a todos y por lo tanto como actores

viales, estamos obligados a conocer nuestros derechos y deberes en materia de seguridad vial.

1.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Los objetivos específicos trazados para dar cumplimiento al objetivo general están planteados de la siguiente

manera:

• Generar estrategias para prevenir y controlar el riesgo de accidentes de tránsito generados por actos o

condiciones sub estándar al conducir vehículos tanto en las vías urbanas, aeropuertos y vías terrestres

Nacionales.

• Aportar mecanismos de prevención en seguridad a la entidad para disminuir el número de eventos generados

por accidentes de tránsito.

• Cumplir con la normatividad legal vigente a nivel Nacional, relacionado con la seguridad vial.

• Generar estrategias para fortalecer la identificación de peligros potenciales al conducir vehículos terrestres.

• Divulgar la política de seguridad vial del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio a todos sus

funcionarios quienes son actores viales.

• Gestionar actividades tendientes a capacitar al personal que opera vehículo para desempeñar funciones


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laborales, en los temas de seguridad vial aplicables.

• Establecer el cronograma de capacitación en seguridad vial para todos los funcionarios del Ministerio de

Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

1.1.3 DIRECTRICES ALTA DIRECCIÓN

Se anexa acta de conformación del comité de seguridad vial, en la cual se documenta el compromiso de la

alta dirección y la asignación de roles, a fin de cumplir con los requisitos exigidos en el Plan Estratégico de

Seguridad Vial, y de esta manera prevenir futuros eventos viales.

1.2 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS

Sistema Integrado de Información sobre Multas y Sanciones por Infracciones de Transito - SIMIT.

1.3 COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL

1.3.1 ACTA DE COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, como respuesta a la necesidad de tener una

correcta planeación, verificación y ejecución de su Plan Estratégico de Seguridad Vial y de acuerdo a lo

sugerido por la Resolución 1565 de 2014, creó un Comité de Seguridad Vial.

En reunión realizada el día 25 de febrero de 2016, el doctor LUIS FERNANDO CRIALES GUTIERREZ,

Secretario General, el doctor CARLOS ALBERTO RODRIGUEZ CORDOBA, Director de Talento Humano y


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el Ingeniero EDGAR ALBERTO MARTINEZ GARCIA, Coordinador GIT Servicios Generales, comprometidos

con el Plan Estratégico de Seguridad Vial, designan a los integrantes del Comité de Seguridad Vial del

Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, quienes los representarán ante sus colaboradores

en el tema de seguridad vial.

El Plan Estratégico de Seguridad Vial será actualizado periódicamente acorde a las necesidades y a lo

requerido por la normatividad aplicable.

1.3.2. OBJETIVOS DEL COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL

Dicho comité coordina, planea, diseña, implementa y mide las acciones que permiten de manera efectiva

generar conciencia a todo el personal, sobre la importancia de la seguridad vial.

El establecimiento del comité de seguridad vial garantiza que se gestione cada uno de los aspectos

necesarios para la puesta en marcha del presente PLAN ESTRATEGICO y es el componente principal dentro

del proceso de participación, planeación y ejecución las distintas fases del plan.

Para cumplir con estos objetivos se plantearán dentro del comité las siguientes actividades:

1. Identificar los factores de riesgo y establecer un plan de acción para cada uno de ellos.

2. Revisar los programas de capacitación a desarrollar con los distintos actores viales de la entidad.

3. Establecer estándares de seguridad, que garanticen la integridad, bienestar y minimicen los riesgos

de sufrir un accidente de tránsito.

4. Revisar los requerimientos y la oferta disponible junto con quien corresponda por parte de la empresa,

frente a proveedores y talleres para los procesos de diagnóstico, mantenimiento preventivo y

mantenimiento correctivo de los vehículos propios o contratados

5. Apoyar la programación, tiempos y lugares para las capacitaciones con los conductores, equipos de


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trabajo y otros actores de la entidad.

6. Determinar las acciones de control que se consideren pertinentes para validar la implementación de

las estrategias definidas.

7. Apoyar la generación de campañas y acciones de acompañamiento a desarrollar durante todo el año.

8. Apoyar a la entidad en la generación de los cronogramas para las diversas actividades a ejecutar y

hacer seguimiento de las mismas.

9. Implicarse en su financiación, asegurando el presupuesto necesario para la implantación de las

diferentes medidas que se vayan a adoptar.

1.3.3 INTEGRANTES DEL COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL

La alta gerencia de la organización, comprometida con el Plan Estratégico de Seguridad Vial ha conformado

un comité de seguridad vial que lo representara ante sus colaboradores en el tema de seguridad vial.

Este comité estará integrado por los siguientes responsables de proceso:


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1.3.4 ROLES Y FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES

En el presente documento se relacionan las principales obligaciones de las áreas relacionadas con el

cumplimiento del presente Plan Estratégico de Seguridad Vial:

ROLES Y FUNCIONES DE LA ALTA DIRECCIÓN

• Liderar el proceso de creación e implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial.

• Involucrar un representante de cada área de la organización, según sea pertinente y que participe en


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la creación y difusión de los objetivos del plan estratégico de seguridad vial de la empresa.

• Definir los roles y funciones de cada integrante de la organización, a efectos de cumplir los objetivos

trazados en el Plan Estratégico de Seguridad Vial.

• Garantizar la financiación del plan estratégico de seguridad, asegurando el presupuesto necesario

para la implementación del mismo.

• Establecer un proceso ágil, dinámico y eficaz de participación de los trabajadores para realizar la

retroalimentación sobre el plan estratégico de seguridad.

• Garantizar a los grupos de trabajo el tiempo que precisen para sus reuniones.

• Adoptar las decisiones oportunas que hagan posible que se lleven a buen término las medidas que

se propongan.

• Garantizar que el personal que labora en cada área cumpla con lo establecido en el Plan Estratégico

de Seguridad Vial y los documentos relacionados aplicables.

• Avalar y fortalecer en la compañía la política, los objetivos y estrategias del Programa Estratégico de

Seguridad vial

• Generar participación y compromiso de todos los niveles de la entidad.

ROLES Y FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL:

CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA

➢ Roles y funciones Presidente del Comité de Seguridad Vial:


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a. Convocar a las sesiones del Comité.

b. Presidir las sesiones del Comité.

c. Proponer la celebración de sesiones extraordinarias cuando el caso lo amerite.

d. Dirigir y supervisar los trabajos del Comité.

e. Elaboración y seguimiento de indicadores de gestión.

YAZMÍN HERNANDEZ VELOZA

➢ Roles y Funciones Dirección de Talento Humano (Comportamiento Humano):

a. Generar los planes de prevención, acción y mejora del Plan Estratégico de Seguridad Vial.

b. Gestionar actividades tendientes a capacitar al personal que opera vehículo para desempeñar funciones

laborales, en los temas de seguridad vial aplicables para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su

Fondo Rotatorio.

c. Generar las cartas de compromiso a los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo

Rotatorio.

d. Mantener preservada y actualizada la documentación del personal responsable de los vehículos de

propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en cuanto a su hoja de vida.

e. Verificar el cumplimiento del perfil para ejercer el cargo de conductor.

f. Establecer el proceso de selección de conductores.

CLAUDIA RODRIGUEZ HERNANDEZ

Roles y funciones Representante de Seguridad y Salud en el Trabajo.


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a. Registrar ante la ARL los accidentes ocasionados durante la prestación del servicio, atender los

requerimientos que puedan surgir del evento.

b. Orientar a quienes se vean involucrados en accidentes e incidentes de tránsito.

c. Actualizar sobre la normatividad vigente a todo el comité de seguridad vial, y demás funcionarios del

Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

EDGAR EMILIO SEGURA SILVA


➢ Área de MANTENIMIENTO:

a. Mantener actualizada la base de datos de vehículos propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores y

su Fondo Rotatorio.

b. Velar por la actualización de los documentos normativos de los vehículos.

c. Atender las dudas, peticiones, quejas y reclamos de quienes necesiten de este servicio respecto al Plan

Estratégico de Seguridad Vial.

d. Establecer las rutas de acuerdo a las zonas programadas.

e. Proponer los mecanismos de prevención en materia de tecnología.

f. Preservar y mantener el óptimo funcionamiento de los vehículos del parque automotor del Ministerio de


g. Vigilar que se cumplan los protocolos de suministro de combustible y revisiones de los vehículos.

h. Verificar que los vehículos funcionen de acuerdo a la normatividad legal vigente.


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i. Supervisar en coordinación con el asistente de seguridad, la salida y entrada de vehículos de acuerdo a

los parámetros establecidos.

j Garantizar la idoneidad de los concesionarios y personal que realiza las revisiones a los vehículos del


1.3.5 FRECUENCIA DE REUNIONES DEL COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL

CALENDARIO DE SESIONES

a. El Comité de Seguridad vial se reunirá al menos (4) cuatro veces al año, los últimos 5 días antes de

finalizar el trimestre, es decir los meses de: Marzo, junio, septiembre, diciembre de manera ordinaria y

extraordinaria las veces que se considere necesario a solicitud de alguno de sus miembros, a fin de dar

celeridad a la implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial.

b. Las sesiones ordinarias del Comité de Seguridad Vial se realizarán de acuerdo al calendario establecido

en la última sesión ordinaria de cada año.

CONVOCATORIAS

a. La convocatoria deberá hacerse con al menos tres días hábiles de anticipación para las sesiones

ordinarias y un día hábil para las extraordinarias.

b. La convocatoria deberá ir acompañada del orden del día.

c. En la convocatoria se indicará fecha, hora y lugar de la sesión.

d. Las reuniones (ordinarias y extraordinarias) serán convocadas por el responsable del PESV.


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ACTAS DE LA SESIÓN

a. En cada sesión se levantará un acta señalando el sentido de los acuerdos tomados.

b. El responsable del PESV preparará el acta de la reunión del Comité y la enviará para su firma a los

integrantes del mismo durante los cinco días hábiles posteriores a la sesión; el acta deberá estar

debidamente firmada en un plazo máximo de diez días hábiles posteriores a cada sesión.

c. Los invitados deberán firmar el acta de la sesión como constancia de su participación cuando sean

responsables de atender acuerdos.

1.4 RESPONSABLE DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL

1.4.1 RESPONSABLE DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL

El Responsable del Plan estratégico de Seguridad Vial estará a cargo del área de TRANSPORTE, por el

señor CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA. Esta persona estará a cargo del cumplimiento del programa

por parte de todo el personal del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. De acuerdo a los

lineamientos establecidos en el presente documento.

NOMBRE DIRECCION TELEFONO CORREO ELECTRONICO CIUDAD

CESAR

AUGUSTO

MONTAÑO

SIERRA

CARRERA 5

N°9-03 oficina

AU201

3814000 EXT 1250.

CEL.3505536549

[email protected] BOGOTÁ


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1.3.2 IDONEIDAD DEL RESPONSABLE DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL

PERFIL DEL RESPONSABLE DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL


Actualmente el responsable del plan cuenta con (9) nueve años de experiencia en el manejo del área de

Transportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, conductor de vehículos

automotores con más de veinte años de experiencia.

Con un profundo conocimiento en el manejo interno y externo de los vehículos automotores del Ministerio de


Además, que cuenta con toda la disposición necesaria para realizar el seguimiento de la implementación y

acciones complementarias que requiera el Plan Estratégico de Seguridad Vial.

1.4 POLITICA DE SEGURIDAD VIAL

1.4.1 POLITICA DE SEGURIDAD VIAL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO

ROTATORIO

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, consiente de la importancia de la Seguridad vial

durante las operaciones de tránsito y transporte, se compromete a participar activamente en la política

nacional de seguridad vial, manteniendo altos niveles de desempeño en Seguridad y Salud del Trabajo (SST)


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durante el desarrollo de las mismas, tanto desde el punto de vista operacional como administrativo,

requerimientos sobre condiciones de vehículos, conductores, ciclistas, peatones, pasajeros y demás aspectos

relacionados con la operación.

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio se compromete a:

➢ Proveer las medidas de prevención y control de los riesgos propios de las actividades y procesos

según la identificación, análisis y valoración que se haga de los mismos.

➢ Garantizar desde los procesos de selección, el perfil adecuado de las personas según las

características de las tareas que van a desempeñar, especialmente cuando el oficio está relacionado

con aquellas de alto riesgo como la conducción.

➢ Desarrollar programas permanentes de capacitación y sensibilización en seguridad vial, dirigidas a

todos los actores viales de la organización.

➢ Velar por el mantenimiento planeado de la infraestructura, vehículos y equipos a fin de evitar

accidentes o enfermedades en los funcionarios de la entidad.

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, ajusta su Plan Estratégico de Seguridad Vial

(PESV) a los requerimientos de la legislación Colombiana vigente, basados en el mejoramiento continuo de

procesos, contando con talento humano calificado, vehículos seguros e infraestructura segura y aquellos

específicos para operaciones especiales, de igual manera dispondrá los recursos económicos, humanos,

técnicos y medios necesarios para facilitar y divulgar la gestión con el fin de que sea conocida por todos sus

funcionarios y contratistas.


TIPO DE DOCUMENTO:


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El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, ha designado el recurso necesario para dar

cumplimiento a esta política y espera por su parte, la colaboración de todos los funcionarios, participando

activamente en los programas de sensibilización y capacitación.

1.5 DIVULGACIÓN DE LA POLÍTICA DE SEGURIDAD VIAL

En cumplimiento de la implementación del Plan estratégico de seguridad vial, el Ministerio de Relaciones

Exteriores y su Fondo Rotatorio, por medio del Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Desarrollo de Personal

y Capacitación Dirección de Talento Humano

Ministerio de Relaciones Exteriores, se compromete fielmente a realizar la publicación y socialización de su

política de seguridad vial, a todos los funcionarios.

Utilizando los mecanismos tecnológicos; boletín informativo al interior de la entidad, vía correo electrónico por

la Dirección de Talento Humano al correo: [email protected], correo al cual se

encuentran vinculados todos los funcionarios. De la misma manera, se programarán capacitaciones a fin de

informar a todos los funcionarios sobre el alcance del plan estratégico de seguridad vial y la política de

seguridad vial, adoptada por la entidad.

Boletín TALENTO HUMANO, enviado el día 13 de junio para todo el personal del Ministerio de Relaciones

Exteriores y su Fondo Rotatorio:

mailto:[email protected]


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1.6 DIAGNÓSTICO - CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA

1.6.1 ACTIVIDAD QUE REALIZA EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO

ROTATORIO

IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCION

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

UBICACIÓN

Dirección Calle 10 No 5-51

Municipio Bogotá D.C. Dpto Cundinamarca

Teléfono(s) 3814000

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Coordinador Javier Enrique Camacho

Caviedes

Cargo Coordinador de Bienestar,

Desarrollo de personal y

Capacitación.

A.R.L. COLMENA Seguros

ACTIVIDAD ECONÓMICA

Descripción

Relaciones Exteriores

NIT

899999042-9


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Sucursales:

1.6.2 ANÁLISIS DE LA EMPRESA, SU CONTEXTO, ACTIVIDADES, SU PERSONAL,

DESPLAZAMIENTOS.

1.6.3 SERVICIOS QUE PRESTA EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO

ROTATORIO

Ministerio de Relaciones Exteriores

Objetivo

Dirección Teléfono Ciudad

Avenida Carrera 19 No 98 - 03 3814000ext 4090 Bogotá

Calle 53 N°10-60 3814000 ext. 4180 Bogotá

Salón VIP: Aeropuerto Internacional el Dorado 3814000 ext. 4150 Bogotá

Sede Cartagena

Calle de la Factoría No 36 -50 (Casa del Márquez de

Valdehoyos)

3814000 ext. 4120 Cartagena


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El Ministerio de Relaciones Exteriores es el organismo rector del Sector Administrativo de Relaciones

Exteriores y le corresponde, bajo la dirección del Presidente de la República, formular, planear, coordinar,

ejecutar y evaluar la política exterior de Colombia, las relaciones internacionales y administrar el servicio

exterior de la República.

CONTEXTO ACTIVIDADES PERSONAL DESPLAZAMIENTOS

Nivel Internacional

Relaciones Exteriores

526 Funcionarios

En vehículo automotor

únicamente en Bogotá. A

pesar de que cuentan con

una sede en Cartagena,

hasta esta ciudad no se

desplazan los vehículos del

Ministerio de Relaciones

Exteriores y su Fondo

Rotatorio.

Funciones:

El Ministerio de Relaciones Exteriores tendrá, además de las funciones que determina el Artículo 59 de la

Ley 489 de 1998, las siguientes:

1. Formular y proponer al Presidente de la República la política exterior del Estado colombiano.

2. Ejecutar, de manera directa o a través de las distintas entidades y organismos del Estado, la política

exterior del Estado colombiano.

3. Evaluar la política exterior del Estado colombiano y proponer los ajustes y modificaciones que

correspondan.

4. Mantener, en atención a las necesidades e intereses del país, relaciones de todo orden con los demás

Estados y Organismos Internacionales, directamente o por medio de las Misiones Diplomáticas y

Oficinas Consulares colombianas acreditadas en el exterior.


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5. Promover y salvaguardar los intereses del país y de sus nacionales ante los demás Estados,

organismos y mecanismos Internacionales y ante la Comunidad Internacional.

6. Ejercer como interlocutor, coordinador y enlace para todas las gestiones oficiales que se adelanten

entre las entidades gubernamentales y los gobiernos de otros países, así como con los organismos

y mecanismos internacionales.

7. Participar en la formulación, orientación, integración y armonización de las políticas y programas

sectoriales que competen a las diferentes entidades del Estado, cuando tengan relación con la

política exterior.

8. Articular las acciones de las distintas entidades del Estado en todos sus niveles y de los particulares

cuando sea del caso, en lo que concierne a las relaciones internacionales y la política exterior del

país, en los ámbitos de la política, la seguridad, la economía y el comercio, el desarrollo social, la

cultura, el medio ambiente, los derechos humanos, el derecho internacional humanitario, la ciencia y

la tecnología y la cooperación internacional, con fundamento en principios de equidad, reciprocidad

y conveniencia nacional.

9. Otorgar el concepto previo para la negociación y celebración de tratados, acuerdos y convenios

internacionales, sin perjuicio de las atribuciones constitucionales del Jefe de Estado en la dirección

de las relaciones internacionales.

10. Participar en los procesos de negociación, con la cooperación de otras entidades nacionales o

territoriales, si es del caso, de instrumentos internacionales, así como hacer su seguimiento, evaluar

sus resultados y verificar de manera permanente su cumplimiento.

11. Promover y fortalecer la capacidad negociadora de Colombia en relación con los demás sujetos de

Derecho Internacional.

12. Participar en la formulación y en la ejecución de la política de comercio exterior y de integración

comercial en todos sus aspectos.

13. Orientar y formular la política de cooperación internacional en sus diferentes modalidades y evaluar

su ejecución.

14. Conformar y definir, en consulta con las autoridades sectoriales correspondientes, el nivel de las

delegaciones que representen al país en las reuniones internacionales de carácter bilateral y

multilateral.


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15. Presidir las delegaciones que representen al país, cuando así lo disponga el Presidente de la

República, en las reuniones de carácter bilateral y multilateral o encomendar dicha función, cuando

a ello hubiere lugar, a otras entidades.

16. Administrar el Servicio Exterior de la República y adoptar las medidas necesarias para que opere de

conformidad con los lineamientos y prioridades de la política exterior.

17. Formular, orientar, ejecutar y evaluar la política migratoria de Colombia y otorgar las autorizaciones

de ingreso de extranjeros al país, en coordinación con el Departamento Administrativo de Seguridad.

18. Formular, orientar, ejecutar y evaluar la política exterior en materia de integración y desarrollo

fronterizo, en coordinación con las autoridades sectoriales del orden nacional y territorial, cuando sea

del caso.

19. Impulsar, articular, financiar o cofinanciar la implementación de programas y proyectos de desarrollo

e integración fronteriza en coordinación con las autoridades sectoriales del orden nacional, las

entidades territoriales y los organismos de cooperación internacional competentes para la ejecución

de los mismos, de acuerdo con lo que determine el Plan Nacional de Desarrollo.

20. Formular y ejecutar actividades de protección de los derechos de los colombianos en el exterior y

ejercer las acciones pertinentes ante las autoridades del país donde se encuentren, de conformidad

con los principios y normas del Derecho Internacional.

21. Aplicar el régimen de privilegios e inmunidades a los cuales se ha comprometido el Estado

colombiano.

22. Tramitar la naturalización de extranjeros y aplicar el régimen legal de nacionalidad en lo pertinente.

23. Expedir los pasaportes y autorizar mediante convenios con otras entidades públicas, su expedición,

cuando lo estime necesario.

24. Actuar como Secretaría Técnica de la Comisión Asesora de Relaciones Exteriores.

25. Ejercer las demás atribuciones que le confiera la ley o le delegue el Presidente de la República.

Nota: La función de formulación, orientación, ejecución y evaluación de la política migratoria de Colombia

y de otorgamiento de las autorizaciones de ingreso de extranjeros al país contenida en el Numeral 17,

artículo 3° del Decreto 3355 de 2009, a partir de la entrada en vigencia del Decreto 4062 de 2011, se


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efectúa en coordinación con la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia, entidad que

reemplazó al Departamento Administrativo de Seguridad.

A raíz de la supresión del Departamento Administrativo de Seguridad -DAS-, los Objetivos y funciones

referentes a la vigilancia y control migratorio y de extranjería, fueron trasladados a la Unidad

Administrativa Especial Migración Colombia.

FUNCIONES DEL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Mediante Decreto número 0020 de 1992 se determinó la naturaleza jurídica del Fondo Rotatorio del Ministerio

de Relaciones Exteriores y se asignaron sus funciones.

Naturaleza Jurídica

El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores es una unidad administrativa especial del orden

nacional, dotado de personería jurídica y patrimonio propio, adscrito al Ministerio de Relaciones Exteriores.

El Fondo tendrá como domicilio principal la ciudad de Santafé de Bogotá, pero podrá establecer otros en

ciudades del país o del exterior.

Funciones

1. Comprar y vender, permutar, arrendar y tomar en arrendamiento bienes muebles e inmuebles con

destino al servicio del Ministerio de Relaciones Exteriores, de las misiones diplomáticas y consulares,

oficinas y residencias de tales funcionarios en el exterior, cuando fuere el caso y de sus propias

dependencias.


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2. Contratar la construcción, remodelación, adecuación y mantenimiento de los bienes necesarios para

el buen funcionamiento del Ministerio, las misiones diplomáticas y consulares, oficinas y residencias

de tales funcionarios en el exterior, cuando fuere el caso y para su propia actividad.

3. Disponer y contratar la impresión de las libretas para pasaportes y de los diversos formularios para

adelantar gestiones para el Ministerio. Es entendido que la expedición misma de pasaportes, así

como la autorización a extranjeros para ingresar al país constituye una función del Ministerio de

Relaciones Exteriores no delegable.

4. Dar de baja y enajenar los bienes obsoletos, en desuso o inservibles de su propiedad y del Ministerio

de Relaciones Exteriores, sin sujeción a ningún procedimiento especial.

5. Manejar los recursos a su cargo en moneda nacional o extranjera de acuerdo con las necesidades

del Ministerio de Relaciones Exteriores y del servicio exterior.

6. Adquirir créditos en el país o en el exterior, previa comprobación de su capacidad financiera para

atender el servicio de la deuda, y previa autorización del Ministerio de Hacienda y Crédito Público

cuando legalmente fuere necesaria.

7. Financiar y cubrir gastos generales del Ministerio de Relaciones Exteriores para su eficaz

funcionamiento y la oportuna prestación de servicios.

8. Celebrar todos los actos y contratos, incluidos los de fiducia, que resulten necesarios para atender

oportuna y eficientemente las necesidades del Ministerio de Relaciones Exteriores y del servicio

exterior.

9. Las demás que le atribuya la ley y las que sean propias de su naturaleza y objetivos.

16.4 POBLACIÓN DE PERSONAL QUE HACE PARTE DEL MINISTERIO DE RELACIONES

EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO.

PERSONAL DE PLANTA 526


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CONDUCTORES VEHICULOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO. 39

MOTOCICLISTAS (POLICIAS) 02

1.6.5 VEHÍCULOS AUTOMOTORES PUESTOS AL SERVICIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES

EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio tiene claramente definidos los vehículos

automotores puestos a su servicio, para tal fin se adjunta relación de los automotores, a saber, los siguientes:

No. Placa Oficial Placa Diplomática Marca Modelo

1 OCK075 CD0000 Hongqi Besturn B70 2012

2 OCJ868 CD0001 Chevrolet Cruze 2012


4 OBI505 CD0003 Chevrolet Cruze 2012

5 OJX971 CD0005 Toyota Prado TX L 2015


7 OCK401 CD0010 Hongqi H7 2013


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11 OBI996 CD0015 Toyota Prado LX 2011



14 OCK399 CD0019 Hongqi H7 2013

15 OCK400 CD0020 Hongqi H7 2013

16 OBI 964 CD0021 Toyota Prado LX 2011



19 OCK403 CD0027 Hongqi H7 2013




23 OCK402 CD0031 Hongqi H7 2013





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31 OBF902 CD0050 Chevrolet Luv D Max 2006


33 OBG927 CD0052 Chevrolet Aveo 2008








41 N.A. CD0061 Kia Opirus 2006

42 N.A. CD0062 Kia Opirus 2006

43 N.A. CD0064 BMW 520 2012


45 OBI662 CD0066 Volswaguen Foxcross 2008


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47 OCK071 CD0069 FAW 2012



50 CZL065 CD0074 BMW 325i 2008

51 CLT653 CD0075 Chevrolet Vitara 2003


53 N.A. CD0086 Mercedes Benz 1982

54 N.A. CD0088 Asia Combi 1995

55 OBH180 CD0090 Chevrolet Tahoe 2008





60 OLA95B N.A. Suzuki DR 650 2009

61 BOX83 N.A. Suzuki DR 650 2007

62 AWS43D N.A. Honda XR 650LD 2013

63 UKO53D N.A. Suzuki DR 650 2016


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1.6.6 CIUDADES DE OPERACIÓN DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO

ROTATORIO

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, por su naturaleza se encarga de las diversas

relaciones exteriores que surgen entre el estado colombiano y los demás estados, sin embargo, a

continuación, y de acuerdo a lo enunciado en el numeral 1.6 Diagnostico-Caracterización de la entidad,

relacionamos sus sedes de operación, donde se puede apreciar que una de ellas se encuentra en la ciudad

de Cartagena. Las demás sedes se encuentran en Bogotá.

Se aclara nuevamente que, a pesar de contar con una sede en la ciudad de Cartagena, ningún vehículo

propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, realiza desplazamientos hasta esta

Ciudad.

SUCURSALES:

Dirección Teléfono Ciudad

Avenida Carrera 19 No 98 - 03 3814000 ext. 4090 Bogotá

Calle 53 N°10-60 3814000 ext. 4180 Bogotá

Salón VIP: Aeropuerto Internacional el Dorado 3814000 ext. 4150 Bogotá

Sede Cartagena

Calle de la Factoría No 36 – 50 (Casa del Márquez de

Valdehoyos)

3814000 ext. 4120 Cartagena


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1.6.7 MECANISMOS DE CONTRATACION DE LOS VEHICULOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES


Los vehículos son propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio por lo tanto no se

realiza contratación externa de ninguna índole con alguna organización. Sin embargo, para casos

excepcionales como, por ejemplo: visita de presidentes de otros países, delegaciones oficiales, se realiza

convenio para vehículos blindados que reúnan características de seguridad especiales, requeridas para ese

momento.

1.6.8 MECANISMOS DE CONTRATACION DE CONDUCTORES DEL MINISTERIO DE RELACIONES


El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, dentro de sus directrices para contratación,

cuenta con la Resolución 1580 de marzo 16 de 2015, por la cual se actualiza el Manual Específico de

Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal. Por lo tanto, con respecto

al proceso de contratación de conductores, este se relaciona en el capítulo de COMPORTAMIENTO

HUMANO del presente documento.


TIPO DE DOCUMENTO:


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TIPO DE DOCUMENTO:


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1.7 DIAGNÓSTICO - RIESGOS VIALES

1.7.1 ENCUESTA - INSTRUMENTO PARA DETERMINAR EL RIESGO VIAL

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, aplicó una encuesta como mecanismo objetivo,

para el levantamiento de la información del riesgo vial, enfocando la encuesta con la utilización de preguntas

de carácter relevante como:

Identificación y ubicación personal

de los funcionarios

¿Cuál es el medio de transporte más

utilizado por usted para llegar a su lugar

de trabajo?

¿Cuánto tiempo aproximadamente

utiliza para desplazarse de la casa al

trabajo y del trabajo a la casa?

¿Cómo cree usted que podría

mejorar la movilidad de casa -

trabajo - casa?

¿Tiene experiencia en conducción? Tiempo de experiencia en conducción

¿Ha tenido en los últimos 5 años

algún accidente de tránsito?

¿Ha tenido en los últimos 5 años algún

incidente de tránsito produciéndose

daños materiales, pero no personales?

¿Cuál es la ruta más utilizada por

usted para desplazarse de su casa al

trabajo?

¿Qué riesgos viales encuentra con

mayor frecuencia en el traslado de

su casa al trabajo?


TIPO DE DOCUMENTO:


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Esta encuesta está basada en el modelo de la Resolución 1565/2014, en el cual se realizaron los cambios

necesarios para adecuarla al sentido de la organización.

1.7.2 - 1.7.3 APLICACIÓN DE LA ENCUESTA

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, ha aplicado la encuesta a (303) de sus

funcionarios, es decir más del 50% de ellos fueron encuestados a fin de obtener información veraz y aplicable

al análisis de riesgo al cual se ven expuestos.

Responsable: Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación. Se realiza

encuesta de manera personal en cada una de las sedes a los funcionarios.

1.7.4 CONSOLIDACION Y ANALISIS DE LA ENCUESTA

Se han consolidado los resultados de la encuesta, haciendo un análisis obteniendo los siguientes resultados:

Desplazamientos In-Itinere

Discriminación por tipo de contrato con la compañía:

TIPO DE CONTRATO Total, de activos Colaboradores % (respecto al total)

Indefinido 307 307 100

Contratista N/A N/A N/A

EXPERIENCIA EN CONDUCCIÓN


TIPO DE DOCUMENTO:


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Experiencia en conducción

Si 183 63.5%

No 105 36.5%

TIEMPO DE EXPERIENCIA EN

CONDUCCIÓN

64%

36%

Experiencia en conducción

Si

No


TIPO DE DOCUMENTO:


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Tiempo de experiencia en conducción

Menos de 1 año 28 14.4%

De 1 a 3 años 34 17.4%

Más de 3 años 133 68.2%

HISTORIAL DE ACCIDENTALIDAD DE LOS ÚLTIMOS 5 AÑOS

14%

18%

68%

Tiempo de experiencia en conducción

Menos de 1 año

De 1 a 3 años

Más de 3 años

6%

94%

Historial de accidentalidad

Si

No


TIPO DE DOCUMENTO:


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Historial de accidentalidad últimos 5 años

Si 17 6.2%

No 256 93.8%

HISTORIAL DE ACCIDENTALIDAD DE LOS ÚLTIMOS 5 AÑOS QUE SÓLO HAYA INVOLUCRADO

DAÑOS MATERIALES

8%

92%

Historial de accidentalidad (sólo daños materiales)

Si

No


TIPO DE DOCUMENTO:


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Historial de accidentalidad (sólo daños materiales)

Si 23 8.4%

No 250 91.6%

MEDIO DE DESPLAZAMIENTO IN-ITINERE

Medio de transporte In-Itinere

15%

6%

5%

5%

14%35%

14%

6%

Medio de transporte In-Itinere

Automóvil

Taxi

A pie

Bicicleta

T. Público

Transmilenio

SITP

Moto


TIPO DE DOCUMENTO:


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Automóvil 60 14.8%

Taxi 23 5.7%

A pie 21 5.2%

Bicicleta 19 4.7%

T. Público 57 14.1%

Transmilenio 144 35.6%

SITP 57 14.1%

Moto 24 5.9%

TIEMPO MEDIO DESPLAZAMIENTOS IN-

ITINERE

37%

58%

5%

Tiempo medio desplazamiento In-Itinere

Menos de 1 hora

De 1 hora a 2 horas

Más de 2 horas


TIPO DE DOCUMENTO:


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Tiempo medio desplazamiento In-Itinere

Menos de 1 hora 109 36.3%

De 1 hora a 2 horas 175 58.3%

Más de 2 horas 16 5.3%


TIPO DE DOCUMENTO:


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PROPUESTAS PARA MEJORAR LA MOVILIDAD DE LOS DESPLAZAMIENTOS IN-ITINERE

Propuestas para mejorar movilidad In-Itinere

Cultura de carro compartido 78 19.5%

Transporte Institucional 230 57.5%

Cambio de horario (entrada y salida) 78 19.5%

Estrategias de control 14 3.5%

19%

57%

20%

4%

Propuestas para mejorar movilidad

Cultura de carrocompartido

TransporteInstitucional

Cambio de horario(entrada y salida)

Estrategias decontrol


TIPO DE DOCUMENTO:


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RIESGO QUE PERCIBEN LOS EMPLEADOS DURANTE LOS DESPLAZAMIENTOS IN-ITINERE

Riesgo en desplazamiento In-Itinere

Congestión vehicular 256 60.1%

Accidentalidad 58 13.6%

Inseguridad 112 26.3%

60%14%

26%

Riesgo en desplazamiento In-Itinere

Congestión vehicular

Accidentalidad

Inseguridad


TIPO DE DOCUMENTO:


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1.7.5 DEFINICIÓN DE RIESGOS VIALES DE LA EMPRESA

Una vez conocidos los patrones de movilidad, se conocen los medios y tiempos de desplazamiento de los

funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, para el análisis del riesgo en

seguridad vial se tiene en cuenta los resultados obtenidos en la encuesta y los patrones de movilidad, con los

cuales se emiten las siguientes apreciaciones:

1.7.6 CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS VIALES

Contratos a término indefinido

Riesgo según Experiencia en conducción:

Experiencia en conducción % Probabilidad Peligro Consecuencia Justificación

Medida de Intervención


TIPO DE DOCUMENTO:


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SI 63.5% Media

Accidente de tránsito (sólo

daños-lesiones-

homicidios)

Lesiones personales,

muerte, daño al patrimonio

propio, de la empresa y/o de

terceros

La falta de experiencia en la

conducción favorece los

accidentes, ya que muchas

veces no se han desarrollado

correctamente las habilidades para maniobrar

el vehículo o reaccionar ante

situaciones inoportunas que se presentan en

la vía.

Es importante que en los planes de

formación y campañas en

seguridad vial se intervenga el factor humano, en el cual

sin importar la cantidad de años conduciendo, la

persona conozca cómo influyen sus

acciones y comportamientos en la seguridad vial, no

sólo para los conductores, sino también para los

otros actores de la vía

NO 36.5% Media

Riesgo según tiempo de experiencia en conducción


TIPO DE DOCUMENTO:


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Tiempo de experiencia % Probabilidad Peligro Consecuencia Justificación


Menos de 1 año 14.4% Alta

Accidente de tránsito

(sólo daños-lesiones-

homicidios)

Lesiones personales, muerte, daño al patrimonio


terceros

La falta de experiencia en la

conducción favorece los

accidentes, ya que muchas veces no

se han desarrollado correctamente las habilidades para

maniobrar el vehículo o

reaccionar ante situaciones

inoportunas que se presentan en la vía.

Es importante que en los planes de

formación y campañas en seguridad vial

se intervenga el factor humano, en el cual sin importar la cantidad de

años conduciendo, la

persona conozca cómo

influyen sus acciones y

comportamientos en la

seguridad vial, También es

importante la realización de

inspecciones en las vías y

evaluaciones en cabina con el fin de identificar las

acciones incorrectas que

se vuelven hábitos por los conductores

De 1 a 3 años 17.4% Media

Más de 3 años 68.2% Media

La experiencia es un factor importante a la hora de evitar posibles situaciones que lleven a accidentes, así que contar con ella disminuye el riesgo de esta posibilidad, sin embargo, un exceso de confianza puede llevar a prácticas inadecuadas que pueden aumentar las posibilidades de un accidente


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Riesgo según historial de accidentalidad

Accidente últimos 5 años % Probabilidad Peligro Consecuencia Justificación


SI 6.2% Media


daños-lesiones-homicidios)


muerte, daño al patrimonio propio, de la empresa y/o

de terceros

En los planes de formación es

importante incluir el tema de

accidentalidad como un referente encaminado a que

la población conozca las

consecuencias legales y sociales de los accidentes,

con el fin de asumir conductas

responsables que impidan

situaciones potencialmente

peligrosas

En los planes de formación es

importante incluir el tema de

accidentalidad como un referente

encaminado a que la población conozca las

consecuencias legales y sociales de estos eventos, para lograr una mentalidad de

prevención,

NO 93.8% Media


TIPO DE DOCUMENTO:


NOMBRE:



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Accidente últimos 5 años (sólo daños materiales % Probabilidad Peligro Consecuencia Justificación


SI 8.4% Media


daños-lesiones-homicidios)




terceros

Sufrir un accidente con

pérdidas materiales puede

generar cierto tipo de confianza

al conducir, ya que se considera que el riesgo es

únicamente material

En los planes de formación es importante incluir el tema

de accidentalidad

como un referente

encaminado a que la

población conozca las

consecuencias legales y

sociales de estos eventos,

para lograr una

mentalidad de prevención.

NO 91.6% Media

Riesgo según medio de desplazamiento In-Itinere

Medio de transporte % Probabilidad Peligro Consecuencia Justificación Medida de Intervención


TIPO DE DOCUMENTO:


NOMBRE:



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A pie/Bicicleta 9.9% Alto



homicidios)


muerte, daño al patrimonio propio, de la empresa y/o de terceros

El peatón siempre será actor de la vía más expuesto y más vulnerable en la vía, El ciclista está expuesto por lo vulnerable de su vehículo y por la falta de infraestructura para este tipo de vehículos

Intervenir mediante campañas de prevención en seguridad vial fomentando las normas de comportamiento a peatones, ciclistas, pasajeros conductores

Moto 5.9% Alto

Dentro de los índices de accidentalidad los motociclistas ocupan el Primer lugar de mortalidad y lesiones por ello la probabilidad es alta

Diseñar una campaña y plan de formación destinado a este tipo de población, haciendo énfasis en uso de EPPS y respeto a las normas de transito


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Automotor Taxi 20.5% Medio



homicidios)


muerte, daño al patrimonio propio, de la empresa y/o de terceros

Desde el momento en que una persona toma la decisión de transitar en un vehículo, está expuesto a los riesgos del tránsito y transporte

Incluir dentro de los planes de formación y campañas de seguridad vial, que los aspectos de prevención no solo son para las actividades laborales si no en todos sus desplazamientos

T. Público/SITP/TM 63.7% Bajo/Medio

Teóricamente el riesgo al viajar en transporte público es mínimo, ya que los vehículos están en buenas condiciones, los operadores están capacitados y la infraestructura esta (en su mayoría) en buenas condiciones. Sin embargo, en muchas ocasiones ese no es el caso y

En caso de que se den malas prácticas de conducción o situaciones que fomenten el riesgo, comentarlo a los operadores del servicio respectivo para que se tomen las medidas pertinentes


TIPO DE DOCUMENTO:


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se pueden dar prácticas que aumentan el riesgo de accidente

Riesgo según tiempo medio desplazamientos In-Itinere

Tiempo medio desplazamiento % Probabilidad Peligro Consecuencia Justificación Medida de Intervención

Menos de 1 hora 36.3% Baja


daños-lesiones-

homicidios)




terceros

El tiempo y distancia de trayecto en estos

desplazamientos están relacionados con la exposición al riesgo, entre mayor sean estos valores

mayores es la exposición a los

riesgos de las vías y

Intervenir mediante campañas de prevención

en seguridad vial fomentando las normas de

comportamiento a peatones, ciclistas,

pasajeros conductores etc. En la medida de lo posible,

minimizar el tiempo de exposición con el fin de


TIPO DE DOCUMENTO:


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De 1 hora a 2 horas 58.3% Media

así mismo a sufrir accidentes cuyas consecuencias

pueden ir desde simples pérdidas

materiales hasta las lesiones de los

empleados, e incluso la muerte

evitar un posible accidente, sin embargo, evitando prácticas inadecuadas

como el exceso de velocidad que pueden en

este caso, provocar el efecto contrario

incrementando el riesgo de accidente

Más de 2 horas 5.3% Alta


TIPO DE DOCUMENTO:


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Riesgo en desplazamientos In-Itinere que perciben los empleados

Riesgo en desplazamiento % Probabilidad Peligro Consecuencia Justificación


Congestión vehicular 60.1% Medio


daños-lesiones-

homicidios)


muerte, daño al patrimonio propio, de la

empresa y/o de terceros

A pesar que la capital cuenta con estándares altos de flujo vehicular, es el comportamiento humano el que debe reconocer esos riesgos y tomar las acciones encaminadas a evitar accidentes de transito

Realizar análisis de rutas identificando

peligros y establecer medidas de prevención con

estos, en las actividades de

formación inculcar las buenas

prácticas y de prevención

Accidentalidad 13.6% Medio

El riesgo de accidente siempre está presente, algunas veces se intensifica debido a factores como el estado de la vía, imprudencias de otros conductores, el clima, etc.

Incluir en los planes de formación la incidencia del factor humano en un accidente de tránsito (estrés, fatiga) encaminado a que quien es un actor vial


TIPO DE DOCUMENTO:


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Inseguridad 26.3% Medio

La inseguridad en algunos sectores de la ciudad pone en riesgo el patrimonio mismo o el de la empresa e incluso la vida de sus empleados

Evitar situaciones potencialmente inseguras como conducir a altas horas de la noche, así como no transitar por sitios que son conocidos por su inseguridad. Prestar siempre atención al entorno y notificar a la policía del sector cualquier anormalidad

Propuestas de los funcionarios para mejorar la movilidad

PROPUESTA PARA MEJORAR MOVILIDAD % JUSTIFICACIÓN

Cultura de carro compartido 19.5%

El uso de vehículo compartido disminuye la cantidad de autos en la vía, incrementando teóricamente la velocidad de desplazamiento de estos, además genera beneficios a nivel ambiental disminuyendo las emisiones de gases de efecto invernadero


TIPO DE DOCUMENTO:


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Transporte Institucional 57.5%

Con una buena ejecución, la implementación de un transporte colectivo puede resultar beneficioso para la entidad y los empleados, disminuyendo el tiempo de recorrido, descongestionando las vías e incluso incrementar la productividad al disminuir las llegadas tarde al trabajo

Cambio de horario (entrada/salida) 19.5%

El cambio de itinerario a una hora no pico, permite que los desplazamientos sean más rápidos y seguros, ya que la cantidad de vehículos disminuye, por ende, hay menos congestión y menos actores en la vía que puedan generar riesgo

Estrategias de control 3.5%

Las capacitaciones en factor humano pueden favorecer la disminución considerable de la accidentalidad en materia de tránsito, toda vez que, en la mayoría de accidentes, se encuentra presente como factor fundamental el (factor humano).

1.7.7 NORMA O ESTÁNDAR CONSULTADA PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS.

Para el análisis de las encuestas y VALORACION DEL RIESGO VIAL se tomó como base los análisis

realizados en el INFORME MUNDIAL SOBRE PREVENCIÓN DE LOS TRAUMATISMOS CAUSADOS POR

EL TRÁNSITO Organización Mundial de la Salud Ginebra 2004 y publicaciones subsiguientes, por ser las

máximas autoridades en el tema de medición del riesgo vial.


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Indica en la página 21 de dicho documento “…El estudio indica que, en comparación con una persona que

viaje en automóvil, por cada kilómetro recorrido, una que circule en un vehículo motorizado de dos ruedas

tiene 20 veces más probabilidades de morir, una que va caminando tiene nueve veces más probabilidades

de morir y una que va en bicicleta tiene ocho veces más probabilidades de morir. Sin embargo, el ocupante

de un automóvil tiene 10 veces más probabilidades de morir que el pasajero de un autobús o autocar y 20

veces más que el pasajero de un tren…”

Así mismo en la página 12 del mismo documento indica “…Perfil de las personas afectadas por lesiones

causadas por el tránsito. Los más vulnerables son los peatones, los ciclistas y los conductores de

ciclomotores y motocicletas. En los países de ingresos bajos y medianos representan un gran porcentaje del

tránsito y concentran la mayor parte de las defunciones causadas por el tránsito. En los países de ingresos

altos, la vía pública es utilizada mayoritariamente por Propietarios y conductores de automóviles, y en ellos

se concentran la mayor parte de las defunciones causadas por el tránsito. Aun así, incluso en estos países,

los peatones, los ciclistas y los conductores de ciclomotores y motocicletas corren un riesgo mucho mayor de

fallecer por kilómetro recorrido…”.

Igualmente, en la página 19 señala que “…Exposición a los riesgos de traumatismos causados por el

tránsito. La exposición a los riesgos significa la exposición al tránsito resultante de la necesidad de utilizar la

vía pública y del volumen y la composición del tránsito en ella…”

Y por último en la página 20 “…Reducir la exposición mediante la planificación del uso de la tierra y el

transporte. No es posible suprimir la necesidad ni el deseo de desplazarse, pero sí es posible reducir la

duración e intensidad de la exposición a los tipos de tránsito que entrañan riesgo para las personas…”

Para el Apartado de la experiencia en la conducción se tomó en cuenta lo señalado en dicho informe en la

página 22 “…Los traumatismos resultantes del tránsito constituyen, en todo el mundo, una de las principales

causas de muerte entre los jóvenes que conducen automóviles o vehículos motorizados de dos ruedas (52).

Las tasas de mortalidad son especialmente elevadas entre los adolescentes y los varones (92, 93). Un

estudio sobre las características de los traumatismos causados por el tránsito en Australia, el Japón, Malasia

y Singapur (94) mostró que los usuarios de la vía pública que corrían mayor riesgo de traumatismos eran los


TIPO DE DOCUMENTO:


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conductores de motocicletas con permisos provisionales, seguidos de los que llevaban menos de un año

conduciendo. Otro estudio (93) señaló que todos los conductores, de todo tipo de vehículos, corrían

mayor riesgo durante su primer año de conducción. Entre los factores favorecedores se cuentan: el

desconocimiento de los vehículos, que a menudo se toman prestados; la búsqueda de emociones y

la confianza excesiva; la menor tolerancia al alcohol en comparación con las personas de más edad,

y la velocidad excesiva o inapropiada. A altas horas de la noche el riesgo es tres veces mayor que durante

el día para los conductores de 16 años y cuatro veces mayor para los que tienen entre 20 y 44 años…”

Viabilidad de la utilización de este material de consulta

Como información general, para la realización de este estudio, es de resaltar que la conclusión del INFORME

MUNDIAL SOBRE PREVENCIÓN DE LOS TRAUMATISMOS CAUSADOS POR EL TRÁNSITO

Organización Mundial de la Salud Ginebra 2004, informa que “...El objetivo de este informe es contribuir al

acervo de conocimientos sobre la seguridad vial. Con él se pretende favorecer y fomentar una mayor

cooperación, innovación y compromiso para prevenir los choques en la vía pública en todo el mundo...”

1.8 PLANES DE ACCIÓN DE RIESGOS VIALES

Los planes de acción se han definido dentro del mismo cronograma y se encuentran complementados con

los procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio de los cuales se resumen a

continuación:

• Conformación Comité de seguridad Vial (diseño de estrategias)

• Destinación de Recursos por la organización

• Diseño y socialización de políticas

• Socialización de protocolos y procedimientos normalizados


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• Incorporación del PESV en el proceso de inducción y capacitación

• Socialización procesos de mantenimiento

• Adecuación de los centros de trabajo en aspectos relacionados a la seguridad vial, y de acuerdo a

las recomendaciones realizadas en el diagnóstico inicial.

Entre otras actividades donde la organización se encuentra comprometida

1.9 IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES DEL PESV

CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN DEL PESV

El comité de seguridad vial de la entidad aprobó el cronograma de actividades a corto plazo (año 2016) pero

así mismo ha establecido que en la reunión del comité del mes de diciembre se incorporara en la agenda el

diseño de las actividades para el año 2017.

1.9.4 PRESUPUESTO PARA IMPLEMENTAR EL PESV

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, para todas sus dependencias planifica

anualmente los recursos a emplear en sus actividades, entre las cuales están los recursos del SG-SST quien

se apoyará con los recursos ofrecidos por la ARL para las medidas de intervención necesarias para la

prevención de accidentes. Así mismo en los componentes de vehículos seguros se cuenta con el presupuesto

necesario para el mantenimiento de los vehículos.

1.10 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN EL PESV

INDICADORES DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL


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En el marco del Plan Estratégico de Seguridad Vial, el comité trimestralmente en sus reuniones podrá solicitar

los indicadores de las áreas que estén relacionados con la seguridad vial. Pero así mismo se incorporan los

siguientes indicadores como propios del PESV.

El periodo de medición será TRIMESTRAL con el fin de que sea tema de discusión en las reuniones del

Comité de seguridad Vial.

INDICADOR DEL PROGRAMA:

N° actividades realizadas en el periodo * 100%

N° de actividades programadas.

El presente indicador se evidenciará posteriormente en la medida de implementación, en el cronograma que se anexa al presente documento en el cual se relacionará el estado de cumplimiento de las actividades propuestas y ejecutadas.

INDICADOR ACCIDENTALIDAD LABORAL CON ÉNFASIS VIAL:

N° de accidentes de tránsito presentados * 100%

N° de accidentes de origen laboral presentados (viales).

El indicador de accidentalidad a la fecha de la elaboración del presente documento, arroja las estadísticas

que se encuentran en el numeral 5.2.1 del presente documento.

(Información documentada de accidentes de tránsito).


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1.10.6 PERSONAS CAPACITADAS EN SEGURIDAD VIAL

El encargado del área de transportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, el señor

CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, realiza gestión desde el mes de febrero de 2016, a fin de solicitar

capacitación directamente con Secretaría de Movilidad, obteniendo una respuesta positiva por parte de la

entidad.

Por lo tanto, se realiza el programa de capacitación dirigido a los conductores de vehículos del Ministerio de

Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en los meses de marzo y abril, comprendiendo los siguientes

temas:


TIPO DE DOCUMENTO:


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De acuerdo a lo anterior, hasta el momento se cuenta con las capacitaciones dirigidas a los conductores (39)

en total. En las cuales se han manejado diversos temas, con la colaboración de la SECRETARÍA DE

MOVILIDAD DE BOGOTÁ.

Fecha Capacitación Tema Capacitación Duración Cantidad Asistentes

Marzo 09 de 2016 Módulo Comportamental.

Transformación positiva del comportamiento ciudadano en el contexto de la

seguridad vial como una construcción individual y social ambiental.

3 horas 37

Marzo 16 de 2016 Módulo Normativo

Reconocimiento del sentido y apropiación de la norma como protección de la

vida.

3 horas 20

Marzo 30 de 2016 Módulo Biocinemática

Análisis de las condiciones, factores y consecuencias de los siniestros viales.

3 horas 29

Abril 06 de 2016 Módulo Resolución de Conflictos

•Sensibiliza sobre las buenas prácticas que se deben aplicar en el manejo de

las personas con discapacidad en cuanto a seguridad vial y espacio público de

la ciudad.

•formación en seguridad vial a personas con discapacidad cognitiva, física y

sensorial.

3 horas 24

Se anexan listados de asistencia a las respectivas capacitaciones. En el

presente documento. Anexo N°06


TIPO DE DOCUMENTO:


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El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, con el apoyo de ARL COLMENA, programará

las respectivas jornadas de capacitación y sensibilización para todos los actores viales de la entidad, a fin de

dar a conocer la importancia y el compromiso adquirido para la implementación del Plan Estratégico de

Seguridad Vial.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO


CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, realiza la siguiente gestión para el efectivo control del

mantenimiento preventivo de los vehículos a su cargo. Teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

• Se toma un kilometraje semanal, los días jueves a fin de establecer los vehículos que requieran

mantenimiento preventivo de cada 5000 kilómetros recorridos.

•Una vez tenga los 5000 kilómetros de recorrido establecidos, se programa para su respectivo mantenimiento

por el taller que salió aceptado de acuerdo al proceso de contratación.

• Es importante resaltar que los vehículos propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo

Rotatorio, en su mayoría son modelo 2012.

(En el numeral 3.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO, se profundizará más en cuanto a las características de

los vehículos y los establecimientos autorizados para realizar el mantenimiento preventivo).

1.10.9 AUDITORIAS DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL


TIPO DE DOCUMENTO:


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El Plan Estratégico de Seguridad Vial, hará parte del cronograma de auditorías internas que se realizan en el


El comité de seguridad vial planificará la auditoria anual ajustándose a los procedimientos internos de la

entidad de auditoria.

2. COMPORTAMIENTO HUMANO

2.1 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CONDUCTORES.

2.1.1 PERFIL DEL CONDUCTOR

2.1.2 PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE CONDUCTOR

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, dentro de sus directrices para contratación,

cuenta con la Resolución 1580 de marzo 16 de 2015, por la cual se actualiza el Manual Específico de

Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal. Por lo tanto, con respecto

al proceso de contratación de conductores, en las páginas (35) a (38) se encuentran establecidos los perfiles

y procedimientos de selección de los mismos. Los cuales se encuentran distribuidos en (8) ocho puntos

específicos, a saber, los siguientes:

I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO

II. ÁREA FUNCIONAL

III. PROPOSITO PRINCIPAL

IV. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES


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V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

VIII. ALTERNATIVA

Nota: La policía nacional por medio de la dirección de protección (DIPRO), pone a disposición dos

funcionarios (POLICIAS) quienes son los conductores de las (2) motocicletas propiedad del MINISTERIO DE

RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO.

2.2 PRUEBAS DE INGRESO DE CONDUCTORES

2.2.1 EXAMENES MEDICOS

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, cuenta con los siguientes esquemas en los

cuales se encuentran estipulados:

•Procedimiento exámenes médicos

•Profesiograma, control exámenes médicos para los funcionarios, en el cual se encuentran incluidos los

conductores.

CRITERIOS PARA LA REALIZACIÓN DE LOS EXÁMENES MÉDICOS A LOS CONDUCTORES

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en los parámetros establecidos en el

profesiograma por cargo, relacionando los diversos criterios que son tenidos en cuenta para el personal

operativo (conductores), a saber, los siguientes:


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2.2.2 IDONIEDAD EN EXÁMENES MÉDICOS

La entidad que realiza los exámenes de ingreso para los conductores del Ministerio de Relaciones Exteriores

y su Fondo Rotatorio:

COLSUBSIDIO

CENTRO MÉDICO DE ESPECIALISTAS CALLE 63

DIRECCIÓN: CARRERA 24 NO. 62-50

Teléfono: Audio Servicios 7450999 opción 2

Anexo especial: Prueba psicosensométrica

Riesgo: Físico, biomecánico, psicosocial

Examen médico: Énfasis osteomuscular

Prueba psicosensométrica

Laboratorios: Glicemia

Perfil lipídico

Paraclínicos: Optometría

Audiometría

Restricciones médicas para el cargo


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CONSULTA MÉDICA: Cardiología, Endocrinología, Neumología, Neurología, Urología, Fisiatría, Medicina

Interna, Otorrinolaringología, Ginecología, Cirugía General, Dermatología, Oftalmología, Gastroenterología,

Psiquiatría, cirugía vascular, consulta de seno, nutrición, Clínica De Acné, Urología Pediátrica, Programa de

Cefalea del Adulto.

2.2.3 EXÁMENES PSICOSENSOMÉTRICOS

Con el fin de garantizar y conocer el estado de salud del funcionario que tiene a cargo la función de conducir

vehículo y siguiendo los lineamientos legales del Plan Estratégico de Seguridad vial (Resolución 1565/14), el

Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, se encuentra realizando gestión de cotización en

diferentes entidades, con el fin de hacer contrato para la toma de los exámenes psicosensométricos a los

conductores.

Dichos exámenes serán programados para su ejecución según el cronograma de actividades del Plan


2.2.5 PRUEBA TEÓRICA

En el componente de comportamiento humano mediante la Resolución 1580 de 2015 se relaciona el

procedimiento de selección del funcionario (conductores) que ingresan al Ministerio de Relaciones Exteriores

y su Fondo Rotatorio, en dicho proceso para quienes se desempeñarán o tendrán a cargo la conducción de

un vehículo se tendrá en cuenta inicialmente que la persona cuente la licencia de conducción según los

requerimientos legales del vehículo a operar.

Adicionalmente el encargado del área de transportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo

Rotatorio, el señor CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, realizará las pruebas teóricas básicas de ingreso

a los nuevos conductores contratados.

2.2.6 IDONEIDAD EN EXÁMENES TEÓRICOS

IDONEIDAD EN LA REALIZACIÓN DE LAS PRUEBAS TEÓRICAS


TIPO DE DOCUMENTO:


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CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, con el apoyo de ARL COLMENA y sus proveedores especializados

en seguridad vial, quienes cuentan con la idoneidad en este tema, realizarán (diseñaran), las pruebas teóricas

necesarias para evaluar no solo el ingreso del conductor, si no cada módulo de capacitación en seguridad

vial que sea impartido a los actores viales (Funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo

Rotatorio), en la implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial, teniendo en cuenta los temas y

parámetros establecidos en el cronograma de capacitación.

2.2.7 PRUEBA PRÁCTICA

Teniendo en cuenta que el Ministerio de Transporte por medio de la licencia de conducción, es quien avala a

una persona a operar un vehículo en el territorio nacional, se presume que quien porte su licencia de

conducción y que esta se encuentre inscrita en el RUNT, cuenta con la idoneidad y conocimiento para operar

un vehículo de la categoría que refiere la licencia de conducción.

Complementario a la acreditación anterior por medio de la licencia de conducción, el Ministerio de Relaciones

Exteriores y su Fondo Rotatorio, realizaría una evaluación en cabina de quien ingrese a operar un vehículo o

a quien se le asignen nuevas funciones dentro de la organización y entre estas se encuentre la operación de

un vehículo.

Esta evaluación en cabina se realizará en un lapso no menor a 30 minutos de conducción en la cual, el

aspirante en un vehículo igual o similar al que operara en su actividad laboral conducirá el vehículo y quien

realice la evaluación medirá el nivel de experticia en la condición teniendo en cuenta los siguientes criterios:

Criterios para la realización de las pruebas prácticas a los conductores

• Documentos del evaluado

• Reconocimiento del vehículo


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• Ascenso, descenso del vehículo

• Posición al conducir

• Uso técnico del embrague

• Relación caja de cambios

• Identificación de riesgos (corto, media y larga distancia)

• Manejo de espacios del vehículo

• Reconocimiento de las señales de transito

• Estacionamiento del vehículo

Entre otros aspectos, los cuales se registrarán en el formato de evaluación en cabina.

2.2.8 IDONIEDAD DE QUIEN REALIZA LAS PRUEBAS PRÁCTICAS

Las pruebas prácticas serán realizadas por el encargado del área de transporte, el señor CESAR AUGUSTO

MONTAÑO SIERRA, quien además es el responsable del Plan Estratégico de Seguridad Vial del Ministerio

de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

El señor CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA ha sido designado por ser la persona más idónea para la

realización de la evaluación en cabina, para tal fin se ha tenido en cuenta que esta persona cumple con los

siguientes requisitos:

• Mínimo dos años en la empresa conduciendo un vehículo similar al que conducirá el evaluado.

• Cuente con licencia de conducción y esta cumpla con todos los requisitos legales.

• Conozca el proceso de mantenimiento del frente de trabajo.

• Este socializado con los procesos pre operacionales del vehículo en el que se realizara la evaluación

en cabina.

• Este familiarizado con el formato de evaluación en cabina requerido para la prueba.


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2.3 PRUEBAS DE CONTROL PREVENTIVO DE CONDUCTORES

PRUEBAS PREVENTIVAS A CONDUCTORES

La Dirección de Talento Humano del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en su plan de

formación anual al personal que opere un vehículo, en los casos que lo considere necesario y conveniente,

solicitará al proveedor que imparta la formación en seguridad vial incluyendo actividades prácticas, entre las

cuales de ser necesario se realizará la evaluación en cabina descrita en el ítem anterior, encaminado a

perfeccionar la conducción de quien ya esté operando vehículo al interior de la organización.

Nuevamente se hace énfasis en el profesiograma anexo al presente PESV. En el cual se observa la

frecuencia de los exámenes médicos a los conductores.

2.4 2.4 CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD VIAL

2.4.1 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD VIAL.

La Dirección de Talento Humano del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, bajo la

Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación, ha

desarrollado el Plan Institucional de Capacitación, como parte de una estrategia organizacional enfocada al

cumplimiento del objetivo institucional “Desarrollar y fortalecer las habilidades, aptitudes y conocimientos del

Talento Humano” en el tema de Seguridad Vial, con el fin de fortalecer el desarrollo del personal y de la

Institución, permitiendo a su vez que la misma se adapte a las nuevas circunstancias que se presentan tanto

dentro como fuera de la Entidad.

2.4.2 CRONOGRAMA DE FORMACIÓN PARA CONDUCTORES Y PERSONAL DE LA ORGANIZACIÓN


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Todos los procesos de inducción y capacitación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo

Rotatorio, están a cargo de la Direccion de Talento Humano, quien controla los procesos de eficacia,

eficiencia y cobertura de los mismos.

Del mencionado proceso se extraen los procesos de capacitación relacionados a la seguridad vial y se

incorpora al cronograma de actividades del Plan Estratégico de Seguridad Vial, cronograma que ya ha sido

mencionado en el presente documento y que se encuentra anexo al mismo; haciendo énfasis que el proceso

de formación en esta área NO es solo para conductores sino para todos los actores viales.

2.4.3 RESPONSABLE DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

El plan de capacitación estará a cargo de la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Bienestar,

Desarrollo de Personal y Capacitación de la Dirección de Talento Humano.

2.4.4 TEMA NORMATIVO; LEGISLACIÓN EN TRÁNSITO

• Responsabilidad Penal y Civil derivado de accidentes de tránsito, actuación del conductor antes estos

eventos y divulgación del Plan Estratégico de Seguridad Vial.

• Normas de Comportamiento para usuario de las vías. (Código nacional de Transito).

2.4.5 TEMAS DE SENSIBILIZACIÓN EN LOS DIFERENTES ROLES DEL FACTOR HUMANO

• Divulgación del Plan Estratégico de Seguridad Vial

• Normas de comportamiento para usuario de las vías. (Derechos y deberes de peatones, pasajeros, ciclistas,

etc.).

• El Factor Humano (Factores de riesgo identificados en el conductor, Estado Psicofísico alterado, Descansos

insuficientes, Concentración, Fatiga, Alcohol y drogas o medicamentos).

2.4.6 TEMAS DE COMO ACTUAR FRENTE A LOS ACCIDENTES DE TRÁNSITO


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El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, realizará una capacitación en el tema de

actuaciones en caso de accidente de tránsito para los conductores. Se realizará una adecuada socialización

sobre el protocolo en caso de accidentes de tránsito, adoptado por el Ministerio de Relaciones Exteriores y

su Fondo Rotatorio.

Adicionalmente se tendrá en cuenta el proyecto de documento "Protocolo de Riesgo Psicosocial en

Accidentes de Tránsito”, con el fin de Establecer tipos de intervención psicosocial necesarios para la atención

de crisis y/o accidentes de tránsito sufridos por los funcionarios y/o contratistas del Ministerio de Relaciones

Exteriores y su Fondo Rotatorio.

2.4.7 TEMAS BASADOS EN EL DIAGNOSTICO DE LA ENTIDAD

Todos los temas de capacitación han sido basados en el diagnóstico inicial sobre el estado en el cual se

encontraba el programa de seguridad vial del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Por

tal razón se refleja el esfuerzo y compromiso por adoptar un programa completo de capacitaciones, de

acuerdo a los lineamientos para la implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial.

2.4.8 EL PROGRAMA TIENE DEFINIDA LA INTENSIDAD HORARIA

Las sesiones de capacitación en seguridad vial impartidas a los conductores y demás actores viales del

Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, tendrán una duración mínima de (2) dos horas y

máxima de (4) cuatro horas.

2.4.9 EL PROGRAMA TIENE TEMAS ACORDES CON LOS TIPOS DE VEHÍCULOS QUE OPERA LA

ORGANIZACIÓN

El programa de capacitación en seguridad vial adoptado por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo

Rotatorio, ha sido diseñado específicamente para los vehículos de su propiedad.


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2.4.10 EL PROGRAMA TIENE INCLUIDO TEMAS PARA CONDUCTORES NUEVOS Y CONDUCTORES

ANTIGUOS

De acuerdo a la necesidad de inducción al puesto de trabajo para todos los funcionarios, donde se incluyen

los conductores y demás actores viales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, se

establecerán unos niveles básicos y avanzados para los conductores que vayan a tomar las inducciones al

puesto.

2.4.11 EL PROGRAMA ES EXIGIDO TANTO A CONDUCTORES PROPIOS COMO TERCEROS.

Todos los actores viales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, serán incluidos en el

plan de formación establecido para conductores en el cual se cumplirán los objetivos planteados en el Plan


2.4.12 MODELO DE EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

La evaluación de las capacitaciones se realizará de acuerdo a los lineamientos y políticas de operación

establecidos en los Procedimientos del Plan Institucional de Capacitación del Ministerio de Relaciones

Exteriores (Procedimientos GH-PT-94 “Ejecución y Evaluación Plan Institucional de Capacitación”, los cuales

se encuentra en el Sistema Maestro de la Entidad).

INFORMACIÓN DE LOS CONDUCTORES

2.5 CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DE CONDUCTORES

2.5.1 INFORMACIÓN DE CADA UNO DE LOS CONDUCTORES DEL MINISTERIOS DE RELACIONES

EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO.

La Direccion de Talento Humano del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, es el área

encargada de la recepción y administración de las hojas de vida con todos los soportes de los conductores.


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2.5.2 PROTOCOLO DE CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DE LOS CONDUCTORES PROPIOS.

La Dirección de Talento Humano del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, son los

encargados de crear la Historia Laboral con los documentos de la hoja de vida o historia laboral de cada

conductor.

Los documentos posteriores a la creación de la carpeta deben ser archivados y organizados en forma

cronológica. En este proceso documental, las hojas de vida cuentan con la siguiente información:

Documentos de ingreso

• Hoja de vida con procesos de selección

• Documentos personales de identificación (cedula de ciudadanía, licencia de conducción) entre otros

específicos al cargo.

• Diplomas

• Experiencia laboral

• Resultado examen médico de aptitud

Afiliaciones seguridad social

• Afiliación ARL

• Afiliación EPS

• Afiliación AFP

• Afiliación Caja Compensación

Contrato

• Acto administrativo de nombramiento

• Formato de inducción

• Soportes de retiro


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Vacaciones

• Carta de solicitud de vacaciones

• Acta de entrega de cargo

Incapacidades y licencias

• Licencias remuneradas y no remuneradas

• Incapacidades

• Licencia de maternidad y paternidad

Comunicaciones varias

• Procesos disciplinarios

• Certificado de ingresos y retenciones

• Formato de certificación de capacitaciones

2.5.4 FRECUENCIAS DE VERIFICACIÓN DE INFRACCIONES DE TRÁNSITO POR PARTE DE LOS

CONDUCTORES

En el triángulo de la seguridad vial, el comportamiento humano está relacionado con la generación de la

mayoría de los accidentes de tránsito, esto sin hacer énfasis en el actor vial (peatón, pasajero, conductor,

etc.). Por esta razón es indispensable realizar actividades a generar conciencia en la generación de buenos

hábitos respecto al cumplimiento de las normas de tránsito, actividades complementarias al control que se

realicen a las actividades en la conducción.


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Uno de los controles propuestos a generar esos comportamientos de cumplimiento de las normas de tránsito

consiste en la verificación de las licencias de conducción del personal que tiene a cargo el beneficio de la

operación de un vehículo. Esta actividad se realizaría cada trimestre como se relaciona en el cronograma de

actividades del presente plan.

2.5.5 REGISTRO DE INFRACCIONES A LAS NORMAS DE TRÁNSITO POR PARTE DE LOS

CONDUCTORES PROPIOS

En el presente documento se anexa la versión imprimible en los archivos de consulta de la base de datos

SIMIT, sobre las infracciones cometidas por los conductores del Ministerio de Relaciones Exteriores y su

Fondo Rotatorio. Sin embargo, hasta el momento los conductores no tienen comparendos pendientes.

2.5.6 PROCEDIMIENTO EN CASO DE EXISTIR COMPARENDOS POR PARTE DE LOS

CONDUCTORES PROPIOS


CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, siguiendo el cronograma del Plan Estratégico de Seguridad Vial,

verificara cada una de las licencias de conducción del personal que conduce vehículo en la compañía

siguiendo los siguientes pasos:

• Consultará mensualmente en la base de datos (nombre y cedula) de las personas con beneficio de

conducción.

• Se procederá a verificar en el RUNT el estado de las licencias de conducción del personal

relacionado.

• Se informará al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Servicios Generales, al que pertenece

el trabajador que registre comparendos pendientes por pago, para que invite al trabajador a ponerse


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al día.

• En casos que en la verificación de RUNT aparezca algún tipo de comparendo que amerite la

suspensión de la licencia de conducción, se informara a la Dirección de Talento Humano y la Oficina

de Control Interno Disciplinario, para que inicie la acción disciplinaria para suspender la actividad de

conducción de los vehículos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio si es

necesario.

2.5.7 RESPONSABLE PARA LA VERIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS EN CASO

DE PRESENTAR COMPARENDOS LOS CONDUCTORES.

Esta labor estará a cargo del encargado del área de Transportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su

Fondo Rotatorio, el señor:

NOMBRE DIRECCION TELEFONO CORREO ELECTRONICO CIUDAD

CESAR

AUGUSTO

MONTAÑO

SIERRA

CARRERA 5 N°

9 - 03 oficina

AU201

3814000 EXT

1250.

CEL.350-

5536549

[email protected] BOGOTÁ

2.6 POLÍTICAS DE REGULACIÓN DE LA EMPRESA

POLÍTICA DE CONTROL DEL ALCOHOL Y DROGAS

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, consiente que el consumo de bebidas

alcoholicas, sustancias psicoactivas y el cigarrillo constituyen un riesgo que impacta directamente y de forma

negativa en las actividades de la conducción, para la salud e integridad fisica se esfuerza por desarrollar sus

actividades libres de cualquier peligro que afecte la salud y la vida de sus funcionarios, contratistas, visitantes


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y proveedores. Por tal motivo promueve un lugar de trabajo sano, seguro y productivo, buscando eliminar

cualquier factor que altere el comportamiento humano.

Teniendo en cuenta lo anterior el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio ha determinado:

➢ Promover un ambiente libre de humo, alcohol y sustancias psicoactivas.

➢ Promover en los funcionarios estilos de vida saludables a través de actividades de promoción y

prevención.

➢ Prohibir el ingreso, el consumo, posesión, transporte, almacenamiento, promoción y venta interna de

tabaco y cigarrillo, bebidas alcoholicas, sustancias alucinogenas o psicoactivas y cualquier otra

sustancia ilegal en las instalaciones del Ministerio, incluyendo sus diferentes sedes, locaciones y

vehículos en uso de los conductores, funcionarios, contratistas, visitantes y proveedores durante la

ejecución de las actividades realizadas.

➢ Prohibir el ingreso de funcionarios, contratistas, visitantes y proveedores a las instalaciones del

Ministerio bajo los efectos de alcohol y sustancias psicoactivas o alucinógenas.

➢ Prohibe el consumo de cigarrillo o tabaco en sus instalaciones y dentro de cualquier vehículo que

sea utilizado para las actividades del Ministerio, excepto en las zonas destinadas para tal fin.

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, reailzará los procedimientos de chequeo que

sean necesarios para alcanzar los objetivos de la presente política, sin perjuicio de las sanciones a que

hubiere lugar en caso de que un funcionario se encontrase laborando en estado de embriaguez.





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2.6.6 ¿ESTÁN DEFINIDAS LAS ACCIONES A TOMAR, PARA AQUELLOS CONDUCTORES CUYO

RESULTADO DEL EXAMEN SEA POSITIVO?

En caso de arrojar un resultado positivo en una prueba realizada con el alcohosensor a uno de los conductores

del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, esto se configurará en una falta grave,

contemplada en la Ley 734 de 2002. Y será justa causa para dar por terminado el contrato.

2.6.8 POLÍTICA PARA LA REGULACIÓN Y CONTROL DE HORAS

MÁXIMAS DE CONDUCCIÓN Y DESCANSO

Todos los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, están obligados a

detener su vehículo en caso de encontrarse cansados o fatigados, deberán utilizar entonces planes

alternativos para llevar a cabo el viaje, o bien descansar/dormir durante el tiempo apropiado antes de

conducir.

Se debe dar cumplimiento a la jornada laboral cuya duración máxima legal es de ocho (8) horas al día y cuarenta y ocho (48) a la semana. Con fundamento en lo anterior, durante la jornada de trabajo es permitido distribuir el horario en dos (2) fases con el fin de conceder un intermedio de descanso al trabajador, generalmente de una (1) hora o según las necesidades de las partes. Un operador o conductor no podrá conducir más de diez (10) horas por día, y un máximo de 60 horas a la semana.

Es necesario que el conductor haya dormido lo suficiente y que por cada 2 horas de conducción continuas haga descansos de 15 minutos y en su totalidad no debe sobrepasar 4 horas de conducción continua (caso en el cual deberá tomar una pausa de 45 minutos).

Para turnos de más de 12 horas se debe disponer de doble conductor con quien se pueda intercambiar.





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2.6.9 POLITICA REGULACION DE VELOCIDAD

Los conductores del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, debe evaluar las condiciones

de riesgo por e l clima y estado de las vías, en general la velocidad se ajustará a los límites permitidos,

según lo contemplado en el Código de Nacional de Tránsito.

PARAGRAFO: En las vías urbanas las velocidades máximas serán de sesenta (60) kilómetros por hora

excepto cuando las autoridades competentes por medio de señales indiquen velocidades distintas.

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, consciente de que una de las principales causas

de los accidentes de tránsito es el exceso de velocidad, y que este factor

posee un alto potencial de ocasionar graves pérdidas a sus funcionarios, como daños a la institución y a la

sociedad, a través de la presente política manifiesta su intención de considerar dicho elemento como un factor

crítico de su proceso productivo de transporte.

Lo mencionado se controlará permanentemente, con el objeto de contribuir a la seguridad de nuestro

personal, como la seguridad de nuestro proceso, de su entorno y la comunidad.

Sin perjuicio de lo anterior, se deja de manifiesto que los conductores del Ministerio de Relaciones Exteriores

y su Fondo Rotatorio, también deben dar cumplimiento a las velocidades máximas autorizadas para ciertos

tramos de la vía, donde las restricciones de velocidad estén impuestas.

Para asegurar el cumplimiento de estas disposiciones, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo

Rotatorio, establecerá los controles necesarios para garantizar que sus conductores den cumplimiento a la

normatividad vigente respecto de la velocidad.





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2.6.13 POLÍTICA DE USO DEL CINTURÓN DE SEGURIDAD

Todos los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, que conduzcan un

vehículo o viajen en él durante la realización de sus actividades, deberán utilizar los cinturones de seguridad

siempre que el vehículo se encuentre en operación y por corto que sea el trayecto. Los conductores que

lleven pasajeros no deberán poner el vehículo en marcha sin antes asegurarse de que todos sus ocupantes

están utilizando sus cinturones individuales de seguridad. Del mismo modo, comprobarán que permanecen

con ellos puestos mientas el vehículo está en operación.

El Ministerio de Relaciones Exteriores y Su Fondo Rotatorio, considera primordial que sus funcionarios

extiendan y aplique esta política fuera de su entorno laboral, es decir, cuando utilicen sus vehículos

personales para así mejorar las condiciones de seguridad de todos los miembros de sus familias.




2.6.16 POLÍTICA DE USO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

Todos los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, contratistas y

subcontratistas, deben cumplir con el uso de Elementos de Protección Personal

(EPP) de acuerdo a la matriz de Elementos de Protección Personal vigente y contar con la respectiva

capacitación para el uso adecuado de los mismos, por lo que en la Matriz de Elementos de Protección

Personal (EPP) se establecen los periodos para verificación de su estado, exigencias mínimas de calidad,

según lo establecido por la ley y normatividad vigente.


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2.6.18 POLÍTICA DE USO DE EQUIPOS BIDIRECCIONALES

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, tiene el compromiso de proteger a sus

funcionarios y entorno en general, al adoptar las mejores prácticas en seguridad vial. Una conducción

distraída es ampliamente reconocida como una práctica insegura, por lo que el Ministerio y su Fondo

prohíben, no recomienda las prácticas que crean riesgo por conducción distraída.

El uso de teléfonos celulares, tablets, computadores, pantallas no relacionadas con la conducción, como

equipos portátiles, reproductores de DVD y otros dispositivos electrónicos móviles, están prohibidos durante

la conducción, ya sea que se trate de un vehículo propiedad de la entidad o subcontratado. Esto incluye

comunicación por voz, mensajes de texto y correos electrónicos. La prohibición de dispositivos electrónicos

móviles de comunicación incluye dispositivos como manos libres, bluetooth para escuchar música o tener

acceso a las llamadas entrantes, mientras conduce.

Sin embargo, en situaciones de emergencia el conductor del Ministerio de Relaciones Exteriores, debe utilizar

a su juicio con respecto a la urgencia de la situación y la necesidad de utilizar un teléfono celular. Para lo cual

deberá detener el vehículo tomando las medidas de precaución necesarias para realizar las llamadas de

emergencia en situaciones como incendio, accidente de tránsito, peligro en la carretera o emergencia médica.





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3.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

3.1.1 HOJAS DE VIDA DE LOS VEHICULOS


CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, es el encargado de realizar una carpeta para cada uno de los

vehículos que tiene bajo su supervisión. Toda la documentación soporte de los vehículos y conductores

reposarán en los archivos del área de transporte.

La carpeta asignada para cada vehículo contiene la siguiente información:

•Placas del vehículo

•Número de motor

•Kilometraje - fecha,

•Especificaciones técnicas del vehículo,

•Datos del propietario

•SOAT, fecha de vigencia,

•Seguros - fecha de vigencia,

•Revisión técnico mecánica y de Gases.

3.1.5 RECOMENDACIONES TÉCNICAS DE OPERACIONES DE MANTENIMIENTO


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En la carpeta independiente para cada vehículo mencionada en el ítem anterior, también se podrá encontrar

registrada toda la información y especificaciones técnicas de los vehículos, incluyendo los sistemas de

seguridad activa y pasiva.

3.1.7 CRONOGRAMA DE INTERVENCIONES DE VEHÍCULOS PROPIOS


CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, cuenta con una base de datos en la cual se encuentran

discriminados los vehículos de tal manera que permite establecer las fechas de cada mantenimiento

preventivo y cambio de aceite.

Así se tiene un estándar de cada 5000 kilómetros recorridos por vehículo, para efectuar el respectivo cambio

de aceite y demás a arreglos a que hubiere lugar.

3.1.8 IDONIEDAD

SE TIENE CONTRATO CON DOS CENTROS MECÁNICOS PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO

En este momento para los vehículos marca Chevrolet taller:

Almacén y talleres el norte

NIT 4831-2

Carrera 60ª No 51B-13 sur

tel. 7105308

Para los demás vehículos, se realizó proceso de selección modalidad Subasta, y salió favorecido el

concesionario:


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COMCERAUTO S.A.S

Nit 900542932-1

Calle 78 No 54-11

Tel.3114381

3.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO

3.2.1 REGISTRO


CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, como se ha mencionado en el ítem 3.1 MANTENIMIENTO

PREVENTIVO, lleva un control en la carpeta individual para cada vehículo, en esta se les hace seguimiento

a los respectivos registros de los mantenimientos correctivos realizados a los vehículos.

3.2.2 PROTOCOLO


CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, En caso de falla de alguno de los vehículos a su cargo, dispone de

otros vehículos de soporte y de ser necesario se reemplazan los principales mientras son reparados.

3.2.3 IDONIEDAD

Para este proceso se cuenta con la idoneidad de los conductores, quienes también tienen conocimiento en

mecánica. Sin embargo, a pesar de que se cuentan con más vehículos de soporte en las instalaciones del

Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, también se cuenta con el respaldo de los talleres

autorizados, mencionados en el ítem 3.1.8


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3.3 CHEQUEO PREOPERACIONAL

3.3.1 PROTOCOLOS Y FORMATOS DE INSPECCIÓN DIARIA A LOS VEHÍCULOS


CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, cuenta con un formato de revisión diaria para los vehículos, el cual

debe ser diligenciado por los conductores previo a iniciar algún desplazamiento.

3.3.3 PROGRAMACIÓN AUDITORIAS VERIFICANDO EL DEBIDO

DILIGENCIAMIENTO DEL LISTADO DE CHEQUEO

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, programará de acuerdo a lo estipulado en el Plan

Estratégico de Seguridad Vial, las respectivas auditorias como se ha mencionado anteriormente en el

documento, y se auditará el diligenciamiento de los formatos de los respectivos listados de chequeo, en las

fechas programadas.

4. INFRAESTRUCTURA SEGURA

4.1 VÍAS INTERNAS DE LA EMPRESA EN DONDE CIRCULAN LOS VEHÍCULOS

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, con el apoyo de ARL COLMENA, quien por

intermedio de su proveedor AUTOMOVIL CLUB DE COLOMBIA, realizaron el estudio de las vías internas,

en las diferentes sedes de la entidad.


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Haciendo los respectivos hallazgos y recomendaciones. Que serán tenidos en cuenta para la implementación

del Plan Estratégico De Seguridad Vial.

4.2 RUTAS EXTERNAS - DESPLAZAMIENTO FUERA DEL ENTORNO FÍSICO DE LA EMPRESA

4.2.1 ESTUDIO DE RUTAS

4.2.3 POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RUTAS


CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, tiene como protocolo para el momento en que le solicitan el servicio

de desplazamiento para un funcionario, lo siguiente:

•Diligenciar el formato de gestión administrativa de solicitud de transporte, en el cual se solicita información

sobre:

Fecha de solicitud

Dependencia que solicita

Funcionario que solicita el servicio

Fecha y hora de inicio del servicio

Clase de actividad a realizar

Indicar el número de personas o materiales

Lugar de destino

Indicar hora aproximada de finalización de servicio

Número telefónico parta coordinar el servicio


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Se aclara que es necesario solicitar el servicio con 24 horas de anterioridad si es en la ciudad, con

excepción de los casos extremadamente urgentes relativos al servicio.

Conductor asignado

Tipo vehículo

Kilometraje inicial y final.

Finalizando con una evaluación del servicio.

Adicionalmente el jefe de Transportes:

•Identifica los posibles riesgos diarios que se pueden presentar en la vía, por ejemplo: marchas,

manifestaciones, tráfico, bloqueos.

•Para tal fin permanentemente el encargado del área de transporte está al tanto de los avances de noticias.

Además, cuando se trata de desplazar a la Canciller, el esquema de seguridad maneja la información del

estado de las vías.


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4.2.4 HORARIOS DE LLEGADA Y SALIDA EN LA EMPRESA Y LAS JORNADAS DE TRABAJO

El horario de ingreso de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, es el

siguiente:

Ingreso: horario comprendido entre las 8:00 am

Salida: horario comprendido entre las 5:00 pm

Los conductores prestan este mismo horario, sin embargo, en caso de requerirse un servicio eventual por

causa de algún evento, debe prestar disponibilidad.

Las salidas en los vehículos resultan muy variables de acuerdo al servicio solicitado por tal razón, la empresa

de seguridad diligencia en la minuta cada ingreso y salida del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo

Rotatorio.

4.2.5 APOYO TECNOLÓGICO

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, comprometido con la implementación del Plan

Estratégico de Seguridad Vial, se encuentra realizando gestión de cotizaciones con diferentes entidades a fin

de realizar monitoreo satelital a los vehículos. Para este caso se anexa cotización realizada con la empresa:

COLOMBIA GPS – GLOBAL TRACKER. Y también adelanta cotizaciones de alcoholímetro con la empresa

SARAVIA BRAVO S.A.S.


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5. ATENCIÓN A VÍCTIMAS

5.1.1 PROTOCOLO DE ATENCIÓN A VÍCTIMAS EN CASO DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, tiene claramente establecido su procedimiento

en caso de siniestro, a continuación, se relaciona el protocolo:


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5.1.2 DIVULGACIÓN DE PROTOCOLOS


CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, socializa el procedimiento en caso de siniestro, mencionado en el

ítem anterior.

Adicional al protocolo mencionado anteriormente; a continuación, se relacionan algunas recomendaciones

generales cuando el evento vial se presente a cualquier funcionario de la organización, estando en el

desempeño de sus funciones o en sus desplazamientos comunes.

Estas recomendaciones se basan en la metodología impartida por la Cruz Roja Internacional aplicable en

cualquier tipo de accidente, entre ellos los accidentes de tránsito que buscan realizar una atención inmediata

a las víctimas de accidentes de tránsito.

a) Proteger

Después de ocurrido el accidente, y después de haber verificado que la persona se encuentre bien en su

propia integridad, que no exista ninguna herida de gravedad o que comprometa su estado de salud. Procederá

a verificar el estado de las demás personas involucradas en el accidente.

b) Alertar

La persona involucrada en el accidente deberá llamar inmediatamente a las autoridades y personal que la

organización determine. Y realizará las llamadas que considere pertinentes, Línea de Emergencias (123) y a

la ARL. Durante el reporte se debe describir detalladamente qué pasó en el accidente de tránsito y la ubicación

exacta de lugar en el cual ocurrió, así la asistencia al lugar del siniestro se ajustará a lo que requieren las

personas involucradas en él.

c) Socorrer

Si se presentan heridos graves no se deben mover para evitar generar heridas o lesiones adicionales a las

que se ocasionaron en el accidente de tránsito. La única excepción a esta importante regla es que en lugar

del accidente pueda presentarse de manera inminente; un incendio, una inundación o un deslizamiento de

tierra.


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Si los heridos presentan hemorragias, estas se deben cubrir con gasa limpia y ejercer presión mientras llegue

el equipo paramédico. Si los heridos no presentan gravedad, se deben alejar de la zona del accidente evitando

permanecer en la vía

5.2 INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO

5.2.1 INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO

Los accidentes de tránsito que se han presentado en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo

Rotatorio, o en el desarrollo de las funciones han sido registrados de acuerdo a los siguientes Indicadores,

de los cuales se anexan al presente documento desde los años 2014, 2015, 2016.


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5.2.2 ANÁLISIS DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO

5.2.3 LECCIONES APRENDIDAS

El Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación del Ministerio de Relaciones

Exteriores y su Fondo Rotatorio, se encuentra en la realización del formato que se implementará como

lecciones aprendidas de los accidentes de tránsito que se puedan presentar en la Entidad. En este momento

se encuentra en proceso de aprobación.

5.2.5 PROCEDIMIENTO PARA LA INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO.

PROTOCOLO DE ATENCIÓN A VICTIMAS

Protocolo general para atención de emergencias viales. Siempre que ocurra un accidente en el cual resulten

comprometidos vehículos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, el conductor está en

la obligación de:

• Dejarlo tal y como quedó después de ocurrido el evento.

• Si el conductor que mueva el vehículo sin la autorización del tránsito quedará automáticamente

responsabilizado de cubrir los gastos de reparación de los daños ocasionados.

•La posición final de los vehículos es fundamental para establecer las responsabilidades en los hechos y el

cubrimiento por parte de las compañías aseguradoras.

• La única forma de movilizar un vehículo es para el rescate de una víctima o evitar que se agraven los

hechos como por ejemplo el incendio de otro vehículo.

Llamadas a realizar:


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El Conductor debe informar de manera inmediata, realizando las siguientes llamadas:

a). A los organismos de emergencias de acuerdo a su ubicación para una mejor reacción:

ENTIDAD NÚMERO

Policía de carreteras 767

Policía Nacional o emergencias 123

Ejercito 165

Cruz Roja 132

Defensa Civil 144

Jefe de Transporte MINISTERIO DE

RELACIONES EXTERIORES Y SU

FONDO ROTATORIO

3505536549

La llamada a los organismos de emergencia en todos los casos (quedará una grabación de su voz), brinde

las indicaciones exactas donde se presentó el evento (dirección), clase de accidente, solicitando apoyo de

acuerdo a lo que ve, ejemplo:

• Policía Nacional (apoyo y Seguridad)


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• Guardas o Policía de tránsito para adelantar la investigación del caso

• Ambulancia(s) de acuerdo a la magnitud del evento

• Bomberos (en caso de incendio y derrames de fluidos)

• Grúas en caso de daños.

b). Al Coordinador y/o jefe de transportes reportar la novedad si se encuentran lesionados o no, la ubicación

exacta, ruta que estaba haciendo, descripción breve del evento (daño, lesiones e incluso si hay personas

fallecidas).

Nota: Los teléfonos fijo y celular de contacto del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio,

deben estar en lugar visible.

PROTOCOLO POR PARTE DEL ASESOR EN SST

Al recibir la información del accidente de tránsito suministrada por cualquiera de los canales que llegue la

información (conductor, curiosos, autoridades) realizar las llamadas a:

a) La compañía aseguradora para el aviso del siniestro

Número Contacto encargado área de

transportes

3505536549

Número contacto del ASESOR SST 3814000 Ext 4596

Número ARL COLMENA 4010447 opción 3


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b) Solicitar a los organismos de apoyo a la emergencia (Policía Nacional, Cruz roja Defensa Civil, etc.)

c) En caso de que el operador este lesionado reportar a la ARL a la que está afiliado el conductor, la

novedad para recibir indicaciones para la atención del funcionario.

d) Avisar al área de transportes para que asigne otro vehículo y cubra la ruta.

Disponer de los recursos necesarios para hacer los acompañamientos de acuerdo a los protocolos de la

empresa ejemplo:

a) Se analiza el caso para él envió de funcionarios al lugar del accidente, para la toma de

acciones.

b) Enviar a un vehículo para el transbordo inmediato de los funcionarios del Ministerio de


c) Acompañar al conductor, en los procedimientos que lleva un accidente de tránsito,

acompañamientos con el asesor jurídico y ceñirse a los protocolos mencionados más adelante

de acuerdo al tipo de accidente presentado.

PROCEDIMIENTO EN CASO DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO

La autoridad de transito asignada debe levantar un informe de accidente de tránsito (croquis) con todos los

pormenores siempre que se presenten daños a vehículos, muebles, inmuebles y animales o lesiones

personales o la muerte, la entrega de una copia inmediata a los conductores quienes deberán conocer y

entender de forma clara, precisa y concisa si está de acuerdo firmarla, en caso contrario negarse a firmarlo,

pero en todo caso le deben entregar una copia del documento.


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A continuación, se realizará una descripción de los tipos de accidente de tránsito para la identificación las

acciones a tomas en cada uno de los eventos.

CHOQUE SIMPLE

En caso de accidente donde solo estén comprometidos daños materiales de los vehículos, La autoridad

encargada de realizar este procedimiento es el agente o guarda de tránsito.

El operador (conductor) debe seguir el siguiente procedimiento:

a) Realizar las llamadas a los organismos de tránsito para el reporte de la novedad.

b) Proteger el vehículo, prender las luces de emergencia y colocar los respectivos triángulos reflectivos

a la distancia reglamentaria, a fin de evitar otro accidente, comprobar posibles derrames y señalizarlos.

c) No suministrar versión auto incriminándose en los hechos a ninguna persona (autoridad, periodista,

contraparte, etc.), no hacer ningún tipo de transacción sin autorización del jefe de transportes del

Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y/o aseguradora.

d) No dejar el vehículo sin ninguna vigilancia después del accidente.

e) Realice tomas fotográficas y videografícas de la posición final de los vehículos y todas las huellas

dejadas por los vehículos involucrados sobre la vía, estas tomas son de uso exclusivo del conductor y

del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

f) Tomar la mayor información posible sobre:

• El otro conductor (nombre, dirección, teléfono, profesión, cédula de ciudadanía, licencia de

conducción, vigencia de la misma).

• Características del otro vehículo (placas, marca, tipo, color, modelo, si está asegurado y con qué

Compañía).

• Del accidente: lugar exacto, hora, fecha, valor aproximado de los daños.

g) Si el vehículo no se puede mover por sí solo informar a la compañía aseguradora, esta le enviará una

grúa y/o pagará el servicio de grúa previa Autorización de la aseguradora y presentación de la factura.


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h) No negocie arreglos por fuera de la ley.

i) Entregar a la Empresa todos los documentos generados:

• Copia del croquis elaborado por las autoridades de tránsito.

• Fotocopia de la licencia del conductor, cédula de ciudadanía, tarjeta de propiedad del vehículo

accidentado y SOAT.

ACCIDENTE CON LESIONES:

Los accidentes de tránsito donde resulten personas lesionadas, son:

• Atropello

• Choque con otro vehículo

• Choque con objeto fijo (muro, Poste, Valla, Señal, Vehículo estacionado, etc.)

• Volcamiento

• Incendio

Y como resultado de estos, si algunos de los involucrados resultan lesionados, la atención siempre se

realizará con el SOAT del vehículo que causó las lesiones o el que ocupaba la persona lesionada, en caso

de ausencia del documento o por no compra o perdida se atenderá con el del otro vehículo.

Si no se cuenta con el SOAT se cubrirá con un fondo el cual sale de los aportes de la compra de las pólizas

y esta se llama FOSIGA.

En el caso de que el afectado sea el conductor de la empresa, la atención se realizará por SOAT hasta el

tope del mismo y posterior el cubrimiento de la ARL, la incapacidad estará cubierta por la ARL desde el primer

día de ocurrido el evento.

En estos casos la autoridad que realiza los procedimientos son los agentes de tránsito o Guardas de transito

con funciones de policía Judicial, los responsables de adelantar por parte del estado la investigación para


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presentarlos a un fiscal quien es el encargado de analizar las evidencias y según los hallazgos presentarlos

ante el juez quien establecerá las responsabilidades en el accidente de tránsito.

Actos que realizan las autoridades de tránsito en el lugar de los hechos:

• Tomas fotográficas

• Bosquejo fotográfico

• Entrevista

• Inmovilización de los vehículos involucrados

• Traslado de los conductores a medicina legal para verificar si se encuentra bajo los efectos del alcohol

o drogas al momento de operar el vehículo.

• Visitas en los hospitales para verificar el estado de los lesionados y solicitud de historias clínicas.

• Registro documental en el IPAT Informe Policial de Accidente de Tránsito.

Si el conductor no está lesionado y se encuentra consciente, deberá realizar las siguientes actuaciones:

a) Verifique su estado general de salud

b) Si presenta intenso dolor en cuello y espalda no se mueva.

c) Si hay peligro de incendio y/o explosión trate de salir del vehículo sin ayuda.

d) Si no hay riesgo de incendio espere ayuda para salir del vehículo.

e) Si lleva pasajeros verifique estado de conciencia.

f) Ayude a los pasajeros a salir del vehículo aplicando las normas de manejo y transporte de lesionados,

si no las conoce no manipule lesionados, deje estos procedimientos a los organismos de emergencia o

al personal que se identifique como médico, paramédico y/o enfermera.

g) Ubíquelos en un lugar seguro.

h) Realice las llamadas organismos de tránsito y al área de seguridad con el reporte de la novedad.

i) Si transporta equipos y/o sustancias químicas peligrosas verifique que no haya derrames y anuncie

esta novedad a los presentes.

j) Si se presentó derrames de sustancias químicas informe al personal de vías y socorro que lo auxilien.


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k) Realice tomas fotográficas y videográficas de la posición final de los vehículos y todas las huellas

dejadas por los vehículos involucrados sobre las vías, estas tomas son de uso exclusivo del conductor

y la empresa.

l) Tomar la mayor información posible sobre:

• El otro conductor (nombre, dirección, teléfono, profesión, cédula de ciudadanía, licencia de conducción,

vigencia de la misma).

• Características del otro vehículo (placas, marca, tipo, color, modelo, si está asegurado y con qué

Compañía).

• Del accidente: lugar exacto, hora, fecha, valor aproximado de los daños.

m) Espere que llegue la autoridad de tránsito o para levantar croquis.

n) No negocie arreglos por fuera de la ley.

o) Con los lesionados, procurar su atención inmediata y tomar nota de nombre, teléfono y dirección de

lesionados y testigos, tranquilizar a las personas que se encuentran atrapadas.

p) En ningún caso se puede transportar heridos en los vehículos de la empresa solicite siempre una

ambulancia, vehículo acondicionado para tal fin, si por la ubicación que requieran usar el vehículo

para transportar los lesionados siempre y cuando las lesiones hayan sido atendidas o cuando la

autoridad de tránsito autorice este movimiento y con acompañamientos de un profesional de la salud

o en su defecto una autoridad.

ACCIDENTE CON VÍCTIMA MORTAL:

Los actos urgentes son iguales que el accidente con lesiones, se actúa de la misma manera, la gran diferencia

es en la tipificación en el informe, y que el resultado es que una de las personas involucradas fallece en el

lugar de los hechos, en el traslado o bien en la clínica.

La atención igual es por SOAT de alguno o el vehículo que se vio involucrado en el accidente.

En el caso de que el afectado sea el conductor de la empresa, la atención se realizara por SOAT para el tema

de gastos médicos hasta el tope del mismo y funerarios en el caso grave.


TIPO DE DOCUMENTO:


NOMBRE:



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En estos casos la autoridad que realiza los procedimientos son las unidades de policía judicial llamadas

unidades de criminalística – unidades especializadas en el levantamiento de información técnica en

accidentes de tránsito con agentes de tránsito o Guardas de transito con funciones de policía Judicial, los

responsables de adelantar por parte del estado la investigación para presentarlos a un fiscal que es el

encargado de analizar las evidencias y según los hallazgos presentarlos al juez que es el encargado de

asignar las responsabilidades en el accidente de tránsito.

Actos que realizan las autoridades son iguales a los realizados en el accidente de tránsito con lesiones, solo

que se debe realizar de una manera más técnica y el laboratorio está dotado con más funcionarios y equipos

en las especialidades de la criminalística, una de las actividades adicionales es el traslado de los cuerpos

resultantes del accidente al Instituto Nacional de Medicina Legal, para que este establezca la causa y manera

de muerte.

Si el conductor no está lesionado o quede consciente, deberá realizar las mismas actividades que el caso de

las lesiones.

SEGUROS

• El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, para sus vehículos cuenta con las pólizas

exigidas por la ley.

•Todos los vehículos tienen su SOAT al día, ningún vehículo realiza recorrido sin que se compruebe la

veracidad de la documentación y vigencia de los documentos aportados, tanto del conductor como del

automotor.

En caso de presentarse un accidente de tránsito, los conductores están en la obligación de suministrar a las

autoridades competentes la documentación requerida para la atención de la víctima, con esto los conductores

del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Brindan la atención requerida y exigida por la

ley.


TIPO DE DOCUMENTO:


NOMBRE:



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En caso de que las víctimas o sus familiares se comuniquen con la empresa o el conductor solicitando,

medicamentos y/o atención médica, se deberá seguir con los protocolos respectivos, estos serán remitidos a

los centros médicos donde reposa la documentación para que sean atendidos por los especialistas y tengan

la atención respectiva.

En caso de que victimas soliciten indemnizaciones, Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio,

al contar con las pólizas de ley, siempre estará disponible a las citaciones de las autoridades y a una decisión

adoptada por los jueces de la república y en caso de ser declarados culpables, realizar los pagos por

intermedio de la aseguradora con la cual se han adquirido las pólizas de responsabilidad civil.

INVESTIGACION DE ACCIDENTES DE TRANSITO MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU

FONDO ROTATORIO

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, cuenta con el apoyo de la empresa INVERTEJ

S.A.

El comité de investigación de eventos viales está conformado por los integrantes del comité de seguridad vial

o sus representantes, quienes están capacitados para adelantar investigación y análisis de la información

recolectada tanto por el conductor como de los acompañantes con el fin de la toma de acciones pertinentes

y eficientes, de esta manera realizar las acciones pertinentes para que no se vuelvan a presentar estos casos

dentro de la Entidad.

La investigación debe arrojar:

• Lecciones aprendidas

• Capacitación sobre los hallazgos

• En casos graves la toma de acciones disciplinarias.

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia · PLAN CÓDIGO: GA-PL-01 NOMBRE:...

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