FUNCIONES DE COMITÉS LOGÍSTICOS

DIRECTOR LOGISTICO ( 1 ):

- Es el encargado de coordinar el funcionamiento de los diferentes comités logísticos.

- Debe programar reuniones con todos y cada uno de los jefes de comités para establecer

planes de trabajo, dificultades y necesidades.

- Durante el evento debe velar por el buen desarrollo del mismo y debe de tener la capacidad

de solucionar inconvenientes de última hora que puedan presentarse.

ASISTENTE DEL DIRECTOR LOGISTICO ( 1 ):

- Debe estar en la capacidad de remplazar al Director logístico en el caso que él no pueda

estar.

- Debe apoyar y colaborar con todas las funciones del Director Logístico

COMITE VOLUNTARIOS LOGÍSTICOS ( 68 ):

Cualquier persona que quiera colaborar con en el desarrollo del evento, será ubicada según su

interés y capacidad en los diferentes comités que funcionan en la olimpiada.

Una vez seleccionada su función quedará clasificado o en Voluntarios Técnicos o en

Voluntarios Logísticos.

Los Voluntarios Técnicos, son todos aquellos que tienen que ver con la parte competitiva, entre

ellos están los jueces, jefes de pruebas, guías de atletas, acomodadores, controladores de

entradas y salidas etc. Sus funciones específicas las encontrarán en las “Funciones por módulos

deportivos”. Los Voluntarios Logísticos, trabajan en determinados comités menos en los

deportivos y en los especiales. Sus funciones son básicamente apoyar el trabajo y cubrir las

necesidades que se presentan en los diferentes comités organizadores.

A continuación describiremos las funciones que pueden desempeñar los Voluntarios Logísticos

en los Comités:

Jefe de Comité de Voluntarios (1):

- Es la persona que coordina todo lo que tiene que ver con el voluntariado, en los diferentes

comités logísticos( Voluntarios, Alimentación y Hospedaje).

- Debe programar una reunión donde el objetivo principal sea el reclutamiento de

Voluntarios para los diferentes comités y la presentación de los objetivos y filosofía del

evento.

- Una vez asignadas las funciones programar reuniones y simulacros para que se familiaricen

con lo que será el evento y su tarea especifica.

- Crear un listado por comités que incluya el nombre, teléfono, función y disponibilidad de

tiempo de los voluntarios.

- Establecer las zonas de acceso y restricción según la función del Voluntario.

- Debe estar en permanente contacto con los jefes de los demás comités para establecer

necesidades de Voluntarios y solucionarlas a través del grupo de Reacción.

Voluntarios de Reacción (10) :

- Se refiere a un grupo de personas, que deben estar dispuestos a cumplir cualquier función,

según se presente la situación.

- Estarán ubicados en una carpa de la villa olímpica para apoyar a las delegaciones o

Comités en cualquier actividad o necesidad que requieran

Voluntarios de Alimentos y Bebidas (10):

- Aunque su función es del comité de alimentación, dependen directamente del jefe del

comité de Voluntarios

- Apoyan el trabajo de las Damas Voluntarias, son los encargados de repartir los refrigerios,

y organizar el comedor.

Voluntarios de Apoyo a Delegación (30):

- Aunque su función es del comité de hospedaje, dependen directamente del jefe del comité

de Voluntarios

- Acompañaran a las delegaciones durante todo el día de competencia pero no dormirán en

los hospedajes.

- Estos voluntarios apoyan la labor de los entrenadores y delegados.

- Es un Voluntario por Departamento.

COMITE DE TRANSPORTE:

Jefe de Voluntarios Transporte (1):

- Es la persona encargada de contactarse con el director de la empresa transportadora para

determinar:

Número de buses por Delegación o por Hospedaje.

Organización de los buses para el arribo y salida de las delegaciones.

Horarios para transportar las delegaciones al lugar de competencia.

Traslados especiales (por actividades recreativas programadas por la organización).

- Esta persona debe organizar previamente una reunión donde los conductores tengan una

charla sobre el evento, el retardo mental y conozcan a los acompañantes de Buses y de

Delegación.

- Debe hacer un listado de arribo terrestre y otra del arribo aéreo de las delegaciones para

comunicárselo al comité de hospedaje y alimentación y coordinar los voluntarios que

estarán recibiendo a sus Delegaciones.

Acompañantes de Buses (1 Por Bús):

- Son personas que tienen la misión de velar por que el transporte de cada delegación llegue

a tiempo a su lugar de origen.

- Se nombrará una persona por bus, quien deberá encontrarse con el conductor del bus antes

de llegar a los sitios de hospedaje, para recoger a las delegaciones y llevarlas a su sitio de

competencia.

- Cuando las jornadas de competencia terminen debe ayudar a controlar que todas las

personas del bus estén a la hora indicada para regresarlos al hospedaje.

- Deben ser personas con capacidad de tomar decisiones urgentes y resolver problemas,

como buscar un bus de remplazo, avisar oportunamente las fallas o inconvenientes que se

puedan presentar.

COMITE DE HOSPEDAJE:

Jefe de Voluntarios de Hospedaje (1):

- Se encargará de controlar el buen desempeño de las funciones.

- Programar reuniones donde el objetivo principal sea el reclutamiento de Voluntarios y la

presentación de los objetivos y filosofía del evento.

- Estar en comunicación permanente con los Voluntarios del Comité de Hospedaje, para

informarles sobre sitios, direcciones, rutas de acceso y necesidades.

Acompañantes de Delegación (14):

- Estarán con la delegación las 24 horas, incluyendo la estadía en el hospedaje. Este

voluntario debe contactarse con la persona responsable del hospedaje, para definir aspectos

como: horarios de desayuno y comida, áreas a las que no se tiene acceso, horarios para

dormir, zonas de recreación, etc. Estas personas serán responsables de recibir a su

delegación ya sea en el terminal o en el aeropuerto.

COMITE DE ALIMENTACION:

Jefe del Comité de Alimentación (1):

- Debe coordinar con el director de infraestructura & montajes, el sitio y los elementos

necesarios para el funcionamiento del comedor.

- Es la persona encargada de establecer con anterioridad el número total de personas para así

concretar el total diario de almuerzos y refrigerios (uno en la mañana y uno en la tarde).

- Debe coordinar con el contratista los horarios de los almuerzos.

- Estar comunicado con el Coordinador de refrigerios para establecer la elaboración,

organización y entrega de los mismos.

- Coordinar con las damas Voluntarias el sistema de entrega de Almuerzos y refrigerios a

cada una de las delegaciones en los horarios y sitios preestablecidos.

Coordinador de Refrigerios (1):

- Es la persona encargada de coordinar la elaboración, organización y entrega de refrigerios.

- Con anterioridad debe saber el número total de participantes, para planear, cantidad de

refrigerios, horarios de entrega y servicios especiales (entregar refrigerios fuera de los sitios

establecidos por motivos previamente autorizados).

- Coordinar según el arribo de las delegaciones la cantidad de refrigerios en cada uno de los

terminales.

Damas Voluntarias (15):

- Es un grupo de señoras que generalmente se encargan de elaborar y organizar los

refrigerios.

- Colaboran en la organización y entrega de almuerzos y refrigerios.

FUNCIONES DE VOLUNTARIOS ESPECIALES

DIRECTOR VOLUNTARIOS ESPECIALES ( 1 ):

- Es el encargado de coordinar el funcionamiento de los diferentes comités de voluntarios

especiales.

- Debe programar reuniones con todos y cada uno de los jefes de comités para establecer

planes de trabajo, dificultades y necesidades.

- Durante el evento debe velar por el buen desarrollo del mismo y debe de tener la capacidad

de solucionar inconvenientes de última hora que puedan presentarse.

ASISTENTE DEL DIRECTOR DE VOLUNTARIOS ESPECIALES ( 1 ):

- Debe estar en la capacidad de remplazar al Director en el caso que él no pueda estar.

- Debe apoyar y colaborar con todas las funciones del Director.

MEDIOS Y DIFUSION:

Jefe de Comité de Prensa (1):

- Es la persona encargada de contactar a los diferentes medios de comunicación e invitarlos a

hacer un cubrimiento del evento.

- Debe programar ruedas de prensa, para dar información sobre el evento.

- Debe anunciar permanentemente los reportes de prensa con los resultados de las

competencias.

- Debe preparar un paquete de prensa con la información general del evento, para

entregárselo a los diferentes medios, cuando lo soliciten.

Asistentes de Prensa (1):

- Deben apoyar y colaborar con el trabajo que realiza el jefe de prensa.

- Acompañar y ayudar en las ruedas de prensa y los reportes deportivos.

- Recibir a los medios de comunicación y guiarlos por los diferentes sitios de competencia.

- Recorrer los diferentes escenarios deportivos, buscando los últimos resultados deportivos.

Jefe de Publicidad (1):

- Es la persona encargada de coordinar y dirigir una propuesta publicitaria, que permita un

mayor reconocimiento de los atletas, mayor captación de espectadores, un mayor apoyo

para voluntarios y más ayuda económica para realizar el evento.

- Debe conseguir los patrocinadores y copatrocinadores del evento.

- Es el encargado de promover y difundir el evento el evento a través de avisos

publicitarios.

- Debe encargarse de la elaboración de vallas, pendones, pancartas etc. Con los logos de las

empresas vinculadas, para ubicar en los sitios de competencia.

Asistentes de Publicidad (2):

- Trabajan en equipo con el Jefe de Publicidad, elaborando la propuesta publicitaria.

- Deben visitar y tratar de vincular a las empresas como posible patrocinadores y

copatrocinadores.

Coordinador de Relaciones Públicas (1):

- Su trabajo puede dar como resultado un mayor reconocimiento para los participantes, más

espectadores, más apoyo para voluntarios y más ayuda económica para el evento.

- Debe hacer todo lo posible para que el público sepa lo que está pasando, cuándo, dónde y

quiénes son los participantes.

- Es el responsable de mantener una opinión pública favorable de la Olimpiadas y de

promover el evento.

SEGURIDAD:

La seguridad en los eventos de las Olimpiadas Especiales es de vital importancia, este comité

puede asesorar en las medidas de tráfico, situaciones de emergencia y protección de todos los

participantes, las instalaciones, los equipos.

Jefe de Comité (1):

- Es la persona encargada de contactar a todos los estamentos de seguridad para que se

vinculen al evento( policía, bomberos, cruz roja, transito, defensa civil).

- Debe programar reuniones para informar la filosofía del evento, así como las necesidades y

planes de trabajo.

- Es el puente de comunicación entre el organismo de seguridad y los comités de los juegos.

Por lo que debe reunirse con los diferentes comités, para establecer las necesidades de

seguridad de cada uno e informarlas a los estamentos.

Representantes de Grupos de Seguridad y Personal de Apoyo:

- Son las personas de los diferentes grupos de seguridad que van a colaborar en el evento.

INFRAESTRUCTURA Y MONTAJE:

Jefe de Comité ( 1 ):

- Es la persona encargada de adecuar y decorar todos los sitios para la Olimpiada.

- Debe trabajar junto con el Coordinador de Protocolo y el de Eventos Especiales, para ver

las necesidades de adecuación de espacio y llevarlas a cabo en el momento del evento

(Tarimas, aislamiento de zonas con vallas, Sonido en zonas especiales, carpas, etc.).

- Debe trabajar con el Jefe de Publicidad, para coordinar la postura de las pancartas, vallas y

pendones publicitarios en los diferentes sitios del evento.

Asistente del Jefe de Comité ( 1 ):

- Debe estar en la capacidad de remplazar al Jefe de Comité en el caso que él no pueda estar.

- Debe apoyar y colaborar con todas las funciones del Jefe de Comité.

- Es el responsable de coordinar la atención logística y controlar el trabajo de los auxiliares

de Montaje.

Auxiliares de Montaje ( 20 ):

- Es el grupo de personas encargado de hacer el montaje de toda la publicidad, las tarimas, el

sonido, y en general todas las modificaciones necesarias en los sitios de la Olimpiada.

PREMIACION:

Jefe de Comité Fides ( 1 ):

- Es la persona trabajará en equipo junto con el Coordinador de la organización responsable

de la premiación.

- Está encargado básicamente de atender los casos de series detenidas por protestas.

- Debe estar en contacto a través de un Radioteléfono con las carpas de reclamos, para

determinar los resultados de las protestas y dar paso a premiación a las series detenidas.

Coordinador Grupo colaborador ( 1 ):

- Es la persona encargada de coordinar el grupo de personas que van a manejar los módulos

de premiación.

- Junto con el grupo de trabajo debe planear la decoración y la adecuación de los módulos de

premiación.

- Debe encargarse de la parte logística de los módulos.

- Debe establecer el horario y las funciones de las personas que van a trabajar en el módulo.

Jefes de Módulo ( 3 ):

- Uno por cada módulo de premiación.

- Deben trabajar en equipo con el Jefe de Comité de Fides, para ayudar a solucionar los

problemas con las series protestadas.

- Deben velar por el buen funcionamiento del módulo.

- Verificarán que las series que entren a premiación entren completas (con planilla y # de

atletas y que salgan debidamente premiadas).

- Deben estar en comunicación con el coordinador de rotarios, para solucionar cualquier

dificultad que se presente.

Acomodadores ( 10):

- Son 4 personas por cada módulo de premiación grande y 2 para el pequeño.

- Son las personas encargadas de recibir las series de competencia que traen las guías de

atletas.

- Deben verificar que la planilla este diligenciada y los atletas estén completos.

- Una vez los reciban deben organizarlos en las sillas según el lugar que van a ocupar en el

podio, así:

8 6 4 2 1 3 5 7

- Una vez estén listos, deben pasarlos al podio y estar pendientes de que reciban la

premiación correcta, luego deben llevarlos a la carpa ubicada a la salida del módulo para

entregarlos a sus entrenadores.

- Deben estar pendientes de no pasar a premiación a las series detenidas por protestas.

Grupos de Trabajo ( 22):

- 8 y 6 personas por módulo.

- Son los encargados de organizar el módulo, coordinar la entrega de medallas y flores y

vigilar las entradas y salidas de los módulos.

Maestros de Ceremonias ( 3):

- Son las personas encargadas de anunciar las series premiadas.

- Debe con anterioridad estudiar la forma en que se hace la premiación junto con la música

(orden de nombramientos y dar la orden para que coloquen la música, la suspendan y suban

los atletas al podio).

COMITE DE FAMILIAS:

Coordinador Familias Fides (1):

- Es la persona que maneja el programa a escala nacional, y maneja la información de

cuantas familias van a asistir.

- Debe hacer la convocatoria y el conteo de las familias que van a asistir al evento.

- Junto con el Coordinador de Familias de Santa Marta debe programar las actividades

especiales para padres, durante la olimpíada.

- Está encargado de elaborar las escarapelas de las familias participantes.

Coordinador Familias Ciudad anfitriona (1):

- Trabaja en equipo junto con el Coordinador de Familias – Fides, en la programación de

actividades para familias.

- Debe reclutar un grupo de 30 padres de familia que estén dispuestos a trabajar en calidad de

voluntarios durante las olimpiadas.

- Debe intentar conseguir el mayor número de eventos, actividades y regalos para las familias

que van del resto del país.

- Junto con los Padres debe diseñar y financiar una camiseta que los identifique del Comité

de Familias

Familias Voluntarias ( 30 ):

- Su función será básicamente de Padres Anfitriones, ayudarán a dar información sobre

programación y sitios de competencias, actividades especiales para familias, etc.

- Pueden ayudar a conseguir charlas, conferencias y regalos para padres.

MANUAL LOGISTICO