MODELADO DE PROCESOS DE NEGOCIOS

Ingeniería de Procesos de Negocio

L.I. Ivette Jiménez Martínez

Procesos de Negocio

Proceso: Un conjunto de actividades

interrelacionadas de trabajo, cada cual con insumos y rendimientos prescritos;

Una serie de actividades convierte los insumos, que puedes ser:

Materiales Equipo Otros objetos tangibles

Procesos de Negocio

Proceso:

Tiene un principio y un fin bien definidos;

Por lo general atraviesa los límites funcionales de la organización

Características de los Procesos

Un proceso supone transformaciones de naturaleza física, de ubicación o transaccionales, además tiene características en común:

Titularidad definida con claridad: el propietario del proceso:

Responsable del rendimiento, costo, calidad y programa del mismo, además de cumplir con los objetivos y autoridad para modificar y mantener el rendimiento deseado

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Características de los Procesos

Límites: Principio y Fin del proceso;

Capacidad: Tasa de rendimiento de los procesos;

Documentación: registro detallado del flujo de trabajo en proceso;

Puntos de Control: regulan la calidad del trabajo o brindan retroalimentación;

Características de los Procesos

Eficacia: resultados reales contra los objetivos del proceso (mediciones internas y externas);

Eficiencia: productividad de las operaciones vs. recursos;

Flexibilidad: capacidad del proceso para ajustarse a los cambios;

Características de los Procesos

Mediciones: base estadística para controlar el flujo de trabajo y administrar las variaciones;

Acción Correctiva: corregir las variaciones naturales en un proceso.

Identificación de Procesos del Negocio

Influencias Organizacionales

Sistemas de organización Basados en proyectos No basados en proyectos

Culturas y estilos organizacionales Tienen influencia directa en el proyecto

Estructura organizacional

Alta Dirección

Gerencia Media

Supervisión

Operaciones

Plataformas

Jerárquicas

“Gaps”(Lagunas o Vacíos de

Comunicación)

Departamentos

Funcionales

Ven

tas

Sis

tem

as

Fin

an

zas

Islas

Operacionales

Modelo de algunas organizaciones:

Identificación de Procesos del Negocio

Individuos y organizaciones que están involucrados en las actividades de un proyecto, o que pueden resultar afectados por el desarrollo de las mismas

Deben identificarse y determinar sus necesidades

Pueden tener distintos niveles de poder e interés en el proyecto

Se deben manejar sus expectativas

Puede haber quienes apoyen o se opongan al proyecto

Identificación de Procesos del Negocio

Actores (StakeHolders)

Entre los principales Stakeholders se encuentran: Gerente de proyecto Cliente Organización que desarrolla el proyecto Usuario Patrocinador (Sponsor) Propietarios Proveedores y contratistas Agencias gubernamentales Miembros del equipo y sus familias Gerentes y miembros de áreas funcionales Oficina de proyectos Sociedad

Identificación de Procesos del Negocio

Refinar Roles y Responsabilidades

Identificación de Procesos del Negocio

Identificar los procesos actuales:

Conformar el Staff del proyecto

Identificar los de especial interés que satisfacen la necesidad del cliente – usuario (FODA y Cadena de Valor).

Identificación de Procesos del Negocio

Crear el proceso ideal:

Crear la meta y los objetivos del proyecto

Descripción del proceso ideal

Diagramar el proceso ideal

Analizar los requisitos: Normales Esperados Innovadores

Identificación de Procesos del Negocio

CMM del SEI:

LenguajeComún

Nivel 3Metodología

Singular

Control d

e

Proce

sos

Nivel 1

Conocimient

o

Básico

Nivel 5

Nivel 2Procesos

Comunes

Definici

ón

de

Proce

sos

Nivel 4Benchmarking

Mejora

de

Proce

sos

Realimentación

MejoraContinua

CMM = Capability Maturity ModelSEI = Software Engineering Institute

Identificación de Procesos del Negocio

CMM:• Tiene como propósito: Guiar a las

organizaciones en la selección de estrategias de mejora de procesos por medio de la:

– Determinación de su madurez de procesos actual

– Identificación de los aspectos más importantes para mejorar la calidad de sus procesos y productos

Identificación de Procesos del Negocio

CMM:• Es una herramienta metodológica que

permite mejorar la habilidad de la organización para cumplir las metas de costo, tiempo, funcionalidad y calidad del producto

• Utilizado en la organización para ganar control de sus procesos y para evolucionar hacia una cultura de excelencia en administración e ingeniería de proyectos

Resumen

CMM• No contempla

– Áreas de experiencia en dominios particulares de aplicación

– Alguna técnica de AP en particular– Cómo seleccionar, contratar,

motivar, y retener personal competitivo

• Es un marco de trabajo que permite dar dirección a la AP y los procesos inherentes

Resumen

CMM: Beneficios generales para la organización

• Mejoras en:– Productividad– Calidad interna y percibida por los clientes– Tiempos de entregas– Calidad de vida y moral del personal– Comunicación

• Reduce los tiempos extras• Ambiente de trabajo más estable• Menos rotación del personal

Gestión de proyectos

Gestión de Recursos

Materiales

Gestión de RecursosHumanos

Gestión de Administración y Finanzas

Definición Formalización Seguimiento

y controlTerminación

Presupuesto

Necesidades/ Deseos

Productos/ Servicios

Principales procesos de negocio

Identificación de Procesos

Proveedores 8M´s Cliente•Management•Materials•Methods•Manpower•Machines•enviromental Media•Money•Measurement

Identificación de Procesos

Identificar criterios claves de los clientes

Estudiar formas: Qué, Por qué,

Cuándo, Quién, Dónde, Cuánto,

Cómo

Oir propuestas de expertos en el tema

Seleccionar el método

aprobado

Proceso:

Diseño Sistem

as

Diagrama de Árbol “Proceso”

¿Qué?

Objetivo

Proceso a

Proceso b

Proceso n

Actividad 1

Actividad 2

Actividad m

Opción 1

Opción 2

Opción I¿Qué?

¿Cómo?

¿Qué?

¿Cómo?

¿Cómo?

Nivel 0

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

Ejemplo

Una compañía fabrica productos bajo demanda (siguiendo un esquema Just in Time).

Los objetivos estratégicos de dicha compañía incluyen: Satisfacer un pedido de un cliente,

Incrementar en un 25% las ventas o Disminuir el tiempo de fabricación en un 15%.

Ejemplo

El objetivo Satisfacer un pedido de un cliente puede ser dividido en objetivos particulares tales como:

Registrar Pedido de Cliente, Fabricar Producto Pedido, Gestionar Almacén y. Realizar Pedidos a Proveedores.

Éstos serán los objetivos que utilizaremos para definir nuestros procesos de negocio.

Diagrama de CU de Negocio

Fabricar producto

Gestionar Almacen

Cliente Registrar pedido

ProveedorGenerar pedidos a proveedores

Un caso de uso es una técnica para la captura de requisitos potenciales de un nuevo sistema o una actualización de software. Cada caso de uso proporciona uno o más escenarios que indican cómo debería interactuar el sistema con el usuario o con otro sistema para conseguir un objetivo específico.

Representación y Descripción de los Procesos de Negocio

“Aquello que no se entiende

no se puede representar... Y

viceversa”

Anónimo

¿Para qué representar un Proceso de Negocio?

Complejidad inherente de las Empresas

Diferentes grupos de clientes, unidades de negocios, gente, recursos y sistemas.

Diferentes (y numerosos) procesos que

interactúan de manera aparentemente caótica.

Cambio de los procesos de negocio implica confrontar la complejidad de la empresa.

¿Para qué representar un Proceso de Negocio?

Objetivo de la representación

Introspección de la estructura de los procesos de negocio y sus relaciones

Creación de modelos de procesos de negocios

Definición de varios niveles de detalle organizacional para identificar “cuellos de botella” y valorar consecuencias de cambios

Análisis detallado de los modelos y mantenimiento a través de métodos formales

Representación de un Proceso de Negocio

IDEF (Mayer and deWitte, 1998), usado por el departamento de Defensa de los Estados Unidos

Métodos de compañías particulares: ARIS

(Architecture of Integrated Information Systems)

Método de ATT que utiliza en sus metodologías de mejora continua (AT&T Quality)

Diagramas de actividades y casos de uso del lenguaje de modelado unificado UML

Representación de un Proceso de Negocio

En términos genéricos, todos ellos muestran de manera gráfica:

Las entradas o eventos de activación de un proceso de negocio;

Las actividades que se realizan en el proceso;

Los actores;

Entidades organizacionales y personas que las realizan; y

Los resultados, servicio, producto, reportes, etc., que se obtienen con el proceso

Diagrama de Flujo

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Diagrama de Flujo

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Clientes<<Role>>

Comercial<<Role>>

**

Jefe Tecnico<<Role>>

**

Jefe Produccion<<Role>>

** **

Diagrama de roles para el Casos de Uso de negocio Registrar

pedido

Cliente Comercial Jefe Técnico Jefe Producción

1: Dar curso al pedido

2: Estudiar pedido

3: Analizar la fabricación del producto

4: Planificar la producción

5: Informar del análisis del producto

6: Aceptar pedido

Diagrama de secuencia para el CU de negocio Registrar pedido