MODELADO III Arquitectura de Procesos

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UTVTTECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIN

UNIDAD IIIArquitectura de procesos.MSC. P. NORMA MAYA PREZ

Arquitectura de Procesos

EL MARCO DE REFERENCIA DE ZACHMAN

(Zachman, 1987) es una herramienta de pensamiento que permite organizar, clasificar y analizar las diferentes descripciones arquitecturales o artefactos de una empresa (modelos de estrategia, organigramas, modelos de procesos, modelos de flujos de trabajo, modelos de datos, reglas de negocio, diagramas de aplicaciones, diagramas de redes, especificaciones de programas, etc.).

Perspectivas y Dimensin de PAD.D i m e n s i o n e s

P e r s p e c t i v a sR O L Nivel del SI

Perspectivas

El Planeador Se ocupa del contexto de la empresa, de su entorno competitivo, de las fuerzas internas y externas que influyen en su competitividad, del posicionamiento de sus productos y servicios, que lo obligan a especificar sus alcances a largo plazo; esta perspectiva cubre los componentes del nivel estratgico.

Perspectivas

El Dueo Se interesa en la operacin del negocio, para lo cual requiere del modelado de la empresa mediante modelos de procesos, de flujos de trabajo, de logstica empresarial, de modelos semnticos y de planes de negocio que le permitan controlar la operacin de la empresa; esta perspectiva se centra en el proceso de negocio, por lo que constituye en buena medida el nivel de procesos.

PerspectivasEl Diseador Tiene que ver con la especificacin de los planos conceptuales de los sistemas de informacin que se requieren para soportar la operacin de los procesos.

PerspectivasEl Constructor

Se encarga del ensamblado y fabricacin de los diversos componentes de los sistemas de informacin de acuerdo con las restricciones de la tecnologa utilizada.

PerspectivasEl Programador

Trabaja en la fabricacin de los componentes de acuerdo con las especificaciones del constructor.

DimensionesEl DatoResponde a la interrogante Qu?, para la perspectiva del: planeador se refiere a la lista de cosas importantes para el negocio como clientes, proveedores, productos, servicios, contratos, facturas, etc.; conforme se va descendiendo a las perspectivas inferiores se van teniendo diferentes descripciones relacionadas con la visin particular de cada perspectiva,

Dimensiones

El dueo ve las cosas como entidades representadas en un modelo conceptual que caracteriza el negocio, pero al diseador le interesa un modelo lgico que pueda conducir a una base de datos para su almacenamiento correspondiente, Lo que la visin del constructor transforma en un modelo fsico como una tabla de base de datos, Que para el programador ser una entidad de almacenamiento como un archivo o un registro.

DimensionesLa funcin

Se

ocupa de la pregunta Cmo?, cubriendo desde la lista de procesos esenciales del negocio (perspectiva del planeador), su modelado correspondiente (dueo), hasta la especificacin de los programas (programador) asociados a la funcionalidad de negocio.

Dimensiones

La ubicacin Representa el Dnde?, reflejando desde la lista de las localidades donde se ubica el negocio (perspectiva del planeador), su modelado logstico (dueo), hasta la configuracin de las direcciones de red (programador).

Dimensiones

La Persona Tiene que ver con el Quin?, considerando la lista de unidades organizacionales importantes para el negocio (planeador), su modelo de flujo de trabajo (dueo), hasta la especificacin de las restricciones de seguridad (programadores y usuarios).

Dimensiones

El Tiempo Captura el Cundo?, incluyendo desde la lista de eventos importantes para el negocio planeador), su modelo de planeacin operacional (dueo), hasta la especificacin de temporizadores (programador).

Dimensiones

La Motivacin Explica la interrogante Por qu?, abarcando desde la lista de objetivos y metas (planeador), su plan de negocio para operar la empresa (dueo), hasta la especificacin de las reglas de negocio correspondientes (programador).

Mtodo para construccin de PAD.

Pasos:

Captura del Organigrama; Modelado de la Vista Horizontal; Modelado de la Configuracin de Valor, y (cadena de Valor) Modelado de la Arquitectura de Procesos (PAD).

CAPTURA DEL ORGANIGRAMAEste paso sirve de introduccin a la empresa, se entienden su forma de organizarse y su cultura corporativa, se identifican las personas clave en la operacin. El Organigrama de una empresa muestra la forma en sta se organiza para realizar el trabajo requerido en los niveles operacional, tctico y estratgico agrupamientos funcionales proporciona una vista vertical de la empresa. Su artefacto se ubica claramente en la dimensin Persona (Quin)

MODELADO DE LA VISTA HORIZONTALEntendimiento detallado de la operacin de la empresa. El Diagrama de la Vista Horizontal proporciona informacin que no es posible extraer del Organigrama. Fundamentalmente da respuesta a tres preguntas cruciales: Qu hace la empresa? Cmo lo hace? Para quin lo hace?

(Rummler et al., 1995)

MODELADO DE LA VISTA HORIZONTALPasos: 1. Se coloca el bloque de los clientes del lado derecho, el de los proveedores del lado izquierdo y el de la empresa en el centro. 2. Se identifican claramente los productos/servicios que provee la empresa (el Qu hace), los clientes especficos a los que les surten (el Para Quin lo hace) y los proveedores particulares de los que reciben bienes o insumos;

MODELADO DE LA VISTA HORIZONTAL3. Se traslada el organigrama de la empresa en cuestin al bloque central, se acomodan las diversas unidades organizacionales respetando la estructura jerrquica; 4. Se identifica, dibuja, nombra y numera la secuencia de flujos de trabajo que intervienen en la operacin de la empresa (el Cmo lo hace) .

MODELADO DE LA VISTA HORIZONTALDiagrama de Vista HorizontalEmpresaEntradasUnidades Organizacionales

Cmo lo hace? Capital

Materia Prima

SalidasProductos Y Servicios Clientes

Proveedores

Tecnologa Recursos Humanos

Qu hace?

PedidosPara quin lo hace?

El diagrama centra su atencin en los clientes, a diferencia del organigrama que privilegia la relacin con el jefe. El artefacto se ubica entre las dimensiones de Datos (productos, servicios, clientes proveedores) y Funciones (flujos de trabajo).

MODELADO DE LA CONFIGURACIN DE VALOR (CADENA DE VALOR)

Actividades primarias. Actividades secundarias

Para hacer el modelado se procede de la siguiente manera: i) se elige la configuracin de valor apropiada; ii) Para cada una de las actividades primarias se anota la secuencia lgica de actividades de negocio que las soportan; es importante validar meticulosamente este procedimiento con algn directivo clave. iii) Indicar las actividades secundarias como puntos de apoyo para la organizacin.

CADENA DE VALOR GENRICA (Porter)INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA

ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS, FINANZASDESARROLLO TECNOLGICO ABASTECIMIENTO

LOGISTICA LOGISTICA MERCADOTECNIA Y OPERACIONES SERVICIO VENTAS DE ENTRADA DE SALIDA

Administracin de mercadotecnia

Publicidad

Administracin de la fuerza de ventas

Operaciones de la fuerza de ventas

Literatura tcnica

Promocin

MODELADO DE LA ARQUITECTURA DE PROCESOS

Aqu se identifican, modelan y definen los procesos esenciales de la empresa, los cuales se encuentran dentro de las actividades primarias de la cadena de valor elegida.

Para identificar los procesos esenciales se procede de la siguiente manera:

MODELADO DE LA ARQUITECTURA DE PROCESOSi) Las actividades primarias se recorren de izquierda a derecha.

ii) Centrando la atencin en las actividades de negocio, se identifica la primera actividad de negocio como el punto inicial de un proceso.

MODELADO DE LA ARQUITECTURA DE PROCESOSiii) Al continuar el recorrido hacia la derecha las actividades de negocio se van cotejando para discernir si pertenecen a una misma agrupacin lgica y, al mismo tiempo, tambin se determina si alguna corresponde al punto final de un proceso (en buena medida por sentido comn de una secuencia lgica que inicia en un punto y termina en otro).

MODELADO DE LA ARQUITECTURA DE PROCESOSiv) se le asocia un nombre al proceso identificado; v) se continua con el recorrido hasta terminar con todas las actividades de negocio consideradas. * Es importante validar meticulosamente este procedimientocon algn Directivo clave de la empresa.

Caso de EstudioSe presenta un Centro de Distribucin de una Cadena de Tiendas Departamentales, al que denominamos simplemente CENTREX.

Organigrama de CENTREXSolo analizaremos el rea que describe el proceso y quien esta dirigida por una Gerencia que coordina el trabajo de siete reas funcionales: Recepcin de Mercancas, Bodegas, Control Unitario, Aduana, Repartos y Envos, Entrega, y Monitoreo. A su vez, el rea de Bodegas incluye siete almacenes especializados: Alfombras, Muebles 1, Muebles 2, Importaciones, Sonido y Cocinas, Lnea Blanca y Marcas y la Bodega Virtual. Su nmero total de empleados actualmente es de 250, en la figura 5 se ilustra su Organigrama

ORGANIGRAMAGerencias Alfombras Muebles 1Recepcin de Mercanca

Muebles 2 Bodegas ImportacionesControl Unitario

AduanaRepartos y Envos

Sonido y Cocinas

Monitoreo

Repartos

Lnea Blanca y Marcas Propias

Envos

Bodega Virtual

LA VISTA HORIZONTAL DE CENTREX

Para el caso particular de esta organizacin: el Qu se hace? corresponde al servicio de entrega de mercancas, el Para quin se hace? tiene como destinatarios a las Tiendas y a los Clientes; finalmente, el Cmo se hace? se refiere a la manera particular en que se establecen los flujos de colaboracin entre las diferentes unidades organizacionales . Considerando que tienen un SI CUM que permite controlar estas operaciones y RETEK para compras.

LA VISTA HORIZONTAL DE CENTREXEl rea de Compras de la Cadena Departamental genera y enva las rdenes de compra a sus proveedores; posteriormente, la llegada de mercancas 1 dispara las actividades del rea de Recepcin de Mercanca, entre las cuales destacan la generacin de etiquetas 2 y el registro de las mercancas 3 arribadas, haciendo uso del Sistema RETEK; enseguida se trasladan las mercancas 4 a su almacn correspondiente. Al da siguiente, el sistema RETEK transfiere dicha informacin 5 al Sistema CUM; a continuacin el Sistema CUM genera las etiquetas de ubicacin 6 correspondientes y recibe la informacin referente a la ubicacin precisa de las mercancas. Cuando un Cliente I o una Tienda en particular solicitan cierta mercanca, consultan el Sistema CUM y realizan su separado 7 respectivo; posteriormente, Control Unitario se encarga de solicitar su traslado 8 hasta el rea de Repartos y Envos 10, pasando por la Aduana 9. Una vez all se transporta 11 a las tiendas solicitantes se entrega directamente 12 en el domicilio de los clientes. Normalmente en este punto debera de terminar el compromiso de CENTREX, pero es posible que existan situaciones de entrega fallida y se tenga que regresar la mercanca 13 al rea de Repartos, la cual la transfiere 14 a la Bodega Virtual para su resguardo correspondiente. Cuando se den las condiciones para que dicha mercanca pueda ser reenviada, sta ser trasladada 15 al rea de Repartos.

MODELADO DE LA VISTA HORIZONTAL10 11 9 7

8

Separado de Mercanca

11 6 12 5Registra Informacin Inf. Para reenvio15 14

4Traslado de Mercanca

Mercanca

13 1Regreso de Mercanca

2

Registra Mercanca

3

RETEKColoca orden de Compra

Genera orden de Compra

El diagrama nos da una idea precisa de la forma en que colaboran las diversas unidades organizacionales; estas relaciones de colaboracin se realizan va el intercambio de flujos de informacin y/o de mercancas.

LA CADENA VALOR

Coteja FacturaEtiqueta

Ingresa Mercanca

Separa Mercanca

Clasifica Mercanca

Ubica Mercanca

Traslada Mercanca

Planificar rutas Carga y entrega

Acepta/Rechaza Mercanca

Autoriza salida

Recibe Mercanca

Controla Mercanca

Entrega Mercanca

MODELADO DE LA ARQUITECTURA DE PROCESOS (PAD)

El diagrama de la arquitectura de procesos de CENTREX se obtiene al esquematizar los procesos identificados en las actividades primarias de cadena de valor, identificando y representando los flujos de coordinacin entre ellos y con clientes y proveedores.

Descripcin de PADEl evento Llegada de Mercanca 1 es el punto de partida para las actividades de Recepcin de mercanca. El proceso primero revisa que la factura entregada por el proveedor tenga correctos los datos fiscales; a continuacin coteja la igualdad entre la factura y la orden de compra; enseguida genera las etiquetas para las mercancas indicadas, realizando su descarga, revisin y resguardo en el almacn correspondiente; finalmente, genera etiquetas para la ubicacin consistente de las mercancas, registrando su lugar preciso (almacn, fila, posicin), activando as el evento Resguardo de Mercanca 2. En este momento las mercancas arribadas no slo tienen presencia fsica en el sistema sino tambin espacial.

Descripcin de PAD

El Proceso Controla Mercanca es el corazn de la actividad operativa de CENTREX, pues mantiene interaccin tanto con Ventas como con Recibe y Entrega Mercanca. Es l quin coordina la operacin de los otros procesos. Este inicia con el separado de mercancas por parte de Ventas y autoriza su salida e indica su entrega al cliente o tienda correspondiente. Su propsito es mantener visibilidad consistente con los procesos de Ventas, Recibe y Entrega Mercanca.

Descripcin de PADCuando algn vendedor recibe un pedido de un cliente I, genera un evento de Separado de Mercanca 2, disparando as el proceso Controla Mercanca, el cual activa a su vez el evento Mercanca a Enviar 4 que dispara el proceso Entrega Mercanca, causando con ello el flujo de la mercanca desde el almacn de resguardo hasta el domicilio del cliente.

Descripcin de PADEl Proceso Entrega de Mercanca interacta constantemente con los clientes. Su propsito es hacer llegar las mercancas solicitadas a los clientes en el menor tiempo posible. El proceso inicia con la llegada de mercancas y su informacin respectiva al rea de repartos, enseguida especifica la ruta, carga el camin y entrega al cliente. Su propsito es entregar las mercancas correctas y completas en el menor tiempo posible.

Descripcin de PADA la llegada del evento Mercanca a Enviar 4, el proceso inicia los preparativos para el armado de las rutas de entrega, verificando que las mercancas estn completas, en buen estado y que correspondan a los clientes indicados; finalmente, transporta las Mercancas + Facturas 5 y 6 y las entrega a los clientes sealados.

PAD de CENTREX

Separado de Mercanca

Llegada de Mercanca Acepta

Resguardo de Mercanca

MercancaMercanca a enviar

Pedido

Provee dores

Rechaza

Mercanca + Factura

Construccin PAD Estudio de Caso: ProyectoFecha de entrega: