EMPRESA DE DISTRIBUCION ELECTRICA LIMA NORTE SOCIEDAD ANONIMA AMPLIADA (EDELNOR S.A.A.) Lima, Perú, enero 2 005.

TÍTULO DEL TRABAJO: MODELO DE AUDITORIA AMBIENTAL PARA UNA

EMPRESA DE DISTRIBUCION ELECTRICA

Autor/es: Raúl Alberto Chávez Alvarez - Ing. Electricista y Administrador Empresa o entidad: EDELNOR S.A.A. Cargo: Jefe Sección Mantenimiento Preventivo

DATOS DE LA EMPRESA Dirección: Jr. César López N° 201, Maranga, San Miguel, Lima Código Postal: 51-1- Teléfono: 517-2866 Fax: 517-2912 E-Mail: rchavez@edelnor.com.pe

PALABRAS-CLAVE: AUDITORIA AMBIENTAL – COMITÉ TECNICO AMBIENTAL – GESTION AMBIENTAL – NO CONFORMIDADES - OBSERVACIONES

MODELO DE AUDITORIA AMBIENTAL PARA UNA EMPRESA DE DISTRIBUCION ELECTRICA OBJETIVO

CONCLUSIONES

Proponer un modelo de auditoría ambiental interna para una empresa de distribución eléctrica moderna, competitiva e interesada en el medio ambiente, que le permita cumplir con su política ambiental, optimizar la efectividad de sus recursos profesionales, técnicos y económicos e infraestructura, mediante la conformación y preparación de equipos multidisciplinarios de auditores internos capacitados, para lograr la sensibilización del personal de la organización en los asuntos ambientales, el análisis y desarrollo de auditorías internas, la selección de las áreas clave a ser auditadas, los costos asociados, el impacto en la comunidad, etc; cuya meta sea ser una empresa líder en el tema ambiental en su ámbito local y nacional y obtener la certificación ISO 14001.

⇒ El modelo óptimo de auditoría ambiental interna para una empresa de distribución, establece la planificación de un mínimo de dos auditorías que garanticen la preparación de la organización para cumplir y afrontar con éxito la legislación y las normas internas medio ambientales.

⇒ El modelo determina utilizar como auditores internos los recursos profesionales y técnicos internos de la misma empresa porque conocen más de cerca y mejor que un auditor externo el desenvolvimiento de las diversas actividades de la empresa, así como sus fortalezas y debilidades. De otro lado se optimiza tiempo y costos de implantación del SGA.

⇒ El presente modelo puede ser utilizado por otras empresas para ser lideres en el tema ambiental y obtener una certificación ISO 14001, como es el caso de la experiencia que nos ocupa.

METODOLOGIA Es posible lograr cumplir perfectamente con la legislación eléctrica en armonía con el medio ambiente de un país así como con las normas ambientales que una empresa de distribución internamente establezca, es decir; brindar un servicio de calidad, con un desarrollo sostenible, minimizando la afectación al medio ambiente y a la comunidad, a un elevado costo; por estar asociado a inversiones en nueva tecnología, plan de obras y de mantenimiento de la infraestructura, riguroso control operacional de los aspectos ambientales significativos y la atención oportuna de las quejas ambientales que ocurren.

La clave para esto último ocurra, es contar con equipos de auditores internos competentes que en coordinación con el Area de Gestión Ambiental de la empresa, establezcan Planes de Auditoría Interna para cada uno de los procesos de la empresa, consistentes en analizar y determinar los aspectos ambientales significativos evaluados por cada una de las áreas, en especial de aquellas áreas claves: gestión ambiental, mantenimiento, obras, servicios generales, contratistas. El modelo de auditoría propuesto, esta basado en maximizar el control operacional de aquellas actividades clave de la empresa a un costo razonable, para alcanzar resultados ambientales concretos.

Luego de haberse implantado el Sistema de Gestión Ambiental en una empresa, el Comité Técnico Ambiental (CTA) conformado por todos los Jefes de Area, Sección y de Departamento dentro de un plazo que no debe exceder los 6 meses, conforman los equipos de auditores internos del CTA que programan una primera auditoría interna para toda la empresa, mediante el cual identifican las principales debilidades: No Conformidades (NC) y Observaciones (O) de cada una de las áreas y determinan las recomendaciones que cada una de ellas debe implementar para lograr los objetivos y metas trazadas en función a la Norma ISO 14001.

El resultado que arroja esta primera auditoría interna difiere para cada área, dependiendo del interés que haya puesto cada Jefe Responsable en sensibilizar a su personal y brindar las directivas para cumplir la legislación y las normas ambientales internas en un plazo perentorio.

RESULTADOS En cada una de las dos auditorías internas realizadas, cada una de las Areas de la empresa elabora las fichas de seguimiento y establece un cronograma de actividades para levantar las NC

y O en un período definido, bajo la responsabilidad del Jefe de Area con el asesoramiento del Responsable de Gestión Ambiental de la empresa, quien a su vez hace el seguimiento para verificar su avance hasta su subsanación final.

MODELO DE AUDITORIA AMBIENTAL PARA UNA EMPRESA DE DISTRIBUCION ELECTRICA 1. INTRODUCCION Al hablar de auditoría ambiental, tenemos que referirnos en primer lugar a la legislación ambiental nacional e internacional relacionada con el tema existente en cada país por cada actividad y a la voluntad expresa de la empresa de cumplir dicha legislación. En la mayoría de los casos se encuentra que las principales No Conformidades (NC) y observaciones (O) detectadas en las diversas áreas se produce principalmente como consecuencia de los siguientes fatores:

- Falta de una mayor difusión y comunicación de los temas ambientales entre el personal y a las diversas áreas

- Falta de control operacional y registros en el manejo de residuos - Descuido de ciertas jefaturas en implantar oportunamente las medidas ambientales

Existen NC y O genéricas que involucran a todas o varias áreas de la empresa y son ocasionadas porque no se ha interpretado bien la norma ambiental, a la falta de una debida comunicación o que no se ha logrado involucrar como debería ser a los contratistas, situaciones que pueden llegar a generar ciertas frustaciones entre los integrantes de la organización o de áreas que si han logrado cumplir con los resultados esperados. Al iniciar el proceso ambiental, generalmente los integrantes de una empresa lo tratan de asociar al tema de especificación en los contratos, mayor burocracia y requerimiento de mayores recursos económicos. Luego de haber atravesado la experiencia de un proceso de implantación del SGA en una empresa de distribución, se verifica que los contratos y documentos no contituyen mayor problema al acordarse si fuese necesario un adendum al contrato, se aprovecha la ocasión para sistematizar toda la documentación inherente, agrupando o consolidando todos los formatos de manera de evitar nuevos documentos o doble papeleo y al final quedan ordenadas las actividades y se reducen los costos. La confiabilidad de la auditoría puede ser medida a través de los índices de desempeño y tiene dos orientaciones: el registro de los resultados de las auditorías pasadas y las predicciones de confiabilidad para aprobar una auditoría externa. Para lo cual se debe llevar un registro estadístico de seguimiento de las auditorías pasadas, con las cuales se evalúa el desempeño de las áreas auditadas así como de los propios auditores. Estos datos son suficientes para calcular los índices de confiabilidad y determinar el comportamiento que tendrán las áreas basándonos en su desempeño pasado y nos ayuda para tomar una decisión más exacta sobre la frecuencia que deben existir entre auditorías. Para una empresa de distribución lo fundamental es satisfacer las necesidades de sus clientes, con los mejores niveles de calidad y conservación del medio ambiente, previendo la mayor rentabilidad para sus accionistas. Con este enfoque, se requiere invertir capital, sólo donde cuando se necesite, siempre buscando prestar el mejor servicio, pero sin incurrir en gastos que

posteriormente no van a a dar la rentabilidad correspondiente por no estar reconocidos por la tarifa. Hasta la implantación de la legislación ambiental en la mayoría de los países, era habitual que las empresas practicaran un control operacional de sus residuos básico, basado en el cumplimiento de las ordenanzas municipales, en evitar la aplicación de multas por la municipalidades y a la Fiscalización del organismo regulador que generalmente se limitaba a verificar el cumplimiento del Programa Anual de Medio Ambiente (PAMA) y a insistir las veces que fuese necesario en las O donde no existía consenso o acuerdo en cuanto a los descargos presentados por la empresa distribuidora. En general los resultados han sido satisfactorios, pero esta solución no siempre sería la más económica, ya que conforme se ha ido incrementando la legislación ambiental, las obligaciones así como los reclamos ambientales de los clientes también han aumentado gradualmente. En el trabajo se incluye como estrategia vital el nivel administrativo y técnico que deben tener los auditores que componen los equipos de trabajo, sobre la confiabilidad del Sistema de Gestión Ambiental (SGA). Desde que la empresa tomo la decisión de encarar el tema ambiental, el control operacional de las áreas claves y se fija como meta obtener una certificación, toda la organización se debe involucrar y como resultado del mismola empresa debe certifciar. Es así que somos la primera empresa de distribución eléctrica en el Perú que ha logrado obtener la certificación ISO 14001 en el año 2 004 en todas las actividades, es decir en: mantenimiento, obras, conexiones, servicios generales, control de pérdidas, áreas comerciales, legal, finanzas, recusos humanos, servicios generales, informatica, centrales hidroeléctricas, etc. En base a las auditorías internas periódicas se determinan las debilidades de todas las áreas en un período. Las auditorías no solo deben ser vistas desde el punto de vista técnico o económico. El criterio para seleccionar cuándo, donde y cómo debe realizarse una auditoría, tiene que ser un juicio que reúna ambos parámetros, puesto que la empresa tiene que pagar las pérdidas de credibilidad e imagen pública, multas y sanciones que la falta, omisión o ausencia de un sistema de gestión ambiental acarrea o pagar la labores propias de la auditoría. Por ello el costo total sera para la empresa la suma del costo de la auditoría y el costo que tienen levantar las deficiencias, teniendo en cuenta que a mayor auditoría, menores posibilidades de deficiencias, pero mayores auditorías conlleva también a utilizar horas disponibles del personal auditor que normalmente son ocupadas a las tareas propias de su responsabilidad, lo cual puede llegar contraproducente si se llegara a descuidarlas. El valor mínimo de la suma de estas dos variables determinará el ciclo óptimo de las auditorías. 2. OBJETIVOS Y ALCANCES DEL TRABAJO Los objetivos generales del trabajo de las auditorías es: a) Fomentar el desarrollo de una cultura ambiental empresarial que proteja el medio ambiente. b) Proponer un modelo de auditoría ambiental interna para una empresa de distribución eléctrica

moderna, competitiva e interesada en el medio ambiente, que le permita cumplir con su política ambiental, optimizar la efectividad de sus recursos profesionales, técnicos y económicos e infraestructura, mediante la conformación y preparación de equipos multidisciplinarios de auditores internos.

c) Los auditores deben estar capacitados para apoyar en lograr la sensibilización del personal de

la organización en los asuntos ambientales, el análisis y desarrollo de auditorías internas, la

selección de las áreas clave a ser auditadas, los costos asociados, el impacto en la comunidad, etc;

d) Distinguir a las empresas que a través de su plan de acción y de las auditorías han aceptado la

responsabilidad voluntaria de proteger sus trabajos, a la comunidad y al ambiente en general, mediante del otorgamiento de un certificado. Una de las metas de una empresa líder en su ámbito local y nacional, es obtener una certificación ambiental ISO 14001.

Los objetivos específicos son: a1) Establecer un ciclo óptimo de auditoría para las áreas piloto, que determine acciones a realizar para lograr la máxima disponibilidad del sistema de gestión ambiental y que ayude a establecer pautas para las siguientes auditorías. b1) Adaptar una función de costos que rija la auditoría centrada en la confiabilidad de las áreas clave, a partir de la evaluación de los resultados de la auditoría. c1) Se pretende describir una metodología para la evaluación de indicadores de confiabilidad por áreas, teniendo en cuenta los parámetros que establece la norma ISO 14001, para posteriormente, con estos índices, determinar un modelo matemático que correlacione los costos de las áreas clave, con el fin de optimizar los recursos disponibles para la planeación, organización y programación de las labores de auditoría. 3. TERMINOLOGIA PRINCIPAL UTILIZADA EN LAS AUDITORIAS

• Ambiente: Interior y entorno en el cual una organización opera. Incluye el aire, el agua, la tierra, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones

• Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una

organización que pueden interactuar con el ambiente.

• Auditoría (Ambiental o del SGA): Proceso de verificación sistemático y documentado orientado a obtener y evaluar objetivamente evidencias que permitan establecer si el sistema de gestión ambiental de una organización se ajusta a los criterios de auditoría del SGA establecidos por la organización, y para comunicar los resultados de este proceso a la gerencia.

El sistema incluye las actividades que por su naturaleza constituyen un riesgo potencial para el medio ambiente y las derivadas de las medidas para prevenir o actuar en caso de contingencias o emergencias ambientales, el personal involucrado y los conceptos que los norman y se contienen en los documentos aceptados por la empresa.

• Auditado: Son los jefes y trabajadores del cualquier área de la empresa que atienden y

afrontan ante los auditores el plan de auditoría propuesto. Deben hablar con la verdad y procurar no contestar unicamente lo que pregunta o averigua el auditor.

• Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el ambiente, se adverso o beneficioso,

resultante de manera total o parcial de las actividades, productos o servicios.

• Mejora Continua: Proceso de intensificación del sistema de gestión ambiental para la obtención de mejoras en el desempeño ambiental general, de acuerdo con la política ambiental de la organización.

• Meta Ambiental: Requisito detallado del desempeño, cuantificado en lo posible, aplicable a la organización o a parte de la misma, que tiene su origen en los objetivos ambientales y debe ser establecida y cumplirse a fin de alcanzar dichos objetivos.

• No Conformidad: Son los incumplimientos de la legislación ambiental vigente al cual esta

obligada a cumplir la empresa. En las etapas de certificación fase inicial y principal cualquier no conformidad que se detecte es causal para que la empresa no certifique hasta subsanar y solicitar una nueva oportunidad.

• Sistema de Gestión Ambiental (SGA): Parte del sistema general de gestión. Incluye la

estructura organizacional, planificación de actividades, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos para desarrollar, implementar, llevar a efecto, revisar y mantener la política ambiental

• Observación: Son los incumplimientos o desviaciones administrativas y técnicas menores

de las normas ambientales vigentes.

• Política Ambiental: Declaración por parte de la organización de sus propósitos y principios en relación a su desempeño ambiental general, la cual constituye el marco de referencia para la acción y definición de sus objetivos y metas ambientales.

4. POLITICA, MANUAL, PROGRAMA Y NORMAS AMBIENTALES AUDITABLES Los documentos fueron revisados por el Comité Técnico Ambiental de la empresa, aprobándose los siguientes: 1. Pólitica ambiental 2. Manual del Sistema de Gestión Ambiental 3. Programa del Sistema de Gestión ambiental 4. Aspectos Ambientales Significativos 5. Objetivos y Metas Ambientales 4.1 Procedimientos Ambientales (PA): 6. PA.001: Funciones Ambientales del Comité Ejecutivo y el Comité Técnico Ambiental 7. PA.002: Elaboración de la Documentación 8. PA.003: Control de la Documentacción 9. PA.004: Sistema de Gestión Ambiental, No Conformidades y Acciones Correctoras y

Sugerencias 10. PA.005: Gestión de Regístros 11. PA.006: Seguimiento de la Normativa Ambiental – Especificaciones Legales 12. PA.007: Especificación y Evaluación de Aspectos Ambientales 13. PA.008: Sistema de Gestión Ambiental, Control de Impactos y Aspectos Ambientales

14. PA.009: Sistema de Gestión Ambiental, Relación de Contratistas y Proveedores 15. PA.010: Gestión Ambiental Nuevos Proyectos y Modificaciones 16. PA.011: SGA, Situaciones de Emergencia 17. PA.012: Formación y Sensibilización al Personal 18. PA.013: Establecimiento de Objetivos y Metas – Programa de Gestión Ambiental 19. PA.014: Auditoría Interna 20. PA.015: Revisión por la Gerencia General 21. PA.016: Informe Ambiental 22. PA.017: Sistema de Gestión Ambiental, Comunicación con las Partes Interesadas 23. PA.018: Sistema de Gestión Ambiental, Gestión del Mantenimiento 4.2 Normas Técnicas Ambientales (NTA): 24. NTA.001: Accionar de Contratistas en la Vía Pública 25. NTA.002: Requisitos a Contratistas Relacionados con la Gestión Ambiental de la Empresa 26. NTA.003: Despunte, Raleo y Tala de Arboles 27. NTA.004: Clasificación, Almacenamiento y Segregación de Resíduos 28. NTA.005: Disposición Final de Resíduos 29. NTA.006: manipulación y Disposición Final de Lámparas de Mercurio 30. NTA.007: Prevención y Remediación de Derrames 31. NTA.008: Programa de Identificación de PCB 32. NTA.009: Uso y Manipulación de Equipos Contaminados con PCB 33. NTA.010: Retiro y Transporte de Transformadores Contaminados con PCB 34. NTA.011: Manipulación y Disposición Final de Detectores Iónicos de Humo 35. NTA.012: Mantenimiento de Equipos Contra Incendios – Extintores 36. NTA.013: Apertura y Cierre de Zanja Con y Sin Pista y Vereda 4.3 Instrucciones de Control Ambiental (ICA) 37. ICA.001: Control de Resíduos 38. ICA.002: Control del Ruido y Campo Electromagnético

39. ICA.003: Actividades de Poda y Tala 40. ICA.004: Almacenamiento de Sustancias Peligrosas 41. ICA.005: Control de Consumo de Agua y Energía 4.4 Especificaciones Legales Ambientales (ELA): 42. ELA.001: Resíduos 43. ELA.002: Ruído y Campo Electromagnético 44. ELA.003: Poda y Tala 45. ELA.004: Almacenamiento de Sustancias Peligrosas 4.5 Otras Normas Legales: 46. LEY N° 27314: Ley General de Resíduos Sólidos y su Reglamento 47. ORDENANZA N° 295: Sistema Metropolitano de Gestión de Resíduos Sólidos 48. D.S. N° 085-2003-PCM: Reglamento Estándares Nacionales de Calidad Ambiental Para

Ruido 49. Reglamento de Seguridad de Edelnor: Poda de Arboles 5. COMPORTAMIENTO DE LOS AUDITORES

Los auditores deben desarrollar su labor demostrando en todo momento conducta ética, profesionalidad y confidencialidad.

5.1 Conducta Etica: Conlleva a las exigencias de lealtad y buena fe, evitar los conflictos de

intereses, no mal utilizar la información privilegiada. 5.2 Profesionalidad: Esta basada en los principios de formación, eficiencia, cooperación,

información, legalidad, prevención de riesgos laborales, innovación, relación con los proveedores, orientación al cliente, uso de recursos de la empresa, colaboradores, compromiso con el medio ambiente, dedicación y mercado de valores.

5.3 Confidencialidad: Se concreta en mantener con criterio moral el secreto profesional, la

propiedad intelectual y los conocimientos y formas de hacer las cosas. 6. TIPOS DE AUDITORIAS A UTILIZAR 6.1 Internas: Se planifican y desarrollan utilizando el personal profesional capacitado y propio

de la empresa que son los jefes de área de las principales áreas operativas. Se propone que este sea el módelo óptimo a utilizar porque con ello se logra que se involucren todos los jefes operativos de la empresa y se genere una sana competencia interna en la cual todos buscan superar o minimizar las debilidades ambientales de las áreas a su cargo.

6.2 Externas: Se desarrolla cuando la organización desea evaluar su desempeño ambiental

ante empresas calificadas y autorizadas a fin de conocer su situación o para certificar con la Norma ISO 14001. En el caso de esto último las etapas son las siguientes:

6.2.1 Precertificación: Se desarrolla durante un período de 3 a 5 días de acuerdo al área de

concesión y las actividades de la organización, aproximadamente un mes antes de la certificación fase inicial. Consiste en verificar, documentar y evaluar el SGA en gabinete y campo de manera muestral, informando a la empresa las no conformidades y observaciones que se encuentre.

6.2.2 Certificación Fase Inicial: Se desarrolla durante 1 a 3 días una semana antes de la

certificación fase final. Se concentra básicamente en verificar, documentar y evaluar el SGA en gabinete y un pequeño muestreo de su cumplimiento.

6.2.3 Certificación Fase Principal: Se desarrolla durante un período de 3 a 5 días. Consiste en

verificar y evaluar en el campo la subsanación de las no conformidades y observaciones efectuadas durante la etapa de precertificación, certificación fase inicial y la inspección en otras áreas o actividades no auditadas anteriormente.

Para este tipo de auditoría en caso se requiera se puede establecer convenio de confidencialidad entre la empresa-auditor-supervisores.

7. RECOPILACION DE LA INFORMACION En función a los aspectos ambientales significativos seleccionados se fueron definiendo los estándares y procedimientos tomando como referencia los establecidos por otras empresas. La documentación debe acreditar el cumplimiento de dichos estándares y procedimientos. En general, el carácter de la información requerida guarda mucha similitud con lo solicitado por la ISO-9000 (“dí lo que haces, haz lo que dices y compruébalo”). 8. PROGRAMAS Y PLANES DE AUDITORIA Los programas y planes de auditoría varían según se trata de la auditoría interna o externa. 8.1 Programas Básico de Auditoría Interna: Consiste en elaborar y presentar para su

aprobación al Responsable de Gestión Ambiental de la empresa dicho Plan, cuyos acápites son los siguientes:

• Objetivo • Alcance • Documentos y normas de referencia • Areas a ser auditadas • Conformación del equipo auditor • Lugar y fecha de realización • Programa especificando: El Item o elemento del SGA a auditar, fecha y hora, área auditada,

personas a entrevistar, auditores y comentarios • Proceso de auditoría: Reunión de apertura, Conducción de la auditoría, Reunión de cierre • Informe de auditoría: Documento que emite el equipo auditor al fina de su trabajo, especificando

el objetivo, alcance, documentos y normas de referencia, área auditada. Equipo auditor, lugares y fechas de realización, proceso de auditoría (seción de apertura, conducción de la auditoría, no conformidades, observaciones, reunión de cierre), conclusiones y recomendaciones y anexos

• Anexos 8.2 Cuestionario Básico De Una Auditoría Interna

Los equipos auditores internos, elaboran y seleccionan para la empresa un banco de preguntas ambientales según los requisitos del SGA, instrumento básico para los auditores que recién se inician. Luego cada equipo auditor según el área a ser auditada seleccionaba las preguntas que aplicaban. Conforme los integrantes de los equipos auditores iban tomando experiencia en el ejercicio de su labor, llegaba el momento donde el banco de preguntas quedaba como un instrumento de consulta referencial.

La cantidad de preguntas y las comprobaciones a realizar durante la auditoría interna de acuerdo a la norma ISO 14001 se especificaron en un formato según los requisitos de la norma, llegando a contar con un total de 105 preguntas. En resumen la distribución de dichas preguntas fue el siguiente:

Requisito 4.2 Politica ambiental: 6 preguntas Requisito 4.3.1 Aspectos medioambientales: 7 preguntas Requisito 4.3.2 Requisitos legales: 9 preguntas Requisito 4.3.3 Objetivos y metas: 9 Requisito 4.3.4 Programa de gestión ambiental: 8 preguntas Requisito 4.4.1 Estructuras y responsabilidades: 4 preguntas Requisito 4.4.2 Formación, sensibilización y competencia profesional: 10 preguntas Requisito 4.4.3 Comunicación: 4 preguntas Requisito 4.4.4 Documentación del sistema de gestión medioambiental: 2 preguntas Requisito 4.4.5 Control de la documentación: 4 preguntas Requisito 4.4.6 Control operacional: 25 preguntas Requisito 4.4.7 Planes de emergencia y capacidad de respuesta: 2 preguntas Requisito 4.5.1 Seguimiento y medición: 9 preguntas Requisito 4.5.2 No conformidad, acción correctora y acción preventiva: 4 preguntas

8.3 Programa Básico de Auditoria Externa: La empresa responsable de esta auditoría, para

cada una de las etapas presento su respectivo programa, cuyos acápites son los siguientes.

8.4 Plan de Auditoría de Precertificación: 8.4.1 1er. Día: • Reunión de apertura • Visita a las instalaciones • Entrevista con los representantes de la dirección del SGA de la empresa auditada • Entrevista con el gerente técnico de la empresa auditada • Entrevistas con áreas operativas • Reunión de equipo auditor • Retroalimentación al representante del SIG 8.4.2 2do Día: • Entrevista con la gerencia legal de la empresa auditada • Entrevista con la geencia de comunicación de la empresa auditada • Entrevista con la gerencia de organización y recusos humanos de la empresa auditada • Entrevista con la subgerencia de ingeniería y mantenimiento de la empresa auditada • Entrevista con la subgerencia de mantenimiento de la empresa auditada

• Enlace del equipo auditor • Reporte 8.4.3 3er. Día: • Entrevista subgerencia de operaciones y calidad de servicio • Entrevista con la gerencia general de la empresa auditada • Entrevista a la sección proyectos transmisión • Entrevista a la gerencia general contratista de Informatica • Entrevista a la gerencia general de contratista servicios varios • Enlace del equipo auditor • Reunión de cierre 8.5 Programa Básico de Auditoría Fase Inicial • Reunión de apertura • Entrevista al representante de la dirección de la empresa auditada • Entrevista a la gerencia geneal del contratista de informatica • Entrevista a la gerencia general del contratista servicios varios • Entrevista a la gerencia de recursos humanos y capacitación de la empresa • Visita a las instalaciones • Viaje a las centrales hidraúlicas • Reunión del equipo auditor • Inspección y entrevistas en las agencias comerciales • Inspección subestaciones de transformación • Avance del reporte • Reunión con el representante del sistema de gestión ambiental de la empresa auditada 8.6 Programa Básico de Auditoría Fase Final • Reunión del equipo auditor • Entrevista con la gerencia de comercialización de la empresa auditada • Entrevista con la gerencia legal de la empresa auditada • Entrevista con la gerencia general de la empresa auditada • Inspección sección proyectos de transmisión • Reunión del equipo auditor • Entrevista con el Departamento de obras • Entrevista con el departamento de distribución • Entrevista con el departamento de transmisión • Entrevista con proyectos de distribución • Retroalimentación al representante de la dirección • Reunión de cierre Una vez decidida la auditoría ambiental debe difundirse al personal que esta no es un proceso opcional, sinó un compromiso que la empresa esta obligada a cumplir.

9. FRECUENCIA Y DURACION DE LAS AUDITORIAS

La clave para determinar el intervalo entre auditorías, consiste en encontrar el punto óptimo que dé como resultado un mínimo costo operativo de las auditorías, pero ante todo que junto a ello se logre sensibilizar a toda la organización de la empresa en los asuntos ambientales. El presente modelo se propone:

TIPOS DE AUDITORIA N° INTERVALOS RECOMENDADOS 1. Auditorías internas 2 entre 3 a 6 meses una a otra 2 Auditoría de precertificación 1 de 15 a 30 días de la última interna 3. Auditoría de certificación fase inicial 1 1 a 2 meses de la precertificación 4. Auditoría de certificación fase principal 1 de 3 a 5 días de la fase inicial 10. COSTO DE LAS AUDITORIAS

El costo promedio de la auditorias propuestas es el siguiente:

- Auditorías internas US$ 35 000 - Auditoría externa US$ 18 000

TOTAL US$ 53 000

En la auditoría interna se incluye el costo de la h-H, transporte y gastos generales utilizadas por los 6 equipos auditores conformados por 4 profesionales cada uno.

11. CONCLUSIONES El detalle por cada una de las áreas áreas y eld etalle de las debilidades de cada una de ellas expresadas en las no conformidades y observaciones de las 5 auditorias propuestas para desarrollar en una empresa modelo (2 internas y 3 externas), se muestran en los anexos 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9, así como en los gráficos de barras y curvas adjuntas. El resumen general por cantidad es el siguiente: Auditorías Int. N° 1 Int. N° 2 Ext. De Prec. E. Inicial E. Final Debilidades N.C. O. N.C. O. N.C. O. N. C. O. N. C. O. N° 82 57 33 12 10 25 0 7 0 19 13. LECCIONES APRENDIDAS Y RECOMENDACIONES

13.1 En las auditorías internas, la gerencia técnica tiene el mayor número de debilidades, al

tener la mayor cantidad de áreas operativas expuestas al impacto del medio ambiente, le sigue el contratista de servicios varios, la gerencia comercial, la gerencia de recursos humanos, el contratista de informatica y por último las otras áreas.

13.2 En las auditorías externas, la mayor cantidad de debilidades la sigue teniendo la gerencia

técnica, contínua la gerencia de recursos humanos, luego el contratista de servicios varios, contratista de informatica y por último la gerencia comercial.

13.3 La evolución de las no conformidades desde la auditoría inicial se fue reduciendo

paulatinamente hasta no tener ninguna en la auditoría fase inicial y final, mientras que las observaciones se redujeron sustancialmente entre la primera y segunda auditorías internas. Durante la auditoría externa se mantuvieron o se incrementaron, dado que conforme las áreas auditadas subsanaban observaciones anteriores, al auditarse nuevas áreas y con mayor énfasis, aparecian observaciones nuevas.

13.4 Entre la 1ra. y 2da. auditoría internas, las no conformidades reiterativas en la mayoría de las áreas fueron:

• Falta de capacitación al personal propio • Falta sensibilización al personal de contratistas • No aplica o no existen evidencias de control operacional • No dispone de registros de aplicación de los procedimientos internos

13.5 Entre la etapa de precertificación de la auditoría externa, las no conformidades principales

fueron:

- Falta de control operacional de aspectos ambientales significativos (similar a la auditoría interna)

- No se ha evidenciado definición de las competencias necesarias en base a formación y experiencia para los responsables de áreas que pueden causar impacto ambiental significativo.

- Ningún programa ni meta esta relacionado a minimizar y reducir el consumo de productos básicos que se menciona en el manual del SGA.

RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS INTERNAS

45

4

12

15

26 4

23

8

17

57

0

10

20

30

40

50

60

GERENCIATECNICA

GERENCIACOMERCIAL

GERENCIARR.HH.

OTROS CONTRATISTAVARIOS

CONTRATISTAINFORMATICA

AREA AUDITADA

CA

NTI

DA

D

OBSERVACION NO CONFORMIDAD

NO CONFORMIDADES Y OBSERVACIONES AUDITORIA INTERNA N° 1

35

4

12

1

5

0

39

13

6

2

19

3

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

GERENCIATECNICA

GERENCIACOMERCIAL

GERENCIA RR.HH. OTROS CONTRATISTAVARIOS

CONTRATISTAINFORMATICA

AREA AUDITADA

CA

NTI

DA

D

OBSERVACION NO CONFORMIDAD

NO CONFORMIDADES Y OBSERVACIONES AUDITORIA INTERNA N° 2

10

0 0 0 0

2

18

4

0

2

45

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

GERENCIATECNICA

GERENCIACOMERCIAL

GERENCIA RR.HH. OTROS CONTRATISTAVARIOS

CONTRATISTAINFORMATICA

AREA AUDITADA

CA

NTI

DA

D

OBSERVACION NO CONFORMIDAD

RESULTADO DE LAS TRES FASES DE LA AUDITORIA EXTERNA

9

0

1

0

0

0

37

1

7

0

4

2

0 5 10 15 20 25 30 35 40

GERENCIA TECNICA

GERENCIA COMERCIAL

GERENCIA RR.HH.

OTROS

CONTRATISTA VARIOS

CONTRATISTA INFORMATICA

AR

EA A

UD

ITA

DA

CANTIDAD

OBSERVACIONNO CONFORMIDAD

NO CONFORMIDAD Y OBSERVACION AUDITORIA EXTERNA: PRECERTIFICACION

9

0

1

0

0

0

19

0

3

0

2

1

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

GERENCIA TECNICA

GERENCIA COMERCIAL

GERENCIA RR.HH.

OTROS

CONTRATISTA VARIOS

CONTRATISTA INFORMATICA

AR

EA

AU

DIT

AD

A

CANTIDAD

OBSERVACIONNO CONFORMIDAD

NO CONFORMIDADES Y OBSERVACIONES AUDITORIA EXTERNA FASE INICIAL

0

0

0

0

0

0

4

0

1

0

1

1

0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5

GERENCIA TECNICA

GERENCIA COMERCIAL

GERENCIA RR.HH.

OTROS

CONTRATISTA VARIOS

CONTRATISTA INFORMATICA

AR

EA

AU

DIT

AD

A

CANTIDAD

OBSERVACIONNO CONFORMIDAD

NO CONFORMIDADES Y OBSERVACIONES AUDITORIA EXTERNA FASE PRINCIPAL

0

0

0

0

0

0

14

1

3

0

1

0

0 2 4 6 8 10 12 14 16

GERENCIA TECNICA

GERENCIA COMERCIAL

GERENCIA RR.HH.

OTROS

CONTRATISTA VARIOS

CONTRATISTA INFORMATICA

AR

EA A

UD

ITA

DA

CANTIDAD

OBSERVACIONNO CONFORMIDAD

EVOLUCION DE NO CONFORMIDADES Y OBSERVACIONES EN LAS AUDITORIAS

18

0

14

39

9

0

45

10

19

4

-5

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

AUDITORIA INTERNA1

AUDITORIA INTERNA2

PRECERTIFICACION FASE INCIAL FASE FINAL

PROCESOS PARA CERTIFICACION

CA

NTI

DA

D

NO CONFORMIDAD OBSERVACIONES

RESUMEN RESULTADO DE AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNASAUDITORIAS INTERNAS (A.I.) AUDITORIAS EXTERNAS (A2) TOTALES Total % %

Nº AREA AUDITADA A.I. 1 A.I. 2 PRECERTIFICACION FASE INICIAL FASE PRINCIPAL Def. Areas Area DelN.C.1 O.1 N.C.2 O.2 N.C.3 O.3 NC.3 O.3 NC.4 O.4 Operativas Operativa Total

1 GERENCIA TECNICA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 02 Subgerencia Mantenimiento 0 1 0 0 NA NA 0 0 0 0 13 Seccion Mantenimiento Preventivo 4 3 1 0 1 0 0 0 0 0 9 104 Sección Mantenimiento Correctivo y Operaciones 4 9 1 0 NA NA NA NA 0 0 14 15

Sección Mantenimiento Correctivo - CC. HH. 6 9 9 1 0 1 0 0 0 1 27 295 Sección Mantenimiento Alumbrado Público 8 2 1 0 NA NA NA NA NA NA 11 126 Sección Mantenimiento Redes AT 4 1 0 3 NA NA NA NA 0 0 8 97 Sección Mantenimiento SET´s 6 3 2 3 1 5 0 2 0 3 25 94 27 648 Sección Brigadas de Maniobra NA NA 2 1 NA NA NA NA NA NA 39 Sección Control de Trabajos NA NA 1 0 NA NA NA NA NA NA 1

10 Subgerencia de Ingenieria NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA 011 Sección Obras Distribución 5 4 0 0 1 0 0 0 0 1 11 1212 Sección Obras Transmisión 1 1 0 2 1 0 0 0 0 0 5 513 Sección Proyectos Transmisión 0 1 0 0 NA NA 0 0 0 0 1

Sección Proyectos Transmisión - Resp. GA NA NA NA NA 5 12 0 2 0 9 28 44 19 3014 Subgerencia de Operaciones 1 0 0 0 0 1 NA NA NA NA 215 Sección Centro de Operaciones 0 1 1 0 NA NA NA NA NA NA 2

Subtotal 39 35 18 10 9 19 0 4 0 14 14816 GERENCIA COMERCIAL 1 0 0 0 NA NA NA NA 0 1 217 Sección Control de Pérdidas y Morosidad 6 3 1 0 0 0 0 0 10 5618 Sección Conexiones, Calidad y Medida 5 1 2 0 0 0 0 0 8 18 44 8219 Sección Canales de Atención 1 0 0 0 NA NA 0 0 0 0 120 Sección Regulación Comercial NA NA 1 0 NA NA 0 0 0 0 1

Subtotal 13 4 4 0 0 0 0 0 0 1 2221 GERENCIA RECURSOS HUMANOS 1 0 0 0 NA NA NA NA 0 2 322 Departamento de Capacitación y Bienestar 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 223 Departamento de Seguridad NA NA 0 0 NA NA NA NA 0 1 124 Sección Servicios Generales 2 12 0 0 0 3 0 1 0 0 18 18 6925 Sección Administración de personal 1 0 0 0 NA NA 0 0 0 0 126 Sección Administración y Control 1 0 0 0 NA NA NA NA NA NA 1

Subtotal 6 12 0 0 1 3 0 1 0 3 2627 GERENCIA GENERAL 0 0 NA NA NA NA 0 0 0 0 028 GERENCIA LEGAL Y REGULACION 1 0 1 0 NA NA NA NA NA NA 229 GERENCIA DE COMUNICACIONES 1 0 0 0 NA NA NA NA NA NA 130 Subgerencia Tarifas 0 1 0 0 NA NA NA NA NA NA 131 Subgerencia Tesorería NA NA 1 0 NA NA NA NA NA NA 1

Subtotal 2 1 2 0 0 0 0 0 0 0 532 CONTRATISTA SERVICIOS VARIOS 0 1 0 1 0 1 3 933 Sección Laboratorio de Medidores 2 0 0 0 NA NA 0 0 0 0 2 634 Sección Almacenes 10 4 2 0 0 0 0 0 0 0 16 5035 Taller Reparación Transformadores Distribución 5 1 2 0 0 1 0 0 0 0 9 2836 Taller Eléctrico 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 32 6 10037 Unidad de Líneas Energizadas 4 0 3 1 NA NA NA NA NA NA NA

Subtotal 19 5 4 0 0 2 0 1 0 1 3238 CONTRATISTA INFORMATICA 3 0 5 2 0 1 0 1 0 0 12 12 100 100

TOTALES 82 57 33 12 10 25 0 7 0 19 245Total deficiencias 139 45 35 7 19% de deficiencia 59 41 73 27 29 71 0 100 0 100

Notas: NA = No Auditado Areas Operativas

RELACION DE NO CONFORMIDADES POR AREAS CRITICAS, AUDITORIA INTERNA Nº 1

GERENCIA TECNICAGERENCIA

COMERCIAL

GERENCIA

RR. HH.CONTRATISTA SERVICIOS VARIOS

CONTRAT.

INFORMATICA

Nº NO CONFORMIDADES S. Mant.Prev.

S. Mant.Correct.

S.M.C. CC. HH.

S. Mant.AP

S. Mant.Redes AT

S. Mant.SET´s

S. ObrasDistrib.

S. ObrasTransm.

S. Controlde Pérd. yMorosidad

S. Conexiones C. y M.

S. ServiciosGenerales

S. Conexiones C. y M.

S. Lab. deMedidores

S. Almacenes

Taller Reparac. Trafos deDistrib.

Taller Eléctrico

Unidad Líneas Energizadas

Informática TOTALES %

1 Falta de capacitación al personal 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 14 172 Personal desconoce procedimientos de atención de quejas 1 1 1 1 1 5 63 No aplica o no existen evidencias del control operacional 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 114 No dispone de registros de aplicación de los procedimientos 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 115 Falta sensibilización del personal contratistas 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 12 146 Falta de planes de emergencia frente a los Aspectos A.S. 1 1 1 1 4 57 Falta de definición de objetivos y metas concretos 1 1 1 1 4 58 Falta de difusión de los Aspectos Ambientales Significativos 1 1 1 1 1 1 6 79 Disposición incorrecta de residuos 1 1 1 3 4

10Manchas de aceite dieléctrico en los pisos por trafos o cables en aceite 1 1 1 3 4

11Falta de certificados de calibración de equipos de medida y control 1 1 1

12 Falta de mantenimiento o deterioro del paisaje natural 1 1 1

13Desorden o falta de mantenimiento de los depósitos o

almacenes 1 1 1

14Falta ejecución plan d e abandono CC. TT. e HH. fuera de servicio 1 1 1

15

Niveles de ruido de GG.EE. de emergencia por encima del límite permisible y falta de aviso uso abligatorio de tapones u orejeras 1 1 1

16Emisiones de gases de GG. EE. de emergencia y flota pesada superior al límite permisible 1 1 1

17No se cuenta con plan para el almacenamiento de sustancias peligrosas 1 1 2 2

18Almacenamiento inadecuado de trafos de recupero con fuga de aceite 1 1 1

19 Falta de depósitos para el almacenamiento de residuos 1 1 1

20Trafos que ingresan no son sometidos a identificación de PCB 1 1 1

21Pintado de trafos cuenta con una cámara de pintado nueva que no se utiliza 1 1 1

22 Falta procedimiento para el pintado de trafos 1 1 1

23Instalaciones eléctricas en mal estado junto a materiales inflamables 1 1 1

24Sala de baterías no se encuentra aislada de ambientes del personal 1 1 1

TOTALES 6 4 6 6 5 6 5 1 5 5 2 2 4 9 6 4 5 3 84 100

RELACION DE OBSERVACIONES POR AREAS CRITICAS, AUDITORIA INTERNA Nº 1

GERENCIA TECNICAGERENCIA

COMERCIAL

GERENCIA

RR. HH.

CONTRATISTA SERVICIOS

VARIOS

Nº OBSERVACIONES S. Mant.Prev.

S. Mant.Correct.

S.M.C. CC. HH.

S. Mant.AP

S. Mant.Redes AT

S. Mant.SET´s

S. ObrasDistrib.

S. ObrasTransm.

S. Controlde Pérd. yMorosidad

S. Conexiones C. y M.

S. ServiciosGenerales

S. Almacenes

Taller Reparac. Trafos deDistrib.

TOTALES %

1 Falta mayor capacitación al personal 1 1 22 Falta sensibilización algunos trabajadores 1 1 1 1 4 83 No existe evidencias completas de control operacional según procedimientos, por los contratistas 1 1 1 1 4 84 Falta sensibilización del personal contratistas 1 1 2 45 Mejorar los planes de emergencia frente a los Aspectos A.S. 1 1 1 3 66 Mejorar la difusión de los Aspectos Ambientales Significativos 1 1 1 3 67 Disposición incorrecta de residuos propia o de contratistas 1 1 2 48 Manchas de aceite dieléctrico en los pisos por trafos o cables en aceite 1 1 29 Desorden o falta de mantenimiento de los depósitos o almacenes 1 1 210 Personal que opera no usa en forma obligatoria los tapones u orejeras contra ruido 1 1 211 Falta monitoreo del ruido en los trabajos 1 1 2 412 Archivo incorrecto de la documentación 1 1 213 Personal desconoce ubicación de la documentación 1 1 2 414 Falta acciones para mitigar el exceso de ruido 1 1 215 Aplicación inadecuada de la poda de árboles 1 1 216 Procedimientos técnicos sin incluir aspectos ambientales 1 1 2 417 Se desconoce situación de pozos sépticos 1 1 218 No se publica la licencia de uso de agua de las CC. HH. 1 1 219 Botiquines con medicinas vencidas 1 1 220 Barandas protectoras de maquinas eléctricas frágiles y precarias 1 1 221 No funciona el sistema de agua en los SS. HH. de las CC. HH. 1 1 222 Botas de tomeros deben ser de uso personal 1 1 223 Pintado inadecuado de depósitos de residuos 1 1 2 424 Falta limpieza y pintura de techos y paredes de las CC. HH. 1 1 225 Panel de control de bomba contra incendios del edificio principal sin seguro 1 1 226 Maquinas de ascensores sin barandas protectoras 1 1 227 Ciertos pasadisos del edificio principal con armarios, impresoras, maceteros, conexiones sueltas, cafeteras, etc. 1 1 228 Cajas de distribución eléctrica con cables BT en desorden, sin seguro, ciertas puestas no cierran 1 1 228 Grupo eléctrogeno de emergencia del edificio principal sin registro de ruidos y emisión de gases 1 1 230 Llevar registro estadístico de los volumenes de resíduos generados en todos los locales 1 1 231 Tanques de agua antiguos de asbesto, sin pintura interior, algunas tapas rotas 1 1 232 Cableado eléctrico interno sin entubar, sin tapas, montaje inadecuado, en desuso 1 1 2 433 Techos de asbesto en estado precario, calaminas rotas y con perforaciones 1 1 2 434 Cilindro lleno de aceite sin etiquetar y corroído 1 1 235 Falta aviso sobre uso obligatorio de tapones u orejeras y mascara contra gases para operadores GG.EE. de 1 1 2

TOTALES 3 9 9 2 1 3 4 1 3 1 12 4 1 53 100

RELACION DE NO CONFORMIDADES POR AREAS CRITICAS, AUDITORIA INTERNA Nº 2

GERENCIA TECNICA GERENCIA COMERCIAL CONTRAT. INFORMATICA

Nº NO CONFORMIDADES S. Mant.Prev.

S. Mant.Correct.

S.M.C. CC. HH.

S. Mant.AP

S. Mant.SET´s

S. Controlde Pérd. yMorosidad

S. Conexiones C. y M.

S. Lab. deMedidores

S. Almacenes

Taller Reparac. Trafos deDistrib.

Taller Eléctrico

Unidad Líneas Energizadas

Informática TOTALES %

1

Falta de capacitación al personal

1 1 1 1 1 1 1 7 25

2Personal desconoce procedimientos de atención de quejas

1 1 4

3No aplica o no existen evidencias del control operacional

1 1 1 1 1 1 6 21

4No dispone de registros de aplicación de los procedimientos

1 1 1 1 4 14

5

Falta sensibilización del personal contratistas

1 1 4

6Falta de planes de emergencia frente a los Aspectos A.S.

1 1 4

8Falta de difusión de los Aspectos Ambientales Significativos

1 1 4

9Disposición incorrecta de residuos

1 1 4

10Manchas de aceite dieléctrico en los pisos por trafos o cables en aceite

1 1 2 7

12Falta de mantenimiento o deterioro del paisaje natural

1 1 4

25Residuos mezclados en depósitos clasificados

1 1 4

26

Resipientes para confinar pérdidas de aceite con PCB inapropiados, sin rotular,

falta aviso prohibido fumar, comer o beber 1 1 4

27Depósitos temporales de aceite aislante sin infraestructura requerida

1 1 4

TOTALES 1 1 6 1 2 1 2 1 3 2 1 1 6 28 89,286

RELACION DE OBSERVACIONES POR AREAS CRITICAS, AUDITORIA INTERNA Nº 2

GERENCIA TECNICACONTRATISTA

SERVICIOS VARIOS

CONTRAT.

INFORMATICA

Nº OBSERVACIONES S.M.C. CC.HH.

S. Mant.Redes AT

S. Mant.SET´s

S. ObrasTransm. S. Almacenes

Taller Reparac.Trafos deDistrib.

Informática TOTALES %

1

Falta sensibilización del personal contratistas

1 1 8

2Mejorar los planes de emergencia frente a los Aspectos A.S.

1 1 8

3

Disposición incorrecta de residuos propio o de contratista

1 1 8

4Desorden o falta de mantenimiento de los depósitos o almacenes

1 1 8

5Procedimientos técnicos sin incluir aspectos ambientales

1 1 8

6Tapa de canalización en via de acceso principal rota

1 1 8

7Contratista sin autorización legal para el control operacional de residuos

1 1 2 15

8Metas sin cronograma de implementación

1 1 8

9No cuentan con registros de emisión de gases de los vehículos de los contratistas

1 1 8

10Dentro de los aspectos ambientales significativos no se ha incluido el control de las baterias

1 1 8

11No se tiene registros de reuniones de la Gerencia con temas ambientales

1 1 2 15

TOTALES 1 3 3 2 1 1 2 13 100

RELACION DE NO CONFORMIDADES POR AREAS CRITICAS, AUDITORIA DE PRECERTIFICACION

GERENCIA TECNICAGERENCIA RR.

HH.

Nº NO CONFORMIDADES S. Mant. Prev. S. Mant. SET´s S. Obras Distrib. S. ObrasTransm.

S. Proy. Trans. -RGA

Dpto. Capacitacióny Bienestar TOTALES %

1

Ningún programa ni meta ambiental esta relacionado a minimizar y reducir el consumo de productos básicos que menciona el manual del SGA

1 1 10

2

Registros no son acordes a la norma interna gestión de registros

1 1 10

3

Respuestas a quejas ambientales no son acorde a norma interna

1 1 10

4

No existe evidencias que los programas de auditoría interna hayan sido aprobados por la Gerencia General según norma interna

1 1 10

5

No se ha evidenciado definición de las competencias necesarias en base a formación y experiencia para los responsables de áreas que pueden

causar impacto ambiental significativo 1 1 10

6

Falta de control operacional de dos aspectos ambientales significativos ejecutados por contratistas

1 1 2 20

7

Falta correlación entre documentos del SGA directamente dependientes entre si

1 1 10

8

No existe evidencia documentada de verificación de los inspectores de Edelnor del cumplimiento de los controles operacionales por los

contratistas 1 1 10

9

Falta de control operacional de contratista en obra, 2 extintores sin fecha de vencimiento, trapos impregnados con aceite en el suelo, envases con

solventes sin contención secundaria, algunos abiertos y otros 1 1 10

TOTALES 1 1 1 1 5 1 10 100

RELACION DE OBSERVACIONES POR AREAS CRITICAS, AUDITORIA PRECERTIFICACION

GERENCIA TECNICAGERENCIA

RR. HH.

CONTRATISTA

SERVICIOS VARIOS

CONTRAT. INFORMATI

CA

Nº OBSERVACIONES S. Mant. Prev. S. Mant. SET´s S. ObrasTransm. - RGA

S. Centro deOperación

S. ServiciosGenerales S. Almacenes

Taller Reparac.Trafos deDistrib.

Informática TOTALES %

1 No se identificaron objetivos ambientales referidos a la optimización de recursos naturales y eficiencia energética, según su politica

ambiental1 1 4

2 Se identifico que la emisión de gases en el pintado de trafos es aspecto a. significativo, sin embargo el programa de control recién se va

trabajar en el 2005. Similar para otros aspectos1 1 4

3 Se recomienda revisar la totalidad de los programas y priorizar la implementación de los relacionados al marco legal y al control operacional

de los aspectos ambientales significativos. Provisionalmente se deberá solicitar permiso al organismo supervisor.1 1 1 1 4 15

4 No se evidenció en la lista de distribución que varios Jefes hayan recibido ciertas normas ambientales internas1 1 4

5 Los informes de auditoría interna no están incluidos en el índice de registros, tampoco los manifiestos de traslado de residuos requeridos por

ley, ni registros de empresas especializadas de saneamiento ambiental1 1 4

6 No se identifico un procedimiento documentado que establezca el control documentario de la política ambiental1 1 4

7 Informe preliminar de proyecto determina que no requiere plan de manejo ambiental , sin embargo SG si lo ha solicitado por ser necesario.

Esta situación hace que se cuestione la evaluación preliminar1 1 4

8 No se evidenció entrega de norma ambiental interna a los contratistas1 1 4

9 Algunas no conformidades detectadas en auditoría interna se trabajarán hasta el 2005, cuando la solución es sencilla: documentación y

capacitación1 1 4

10 El plan operativo de emergencia de la empresa no menciona responsabilidades ante emergencias ambientales como el caso de derrame de

aceite dieléctrico u otro tipo de fluidos peligrosos1 1 4

11 La G. Legal y el Comité Técnico Ambiental no identifico cual es el criterio para determinar la elaboración y aprobación de especif.

ambientales, y no se ha generado ninguna en emisiones declarado en la política y que ha llevado a determinar 6 programas1 1 4

12 Evaluar y determinar hasta donde los datos de la estimación de pérdidas técnicas reflejan la eficiencia energética declarada en la política.

Debe llevar a establecer algunos programas1 1 4

13 Planes de gestión ambiental presentados por los contratistas, no contemplan todos los criterios operacionales establecidos en las normas

internas de la empresa1 1 4

14 Verificar la existencia de procedimientos documentados aprobados e incluidos en el SGA para la respuesta ante emergencias y cronograma

para verificar su efectividad1 1 4

15 Verificar estado de la poza de vaciado por gravedad de aceite dieléctrico del taller de trafos, inspección periódica1 1 4

16 Procedimientos de emergencias aún no han sido aprobados para verificar su eficacia y cumplimiento1 1 4

17 Procedimiento interno de emergencia en el caso de derrame de aceites en SET`s, no es un documento controlado1 1 4

18 En un local no se tuvo evidencias de mantenimiento de distribución, dado que han sido auditados en su sede principal 1 1 4

19 Area usada para entrenamiento genera residuos y no existe evidencias de control1 1 2 7

20 Revisar aplicabilidad de Decreto Supremo sobre radiación no ionizante. De serlo gestionar plan de monitoreo1 1 4

21 En una SET no se encontró bandejas metálicas o cubas para contener aceite dieléctrico ante cualquier derrame, tampoco stock de cal,

absorvente orgánico o arcilla1 1 4

22 Operación de limpieza con envases en SET con precausiones en inglés, responsable no sabe inglés y no se tuvo las hojas de seguridad en

español1 1 4

23 Responsable de mantenimiento sólo tiene una parte mínima de norma ambiental interna1 1 4

TOTALES 2 5 12 1 2 1 3 1 27 100

RELACION DE OBSERVACIONES POR AREAS CRITICAS, AUDITORIA FASE INICIAL

GERENCIA TECNICAGERENCIA RR.

HH.

CONTRATISTA SERVICIOS

VARIOS

CONTRAT.

INFORMATICA

Nº OBSERVACIONES S. Mant. SET´s S. Obras Transm. -RGA

S. ServiciosGenerales S. Almacenes Informática TOTALES %

1 CASO DE RADIACIONES NO IONIZANTES (ANTENAS EN SET´S Y CERROS): Tener presente que según

Decreto Supremo N° 038-2003-MTC, los generadores de radiaciones no ionizantes deben presentar estudio de

monitoreo entre el 03/01 y 03/02/05 por empresa autorizada

1 1 14

2 TRASLADO DE RESIDUOS INDUSTRIALES DE LAS SET´S A LA SEDE DE LA AV. COLONIAL: El transporte de

los mismos según la ley N° 28256 debe ser realizado cumpliendo con; empresa autorizada, chofer con licencia de

conducir con categoría especial, póliza de seguros y plan de contingencia aprobado

1 1 14

3 ACERCA INSUMOS QUIMICOS UTILIZADOS: Se deberá contar con código de identificación ante la Dirección de

Procedimientos Industriales e Insumos Químicos y Productos Fiscalizados, actas de verificación ante la DINANDRO,

autorización del uso, presentación de declaraciones juradas de movimiento mensual de insumos químicos, pérdidas,

mermas, consumo excesivo o cambio de volumen

1 1 1 3 43

4 Formato de registro de no conformidades de las auditorías internas efectuadas tiene la columna fecha de cierre en

blanco, con lo cual no se puede determinar el estado actual de las acciones

1 1 14

5 En el formato de registro de no conformidades, en 8 de los casos no se ha identificado si se trata de una acción

correctiva o preventiva, en el recuadro diseñado para tal fin

1 1 14

TOTALES2 2 1 1 1 7 100

RELACION DE OBSERVACIONES POR AREAS CRITICAS, AUDITORIA FASE PRINCIPAL

GERENCIA TECNICAGERENCIA

COMERCIALGERENCIA RR. HH.

CONTRATISTA SERVICIOS

VARIOS

Nº OBSERVACIONESS. Mant.Correctico -CC. HH.

S. ObrasDistribución S. Mant. SET´s S. Obras

Transm. - RGACentro deServicios

Dpto. Capacitación

Dpto. deSeguridad Ocupacional

S. Almacenes TOTALES %

1 Registro de la Ficha de Evaluación de Aspectos Ambientales de norma interna, tiene otra denominación Aspectos Ambientales

Significativos, lo cual puede motivar equívocos de los registros que son evidencias del SGA1 1 5

2 En la revisión de las auditorías internas se identifico no conformidades cuando no lo son realmente, declaración de acciones

corectivas cuando estas no lo requieren, entre otros. La organización debe continuar reforzando las actividades de auditoría interna a

fin de garantizar la eficacia de sus actividades

1 1 5

3 Aún no se ha definido experiencia ni habilidades para las competencias que debería tener el personal cuyo trabajo puede generar un

impacto significativo, la definición de perfiles es confusa. Por ejemplo competencias para criterios de selección de alternativas,

medidas correctoras de aplicación, evaluación económica y las repercuciones sociales del proyecto, etc.

1 1 2 10

4 No se ha evidenciado aún cuales son los registros que evidencian la formación del personal en materia ambiental. Ciertos

procedimientos aún no están 100 % implementados y no se hace referencia en uno de ellos1 1 2 10

5 No se evidenció matriz de identificación de aspectos e impactos para el Centro de Servicios. Manifiestan no haber participado en esta

actividad y no cuentan con normas ambientales1 1 5

6 Se observa en el recorrido de las oficinas de Obras, Atención al cliente, SET´s, Almacenes, carteles con la denominación de política

ambiental que no cuentan con fecha ni codificación, a la vez no corresponden a la política del Manual de GA. No se observan

objetivos y metas publicados en sitio visible

1 1 5

7 El formato de inventario de sustancias peligrosas, no está diligenciado completamente, no se observa fecha de aprobación ni firmas del promotor y visto de la gerencia. Medidas de seguridad no tienen en cuenta preservar la integridad física de las personas en caso de una situación inesperada

1 1 2 10

8 Confrontar calibración de los equipos de medición de ruidos. Valores están al límite de lo permisible y se desconoce estado de la

calibración de los equipos1 1 5

9 En el programa de gestión ambiental de Obras no se observa fecha de aprobación ni firma de la gerencia técnica, ni gerencia de

organización. Documentación obsoleta1 1 5

10 Se observan folletos entregados al personal que no tienen fecha y existe diferencia sustancial con la política del manual de GA. Se observan publicados carteles con la política diferentes a los anteriores, sin fecha. No se observa la fecha última de revisión de la política ambiental

1 1 5

11 Los programas de gestión ambiental tienen plazos extensos en el tiempo para su cumplimiento. Reevaluar para reducir los plazos y

se invita a determinar otros programas que sean más rapidamente alcanzables1 1 5

12 No se evidenció un procedimiento específico para realizar la evaluación del cumplimiento legal. Según auditado la norma no pide tal

procedimiento y esta dando cumplimiento a este requisito mediante instructivo de trabajo1 1 5

13 Se verificó en las CC. HH aisladas, que existen limitaciones en cuanto a la comunicación para las emergencias1 1 5

14 En una C. H. Se detectó niveles de ruido por encima de 85 dB, sin embargo no existe evidencia de mediciones de ruido en la

perifería (límite o frontera), de la C. H.1 1 5

15 No se evidenció documento Prevención y Remediación de Derrames que se encontraba sin firmas de aprobación1 1 5

16 Según registro de inspección de zonas con asbesto en SET´s, ante los hallazgos, no se ha evidenciado la toma de acciones1 1 5

17 No se ha evidenciado la actualización de documento frente al cambio de sal higroscópica a sal ecológica para las peustas a tierra1 1 5

18 No se evidenció registro de calibración de equipos de medición de características claves como emisiones acústicas y

electromagnéticas en SET´s 1 1 5

TOTALES 1 1 3 9 3 2 1 1 21 100