UNIVERSIDAD SANTA MARÍA LA ANTIGUA

Actividad: Usos, Impactos y Proyecciones

de la Tecnología de Información en la empresa

utilizando modelos de diagnóstico y análisis

Por:

Martha Ordoñez

Line Calvache

Joselyn Gómez

Grace Clunie

Introducción

• El objetivo de esta presentación es mostrar la inter-relación de los Sistemas de Tecnología de la Información en las distintas unidades de negocio, para ello seleccionamos la empresa de Franquicia Internacional, para la cual desarrollamos un modelo de diagnóstico y análisis.

Estructura Organizativa de

Empresa de Franquicia Internacional

GERENTE DE

OPERACIONES

SERVICIO AL

CLIENTE

GERENTE DE

VENTAS

GERENCIA DE

TALLERGERENTE DE

RRHH

INGENIERO EN

SISTEMAS DE

COMPUTACIÓN

DEPTO. LEGAL GERENTE DE

ADMON

FINANZAS Y

CONTABILIDAD

DEPTO DE

MERCADEO

GERENTE GENERAL

ACTIVIDAD / ORGANIZACION

Ger

ente

Gen

eral

Ger

ente

de

Op

erac

ion

es

Ger

ente

de

Ven

tas

Jefe

de

Tal

ler

Ger

ente

de

RR

HH

Jefe

de

Res

erva

s

Dp

to. L

egal

Ing

enie

ro e

n

Sis

tem

as

Dp

to.

Mer

cad

eo

Ag

ente

de

Ren

ta

Au

dit

orí

a

Ger

ente

de

Ad

mó

n. Y

Fin

anza

s

Co

mp

ras

SISTEMAS

Orden del cliente PR PR PR P PR PR

Cuentas x cobrar PR P PR

Facturación PR P PR PR PR

Cuentas x pagar P PR PR

Control de flota PR PR P PR

Asuntos legales PR PR P PR

Inventario de GPS P PR

Compras de materiales P P P P P P P P PR PR PR

Planificación estratégica PR PR PR PA P

Chapistería de autos PR PR P PR

Compra y venta de flota P P P P P

Imagen corporativa P P P P P

Control de ausencias PR PR P PR P PR

Leasings P P P PR PR P PR

Servidor y tecnología PR PR PR PR PR PR PR P PR PR PR PR PR

Revisión de contratos PR PR PR P PR PR

Clientes con crédito PR PR PR P PR

Aplicación de Diagrama de Flujo de información

basado en la estructura organizativa

PR= PRESENTE PA= PLANEADO P= PLANEADO/PRESENTE

Flujo de información basado en la estructura

organizativa

Modelo de la Cadena de Valor

Administración, finanzas y contabilidad

Abastecimiento de autos

Recursos Humanos

Tecnología

Modelo de Negocio y la información que fluye por

cada función a los Sistemas de Información

Procesos del Negocio

Clasificación de Datos

Planificar el lanzamiento de nuevo material publicitario en conjunto con el departamento de mercadeoRevisión de informes gerenciales de los distintos departamentos Aprobación de contratos Aprobación de ventas Aprobación de arrendamientos financieros

Acceso a reportes financieros Acceso a reportes de gestión de los distintos departamentos Consulta de información de clientes y de proveedores Reporte de gestión a la junta directiva los accionistas

FUNCIONES

Gerencia General

Gerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de VentasTallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo

Modelo de Negocio y la información que fluye por

cada función a los Sistemas de Información

Procesos del Negocio

Clasificación de Datos

Inventario de equipos Estatus y clasificación de autos Control de cliente en BD INTEGRADAS y clasificación de su reputación Recorridos de autos

Placa de vehículos Recurrencia de clientes Kilometrajes Condiciones del vehículo Conciliación de inventario físico de llaves, GPS, y vehículo, vs sistema de control de taller

FUNCIONES

Gerencia GeneralGerencia de Operaciones

Servicio al ClienteGerencia de VentasTallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo

Modelo de Negocio y la información que fluye por

cada función a los Sistemas de Información

Procesos del Negocio

Clasificación de Datos

Control de equipos Uso de diversas herramientas de comunicación para la atención al cliente (correo electrónico, chat online, página web, hot-line)

Inventario y estatus de autos Seguimiento y contacto y asignación de autos a los clientes

FUNCIONES

Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al Cliente

Gerencia de VentasTallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo

Modelo de Negocio y la información que fluye por

cada función a los Sistemas de Información

Procesos del Negocio

Clasificación de Datos

Manejo de cuentas de clientes corporativos

Manejo de precios y tarifas Condiciones de venta Datos de clientes y conductores autorizados

FUNCIONES

Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de Ventas

TallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo

Modelo de Negocio y la información que fluye por

cada función a los Sistemas de Información

Procesos del Negocio

Clasificación de Datos

Limpieza de autos Mantenimiento de vehículos Cuenta con una bomba de gasolina Chapistería de autos Tapicería e interiores Mecánicos Piezas de autos

Reporte de averías y daños en autos Solicitud de reparaciones y mantenimientos de autos Solitud de pedido de repuestos, piezas y materiales para la reparación y mejoras de vehículos.

FUNCIONES

Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de VentasTaller

Gerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo

Modelo de Negocio y la información que fluye por

cada función a los Sistemas de Información

Procesos del Negocio

Clasificación de Datos

Reclutamiento y selección Políticas de beneficios Nómina Ausentismo y rotación de personal Cumplimiento del marco regulatorio en materia laboral Capacitación al personal

Control de asistencia del personal Base de datos de trabajadores, salarios, beneficios, obligaciones contractuales. Administración de control de accesos a los sistemas de operativos y administrativos del personal

FUNCIONES

Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de VentasTallerGerencia de Recursos Humanos

Ingeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo

Modelo de Negocio y la información que fluye por

cada función a los Sistemas de Información

Procesos del Negocio

Clasificación de Datos

Desarrollo, mantenimiento del servidor. Soluciones al instante

Custodia y resguardo de la información de la empresa Desarrollo de aplicaciones según requerimientos de usuarios

FUNCIONES

Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de VentasTallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de Computación

Depto. LegalGerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo

Modelo de Negocio y la información que fluye por

cada función a los Sistemas de Información

Procesos del Negocio

Clasificación de Datos

Representación legal para audiencias Hurto Apropiación indebida Detención de autos Colisiones Daños a la propiedad ajena

Revisión y consulta de contratos Investigación de datos de clientes

FUNCIONES

Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de VentasTallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. Legal

Gerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo

Modelo de Negocio y la información que fluye por

cada función a los Sistemas de Información

Procesos del Negocio

Clasificación de Datos

Contabilidad Cierres mensuales de cuentas por pagar Cierres mensuales de cuentas por cobrar Cierre mensual de la contabilidad Cierre anual del ejercicio económicoManejo de disponibilidad financiera y corriente

ComprasMateriales y útiles de oficina Materiales para limpieza que requiera tallerMateriales de promoción de las marcas (MATERIAL POP)

Contabilidad Auxiliares de cuentas por pagar Auxiliares de cuentas por cobrar Listado de inventarios de vehículos Reportes de ventas y facturación Emisión de estados financieros Conciliaciones bancarias

Compras Reportes de ordenes de compra y de servicios Inventario de materiales y útiles de oficina Distribución de materiales y suministros a los usuarios Reporte de cotizaciones de proveedoresManejo y control de solicitudes de pedido de materiales de los diferentes departamentos.

FUNCIONES

Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de VentasTallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y Finanzas

Depto. Mercadeo

Modelo de Negocio y la información que fluye por

cada función a los Sistemas de Información

Procesos del Negocio

Clasificación de Datos

Auditoría Revisión de contratos Revisión de facturas Facturación a tarjetas de créditos Recibos de pagos en efectivoManejo de tarjetas débitos

Auditoría Control y manejo de códigos de autorización de cobros clientes Controles y monitoreo de los reportes de gestión en el uso de los vehículos por los clientes

FUNCIONES

Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de VentasTallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y Finanzas

Depto. Mercadeo

Modelo de Negocio y la información que fluye por

cada función a los Sistemas de Información

Procesos del Negocio

Clasificación de Datos

Imagen corporativa: arreglos de oficinas, publicidad Diseño gráfico: diseño de página web, montaje de banners, actualización de tarifas.

Presupuesto de inversión de publicidad FUNCIONES

Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de VentasTallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo

Modelo de Negocio y la información que fluye por

cada función a los Sistemas de Información

Procesos del Negocio

Clasificación de Datos

Imagen corporativa: arreglos de oficinas, publicidad Diseño gráfico: diseño de página web, montaje de banners, actualización de tarifas.

Presupuesto de inversión de publicidad FUNCIONES

Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de VentasTallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo

Fuerzas de la Competencia (Modelo de Porter)

Conclusiones

Esta empresa cuenta con sistemas integrados que facilitan el flujo de la información entre los diversos departamentos y permiten la toma de decisiones oportuna Las actividades son procesadas de forma inmediata en los sistemas de información, lo que permite contar con información al día sobre las operaciones del negocio Existen controles de acceso a los sistemas, que permiten relacionar a cada usuario con las actividades que realiza. Estos sistemas de información permiten que se dé una planificación estratégica en la compañía debido al flujo continuo de información y a la facilidad del acceso a la misma, lo que permite identificar áreas que deben ser mejoradas .