LA CONTABILIDAD BASICA PARA PEQUEÑOS Y MICRO EMPRESARIOS

EN MODALIDAD VIRTUAL

CAPITULO N.1

INTRODUCCION Y ALCANCE DE LA CONTABILIDAD

1. Definición de Contabilidad2. En que consiste la Contabilidad3. Finalidad de la Contabilidad4. Principios básicos de la contabilidad5. Normas Financieras de Contabilidad en Panamá.

DEFINICION DE CONTABILIDAD

HONIGREEN & HARRISON, definen a la contabilidad como:

“El Sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones.”

También se le conoce a la contabilidad como el sistema para registrar, interpretar e informar las actividades financieras de una persona o empresa.

Se puede considerar a la contabilidad como una ciencia y como un arte.

Como Ciencia por el conocimiento clasificado y sistematizado; es decir, el conjunto de normas y reglas como los principios de contabilidad que han sido desarrollados como consecuencia del estudio, la observación y la experiencia para asegurar la confiabilidad de la información financiera.

Como Arte por la acción misma o real de registrar, resumir e interpretar los hechos financieros de una organización o persona.

La contabilidad se divide en dos áreas, a saber:

1.- Contabilidad Financiera: Se refiere a la recopilación, clasificación, registro y presentación de los eventos operativos de una organización o persona.

2.- Contabilidad Administrativa: Es el empleo de la información financiera mediante el análisis combinado de otras áreas tales como: economía, mercadeo, etc, con la finalidad de tomar decisiones.

CONCEPTO DE CONTABILIDAD:

La contabilidad es una actividad, propia de servicios. Su función primordial consiste en proveer información cualitativa y cuantitativa primordialmente financiera por naturaleza, sobre las entidades económicas ya sean de naturaleza jurídica o natural, con el objetivo que sea utilizada en la toma de decisiones, por diversos interesados a nivel interno y externo de la entidad.

Algunas definiciones por diferentes autores:

Según José T. Campodónico (1986) en su obra Contabilidad Fundamental, la define como: “Contabilidad es la ciencia y el arte de registrar, sintetizar e interpretar, de manera sistemática, los hechos financieros de un individuo, una empresa particular o una institución publica.”

“La Contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica” Meigs, Robert 1992.

“La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas, los cambios en la posición financiera y /o en el flujo de efectivo” ( Catacora, Fernando, 1998).

De esta forma la contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por lo tanto, las decisiones financieras. No existe actividad económica alguna ajena al registro y afectación de las técnicas de las ciencias contables. Desde la actividad económica mas pequeña hasta las transacciones económicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta un gran cúmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la contabilidad.

ORIGEN Y EVOLUCION:

A pesar de los estudios realizados no se ha determinado con exactitud el origen de la contabilidad. Una de la tesis más aceptada señala que los métodos utilizados para llevar a cabo la contabilidad y la teneduría de libros, son creados tras el desarrollo del comercio y que provienen de la antigüedad y de la edad media.

La contabilidad de doble entrada o partida doble tiene su origen en las ciudades comerciales italianas, siendo Génova una de las principales: los libros de contabilidad más antiguos que aun se conservan, proceden precisamente de la ciudad italiana de Génova y datan del año 1340.

Los mismos son reflejo y muestra de que en aquellos tiempos, las técnicas contables están ya muy avanzadas.

China también forma parte e este origen y evolución, el desarrollo de los primeros formularios de tesorería y de los ábacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las técnicas contables en oriente.

EVOLUCION HISTORICA:

El primer libro contabilidad publicado fue” La Suma de Aritmética, Geometría Proportioni

et proportionalit” escrito en 1944 por el monje veneciano Lucas Pacioli, en este libro se

considera la partida doble por primera vez. Aunque la obra de Pacioli, mas que crear, se

limitaba a difundir en forma muy general el conocimiento de la contabilidad, sus libros

resumían principios contables que han perdurado a lo largo del tiempo hasta la actualidad,

por ello es considerado el Padre de la Contabilidad.

Con la llegada de la Revolución industrial surge la necesidad de adoptar las técnicas

contables para poder reflejar la creciente mecanización de los procesos, las operaciones

típicas de las fábricas y la producción masiva de los bienes y servicios. Con la aparición,

a mediados del siglo XIX, de las corporaciones industriales, propiedad de accionistas

anónimos y gestionados por profesionales, el papel de la contabilidad adquirió todavía

mayor importancia, y así surgiendo los primeros estados financieros.

La teneduría de libros como parte esencial de cualquier sistema completo de

contabilidad, que implica el registro de transacciones, ha ido informatizándose a partir de

la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez mas, corresponde a los ordenadores o

computadoras la realización de estas tareas ayudadas por programas de contabilidad

diseñados para automatizar y agilizar los procesos contables; así surgen nuevos términos

como el procesamiento de datos.

Periodo histórico Necesidades Posibilidades Respuesta de la

informativas Tecnológicas Contabilidad

EDAD ANTIGUA Conocer los ingresos y gastos

Papiro

Escritura Coniforme

Partida Simple, teneduría de libros.

EDAD MEDIA Con el auge del comercio se requirió registrar cada movimiento

papel Surge la Partida Doble y los primeros libros de Contabilidad por Lucas Pacioli.

EDAD MODERNA Importancia de los activos y conocer el beneficio

Papel e imprenta Se perfecciona la partida doble, origen de los Estados Financieros.

EDAD COMTEMPORANEA

Manejar mas información con mas rapidez

Obtener información financiera útil para la toma de decisiones.

Información en tiempo real

Calculadoras

Ordenadores

O computadoras

Sistema de información contable integrados en base de datos

Comercio Electrónico.

Programa o software de contabilidad

Internet.

Principios, normas, leyes.

FUENTE . LA AUTORA

FINALIDAD DE LA CONTABILIDAD:

La finalidad de la contabilidad es registrar las actividades financieras en una forma comprensible y ordenada, para resumir y exponer su significado. Y debe cumplir con los pasos: examinar, clasificar y registrar, informar, interpretar.

PRINCIPIOS BASICOS DE LA CONTABILIDAD:

Teniendo en cuenta que la contabilidad es el medio de brindar información a través de los estados financieros, surgió la necesidad de implementar normas o reglas generales que aseguren la confiabilidad de la información contable. Estas reglas o normas se conocen como: PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS, Y su finalidad es lograr que dichos estados financieros sean preparados bajo un mismo criterio, modelo o estándar.

Los principios de Contabilidad son normas históricas, científicas y éticas establecidas con el objeto de regular el ejercicio de la contabilidad cuyas características están relacionadas con las funciones normativas, explicativas y metodológicas.

Principios de contabilidad que identifican y delimitan al ente económico.

1.- Entidad.: Cada registro contable de cada entidad comercial debe llevarse por separado de las finanzas personales del dueño o de cualquier entidad mercantil.

2.-Realización: Cuantifica las operaciones económicas que realiza una empresa, tanto con otros entes económicos, como las ocurridas por transformaciones internas o por eventos económicos externos que afecten a la entidad.

3.- Periodo Contable: La vida económica de las empresas esta dividida en periodos convencionales para conocer los resultados de operación y su situación financiera, independiente de la continuidad del negocio.

Principios de contabilidad que establecen la base para cuantificar las operaciones del ente económico y su presentación:

1.- Valor histórico original; Establece que los bienes y derechos deben valorarse a su costo de adquisición o fabricación.

2.- Negocio en Marcha: Indica que el negocio ha operado y continuara operando en forma indefinida, de lo contrario debe ser informado a través de los estados financieros.

3.- Dualidad económica: Manifiesta que cada recurso de que dispone la entidad fue generado por terceros, quienes poseen derechos e intereses, sobre los bienes de la entidad. A su vez los recursos constituyen una especificación de los derechos que sobre ellos existen.

Principios de contabilidad que se refiere a la información:

1.- Revelación suficiente: Se refiere al hecho de que los estados financieros deben contener de manera clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operaciones y la situación financiera de la entidad.

Principios de contabilidad que se refieren a los requisitos generales de un sistema de información financiera.

1.- Importancia relativa. Indica que en la elaboración de los estados financieros se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la información.

2.- Consistencia. Establece que los principios y reglas con los cuales se obtuvo información contable permanezcan en tiempo para facilitar su comparabilidad y, de existir algún cambio, este que justifique y se anote el efecto que produce en las cifras contables.

NORMAS FINANCIERAS DE CONTABILIDAD DE PANAMA

La Junta técnica de Contabilidad de Panamá, creo la Comisión de Normas de Contabilidad Financiera de Panamá. (NOCOFIN), mediante la resolución n.39 del 10 de julio de 1986, promulgada en la Gaceta oficial n. 20,618 del 14 de agosto de 1986 compuesta por los siguientes miembros: cinco miembros de cada Asociación de Contadores y un miembro de cada una de las Universidades (Universidad de Panamá y Universidad Santa María la Antigua).

Los objetivos de la comisión se describen en el artículo 2 de la resolución mencionada que dice así:

1.- Estudiar los requerimientos y los problemas técnicos de la contabilidad y emitir las Normas de Contabilidad Financiera para la práctica profesional de la Contabilidad en la Republica de Panamá.

2.- Pronunciarse sobre los principios de contabilidad generalmente aceptados.

3.- Procurar la divulgación y la discusión de los proyectos de Normas de contabilidad financiera entre el gremio de contadores públicos autorizados, otros profesionales afines y los sectores de la economía del pais, para tratar de lograr su aceptación entre los grupos antes mencionados.

4.- Revisar periódicamente la norma emitida para actualizarlas, de ser necesario.

5.- Resolver las consultas que se le formulen sobre las normas promulgadas por la comisión y sobre otros asuntos que sean de su competencia.

CAPITULO N.2 ANALISIS DE LAS CUENTAS.

CUENTAS REALES O PERMANENTES:

Representan aquellas cuentas que muestran la situación económica de una empresa natural o jurídica, consideradas como: activos, pasivos y capital. También se denominan así aquellas cuentas que no son saldadas al final de cada periodo contable y que están representadas por las cuentas del Balance de Situación. Activos, pasivos y capital

ACTIVOS:

Constituyen la fuente económica que posee un negocio y se espera que vaya en beneficio de los eventos financieros. Su clasificación en el balance de situación es la siguiente:

Corrientes o circulantes: Categoría en el balance que se utiliza para designar el efectivo y otros recursos que se esperan convertirse en dinero, o sea, que se consuman durante el ciclo de operaciones en un periodo corto: caja, banco, cuentas por cobrar, inventario de mercancía.

Propiedad, planta y equipo: Son los activos duraderos para el desarrollo de las operaciones de un negocio y no están disponibles para la venta. En la clasificación del balance de Situación también se les conoce como: activos fijos o activos duraderos, ejm, Terreno, edificio, mobiliario, equipos, maquinarias.

Otros Activos: se incluyen aquellos activos que no poseen una clasificación lógica en las dos categorías anteriores. Ejm. Depósitos de garantía, bonos, Inversiones.

PASIVOS:

Son obligaciones o deudas a cargo de un negocio o persona, o sea, el derecho que tienen los acreedores sobre los activos. Su clasificación en el Balance de Situación es el siguiente:

Corto plazo o corriente: Se consideran aquellas obligaciones o deudas con acreedores que deberán ser cubiertas o pagadas en un periodo relativamente corto menor a un año, ejm. Cuentas por pagar, Documentos por pagar, Cuota obrero patronales por pagar, Salarios por pagar.

Largo plazo. Suma o monto de la obligación o deuda que se pagara en los próximos periodos contables, también se le conoce como pasivo fijo, ejm. Hipoteca por pagar, Prestamos por pagar, Documentos por pagar.

Otros pasivos: Son aquellas obligaciones que no están clasificadas en las dos categorías anteriores. Reservas Acumuladas, Ingresos no realizados.

Capital:

Es la sección del Balance de Situación que representa la participación de los dueños o accionistas de una empresa. Esta constituida por las aportaciones o inversiones, así como también por las utilidades o pérdidas acumuladas a través de los periodos contables.

La sección de capital en el Balance de Situación se presenta según la naturaleza del negocio, o sea, si es de persona, colectiva o sociedades anónimas.

Capital, N. Fernández, que representa la aportación del dueño del negocio.

N. Fernández, personal, se contabilizan todos los retiros del dueño del negocio.

Utilidades retenidas; se acumulan los resultados de cada periodo contable.

Para las empresas jurídicas S.A. la sección de capital seria;

Capital Social autorizado: monto del capital autorizado según el pacto social.

Acciones no emitidas: acciones de capital autorizada pero no vendida ni comprometida.

Acciones suscritas: acciones de capital comprometida pero no pagada en su totalidad.

Acciones emitidas: acciones de capital totalmente pagada y en circulación

Utilidades retenidas: acumulación de los resultados obtenidos a través de los periodos contables.

IMAGEN DE SOFTWARE CONTABLE

Ecuación Básica de Contabilidad.

Formula mediante la cual se expresa la situación económica de una empresa (Balance de Situación), a través de los bienes (activos), obligaciones (pasivos) y la participación de los dueños o accionistas (capital).

Formula: ACTIVO=PASIVO+CAPITAL

CUENTAS NOMINALES

Son las cuentas que miden los resultados de las operaciones financieras de los negocios en un periodo contable. También se les conocen con el nombre de cuentas temporales; están representadas por los ingresos, costos y gastos.

Ingresos:

Es la suma de dinero o equivalente monetario que se obtiene mediante la venta o servicio al contado o crédito según la naturaleza del negocio. Ejm. Ventas, servicios prestados, alquileres ganados, intereses ganados.

Costos:

Para las empresas comerciales de compraventa de mercancía, es el precio de la compra adquisición de la mercancía o bienes vendidos durante un periodo dado, incluyendo los costos por transporte y/o flete, además se conoce como costos de la mercancía vendida o costo de ventas. Para las empresas industriales, se presenta el costo de los bienes producidos que incluye los costos directos de fabricación que son: Materia Prima, Mano de obra directa, costos indirectos de fabricación.

Gastos:

Desembolso de capital, gastos de operaciones y activos usados, consumidos con la finalidad de obtener ingreso. El gasto es el monto monetario que en el Estado de Resultados se deduce de los ingresos. Los gastos no deben con fundirse con el costo; todos los gastos pueden ser costos, pero no todos los costos son gastos, ejm. Gastos de salarios, seguro social patronal, seguro educativo patronal, riesgos profesionales, mantenimiento, papelería y útiles de oficina, depreciación.

SISTEMAS DE CODIFICACION DE CUENTAS:

Para establecer los medios de recopilación y registro de las diferentes operaciones de un negocio, el contador debe estructurar un sistema de codificación de las diferentes cuentas que lo permitirá manejar con más eficiencia las diferentes transacciones comerciales de la empresa, siempre respetando el orden lógico de las clasificaciones.

Se recomienda que todo negocio, por muy pequeño que sea, contemple un catalogo de cuentas, que represente la guía del sistema de contabilidad, lo cual debe relacionar los nombres de la cuenta con el numero asignado.

El numero de dígitos empleados en un catalogo de cuentas esta en potestad del propio contador que diseñara el sistema de contabilidad. Lo importante del catalogo es identificar rápidamente a que clasificación pertenece determinada cuenta del mayor general; para ello se identifica con el digito 1 todas aquellas cuentas que pertenecen al activo, con el digito 2 las cuentas que pertenecen al grupo de los pasivos, con el digito 3 las cuentas de capital; o sea, que las cuentas permanentes o reales.

En cuanto a las cuentas temporales o nominales se ha escrito y dicho bastante y no se ha llegado a un consenso general sobre los cuales deben ser los dígitos asignados, lo que nos indica que el contador puede elegir sus códigos para cada grupo de cuentas para el digito 4 para los ingresos, digito 5 para los costos y digito 6 para las cuentas de gastos.

MODULO N.3

LIBROS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD

LIBROS LEGALES;

Se consideran libros legales de contabilidad aquellos indispensables que según el artículo 73 del Código de Comercio establece para todo tipo de empresas naturales y jurídicas. Estos libros son: Inventario y balances, Diario General, Mayor General, Actas, Acciones, y libros auxiliares.

INVENTARIO Y BALANCES:

Según el artículo 79 del Código de Comercio, este libro deberá empezar con la descripción exacta de los bienes monetarios, activos duraderos, obligaciones y participación de los dueños o accionistas; posteriormente, dentro de los tres primeros meses de cada año, se deberá consignar el balance de situación.

DIARIO GENERAL:

Es el libro que se usa para registrar las diferentes transacciones en forma cronológica. Este libro presenta en un solo sitio la información relacionada con una transacción y da una breve explicación de la misma. Cada página debe estar foliada.

MAYOR GENERAL:

Libro de registro que separadamente contiene las diferentes cuentas del negocio. En el se anotan en orden cronológico, las diferentes transacciones registradas en el libro Diario.

ACTAS:

En este libro se registran los acuerdos tomados en cada una de las reuniones de la Junta Directiva y de Accionistas, consignando la fecha y los nombres de los miembros que asistieron.

ACCIONES:

Es el libro donde se anotara el control y tenencia de las acciones emitidas y suscritas. En el mismo deberá expresarse lo siguiente:

Nombre y dirección del accionistaTítulos emitidos y cantidad de accionesFecha de emisión o adquisición de las accionesSuma pagada, parcial o total.Cantidad de acciones cedidas y a favor de quien.

LIBROS AUXILIARES:

A medida que los negocios van ampliando sus áreas de mercado, por lógica, el número de transacciones será mayor, lo que indica que será necesario establecer métodos de contabilidad más eficientes y que permitan ahorrar tiempo. De alli surge la necesidad de utilizar libros especiales auxiliares (diarios y mayores), que permitan procesar la información más eficazmente.

DIARIOS ESPECIALES O AUXILIARES:

Son aquellos diarios que separadamente llevan un registro de las operaciones que representan un volumen alto de actividades del negocio y que por lo general están en las áreas de ventas o servicios, compras, ingresos, y egresos de efectivo.

La ventaja de estos libros auxiliares o especiales es que en una forma resumida por mes serán registrados en el libro general y posteriormente se trasladaran al mayor general.

Diario de Ventas:

Libro de tres o más columnas que permite registrar todas las facturas de ventas o servicios al crédito.

Diario de Compras:

Libro donde se registran todas las compras o servicios al crédito y el número de columnas depende de las exigencias del negocio.

Diario de Ingreso de Efectivo:

En este libro auxiliar se anotara todo el efectivo recibido en concepto de ventas o servicios al contado, abonos de los clientes y otros ingresos de efectivo.

El número de columnas de este diario depende de las necesidades del momento de la empresa. Al igual que los anteriores diarios auxiliares este se totaliza y los totales se anotan en el libro diario con sus respectivas cuentas.

Diario de Egreso de Efectivo:

Es también conocido como el diario de egreso de caja, es el libro donde se registran todas las salidas del efectivo. Por lo general, una empresa que mantenga un buen control interno de efectivo, aplicara esta salida de efectivo por medio de cheques girados por lo que usara un libro denominado Libro de Banco. El número de columnas será de acuerdo con la necesidad de la empresa.

MAYORES AUXILIARES

Son los libros que mantienen actualizados los saldos de los clientes (Cuentas por Cobrar), los saldos de los acreedores (Cuentas por Pagar) y los saldos de los diferentes gastos (Gastos generales y de administración).

MAYOR DE CUENTAS POR COBRAR

Libro de tres columnas con saldo de debito donde se anotan las facturas de ventas o servicios al crédito de cada uno de los clientes de la empresa y se anotan los abonos recibidos para mantener un saldo actualizado.

La sumatoria de cada una de las cuentas del mayor auxiliar debe ser igual al total de la cuenta control del libro mayor general.

MAYOR DE CUENTAS POR PAGAR:

Libro de tres columnas con saldo debito, donde se anotan las facturas de compras y servicios a crédito de cada uno de los proveedores de la empresa y se anotan los pagos realizados para mantener un saldo actualizado.

La sumatoria de cada una de las cuentas del mayor auxiliar debe se igual al total de la cuenta control del mayor general.

MAYOR DE GASTOS:

Este libro se utiliza siempre y cuando los registros de cada uno de los gastos han sido anotados en una sola cuenta del mayor general denominada Gastos Generales o Administrativos. El número de columnas debe ser de tres. La sumatoria de cada una de las cuentas debe ser igual a la cuenta control del mayor general.

DILIGENCIA DE APERTURA:

Para que los libros indispensables de contabilidad de una empresa o persona se consideren oficiales, estos deben ser registrados en un juzgado del circuito del ramo civil. Esta práctica de registrar los libros se denomina Diligencia de Apertura

“El articulo N.76 del Código de Comercio dice:

Los libros indispensables a un comerciante o corredor, deberán estar encuadernados, forrado y foliados. En esta forma se presentaran al juez del circuito que conduzca de asuntos civiles para que consigne una diligencia de apertura en la primera página de cada libro, en el cual se expresara: el número de folios que contiene, estado en que se encuentran y el nombre del comerciante o corredor a quien pertenece. Se podrá en cada uno de los folios el sello del juzgado. Dicha diligencia ira fechada y firmada por el juez.”