Modulo de Gestión Por Procesos
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8/16/2019 Modulo de Gestión Por Procesos
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Ing. Mg(c). Andrés E. Torregroza RiveraConsultor Senior en Mejoramiento Organizacional, SG
HSEQ-RUC e Innovación
GESTIÓN POR PROCESO
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Gestión por Procesos
ReflexiónesCuando llegamos a una empresa y pedimos informaciónpara conocerla generalmente nos suelen mostrar elorganigrama de la empresa.
Si bien esta es una manera de ver a la organización; es unaforma limitada e insuficiente de analizarla ya que solo nodeja ver su Estructura Funcional.
Es decir no solo basta con saber quien lo hace; sino como,cuando , con quien, con que, para quien y que logra hacer.
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Gestión por Procesos
Factory
• Islas•
Especialización• Responsabilidad porfunciones• Centro de Costo
PRIMERA ERA
ORGANIZACIÓN
FUNCIONAL
1920 1980
SEGUNDA ERA
• Empresa Integrada• Cadena de Valor• Responsabilidadpor resultados
• Centro de utilidad• Procesos
1995
ORGANIZACIÓN
EN RED
TERCERA ERA
• Empresa Ampliada• Red de Valor Agregado• Equipos autodirigidos y dealto desempeño• Centro de Inversión• Procesos
ORGANIZACIÓN
CONECTADA
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Gestión por Procesos
Enfoque tradicional
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Gestión por Procesos
Enfoque funcional
Una empresa conestructuras organizativasrígidas conlleva la ejecuciónde sus actividades demanera fraccionada, dificultael flujo de la comunicación yhace que primen losintereses de las áreas ofunciones de una formaaislada sobre los de laorganización.
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Gestión por Procesos
Visión tradicional
P r o d u c c i ó n
V e n t a s
I n g e n i e r í a
F i n a
n z a s
C o m
p r a s
P r e
p r e n s a
Visión de proceso
Enfoque funcional
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Gestión por Procesos
Ventas yMktg. Ingeniería
Admón.Finanzas
Operacio-nes
RecursosHumanos
TecnologíasInformación
Ejecutivos
Staff
Gerentes
Ingenieros
Superviso-res
Operadores
Proceso de negocio (---) vs Función organizacional (O)
Entrada Salida
Enfoque funcional
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Gestión por Procesos
Inconvenientes del Enfoque Funcional
Predominio de los objetivos de un área o departamento por encima delos de la organización.
Escasa comunicación entre áreas o departamentos que dificulta la
coordinación.Competencia mal sana entre áreas o departamento.
Enfoque a cumplir o complacer a la jerarquía; jefes o directivos.
Niveles operativos poco calificados y motivados por la limitada
capacidad de planear y participar en las decisiones.Mayor importancia al cumplimento del la tarea que al logro delresultado.
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Gestión por Procesos
Qué es un procesoExisten distintas definiciones entre las cuales tenemos:
“Organización de personas, recursos y actividadesordenadas en secuencia lógica , para lograr unos
resultados determinados” En un sentido más amplio el término se refiere a cómose hacen las cosas y no a que cosas se hacen. Si cruzouna calle, eso es lo que estoy haciendo, pero el
proceso es la manera en que lo hago: caminando,corriendo, esquivando autos, pidiendo a alguien que meayude, etc
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Gestión por Procesos
Continuación“ Un conjunto estructurado y medible de actividadesdesignadas para producir un “output” específico paraun cliente particular en el mercado. Esto implica unfuerte énfasis en cómo el trabajo se hace dentro de unaorganización, en contraste a un énfasis enfocado alproducto, en el que... ”
“ Un proceso es un ordenamiento de las actividades detrabajo a través del tiempo y el espacio, con unprincipio, un fin e insumos y salidas (productos)
claramente identificados.... ” Son estructuras mediante las cuales una organizaciónhace lo necesario para producir valor a sus clientes
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Gestión por Procesos
Qué es común en todos los
conceptosEs una secuencia lógica de actividades , uordenamiento de actividades.
Se hace énfasis en cómo se hacen las cosasEl principio y fin (insumos y productos) están claramenteidentificados
El conjunto de actividades que se realizan en un procesovan a producir un output, resultado determinado, unproducto de “mayor valor” para alguien quedenominamos clientes.
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Gestión por Procesos
Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan, las cualestransforman elementos de entradas enresultados
Notas: Lo s elem entos de entrada para un p roceso so n generalmente
resul tados de ot ros procesos
¿Qué es un proceso?
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Gestión por Procesos
Proceso
La gestión del sistema de calidad de una organización se iniciacon la gestión de procesos, tomando en cuenta que todo trabajose lleva a cabo mediante un proceso.
ProcesoConjunto de actividadesmutuamente relacionadas oque interactúan, las cualestransforman elementos deentrada en resultados
Producto.- Es elresultado de unproceso:
Diseño Compra Capacitación Tela
Servicio Bancario Factura Mantenimiento Consultoría Banquete Mensaje Computadora
Entradas Salidas
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Gestión por Procesos
Indicador del proceso
Entrada/Proveedor
Salida/ Cliente
Secuencia de actividades
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Gestión por Procesos
Estructura de un Proceso
ENTRADA SALIDATRANSFORMACIÓN
SECUENCIA DE ACTIVIDADES
RECURSOS
REQUISITOS REQUISITOS
PROVEEDOR CLIENTE
EXPECTATIVAS
NECESIDAD
VALORAGREGADO+
LÍMITES
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Gestión por Procesos
“ Un resultado es obtenido en forma máseficiente cuando las actividades y recursosanexos se gestionan como un proceso”
Necesidadesdel Cliente
Área A Área B Área C
Satisfaccióndel Cliente
PROCESOS CORTAN A TRAVESDE LAS DISTINTAS AREAS
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Gestión por Procesos
Cadena de Valor y la Gestión por Procesos
Cadena de valor se entiende como la secuencia deactividades que desarrolla una organización paraofrecer productos y servicios de la mejor maneraposible.- Dis g rega a la em presa en su s act iv id ades est ratég icas
relevantes p ara com prender el com portam iento de loscos tos y las fu entes de diferenciaciones exis tentes ypotenciales.
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Gestión por Procesos
Infraestructura
Gestión de recursos humanosDesarrollo tecnológico
Abastecimiento Utilidad
Actividades de soporte
Actividades primarias
LogísticadeEntrada
INSUMOS
Opera -
ciones
LogísticadeSalida
PRODUCTO
Ventas /
Merca-dotecnia
Servicio
Cadena de Valor de Porter
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Gestión por Procesos
Valor y los Procesos
PROCESO 1COSTO 1VALOR 1
PROCESO 2COSTO 2VALOR 2
PROCESO 3COSTO 3VALOR 3
PROCESO 4COSTO 4VALOR 4
PROCESO 5COSTO 1VALOR 1
PROCESO 6COSTO 6VALOR 6
VAT (Valor Total Agregado > CT (Costos Totales)
“TODO LO QUE NO AGREGA VALOR DEBE RETIRARSE PORQUECAUSA COSTOS”
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Gestión por Procesos
Actividades u operaciones que agregan valor- Son las que transforman, convierten o cambian un
producto o servicio, las cuales son apreciadas por el
cliente y está dispuesto a pagar por ellas
Actividades u operaciones que no agregan valor
- Son las que consumen tiempo y recursos, pero noagregan valor y por las cuales el cliente no estádispuesto a pagar
Análisis de Valor
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Gestión por Procesos
Identifica todas las actividades involucradas en elproducto, clasificándolas como:
- Las que agregan valor percibido por el cliente
- Las que no agregan valor pero son necesarias parael proceso
- Las que no agregan valor y pueden ser eliminadas
Cadena de Valor de Porter
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Gestión por Procesos
Características Generales de los ProcesosTiene un
propósito uobjetivo
Enfocado alcliente
Enfocados en laGeneración de
Valor
Principio y unfin (interrelación
con otrosprocesos)
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Gestión por Procesos
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Gestión por Procesos
Componentes de un procesoObjetivo: Resultado esperado
del proceso con unascaracterísticas relativas a la
eficiencia y eficacia y teniendoen cuenta las expectativas de las
partes interesadas.
Responsable: Son laspersonas y organizaciones
que participan en laplanificación, ejecución,verificación y control del
proceso.
Alcance: Determina el inicio y final del proceso.
Proveedor: Ente queentrega elementos de
entrada para ser
utilizados en lasactividades del proceso.
Entrada: Información ,insumos o materialesque recibe el proceso
de otros procesosproveedores internos o
sistemas externos,necesarios para la
realización deactividades.
Actividades: Ciclode operaciones que
transforman las
entradas en salidas,creando valor. Estasoperaciones también
se llamanprocedimientos.
Salidas: Resultado
del procesoentregables a otrosprocesos o clientes.
Clientes: Ente querecibe los productos ysubproductosresultado de lasactividades delproceso o del procesoen si mismo.
Recursos: personas, infraestructura,maquinaria, equipos e información que requiereel proceso para lograr sus objetivos.
Sistema de Control: Acciones parapropender por que el proceso tengan
un comportamiento dentro de loslimites permisibles.
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Gestión por Procesos
Importancia de los procesos
Alineación Integración
Efectividad
(Eficacia +Eficiencia)
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Gestión por Procesos
La Planificación y los Procesos
VISIÓN
MISIÓN
POLÍTICA
Direccionamiento
PROCESOS(Indicadores de Procesos)
OBJETIVOS(Indicadores de
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Gestión por Procesos
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Gestión por Procesos
Caracterización de Procesos
(Ficha de Proceso)Es una herramienta documental que sirve paraplanificar las principales características de unproceso.
La información que contiene una caracterización oficha de proceso puede ser tan detallada como lodesee una organización y puede incluir otros tipos
de información como por ejemplo: Inspecciones,políticas, métodos de control, etc.
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Gestión por Procesos
ENFOQUE PROCESOSEs la identificación y
gestión sistemática delos procesos empleados
en una organización yen particular las
interrelaciones entretales procesos
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Gestión por Procesos
Enfoque basado en
procesos
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Gestión por Procesos
proceso Cproceso Bproceso ASalida
Entrada Entrada
Salida
Realimentación Realimentación
RequisitosRequisitos
Entrada
Salida
Enfoque basado en procesos
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Gestión por Procesos
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Gestión por Procesos
Niveles de los Procesos
A1
A2 A3 A1A2
A3
A1 A2 A3..
An
A1 A2
A3… An
A1 A2A3
A1 A2 A3
Macroproceso A
Proceso A1
Proceso A2
Proceso A3 Proceso A4
SubprocesoA3-1
SubprocesoA3-2
SubprocesoA4-1
SubprocesoA4-2
ACT 2-PA3 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3.
Actividad n
ACT 2-PA3 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3.
Acti|vidad n
ACT 2-PA4 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3.
Actividad n
Procedimientos
Registros
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Gestión por Procesos
Proceso Vrs. Procedimiento
PROCESO
Conjunto de actividadesMutuamente relacionadas
Que transforman actividadesen salidas.
PROCEDIMIENTO
Forma especifica dellevar a cabo una actividad
o proceso.=
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Gestión por Procesos
MAPA DE PROCESOS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DEL SISTEMA
DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
DOCUMENTOS ESPECÍFICOS (INSTRUCCIONES DE TRABAJO, PLANES DEESTUDIO, GUÍAS, PROGRAMAS, FORMATOS, FLUJOGRAMAS)
NIVEL1
NIVEL1
NIVEL 2
NIVEL 3
ESTRUCTURA TÍPICA DE LA DOCUMENTACIÓN EN UN S
R E G I S T R O S
D E C A L I D A D
D O C U M E N T O
S D E O R I G E N
E X T E R N O S
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Gestión por Procesos
“ No sobrevivirán las especias másfuertes, tampoco las más
inteligentes; solo lo harán quemejor se adapten al cambio”
( Charles Darwin)
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Ing. Andrés E. Torregroza Rivera Gerente General - Consultor Senior HSEQ
Centro de Consultoría del Norte - CECNORTECels: 310-7354268
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