Módulo I. El Presupuesto Empresarial como elemento de Dirección

UNELLEZ

GUANARE , Marzo 2016

SUB – PROYECTO: PRESUPUESTO EMPRESARIAL Programa: Ciencias Sociales

Sub-programa Administración Carrera: Lic. en Administración

Semestre: VII MODULO I. “EL PRESUPUESTO EMPRESARIAL COMO

INSTRUMENTO DE DIRECCION”

Facilitador Docente: MSc. Ana Fuenmayor.

UNELLEZ UNELLEZ

MODULO 1: “EL PRESUPUESTO EMPRESARIAL COMO INSTRUMENTO DE DIRECCION”

CONTENIDO

Definición e importancia del presupuesto

Objetivos específicos de un presupuesto

Ventajas y Limitaciones.

El presupuesto y el proceso de dirección

Clasificación de los presupuestos

Diferencia con el presupuesto público

Pasos a considerar en la elaboración de un Plan Presupuestal.

Etapas a seguir en la elaboración del Presupuesto.

UNELLEZ UNELLEZ

MODULO 1: “EL PRESUPUESTO EMPRESARIAL COMO INSTRUMENTO DE DIRECCION”En el proceso de planeación debemos tener presente tres preguntas que siempre debemos tener presente:

1. ¿ Estamos todos en el mismo barco?

2. ¿Estamos todos remando en la misma dirección?

3. ¿Estamos remando en la dirección correcta?

UNELLEZ UNELLEZ

PresupuestoEtimología

Concepto

Presupuesto se compone de dos raíces latinas: PRE = indica antes de, o delante de, y SUPUESTO =

hecho, formado. Por lo tanto, Presupuesto significa “antes de lo hecho ”.

Economía Industrial:“La Técnica de Planeación y Predeterminación de cifras sobre bases estadísticas y apreciaciones de hechos y fenómenos aleatorios.

Como herramienta de la Administración, se le puede conceptuar como: “La estimación programada de forma sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por una organización, en un periodo determinado.”

MODULO 1: “EL PRESUPUESTO EMPRESARIAL COMO INSTRUMENTO DE DIRECCION”

UNELLEZ UNELLEZ MODULO 1: “EL PRESUPUESTO EMPRESARIAL COMO INSTRUMENTO DE DIRECCION”

EL PRESUPUESTO:

Es una herramienta de planificación, coordinación y control de funciones que presenta en términos cuantitativos las

actividades a ser realizadas por una organización, con el fin de dar el uso más productivo a sus recursos, para alcanzar

determinadas metas.

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe

cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones prevista


IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO

Disminuye la incertidumbre

Señala cuales son las metas que se debe alcanzar

Indica cuanto dinero se necesita para ejecutar las actividades y en qué momento.

Obliga a realizar un seguimiento sobre tus gastos y mostrar las consecuencias de tu planificación.

Permite controlar los ingresos y gastos.

Permite identificar algún problema que surja.

Proporciona control en las actividades a desarrollar por cada integrante del equipo delegando funcionesPresenta una buena base para la contabilidad, pues, se puede ver las posibles discrepancias entre gastos e ingresos y, por ende, verifica los resultados obtenidos sobre la marchaEs documento obligatorio y necesario para fundamentar alguna solicitud de dinero, préstamo u otro medio que adquieras para financiar tu proyecto.


OBJETIVOS DEL

PRESUPUESTO

PREVISIÓN: su fin es tener todo

lo necesario para llevar a cabo el

proyecto.

PLANEACÍÓN:planea los

resultados que se desea obtener

ORGANIZACIÓN:organiza, de acuerdo a los objetivos, todas las partes o departamentos

que conforman la empresa

COORDINACIÓN E INTEGRACIÓN:

compagina todas las partes de la empresa en un objetivo en común

DIRECCIÓN: Vigila que se cumpla el

presupuesto y corregir desviaciones si las

hubiere

CONTROL: controla las

salidas y entrada de dinero.


OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO: se basan de acuerdo a las etapas del proceso administrativo, entre ellos:

De Previsión. Preconocer lo

necesario

Concepto: preparar de antemano lo

conveniente para atender a tiempo las

necesidades presumibles.

Objetivo : tener anticipadamente, todo lo

conveniente para la elaboración y ejecución de El Presupuesto.



De Planeación ¿Qué y cómo se va a hacer? Concepto: camino a seguir, con unificación y sistematización de actividades.

Objetivo:

planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con los objetivos.



De Organización (¿Quién lo hará?)

Concepto: estructuración técnica, de las relaciones que deben existir entre las funciones, los niveles, y las actividades de los elementos materiales y humanos de la entidad

Objetivo : Que exista una adecuada, precisa, y funcional estructura y desarrollo de la Entidad.



De Coordinación o Integración (Que se haga y se forme en orden, en lo

particular y en lo general)

Concepto: Desarrollo, mantenimiento, y consecución

armoniosa de las actividades de la Entidad

Objetivo: Compaginación estrecha y coordenada de todas y cada una de las secciones, para que cumplan con

los objetivos de la Entidad.



De Dirección (Guiar para que se haga)

Concepto: función ejecutiva para guiar o conducir, e inspeccionar, o supervisar a los subordinados, de

acuerdo con lo planeado.

Objetivo :Ayuda enormemente en las

políticas a seguir, toma de decisiones y visión de

conjunto, así como auxilio correcto y con buenas bases, para conducir y

guiar a los subordinados. .


OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO:

De Control (Ver que se realice)

Concepto: es la acción por medio de la cual, se aprecia si los planes y los objetivos se

están cumpliendo.

Objetivo comparación a tiempo entre lo presupuestado y los

resultados habidos, dando lugar a diferencias analizables, para hacer superaciones y correcciones antes

de haber consecuencias.


• Determina las políticas fundamentales de empresas y sus efectos

• Involucra a todos los niveles de la organización en el análisis y la toma de decisiones.

• Señala con antelación las metas y suministra expectativas definidas, las cuales servirán de marco de referencia.

• Obliga a planificar las actividades a realizar acorde con los otros planes y objetivos generales. • Expresa cuantitativamente (que debe hacerse, quién debe hacerlo, dónde y cuando debe hacerse, con qué

recursos debe hacerse y por qué debe hacerse).

• Controla el uso de recursos para lograr un uso más eficiente con el menor desperdicio posible.

• Formaliza y asigna responsabilidades.

• Facilita la coordinación y cooperación entre los actores.

• Detecta de antemano las necesidades de financiamiento, facilitando su oportuna obtención.

• Facilita el control, permitiendo anticipar los cambios futuros y su adaptación.

VENTAJAS


• Están basados en estimaciones y su efectividad dependerá del buen criterio utilizado en su preparación.

• Requieren continuo monitoreo para control, evaluación y ajustes; es decir por tratarse de una actividad dinámica, requiere continuas adaptaciones a las circunstancias que se vayan presentando.

• No es substituto de la gerencia, sino una herramienta y, para garantizar su éxito, esta debe estar consciente de cómo opera el sistema y cuales son sus objetivos.

LIMITACIONES


EL PRESUPUESTO Y EL PROCESO DE DIRECCION

Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros; con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.

El presupuesto debe ser integrador: Trabajan todas las áreas, es un trabajo de equipo y al realizarlo así, se logra un compromiso y objetivos comunes. Debe ser coordinador: Es la guía para todas las áreas, y el marco de referencia para cada gerente. “marca la cancha”, permite definir las responsabilidades de cada ejecutivo involucrado. El presupuesto lleva consigo las metas de la organización, a pesar de ser estrictamente financiero y numérico, establece la dirección hacia donde nos dirigimos.


CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS

Por el tipo de empresa. - Por su contenido. - Por su forma. - Por su duración. - Por la técnica de valuación. - Por su reflejo en los estados financieros. - Por la finalidad que pretende. - De trabajo.


A. Públicos. Son aquellos que realizan los Gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas, etc., para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias. Por regla general se estiman primero los gastos y luego se define el mecanismo de obtención de los ingreso para cubrir los gastos previstos

B. Privados. Es un instrumento de planificación elaborado por entes privados, con o sin fines de lucro, mediante el cual se fijan metas especificas, se asignan los recursos necesarios para la consecución de tales metas y se establecen los mecanismos de coordinación y control, que garanticen en cierto modo el logro de los objetivos y metas de la organización

Por el Tipo de Empresa


Por su contenido

Principales. Estos presupuestos son una

especie de resumen, en el que se presentan los

elementos modulares, en todos los presupuestos de la

entidad.

B. Auxiliares. Son aquellos que muestran, en forma analítica, las

operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la

organización de la Compañía.


A. Flexibles. Estos presupuestos consideran

anticipadamente, las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad, por posibles cambios o fluctuaciones

propias, lógicas, o necesarias.

B. Fijos. Son los presupuestos que

permanecen invariables, durante la vigencia del período presupuestario o en el curso de varios.

Por su Forma


Por su duración

A. Cortos. Los que abarcan un año o menos.

B. Largos. Los que formulan

para más de un año.


Por su Reflejo en los Estados Financieros.

A. De Posición Financiera. Este tipo de presupuestos, muestra la posición estática que tendría la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como Posición

Financiera (Balance General) Presupuestada.

B. De Resultados. Que muestran las posibles utilidades o pérdidas a obtener

en un período futuro.

C. De Costos. Se preparan tomando como base, los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan, a un período futuro, las erogaciones que

se hayan de efectuar por Costo Total o cualquiera de sus partes


A.Estimados. Son los presupuestos que se formulan sobre las bases empíricas; sus cifras

numéricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan sólo la

probabilidad más o menos razonable, de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.

B. Estándar. Son aquellos que por ser formulados sobre bases científicas o casi científicas, eliminan en un

porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de las anteriores (estimadas),

representan los resultados que se deben obtener.

Por su Técnica de Valuación


Por las Finalidades que Pretende.

A. De Promoción. Se presentan en forma de Proyecto Financiero y de Expansión; para su elaboración es necesario estimar los ingresos y los egresos que hayan de efectuarse en el período presupuestal.

B. De Aplicación. Normalmente se elaboran para solicitud de créditos. Constituyen pronósticos generales sobre la distribución de los recursos con que se cuenta, o habrá de contar la Empresa, según lo proyectado.

C. De Fusión. Se emplean para determinar anticipadamente, las operaciones que hayan de resultar de una conjunción de entidades o compañías filiales.

D. Por Áreas y Niveles de Responsabilidad. Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles, en que se divide una organización.


Por las Finalidades que Pretende.E. Por Programas. Este tipo de presupuestos es preparado

normalmente, por dependencias gubernamentales descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras

expresan el gasto, en relación con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades

concretas que cada dependencia debe realizar, para llevar a cabo los programas a su cargo.

F. Base Cero. Es aquel que se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas. Este presupuesto es útil ante la desmedida y

continua elevación de los precios, las exigencias de actualización, de cambio, y por el aumento continuo de los costos en todos los

niveles, básicamente. Resulta ser muy costoso y con información extemporánea, pero que sirve, entre otros aspectos a evitar vicios,

repeticiones, obsolescencia, etc.

G. Tradicional. Es el clásico y normal que generalmente se

utiliza en la “Iniciativa Privada”.


De Trabajo.

A. Presupuestos Parciales. Se elaboran en forma analítica, mostrando las operaciones estimadas por cada departamento. Con base en ellos, se desarrollan los:

B. Presupuestos Previos. Son los que constituyen la fase anterior a la elaboración definitiva, sujetos a estudios y a la aprobación, para desembocar en el:


De Trabajo.

C. Presupuesto Definitivo. Es aquel que finalmente se va a ejercer, coordinar, y controlar en el período al cual se refiera. La experiencia

obtenida con este tipo de presupuestos dará lugar a la elaboración de:

D. Presupuestos Maestros o Tipo. Es un presupuesto sistémico donde interactúan todas las unidades de una empresa u

organización. Cada unidad elabora su presupuesto en función de sus necesidades o expectativas especificas, pero compatibles

entre si y con los objetivos de la empresa. Expresa el plan general de la gerencia, agrupa todos los presupuestos y es la guía de acción fundamental de todos los niveles de la organización, porque refleja el compromiso individual y colectivo de los

actores.


Se puede definir el presupuesto privado:Objetivos de la Empresa

Plan a Largo PlazoPresupuesto Ventas a Largo PlazoEstrategia Mezcla de Productos

Presup. Ventas a Corto Plazo

PRODUCCION MERCADEO INVESTIGACION Y DESARROLLO

FINANCIERO

Presupuesto de EfectivoEstado de Resultados

Balance GeneralMovimiento del Efectivo


PRESUPUESTO PÚBLICO • Se estiman primero los gastos y luego

se define el mecanismo de obtención de los ingresos para cubrir los gastos previstos.

• Esta basado en la función social del estado.

• Se Clasifican en: Según su periodicidad, económica y según los de Origen.

• Es una Ley• Equilibrio Presupuestario• Si existe déficit presupuestario: puede

considerarse como una medida de expansión para reactivar la economía. Keynes

PRESUPUESTO PRIVADO• Se calculan primero los ingresos

posteriormente se definen los costos y gastos necesarios para lograr tales ingresos.

• Obtener tasas de rendimiento sobre capital que interpreten las expectativas de los inversionistas.

• Interrelacionar las funciones empresariales (compras, producción, ventas, etcétera) en busca del objetivo mediante la delegación de funciones

• Fijar políticas y examinar su cumplimiento

• Si existe déficit presupuestario, la empresa se declara en quiebra

DIFERENCIAS

UNELLEZ UNELLEZ

PASOS A CONSIDERAR EN LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

Establecer los objetivos empresariales a corto y largo plazo

Especificación de las metas de la empresa. Revisar y explicar con claridad la visión, misión, estrategia y objetivos.

Desarrollo de un plan de trabajo

Delegación de responsabilidades.

Determinación de los procedimientos de trabajo

Ejecución y control de las actividades ramificada

UNELLEZ UNELLEZ

PASOS A SEGUIR LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

UNELLEZ UNELLEZ

FACTORES EXTERNOSPolítica Económica

Regulaciones Ambientales

PASOS A SEGUIR LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

UNELLEZ UNELLEZ

ETAPAS A SEGUIR LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

Fase IPlaneació

n

Fase II Elaboración del

Presupuesto

Fase III Ejecución del Presupuesto

Fase IV Control Presupuestario

Fase V Evaluación Presupuestario

UNELLEZ UNELLEZFA

SE I.

Pla

neac

ión • En este paso se

determinará lo que se va a hacer mediante la toma de decisiones frente a diversas alternativas para alcanzar el (los) objetivo(s) propuesto(s). En este paso se planeará las tendencias de las ventas, los costos, los precios, márgenes de utilidad que se propone obtener, la rentabilidad participación en el mercado, etc FA

SE II

. Ela

b. P

resu

pues

to • Al elaborar cada departamento su presupuesto, en base a esto se preparan los Presupuestos Previos, que reciben este nombre porque están sujetos a estudio, es decir, se revisan para ver si están bien que deben ser corregidos antes de ser aprobados para dar lugar al Presupuesto Definitivo, en base al cual se van a coordinar y controlar las actividades futuras del negocio

FA

SE I

II. E

jec.

Pre

supu

esto

• Poner en marcha los planes con el fin de lograr las metas propuestas a través de la eficiencia y eficacia en cuanto a recursos físicos, financieros y/o humanos. En esta fase es indispensable tener una comunicación efectiva constante entre todas las partes que integran el presupuesto general


.

UNELLEZ UNELLEZ

FASE

IV. C

ontr

ol

Pres

upue

star

io • Permite determinar si las acciones realizadas se esta cumpliendo de acuerdo a lo establecido previamente en el presupuesto general y, si no es así, cuánto es su variación. Para ello, se debe analizar y cuantificar los resultados obtenidos periódicamente por cada departamento responsable

FASE

V.

Eval

uaci

ón

• Consiste en los procedimientos de seguimiento del presupuesto una vez se ha llevado a cabo las medidas correctivas.


.

.

UNELLEZ UNELLEZ

UNELLEZ

“ No pretendamos que las cosas cambien, si seguimos

haciendo lo mismo” Albert Einstein

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