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MUNICIPALIDAD DE ANTOFAGASTA

MANUAL DE OPERACIONES

SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA

2017

2 Manual de Operaciones del Sistema de Control de Asistencia de la I. Municipalidad de Antofagasta 2

TABLA DE CONTENIDOS

1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA ................................................................... 3

1.1. Descripción general ......................................................................................................... 3 1.2. Diagrama general ............................................................................................................. 4

2. MENÚ PRINCIPAL ......................................................................................................... 5

2.1. Menú de Asistencia .......................................................................................................... 5 1.1.1 Submenú Ingreso de Horarios ................................................................................................ 6

1.1.1.1 Definición de Calendario Mensual ............................................................................ 6 1.1.1.2 Ingreso de Horarios y Turnos Normales .................................................................. 7 1.1.1.3 Consulta de Horarios ................................................................................................ 8 1.1.1.4 Mantenedor de Topes Horas Extras ......................................................................... 9 1.1.1.5 Mantenedor de Topes Horas Extras por Funcionario .............................................. 9

1.1.2 Submenú Asignación Horaria ............................................................................................... 10 1.1.2.1 Asigna Horario a Funcionarios ............................................................................... 10 1.1.2.2 Clave de Funcionarios ............................................................................................ 11 1.1.2.3 Proceso Generación de Horario Mensual ............................................................... 12 1.1.2.4 Proceso Generación de Horario Mensual por Rut ................................................. 12 1.1.2.5 Mantención Horarios Programados ........................................................................ 13 1.1.2.6 Listado Horario Mensual Programado .................................................................... 13

1.1.3 Submenú Eventos – Horario Realizado ................................................................................ 14 1.1.3.1 Mantención de Eventos ........................................................................................... 14 1.1.3.2 Listado Ausentismos .............................................................................................. 15 1.1.3.3 Consulta de Eventos ............................................................................................... 16 1.1.3.4 Proceso Carga de Eventos...................................................................................... 17

1.1.4 Submenú Autorizaciones ...................................................................................................... 17 1.1.4.1 Carga de Autorizaciones Horas Extras .................................................................. 18 1.1.4.2 Ingreso de Autorizaciones ...................................................................................... 19

1.1.5 Submenú Procesos del Mes ................................................................................................. 19 1.1.5.1 Proceso Cálculo de Horas ...................................................................................... 20 1.1.5.2 Proceso Cierre de Mes ............................................................................................ 20 1.1.5.3 Proceso Inicio de Mes ............................................................................................. 21

1.1.6 Submenú Consultas e Informes ............................................................................................ 21 1.1.6.1 Listado de Marcas y Atrasos .................................................................................. 22 1.1.6.2 Consulta de Asistencias por Funcionario .............................................................. 22 1.1.6.3 Libro de Asistencia ................................................................................................. 23 1.1.6.4 Planilla de Control de Horas ................................................................................... 23 1.1.6.5 Resumen de Atrasos ............................................................................................... 24 1.1.6.6 Resumen de Errores en Marcas de Reloj ............................................................... 24 1.1.6.7 Informe Horas Extraordinarias................................................................................ 25 1.1.6.8 Informe Inasistencias .............................................................................................. 26 1.1.6.9 Informe Atrasos ....................................................................................................... 27

1.1.7 Submenú Procesos Especiales ............................................................................................ 28 1.1.7.1 Proceso de Carga a Remuneraciones .................................................................... 28

2.2. Menú Pantallas Activas .................................................................................................. 29


1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA 1.1. Descripción general Tiene por objetivo apoyar los procesos pertinentes al proceso de control de asistencia, basándose en el registro de programación Horaria, carga de marcas (eventos horarios) entregadas por los relojes control u otro medio. El módulo control de asistencia se relaciona con el módulo de ciclo de vida, dónde se encuentran los funcionarios y su situación contractual, y con el módulo de Remuneraciones por medio del envío de las horas extras a pago y descuentos respectivos si corresponde efectuar A continuación se describen las funcionalidades que provee el módulo de control de asistencia:

• Programación calendario mensual. Permite la definición y mantención del

calendario mensual, es aquí, donde se indica al sistema, los días que son hábiles, no hábiles o especiales. Una vez que se han realizado las tareas anteriores, automáticamente, el sistema calcula los días y el total de Horas a trabajar en el mes. Este calendario, es utilizado también como base por el Módulo de Personal, para el cálculo y control de Feriados Legales, Permisos Administrativos, Permisos sin Goce de Remuneraciones, Permisos Paternales, Licencias Médicas y todas aquellas situaciones que implican ausentismo. ▪ Ingreso de cambios horarios ▪ Genera horario a cumplir por cada funcionario ▪ Modificación en el horario individual a cumplir ▪ Definición de horarios administrativos ▪ Definición de horarios en modalidad de turnos ▪ Definición de minutos de tolerancia de atraso ▪ Ingreso de claves de reloj control de funcionarios

• Mantención de Parámetros. Esta opción permite fijar los parámetros que serán

utilizados para el cálculo de las horas extras y atrasos. En el caso del caso de los atrasos permite fijar una tolerancia en minutos, en el caso de horas extras, se fija el minuto a partir del cual, será considerado tiempo extra de trabajo.

• Ingreso y Mantención de Autorizaciones de Horas Extras. Permite el Ingreso y

Mantención de Autorizaciones de horas extras diurnas (125%) o Festivas (150%) en un determinado mes.

• Ejecución de horas. Permite administrar la ejecución de la asistencia del mes. ▪ Carga de horas realizadas ▪ Captura desde relojes control, carga de archivos o planillas electrónicas de asistencia

• Autorización de horas. Permite administrar la autorización de horas a los

funcionarios ▪ Ingreso de autorizaciones genéricas para los funcionarios ▪ Ingreso de autorización individual por período de tiempo ▪ Ingreso de autorización de horas por días específicos

• Cálculo de horas. Esta opción permite realizar los cálculos de horas extras, atrasos y días de inasistencia ya sea justificada e injustificada, para ello utiliza información de los Módulos de personal (ausentismo), Licencias Médicas y otros necesarios. Cruzando todos los datos señalados determina la cantidad de horas autorizadas a pagar y le informa al módulo de Remuneraciones para su liquidación.

• Proceso de carga. Permite traspasar las horas autorizadas a Remuneraciones y

realizar el traspaso de horas, atrasos y días no justificados a Remuneraciones


1.2. Diagrama general


2. MENÚ PRINCIPAL

Este sistema contempla los siguientes menús: Menú de Asistencia y Pantallas Activas. 2.1. Menú de Asistencia

Este menú contempla las siguientes submenús: Ingreso de Horarios de Horarios, Asignación Horaria, Eventos – Horario Realizado, Autorizaciones, Procesos del Mes, Consultas e Informes y Procesos Especiales.


1.1.1 Submenú Ingreso de Horarios

El submenú de Ingreso de Horarios, contempla las siguientes opciones: Definición de Calendario Mensual, Ingreso de Horarios y Turnos Normales, Consulta de Horarios, Ingreso Topes Horas Extras y Mantenimiento Horas Extras Topes por Funcionario. 1.1.1.1 Definición de Calendario Mensual

Este es un proceso absolutamente necesario para dar inicio a un nuevo mes de proceso. Aquí el Administrador del Sistema crea el calendario mensual de trabajo, según las características propias de cada mes, se establecen los días hábiles, no hábiles (sábados, domingos, feriados) y especiales (se entiende por días especiales aquellos en los cuales se trabaja una jornada parcial o hasta mediodía, por ejemplo: el día 17 de septiembre, 24 de diciembre, etc.).


Los datos relevantes para crear este calendario son: • Año: Corresponde al año seleccionado al ingresar al Sistema.

• Mes: Corresponde al mes seleccionado al ingresar al Sistema. Una vez definidos estos valores (mes y año), el Sistema llena en forma automática los datos del mes y los muestra en la opción. Posteriormente, EL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA, va marcando en la opción, con el Mouse, cada día para su calificación en: día hábil, día no hábil o día especial. Los Parámetros del mes, tales como Días a Trabajar y Horas a Trabajar, se calculan en forma automática. 1.1.1.2 Ingreso de Horarios y Turnos Normales

Esta opción, QUE ES DE USO EXCLUSIVO DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA, se usa para establecer el código y la definición de los horarios normales que regirán durante el período seleccionado.

Se entiende por horarios normales, aquellos que no se desarrollan en modalidad de ciclos o turnos.

Los primeros datos necesarios para crear esta base de horarios normales son:

• Período: Corresponde al mes y el año seleccionados al ingresar al Sistema.

• Código de horario: Es un identificador exclusivo para cada uno de los horarios que se establecerán en el período.

• Nombre horario: Es un campo de texto que denomina, y explica, el tipo de horario codificado anteriormente. En el caso de esta opción, el indicador que señala: Normal, Horas semanales, debe estar siempre seleccionado como normal. No obstante lo anterior, en el caso

Posteriormente, EL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA debe generar un correlativo para cada horario que sea diferente. En este correlativo se debe registrar, para cada


día de la semana, tanto la hora de entrada como de salida, y, además, se debe indicar si el día que se está codificando es del tipo activo o libre. El resultado de esta operación se va reflejando en la opción inferior llamada Horario. 1.1.1.3 Consulta de Horarios

Esta opción permite realizar Consultas y Emitir un informe con los horarios ya definidos en el sistema, para lo cual se debe registrar los parámetros de filtro, como: rango de período, código de horario, tipo de horario y ciclo. Una vez ingresados estos datos, se debe seleccionar “Consultar” la que permitirá visualizar un informe como el que sigue: Informe Horarios.


1.1.1.4 Mantenedor de Topes Horas Extras

En este mantenedor se ingresan los valores topes de Horas Extras Ordinarias (25%) y Horas Extras Festivas (50%) de cada Calidad Jurídica, en mes de proceso. Al presionar el botón "Consultar" se presentarán todos los topes de horas extras ingresadas, según periodo de selección. 1.1.1.5 Mantenedor de Topes Horas Extras por Funcionario

En este mantenedor se ingresan los valores topes de Horas Extras Ordinarias (25%) y Horas Extras Festivas (50%) por funcionario, para cálculo de horas extras. Al presionar el botón "Consultar" se presentarán todos los topes de horas extras ingresadas, según periodo de selección.


1.1.2 Submenú Asignación Horaria

Este submenú contempla las siguientes opciones: Asigna Horario a Funcionarios, Clave de Funcionarios, Proceso Generación de Horario Mensual, Proceso Generación de Horario Mensual por RUT, Mantención Horarios Programados y Listado Horario Mensual Programado. 1.1.2.1 Asigna Horario a Funcionarios

Esta opción ES DE USO EXCLUSIVO DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA, y se usa para establecer el código y la definición de los horarios normales que regirán durante el período seleccionado. Se entiende por horarios normales aquellos que no se desarrollan en modalidad de ciclos o turnos.


Los primeros datos necesarios para crear esta base de horarios normales son: • Período: Corresponde al mes y el año seleccionados al ingresar al Sistema. En el caso de esta opción, el indicador que señala: Normal, Horas semanales, debe estar siempre seleccionado como normal. Posteriormente, EL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA debe generar un correlativo para cada horario que sea diferente. En este correlativo se debe registrar, para cada día de la semana, tanto la hora de entrada como de salida, y, además, se debe indicar si el día que se está codificando es del tipo activo o libre. 1.1.2.2 Clave de Funcionarios

Esta opción permite administrar (crear, modificar, eliminar) las Claves de accesos de los Funcionarios. Para ingresar una nueva clave para un Funcionario, se deben completar todos los campos del formulario, seleccionar el Funcionario, asignarle un Correlativo y una Clave entre otros datos. Finalmente se debe seleccionar la opción “Grabar”, con lo que se grabará en el sistema, la nueva clave ingresada.


1.1.2.3 Proceso Generación de Horario Mensual

Esta opción permite realizar el Proceso de Generación de Horario Mensual. Para llevar a cabo este proceso, se debe definir el Año y Mes, en el caso de que el horario sea para todos los Funcionario iguales, en caso contrario el administrador debe desmarcar la opción Todos y luego seleccionar el Rut del Funcionario al cual se generará el Horario. Finalmente se debe seleccionar “Procesar”, con lo que se registrará el horario para el o los funcionarios. 1.1.2.4 Proceso Generación de Horario Mensual por Rut

Esta opción permite realizar el Proceso de Generación del Horario Mensual que deberá cumplir un Funcionario en particular. Para realizar este proceso, se deben completar todos los campos del formulario Año, Mes, Rut Funcionario y Correlativo. Finalmente se debe seleccionar “Procesar”, con lo que se grabará el horario mensual para el Funcionario seleccionado.


1.1.2.5 Mantención Horarios Programados

Esta opción permite administrar (crear, modificar, eliminar) los Horarios establecidos en la asignación horaria en forma previa. Este proceso es individual o sea para un Funcionario en particular. Una vez realizados los cambios, se debe seleccionar “Grabar”, con lo que se grabará en el sistema, cualquier cambio realizado. 1.1.2.6 Listado Horario Mensual Programado

Esta opción permite obtener un Listado del Horario Mensual Programado. Para obtener el listado, se deben completar todos los campos del formulario, Período Año, Mes y seleccionar el tipo de Planilla de Control de Horas que se desea visualizar. Finalmente se debe seleccionar “Editar”, que permitirá visualizar el Listado requerido.


1.1.3 Submenú Eventos – Horario Realizado

Este submenú contempla las siguientes opciones: Mantención de Eventos, Listado de Ausentismos, Consulta de Eventos y Proceso Carga de Eventos. 1.1.3.1 Mantención de Eventos

Esta opción permite administrar (crear, modificar, eliminar) datos erróneos ya registrados en el sistema, como por ejemplo: registros en el reloj de control de asistencia. Una vez seleccionado el Rut del Funcionario, es posible modificar los datos que se despliegan en la opción “Horario”, con lo cual se corrigen omisiones o errores existentes en la base de datos. Una vez realizados todos los cambios, se debe seleccionar “Grabar”, con lo que se grabarán en la base de datos del sistema todos los cambios realizados. Presionando el botón “Imprimir” se obtiene un reporte en papel.


1.1.3.2 Listado Ausentismos

Esta opción permite obtener el Listado de Ausentismos de los Funcionarios ingresados en el sistema de Personal. Para obtener este listado, se debe seleccionar un rango de Rut de Funcionarios, rango de Fecha y definir el ordenamiento. Finalmente se debe seleccionar “Editar”, la cual permitirá visualizar el listado con el detalle requerido. Listado de Ausentismos:


1.1.3.3 Consulta de Eventos

Esta opción, permite consultar los Eventos u Horarios ya realizados que estén registrados en el sistema. Para poder visualizar los datos de la Consulta, se debe indicar el Período Año, Mes y seleccionar el Rut del Funcionario. Posteriormente se debe seleccionar “Editar”, lo que permitirá visualizar en la grilla todos los datos de la Consulta. Presionando el botón “Imprimir” se obtiene un reporte en papel.


1.1.3.4 Proceso Carga de Eventos

Esta opción permite realizar la Carga de Eventos, es decir, permite traspasar la información que contiene los datos de los horarios realizados por los Funcionarios, al Sistema de Asistencia. Inicialmente, se debe seleccionar el directorio en donde se encuentra el archivo, luego se debe seleccionar el archivo a cargar e ingresar los rangos de Fecha de Carga. Finalmente se debe seleccionar “Cargar Eventos”, con lo que se cargará en el sistema el archivo seleccionado. 1.1.4 Submenú Autorizaciones

Este submenú contempla las siguientes opciones: Carga Autorizaciones e Ingreso de Autorizaciones.


1.1.4.1 Carga de Autorizaciones Horas Extras

Esta opción permite realizar la Carga de Autorizaciones, es decir, permite traspasar la información que contiene las autorizaciones de horas extras de los Funcionarios, al Sistema de Asistencia. Inicialmente, se debe seleccionar el directorio en donde se encuentra el archivo, luego se debe seleccionar el archivo a cargar. Finalmente se debe seleccionar “Cargar Archivo”, con lo que se cargará en el sistema el archivo seleccionado. Ejemplo archivo Carga Autorizaciones


1.1.4.2 Ingreso de Autorizaciones

Esta opción permite administrar (crear, modificar, eliminar) los Ingresos de Autorizaciones. Para ingresar una nueva autorización, se deben completar todos los campos del formulario, definir el Tipo de Autorización, registrar el Rut del Funcionario, tipo de autorización, entre otros datos. Finalmente se debe seleccionar “Grabar”, con lo que se

almacenará en el sistema la nueva Autorización ingresada. 1.1.5 Submenú Procesos del Mes

Este submenú contempla las siguientes opciones: Proceso Cálculo Horas, Proceso Cierre de Mes y Proceso Inicio de Mes.


1.1.5.1 Proceso Cálculo de Horas

Esta opción permite realizar el Proceso de Cálculo de Horas. Para llevar a cabo este proceso, se deben completar todos los campos del formulario, Año, Mes, rango de Rut y rango de Unidad. Finalmente se debe seleccionar “Procesar”, con lo que se realizará el proceso de cálculo en el sistema. 1.1.5.2 Proceso Cierre de Mes

Esta opción permite realizar el Proceso de Cierre de Mes, por lo que es necesario tener en cuenta lo siguiente:

• Cuadratura de eventos

• Envío de datos al sistema de remuneraciones


Cabe señalar que una vez efectuado este proceso, no es posible hacer modificaciones a los datos pertenecientes al mes cerrado. Para realizar este proceso, se deben completar todos los campos del formulario, y posteriormente se debe seleccionar “Procesar”, llo que hará efectivo el Proceso de Cierre de Mes. 1.1.5.3 Proceso Inicio de Mes

Esta opción, permite realizar el Proceso de Inicio de Mes. Para llevarlo a cabo se debe indicar el Año y Mes a iniciar, posteriormente se debe seleccionar “Procesar”, con lo que se llevará a cabo el proceso. 1.1.6 Submenú Consultas e Informes

Este submenú contempla las siguientes opciones: Listado de Marcas y Atrasos, Consulta Asistencia por Funcionario, Libro de Asistencia, Planilla de Control de Horas, Resumen de Atrasos, Resumen de Errores en Marcas de Reloj, Informe Horas Extras, Informe de Inasistencias e Informe de Atrasos.


1.1.6.1 Listado de Marcas y Atrasos

Esta opción permite obtener un Listado de Marcas y Atrasos. Para obtener el listado, se deben completar todos los campos del formulario, seleccionar rango de Rut, rango de Unidad y rango de Hora de Entrada, entre otros datos. Posteriormente se debe seleccionar “Editar”, lo que permitirá visualizar el listado requerido. 1.1.6.2 Consulta de Asistencias por Funcionario

Esta opción permite realizar la Consulta de Asistencia por Usuario. Para realizar la consulta, se debe seleccionar el Rut del Funcionario que queremos consultar y luego ingresar el correlativo, con lo que el sistema presentará todo el detalle de la consulta realizada. Por otra parte, si se requiere imprimir el detalle de la consulta, deberá seleccionar “Imprimir”, realizando el reporte en papel.


1.1.6.3 Libro de Asistencia

Esta opción permite obtener el Libro de Asistencia de los Funcionarios ingresados en el sistema. Para obtener este libro, se debe seleccionar un rango de Rut de Funcionarios, rango de Fecha que queremos visualizar y definir el ordenamiento como se va a mostrar. Finalmente se debe seleccionar “Editar”, con lo que se visualizará el Libro con el detalle requerido. 1.1.6.4 Planilla de Control de Horas

Esta opción permite obtener la Planilla de Control de Horas, de los Funcionarios ingresados en el sistema. Para obtener la Planilla, se deben completar todos los campos del formulario, rango de Rut, rango de Unidad y Tipo de Informe entre otros datos. Finalmente se debe seleccionar “Editar”, para visualizar la planilla con el detalle requerido.


1.1.6.5 Resumen de Atrasos

Esta opción permite obtener el Resumen Consolidado de Atrasos, de los Funcionarios ingresados en el sistema. Para obtener el Resumen, se deben completar todos los campos del formulario, rango de Meses y Ley Afecto entre otros datos. Finalmente se debe seleccionar “Editar”, para visualizar el resumen con el detalle requerido. 1.1.6.6 Resumen de Errores en Marcas de Reloj

Esta opción permite obtener el Resumen de Errores en Marcas de Reloj, de los Funcionarios ingresados en el sistema. Para obtener el Resumen, se deben completar todos los campos del formulario, definir si esta Afecto a Turno e ingresar el Establecimiento, entre otros datos. Finalmente se debe seleccionar “Editar”, para

visualizar el resumen con el detalle solicitado.


1.1.6.7 Informe Horas Extraordinarias

Esta opción, permite obtener el Informe de Horas Extraordinarias, de los Funcionarios ingresados en el sistema. Para obtener la Planilla, se deben completar todos los campos del formulario, rango de Rut, rango de Unidad, Calidades Jurídicas, Ordenamiento y tipo de Informe. Finalmente se debe seleccionar “Editar”, para visualizar la planilla con el detalle requerido. Ejemplo Informe Horas Extraordinarias


1.1.6.8 Informe Inasistencias

Esta opción permite obtener el Informe de Inasistencias, de los Funcionarios ingresados en el sistema. Para obtener la Planilla, se deben completar todos los campos del formulario, rango de Rut, rango de Unidad, Calidades Jurídicas, Ordenamiento e ingresar Numero de Oficio y Nombre y Cargo de Firmante. Finalmente se debe seleccionar “Editar”, para visualizar la planilla con el detalle requerido. Ejemplo Informe Inasistencia


1.1.6.9 Informe Atrasos

Esta opción, permite obtener el Informe de Atrasos, de los Funcionarios ingresados en el sistema. Para obtener la Planilla, se deben completar todos los campos del formulario, rango de Rut, rango de Unidad, Calidades Jurídicas, Ordenamiento e ingresar Numero de Oficio y Nombre y Cargo de Firmante. Finalmente se debe seleccionar “Editar”, para visualizar la planilla con el detalle requerido. Ejemplo Informe Atrasos


1.1.7 Submenú Procesos Especiales

Este submenú contempla la opción de Proceso de Carga a Remuneraciones. 1.1.7.1 Proceso de Carga a Remuneraciones

Esta opción, permite realizar el Proceso de Carga a Remuneraciones. Para realizar este proceso, se deben completar todos los campos del formulario, ingresar Año, Mes y Establecimiento entre otros datos. Posteriormente se debe seleccionar “Procesar”, para llevar a cabo el Proceso de Carga.


2.2. Menú Pantallas Activas

La opción Pantallas Activas, muestra todas las ventanas que están abiertas en las cuales se puede estar trabajando.

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