Municipalidad de Chiquimulilla - CONTRALORÍA …...58 57 15 15 14 6 4 3 2 1 ÍNDICE Página...

GUATEMALA, MAYO DE 2019

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA Y DE CUMPLIMIENTO

MUNICIPALIDAD DE CHIQUIMULILLA, DEPARTAMENTO DESANTA ROSA

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2018

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MUNICIPALIDAD DE CHIQUIMULILLA, DEPARTAMENTO DE SANTAROSA

1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD AUDITADA

2. FUNDAMENTO LEGAL PARA LA PRÁCTICA DE AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, DELESPECIALISTA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS

6. CRITERIOS UTILIZADOS EN EL PROCESO DE AUDITORÍA

7. TÉCNICAS, PROCEDIMIENTOS Y/O METODOLOGÍA

8. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

9. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

10. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODOAUDITADO

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS 1 DIRECCIÓN DE AUDITORÍA AL SECTOR DE GOBIERNOS LOCALES YCONSEJOS DE DESARROLLO ÁREA ORIENTE

MUNICIPALIDAD DE CHIQUIMULILLA, DEPARTAMENTO DE SANTA ROSA

INFORME CONSOLIDADO DE AUDITORÍA FINANCIERA Y DE CUMPLIMIENTOPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2018

1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD AUDITADA Base legal Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de laRepública de Guatemala, Código Municipal. Función En el municipio, para la gestión de sus intereses y en el ámbito de suscompetencias puede promover toda clase de actividades económicas, sociales,culturales, ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar lacalidad de vida a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población delmunicipio. Las competencias propias del municipio son las siguientes: a. Abastecimiento domiciliario de agua potable debidamente clorada;

alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración decementerios y la autorización y control de los cementerios privados;limpieza y ornato; formular y coordinar políticas, planes y programasrelativos a la recolección, tratamiento y disposiciones finales de desechos yresiduos sólidos hasta la disposición final;

b. Pavimentación de las vías públicas urbanas y mantenimiento de lasmismas;

c. Regulación del transporte de pasajeros y carga y de sus terminales locales;

d. La autorización de megáfonos o equipos de sonido a exposición al públicoen la circunscripción del municipio;

e. Administrar la biblioteca pública del municipio;

f. Promoción y gestión de parques, jardines y lugares de recreación;

g. Gestión y administración de farmacias municipales populares;

h. La prestación del servicio de policía municipal;

i. Cuando su condición financiera y técnica se los permita, generar la energíaeléctrica necesaria para cubrir el consumo municipal y privado;

j. Delimitar el área o áreas que dentro del perímetro de sus poblaciones




puedan ser autorizadas para el funcionamiento de los siguientesestablecimientos: expendio de alimentos y bebidas, hospedaje, higiene oarreglo personal, recreación, cultura y otros que por su naturaleza esténabiertos al público;

k. Desarrollo de viveros forestales municipales permanentes, con el objeto dereforestar las cuencas de los ríos, lagos, reservas ecológicas y demás áreasde su circunscripción territorial para proteger la vida, salud, biodiversidad,recursos naturales, fuente de agua y luchar contra el calentamiento global;

l. Las que, por mandato de ley, le sea trasladada la titularidad de lacompetencia en el proceso de descentralización del Organismo Ejecutivo; y,

m. Autorización de las licencias de construcción, modificación y demolición deobras públicas o privadas, en la circunscripción del municipio.

Materia controlada La auditoría financiera comprendió la evaluación de los Estados Financieros,siendo los siguientes: Balance General, Estado de Resultados y Estado deLiquidación Presupuestaria. La auditoría de cumplimiento comprendió la evaluación de la gestión y del uso delos fondos asignados en el presupuesto general de ingresos y egresos deconformidad con las leyes, reglamentos, acuerdos gubernativos y otrasdisposiciones aplicables.

No. MATERIA CONTROLADA

1 Gestión financiera en el uso y fondos disponibles

2 Gestión financiera en los ingresos

3 Gestión financiera en los gastos

4 Contratación de obra pública

5 Contratación de servicios técnicos y profesionales

6 Procesos referidos al control interno

2. FUNDAMENTO LEGAL PARA LA PRÁCTICA DE AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,




artículo 2 el Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones. Acuerdo A-075-2017, del Contralor General de Cuentas, Normas Internacionalesde las Entidades Fiscalizadoras Superiores adaptadas a Guatemala -ISSAI.GT-. Nombramiento No. DAS-08.A-0019-2019 de fecha 07 de enero de 2019, emitidopor el (la) Director (a) de la Dirección de Auditoría al Sector de Gobiernos Localesy Consejos de Desarrollo Área Oriente de la Contraloría General de Cuentas, conel Visto Bueno del Subcontralor de Calidad del Gasto Público. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA General Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la LiquidaciónPresupuestaria de Ingresos y Egresos del Ejercicio Fiscal 2018. Específicos

Verificar la razonabilidad de los saldos de las cuentas del Balance General,que por la materialidad y naturaleza sean significativos.

Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos revelados en el Estado deResultados.

Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutadorazonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía,eficiencia y eficacia.

Evaluar el adecuado cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y otrosaspectos legales aplicables.

Evaluar la Estructura de control interno, establecida por la entidad.

Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado deacuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con losclasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes,reglamentos, normas y metodologìas presupuestarias aplicables.




Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos,transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos yverificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicablesy se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente.

Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido alproceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos ymetas de la entidad.

Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas,cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que lasrigen.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión selectiva de las operaciones, registros y documentación de respaldopresentada por los funcionarios y empleados de la entidad, correspondiente alperíodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2018, con énfasis enlas áreas y cuentas consideradas significativas y, de acuerdo a su naturaleza,determinadas como áreas críticas, incluidas en el Balance General, Estado deResultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, comose describe a continuación: Del Balance General las cuentas contables siguientes: 1112 Bancos, 1133Anticipos, 1234 Construcciones en Proceso, 1238 Bienes de Uso Común, 1241Activo Intangible Bruto, 2113 Gastos del Personal a Pagar, 2232 PréstamosInternos de Largo Plazo y 3111 Transferencias y Contribuciones de CapitalRecibidas. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentascontables: 5122 Tasas, 5129 Otros Ingresos no Tributarios, 5172 TransferenciasCorrientes del Sector Público y del área de gastos, las cuentas contables: 6111Remuneraciones y 6113 Depreciación y Amortización. Del Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área deIngresos, los siguientes rubros: Clase 11 Ingresos no Tributarios, rubros




11.02.90.02.00 Tasa Municipal por Alumbrado Público y 11.09.90.99.00 OtrosIngresos; Clase 16 Transferencias Corrientes, rubros 16.02.10.01.00 SituadoConstitucional para Funcionamiento, 16.02.10.04.00 Impuesto Circulación deVehículos para Funcionamiento, 16.02.10.05.00 Impuesto al Valor Agregado(IVA-PAZ) para Funcionamiento y Clase 17 Transferencias de Capital, rubros17.01.10.01.00 De Personas P/Proyectos y Obras de Inversión, 17.02.10.01.00Situado Constitucional para Inversión, 17.02.10.03.00 Impuesto Petróleo y susDerivados para Inversión, 17.02.10.04.00 Impuesto de Circulación de Vehículospara Inversión, 17.02.10.05.00 Impuesto al Valor Agregado (IVA-PAZ) Inversión y17.02.20.02.01 CODEDE IVA-PAZ. Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales, 11Prevención de la Desnutrición Crónica, 19 Movilidad Urbana y Espacios Públicos y99 Partidas no Asignables a Programas, considerando los eventos relevantes delos Proyectos, Obras y Actividades, así como de los Grupos de Gasto y renglonespresupuestarios siguientes: Programa 01 Actividades Centrales, Actividad 001Concejo Municipal, renglón presupuestario 062 Dietas Para CargosRepresentativos, Actividad 002 Alcaldía Municipal, renglones presupuestarios 011Personal Permanente y 063 Gastos de Representación en el Interior, Actividad003 Dirección Administrativa Financiera Municipal, renglones presupuestarios 011Personal Permanente y 022 Personal por Contrato, Actividad 012 ServiciosAdministrativos Financieros, renglones presupuestarios 051 Aporte Patronal alIGSS, 141 Transporte de Personas, 165 Mantenimiento y Reparación de Mediosde Transporte, 183 Servicios Jurídicos, 185 Servicios de Capacitación, 189 OtrosEstudios y/o Servicios, 196 Servicios de Atención y Protocolo, 211 Alimentos parapersonas, 291 Útiles de Oficina, 292 Productos Sanitarios, de Limpieza y de UsoPersonal y 299 Otros Materiales y Suministros. Programa 11 Prevención de la Desnutrición Crónica, Actividad 001 Conservación yMejoramiento de Otros Servicios Públicos Municipales Chiquimulilla Santa Rosa,renglones presupuestarios 022 Personal por contrato, 031 Jornales, 071Aguinaldo, 121 Divulgación e Información, 141 Transporte de Personas, 142Fletes, 189 Otros Estudios y/o Servicios, 211 Alimentos para Personas, 261Elementos y Compuestos Químicos, 267 Tintes, Pinturas y Colorantes, 268Productos Plásticos, Nylon, Vinil y P.V.C., 274 Cemento, 275 Productos deCemento, Pómez, Asbesto y Yeso, 283 Productos de Metal y sus Aleaciones, 284Estructuras Metálicas Acabadas, 291 Útiles de Oficina, 292 Productos Sanitarios,de Limpieza y de Uso Personal y 299 Otros Materiales y Suministros, Proyecto003 Servicios de Agua Apta Para Consumo Humano, Obra 003 MejoramientoSistema de Agua Potable, Colonia San Carlos, Chiquimulilla, Santa Rosa, renglónpresupuestario 331 Construcciones de bienes nacionales de uso común, Obra 004




Construcción Sistema de Agua Potable con Perforación de Pozo Aldea El Hawaii,Chiquimulilla, Santa Rosa, renglón presupuestario 331 Construcciones de bienesnacionales de uso común. Programa 19 Movilidad Urbana y Espacios Públicos, Proyecto 001 EspaciosPúblicos Limpios y con Ornato, Actividad 001 Manejo Tren de Aseo Municipal,Chiquimulilla, Santa Rosa, renglón presupuestario 022 Personal por Contrato,Proyecto 002 Áreas con Ordenamiento Vial, Actividad 001 Dotación yEquipamiento Policía Municipal de Tránsito, Chiquimulilla, Santa Rosa, renglónpresupuestario 022 Personal por Contrato, Actividad 002 Conservación yMejoramiento de Calles del Casco Urbano del Municipio de Chiquimulilla, SantaRosa, renglones presupuestarios 142 Fletes, 165 Mantenimiento y Reparación deMedios de Transporte y 262 Combustibles y Lubricantes. Programa 99 Partidas no Asignables a Otros Programas, renglón presupuestario751 Amortización de Préstamos del Sector Privado. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el PlanAnual de Auditoría. Área de cumplimiento Comprendió la evaluación de la gestión y del uso de los fondos asignados en elpresupuesto general de ingresos y egresos de acuerdo con la muestra deauditoría del área financiera, de conformidad con las leyes, reglamentos, acuerdosgubernativos y otras disposiciones aplicables. Área del especialista Se trasladó solicitud a la Dirección de Auditoría a Obra Pública e ImpactoAmbiental, mediante providencia DAS-08.A-0135-2019, de fecha veinte de marzode dos mil diecinueve. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, DEL ESPECIALISTA YOTROS ASPECTOS EVALUADOS Información financiera y presupuestaria Balance General




De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Bancos Al 31 de diciembre de 2018, la Cuenta contable 1112 Bancos, presentadisponibilidades por un valor de Q583,416.81, integrada por 3 cuentas bancariascomo se resume a continuación: Una Cuenta Única del Tesoro (Pagadora), 1Cuenta receptora y 1 cuenta para préstamos; abiertas en el Sistema BancarioNacional.

Cuenta No. Banco Saldo en Quetzales

3015073382BANRURAL, S.A. MUNICIPALIDADDE CHIQUIMULILLA (CUT) 582,916.81

3015001986MUNICIPALIDAD DECHIQUIMULILLA SANTA ROSA 0.00

01-099-082999-2MUNICIPALIDAD DECHIQUIMULILLA, SANTA ROSA 500.00

TOTAL 583,416.81

Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables dela municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por losbancos al 31 de diciembre de 2018 correspondientes. La cuenta Bancos no esrazonable debido a la diferencia del saldo entre el libro de bancos y la cuenta debancos en el SICOIN GL. Anticipos Al 31 de diciembre de 2018 la Cuenta contable 1133 Anticipos, presenta en elBalance General el saldo de Q1,116,385.04, correspondiente a anticipos aContratistas para la ejecución de obras, verificándose que los saldos de estacuenta son razonables, debido que los proyectos se encuentran en proceso. Construcciones en Proceso Al 31 de diciembre de 2018, la Cuenta contable 1234 Construcciones en Proceso,presenta un saldo de Q1,996,260.36, integrado por los proyectos descritos en lanota a los Estados Financieros número 8, verificándose que los saldos de estacuenta son razonables. Bienes de Uso Común




Al 31 de diciembre de 2018, la Cuenta contable 1238 Bienes de Uso Común,presenta un saldo de Q44,911,970.43, verificándose que los saldos de esta cuentason razonables. Activo Intangible Bruto Al 31 de diciembre de 2018, la Cuenta contable 1241 Activo Intangible Bruto,presenta en el Balance General el saldo de Q18,220,462.49, verificándose que lossaldos de esta cuenta son razonables. Gastos de Personal a Pagar Al 31 de diciembre de 2018, la Cuenta contable 2113 Gastos del Personal aPagar, presenta en el Balance General el saldo de Q224,615.20, verificándoseque retienen descuento por concepto de fianzas pero no lo trastadan a laInstitución correspondiente, por lo que se concluye que el saldo no es razonable. Préstamos a Largo Plazo Al 31 de diciembre de 2018, la Cuenta contable 2232 Préstamos Internos de LargoPlazo, presenta un saldo por pagar de Q1,582,422.48, en concepto de Préstamos,concluyendo que el saldo es razonable. Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas Al 31 de diciembre de 2018, la Cuenta contable 3111 Transferencias yContribuciones de Capital Recibidas, presenta un saldo acumulado deQ184,924,285.86. Estado de Resultados o Estado de Ingresos y Egresos De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado deResultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos Ingresos Tasas Las Tasas recaudadas durante el ejercicio fiscal 2018, ascendieron a la cantidad




de Q3,010,504.89, verificándose que el saldo es razonable. Otros Ingresos no Tributarios Otros Ingresos no Tributarios recaudados durante el ejercicio fiscal 2018,ascendieron a la cantidad de Q1,591,074.85, verificándose que el saldo esrazonable Transferencias Corrientes del Sector Público Las transferencias corrientes del sector público registradas recaudas y registradasal 31 de diciembre de 2018, ascienden a la cantidad de Q 3,795,343.34,verificándose que el saldo es razonable. Gastos Remuneraciones Los gastos de remuneraciones del ejercicio fiscal 2018, ascienden a la cantidad deQ4,558,614.69. verificándose que el saldo es razonable. Depreciación y Amortización La depreciación y amortización registrada en la Cuenta contable 6113 durante elejercicio fiscal 2018, fueron de Q15,475,656.25, verificándose que el saldo esrazonable. Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal2018, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 30 denoviembre de 2017, según Acta No. 49-2017. Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2018, asciende a lacantidad de Q30,500,317.64, el cual tuvo una ampliación de Q13,513,220.23,para un presupuesto vigente de Q44,013,537.87, ejecutándose la cantidad deQ35,850,243.39 (81% en relación al presupuesto vigente), en las diferentesClases de ingresos siguientes: 10 Ingresos Tributarios, la cantidad deQ2,563,315.39, 11 Ingresos no Tributarios, la cantidad de Q4,703,869.74, 13Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública, la cantidad de




Q500,352.65, 14 Ingresos de Operación, la cantidad de Q1,237,832.40, 15 Rentasde la Propiedad, la cantidad de Q2,986.31, 16 Transferencias Corrientes, lacantidad de Q3,795,343.34 y 17 Transferencias de Capital, la cantidad deQ23,046,543.56; esta última Clase es la más significativa, en virtud que representaun 52% del total de ingresos percibidos. El aporte de la asignación constitucional y de las asignaciones de leyesespecíficas, correspondiente al mes de diciembre de 2018, fueron acreditadas porel Ministerio de Finanzas Públicas, durante el mes de enero del año 2019, por unmonto de Q1,916,164.35 según registros del Sistema de Contabilidad Integradapara Gobiernos Locales -SICOIN GL-. Dicho aporte no fue evaluado en el procesode la auditoría, derivado a que fue percibido en el año 2019. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2018, asciende a lacantidad de Q30,500,317.64, el cual tuvo una ampliación de Q13,513,220.23, paraun presupuesto vigente de Q44,013,537.87, ejecutándose la cantidad deQ36,374,291.85 (83% en relación al presupuesto vigente) a través de losprogramas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales, la cantidad deQ7,997,450.43, 11 Prevención de la Desnutrición Crónica, la cantidad deQ9,864,400.67, 12 Apoyo para el Consumo Adecuado de Alimentos, la cantidadde Q230,000.00, 13 Prevención de la Mortalidad, la cantidad de Q532,376.77, 14,Gestión de la Educación Local de Calidad, la cantidad de Q2,836,364.40, 15Incremento de la Competitividad Turística, la cantidad de Q627,931.00, 16Reducción del Déficit Habitacional, la cantidad de Q313,161.72, 17 SeguridadIntegral, la cantidad de Q2,713,105.65, 19 Movilidad Urbana y Espacios Públicos,la cantidad de Q5,448,048.77, 20 Protección Social, la cantidad de Q822,297.31,22 Apoyo al Desarrollo Econòmico Local, la cantidad de Q177,377.76 y 99Partidas no Asignables a Programas, la cantidad de Q4,811,777.37, de los cualesel programa 11 es el más importante con respecto al total ejecutado, en virtud querepresenta un 27% del mismo. La liquidación presupuestaria del ejercicio fiscal 2018, fue aprobada conformeAcuerdo del Concejo Municipal, según Acta No. 03-2019 de fecha 16 de enero de2019. Modificaciones presupuestarias En el período auditado la Municipalidad realizó modificaciones presupuestarias,mediante ampliaciones (y/o disminuciones) por un valor de Q13,513,220.23 ytransferencias por un valor de Q17,785,488.30, verificándose que lasmismas están autorizadas por el Concejo Municipal y determinándose que no




estan registradas adecuadamente en el Módulo de Presupuesto del SistemaContable. Otros aspectos evaluados Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones ytransferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo severificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General deCuentas, en el plazo establecido para el efecto. Convenios La Municipalidad de Chiquimulilla reportó que al 31 de diciembre 2018, tiene 7convenios vigentes para la ejecución de proyectos, siendo los siguientes:

Númerode

Convenio Fecha Entidad FinalidadMonto de recursos a

utilizar, expresado en Q.

37-2018 19/07/2018 CODEDE

Construcción InstitutoBásico Aldea La Bomba,Chiquimulilla, Santa Rosa 800,000.00

40-2018 19/07/2018 CODEDE

Construcción InstitutoBásico por Cooperativa Lic.Armando Castañeda,Barrio San Sebastian,Chiquimulilla, Santa Rosa 1,143,400.00

18-2018 29/06/2018 CODEDE

Construcción InstitutoDiversificado ImedchiColonia La Corona II,Chiquimulilla, Santa Rosa 1,848,400.00

36-2018 19/07/2018 CODEDE

Construcción Sistema deAgua Potable Aldea ElCebollito, Chiquimulilla,Santa Rosa. 1,508,277.00

38-2018 19/07/2018 CODEDE

Mejoramiento EscuelaPreprimaria EduardoPineda Pivaral, AreaUrbana, Chiquimulilla,Santa Rosa 548,720.00

35-2018 19/07/2018 CODEDE

Mejoramiento EscuelaPrimaria Aldea LaMorenita, Chiquimulilla,Santa Rosa 450,000.00Mejoramiento Sistema deAgua Potable Aldea Los




39-2018 19/07/2018 CODEDECerritos, Chiquimulilla,Santa Rosa 600,000.00

TOTAL 6,898,797.00 Donaciones La Municipalidad de Chiquimulilla reportó que durante el ejercicio fiscal 2018, norecibió donaciones. Préstamos La Municipalidad de Chiquimulilla reportó que al 31 de diciembre de 2018, tienetres préstamos, integrados de la siguiente forma.

No. Nombre del PréstamoFuente de

Financiamiento Saldo Q.Fecha de

Vencimiento

1

Préstamo Banco CréditoHipotecario Nacional, AmpliaciónMejoramiento Sistema de AguaPotable Colonia San Carlos yCompra de 6 tanques de aguapotable de 10,000 lts. 42-1532-0020--002

399,714.27 20/12/2019

2

Préstamo Banrural proyectos 2009(ampliación y mejoramientossistema agua potable cascourbano.) 42-1501-0004-002

1,079,933.80 15/05/2019

3

Préstamo Banrural compravehículo (pick-up) para serviciosmunicipales 42-15010-0019-0-0-1

102,774.41 20/10/2019

TOTAL

1,582,422.48

Transferencias La Municipalidad reportó transferencias o traslados de fondos a diversas entidadesu organismos, efectuadas durante el período 2018, siendo las siguientes:

DESCRIPCIÓN VALOR Q.Organismos Nacionales: Institutos de nivel Básico y Diversificado 115,000.00

Bomberos Municipales Departamentales 236,500.00 Jubilados 425,804.00 Aporte económico a Epecistas 15,000.00 Gastos de feria en aldeas 5,000.00




Aporte para terapias 50,500.00 Aporte al Deporte 29,500.00 Becas 14,250.00 Otros 72,000.00 Ayuda para funerales 79,101.00 Aportes a ANAM 30,000.00

TOTAL 1,072,655.00 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de laMunicipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas. Otros aspectos Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada de GobiernosLocales, SICOIN GL, así como Servicios GL. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Informaciónde Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS,adjudicó 17 concursos, finalizados anulados 0, finalizados desiertos 0 y sepublicaron 2,284 NPG, según reporte de GUATECOMPRAS generados al 31 dediciembre de 2018. De la cantidad de eventos realizados publicados, se seleccionó una muestra parasu evaluación, siendo la siguiente:

NO NOG ENTIDAD/DESCRIPCIÓN MONTO MODALIDAD ESTATUS

1 8573786 Municipalidad de Chiquimulilla,Santa Rosa, Construcción ymateriales afines ConstrucciónInstituto Básico Aldea La Bomba,Chiquimulilla, Santa Rosa.

803,999.64 Cotización(Art. 38 LCE)

Terminadoadjudicado

2 8575908 Municipalidad de Chiquimulilla,Santa Rosa Construcción ymateriales afines Mejoramiento

604,627.50 Cotización(Art. 38 LCE)

Terminadoadjudicado




Sistema de Agua Potable AldeaLos Cerritos, Chiquimulilla, SantaRosa.

3 8566313 Municipalidad de Chiquimulilla,Santa Rosa, Construcción ymateriales afines ConstrucciónInstituto Básico por Cooperativa Lic. Armando Castañeda, BarrioSan Sebastian, Chiquimulilla,Santa Rosa.

1,147,410.00 LicitaciónPública (Art.

17 LCE)

Terminadoadjudicado

4 8565589 Municipalidad de Chiquimulilla,Santa Rosa, Construcción ymateriales afines ConstrucciónInstituto Diversificado IMEDCHIColonia La Corona II,Chiquimulilla, Santa Rosa.


17 LCE)

Terminadoadjudicado

5 8555370 Municipalidad de Chiquimulilla,Santa Rosa, Construcción ymateriales afines ConstrucciónSistema de Agua Potable Aldea ElCebollito, Chiquimulilla, SantaRosa.


17 LCE)

Terminadoadjudicado

Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad cumplió con registrar mensualmente, en el Módulo deSeguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP),el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo. 6. CRITERIOS UTILIZADOS EN EL PROCESO DE AUDITORÍA Descripción de criterios Decreto Número 12-2002, del Congreso de la República de Guatemala, CódigoMunicipal, Decreto Número 57-92, del Congreso de la República de Guatemala,Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, Decreto Número 101-97, delCongreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto y suReglamento, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República deGuatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, AcuerdoMinisterial No. 86-2015 Manual de Administración Financiera IntegradaMunicipal, Normas de Auditoría Gubernamental ISSAI.GTy Manual deOrganización, Funciones, y Descriptor de Puesto de la Municipalidad deChiquimulilla, Santa Rosa.




7. TÉCNICAS, PROCEDIMIENTOS Y/O METODOLOGÍA Las técnicas utilizadas en la práctica de la auditoría fueron la inspección física,observación, confirmación con terceros. Como procedimientos de auditoría seutilizaron cédulas narrativas, sumarias, analíticas para determinar la razonabilidadde las diferentes cuentas evaluadas. Como metodología se planificó la auditoríade acuerdo a la materialidad y a la evaluación de control interno. 8. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA




Estados financieros




Notas a los estados financieros




Hallazgos relacionados con el control interno Área financiera y cumplimiento Hallazgo No. 1 Deficiente documentación de soporte CondiciónAl evaluar el Programa 01 Actividades Centrales, actividad 012 ServiciosAdministrativos y Financieros, renglones presupuestarios 165 Mantenimiento yreparación de medios de transporte, 185 Servicios de capacitación y 189 Otrosestudios y/o servicios, se verificó que las compras y pagos por bienes y serviciosque efectuó la municipalidad en el período auditado, no están respaldadas contoda la documentación que evidencie que se cumplió con los procedimientosadministrativos, tales como: requisición, solicitud de compra, orden de compra opago y autorización razonada del gasto y listado de beneficiarios, únicamentepresentan la factura extendida por el proveedor, la cotización y conocimiento deentrega según el tipo de compra. CriterioEl Acuerdo No. 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, numeral 2.6 Documentos de Respaldo, establece:"Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea sunaturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que larespalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debedemostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, deregistro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, porcualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad yresultados de cada operación para facilitar su análisis." El Acuerdo Ministerial No. 86-2015, del Ministro de Finanzas Públicas, Manual deAdministración Financiera Integrada Municipal, Versión III, numeral 3 Área deContabilidad, Sub numeral 3.1 Normas de Control Interno, establece: "Se refierena los criterios técnicos generales de control interno, que deben ser aplicados en elregistro de los hechos que tienen efectos presupuestarios, patrimoniales y en losflujos de fondos inherentes a las operaciones del Sector Público no financiero,conforme la metodología uniforme establecida en los manuales emitidos por elórgano rector. a) Control Interno Previo. Como parte del control interno, laAutoridad Superior, es responsable de que se establezcan los métodos, medidas y




procedimientos de control antes de la ejecución de las operaciones o de que susactos causen efectos, y verificar el cumplimiento de las normas que lo regulan ylos hechos que lo respaldan, a través del aseguramiento de su conveniencia yoportunidad en función de los fines y programas de la institución y será ejecutadopor el personal responsable del trámite normal de las operaciones. Se debe tomarcomo base la separación de funciones de carácter incompatible y aplicar lasnormas emitidas por la Contraloría General de Cuentas. b) Control InternoConcurrente. La Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal(DAFIM), establecerá y aplicará mecanismos y procedimientos de supervisiónpermanentes durante la ejecución de las operaciones y en el proceso de registro,para asegurar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias,técnicas y normativas, de acuerdo a las normas emitidas por la ContraloríaGeneral de Cuentas. c) Control Interno Posterior. La evaluación de los procesos,los sistemas, las operaciones y sus resultados, en forma posterior a su ejecución,corresponde a la Unidad de Auditoría Interna Municipal (UDAIM), con base a loslineamientos e implementación del Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG),según lo establece el Artículo 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas. d) Registros Contables. El Sistema de Contabilidad Integrada Municipalgenera los registros a partir de la ejecución presupuestaria y los movimientos detesorería como componentes del Sistema y permite obtener los EstadosFinancieros y reportes auxiliares a través de las matrices de conversión." CausaDeficiente control en la revisión y aprobación de los expedientes por parte de laDirectora de Administración Financiera Integrada Municipal, asimismo la Comisiónde Finanzas no realizó las atribuciones de fiscalización. EfectoRiesgo que se afecten los intereses municipales, al aprobar los gastos sincompletar la documentación de soporte que respalde los mismos. RecomendaciónEl Concejo Municipal, gire instrucciones a la Comisión de Finanzas, a efecto queverifiquen que los expedientes de gasto contengan toda la documentación derespaldo, antes de ser aprobados. El Alcalde Municipal, gire instrucciones a la Directora de Administración FinancieraIntegrada Municipal, a efecto que cumpla la normativa legal vigente, al momentode emitir el pago. Comentario de los responsablesLa señora Silvia Verónica Rojas Gálvez, Directora de Administración FinancieraIntegrada Municipal, no se manifestó y no presentó pruebas de descargo para ser




evaluadas por el Equipo de Auditoría, no obstante haberle notificado medianteoficio número 13-DAS-08.A-0019-2019 de fecha 03 de abril de 2019. El señor Juan (S.O.N.) Herrera Pelicó, Síndico Primero e Integrante de laComisión de Finanzas, no se presentó a la discusión de hallazgos, pero envió notapara ser representado por la señora Silvia Verónica Rojas Gálvez, sin embargo nose manifestó y no envió pruebas de descargo, no obstante haberle notificadomediante oficio número 14-DAS-08.A-0019-2019 de fecha 03 de abril de 2019. El señor Melvin Ediberto Donis Hernández, Síndico Segundo e Integrante de laComisión de Finanzas, no se manifestó y no presentó pruebas de descargo, noobstante haberle notificado mediante oficio número 15-DAS-08.A-0019-2019 defecha 03 de abril de 2019. Comentario de auditoríaSe confirma el hallazgo para la Directora de Administración Financiera IntegradaMunicipal, Síndico Primero y Síndico Segundo, integrantes de la Comisión deFinanzas, en virtud que no se manifestaron y no presentaron pruebas de descargoen relación a la deficiencia determinada, lo cual consta en acta número 71-2019,libro L-2 43,308 de la Contraloría General de Cuentas, Dirección de Auditoría alSector Gobiernos Locales y Consejos de Desarrollo, Área Oriente, de fecha 12 deabril de 2019. Acciones legalesSanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, reformada por elDecreto 13-2013; artículo 39, Numeral 16, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesDIRECTORA DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADAMUNICIPAL

SILVIA VERONICA ROJAS GALVEZ 12,000.00

SINDICO PRIMERO JUAN (S.O.N.) HERRERA PELICO 27,423.70SINDICO SEGUNDO MELVIN EDIBERTO DONIS

HERNANDEZ27,423.70

Total Q. 66,847.40

Hallazgo No. 2 Deficiencia en registros contables CondiciónAl evaluar el Balance General al 31 de diciembre de 2018, cuenta contable 3112Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores, se determinó que el 31 dediciembre de 2017, se registraron pagos del convenio número 13-2017 de fecha




quince de junio de dos mil diecisiete, suscrito entre el Plan de Prestaciones delEmpleado Municipal y la Municipalidad, por el valor de Q191,870.36. En el período2018 se registró por el mismo convenio el valor de Q386,900.45, valor registradoincorrectamente en virtud que no corresponde al convenio indicado. CriterioEl Acuerdo Ministerial No. 86-2015, del Ministerio de Finanzas Públicas, Capítulo IIMarco Conceptual, numeral 3, Área de Contabilidad, establece: “El Área deContabilidad registra y produce información relacionada con la administraciónfinanciera sea ésta de carácter presupuestario o extrapresupuestario, decontabilidad patrimonial y de flujos de fondos, para la toma de decisiones, almismo tiempo que constituye una herramienta insustituible de control interno y unreferente necesario para la auditoría interna. Las unidades administrativasresponsables de registrar la contabilidad y producir los Estados Financieros,deben además aplicar los controles internos previos y el análisis financiero de losdatos registrados en el sistema, para relacionarlos con las evaluaciones deimpacto sustantivo y producir toda la información requerida por las autoridadesmunicipales y los usuarios del control externo, con la finalidad de garantizar laretroalimentación de las decisiones administrativas y la transparencia de la gestiónmunicipal.” CausaLa Directora de Administración Financiera Integrada Municipal y el Encargado deContabilidad, duplicaron el registro el valor del convenio suscrito. EfectoPresentación de saldos no razonables las cuentas contables 3112 ResultadosAcumulados de Ejercicios Anteriores por registros duplicados. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones a la Directora de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal y Encargado de Contabilidad, para que verifiquenel saldo de la cuenta 3112 Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores. Comentario de los responsablesEn oficio s/n de fecha 11 de abril de 2019, la señora Silvia Verónica Rojas Gálvez,Directora de Administración Financiera Integrada Municipal y el señor MarvinAnibal Figueroa Moreno, Encargado de Contabilidad, manifiestan: "El convenio dePago No. 13-2017, entre el PLAN DE PRESTACIONES DEL EMPLEADOMUNICIPAL Y LA MUNICIPALIDAD DE CHIQUIMULILLA, SANTA ROSA se firmópor el valor de Q.191,870.36 correspondiente al pago de Cuotas Patronalespendientes de cancelar por el período de octubre 2016 al mes de abril de 2017,




pero se dejó establecido en la CLAUSULA SEPTIMA DEL CONTRATO,CLAUSULA DE ADHESION OBLIGATORIA que se obliga a la Municipalidad amantener al día los pagos y en caso de acumulación de dos meses de atraso,expresamente otorga la facultad y el derecho al Plan de Prestaciones delEmpleado Municipal para que presente al Instituto de Fomento Municipal -INFOM-constancia de atraso en el pago de las cuotas laborales, patronales e interesescausados y gastos administrativos con el objeto que se adhiera la deuda alConvenio firmado, modificando el valor pactado en el mismo. El INFOM inició eldescuento de las cuotas establecidas en el Convenio a partir del mes de Agosto2017 hasta el mes de Febrero 2018 en forma consecutiva por un total deQ.111,924.33, quedando un saldo de Q.79,946.03 para cancelar el total del valordel Convenio. Con fecha 28 de febrero de 2018 el Alcalde Municipal solicitó alPlan de Prestaciones del Empleado Municipal aplicar la Cláusula de Adhesióncontenida en el Convenio No. 13-2017. El 12 de marzo de 2018 el Plan dePrestaciones del Empleado Municipal solicitó al INFOM, en oficio número005-GG-AMP-03-18, adherir al saldo del valor del Contrato Q.79,946.03 el valor deQ.294,342.10 correspondientes a la Cuota Patronal de los meses de mayo 2017 aFebrero 2018 y el valor de Q.11,228.64 por servicios de comisión y otros,haciendo un total de Q.385,516.77 cancelados en 5 amortizaciones mensuales; 4por valor de Q.77,103.35 y una de Q.77,103.37. En el mes de marzo el INFOMinició el descuento de las nuevas cuotas establecidas en la solicitud del Plan dePrestaciones, efectuando descuentos del mes de marzo 2018 al mes de junio2018 en forma consecutiva por un total de Q.308,413.40, quedando un saldo deQ.77,103.37 para cancelar el total del valor solicitado por el Plan de Prestacionesdel Empleado Municipal. El 11 de julio de 2018, a través del oficio No.007-GG-AMP-07-18 el Plan de Prestaciones de Empleado Municipal solicitó alInstituto de Fomento Municipal -INFOM- incrementar al valor pendiente decancelar Q.77,103.37, el valor de las cuotas patronales correspondiente al periodode Marzo 2018, al mes de Mayo 2018 por la cantidad de Q.75,945.49 más losservicios de Comisión y otros de Q.4,614.56 e intereses por Q.769.67, haciendoun total de Q.158,433.08, valor descontado por el INFOM en el mes de julio de2018. Por lo anteriormente descrito solicitamos desvanecer el presente Hallazgonúmero 2 de la Deficiencia en registros contables ya que no corresponde a unaduplicidad en los registros, si no, a la aplicación de Cláusula Séptima del ConvenioNo. 13-2017, tal como se demuestra en los documentos de respaldo." Comentario de auditoríaSe confirma el hallazgo, para la Directora de Adminsitración Financiera IntegradaMunicipal y al Encargado de Contabilidad, en virtud que registraron pagos del año2018 en resultados de ejercicios anteriores. En el mes de julio a solicitud del Plande Prestaciones del Empleado Municipal al INFOM se solicitó cargar al valorpendiente las cuotas patronales del período de Marzo a Mayo 2018, los cualesdebieron registrarse como gastos correspondientes al período 2018.




Acciones legalesSanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, reformada por elDecreto 13-2013; artículo 39, Numeral 22, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesENCARGADO DE CONTABILIDAD MARVIN ANIBAL FIGUEROA MORENO 3,500.00DIRECTORA DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL SILVIA VERONICA ROJAS GALVEZ 12,000.00Total Q. 15,500.00

Espacios luego de Acciones Legales




Hallazgos relacionados con el cumplimiento a leyes y regulacionesaplicables Área financiera y cumplimiento Hallazgo No. 1 Retenciones no pagadas CondiciónAl evaluar la cuenta contable 2113 Gastos del personal a pagar, se verificó que serealizaron retenciones por concepto de Prima de fianza de fidelidad, por un valorde Q108,314.86, sin haber contratado la fianza correspondiente. CriterioEl Decreto Número 12-2002, del Congreso de la República de Guatemala, CódigoMunicipal, artículo 137 Medios de Fiscalización, literal f), establece: “Caución,mediante fianza de fidelidad que garantice la responsabilidad de funcionarios yempleados municipales que recauden, administren y custodien bienes, fondos yvalores del municipio.” El Decreto Número 101-97, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica del Presupuesto, artículo 79, establece: "Los funcionarios y empleadospúblicos que recauden, administren o custodien bienes, fondos o valores delEstado y de sus entidades descentralizadas y autónomas, deben caucionar suresponsabilidad mediante fianza de conforrmidad con la ley respectiva." La resolución número DCE-12-2017, de la Dirección de Contabilidad del Estado,Manual de Contabilidad Integrada Gubernamental, Cuenta Contable 2113 Gastosa Pagar, subcuenta de primer grado 04 Retenciones a Pagar, establece: "Registralos montos retenidos y contribuciones pendientes de ingreso a diversasorganizaciones por operaciones con el ente, de acuerdo a la normativa legalvigente." CausaIncumplimiento por parte de la Directora de Administración Financiera IntegradaMunicipal, de la normativa legal vigente, al no trasladar las rentas consignadas porconcepto de fianza, derivado a la falta de contratación de la misma.




EfectoLa municipalidad no cuenta con fianzas vigentes que cubran el riesgo por pérdidade valores y uso indebido de los fondos. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones a la Directora de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, a efecto que haga los trámites necesarios paracontratar las fianzas correspondientes y trasladar las rentas consignadas porconcepto de fianzas, con el fin de asegurar que la municipalidad no resulteafectada en caso de pérdida o robo de bienes. Comentario de los responsablesLa señora Silvia Verónica Rojas Gálvez, Directora de Administración FinancieraIntegrada Municipal, no se manifestó y no presentó pruebas de descargo para serevaluadas por el Equipo de Auditoría, no obstante haberle notificado medianteoficio número 13-DAS-08.A-0019-2019 de fecha 03 de abril de 2019. Comentario de auditoríaSe confirma el hallazgo, para la Directora de Administración Financiera IntegradaMunicipal, en virtud que no se manifestó y no presentó pruebas de descargo enrelación a la deficiencia determinada, lo cual consta en acta número 71-2019, libroL-2 43,308 de la Contraloría General de Cuentas, Dirección de Auditoría al SectorGobiernos Locales y Consejos de Desarrollo, Área Oriente, de fecha 12 de abril de2019. Acciones legalesSanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, reformada por elDecreto 13-2013; artículo 39, Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTORA DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL SILVIA VERONICA ROJAS GALVEZ 12,000.00Total Q. 12,000.00

Hallazgo No. 2 Deficiencia en autorización de modificaciones presupuestarias CondiciónAl evaluar las modificaciones presupuestarias del año 2018, se estableció queexisten diferencias entre lo aprobado por el Concejo Municipal y lo registrado en elSistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales -SICOIN GL-, de lasiguiente manera:




Valor de Ampliaciones Presupuestariassegún Libro de Actas de sesiones deConcejo Municipal.

Valor de AmpliacionesPresupuestarias segúnSICOIN GL

Diferencia

Q17,490,546.44 Q17,785,488.30

Q294,941.86

Así mismo se estableció que las Ampliaciones y Modificaciones Presupuestarias,fueron ingresadas al SICOIN GL previo a que las aprobara el Concejo Municipal,como se muestra en el cuadro siguiente:

No. Expediente No. ActaFecha de

Abrobación

Fecha deIngreso alSistema Valor Autorizado

2219 ago-18 21/02/2018 09/02/2018 Q193,134.132224 sep-18 28/02/2018 23/02/2018 Q24,437.962228 oct-18 07/03/2018 05/03/2018 Q54,006.762231 dic-18 21/03/2018 20/03/2018 Q70,539.012233 14-2018 04/04/2018 23/03/2018 Q45,000.002238 15-2018 11/04/2018 10/04/2018 Q42,596.302248 19-2018 09/05/2018 30/04/2018 Q128,124.242264 28-2018 18/07/2018 13/07/2018 Q66,051.122268 30-2018 01/08/2018 26/07/2018 Q59,683.862270 31-2018 08/08/2018 31/07/2018 Q340,580.342274 35-2018 29/08/2018 17/08/2018 Q549,697.282282 38-2018 19/09/2018 20/09/2018 Q6,898,797.002285 40-2018 28/09/2018 28/09/2018 Q71,856.712287 41-2018 10/10/2018 28/09/2018 Q447,562.34

TOTAL Q8,992,067.05 CriterioEl Decreto Número 12-2002, del Congreso de la República de Guatemala, CódigoMunicipal, artículo 133 Aprobación de modificaciones y transferenciaspresupuestarias, establece: "La aprobación del presupuesto, las modificaciones alaprobado y la transferencia de partidas del mismo, requieren del voto favorable delas dos terceras (2/3) partes de los miembros que integran el Concejo Municipal,que deberá observar las normas nacionales y municipales relativas a la ejecuciónpresupuestaria. De estas aprobaciones se enviará copia." El Acuerdo Ministerial No. 86-2015, del Ministro de Finanzas Públicas, Manual de




Adminstración Financiera Integrada Municipal, numeral 5 ModificacionesPresupuestarias, establece: "...Las modificaciones en el Sistema, para su efectoen el presupuesto, deben cumplir con tres etapas: Creación: Etapa en la que sedeterminan, la red programática y los montos con que se afectará elpresupuesto. Solicitado: Surge a partir de que el expediente sea trasladado a laAutoridad Superior para requerir la aprobación de la modificaciónpresupuestaria. Aprobado: Se da cuando la Autoridad Superior aprueba lamodificación, a través de un número de documento (acta) que la respalda." CausaLa Encargada de Presupuesto registró en SICOIN GL actas que no constan en loslibros correspondientes y que no se encuentran aprobadas por el ConcejoMunicipal, siendo las siguientes: expediente número 2267 de fecha 26 de julio de2018, por valor de Q204,901.86 que hace referencia al acta número 30-2018 yexpediente número 2302 de fecha 21 de noviembre de 2018, por valor deQ90,040.00, que hace referencia al acta número 51-2018, cotejando por loque ingresó al Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales -SICOINGL-, las modificaciones y transferencias presupuestarias, previo a que el ConcejoMunicipal las aprobará y la Directora de Administración Financiera IntegradaMunicipal, no supervisó que las mismas estuvieran autorizadas por la máximaautoridad. EfectoSe corre el riesgo que se efectuén modificaciones presupuestarias de maneraarbitraria y que éstas afecten el erario municipal y los objetivos de los diferentesprogramas presupuestarios. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones a la Directora de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal y ésta a su vez a la Encargada de Presupuesto, aefecto que no registren en el Sistema de Contabilidad Integrada de GobiernosLocales -SICOIN GL- ninguna modificación y transferencia presupuestaria, sintener el punto de acta aprobado por el Concejo Municipal. Comentario de los responsablesLa señora Silvia Verónica Rojas Gálvez, Directora de Administración FinancieraIntegrada Municipal, no se manifestó y no presentó pruebas de descargo para serevaluadas por el Equipo de Auditoría, no obstante haberle notificado medianteoficio número 13-DAS-08.A-0019-2019 de fecha 03 de abril de 2019. La señora Claudia Jasmín González Morataya, Encargada de Presupuesto, no semanifestó y no presentó pruebas de descargo para ser evaluadas por el Equipo deAuditoría, no obstante haberle notificado mediante oficio número




17-DAS-08.A-0019-2019 de fecha 03 de abril de 2019. Comentario de auditoríaSe confirma el hallazgo, para la Directora de Administración Financiera IntegradaMunicipal y a la Encargada de Presupuesto, en virtud que no se manifestaron y nopresentaron pruebas de descargo en relación a la deficiencia determinada, lo cualconsta en acta número 71-2019, libro L-2 43,308 de la Contraloría General deCuentas, Dirección de Auditoría al Sector Gobiernos Locales y Consejos deDesarrollo, Área Oriente, de fecha 12 de abril de 2019. Acciones legalesSanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, reformada por elDecreto 13-2013; artículo 39, Numeral 13, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesENCARGADA DE PRESUPUESTO CLAUDIA JASMIN GONZALEZ

MORATAYA2,742.36

DIRECTORA DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADAMUNICIPAL

SILVIA VERONICA ROJAS GALVEZ 12,000.00

Total Q. 14,742.36

Hallazgo No. 3 Diferencia del saldo entre libro de bancos y la cuenta bancos en el SICOINGL CondiciónAl evaluar la cuenta contable 1112 Bancos, se estableció que al 31 de diciembrede 2018, existen diferencias en el saldo del libro de bancos y el saldo de la cuentacontable mencionada, por un valor total de Q70,693.31, en las cuentas monetariasdel Banco de Desarrollo Rural, Sociedad Anónima, según se detalla acontinuación:

Cuenta bancaria Saldo Q segúnBancos

Saldo Q segúnLibros

Saldo Q segúnSICOINGL

Diferencia Q

Cuenta número 3015073382 Cuenta Unica delTesoro Municipal de Chiquimulilla 652,211.89 582,916.81 582,916.81 69,295.08

Cuenta número 3015064600 Municipalidad deChiquimulilla 1,125.00 1,125.00 0 1,125.00

Cuenta número 3015001986 Municipalidad deChiquimulilla 273.23 273.23 0 273.23




Total 70,693.31

Asimismo en la cuenta bancaria No. 3015064600 Municipalidad de ChiquimulillaIUSI, durante el año 2018, según estado de cuenta al 31 de diciembre de 2018refleja un saldo promedio de Q29,130.08; así como el libro auxiliar de bancospresenta movimientos durante todos los meses diferencia que no se refleja en laconciliación bancaria correspondiente, derivado que esta se realiza entre el saldoauxiliar del libro de bancos que se trabaja en hojas movibles y los estados decuenta bancarios, sin tomar en cuenta el saldo de SICOIN GL. CriterioAcuerdo Ministerial Número 86-2015, del Ministro de Finanzas Públicas, Manualde Administración Financiera Integrada Municipal, numeral 3 Área de Contabilidad,3.8 Conciliación Bancaria, establece: “El proceso de la conciliación bancaria tienecomo objetivo establecer el saldo disponible de las cuentas bancarias. Comparalos movimientos de créditos y débitos de la Cuenta Única del Tesoro Municipal ode otras cuentas bancarias, con información de los estados de cuenta que emitiráel banco y el libro de bancos contable. El Libro Bancos es un auxiliar de laContabilidad General, en el cual se registran las operaciones relacionadas conmovimientos de fondos en cuentas corrientes bancarias. Constituye un registroanalítico de la Cuenta Bancos del Libro Mayor de la Contabilidad General,comienza a operar el primer día hábil de cada ejercicio con el saldo inicial que a suvez es el saldo final del ejercicio anterior. Cada operación registrada incide en elsaldo y quedará reflejado simultáneamente con cada movimiento. El cierre deoperaciones es diario y su saldo final es igual al inicial del día siguiente. Todas ycada una de las operaciones de movimiento de fondos se registra en el LibroBancos en forma cronológica y secuencial y en la fecha e instante en que seproduce el registro. El Libro de Bancos que corresponda a la Cuenta Única delTesoro Municipal se desagrega en subcuentas auxiliares o cuentas escriturales enel Sistema. La conciliación bancaria debe realizarse de forma mensual; sinembargo para efectos de control interno puede verificarse de forma diaria,semanal o quincenal.” 6 Conciliación Bancaria, 6.2 Normas de Control Interno,establece: “a) Todo movimiento bancario debe quedar registrado en el LibroAuxiliar de Bancos en orden cronológico, de forma oportuna. b) Todo registrorealizado en el Libro Auxiliar de Bancos debe contar con documento de respaldo.c) La conciliación bancaria debe realizarse mensualmente en el Libro Auxiliar deBancos y en el Sistema. d) Las diferencias encontradas a través de la conciliaciónbancaria deben estar documentadas.” CausaEl Encargado de Contabilidad, no realiza integraciones de las diferenciaspresentadas en la conciliación bancaria y no las documenta, para posteriormentepoderlas operar en SICOIN GL. La Directora de Administración Financiera




Integrada Municipal, no supervisó que los saldos de la cuenta contable 1112Bancos fueran razonables y conciliados con los estados de cuenta bancarioscorrespondientes. EfectoFalta de razonabilidad del saldo de la cuenta contable 1112 Bancos, generandoinformación financiera errónea en la presentación del Balance General de laMunicipalidad. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones a la Directora de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal y ésta a su vez al Encargado de Contabilidad, aefecto realice las concilicaciones bancarias entre el SICOIN GL y los estados decuentas bancarios correspondientes. Comentario de los responsablesLa señora Silvia Verónica Rojas Gálvez, Directora de Administración FinancieraIntegrada Municipal, no se manifestó y no presentó pruebas de descargo para serevaluadas por el Equipo de Auditoría, no obstante haberle notificado medianteoficio número 13-DAS-08.A-0019-2019 de fecha 03 de abril de 2019. El señor Marvin Anibal Figueroa Moreno, Encargado de Contabilidad, no semanifestó y no presentó pruebas de descargo para ser evaluadas por el Equipo deAuditoría, no obstante haberle notificado mediante oficionúmero 16-DAS-08.A-0019-2019 de fecha 03 de abril de 2019. Comentario de auditoríaSe confirma el hallazgo, para la Directora de Administración Financiera IntegradaMunicipal y al Encargado de Contabilidad, en virtud que no se manifestaron y nopresentaron pruebas de descargo en relación a la deficiencia determinada, lo cualconsta en acta número 71-2019, libro L-2 43,308 de la Contraloría General deCuentas, Dirección de Auditoría al Sector Gobiernos Locales y Consejos deDesarrollo, Área Oriente, de fecha 12 de abril de 2019. Acciones legalesSanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, reformada por elDecreto 13-2013; artículo 39, Numeral 10, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesENCARGADO DE CONTABILIDAD MARVIN ANIBAL FIGUEROA MORENO 1,750.00DIRECTORA DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL SILVIA VERONICA ROJAS GALVEZ 6,000.00Total Q. 7,750.00




Hallazgo No. 4 Varios incumplimientos a la Ley de Contrataciones del Estado CondiciónAl evaluar una muestra de los proyectos adjudicados durante el período 2018, sedeterminó que se incumplió con realizar la publicación de documentos queestablece la ley, siendo los siguientes:

NOG /NPG

TIPO DEEVENTO

PROYECTO VALOR ENQ.

DEFICIENCIAS

7608136 Cotización ADQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE (GASOLINAREGULAR Y DIESEL) MUNICIPALIDAD DE

CHIQUIMULILLA, SANTA ROSA.

799,996.59 1) No publican dictamenpresupuestario. 2) No publican lafianza de sostenimiento de oferta. 3) Nopublican la certificación de autenticidadde la fianza. 4) No publican laaprobación del contrato administrativo.

7621612 Cotización ADQUISICIÓN DE ZAPATOS PARASER DONADOS A ESTUDIANTES DE

EDUCACIÓN PRIMARIA Y BÁSICO DELMUNICIPIO DE CHIQUIMULILLA, SANTA

ROSA.

182,700.00 1) No publican dictamenpresupuestario. 2) No publican laaprobación del contrato administrativo.

7625472 Cotización ADQUISICIÓN DE ÚTILES ESCOLARES(BOLSA) Y MOCHILAS PARA DONAR A

ESTUDIANTES DE EDUCACIÓN PRIMARIA YBÁSICO DEL MUNICIPIO DE CHIQUIMULILLA,

SANTA ROSA.

179,996.04 1) No publican dictamenpresupuestario. 2) No publican laaprobación del contrato administrativo.

7873034 CompraDirecta

DOTACIÓN O ADQUISICIÓN DE 10MAQUINAS DE EJERCICIOS PARAEXTERIORES MUNICIPALIDAD DE

CHIQUIMULILLA, SANTA ROSA.

63,000.00 1) No se publicó cronológicamente losdocumentos contenidos en elexpediente físico.

TOTAL 1,225,692.63

CriterioEl Decreto Número 57-92, del Congreso de la República de Guatemala, Ley deContrataciones del Estado y sus reformas, artículo 38 Monto, establece: “Cuandoel precio de los bienes, de las obras, suministros o remuneración de los serviciosexceda de noventa mil Quetzales (Q.90,000.00); y no sobrepase los siguientesmontos, la compra o contratación podrá hacerse por el sistema de cotización así:




a) Para las municipalidades, que no exceda de novecientos mil Quetzales(Q.900,000.00)..” Artículo 69 Formalidades, establece: “Las fianzas a que serefiere este capítulo, deberán formalizarse mediante póliza emitida porinstituciones autorizadas para operar en Guatemala, de conformidad con lassiguientes disposiciones: La vigencia de las fianzas será exactamente igual alplazo contractual y deberá ajustarse ante cualquier ampliación o variación delcontrato, manteniendo las condiciones de cobertura que aplicaron al contratooriginal. Lo anterior no es aplicable a las fianzas de conservación de obra, decalidad, de funcionamiento o de saldos deudores. a) Las fianzas garantizaránexacta y fielmente las obligaciones a cargo del contratista o proveedor. Estasobligaciones deben estar estipuladas en el contrato original y en cada una de lasmodificaciones documentadas. b) El funcionario que corresponda seráresponsable de exigir la actualización de las fianzas otorgadas por el contratista oproveedor. De omitirlo, el funcionario incurrirá en incumplimiento de deberes. c) Elcontratista o proveedor que omita actualizar la fianza otorgada ante modificacionesdel contrato original, se hará acreedor a una multa y a la suspensión inmediata delos pagos a que tenga derecho. d) Cuando la garantía consistiere en depósitos,deberá hacerse en Quetzales o por medio de cheque certificado. Cuando lagarantía sea hipotecaria o prendaria, se formalizará a través de escritura públicadebidamente registrada. En todo caso, quedará a criterio del contratista oproveedor la garantía a proporcionar. Las fianzas deberán publicarse en el sistemaGUATECOMPRAS. Las juntas a las que se refiere el artículo 10 de esta Ley,serán responsables de verificar la autenticidad de las fianzas de sostenimiento deoferta, y las autoridades suscriptoras de los contratos serán responsables deverificar la autenticidad de las demás fianzas a las que se refiere este capítulo. Elsistema GUATECOMPRAS llevará un registro de las fianzas presentadas, asícomo de las solicitudes de ejecución, ejecución de fianzas y pago de lasmismas...” La Resolución No. 11-2010, del Director de la Dirección Normativa deContrataciones y Adquisiciones del Estado, Normas para el Uso del Sistema deInformación de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS -,artículo 11 Procedimiento, Tipo de información y momento en que debepublicarse, establece: “…Asimismo, dentro del expediente electrónico identificadocon el NOG respectivo deberá publicarse, cronológicamente, toda la informaciónpública en poder de la entidad compradora contratante contenida en losexpedientes físicos de compra o contratación, tales como reportes, oficios,providencias, resoluciones, estudios, actas, correspondencia interna o externa,acuerdos, directivas, directrices, circulares, convenios, instructivos, notas,memorandos, estadísticas o cualquier otro registro que documente el ejercicio delas facultades o la actividad de las entidades compradoras, no sujetos a plazoslegales como los listados anteriormente, sino que constituyen información públicade oficio. La publicación de los documentos a que hace referencia el párrafo




anterior deberá realizarse para todos los procedimientos con concurso público,restringido o procedimiento sin concurso, en el modulo del sistema quecorresponda.” CausaLa Encargada de Compras, quien tiene el usuario de GUATECOMPRAS, norealizó las publicaciones de los documentos, según lo establece la normativa legalvigente, en los eventos de cotización y compra directa. EfectoFalta de transparencia en los eventos de cotización y compra directa. RecomendaciónLa Directora de Administración Financiera Integrada Municipal, debe girarInstrucciones a la Encargada de Compras, a efecto proceda a realizar laspublicaciones, según lo establece la normativa legal vigente, en lo referente a loseventos de cotización y compra directa. Comentario de los responsablesLa señorita Kemberlyn Lineth Moreno Enriquez, Encargada de Compras, no semanifestó y no presentó pruebas de descargo para ser evaluadas por el Equipo deAuditoría, no obstante haberle notificado mediante oficio número18-DAS-08.A-0019-2019 de fecha 03 de abril de 2019. Comentario de auditoríaSe confirma el hallazgo, para la Encargada de Compras, en virtud que no semanifestó y no presentó pruebas de descargo en relación a la deficienciadeterminada, lo cual consta en acta número 71-2019, libro L-2 43,308 de laContraloría General de Cuentas, Dirección de Auditoría al Sector GobiernosLocales y Consejos de Desarrollo, Área Oriente, de fecha 12 de abril de 2019. Acciones legalesSanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado,Decreto No. 57-92, del Congreso de la República y sus reformas, Artículo 83,para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesENCARGADA DE COMPRAS KEMBERLYN LINETH MORENO ENRIQUEZ 218.88Total Q. 218.88

9. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anterior,




correspondientes al ejercicio fiscal 2017, con el objeto de verificar su cumplimientoe implementación, por parte de las personas responsables, estableciéndose que sise les dio cumplimiento y se implementaron las mismas. 10. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO El (Los) funcionario (s) y empleado (s) responsable (s) de las deficienciasencontradas, se incluyen en el (los) hallazgo (s) formulado (s), en el apartadocorrespondiente de este informe, así mismo a continuación se detalla el nombre ycargo de las personas responsables de la entidad durante el período auditado. No. NOMBRE CARGO PERÍODO1 OBDULIO (S.O.N) HERRARTE CARRERA ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2018 - 31/12/20182 GUADALUPE (S.O.N) AGUIRRE GONZALEZ

DE DONISCONCEJAL PRIMERO 01/01/2018 - 31/12/2018

3 ARMANDO (S.O.N) CORONADOHERNANDEZ

CONCEJAL SEGUNDO 01/01/2018 - 31/12/2018

4 ALVARO ALEXANDER MORALES FAJARDO CONCEJAL TERCERO 01/01/2018 - 31/12/20185 ALLAN OMAR GOMEZ CONTRERAS CONCEJAL CUARTO 01/01/2018 - 31/12/20186 HELAR DAVID LOPEZ GARCIA CONCEJAL QUINTO 01/01/2018 - 31/12/20187 JUAN (S.O.N) HERRERA PELICO SINDICO PRIMERO 01/01/2018 - 31/12/20188 MELVIN EDIBERTO DONIS HERNANDEZ SINDICO SEGUNDO 01/01/2018 - 31/12/20189 SILVIA VERONICA ROJAS GALVEZ DIRECTORA DE ADMINISTRACION FINANCIERA

INTEGRADA MUNICIPAL01/01/2018 - 31/12/2018

10 BENJAMIN (S.O.N) CANO CHOGUAJ SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/2018 - 31/12/2018

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