ÍNDICE

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Página

1 Base Normativa 3

2 Objetivo 3

3 Ámbito de aplicación 3

4 Políticas 4

5 Definiciones 6

6 Descripción de actividades 8

7 Diagrama de flujo 13

8 Relación de documentos que intervienen en el procedimiento

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Anexos

Anexo 1 Memorándum de convocatoria para la sesión del Equipo

Administrador del Fondo de Fomento a la Educación

Procedimiento para la operación del Fondo de Fomento a la Educación

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1. Base Normativa • Artículo 164 del Reglamento de Prestaciones Médicas del Instituto Mexicano del Seguro

Social, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 30 de noviembre de 2006 y sus reformas.

• Acuerdo ACDO.SA2.HCT.101214/286.P.DPM del H. Consejo Técnico del Instituto Mexicano del Seguro Social, del 10 de diciembre de 2014.

2. Objetivo Establecer las políticas y actividades que regulan la operación y dan cumplimiento al Programa de Trabajo Anual del FOFOE. 3. Ámbito de aplicación El presente documento es de observancia obligatoria para el personal que integra el Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación (EAFOFOE), de la División de Programas Educativos (DPE), de la División de Innovación Educativa (DIE) y de la División de Educación Continua (DEC), adscritos a la Coordinación de Educación en Salud (CES). 4. Políticas 4.1 La CES será responsable de vigilar que los recursos del FOFOE sean destinados

exclusivamente para apoyar el desarrollo de programas sobre educación en salud e investigación educativa en el IMSS.

4.2 EL EAFOFOE es responsable de autorizar todas las operaciones del FOFOE, el cual

está integrado por:

• Un Presidente, que es el Titular de la CES, presidirá las reuniones del EAFOFOE y estará facultado para ejercer el poder legal para actos de administración otorgado ante notario público por el Director General del IMSS, será el responsable de la administración, utilización y aplicación de los recursos del FOFOE.

• Un Secretario, que es designado por el Titular de la CES y es responsable de

convocar a las sesiones del EAFOFOE, elaborar las minutas levantadas en cada sesión, donde se estipularán los acuerdos y decisiones tomadas en las mismas. Sustituirá al Presidente para presidir las reuniones del EAFOFOE en los casos de ausencia temporal.

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• Tres vocales, que son los titulares de las Divisiones Normativas de la CES, quienes deberán revisar la minuta que será puesta a consideración del EAFOFOE para evaluar y dictaminar las solicitudes.

• El Administrador, que es designado por el Titular de la CES y es responsable de

coordinar y supervisar las actividades contables y administrativas en el manejo del Fondo, presentando informes financieros de la operación del fondo en las sesiones ordinarias y extraordinarias cuando le sea requerida. Vigilar la adecuada aplicación y observancia de los acuerdos tomados por el EAFOFOE.

4.3 El EAFOFOE deberá celebrar sesiones en forma ordinaria cuando menos, una al mes y

extraordinaria por indicaciones del Presidente, cuando las circunstancias así lo requieran y se necesita la presencia de por lo menos la mitad de sus miembros más uno, debiendo encontrarse entre ellos el Presidente o el Secretario. Las decisiones que se tomen deberán ser por mayoría de votos, teniendo el Presidente y los vocales voz y voto, excepto el Administrador del FOFOE y el Secretario. En caso de empate, el presidente tendrá voto de calidad.

4.4 El SEAFOFOE deberá recabar al inicio de cada sesión ordinaria, firma de conformidad

de la minuta de trabajo inmediata anterior del Presidente, del Administrador y de los Vocales que integran el EAFOFOE. La minuta de trabajo de cada sesión deberá contener la lista de asistencia y el orden del día y ésta a su vez deberá incluir comentarios de la reunión inmediata anterior, seguimiento de asuntos pendientes, presentación de nuevas solicitudes, informe de posición financiera, asuntos generales, acciones y compromisos.

4.5 El EAFOFOE, autorizará anualmente el Programa de Trabajo del FOFOE, que integra programas de trabajo sobre educación en salud, formación de personal, proyectos educativos y de investigación educativa de cada una de las divisiones normativas de la CES con fundamento y como apoyo a los Programas de dicha Coordinación, considerando que la adquisición de los bienes y servicios son de manera complementaria a los recursos asignados por el Instituto Mexicano del Seguro Social. Este proceso es coordinado por el Administrador del FOFOE.

4.6 El Programa de trabajo del FOFOE a ejercer en el ejercicio próximo siguiente deberá presentarse ante el EAFOFOE en la sesión del mes de mayo y quedar autorizado a más tardar en el tercer trimestre del año inmediato anterior, por medio de la minuta de trabajo respectiva firmada por los integrantes del EAFOFOE, para su envío a la Coordinación de Asesores de la Dirección de Finanzas para su presentación ante el H. Consejo Técnico del IMSS.

4.7 Una vez emitido el acuerdo del H. Consejo Técnico, la Administración del FOFOE

informará a la Coordinación de Presupuesto e Información Programática para que se proceda a incorporar los recursos en el presupuesto del IMSS y lo presenten ante el H. Consejo Técnico del IMSS.

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4.8 Para el trámite de renovación de la clave presupuestal ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, el Administrador del FOFOE elaborará en el primer bimestre del ejercicio presente, el Informe de Gestión del ejercicio inmediato anterior, y posteriormente lo enviará a la Coordinación de Asesores de la Dirección de Finanzas para solicitar la autorización de la Dependencia citada.

4.9 La información que se origine del Programa de Trabajo del FOFOE, será reconocida a nivel presupuestal y contable, en las cuentas contables designadas al Fondo por la Coordinación de Contabilidad y Tramite de Erogaciones, en los apartados de gastos de operación y gastos de inversión física, por la Coordinación de Presupuesto e Información Programática, en el Sistema Financiero Prei-Millenium en apego estricto a los periodos y procesos operativos del IMSS.

4.10 Los bienes de inversión requeridos en el Programa de Trabajo del FOFOE, que por su volumen o precio deban ser adquiridos a través de invitación a cuando menos tres proveedores, por licitación pública nacional o internacional o por adjudicación directa, deberán invariablemente realizarse con apego a la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público y con el apoyo de los departamentos institucionales responsables de estos procesos.

4.11 Toda la documentación original que se presente para efectos de comprobar las erogaciones efectuadas a través del FOFOE, por servicios inherentes a los programas autorizados y otros comprobantes, deberán cubrir los requisitos fiscales que señale el Código Fiscal de la Federación y su Reglamento. Así mismo se deberá observar, en su caso, las obligaciones de retención de impuestos, que concretamente lo disponen las Leyes de Impuesto sobre la Renta y del Valor Agregado.

4.12 La documentación relativa a la utilización de los recursos del FOFOE, por artículos o servicios inherentes a los programas autorizados y otros comprobantes, quedarán para su guarda y custodia en la Administración del Fondo en fotocopia, por un plazo no inferior al que establece el Código Fiscal de la Federación y su Reglamento y los originales en la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones.

4.13 El registro contable de los derechos y obligaciones del FOFOE deberá hacerse con base en las “Normas de Información Financiera” según su naturaleza u origen y con apego a la normatividad institucional vigente.

4.14 Para la aplicación de los recursos del Fondo que se encuentran en las cuentas de inversión controladas por el Instituto, el Presidente del EAFOFOE, elaborará oficio solicitando a la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones, la validación del adeudo del Fondo con el Instituto, para que con la contestación del oficio citado, se proceda a solicitar a la División de Recursos Financieros perteneciente a la Coordinación de Tesorería, emita oficio a la Coordinación de Control de Operaciones de la Unidad de Inversiones, solicitando la transferencia de los recursos de las cuentas de Inversiones del FOFOE a la cuenta bancaria de Pago a Proveedores del Instituto, para que sea reintegrarlo al flujo institucional del IMSS.

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4.15 El Administrador del FOFOE deberá consolidar anualmente las peticiones de los Programas de Trabajo del FOFOE derivados de las Divisiones Normativas de la CES y presentarlos ante el EAFOFOE para su consideración y/o autorización.

4.16 El EAFOFOE es responsable de evaluar y autorizar los presupuestos para llevar a cabo

el Programa de Trabajo Anual del FOFOE.

4.17 El Administrador del FOFOE es responsable de elaborar el Informe de Gestión del año del ejercicio anterior y de elaborar la Proyección Financiera del siguiente ejercicio.

4.18 El SEAFOFOE elabora el “Calendario anual de sesiones” que regirá en el presente

ejercicio y lo presenta en la primera sesión del año en curso.

4.19 El Administrador del FOFOE deberá llevar a cabo el seguimiento de las adquisiciones derivadas del “Programa de Trabajo Anual del FOFOE”.

4.20 Los aspectos no contenidos en este procedimiento deberán ser sometidos a la

consideración y autorización del EAFOFOE, quien dictaminará lo procedente según sea el caso.

4.21 El presente procedimiento actualiza y deja sin efecto el “Procedimiento para la

operación del Fondo de Fomento a la Educación”, clave 2500-003-002, con fecha de registro 21 de mayo de 2010.

5. Definiciones Para efectos del presente procedimiento se entenderá por: 5.1 Administración del Fondo de Fomento a la Educación: Personal responsable de

administrar los recursos del FOFOE para cumplir con el Programa de Trabajo del FOFOE.

5.2 CES: Coordinación de Educación en Salud.

5.3 cuota de recuperación: Aportación que recibe la Administración del Fondo de Fomento a la Educación por el concepto de inscripción o de reinscripción a estudios de especialización de médicos mexicanos y extranjeros, escuelas de enfermería, por actividades de educación continua para personal de salud extrainstitucional, nacionales o extranjeros y por el uso de campos clínicos en instalaciones del IMSS.

5.4 DEC: División de Educación Continua.

5.5 DIE: División de Innovación Educativa.

5.6 DPE: División de Programas Educativos.

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5.7 EAFOFOE: Equipo Administrador del Manejo del Fondo de Fomento a la Educación, (también conocido como Comisión para el Manejo del Fondo de Fomento a la Educación).

5.8 Fondo de Fomento a la Educación (FOFOE): Proceso que gestiona y controla la

Coordinación de Educación en Salud a través del Equipo Administrador del Manejo del Fondo de Fomento a la Educación, que consiste en administrar los recursos que por cuotas de recuperación depositan los particulares, nacionales y extranjeros por el desarrollo de actividades académicas en programas educativos dentro de las instalaciones del Instituto Mexicano del Seguro Social, recursos con los cuales financia en forma complementaria al Instituto la dotación de recursos didácticos y educativos destinados a las unidades de atención médica sedes de los cursos de formación y educación continua.

5.9 IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social.

5.10 Investigación Educativa: Labor inquisitiva acerca de los procesos educativos que aportan nuevos conocimientos.

5.11 Programa sobre educación en salud: Conjunto de acciones que se realiza de manera intencional, planeada y sistematizada con la finalidad de promover el aprendizaje en diferentes situaciones y circunstancias del área de la salud.

5.12 remisión del pedido: Son aquellos documentos que debe firmar el personal

institucional que recibe los artículos en las diferentes Unidades del ámbito delegacional.

5.13 SEAFOFOE: Secretario del Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la

Educación.

6. Descripción de actividades del Procedimiento para la operación del Fondo de Fomento a la Educación

Responsable Actividad Documentos involucrados

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Etapa I

Planeación del Programa de Trabajo Anual FOFOE

Administración del FOFOE

1. Elabora y envía “Memorándum” solicitando los requerimientos que se someterán a consideración el EAFOFOE para integrar en el “Programa de Trabajo FOFOE” del ejercicio próximo siguiente, a los titulares de la DPE, DEC y DIE.

Memorándum

DPE, DEC y DIE 2. Recibe “Memorándum” y elabora la relación de “Programas de Trabajo FOFOE” de su competencia para el ejercicio próximo siguiente y envía, mediante “Memorándum”, al Administrador del FOFOE. NOTA: La relación de “Programas de Trabajo FOFOE” deberá especificar el número consecutivo, nombre y costo de cada Programa para su consideración por el EAFOFOE.

Memorándum Programas de Trabajo FOFOE Memorándum

Administración del FOFOE

3. Recibe “Memorándum” con los “Programas de Trabajo FOFOE”, clasifica los programas por nombre y por cuenta contable e integra el “Programa de Trabajo Anual del FOFOE”.

Memorándum Programas de Trabajo FOFOE Programa de Trabajo Anual del FOFOE

4. Notifica mediante correo electrónico la integración del “Programa de Trabajo Anual del FOFOE” al SEAFOFOE para convocar al EAFOFOE a sesión.

Correo electrónico de notificación Programa de Trabajo Anual del FOFOE

Responsable Actividad Documentos involucrados

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SEAFOFOE 5. Recibe correo electrónico de notificación, elabora y envía “Memorándum de convocatoria para la sesión del Equipo Administrador del Fomento a la Educación”, clave 2500-012-003 (anexo 1), junto con la copia de la “Minuta de trabajo” de la sesión anterior, para su conocimiento y/o comentarios, a los integrantes del EAFOFOE.

Correo electrónico de notificación 2500-012-003 (anexo 1) Minuta de Trabajo

Etapa II Integración del Programa de Trabajo Anual

FOFOE

EAFOFOE 6. Asiste a la sesión y analiza la naturaleza y viabilidad de los programas que integran el “Programa de Trabajo Anual del FOFOE” de conformidad a las políticas 4.3 y 4.5.

Programa de Trabajo Anual del FOFOE

SEAFOFOE 7. Elabora “Minuta de trabajo” y registra los “Programas de Trabajo del FOFOE” rechazados y los considerados y/o autorizados para integrar el “Programa de Trabajo Anual del FOFOE”:

NOTA: Integra la Minuta de Trabajo de conformidad con la política 4.4.

Minuta de trabajo Calendario anual de sesiones

Administración del FOFOE

8. Elabora el “Programa de Trabajo Anual del FOFOE” con base en los “Programas de Trabajo del FOFOE” considerados y/o autorizados en la “Minuta de trabajo”.

Programa de Trabajo Anual del FOFOE Programas de Trabajo del FOFOE Minuta de trabajo

9. Envía mediante “oficio” el “Programa de Trabajo Anual del FOFOE” a la Coordinación de Presupuestos e Información Programática, para su registro en el Sistema Prei-Millenium, y a la Coordinación de Asesores de la Dirección de Finanzas.

Oficio Programa de Trabajo Anual del FOFOE Sistema Prei-Millenium

Responsable Actividad Documentos involucrados

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Etapa III

Seguimiento al Programa de Trabajo Anual FOFOE

Administración del FOFOE

10. Clasifica los requerimientos reflejados en el “Programa de Trabajo Anual del FOFOE” de acuerdo a la “Consulta de artículos con CB” del Sistema Prei-Millenium, y envía “oficio de solicitud” para la adquisición de los bienes y servicios a la División que corresponda de acuerdo a la clasificación de bienes.

Programa de Trabajo Anual del FOFOE Consulta de artículos con CB Sistema Prei-Millenium Oficio solicitud

11. Recibe de los proveedores las “remisiones del pedido”, las “facturas” de bienes y servicios adquiridos y los coteja contra el ejemplar del “Contrato” de la Administración del FOFOE verificando que contenga:

• Nombre, firma, matrícula y categoría de la persona que recibió.

• Sello de la Unidad médica receptora. • Número de artículos entregados. • Importe de los mismos

Remisiones del pedido Facturas Contrato

No coinciden los datos citados

12. Notifica al proveedor que los datos no coinciden y devuelve las “remisiones del pedido”, las “facturas” de bienes y servicios adquiridos para su corrección.

Remisiones del pedido Facturas

13. Recibe de los proveedores, las “remisiones del pedido”, las “facturas” de bienes y servicios adquiridos, corregidos.

Remisiones del pedido Facturas

Responsable Actividad Documentos involucrados

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Sí coinciden los datos citados

Administración del FOFOE

14. Firma y sella “facturas” originales e informa al proveedor que continúe con el proceso de pago conforme al Contrato.

Facturas

15. Escanea las “remisiones del pedido” y “facturas” y resguarda en CDs de acuerdo a la razón social del proveedor.

Remisiones del pedido Facturas

Etapa IV Pago a proveedores

16. Verifica que los pagos a los proveedores se encuentren registrados en el sistema Prei-Millenium.

Sistema Prei-Millenium

Sí está registrado el pago

17. Realiza corte bimestral de los pagos a proveedores y elabora “Relación de adeudos” al IMSS, y continúa en la actividad 24.

Relación de adeudos

No está registrado el pago

18. Elabora “oficio de notificación” de adeudos, lo turna para firma del Presidente del EAFOFOE con la “Relación de pagos” efectuados por el IMSS.

Oficio de notificación Relación de pagos

Presidente del SEAFOFOE

19. Firma “oficio de notificación” de adeudos y lo devuelve a la Administración del FOFOE.

Oficio de notificación

Administración del FOFOE

20. Recibe “oficio de confirmación” de adeudos y lo remite a la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones para su verificación y a la División de Recursos Financieros de la Coordinación de Tesorería para solicitar la transferencia de recursos financieros.

Oficio de confirmación

Responsable Actividad Documentos involucrados

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Administración del FOFOE

21. Recibe “oficio de confirmación” de la transferencia de recursos y verifica se encuentre reflejado en siguiente Estado de Cuenta de Inversiones.

Estado de Cuenta de Inversiones

No se encuentra reflejada la transferencia

22. Solicita, mediante “oficio”, a la Coordinación de Control de Operaciones realizar la transferencia del recurso financiero.

Oficio de solicitud

Sí se encuentra reflejada la transferencia

23. Archiva todos los antecedentes de la transferencia de recursos, en forma permanente y cronológica.

Fin del procedimiento

7. Diagrama de flujo del Procedimiento para la operación del Fondo de Fomento a la Educación

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Página 15 de 17 Clave: 2500-003-002 Página 15 de 7 Clave: 2500-003-001

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8. Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para la operación del Fondo de Fomento a la Educación

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Clave Título del documento Observaciones

2500-012-003 Memorándum de convocatoria para la sesión del Equipo Administrador del Fomento a la Educación

Anexo 1

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ANEXO 1

“Memorándum de convocatoria para la sesión del Equipo Administrador del FOFOE”

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INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL MEMORANDUM INTERNO

AL: Ref:

DEL: Secretario del Equipo Administrador del FOFOE Fecha:

Asunto: Convocatoria para la sesión ordinaria del Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación.

A t e n t a m e n t e

2500-012-003

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ANEXO 1 “Memorándum de convocatoria para la sesión del Equipo Administrador del Fondo de

Fomento a la Educación” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1 AL: El nombre completo y cargo del Titular de División de la Coordinación de Educación en Salud o del Administrador del FOFOE a quien se convoca para la sesión ordinaria o extraordinaria del Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación.

2 Fecha: El día, mes y año en que se elabora el memorándum.

3 Referencia La clave de registro de la División.

4 Espacio en blanco Texto libre que debe contener motivo, fecha, lugar, y número de sesión del Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación.

5 Atentamente El nombre completo y firma del Secretario del Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación.

6 Clave 2500-012-003, que identifica el memorándum en el procedimiento.

Clave: 2500-012-003