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612 - 321

Bogotá,

DoctorEOWIN GONZALEZ CALDASJefe Oficina Comunicaciones y PrensaPresente

Asunto: Publicación Acta Comité de Archivo No. 5 y Formatos F-GAF-ARFD-004 SOLICITUD DE ELIMINACiÓN DE DOCUMENTOS Oficio DRN-OCD-1058 y 0514.

Respetado Doctor González.

Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 25 del decreto 2578de 2013, al acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación y elprocedimiento Eliminación de documentos de Archivo DP-GAF-ARFD-025, mepermito remitir cd que contiene los archivo de los documentos en asunto, para sucorrespondiente publicación en la página web de la entidad.

Es importante resaltar, que de acuerdo con la normatividad respecto de losprocesos de eliminación de documentos de archivo, el Acta de Comité de Archivoy los formatos F-GAF- ARFD-004 SOLICITUD DE ELIMINACiÓN DEDOCUMENTOS mediante los cuales se autoriza la eliminación, deberánpermanecer publicados en la página web para su consulta.

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CAR~óíAZ VíLLALBAecretario Comité de Archivo

Coordinador Archivo y Correspondencia

Anexo: un (1) CD con archivos enunciados.

Elaboró: JCDV. Coordinador Archivo y Correspondencia.

Registraduría Nacional del Estado CivilDirección Administrativa - Grupo Archivo y CorrespondenciaAv. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá D.C.Teléfono: 2202880 Extensiones 1815 - 1048 Fax 2207615rrincon.registraduria.gov.co

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ACTA No. 05 DE 2014

Fecha:HoraLugar:

Bogotá D. C., 11 de Diciembre del año 20149:00 a.m. ~ 10:20 a.m.Gerencia Administrativa y Financiera

Asistentes

Ricardo Iván Díaz Cely - Gerente Administrativo y Financiero Presidente del Comité.Mauren Stella Pereira Revollo - Delegada de la Jefe Oficina de Planeación.Jorge Alberto Cardona Montoya - Jefe de la Oficina Jurídica.Oiga Lucía Vega Sequeda - Delegada del Gerente de Informática.William Andrés Chaux Delgado - Delegado de la Jefe de la Oficina de Control Interno.Juan Carlos Díaz Villalba - Coordinador Archivo y Correspondencia.Secretario del Comité.

Invitados

Maria Cecilia del Rio Baena. Directora Administrativa (E).Nancy Yadira Cedano. Profesional de la Dirección Administrativa.Ricardo Rincón. Profesional Grupo Archivo y Correspondencia

Orden del Día

El Presidente del Comité, da inicio a la reunión y solicitó al señor Secretario darlectura al orden del día, el cual fue leído a continuación, así:

1. Llamado a lista y verificación del quórum.

2. Revisión y aprobación de las solicitudes de eliminación de documentosde las siguientes dependencias:

a) Coordinación Servicio Nacional de Inscripción D.N. de Registro Civil.b) Oficina de Control Disciplinario.

3. Proposiciones y Varios.

A continuación, el Presidente del Comité dejó en consideración el orden del día,siendo aprobado por los asistentes.

DESARROLLO DEL COMITÉ

1. Llamado a lista y verificación del quórum

Registraduría Nacional del Estado CivilDirección Administrativa - Grupo Archivo y CorrespondenciaAv. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá OC.Teléfono: 2202880 Extensiones 1815 -1048 Fax 2207615

KEGISTRADUKÍANACIONAL DBL BSTADO CIVIL

Se procede por parte del presidente a la verificación del Quórum y se da inicio al Comitésegún el orden del día.

2. Revisión y aprobación de las solicitudes de eliminación de documentos.

Se otorgó la palabra al Secretario quien informa que en consideración a las solicitudes deeliminación de documentos de las Oficinas de SIN y Control Disciplinario, fueron recibidaslas aclaraciones solicitadas por parte de la Coordinación de Archivo y Correspondenciaconforme a lo solicitado en el Acta del 12 de noviembre de 2014 y se procede a la lectura delas comunicaciones recibidas:

a) Coordinación Servicio Nacional de Inscripción DNRC.

Oficio No. 0514 con fecha de recibo del 03/12/2014 dirigida por el Coordinador del GrupoServicio Nacional de Inscripción DNRC, Neiro Alonso Coy Carrasco, aclarando lo contenidoen el formato F-GAF-ARFD-004 debidamente diligenciado y firmado en los que relaciona207.000 folios, sin número de serie y contenido "DEPURACIÓN REGISTRO DEDEFUNCIÓN", explicados en cada formulario, indicando que: "(. . .)aclara la solicitud defecha 4 de noviembre de 2014 en el sentido que se requiere la eliminación de formatosutílízados como soporte del trabajo de campo que se realizó en el año 2010, comodepuración de registro civil de defunción, con el fin de dar cumplimiento a la ley 1365 de2009. La cual no constituye el registro civil de defunción".

Coinciden en la observación del tema, la Dra. Maria Cecilia del Rio Baena y la lng. NancyYadira Cedano, dando aclaración al Dr. Ricardo lván Díaz Cely que la eliminación nocorresponde a registros civiles de defunción auténticos, sino un formato de trabajo soporterealizado en campo, observando copia de dicho ejemplar.

Se autoriza por parte del Comité de Archivo, la eliminación de lo solicitado y descrito en elformato F-GAF-ARFD-004 según lo aclarado.

b) Oficina de Control Disciplinario.

Comunicación DRN-OCD-1058 con fecha de recibo 28/11/2014 dirigida por la Jefe OficinaControl Disciplinario, Dra. Maria Consuelo Rocha Ferro, aclarando lo contenido en el formatoF-GAF-ARFD-004 debidamente diligenciado y firmado en los que relaciona 27.468 folios; lasolicitud relaciona la serie documental 36 Expedientes de los años 2004, y siguientes hasta2013, indicando que: "(, ..) da alcance al oficio No. 990 con el fin de precisarle que de las 20cajas que fueron relacionadas en el formato de eliminación de documentos, 17corresponden a copias de expedientes, en los cuales se profirió decisión de fondo, estandoen firme las mismas. Por tanto no gozan de reversa y procede su eliminación".

Coincide en la observación del tema, la Dra. Maria Cecilia del Rio Baena, dando aclaraciónal Dr. Ricardo lván Díaz Cely sobre la situación legal que representaría si los expedientessobre los cuales se solicita la eliminación no se profirió decisión de fondo y de reserva


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sumarial. Así mismo, se aclara que se relacionan dichos Expedientes para la justificación ensu eliminación por DUPLICIDAD.

Se autoriza por parte del Comité de Archivo, la eliminación de lo solicitado descrita en elformato F-GAF-ARFD-004 según lo aclarado.

3. Proposiciones y Varios.

3.1. Plan de Mejoramiento Archivístico

La Ing. Nancy Yadira Cedano informa ampliamente y en detalle al Comité de Archivo y alpresidente del comité Dr. Ricardo Iván Díaz Cely sobre el Plan de Mejoramiento Archivísticocuyo objetivo es entregarlo a fecha del 15 de diciembre de 2014, al Archivo General de laNación y a Oficina de Control Interno de la R.N.E.C.

Las observaciones del Plan incluyen principalmente:

3.1.1. Hallazgo No. 1.

3.1.1.1. DESCRIPCIÓN DE TAREAS No. 1 y DESCRIPCION DE LOS AVANCES endetalle lo realizado por la Entidad y consignado en el Plan de Mejoramiento Archivístico.

Si bien se solicitó autorización al Archivo General de la Nación para prorrogar la acción entiempo en relación con el tema de la fumigación hasta el 31 de diciembre de 2014, laGerencia Administrativa y Financiera a través de la circular No. 301 del 05/12/2014establece que el 13/12/2014 continúan labores como parte de las medidas inmediatas parael control y mitigación de factores de riesgo y con el fin de evitar problemas de salud en losfuncionarios, ha programado la fumigación y desinfección ambiental de la totalidad deoficinas en la sede Central CAN, con lo cual, el porcentaje de avance de tareas en el P.M.A.,estaría en el 100% de cumplimiento.

Se presentará con los soportes de los trámites para el cumplimiento de dichaactividad por parte de la Entidad ante el Archivo General de la Nación.



Al respecto el Dr. Ricardo Iván Díaz Cely solicita la ampliación del tema sobre el diagnósticode gestión documental y los avances sobre el contrato interadministrativo 042 del16/10/2014.

El Dr. Ricardo Rincón expone los temas de relevancia según el Informe de Avance delProyecto Gestión Documental que incluye el Diagnóstico Integral Gestión documental de la

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Entidad. El informe resalta que a 05/12/2014, del total de entrevistas (188) se han ejecutado(121) que incluyen nivel central, distrito, delegaciones, registradurias especiales,registradurias auxiliares, y el cronograma avanza para dar cumplimiento a los entregables.

Sobre el Diagnóstico Integral a las Tablas de Retención Documental, se viene adelantandoel trabajo de revisión de las (77) TDR Y Delegaciones y el cronograma avanza para darcumplimiento a los entregables.

Del Diagnóstico de la Plataforma Tecnológica, corresponderá al entregable para la fecha.


3.1.2.1. DESCRIPCIÓN DE TAREAS No. 1 y 2, DESCRIPCION DE LOS AVANCES endetalle lo realizado por la Entidad y consignado en el Plan de Mejoramiento Archivístico.


3.1.3.1. DESCRIPCIÓN DE TAREAS No. 1, DESCRIPCION DE LOS AVANCES en detalle lorealizado por la Entidad y consignado en el Plan de Mejoramiento Archivístico.


3.1.4.1. DESCRIPCIÓN DE TAREAS No. 1, No.2 y No. 3, DESCRIPCION DE LOSAVANCES en detalle lo realizado por la Entidad y consignado en el Plan de MejoramientoArchivístico.


3.1.5.1. DESCRIPCIÓN DE TAREAS No. 1y No.2, DESCRIPCION DE LOS AVANCES endetalle lo realizado por la Entidad y consignado en el Plan de Mejoramiento Archivístico.


3.1.6.1. DESCRIPCIÓN DE TAREAS No. 1, No. 2 y No. 3 DESCRIPCION DE LOSAVANCES en detalle lo realizado por la Entidad y consignado en el Plan de MejoramientoArchivístico.


3.1.7.1. DESCRIPCIÓN DE TAREAS No. 1. DESCRIPCION DE LOS AVANCES en detallelo realizado por la Coordinación de Registro y Control.

El Dr. Ricardo Iván Díaz Cely, hace la observación al porcentaje de avance de la tarea queestá en un 11%, considerando que se han ingresado 2.500 HL del nivel central y 300 delnivel desconcentrado de un total de 25.000 H.L.


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Coincide en la observación del tema, el Dr. Ricardo Iván Díaz Cely y la Ing. Nancy YadiraCedano sobre oficiar a la Coordinación de Registro y Control teniendo en cuenta que dichaactividad vence en mayo de 2015 y para el tiempo transcurrido el porcentaje de avance estámuy bajo, lo anterior con el fin de tomar las acciones correspondientes.

Se oficiará a la Coordinación de Registro y Control para el cumplimiento de dichaactividad, a fin de prevenir un posible retraso de la misma.

3.1.7.2. DESCRIPCIÓN DE TAREAS NO.2, No. 3, No. 4 y No. 5, DESCRIPCION DE LOSAVANCES en detalle lo realizado por la lo realizado por la Entidad y consignado en el Plande Mejoramiento Archivístico.

3.1.8.1. DESCRIPCIÓN DE TAREAS No. 1, No. 2, NO.3 y No. 4 DESCRIPCION DE LOSAVANCES en detalle lo realizado por la Entidad y consignado en el Plan de MejoramientoArch ivístico.

Referente al hallazgo No. 9, la Dra. Maria Cecilia del Rio Baena, se permite efectuar unaexposición del tema y que hace referencia a la aplicación de la Ley 1448 de 2011, "Por lacual se dictan las medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas delconflicto armado interno y se dictan otras disposiciones".

En virtud de la aplicación de la Circular No. 294 del 26/11/2014 emitida por la GerenciaAdministrativa y Financiera y como quiera que la Registraduría Nacional del Estado Civilhace parte de las entidades del SNARIV, es prudente remitir toda la información allegadasobre el tema a la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación, a fin quesea esa dependencia que consolide la información y presente el informe ejecutivo encumplimiento a los numerales solicitados en la comunicación 6994/2014/0FICIO-210 delArchivo General de la Nación. Si llegaré el caso, solicitar al AGN prórroga del plazo, enfunción de lo denso de la información.

El Dr. Ricardo Iván Díaz Cely, coincide en la observación del tema y solicita trasladar lasolicitud del Archivo General de la Nación a la Registraduría Delegada para el Registro Civily la Identificación junto con la información recopilada por la Coordinación de Archivo yCorrespondencia de las diferentes Delegaciones en virtud de la Circular No. 294 de 2014,agregando que son temas misionales los tratados allí y como tal es deber de dichadependencia entregar la información requerida.

Se oficiará a la Registraduría Delegada para el Registro civil y la identificación para elcumplimiento de la consolidación del informe a presentar al Archivo General de laNación dado que es competencia del área el manejo de la información de poblaciónvíctima de la violencia en aplicación de la Ley 1448 de 2011.

Referente al Hallazgo No. 11, la Dra. Maria Cecilia del Rio Baena, se permite efectuar laobservación sobre el área de Peticiones, Quejas y Reclamos, en el sentido de revisar losprocedimientos del junto con Planeación, a fin de hacer más eficientes los trámites de

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REGISTRADURÍANACIONAL DEL ESTADO CIVIL

respuesta a los ciudadanos, dado que muchos de los trámites son direccionados a lasdependencias, siendo que el área está en capacidad de dar respuesta inmediata.

Al respecto la Ing. Nancy Yadira Cedano hace observación para efectuar un requerimientosobre capacitación en el manejo del SIC, toda vez que muchos de los trámites radicados nocorresponden a PQRDS's, sino son trámites diferentes que por error o equivocadainterpretación se radican mal, afectando las estadísticas que consolida el grupo de Quejas yReclamos.

3.1.9. Hallazgo ITEM No. 12.

3.1.9.1. DESCRIPCIÓN DE TAREAS No. 1 y NO.2, DESCRIPCION DE LOS AVANCES endetalle lo realizado en el Plan de Mejoramiento Archivístico Delegación del Cauca.


3.1.10.1. DESCRIPCIÓN DE TAREAS No. 1, No.2, NO.3 y No.4, DESCRIPCION DE LOSAVANCES en detalle lo realizado en el Plan de Mejoramiento Archivístico Delegación delCauca.


3.1.11.1. DESCRIPCIÓN DE TAREAS No. 1, DESCRIPCION DE LOS AVANCES en detallelo realizado en el Plan de Mejoramiento Archivístico Delegación de Risaralda.

El presidente somete a consideración el Plan de Mejoramiento Archivístico el cual fueaprobado por unanimidad.

3.2. Otras proposiciones.

El Dr. Ricardo Rincón recuerda que a partir del año 2015 se comienza a efectuar laaplicación de los procedimientos de transferencias documentales de los archivos de gestiónal Archivo Central y que en la actualidad no existe espacio suficiente para el acopio deladocumentación por dos razones principalmente: 1. Capacidad de las bodegas de archivoque están a tope y 2. E tema de la eliminación de documentos que no ha surtido efecto yque se guarda en bodegas para trámite del Área de Almacén e Inventarios.

Al respecto el Dr. Ricardo Iván Díaz Cely solicita dar inicio a la formulación de un plan derespuesta conjunta entre el área de Almacén e Inventarios y Archivo y Correspondencia quemitigue el tema de la disposición de los archivos de gestión documental y bodegaje para elinicio del año 2015 en asesoría con la Dirección Administrativa, para lo cual, se solicitará através de diferentes entidades como (CISA, o la Dirección Nacional Estupefacientes), laconsecución de una bodega que permita cumplir con los requerimientos para el bodegaje dedichos bienes y a la entidad la observancia del costo/beneficio.

Registraduría Nacional del Estado CivilDirección Administrativa - Grupo Archivo y CorrespondenciaAv. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá OC.Teléfono: 22028 80 Extensiones 1815-1048 Fax2207615

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5S.

KBGISTRADUKÍANACIONAL DEL ESTADQ CIVIL

Por otra parte, se solicitará al área de Almacén e Inventarios dar trámite a la enajenacióndel papel inservible, producto entre otros aspectos, de los procesos de eliminacióndocumental autorizados en lo corrido del año por el Comité de Archivo.

Siendo las 10:20 ~.m. una vez agotado el tema dio por terminada la reunión, para lo cual seprocede a firiTe r Ta')resE?f'l1:e acta por los que en ella intervinieron. Se anexa lista departicipante !.

(r~MroJ·OLdALUCIA V A SEQUEDADelegad

Invitados:

Dra. Maria Cecilia del Rio Baena. Directora Administrativa (E).

Ing. Nancy Yadira Cedano. Profesional Dirección Adrninístrativa.R-

Dr. Ricardo Rincón. Profesional Grupo Archivo y correspondencia.~

Registradyría Nacional del Estado CivilDirección Administrativa" Grupo Archivo y CorrespondenciaAv. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá OC.Teléfono: 2202880 Extensiones 1815 -1048 Fax 2207615

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REGISTRADURÍANACIONAL DEL ESTADO CIVIL

ORN· OCO-1058

Bogotá D.C., Noviembre de 2014

Doctor,JUAN CARLOS DIAZ VILLALBASecretario Comité de ArchivoCoordinador Archivo y Correspondencia

ASUNTO: Alcance Oficio N° 990,Solicitud eliminación de documentos

Apreciado Doctor:

Me permito dar alcance al asunto de la referencia con el fin de precisarle que delas 20 cajas que fueron relacionadas en el formato de eliminación de documentos(F-GAF-ARFD-004), 17 corresponden a copias de expedientes, en los cuales seprofirió decisión de fondo, estando en firme las mismas. Por tanto no gozan dereserva y procede su eliminación.

Lo anterior a fin de que esta aclaración sea puesta en conocimiento del Comité deArchivo, para la eliminación de los contenidos de las cajas mencionadas.

__6gr.adezco ..sU~boración y atención a la presente.C--. <,-, JI,

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M{ARr~ CONSUELO ROCHA FERROJefe Oficina Control Disciplinario

Proyectó: Luz Adriana Ruiz G.Aprobó: Maria Consuelo Rocha Ferro

ANEXO; 3 FOLIOS

Oficina Control DisciplinarioAv. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá D.C. Cod Post: 111321Te/éfono.· 220 28 80 Extensiones 1328 - 1329 Fax: 220 76 35www.regístraduria.gov.co

DRN - DCO -1059REGISTRADURÍANACIONAL DEL ESTADOCML

Bogotá O.C., Noviembre de 2014

Doctor,JUAN CARLOS OIAZ VILLALBASecretario Comité de ArchivoCoordinador Archivo y Correspondencia

ASUNTO: Alcance Oficio N° 990,Solicitud eliminación de documentos

Apreciado Doctor:

En relación con el asunto de la referencia me permito informarle que de las 20cajas que fueron relacionadas en el formato de eliminación de documentos(F-GAF-ARFD-004), 3 corresponden a Consecutivos de comunicaciones oficiales,procediendo la eliminación de los mismas.

Teniendo en cuenta lo anterior, con el presente anexo en 1 folio, la información delas cajas mencionadas anteriormente, conforme a lo establecido en la tabla deretención documental.

Agradezco su colaboración y atención a la presente.-, ',., ,..".-..-". _ ,._~.'--_._-_ ,..,_,___<_.~""-.

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Proyectó: Luz Adriana Ruiz G,Aprobó: Maria Consuelo Rocha Ferro

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ANEXO; 1 FOLIO

Oficina Control DisciplinarioAv. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogot8 oe. Cod Post: 111321Teléfono.' 220 28 80 Extensiones 1328- 1329Fax: 220 7635VI/WW registraduria,gov.co

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NACIONAL DEL ES1l\DO CML

DRN-OCD- c¡qo

Bogotá D.C., Octubre de 2014

Doctor,RICARDO RINCONCoordinador Archivo y Correspondencia

ASUNTO: Solicitud eliminación de documentos

Apreciado Doctor:

De manera atenta, le solicito se sirva autorizar la eliminación de los documentosque hacen parte del inventario de la Oficina de Control Disciplinario, los cuales seencuentran relacionados en los formatos establecidos para el efecto. Losdocumentos mencionados han sido archivados en veinte (20) cajas, debidamenterotuladas conforme a lo establecido en la tabla de retención documental.

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Proyectó: Luz Adriana Ruiz G.Aprobó: Maria Consuelo Rocha Ferro

ANEXO:;3 FOLIOS

Oficina Control DisciplinarioAv. Cal/e 26 No. 51-50 CAN Bogotá D.C. Cad Post: 111321Teléfono: 220 28 80 Extensiones 1328 - 1329 Fax: 220 76 35www.registraduria.gov.co

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0514

Bogotá D.C., 3 de Diciembre de 2014

Señor:JUAN CARLOS DIAZ VILLALBACoordinador Archivo y CorrespondenciaRegistraduría Nacional del Estado CivilE. S. D.

Asunto: Solicitud de eliminación de documentos oficio 04/11/2014

Respetado Señor:

De manera atenta, me permito aclarar la solicitud de fecha 4 de noviembre de 2014solicitado, por esta coordinación. En el sentido que se requiere la eliminación deformatos utilizados como soporte del trabajo de campo que se realizó en el año2010, como depuración de registro civil de defunción ,con el fin de dar cumplimientoa la ley 1365 del 2009. La cual no constituye el registro civil de defunción.

Artículo 84. Con cargo a los recursos del proyecto "Levantamiento y Depuración Sistemática delArchivo Nacional de Identificación, ANI, Registro de Votantes a Nivel Nacional", el Registrador Nacionaldel Estado Civil podrá adoptar las acciones administrativas necesarias para corregir de oficio losregistros civiles que al ser confrontados con la base de datos de la Registraduría Nacional del EstadoCivil resulten inconsistentes, sin afectar su intangibilidad.

Adjuntamos copia de los formatos a destruir.

Agradezco su amable atención

Atentam\

NEIRO ALdllllSO COY CARRASCOC?ordi.~ador d.~]%,~n.\'..~' . NN.aciona.l?e InscripciónDirección Naclon'11~,stro CIvil •

Dirección Nacional de Registro Civil - Grupo Servicio Nacional de InscripciónAv. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá D.C.Teléfono: 220 28 80 Extensiones 1944-1296 -1272-1945www.registraduria.gov.co

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Bogotá 4 de noviembre de 2014

Doctor:RICARDO RINCONCoordinador Archivo y Correspondencia

Ref.: Solicitud Destrucción de Documentos Comité de Archivo

Respetado Señor,

Por medio de la presente estamos haciendo entrega de la relación dedocumentos de nuestra dependencia, para ser evaluados en el comité dearchivo y ver la viabilidad de su destrucción.

Cabe anotar que el material a destruir no hace parte de la tabla de retencióndocumental y no ha generado ninguna consulta por parte de la entidad, yaque fue un trabajo de campo de depuración de registro civil de defunción,realizado en el año del 2010.

Agradezco su atención,C),/

P/20/tpr! -c-).J_ '00 /"!

\\NEIRO ALOÑ'\)O COY CARRASCOC?ordi.~ador ~~~'CiO Naci~nal d~ ~nscripciónDirección Naciori Registro CIvilAnexo: 5 actas de elimi \Ió~e documentos

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Coordinación Grupo Servicio Nacional de InscripciónAv. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá O.C.Teléfono: 220 28 80 Extensiones 1944 - 1945 - 1926www.registraduria.gov.co


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