NAGU.3. NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA

GUBERNAMENTALEste grupo está integrado esencialmente por normas utilizadas en la realización de la auditoría, tienen el propósito que las pruebas y demás procedimientos que se seleccionen, según el criterio profesional del auditor sean apropiados en las circunstancias para cumplir los objetivos de cada auditoría. Las normas que se establecen a continuación, están referidas a: Estudio y evaluación del control interno evaluación del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias, supervisión del trabajo de auditoría evidencia suficiente, competente y relevante, papeles de trabajo, comunicación de observaciones y carta de representación.

NAGU 3.10 EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

Se debe efectuar una apropiada evaluación de la estructura del control interno de la entidad a examinar, a efectos de formarse una opinión sobre la efectividad de los controles internos implementados y determinar el riesgo de control, así como identificar las áreas críticas; e informar al titular de la entidad de las debilidades detectadas recomendando las medidas que correspondan para el mejoramiento de las actividades institucionales. La estructura del control interno es el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable, respecto a que están lográndose los objetivos del Control Interno. El Control Interno es un proceso continuo establecido por los funcionarios de la entidad y demás personal en razón a sus atribuciones y competencias funcionales, que permite administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados en función de objetivos como: promover la efectividad, eficiencia, economía en las operaciones; proteger y conservar los recursos públicos; cumplir las leyes, reglamentos y otras normas aplicables; y elaborar información confiable y oportuna que propicie una adecuada toma de decisiones. Un apropiado sistema de control interno, también permite detectar posibles deficiencias y aquellos aspectos relacionados con la existencia de actos ilícitos, a fin de adoptar las acciones pertinentes en forma oportuna. La Estructura de Control Interno está conformada por cinco componentes interrelacionados: a) Ambiente de Control Esta referido a cómo los órganos de dirección y de la administración de una organización estimulan e influyen en su personal para crear conciencia sobre los beneficios de un adecuado control. Es el fundamento de los otros componentes. b) Evaluación del Riesgo Consiste en la forma como la entidad identifica, analiza y administra los riesgos que afectan el cumplimiento de sus objetivos. c) Actividades de Control Gerencial Son las políticas y procedimientos de control que imparte la dirección, gerencia y los niveles ejecutivos competentes, en relación con las funciones asignadas al personal, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad. d) Sistema de Información y Comunicación Consiste en los métodos y procedimientos establecidos por la administración para procesar apropiadamente la información y dar cuenta de las operaciones de la entidad para fines de toma de decisiones. e) Actividades de Monitoreo

La administración es responsable de implementar y mantener el control interno para lo cual evalúa la calidad del mismo en el tiempo, a fin de promover su reforzamiento de ser necesario. La evaluación y comprensión de la estructura de control interno, tiene por objeto conocer con mayor precisión la implementación de los controles internos establecidos por la entidad, sus niveles de cumplimiento y validar las aseveraciones de la gerencia; lo cual permite formarse una fundamentada opinión sobre la solidez de los mismos, determinando el riesgo de control existente, así como identificar áreas críticas. La evaluación de la estructura de control interno debe realizarse de acuerdo al tipo de auditoría que se ejecuta, sea financiera, de gestión o se trate de exámenes especiales, tomando en cuenta las normas y estándares profesionales pertinentes así como las disposiciones específicas para las diferentes áreas de la entidad previstas en la normativa vigente. El relevamiento de información debe documentarse adecuadamente. La evaluación de la estructura de control interno comprende dos etapas:

1. Obtención de información relacionada con el diseño e implementación de los controles sujetos a evaluación.

2. Comprobación de que los controles identificados funcionan efectivamente y logran sus objetivos. Al término de esta evaluación la Comisión Auditora emitirá el documento denominado Memorándum de Control Interno, en el cual se consignarán las debilidades detectadas, así como las correspondientes recomendaciones tendentes a su superación. Dicho documento será remitido al titular de la entidad para su implementación, con copia al Organo de Auditoría Interna,(*) si fuere el caso

NAGU. 3.20 EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS En la ejecución de la Auditoría gubernamental debe evaluarse el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables cuando sea necesario para los objetivos de la auditoría. En el desarrollo de la auditoría gubernamental la evaluación del cumplimiento de las leyes y reglamentos es también importante debido a que los organismos, programas, servicios, actividades y funciones gubernamentales se crean generalmente por ley y están sujetos a disposiciones legales y reglamentarias más específicas que las que rigen en el sector privado. Dicha normativa establece, entre otros aspectos, que debe hacerse, quien debe hacerlo, las metas y objetivos por alcanzar, la población que se va a beneficiar, cuanto y en que deberá gastarse. Las fuentes de información sobre las disposiciones legales son diversas. Una adecuada fuente primaria constituye la entidad auditada, dado que conoce la legislación aplicable. Cuando la citada entidad reciba financiamiento de otro nivel gubernamental y se conozca su fuente, los auditores podrán recurrir a la organización que suministre los fondos para obtener y/o verificar información relacionada con las normas pertinentes. Cuando sea necesario evaluar el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables, el auditor debe planificar la auditoría en tal forma que tenga una razonable seguridad de que se descubrirán posibles abusos o actos ilícitos que puedan influir significativamente en los resultados de la auditoría. El auditor no necesariamente esta capacitado para investigar actos ilícitos de ciertos tipos que por su especialización o complejidad competen a las autoridades responsables de investigar esa clase de hechos o de aplicar las leyes correspondientes. No obstante, esta obligado a conocer las características y tipos de los riesgos potenciales del area auditada y de los actos ilícitos que puedan ocurrir en ella, para que este en posibilidad de identificar los indicios de que esos actos

puedan haber ocurrido. La ejecución de una auditoría de conformidad con las normas de auditoría gubernamental no será garantía que habrán de descubrirse todos los abusos o actos ilícitos. El descubrimiento posterior de tales actos ocurridos durante el período que haya sido objeto de la auditoría, tampoco significará, necesariamente, que el desempeño del auditor fue inadecuado, a condición de que la auditoría se haya efectuado de acuerdo con las normas de auditoría gubernamental

NAGU 3.30 SUPERVISION DEL TRABAJO DE AUDITORIA. El trabajo de auditoría debe ser apropiadamente supervisado durante todo su proceso para asegurar el logro de los objetivos propuestos y mejorar la calidad del Informe de Auditoría. La supervisión es un proceso técnico que consiste en dirigir y controlar las actividades desarrolladas por los miembros del equipo de auditoría, desde que se dispone su ejecución hasta la aprobación del informe de auditoría por el nivel competente. En la auditoría gubernamental, la supervisión será ejercida por el auditor encargado, el supervisor y los niveles inmediatos superiores vinculados directamente con su proceso, para tal efecto, deben asegurarse que los auditores integrantes del equipo de auditoría comprendan los objetivos propuestos, así como el grado en que su participación permitirá el cumplimiento de los mismos. El cumplimiento de esta norma permite asegurar la eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos de auditoría, promueve el entrenamiento técnico y la capacidad profesional de los auditores y, permite orientar su trabajo hacia el logro de los objetivos de la auditoría. Los integrantes del equipo, así como los niveles pertinentes que ejercen la función de supervisión, deben dejar evidencia de la labor realizada en los papeles de trabajo durante el desarrollo de la auditoría, a efectos de establecer la oportunidad y el aporte técnico al trabajo de auditoría. La participación en los trabajos de auditoría a supervisar dependerá de los objetivos y alcance de la auditoría, complejidad del trabajo y condiciones externas, como la distancia de las entidades a examinar, para estimar las horas/hombre de supervisión de la auditoría considerado en el cronograma de trabajo que forma parte del Planeamiento."

NAGU. 3.40 EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETENTE Y RELEVANTE

El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante Ia aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o función que sea objeto de la auditoría.

La evidencia deberá someterse a prueba para asegurarse que cumpla los requisitos básicos de suficiencia competencia y relevancia. Los papeles de trabajo deberán mostrar los detalles de la evidencia y revelar la forma en que se obtuvo.

CARACTERISTICAS DE LA EVIDENCIA

a. Suficiencia. Es suficiente la evidencia objetiva y convincente que basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor. La evidencia será suficiente cuando por los resultados de la aplicación de una o varias pruebas, el auditor podrá adquirir certeza razonable que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados. Para determinar si la evidencia es suficiente se requiere aplicar el criterio profesional. Cuando sea conveniente, se podrá emplear métodos estadísticos con ese propósito.

b. Competencia. Para que sea competente, la evidencia debe ser válida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, el auditor deberá considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de su validez o de su integridad. De ser así, deberá obtener evidencia adicional o revelar esa situación en su informe. Los siguientes supuestos constituyen criterios útiles para juzgar si la evidencia es competente, si bien no deberán considerarse suficientes para determinar la competencia. La evidencia que se obtiene de fuentes independientes es más confiable que la obtenida del propio organismo auditado. La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno apropiado es más confiable que aquella que se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio o no se ha establecido. La evidencia que se obtiene físicamente mediante un examen, observación, cálculo o inspección es más confiable que la que se obtiene en forma indirecta. Los documentos originales son más confiables que sus copias. La evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a los informantes expresarse libremente merece mas crédito que aquella que se obtiene en circunstancias comprometedoras (por ejemplo, cuando Ios informantes pueden sentirse intimidados).

c. Relevancia. Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. La información que se utilice para demostrar o refutar un hecho será relevante si guarda una relación lógica y patente con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante y, por consiguiente, no deberá incluirse como evidencia. Cuando lo estimen conveniente, el auditor deberá obtener de los funcionarios de la entidad auditada declaraciones por escrito respecto a la relevancia y competencia de la evidencia que haya obtenido.

CLASIFICACION DE LA EVIDENCIA

a. Evidencia física. Se obtiene mediante inspección u observación directa de actividades, bienes o sucesos. La evidencia de esta naturaleza puede presentarse en forma de memorándum (donde se resumen los resultados de la inspección o de la observación), fotografías, gráficos, mapas o muestras materiales.

b. Evidencia documental. Consiste en información elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administración relacionados con su desempeño.

c. Evidencia testimonial. Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditoría deberán corroborarse, siempre que sea posible, mediante evidencia adicional. También será necesario evaluar la evidencia testimonial para cerciorarse que los informantes no hayan estado influidos por prejuicios o tuvieran sólo un conocimiento parcial del area auditada. d. Evidencia analítica. Comprende cálculos, comparaciones, razonamiento y separación de la información en sus componentes.

CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA PROVENIENTE DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS

Cuando la información procesada por medios electrónicos constituya una parte importante o integral de la auditoría y su confiabilidad sea esencial para cumplir los objetivos del examen, el

auditor deberá cerciorarse de la relevancia y de la confiabilidad de esa información. Para determinar la confiabilidad de la información el auditor:

a) Podrá efectuar una revisión de los controles generales de los sistemas computarizados y de los relacionados específicamente con sus aplicaciones, que incluya todas las pruebas que sean permitidas; o b) Si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o comprueba que esos controles no son confiables, podrá practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos. Cuando el auditor utilice datos procesados por medios electrónicos o los incluya en su informe a manera de antecedentes o con fines informativos, por no ser significativos para los resultados de la auditoría, bastará generalmente que en el informe se cite la fuente de esos datos para cumplir las normas relacionadas con la exactitud e integridad de su informe.

NAGU. 3.50 PAPELES DE TRABAJO El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo. Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución, y el informe de auditoría. Por tanto, deberán contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones y conclusiones que se presenten en el informe. Podrán incluir cintas, fotos, películas y discos. No hay nada que sustituya a una comprensión adecuada de los objetivos de la auditoría, las razones por las cuales se emprenderá determinada tarea y la forma en que esa tarea contribuirá al cumplimiento de los objetivos. Esa comprensión se logra cuando el auditor dispone de papeles de trabajo debidamente planificados y organizados y, reciben instrucciones idóneas de sus supervisores. La práctica de indicar claramente en los papeles de trabajo los fines que se persigan será muy útil para asegurarse que la información obtenida estará relacionada directamente con los objetivos de la auditoría y del informe correspondiente.

PROPOSITO

a. Contribuir a la planificación y realización de la auditoría.

b. Proporcionar el principal sustento del informe del auditor.

c. Permitir una adecuada ejecución, revisión y supervisión del trabajo de auditoría.

d. Constituir la evidencia del trabajo realizado y el soporte de las conclusiones, comentarios y recomendaciones incluidas en el informe. e. Permitir las revisiones de calidad de la auditoría.

REQUISITOS

a. Ser completos y exactos, con objeto de que permitan sustentar debidamente los hallazgos, opiniones y conclusiones y demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. La concisión es importante, pero no deberá sacrificarse la claridad y la integridad con el único fin de ahorrar tiempo o papel.

b. Deben ser lo suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un auditor experimentado, que no haya mantenido una relación directa con la auditoría, este en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones, mediante su revisión. No deben requerir de explicaciones orales.

c. Ser legibles y ordenados, pues de lo contrario podrían perder su valor como evidencia.

d. Deben contener información relevante, esto es, limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.

CONTENIDO

La forma y contenido de los papeles de trabajo se ven afectados por factores tales como: a. La naturaleza de la auditoría 24

b. El tipo de informe a emitir.

c. La naturaleza y complejidad de la actividad de la entidad. Como regla general, los papeles de trabajo deben contener: a. El Memorándum de Planificación y los Programas de Auditoría que deben estar debidamente referenciados a los papeles de trabajo. b. Objetivos, aIcance y metodología, incluyendo los criterios usados para la selección de las muestras. c. Indicación de la manera como se ha obtenido la información, con referencia a los documentos base y las personas que la facilitaron (fuentes). d. Documentación del trabajo que sustente la conclusiones y juicios significativos. e. Indices, referencias, cedulas y resúmenes adecuados. f. Conclusiones sobre cada uno de los componentes en que se divida el examen. g. Fecha y firma de la persona que los prepara. h. Evidencia de Ias revisiones efectuadas al supervisar el trabajo realizado.

PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son propiedad de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, y de las Sociedades de Auditoría cuyos exámenes practicados contaron con la autorización de la Controlaría General. El auditor cautelará la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento y bajo cualquier circunstancia, el carácter secreto de la información contenida en los mismos.

NAGU 3.60 COMUNICACION DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

Durante el proceso de la auditoría, el Auditor Encargado debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentariamente para su evaluación oportuna y consideración en el informe correspondiente. Para los efectos de esta norma, los Hallazgos de Auditoría se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría. El auditor gubernamental debe desarrollar sus hallazgos de auditoría y constarán en los papeles de trabajo, debidamente referenciados y documentados.

En los hallazgos de auditoría a ser comunicados, se deberá considerar los atributos: Condición y Criterio. La comunicación de los hallazgos de auditoría, es el proceso mediante el cual el auditor, una vez evidenciadas las preguntas deficiencias o irregularidades, cumple en forma oportuna con dar a conocer a las personas comprendidas en las mismas, estén o no prestando servicios en la entidad examinada, para brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados. En la redacción de los hallazgos, el auditor debe utilizar lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma objetiva, concreta y concisa. La comunicación se efectúa por escrito en forma reservada y directa, debiendo acreditarse su recepción en caso de no ser ubicadas las personas comprendidas, los hallazgos materia de comunicación, serán notificadas a través del Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación de la localidad en que se encuentre la entidad auditada.

La responsabilidad de la comunicación de hallazgo de auditoría y la oportuna evaluación de las aclaraciones o comentarios recepcionados, compete al Auditor Encargado y al Supervisor de Auditoría.

El plazo para la entrega de las aclaraciones o comentarios será establecido a juicio del Auditor Encargado de acuerdo a las disposiciones correspondientes. En la parte introductoria del Informe, se consignará un párrafo sobre el cumplimiento de la presente NAGU bajo el rubro de "COMUNICACION DE HALLAZGO DE AUDITORIA". Para los efectos de la NAGU 4.40 - CONTENIDO DEL INFORME, en su numeral A.4) se tendrá presente lo establecido en este párrafo.

NAGU 3.70 CARTA DE REPRESENTACION El auditor debe obtener una carta de representación del titular y/o del nivel gerencial competente de la entidad auditada. La carta de representación es el documento por el cual el titular y/o nivel gerencial competente de la entidad auditada reconoce haber puesto a disposición del auditor la información requerida, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante el período bajo examen y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo. Si el titular y/o niveles gerenciales se rehusaran a proporcionar al auditor el citado requerimiento, dicha situación se revelara en el informe de auditoría. Este grupo de normas establecen los criterios técnicos para el contenido, elaboración y presentación del Informe de auditoría Gubernamental relacionado con la auditoría de gestión y exámenes especiales. Las Normas de auditoría Generalmente Aceptadas - NAGA y las Normas Internacionales de auditoría - NIA, que rigen a la profesión contable en el país, son aplicables a todos los aspectos de contenido, elaboración y presentación del Informe de auditoría Financiera Gubernamental. Las normas agrupadas en el presente, acápite también pueden ser aplicables a algunas auditorías financieras. Las normas que se mencionan a continuación regula formulación del informe, estableciendo la forma escrita, la oportunidad, presentación y contenido del informe y el informe especial.