NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS … · Equipo oficina, de computo, vehículo Normatividad ......
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD FECHA DE APROBACIÓN: FEBRERO 27/2014 Página 1 de 1 MAPA DE PROCESOS VERSIÓN: 1 APROBO: Pedro Ignacio Ortiz de la Espriella FIRMA:______________________ NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTES CLIENTES SATISFECHOS GESTION DE DIRECCION GESTION DE ADMISION Y MATRICULA GESTION DE MERCADEO GESTION DE FORMACION GESTION DE CONVENIOS GESTION DE RECURSOS FISICOS, TECNOLOGICOS Y FROS. GESTION RECURSOS HUMANOS GESTION DE CALIDAD
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD FECHA DE APROBACIÓN:
FEBRERO 27/2014
Página 1 de 1 MAPA DE PROCESOS VERSIÓN: 1
APROBO: Pedro Ignacio Ortiz de la Espriella FIRMA:______________________
NE
CE
SID
AD
ES
Y
EX
PE
CT
AT
IVA
S D
E L
OS
C
LIE
NT
ES
CL
IEN
TE
S S
AT
ISF
EC
HO
S
GESTION DE DIRECCION
GESTION DE ADMISION Y MATRICULA
GESTION DE MERCADEO
GESTION DE FORMACION
GESTION DE CONVENIOS
GESTION DE RECURSOS FISICOS, TECNOLOGICOS Y
FROS.
GESTION RECURSOS HUMANOS
GESTION DE CALIDAD
SISTEMAMA DE GESTION DE CALIDAD
CARACTERIZACION DE PROCESOS
FECHA DE APROBACION:
OCTUBRE 31 DE 2013
Página 1 de 1 DIRECCION VERSION: 001
LIDER: DIRECTOR
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD CICLO
PHVA DESCRIPCION SALIDA CLIENTE RESPONSABLE RECURSOS
DOCUMENTAC
ION
APLICABLE
REGISTRO
Junta de
socios, MEN
Nombramiento,
normatividad
legal
Representación
legal H
Se representa la
institución en el
ámbito social,
comercial, gremial
Decisiones informe
de gestión
Líderes de
proceso Director
Equipo oficina,
de computo,
vehículo
Normatividad
vigente
Certificado de
existencia y
representació
n legal
Líderes de
procesos,
socios
Estados
financieros,
planeación.,
presupuesto
Asignación de
Recursos P,H
Se asigna recursos
físicos, tecnológicos,
financieros y
humanos según
necesidades
Informe de gestión,
asignación de
recurso
Líderes de
proceso Director
Financieros,
equipo de
oficina, de
cómputo,
internet
Presupuesto Comprobante
de egreso
Coordinador
académico,
gremios del
sector, MEN,
líderes de
proceso
Cronograma,
información del
sector,
informes,
normatividad
legal vigente
Direccionamient
o institucional P,H,V
Articular
actividades, planes
y programas de
cada equipo de
trabajo para
optimizar los servicios
Directrices y
acciones
Líderes de
proceso Director
Financieros,
equipo de
oficina, de
cómputo,
internet
Normatividad
vigente
Acta de
reunión
líderes de
proceso
Cronograma,
informe de
resultados de
cada proceso
Revisión por
Dirección V,A
Evaluar la eficacia de las actividades
institucionales
Directrices y
acciones
Líderes de
proceso
Director, líderes de
proceso
Equipo oficina, de computo,
internet
Informe de
Gestión de
líderes de
proceso
Acta de
reunión
Comunidad,
gremios,
MEN, los
usuarios
Canales de
comunicación Comunicaciones H
Dar a conocer las
políticas, decisiones
y los objetivos de
calidad a la
comunidad
educativa
Comunicados
Comunida
d, gremios,
MEN, los
usuarios
Director TIC,s, equipo
de oficina
PEI, Manual
de Calidad,
Normatividad
vigente
Acta de
reunión,
comunicados
Aprobó : Pedro Ignacio Ortiz de la Espriella Firma
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
CARACTERIZACION DE PROCESOS
FECHA DE APROBACION:
OCTUBRE 31 DE 2013
Página 1 de 1 MERCADEO VERSION: 001
Aprobó: Pedro Ortiz de la Espriella Firma
LIDER: COORDINADOR ADMINISTRATIVO
PROVEDOR ENTRADA ACTIVIDAD CICLO PHVA DESCRIPCION SALIDA CLIENTE RESPONSABLE RECURSOS DOCUMENTO REGISTRO
Dirección,
Consejo
Directivo,
Comunidad
educativa,
Coordinación
financiera
Directrices,
Normatividad
vigente, PQRs
Plan de
mercadeo P,H
Establecer estrategias y
presupuestos para dar a
conocer los servicios que
ofrece la institución
Cronograma de
actividades
Comunidad,
gremios,
usuarios del
sistema
Coordinador
administrativo,
director
Equipo de oficina, de
cómputo, vehículo,
internet
Cronograma
académico,
Presupuesto
Contratos,
comprobantes
de egreso
Dirección,
líderes de
proceso,
comunidad
educativa
Directrices,
PQRs
Diseño
publicitario P,H
Establecer pautas para la
presentación de la
información al usuario
Diseño de
formatos
publicitarios
Medios de
comunicación
Coordinador
administrativo
Equipo de oficina, de
cómputo, vehículo,
internet
actividades, diseños
anteriores
Contratos,
comprobantes
de egreso
Coordinador
académico,
director
Calendario
académico, plan
de mercadeo
Pautas y
publicaciones H
Establecer cronogramas
de actividades para la
difusión de la publicidad
Difusión en los
medios de
comunicación
Comunidad,
usuarios del
sistema
Coordinador
administrativo, líder
de proceso
Equipo de oficina, de
cómputo, vehículo,
internet
cronograma de
actividades, diseños
anteriores
Contratos,
comprobantes
de egreso
Dirección,
líderes de
proceso,
comunidad
educativa
Calendario
académico, plan
de mercadeo
Difusión y
apoyo a la
página web
H,V
Brindar y verificar
información para
alimentar la web
institucional
Sitio web
actualizado
Comunidad,
usuarios del
sistema
Coordinador
administrativo,
director
Equipo de oficina, de
cómputo, internet
cronograma de
actividades, diseños
anteriores
Bitácora del
sitio web
SISTEMADE GESTION DE CALIDAD
CARACTERIZACION DE PROCESOS
FECHA DE APROBACION:
OCTUBRE 31/2013
Página 1 de 1 ADMISION Y MATRICULAS VERSION: 001
LIDER: REGISTRO Y CONTROL
PROVEEDORES
ENTRADAS ACTIVIDADES CICLO PHVA
DESCRIPCIÓN SALIDAS CLIENTES RESPONSABLE RECURSOS DOCUMENTOS REGISTROS
Coordinación académica
Programación académica,
pensum académico
Determinar la información
para el proceso de
inscripción y matricula
P,H Informar a la comunidad la apertura,
organización y realización de
inscripciones y matriculas
Aviso de apertura de
inicio de periodo
Coordinador académico,
director
Secretaria Computador, software, recursos
financieros
Cronograma académico
Contratos de difusión, volantes
Padre familia,
comunidad educativa
y/o acudiente,
Solicitud de información,
formulario de inscripción,
documentación y matricula
Determinar la normatividad del proceso admisión y matricula
P,H Entregar prospectos a aspirantes, formularios
de inscripción
Base de alumnos nuevos
Coordinador académico,
director
Registro y control
Computador, software, recursos
financieros
Reglamento estudiantil
Formulario de inscripción
Comunidad estudiantil
Requisitos para
matricula
Formalizar inscripción y
matricula
H,V Matricula de nuevos y antiguos, verificando
los requisitos y organizado carpeta del
estudiante
Alumnos matriculados
Coordinador académico,
director
Registro y control,
coordinador administrativo
Computador, software, recursos
financieros
Normatividad Formulario de admisión, recibo de
pago
Registro y control,
Secretaria
Procedimientos de
información, inscripción y
matricula
Constatar el cumplimiento
del cronograma
de actividades y recursos
V Realizar un oportuna análisis de los
procedimientos que se realizaron en el
proceso
Reporte de novedad
Director, Coordinador Académico
Registro y control
Computador, software, recursos
financieros
Normatividad vigente
Reporte de acción de
mejoras AC, AP
Gestión de calidad,
dirección
Información sobre
cumplimento de metas
Mejoramiento del proceso
A Realizar preventivos y correctivos al proceso
de admisión y matricula
Mejoras al procesos
Registro y control,
secretaria
Director, coordinador académico
Computador, software, recursos
financieros
Normatividades
Plan de mejoramiento
Aprobó: Pedro Ortiz De La Espriella Firma
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD CARACTERIZACION DE PROCESOS
FECHA DE APROBACION:
Octubre 31 DE 2013
Página 1 de 1 FORMACION VERSION: 001
LIDER: COORDINADOR ACADEMICO
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD CICLO PHVA
DESCRIPCIÓN SALIDA CLIENTE RESPONSABLE RECURSOS DOCUMENTA
CIÓN APLICABLE
REGISTRO
Comunidad
(sector
productivo,
familias),
Ministerio de
Educación,
Comunidad
Estudiantil.
Demandas
laborales del
sector
productivo,
Normatividad
vigente
Administrar
Programas
académicos,
diplomados
y cursos
libres
P, H
Planear,
Implementar y
actualizar
programas
académicos,
diplomados,
seminarios y
cursos libres
Aprobación
de
Programas,
seminarios,
diplomados
y cursos
libres
Comunidad,
MEN
Coordinador
académico,
Líderes de
proceso
Equipo de
oficina,
equipo de
cómputo,
Internet
Normatividad
vigente
Horarios y
planeación
académica del
periodo.
Director,
Consejo
directivo
Planeación
institucional,
cronograma
períodos
anteriores
Programar y
desarrollar
actividades
académicas
P, H
Elaborar y
ejecutar el
cronograma de
actividades
académicas
Programa
ción
académica
anual
Comunidad,
Director,
líderes de
proceso
Director,
Coordinador
académico
Equipo de
oficina,
equipo de
cómputo,
Internet
Cronogramas
periodos
anteriores,
planeación
institucional.
Cronograma
académico
anual
Director,
Consejo
directivo
Cronogramas,
portafolio de
evidencias,
evaluación
docente, PQRs
Seguimiento
, evaluación
y control de
la actividad
académica
V, A
Realizar
seguimiento de
la actividad
académica e
implementación
del
mejoramiento
continuo
Informe
estadístico
Dirección,
Consejo
directivo
Director,
Coordinador
académico
Equipo de
oficina,
equipo de
cómputo,
Internet
Cronogramas
periodos
anteriores,
Informe de
gestión.
Plan de
mejoramiento
por procesos
Aprobó: Pedro Ortiz De La Espriella Firma
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD CARACTERIZACION DE PROCESOS
FECHA DE APROBACION:
OCTUBRE 31 DE 2013
Página 1 de 1 RECURSOS FISICOS, TECNOLOGICOS Y FINANCIEROS VERSION: 001
LIDER: DIRECTOR
Proveedores Entradas Actividades Ciclo PHVA
Descripción Salidas Clientes Responsable Recursos Documentos Registros
Todos los
procesos
Requerimie
ntos
logísticos
Diseñar un
plan de
actividades de
mejoramiento
P,H
Proponer y
controlar un
cronograma de
actividades
institucional
Plan de
trabajo e
informe de
resultados
Todos los
procesos
coordinadores
de área
Equipo de
cómputo y
oficina
Cronogramas
de actividades
y PEI
Requerimie
ntos
Todos los
procesos
Requerimie
nto de
recursos
físicos y/o
tecnológicos
Gestionar los
recursos
físicos y
tecnológicos
P,H,V
Revisar, actualizar y
optimizar el
inventario de
recursos físicos y
tecnológicos
Reporte del
inventario
físico y de
recursos de la
institución
Todos los
procesos
coordinadores
de área
Equipo de
cómputo y
oficina
Inventario
físico
inventario
físico y
tecnológico
Servicios
generales,
mantenimient
o de soporte y
desarrollo
Solicitud de
bienes e
insumos
Programar y
realizar el
mantenimient
o de recursos
físicos y
tecnológicos
P,H
Mantenimiento
físico de los
recursos
Cronograma
de actividades
líderes de
proceso
coordinadores
de área
herramienta
s eléctricas y
electrónicas,
equipos de
cómputo y
oficina
Cronogramas
de actividades
anteriores
Ficha de
mantenimie
nto.
Clientes
externos
solicitud de
recursos
Planeación
anual del
presupuesto
P
Ajustar los recursos
financieros a las
necesidades
Institucionales
Plan de
Acción,
Presupuesto
aprobado e
incorporado
Todos los
procesos director
Equipo de
cómputo y
oficina
Directrices,
Políticas y
lineamientos
Estratégicos.
Presupuesto
anterior
Proyecto del
presupuesto
, acta de
aprobación
presupuesto
Todos los
procesos
solicitud de
recursos
bienes e
insumos
Asignar los
recursos
financieros
H
Asignar los rubros
financieros según
las necesidades de
los recursos
Plan de acción Todos los
procesos director
Equipo de
cómputo y
oficina
Presupuesto y
ejecuciones,
cronograma y
lineamientos.
Año anterior
Proyecto del
presupuesto
, acta de
aprobación
del
presupuesto
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD CARACTERIZACION DE PROCESOS
FECHA DE APROBACION:
OCTUBRE 31 DE 2013
Página 2 de 2 RECURSOS FISICOS, TECNOLOGICOS Y FINANCIEROS VERSION: 001
Coordinación
financiera
Informes
contables,
Presupuesto
Seguimiento y
control de las
actividades e
indicadores
financieros
H,V Supervisar los
indicadores
financieros
Indicador
financiero
líderes de
proceso
Director,
coordinación
financiera
Equipo de
cómputo y
oficina,
internet
Informe
contable y
financiero
Estados
financieros.
Dirección y
consejo
directivo
Plan de
actividades
de
mantenimie
nto
Ejecución de
acciones
preventivas y
correctivas
A
Evaluación y
corrección a las
falencias o
problemas
encontrados en
general
Acciones
correctivas y
de mejora
líderes de
proceso
Director,
coordinación
financiera
Equipo de
cómputo y
oficina,
internet
Procedimiento
para acciones
correctivas o
preventivas
Plan de
mejoramient
o por
procesos
Aprobó: Pedro Ortiz De La Espriella Firma:
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD CARACTERIZACION DE PROCESOS
FECHA DE APROBACION: OCTUBRE 31 DE 2013
Página 1 de 1 RECURSOS HUMANOS VERSION: 001
LIDER: COORDINADOR AMINISTRATIVO
PROVEEDORES
ENTRADAS ACTIVIDAD
ES
CICLO
PHVA
DESCRIPCIÓN SALIDAS CLIENTES RESPONSABLE RECURSOS DOCUMENTOS REGISTROS
Líderes de
Proceso
Requerimie
nto de
personal
Determinar
la necesidad
de personal
P,H Se determina
la necesidad de
recurso
humano de
acuerdo a las
necesidades
del cargo
Definición
del perfil
del cargo
Líderes de
proceso
Director,
coordinadores
de área
Equipo de
oficina
Selección
inducción y
entrenamiento
de personal
Registro de
personal,
hoja de vida
Candidatos al
cargo
Hoja de vida Contratación
de personal
H Selección y
vinculación del
personal al
cargo
requerido
Contrataci
ón
Líder de
proceso
Director Equipo de
oficina
Manual de
funciones y
requerimientos
Contrato de
trabajo
Líderes de
Proceso
Necesidades
de
formación
Orientación
y formación
de personal
H Capacitar al
nuevo y
antiguo
personal en el
desempeño de
sus funciones
programa
s de
formación
líderes de
proceso
Coordinador
Administrativo,
coordinador de
área
Equipo de
Oficina,
Equipo de
cómputo,
presupuesto
Manual de
función y
requerimientos
Listado de
asistencia
Dirección Plan anual
de bienestar
social
Gestión de
bienestar
laboral
P, H Se observa,
orienta, e
instruye al
personal en lo
referente a un
mejor estado
dentro de la
institución
Informe
de
Gestión
de la
ejecución
del plan
anual de
Bienestar
Social
Comité de
convivencia,
Coopaso,
Min. trabajo
Director,
coordinador
administrativo
Equipo de
Oficina,
Equipo de
cómputo,
transporte
Normatividad
de salud
ocupacional
Cronograma
de
actividades
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD CARACTERIZACION DE PROCESOS
FECHA DE APROBACION: OCTUBRE 31 DE 2013
Página 2 de 2 RECURSOS HUMANOS VERSION: 001
Líderes de
proceso
Formato
evaluación
del personal
Desempeño
del personal
V Se evalúa el
personal y se
socializa dicha
evaluación con
el jefe
inmediato.
seguimiento
y control del
proceso de
contratación
Gestión de
calidad
Director,
coordinador
administrativo
Equipo de
Oficina,
Equipo de
cómputo,
transporte
Manual de
funciones y
requerimiento
Registro de
evaluación
Coordinadores
de área
Evaluaciones
del personal
Socializar el
resultado de
las
evaluaciones
entre el jefe y
el evaluado.
A Seguimiento a
las
observaciones
de la evaluación
Indicadores
de gestión
Sistema de
Gestión de
calidad
Coordinador de
Calidad
Equipo de
Oficina,
Equipo de
cómputo,
transporte
Manual de
funciones y
requerimientos
Reporte acción
de mejora AC,
AP
Aprobó: Pedro Ortiz De La Espriella Firma
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD CARACTERIZACION DE PROCESOS
FECHA DE APROBACION: OCTUBRE 31 DE 2013
Página 1 de 1 CALIDAD VERSION: 1
LIDER: COORDINADOR DE CALIDAD
Proveedores Entradas Actividades Ciclo
PHVA Descripción Salidas Clientes Responsable Recursos
Documentos
aplicables Registros
Dirección
Necesidad de
mejora de todos
los procesos ,
PQRs
Planear y
ejecutar las
auditorías
internas de
Calidad
P,H
verificar ,
controlar y
gestionar las
auditorías
internas de
calidad para
determinar si el
sistemas es
conforme con lo
planificado y se
ha implementado
y mantiene de
manera eficaz
Cronograma de
actividades e
informe de
auditoria
Todos
los
procesos
Comité del SGC
Sistemas de
cómputo,
equipos de
oficina,
internet
Procedimiento
de auditoria
Interna, PEI
Plan de
auditoria
Interna. Lista
de chequeo
Todos los
procesos
Reporte de la
Prestación del
Servicio y no
conformidades
Revisar los
resultados de
los indicadores
de gestión para
tomar acciones
correctivas y
preventivas
P,H
Tomar las
decisiones
pertinentes
para ejecutar
acciones
preventivas y
correctivas
Determinar
Acciones para la
mejora del SGC
Todos
los
procesos
director,
líderes de
proceso
sistemas de
cómputo,
equipos de
oficina
Procedimiento
para acciones
correctivas o
preventivas
Actas del SGC
Plan de
mejoramiento
Clientes Encuestas de
satisfacción
Evaluar la
satisfacción del
cliente
V
medir el grado de
satisfacción
mediante buzón
de sugerencia,
encuestas, pagina
web, retirados
Indicadores del
SGC
Comité
del SGC
director,
coordinador
académico,
líderes de
proceso
sistemas de
cómputo,
equipos de
oficina
Manual de
Calidad Actas del SGC
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD CARACTERIZACION DE PROCESOS
FECHA DE APROBACION: OCTUBRE 31 DE 2013
Página 2 de 2 CALIDAD VERSION: 1
LIDER: COORDINADOR DE CALIDAD
Proveedores Entradas Actividades Ciclo
PHVA Descripción Salidas Clientes Responsable Recursos
Documentos
aplicables Registros
Todos los
procesos. Ente
certificador
Indicadores de
gestión, acciones
correctivas,
preventivas y de
mejora
Realizar
seguimiento,
análisis y
mejora de los
procesos
A
Demostrar la
conformidad con
los requisitos del
servicio,
asegurarse de la
conformidad SGC
para la mejora
continua del
proceso
implementado.
Ajustes al plan
de
mejoramiento
Gestión
de
dirección
líderes de
proceso
sistemas de
cómputo,
equipos de
oficina
informes de
auditoría,
informe de
indicadores,
informes de AC y
AP
Actas del SGC
Todo los
procesos
Documentación
existente
Control de
Documentos y
de registros
H,A
Elaborar, revisar,
identificar los
cambios y estados
actuales de los
documentos y
registros,
asegurando que
sean legibles y
fácil
identificación
Documentos y
registros
actualizados
Todo los
procesos
Director,
coordinador de
Calidad
Sistemas de
cómputo,
equipos de
oficina
Normas, NTC
5555,5666 y
5581
Listado
Maestro de
documentos
Internos.
Listado de
documentos
Externos,
Listado
maestro de
Registros
Clientes
internos y
externos
PQRs.
Control de
Servicio no
Conforme
V
Establecer los
criterios a seguir
para la solución
de no
conformidades
Reporte de
PQRs
Todo los
procesos
Coordinador de
calidad
Sistema de
Cómputo,
equipo de
oficina
Registro de
PQRs
Reporte de
producto y/o
servicio no
conforme
Aprobó: Pedro Ortiz De La Espriella Firma
CARACTERIZACION DE PROCESOS
FECHA DE APROBACION:
MARZO 21 DE 2014
Página 1 de 1 GESTIÓN DE CONVENIOS VERSION: 1
LÍDER: Director de la institución
Proveedores Entradas Actividades Ciclo PHVA
Descripción Salidas Clientes Responsable Recursos Documentos
aplicables Registros
Cámara de Comercio de
Pasto, Instituciones del convenio
Certificado de existencia y
representación, Manual de
Calidad, propuesta de las
instituciones
Ampliar la cobertura
educativa y cultural de la
institución
P, H
Estudiar y formalizar los
convenios a desarrollar con
instituciones educativas y
culturales
Contratos aprobados por las partes
Todos los procesos
Director
Equipo de cómputo, de oficina, vehículo, internet
Estatutos Contrato
elaborado
Todos los procesos
Contrato, PQRs Seguimiento y control de los convenios
H, V
Cada convenio debe estar
supervisado, observando los
avances de acuerdo a los
objetivos planteados
Informe de resultados
Dirección, Gestión de Calidad
Director
Equipo de cómputo, de oficina, internet
Estado financiero de
cada convenio, Manual de
calidad
Actas
Contabilidad, manual de
organización y funciones
Estados financieros de cada convenio
Aplicar ajustes a los convenios
en pro del mejoramiento continuo del
proceso
A
De acuerdo al análisis
costo/beneficio de cada convenio
se aplica los correctivos necesarios
Plan de mejoramiento
Instituciones participantes
en el convenio
Director, coordinador de
calidad, coordinador
financiero
Equipo de cómputo, de oficina, internet
Procedimiento para el
producto y servicio no conforme
Reporte de acción de
mejora AC, AP
APROBÓ: Pedro Ortiz De La Espriella FIRMA:
