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Cooperativa Nacional de Servicios Múltiples de los Empleados de la Dirección General de Impuestos Internos, Inc.
(COOPDGII)
NORMAS DE GOBIERNO Y BUENAS PRACTICAS ÉTICAS
CÓDIGO: DVC08
FECHA: MARZO, 2017
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NORMAS DE GOBIERNO Y BUENAS PRACTICAS ÉTICAS
Cooperativa Nacional de Servicios Múltiples de los Empleados de la Dirección General de Impuestos Internos, Inc.
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NORMAS DE GOBIERNO Y BUENAS PRÁCTICAS ÉTICAS
Capítulo I.
1. Generalidades.
1.1. Antecedentes.
La Cooperativa Nacional de Servicios Múltiples de Empleados de la Dirección General
de Impuestos Internos, Inc. (COOPDGII), fundada sobre la base solidaridad y ayuda
mutua para mejorar la calidad de vida de sus asociados, es una empresa de propiedad
conjunta democráticamente dirigida.
Es una Empresa basada en las leyes, normas y espíritu del cooperativismo universal.
Recibe como miembros a todos los empleados de la DGII, e instituciones del área
financiera del Estado Dominicano. Los socios, son los únicos propietarios de la
Institución. Los socios empleados de la DGII, son los que ocupan todos los puestos de
dirección, y los socios directos o indirectos reciben los beneficios de sus servicios y el
resultado de sus operaciones financieras (excedentes).
1.1 1.2 Marco legal
Fue fundada el xxx de xxxx de 1998, e incorporada mediante el Decreto 163-00 del 13
de abril del 2000, con el nombre de Cooperativa de Cooperativa Nacional de Servicios
Múltiples de los Empleados de la Dirección General de Impuestos Internos, Inc., con la
aprobación del IDECOOP, según lo establece la Ley No. 127/64, del 27 de enero de
1964, y su Reglamento No.626/86, del 25 de julio de 1986.
Ésta es una entidad jurídica sin fines de lucro, por lo que la misma está exenta del pago
de impuesto sobre la renta sobre sus excedentes; más esto no la exime de sus
obligaciones de actuar como agente de retención, conforme lo establece el Código
Tributario de la República Dominicana, con las leyes y reglamentos que lo instituyen.
La administración de la Cooperativa tiene su sede principal en la calle Pedro Henríquez
Ureña No. 29, Gazcue, Santo Domingo, Distrito Nacional, República Dominicana.
La Cooperativa Nacional de Servicios Múltiples de los Empleados de la Dirección de
Impuestos Internos, Inc. (COOPDGII), se rige por la Ley 127-64, del 27 de enero de
1964, que es la ley general sobre asociaciones cooperativas; así como por el reglamento
dictado por el Poder Ejecutivo en fecha 25 de junio de 1986, y la Ley No. 31, del 25 de
octubre de 1963, que crea el Instituto de Desarrollo y Crédito Cooperativo de la
República Dominicana, (IDECOOP), con carácter de Corporación Autónoma del Estado,
con el objetivo de promover, asesorar, educar y coordinar el movimiento cooperativo
dominicano. Además, prever dentro de su jurisdicción las providencias necesarias
tendentes al cumplimiento de este proceso; otorgar a las sociedades cooperativas
organizadas y reconocidas los auxilios técnicos y financieros que éstos necesitaren, de
acuerdo con las normas establecidas, la legislación cooperativa dominicana; incluye
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además la Ley No. 28 que declara obligatoria la enseñanza del cooperativismo de la
gaceta oficial No. 8799, del 28 octubre de 1963, decreto No. 1498, que autoriza a todas
las entidades públicas y privadas a realizar los descuentos por nómina a favor de las
cooperativas que así lo soliciten; la Ley No. 4227, que autoriza la formación y
funcionamiento de entidades cooperativas escolares en todos los establecimientos
docentes de la gaceta oficial No. 7869, del 6 de agosto de 1965.
1.2. Filosofía del código o norma.
La Cooperativa asume y acepta las presentes Normas de Gobiernos y Buenas
Practicas Éticas, entendiéndolo como el “Mecanismo de la Asamblea General de
Delegados que sirve de fortalecimiento, contrapeso y guía a la administración del
negocio, a fin de asegurar niveles de eficiencia adecuados y garantizar calidad,
transparencia, oportunidad y adecuada diseminación de información a todos los
niveles normativos y operativos (asociados, directores, gerentes, empleados,
proveedores de bienes y servicios, dirigentes distritales, asesores) sobre las
condiciones financieras y operativas de la empresa”.
1.3. Objetivo general.
Regular las buenas prácticas a que deben someterse los agentes que intervienen
en la Cooperativa, para lograr una gestión Gobierno eficiente, pertinente,
competitiva y sobre todo transparente. Entendiendo por Gobierno Corporativo
al sistema integral de personas, valores, criterios, políticas y procedimientos que
permite gobernar adecuadamente la institución y mantenerla encauzada de
acuerdo a su misión y visión institucional que garantice la dirección, control y
evaluación instaurado en los Estatutos Sociales que define con objetividad los
derechos, roles y responsabilidades de cada grupo desde sus respectivas
perspectivas.
En su elaboración se reconoció la realidad de COOPDGII en cuanto a la
estructura social y la importancia que tienen los socios en sentido general, con lo
cual buscamos tener un instrumento que guie los lineamientos Normas de
Gobierno y Buenas Prácticas Éticas, los cuales consideramos como herramientas
básica que debe tener la administración de la Cooperativa para estar en
consonancia con las características de buenas prácticas ética y de gestión
administrativa, con lo que se busca lo siguiente:
1. Que la Cooperativa amplíe y divulgue la información relativa a su estructura
administrativa-operativa y las funciones de sus estamentos normativos.
2. Contar con mecanismos que procuren información financiera suficiente y
veraz.
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3. Existencia de procesos para promover participación y comunicación entre los
directores. Además de conseguir los objetivos institucionales de manera efectiva,
eficiente, confiable y transparente.
4. Que existan procesos que fomenten una adecuada revelación a los socios.
5. Generar valor que sean percibidos por todos los interesados en la
Cooperativa.
1.4. Radio de acción y aplicación.
Estas normas han sido diseñadas y van dirigidas a los socios en sus diferentes
funciones de directores centrales o distritales de los diferentes consejos, socios en
general y la comunidad en general, además de todos los vinculados externos,
tales como, proveedores de bienes y servicios, instituciones del Estado y
cualesquiera otros que influyan en el sector cooperativo dominicano, a los
empleados de la entidad, a sus gerentes, a sus asesores, haciendo vital énfasis en
todos aquellos responsables de la Gestión, Dirección y Control de la
Cooperativa.
1.5. Funciones y compromisos de los agentes.
a) La Cooperativa está comprometida a mantener relaciones armoniosas con los
grupos cercanos y afines a ella, a partir de prácticas cooperativas y gerenciales
más sanas y transparentes, basada en honestidad, transparencia y
responsabilidad. Teniendo como función básica:
1. Defender la misión, visión y objetivos esenciales de la Cooperativa.
2. Guiar la institución en sus principales directrices estratégicas.
3. Mantener la sostenibilidad de la organización a largo plazo, mitigando los
posibles riesgos que enfrenta al realizar sus operaciones e interactuar en el
mercado.
4. Asegurar la responsabilidad corporativa en toda la organización. Sobre todo
en aspectos de gobernabilidad. b) Son considerados agentes de interés para la
Cooperativa las personas físicas o jurídicas que individual o colectivamente
inciden significativa en su actividad y/o son afectadas por ella.
a) El Socios: personas físicas o jurídicas quienes aspiran a la mayor rentabilidad.
Debe satisfacérsele las necesidades básicas de él y su familia, mediante la correcta
administración de los recursos, rentabilidad aceptable de sus Código de Gobierno
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y Buenas Prácticas Éticas, brindar servicios de calidad al menor costo, capacitarlos
y asesorarlos según las necesidades del sector a que pertenecen, al tiempo de
poner la tecnología, la ciencia y la investigación a su fácil alcance.
b). Socios-clientes: Constituyen el centro de la actividad de la institución por ser
los receptores de los productos y servicios sin discriminación alguna por razones
de raza, nacionalidad, género, condición social, religión, etc.,
c). Colaboradores: Son agentes indispensables en el desarrollo de la misión y
decisivos para la adecuada atención a los socios, de acuerdo a las orientaciones
marcadas por los objetivos institucionales, así como por la capacidad de generar
valor para la institución.
d). Proveedores: La actividad habitual de la institución exige relación con
numerosos proveedores de productos y servicios, con los que se pacta a una
relación presidida por criterios de calidad, eficiencia y responsabilidad. Sobre
todo se destacan oferentes y demandantes de recursos financieros, además nos
comprometemos a mantener relaciones de negocios honestas y transparentes.
c). Competidores: Nunca incurrir en competencia desleal o ilegal en contra de la
competencia.
d). Organismos reguladores: Estas instituciones constituyen un grupo de interés
fundamental. Con todos ellos debe mantenerse relaciones presididas por criterios
de cumplimiento riguroso de la legalidad e integridad, de responsabilidad y del
máximo respeto a sus indicaciones.
e). El Estado: Respetar y obedecer el orden social y político legítimamente
establecido, nos sometemos a la Constitución de la República Dominicana, a las
leyes y códigos que emanen del poder público y sobre todo las leyes que rigen al
sector cooperativo dominicano.
f). Sociedad y agentes sociales: La Cooperativa no sólo inciden en personas,
instituciones o colectivos específicos y diferenciados, sino que también tiene una
relación fundamental con la sociedad en donde opera, muy especialmente en las
comunidades donde las sucursales y puntos de servicios desarrollan sus servicios.
En estas nos comprometemos aportar a su desarrollo, contribuir a la paz, a la
convivencia y al sostenimiento del medio ambiente y los recursos naturales.
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1.6. Filosofía institucional.
1.6.1 Objetivos.
La Cooperativa se plantea como objetivos fundamentales:
1. Fomentar entre sus socios los principios y valores del cooperativismo en todas
sus manifestaciones y como práctica de desarrollo social y económico.
2. Proveer a sus afiliados servicios financieros, culturales, sociales y didácticos, de
acuerdo a la Cooperativa.
3. Recibir aportes de capital, depósitos de ahorros a la vista y a plazo fijo.
4. Capacitar económica y socialmente a los asociados, mediante una adecuada
educación Cooperativa y fomentar la expansión e integración del movimiento
cooperativo dominicano.
5. Conceder créditos a interés razonable, tomando en consideración la salud
económica de la Cooperativa y del socio.
6. El trabajo mancomunado y el servicio eficaz, eficiente, pertinente y
competitivo.
7. Promover la solidaridad, integración y fraternidad entre sus asociados.
8. Desarrollar programas de responsabilidad social, de protección del medio
ambiente y de los recursos naturales.
1.6.2 Misión: xxxxxxxxxxxxxxxxxx
1.6.3 Visión: xxxxxxxxxxxxx.
1.6.4 Compromiso: El accionar y administración de la Cooperativa está basado en los
principios y valores universales del cooperativismo, los que serán respetados por
los diferentes agentes que interactúan en la Cooperativa.
a) Honestidad: conciencia clara ante mí y ante los demás. Es reconocer lo que
está bien y es apropiado para nuestro desempeño y el de la Cooperativa, en
cuanto a nuestra conducta y relaciones
b) Integridad: actuar con coherencia, decir la verdad, defender el bien.
Demostrando rectitud en toda sus actuaciones en el desempeño de su cargo.
c) Confidencialidad: es comprometerse a guardar estricta reserva y secreto en
relación a la información que se maneja en virtud del trabajo que se desempeña,
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con el objeto de comprometerse a tener una conducta ética durante y después
del desempeño de sus funciones.
d) Lealtad: compromiso de defender los que creemos, enmarcarnos en los
derechos y obligaciones que rigen la Cooperativa.
e) Confianza: es transmitir a los socios, clientes, proveedores, directores, gerentes
y colaboradores que quienes conformamos a COOPROGRESO somos un grupo
capaz y actuamos de manera transparente.
f) Respeto: presumir la honestidad y lealtad de los socios y sociedad en general,
salvo que bajo fundadas razones haya sospecha o la posibilidad de alguna
actuación ilegítima.
g) Honradez: actuar transparentemente, ceñido a la verdad, a la justicia y en
cumplimiento estricto a las normas que sean aplicables.
h) Rendición de Cuentas: rendir cuentas de la gestión. De manera oportuna y
suficiente, incluida el cumplimiento de la normativa interna sobre políticas de
buen gobierno.
Señalar los diferentes valores aprobados por el Consejo de Administración.
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Capítulo II.
2. Selección y designación de funcionaros.
2.1 Designados para cargos de dirección y control.
2.1.1 Gerente General. En aras de garantizar la competencia, idoneidad y transparencia en la
selección del Gerente General, será realizada mediante un proceso de selección que
garantice la imparcialidad en el desarrollo del proceso, de acuerdo a un concurso
público donde puedan evaluarse la mayor cantidad de candidatos. En el Reglamento
Interno de Personal se establecerán los pasos y condiciones mínimas a cumplir en el
proceso. La decisión de nombrar es exclusiva del Consejo de Administración.
2.1.2 Auditor Interno. Al ser estas posiciones que despachan directamente con el Consejo de
Administración y el Comité Ejecutivo, también le corresponde a él decidir sobre su
nombramiento. Su selección al igual que la gerencia general se realizará mediante
procesos que garantice la imparcialidad, mediante un concurso público donde puedan
evaluarse la mayor cantidad de candidatos.
2.1.3 Gerentes de sucursales y gerentes corporativos. El Gerente General, como
responsable de la operatividad y resultados económicos agotará un proceso de
preselección de candidatos y tramitará una terna al Consejo de Administración
para fines de nombrar los candidatos más idóneos para desempeñar el cargo de
Gerente de Sucursal o Corporativo de acuerdo a los perfiles establecidos en la
normativa interna sobre el particular.
2.2 Miembros de los órganos de dirección y control.
Los socios propuestos para delegados ante la Asamblea General, de los cuales
saldrán los miembros del Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia y
Comité de Crédito, deberán cumplir con el perfil y competencias requeridas en el
Reglamento de la Carrera Dirigencial ( la tienen establecida??) y estar en pleno
ejercicio de sus derechos civiles y políticos. La elección se realizará conforme a los
Estatutos Sociales y su Reglamento de aplicación.
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Capítulo III.
3. Asamblea general de delegados y distritales.
3.1 Asamblea General de Delgados
a) La Asamblea General de Delegados es el órgano supremo de dirección,
administración y control de la Cooperativa y sus decisiones son obligatorias para
todos los socios, siempre que estén apegadas a las leyes y a los Estatutos. Sus
actuaciones estarán indicadas en los Estatutos y en la Ley.
3.1.1 Los Estatutos y su reglamento de aplicación, fijarán las normas y los
procedimientos para que la Asamblea General Distrital elija a sus delegados,
determine la duración de su mandato y establezca la proporción de delegados
por cada actividad socio económica.
3.1.2 Se define actividad socio-económica aquella que representa la principal fuente de
recursos económicos para el socio, su modus vivendi, y como tal a la que este
dedica la mayor cantidad de tiempo y esfuerzo físico e intelectual. Pudiendo un
socio desarrollar más de una actividad, pero para los fines de ser delegado se
considerará la que realiza habitualmente.
3.2 Asamblea Distrital de Socios.
La Asamblea Distrital de Socios por actividad es la máxima autoridad de la
Cooperativa a nivel local y sus acuerdos obligan a los asociados presentes y
ausentes siempre que los mismos se hubieren tomado de conformidad con los
Estatutos Sociales de la Cooperativa y la Ley 127-64.
Los mismos tendrán validez con calidad de acuerdos tomados y sujetos a revisión
y aprobación por parte de la Asamblea General de Delegados. b) La Asamblea
Distrital de Socios por actividad la integran todos los socios activos que figuren
en el registro social del distrito y debe celebrarse una vez al año, por lo menos
quince (15) días antes de la celebración de la Asamblea General de Delegados.
3.3 Comité Distrital.
El Comité Distrital estará integrado por tres (3) titulares, dentro de los cuales se
elegirá un presidente, un secretario y un vocal, así como, dos suplentes para
sustituir las vacantes de un titular por el tiempo que le falte como consejero, los
cuales duraran de una Asamblea Ordinaria a Otra. b) La duración de los
Dirigentes Distritales se establece por la cantidad de votos alcanzados en las
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asambleas distritales, como sigue, un titular por tres (3) años, un (1) titular por
dos (2) años, y un (1) titular por un (1) año se elegirán dos suplentes por un año.
Código de Gobierno y Buenas Prácticas Éticas Página 11 de 30 c) En el caso de los
distritos abiertos o únicos los socios elegirán a los directivos no por actividad
económica, sino, como de manera convencional se establece en la práctica
Cooperativa. Se elegirá tres (3) titulares y dos (2) suplente. A este distrito
pertenecen los estudiantes socios de la Cooperativa. 3.4 Derechos de los Socios
en la Asamblea General Adicional a lo establecido en el Estatuto Social, los socios
tendrán derecho a: a) Ser convocado por los medios y forma que especifican los
Estatutos Sociales. b) Ser informado sobre sus derechos, obligaciones,
compromisos y de los requisitos para elegir y ser elegido a los órganos de
gobierno. c) Conocer en la Asamblea General el cumplimiento de las prácticas de
buen gobierno. d) Recibir respuestas oportunas y suficientes sobre los
requerimientos que formulen. e) Estos derechos se les darán a conocer en el
momento en que adquiera la categoría de socio y estarán disponibles en medios
impresos y electrónicos.
Capítulo IV.
4. Estructura de dirección y control
4.1 Estructura.
Integrada por el Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia y Comité de
Crédito. Sus atribuciones están centradas en trazar objetivos y metas generales,
estrategias de desarrollo, aprobación de políticas y normas operacionales e
institucionales. Además, fijar mecanismos de control y evaluación permanente
que garanticen obtener buenos resultados financieras, económicas y sociales. O
sea, su misión es guiar la administración de los recursos en forma racional,
eficiente y transparente. Su rol siempre será normativo, fiscalizador y estratégico.
El Consejo de Administración es el órgano permanente de administración y
dirección política de la Cooperativa, subordinado a las directrices emanadas de la
Asamblea General de Delegados. Estará integrado por siete (7) titulares y siete
(7) suplentes provenientes de cada uno de los distritos por actividad económica
respectivamente. La Asamblea General y el Consejo de Administración podrán
en cualquier momento que las circunstancias lo precisen designar comisiones de
trabajo y apoyo de forma provisional o definitivo. Estas no interferirán nunca en
la delegación que ha sido dada a la Gerencia General. Las funciones de las
Comisiones de trabajo serán descritas de manera específica y siempre por escrito.
Las comisiones deberán ejercer sus funciones en armonía con las directrices del
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organismo que la designo o creó, sin ejercer autoridad alguna que no le haya
sido dada. e) Las funciones y requisitos del Consejo de Administración y demás
órganos para pertenecer a estos están establecidos en La Ley Sobre Asociaciones
Cooperativas de la República Dominicana, los Estatutos Sociales y en las
reglamentaciones debidamente aprobadas en la entidad y de forma muy especial
en el Reglamento de Carrera Dirigencial.
4.2 Perfil mínimo de un director.
Los Directores deben contar entre sus miembros con un conjunto equilibrado de
competencias y cualidades, para lograr una unidad de criterio que haga de
COOPDGII una entidad competitiva, líder en su área. Entre sus miembros deben
estar presentes las siguientes competencias: a) Amplias competencias técnicas, de
conocimiento y conductuales para garantizar la eficacia del grupo. b) Alto
concepto ético y profesional, con conocimientos y experiencia en materia
cooperativista y administración. Con habilidades para identificar y aprovechar la
oportunidad de hacer negocios. c) Condición de líderes, sensibilidad social,
visión de futuro y habilidad para relacionarse con equipos multidisciplinarios. d)
Capacidad de innovación, investigación, desarrollo, creatividad y adaptabilidad
al cambio. e) Pensamiento estratégico y respeto por el marco Legal.
4.3 Actuación esperada de un director del Consejo de Administración.
Todos los miembros del Consejo de Administración de la Cooperativa deberán:
a) Funcionar como parte del Consejo y bajo la autoridad solo de este.
b) Ejercer solo la autoridad que emana del Consejo.
c) Dar seguimiento a la estricta ejecución del presupuesto y ejecución de los
proyectos de desarrollo y de la agenda anual del Consejo.
d) Asumir solamente la autoridad y funciones que le correspondan, sin reñir con
las delegadas al Gerente General.
e) Actuar con respeto y actitud de colaboración hacia las decisiones de su
órgano, procurando evitar la disidencia y la discordia.
f) No ejercer autoridad ni influir de manera individual para dar instrucciones a la
gerencia ni a personas que dependan directa o indirectamente de esta.
g) Contribuir con su comportamiento a la buena imagen del Consejo de
Administración.
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h) Actuar con respeto a la administración operativa de la Cooperativa.
i) no poner los intereses personales por encima de los intereses del Consejo de
Administración.
j) Actuar con ética, dignidad, transparencia, prudencia, discreción, y aferrado
siempre a las normas y a las leyes.
k) Ser respetuoso de las decisiones del Consejo, aceptar las divergencias y el voto
que emane de las resoluciones del Consejo de Administración.
l) Nunca presionar al Consejo para alcanzar sus objetivos particulares ni grupales.
m) Ser moral y éticamente inobjetable.
4.4 Deberes y derecho de los directores.
4.4.1 Deberes.
a) Deber de diligencia y legalidad: dado el carácter fiduciario de su
responsabilidad, los miembros directivos deben asegurar que la institución
cumpla con diligencia los deberes impuestos por las leyes, los Estatutos y los
reglamentos internos. Debiendo comunicar al presidente u otros miembros del
Consejo cualquier situación que pueda derivar un conflicto de interés.
b) Deber de fidelidad al interés social: los miembros de los consejos deben actuar
con fidelidad y consistencia en aras del interés social de la Cooperativa, que será
el del cumplimiento de la misión establecida, tanto en su aspecto financiero
como social.
c) Deber de integridad: los directores deberán obrar de buena fe en interés de la
entidad, con la honestidad y el rigor propio del buen gestor de negocios ajenos.
No podrán servirse de la entidad o de su cargo para realizar operaciones por
cuenta propia o de personas a ellos vinculadas, ni utilizar sus facultades para fines
distintos de aquéllos para los que han sido nombrados.
d) Deber de comunicación y tratamiento de los conflictos de interés: los
directores deberán comunicar a su organismo, cualquier situación de conflicto,
directo o indirecto, que pudieran tener frente al interés general de la
Cooperativa.
e) Deber de confidencialidad: Los estatutos y/o el reglamento de los consejos,
deberían establecer las reglas de secreto aplicables a los directores. En cada caso
deberá firmar un convenio de confidencialidad institucional.
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f) Deber de respeto y armonía: entre los miembros de los consejos, gerentes,
supervisores y colaboradores en general de la Cooperativa. Velará para que los
asociados sean tratados en igualdad de condiciones, sin distinción alguna, así
como, para que exista una comunicación continua en la institución entre los
asociados, empleados, suplidores y la sociedad a fin de que se conozcan los
avances de la institución.
g) Deber de defensa: cada director defenderá la dignidad de los socios y
colaboradores de la Cooperativa, los recursos naturales y el medio ambiente, y
dará a conocer cualquier acción que atente contra ellos.
h) Deber a salvaguardar las propiedades: utilizar los activos de la Cooperativa
sólo para el cumplimiento del objeto social y definir políticas claras antes de que
se utilicen dichos activos para fines distintos. Si ocurriera cualquier situación que
fuere a perjudicar los intereses de la Cooperativa cualquier miembro de los
consejos deberá denunciar estos hechos ante el Consejo y conjuntamente con los
demás miembros harán las recomendaciones y orientaciones que se deriven del
análisis del desempeño del caso en particular, para que las decisiones que
adopten, se encuentren debidamente sustentadas en criterios profesionales y de
personal calificado que cuenten con un enfoque más amplio respecto a la
operación de la Cooperativa.
Capítulo V.
5. Normas y principios éticos
Siguiendo con el aspecto más importante del manejo de una organización
encontramos la raíz en el buen desempeño a través de las normas éticas, la cual
asumen que los siguientes Principios Éticos son la biblia del quehacer cotidiano en
el manejo institucional, los que podemos señalar como:
1. Interponer el interés general sobre el interés particular.
2. Los recursos y bienes de la cooperativa son propiedades generales de los
socios y están destinados para uso de todos.
3. El fin fundamental de COOPDGII es dar garantías de brindar los servicios
necesarios a los socios de acuerdo a lo establecido en los estatutos sociales
4. Los directivos deben de rendir cuenta a los socios en las Asamblea General
de Delegados que realiza la Cooperativa en el cierre de su ciclo social.
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5. Todo socio tiene el derecho de hacer las reclamaciones y observaciones a
cualquier situación de manejo inadecuado y que rompa con los principios
éticos de la Cooperativa.
5.1 Valores éticos.
Los Valores Éticos de la COOPDGII forman parte del manejo intrínseco que
tienen las empresas cooperativas desde su concepción como figura jurídica hasta
el código, normas estatutos y la ley misma de aplicación, partiendo de estos
principios podemos decir que los valores éticos de COODGII son:
Transparencia: valor que debe de primar en todo el accionar de cada directivo
de la Empresa Cooperativa, donde estos den a conocer el proceso y los
resultados de la gestión en forma clara, veraz y oportuna. Ser transparente es
estar en disposición de presentar de manera clara los resultados de la gestión
ante los diferentes grupos de interés, donde la información sea clara, completa,
veraz y oportuna.
Compromiso social: asumir e identificar como nuestro las metas, objetivos, metas
y los lineamientos estratégicos de la Cooperativa, con una actitud entusiasta y
motivadora, de manera que cada socio sea considerado como parte fundamental
de la Empresa, donde orientamos todas nuestras actuaciones hacia el
mejoramiento continuo de los procesos institucionales.
Servicio: aspecto de derecho de cada socio para su desarrollo y el de su familia,
donde este pueda satisfacer sus necesidades en aras de su crecimiento
socioeconómico como educativo.
Respeto: Reconocer a su compañero el legítimo derecho que tiene como
miembro de la organización, donde no interfieran sus creencias religiosa,
culturales, sociales y de pensamiento. El respecto al derecho del otro trae como
consecuencia que se trabaje en paz y armonía, no importando la posición
jerárquica del otro.
Honestidad: Este es un valor de formación de los individuos, ya que debe venir
con los principios del DNA, en estos tiempos de información rápida donde la
acciones de la gestión se filtran con facilidad, todos los colaboradores públicos y
privados no importando a la organización a que pertenezca. Somos honestos
cuando somos coherentes entre lo que decimos y el ejemplo que damos. Cuando
cuidamos y respetamos lo que no nos pertenece
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Justicia: Somos justos cuando prestamos los servicios según lo dispuesto en los
estatutos, políticas y la Ley 127-64, y demás normas, sin discriminación ni
privilegios.
Además la justicia se manifiesta cuando un colaborador ha cumplido con la
preparación y el tiempo suficiente para su ascenso y se toma en cuenta para
cualquier posición que se habilite.
También en cuanto a otorgamiento de servicios o productos ser justo es velar
por que el socio adquiera productos que le sirvan para su desarrollo no para su
endeudamiento continuo.
Colaboración: dar apoyo al trabajo de un compañero, con el fin de alcanzar un
objetivo común. La colaboración nos compromete con la consecución de
alcanzar metas y objetivos.
Participación: Propiciar espacios para la toma de decisiones y la realización de
acciones conjuntas.
Responsabilidad: este valor viene a desarrollar la capacidad de asumir las
consecuencias de los propios actos de los colaboradores o directivos de la
organización adoptando manera de implementar acciones para corregir o
mejorar sus ejecuciones. Somos responsables cuando cumplimos a cabalidad
nuestras tareas y obligaciones y asumimos las consecuencias de nuestros actos u
omisiones y tomamos las medidas correctivas de lugar.
5.1.1 Derechos
a) Derecho de información:
Para el adecuado desempeño de sus funciones, los directores podrán exigir la
obtención de la información relativa a los asuntos que se vayan a deliberar en las
sesiones de los consejos o la Asamblea General. En concreto, los directores
tendrán derecho:
i) recabar información sobre cualquier aspecto de la Cooperativa, examinar sus
libros, registros, documentos, contactar con los responsables de los distintos
departamentos y visitar las instalaciones, siempre que así lo exija el desempeño
de sus funciones,
ii) obtener y disponer de información acerca de los asuntos a tratar en cada
sesión de su organismo con antelación suficiente, y en forma debida, que permita
su revisión, salvo asuntos que excepcionalmente requieran una especial
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confidencialidad. Estas informaciones serán remitidas a través de los medios
disponibles en la institución.
b) Derecho a contar con el auxilio de expertos:
Los directores en el ejercicio de sus funciones, podrán obtener el auxilio de
expertos internos de la empresa, así como proponer la contratación de asesores
externos que les auxilien en relación con los posibles problemas que se puedan
plantear en el ejercicio de su cargo. En caso que fuesen problemas concretos de
cierto relieve y complejidad.
5.2 Responsabilidades.
a) El Consejo de Administración gobernará con respeto y haciendo énfasis en:
1. Una visión que enfatiza más al colectivo de socios que hacia lo interno.
2. Apego a la democracia y a la tolerancia.
3. El liderazgo estratégico más que en el detalle administrativo.
4. El futuro, sobre el pasado y el presente.
5. La pro-actividad más que la reactividad.
6. La participación.
7. La transparencia.
8. La Honestidad. Todos los miembros de los órganos de dirección y control, la
Gerencia General y demás colaboradores observaran una conducta ética
inobjetable, respetuosa de las leyes y los estatutos, haciendo un empleo
apropiado de la autoridad al realizar sus funciones.
5.3 Prohibiciones a los directores y colaboradores
a) Cada agente que intervenga en las operaciones de la Cooperativa deberá
preservar los intereses de esta y mantendrá relaciones cordiales con los socios,
clientes y proveedores en el marco de alta calidad de servicio y confianza. En ese
sentido, los miembros de cualquiera de los Consejos para alcanzar esa posición
deberán cumplir los requisitos mínimos establecidos en la carrera dirigencial.
Consecuentemente le está prohibido:
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1. Crear ni propagar rumores perjudiciales para la Cooperativa o para cualquier
otra entidad del sistema cooperativo o financiero.
2. Aceptar regalos de socios, clientes o proveedores que busquen directa o
indirectamente tratos preferenciales en el otorgamiento de créditos o ventas de
bienes y servicios.
3. Cobrar comisiones a los socios por trámites y tratos preferenciales.
4. Usar las influencias que puedan tener los socios, clientes y proveedores para
beneficios directos o indirectos.
5. Encubrir a directores y colaboradores que hubiesen incumplido las
disposiciones del presente Código.
6. Utilizar el nombre de COOPDGII para beneficios personales.
7. Participar en la toma de decisión en situaciones que represente conflicto de
interés.
8. Influir sobre el reclutamiento, retiro, promoción del personal a cargo en la
Cooperativa, siempre y cuando no esté autorizado legalmente.
9. Realizar proselitismo político aprovechando su cargo, posición o relaciones
con COOPDGII.
10. Recibir remuneraciones directas por servicios prestados a la Cooperativa en
su rol de Director. Solo está permitido el reembolso de gastos de viajes y gastos
incurridos en sus funciones, los cuales se reembolsaran a tarifas convenidas y
apegadas a las políticas vigentes. Así como aquellos beneficios ratificados por la
Asamblea General de Delegados.
11. Intervenir en las actividades de otro Consejo, de ejecución que correspondan
al Gerente General y en general, a las demás aéreas operativas de la
Cooperativa.
12. Participar en los sorteos o rifas que realice la Cooperativa.
13. Adquirir bienes patrimoniales de esta o por adjudicación legal.
14. Participar en forma alguna en deliberaciones o en la toma de resoluciones de
asuntos relacionados con sus propios intereses mientras se conozca su caso.
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15. Los Directores con problemas de morosidad no podrán optar a cargos
directivos, sino un (1) año después de haber reivindicado su situación y
demostrar un correcto uso de los servicios que ofrece la Cooperativa.
16. Desempeñar cargos administrativos y de dirección conjuntamente con
personas vinculadas por sanguinidad y consanguinidad hasta el segundo grado.
17. Vincularse a entidades jurídicas que de manera evidente representen una
competencia económica y de negocios para la Cooperativa. Quien se vea
afectado por la presente prohibición podrá incoar un recurso al Comité de Ética
a través del Consejo de Administración, para que ese Comité juzgue el conflicto.
b) La eficaz articulación de los procesos de adquisición de bienes y servicios debe
constituir una fuente relevante de creación de valor para la Cooperativa. Desde
esta perspectiva, se deben valorar especialmente aquellos proveedores que
compartan los valores y principios de actuación institucional de la Cooperativa y
su compromiso general con la ética y la responsabilidad corporativa, En
cualquier caso, se deben evitar relaciones comerciales con quienes lleven a cabo
prácticas abusivas o discriminatorias; porque esas relaciones dañarían la propia
reputación de la Cooperativa.
Capítulo VI.
6. De la Gerencia General y niveles operativos
6.1 Responsabilidades.
a) Como principal estratega de la Cooperativa está en la obligación de mantener
informado al Consejo de Administración de todo lo acontecido en el manejo y
administración de las operaciones diarias. Asegurando el cumplimiento de las
metas institucionales y comerciales, de acuerdo al marco filosófico institucional
definido por la Cooperativa. Bajo esta perspectiva él y su equipo gerencial
asegurará el uso racional y eficiente de los recursos puesto bajo su custodia.
b) El presente Código o Normas establecidas, propugna una clara separación
entre la administración de las operaciones y la gestión normativa de los
Consejos, para que cada órgano cumpla su función con la máxima eficacia. De
esta manera, los directores del Consejo de Administración son responsables de la
estrategia general y del control. No deben interferir en la actuación de la
Gerencia General, a quien se le debe delegar las funciones operativas.
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c) El gerente es responsable de ejecutar las directrices y estrategias corporativas
aprobadas por el Consejo. Debe asumir la superior inspección de los servicios
administrativos.
6.2 Encomiendas a la Gerencia General
El vínculo oficial del Consejo de Administración con el quehacer de la
Cooperativa es a través del Gerente General y bajo los siguientes parámetros:
a) Unidad de Control: Son vinculantes para el Gerente General las directrices del
Consejo de Administración oficialmente aprobadas.
b) Responsabilidad: La Gerencia General es el vínculo principal con los logros
operativos, por lo que el Consejo de Administración por la encomienda que ha
realizado en él, brindará el debido apoyo para el ejercicio de su responsabilidad
de la dirección de la Cooperativa
c) Forma de la Encomienda: El Consejo de Administración instruirá por escrito
las normativas que indiquen las metas y resultados que se deben lograr para los
socios e indicará las situaciones que deberán evitarse.
d) Remuneración de la Gerencia General: La Gerencia General recibirá un salario
que estará dentro de los parámetros del mercado laboral y tendrá retribuciones
de acuerdo a los resultados económicos de la entidad, según lo establecen las
leyes laborales. El Código de Trabajo de la República Dominicana normará las
relaciones de trabajo en la Cooperativa.
e) Desvinculación de la Gerencia General: El Consejo de Administración se
reserva el derecho a desvincular de la Cooperativa al funcionario que ocupe la
Gerencia General cuando a juicio del Consejo existan las razones debidamente
fundamentadas y documentadas.
6.3 Prohibiciones a los Colaboradores
a) No podrán ser designados ni mantenerse como colaboradores quienes
incurran en las prohibiciones establecidas en los Estatutos. Además se les prohíbe:
1. Promover candidaturas en la Asamblea General para miembros de los Órganos
de Dirección.
2. Influir en las decisiones de la Asamblea General de Delegados o de los
Consejos en procura de favorecer su situación personal o de terceros interesados.
3. Ser pareja sentimental de un director, gerente o colaborador operativo.
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4. Hacer uso de los recursos de la Cooperativa sin la autorización del Consejo de
Administración.
5. Aceptar regalos de socios, clientes y proveedores de bienes y servicios por el
desempeño de sus funciones y responsabilidades.
6. Los recursos propiedad de la Cooperativa o que le han sido entregados en
custodia, no pueden ser utilizados para fines diferentes de los que se han previsto
en el desempeño de las actividades.
7. Cuando exista la posibilidad de adquirir activos del patrimonio de la entidad
por parte de los colaboradores y directores, se establecerá un procedimiento de
oferta transparente.
8. No mantener la información reguardada íntegra y disponible.
9. Irrespeto e insubordinación a un director o a los Consejos. b) Todos los
agentes que interactúan en la Cooperativa están en la obligación de colaborar en
la lucha por prevenir el lavado de dinero, el narcotráfico, las actividades
terroristas, la utilización de productos, servicios y estructuras de la Cooperativa
para actividades y prácticas delictivas, el fraude, la corrupción y cualquier forma
de crimen organizado, (Ver Manual de Lavado de activos) lo tienen?.
6.4 Supervisión a la Gerencia General.
a) La supervisión sistemática y rigurosa del accionar de la Gerencia General, solo
se hará según lo establecido en las políticas que rigen al Consejo de
Administración.
b) Supervisar es determinar el grado en que se cumplen las políticas del Consejo
de Administración y las proyecciones económicas y sociales del período.
c) El Consejo de Administración obtendrá datos de supervisión de alguna de las
siguientes maneras:
1. Mediante informes internos solicitados al Gerente.
2. Mediante informes del Consejo de Vigilancia, auditorías internas o externas.
3. Mediante la fiscalización directa del Consejo de Administración en la que uno
o más miembros del Consejo evalúa por autoridad dada de manera formal por
el Consejo.
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4. Todas las órdenes dadas al Gerente General serán por escrito, posterior a lo
cual deberá con la debida frecuencia y método supervisar el cumplimiento de
estas.
5. El Consejo de Administración es la instancia final para definir el grado de
responsabilidad. d) Cuando en ocasiones el Consejo de Administración realice
reuniones podrá prescindir de la presencia del Gerente General, sin que esto se
convierta en una práctica habitual.
Capítulo VII.
7. De los conflictos de interés
7.1 Definición
a) COOPDGII entiende por conflicto de interés la situación en la cual un
Director, Gerente o Colaborador se encuentran cuando deban tomar una
decisión que los enfrente ante la disyuntiva de privilegiar su interés personal,
familiar, profesional, o comercial, en contraposición a los intereses de la
Cooperativa y de sus grupos de interés, de manera tal que podría - aun
potencialmente - llegar a obtenerse para sí o para un tercero relacionado un
beneficio que de otra forma no recibirían.
b) A continuación se citan algunas de las situaciones que pueden presentar
conflictos de interés y que, en caso de afectarles, deben estar expresamente
prohibidas para los miembros de COOPDGII:
1. El análisis y aprobación de operaciones de crédito solicitadas por personas
naturales que sean cónyuges, compañeros sentimentales o parientes hasta dentro
del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad de la persona que
participa en el proceso de análisis y aprobación.
2. Las decisiones sobre inversiones, cuando la persona que las adopta es
representante legal, directivo, administrador o socio con una participación
superior al diez por ciento de la entidad emisora o que intermedia los
documentos o títulos correspondientes.
3. La adquisición o contratación de activos fijos a directores, gerentes o
colaboradores que participen en el análisis o toma de la decisión, o a quienes
tengan la calidad de cónyuges, compañeros permanentes o parientes hasta
dentro del segundo grado de consanguinidad o de afinidad.
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4. Cuando acepte para sí o para sus parientes, dádivas o cualquier otra clase de
lucro proveniente directa o indirectamente de los usuarios de los servicios, o de
cualquier persona que tenga interés en el resultado de su gestión. Se entenderá
que existe interés actual en todo aquel que se encuentre inscrito en el registro de
proveedores de la entidad.
5. En el evento de presentarse un incumplimiento intencional del aviso de una
situación generadora de conflicto de interés por uno de los Miembros del
Consejo de Administración, corresponderá a éste decidir la medida que
corresponda de conformidad con el presente reglamento, sin perjuicio de los
deberes legales de denunciar la conducta cometida a las autoridades
correspondientes atendiendo su gravedad y consecuencias.
6. En general, toda operación que se realice en condiciones más favorables que
las del mercado para el respectivo director, gerente o colaborador, que contenga
los elementos de la definición de conflicto de interés establecida en estas Normas
de aplicación ética, salvo las excepciones que de manera previa y por vía general
haya determinado el Consejo de Administración.
7.2 Políticas Generales y Prohibiciones
a) Ningún Director o Colaborador podrá prestar servicios profesionales a
empresas competidoras de la Cooperativa ni aceptar puestos de colaborador,
directivo o gerente de las mismas, salvo que medie una autorización expresa del
Consejo de Administración o que éstos se vinieran prestando o desempeñando
con anterioridad a la incorporación del director a la Cooperativa y se hubiere
informado de ello en ese momento.
b) Quienes perciban remuneración como colaboradores de la Cooperativa no
podrán ejercer su profesión en asuntos particulares mientras permanezcan en sus
cargos, salvo tratándose de la docencia o en causa propia.
c) En caso de existir un conflicto de interés, el miembro implicado se abstendrá
de votar en el momento de valorar esta situación y de intervenir en la operación
a la que el conflicto se refiera. Las situaciones de conflicto de interés en que se
encuentren los directores serán recogidas en el Informe Anual del Consejo. Ante
toda situación que presente duda en relación con la posible existencia de un
conflicto de interés, el director estará obligado a proceder como si éste
efectivamente existiera.
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d) Si la mayoría de los miembros se encuentran en situación que potencialmente
genere un conflicto de interés, dicha instancia deberá abstenerse de realizar la
operación o celebrar el acto o contrato que genera dicha situación, salvo
autorización expresa del Presidente del Consejo. Desde el punto de vista del
presente Código, tendrán calificación de personas vinculadas las siguientes:
i) el cónyuge del director o las personas con análoga relación de afectividad.
ii) los ascendientes, descendientes y hermanos del miembro o del cónyuge
del mismo.
e) Al momento de la designación de los directores, deberán firmar su declaración
de Conflicto, especificando que tipo de situación puede ser objeto de vinculación
a un conflicto de intereses. Esta/s situación/es deben ser dirimidas en el seno del
Consejo y deben ser consignadas en el Informe anual.
f) Si un colaborador es reincidente en incurrir en actos de conflictos de intereses,
a la tercera situación, es motivo para su salida de la organización sin
responsabilidad para esta, amparada en el Código de Trabajo vigente, según la
naturaleza de la situación presentada. Mientras se debate el tema de conflicto de
intereses el miembro en cuestión debe abandonar la sala para permitir la
objetividad en la solución del mismo.
g) Los miembros de los órganos de dirección y control no podrán ingresar como
colaboradores a la Cooperativa hasta luego de haber transcurrido un año de su
renuncia o cumplimiento del período para el cual fue electo como director. O
sea, no se permite renunciar a cargos de director para ingresar inmediatamente
como colaborador.
h) Cuando un director, gerente o empleado deba tomar una decisión o ejecutar
una acción y considere que se encuentra frente a un conflicto de intereses o al
menos sienta dudas sobre si se encuentra o no frente a un conflicto, deberá
inhibirse y ceder el espacio a otro compañero o a una instancia superior.
7.3 Relación con los Proveedores de Bienes y Servicios
a) La Cooperativa elegirá al proveedor o los proveedores de bienes y servicios
sobre las siguientes bases:
1. Igualdad de Condiciones.
2. Competitividad.
3. Transparencia.
4. Costo competitivo.
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b) En el proceso de selección de proveedores de bienes y servicios no se
permitirá el tráfico de influencia, las partes involucradas no deberán ser juez y
parte del proceso.
c) Se elegirá como proveedor a quien represente el mejor negocio, en función de
calidad del bien, accesibilidad económica y la satisfacción de los requisitos
establecidos. Siempre se conocerán no menos de tres propuestas y todo concurso
deberá ser público y apegado a las leyes dominicanas y a las normas y
procedimientos de controles internos.
d) Para los fines de contrataciones apegadas al espíritu de igualdad y
transparencia en la Cooperativa, se contará con una Política de Contratación, la
que será conocida y aprobada por el Consejo de Administración. Dicho
instrumento debe estar soportado en los principios de igualdad, moralidad,
eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, transparencia y eficiencia, los cuales
serán aplicados atendiendo la naturaleza jurídica de la Cooperativa y la fuente
de los recursos utilizados para el efecto.
e) La Política de Contratación debe contener como mínimo, estos aspectos:
1. Tipos de contrato que celebra la Cooperativa.
2. Garantías de cumplimiento exigidas a los proveedores.
3. Procedimientos de contratación.
4. Requisitos de contratación.
5. Documentación requerida.
7.4 Soluciones de Controversia.
a) Vía amistosa, cuando un director, un delegado, socio, gerente, colaborador o
cualquier relacionado con la Cooperativa considere que el presente Código o
Normas de Gobierno viola sus derechos constitucionales o humanos, acudirá de
manera formal a las instancias correspondientes e inmediatamente vinculadas al
aspecto especifico con el que entiende se ve afectado y las partes procuraran una
solución por vía amistosa.
b) Comisión para resolución de controversia, Cuando una controversia no sea
solucionada por la vía amistosa en una primera instancia, entonces el Consejo de
Administración y si fuera necesario por la trascendencia del caso con el concurso
del Consejo de Vigilancia formarán una Comisión para la Resolución de la
Controversia, la cual juzgara la cosa, en caso de fracaso de esta Comisión será
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prerrogativa del Consejo de Administración convocar a la Asamblea
Extraordinaria para conocer y solucionar la controversia, siempre enmarcado en
las autoridades que se otorga a esa Asamblea en la Ley Sobre Asociaciones
Cooperativas de la República Dominicana.
c) Instancia de Derecho Civil, en caso de que todas las instancias anteriormente
mencionadas fallaren, entonces los actores de la controversia podrán acudir a las
instancias judiciales de derecho civil a fin de juzgada y satisfecha su litis.
d) Responsabilidades para la aplicación de una posible sanción se seguirá el
debido proceso para cuyo efecto se establecen las siguientes responsabilidades:
6. Asamblea: conocerá, analizará y resolverá en última instancia según lo
establecido en el Estatuto Social, todos los casos de sanción a socios en
única instancia los casos referentes a los miembros de los Consejos y
auditor interno.
7. Consejo de Administración: conocerá, analizará y resolverá en primera
instancia los casos de sanciones a socios. En única instancia lo referente
a Gerente General y colaboradores operativos. Cuando la controversia
involucre a un director del Consejo de Vigilancia o Presidente se
conocerá, analizará y resolverá en única instancia los casos de
suspensión temporal y lo informara a la Asamblea General.
8. Consejo de Vigilancia: Analizará, emitirá criterios y remitirá al Consejo
de Administración los casos de sanción a socios. Conocerá, analizará y
remitirá para aprobación de la Asamblea General el criterio cuando la
controversia involucre a un director del Consejo de Administración.
9. Gerente General y Colaboradores: En el caso del Gerente en atención a
la naturaleza jurídica en la función de representante legal su gestión se
sujetará a las normas y mandato del Código Civil. Para los
colaboradores las controversias se solucionaran bajo los términos del
Reglamento Interno de Personal y Código de Trabajo.
Capítulo VIII.
8. Transparencia de las informaciones.
8.1 Políticas generales sobre manejo de la información.
a) La Cooperativa deberá seguir criterios rigurosos y transparentes en la
presentación de los estados financieros y de los hechos relevantes para la
actividad. En aquellos casos en los que se exija hacer pública la información,
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actuará siempre de acuerdo con los principios y normas que en cada momento y
lugar resulten de aplicación.
b) Con relación a la confidencialidad, se tendrá principalmente en cuenta que los
Directores mantengan la debida reserva sobre los documentos de trabajo y la
información confidencial que esté a su cuidado. Por lo tanto, se insiste en el
deber de controlar y evitar que en cualquiera de las instancias o dependencias de
la organización se haga uso indebido de dicha información o que la misma sea
conocida por personas que no tengan autorización para ello o no desempeñen
su función profesional en la respectiva área.
c) La Cooperativa cuenta con las siguientes políticas de manejo y revelación de
su información financiera:
1. Estándares de contabilidad: se garantizará que sus sistemas de
contabilidad reflejen fielmente la situación y desempeño financiero de
la Cooperativa.
2. Estados Financieros:
(i) Los estados financieros deberán incluir cuando menos el balance
de la situación financiera, el estado de resultados, los flujos de
efectivo, de cambios en la situación financiera y las notas sobre los
estados financieros de la auditoría.
(ii) los balances y el estado de resultados deben ser acompañados
de un informe narrativo por parte de la Gerencia General.
3. Revelación de Información no financiera. La Cooperativa revelará
información a sus socios sobre aspectos materiales que no tengan
contenido financiero, cuando menos sobre los asuntos relacionados a
continuación:
i. Objetivos, misión y visión.
ii. Programas que desarrolla.
iii. Estructura y cumplimiento de su programa de Gobierno
Corporativo.
iv. Derechos y procedimientos de votación.
v. Información eventual no financiera:
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nombramientos y remociones de ejecutivos;
cambios en la imagen corporativa;
riesgos no financieros;
cambios en la estrategia corporativa.
vi. Sistemas de control interno y auditoría.
e) La entrega de información confidencial y/o privada de la Cooperativa deberá
ser autorizada por el Consejo de Administración.
8.2 Comunicación al Consejo de Administración.
La Gerencia General es responsable de comunicar al Consejo de Administración
via el Comité Ejecutivo las informaciones pertinentes para que el mismo pueda
tomar las decisiones correspondientes en la consecución de su trabajo. La
Gerencia General estará al tanto de que:
1. Toda información al Consejo de Administración llegue a tiempo y
completa.
2. Informará de inmediato cualquier falla en la ejecución de las decisiones
que adopte el Consejo de Administración.
3. No permitirá que el Consejo de Administración tenga situaciones de
tipo legal que coloquen en riesgo la imagen y reputación de la
Cooperativa.
4. Comunicará al Consejo en caso de que este viole el presente código, o
cualquier reglamento o normativa diseñada por el propio Consejo de
Administración.
5. No presentará informes que por su volumen o contenido no pueda ser
entendido por el Consejo de Administración.
6. Coordinará las reuniones del Consejo de Administración con el Consejo
de Vigilancia y el Comité de Crédito.
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Capítulo IX.
9. De las elecciones en la Cooperativa.
Como entidad que por su naturaleza es democrática y respetuosa de las leyes y
su membresía, realiza un proceso de selección de su dirigencia de forma
transparente, conforme a los preceptos establecidos en la Ley Sobre Asociaciones
Cooperativas, Estatutos y su Reglamento de Aplicación, Reglamentos de la
Carrera Dirigencial vigentes en la Cooperativa.
Capítulo X.
10. Remuneraciones y relaciones laborales.
10.1 Colaboradores.
a) La Política de Gestión Humana tiene por objetivo atraer, mantener y retener
el talento humano que la Cooperativa necesita para realizar con éxito sus
operaciones, alcanzar la visión y lograr el equilibrio integral entre el ser y el
hacer, entre el ente humano y la entidad jurídica. Se establece un modelo de
remuneración basada en el puesto que ocupa el colaborador, no en el
colaborador en sí.
b) Para la fijación del paquete de remuneraciones la Cooperativa considera las
condiciones salariales del mercado, nunca se obviara la incidencia de la
competencia y las amenazas que esta representa para mantener al mejor recurso
humano en la Cooperativa. La compensación no solo estará representada en el
salario fijo, sino también por beneficios marginales tangibles e intangibles
aprobados por el Consejo de Administración.
c) La evaluación de desempeño aplicará de igual forma para el logro de los
beneficios marginales, la Cooperativa establecerá metas de desempeños, así
como, evaluaciones periódicas al personal.
d) Las relaciones laborales de la Cooperativa con sus colaboradores, están
reguladas por Código de Trabajo de la República Dominicana, así como, lo
acordado en los contratos de trabajo.
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10.2 Remuneración de los directores.
a) La retribución a los directores constituye un aspecto de especial atención,
tanto respecto a la cuantía y al proceso que se siga para la determinación de la
retribución de todos y cada uno de ellos, como con respecto a su presentación
transparente en la información anual que se dé a los socios.
b) La Asamblea General de Delegados deberá fijar la política de retribución de
los directores, adoptando las medidas que estime más convenientes para su
mantenimiento, corrección o mejora y, en particular, en orden a ajustar dicha
política a los principios de moderación y en relación con los rendimientos
obtenidos por la Cooperativa.
c) Deberá constituirse un Comité de Compensación, bajo la tutela del Consejo de
Administración para que fije la extensión y cuantía de la retribución, derechos y
compensaciones de contenido económico concretos de cada director, de acuerdo
con los criterios y reglas de retribución general establecidas en la política
aprobada por la Asamblea General de Delegados.
d) Información sobre retribuciones a directores deberá ser transparente. El
Consejo de Administración debe incluir en su Informe Anual la información de la
compensación total percibida por los directores. A estos efectos, se entenderá
comprendido dentro de la remuneración el importe de presentes, dietas y otros
emolumentos de cualquier clase devengados por los directores durante el
ejercicio.
e) El Comité estará integrado por el Presidente del Consejo de Administración y
el número de miembros que establezca el Consejo de Administración.
Capítulo XI.
11. Grupos de interés y responsabilidad social
a) La Cooperativa deberá observar los siguientes principios frente a sus grupos de
interés:
1. Reconocer y respetar los derechos y deberes legales que corresponden a
cada grupo de interés.
2. Disponer de mecanismos de atención a los distintos grupos de interés
en relación con los asuntos de su competencia.
3. Evaluar periódicamente la atención a los distintos grupos de interés.
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b) Todos los colaboradores de la COOPDGII deberán ser designados como
resultado de procesos de selección objetiva entre candidatos que cumplan con el
perfil del cargo correspondiente. Estos deberán informar a su superior inmediato
los hechos que conozcan y que a su juicio impliquen o puedan implicar la
violación de normas legales, reglamentarias, estatutarias. Cuando la presunta
falta sea cometida por un miembro de los Consejos deberá informarse al Consejo
de Administración.
c) La Cooperativa desarrollará sus objetivos estratégicos dentro de un marco de
responsabilidad social. Para tales fines el Consejo de Administración elaborará
una política general del programa de Responsabilidad social que desarrollará la
institución.
d Por principio, la Cooperativa forma parte de los organismos de integración del
sector cooperativo nacional e instituciones locales o nacionales, por lo que se
tratará de estar representada en estas. Quien represente la Cooperativa en estos
escenarios deberá ser nombrado por el Consejo de Administración, vía una
resolución aprobatoria.
e) El miembro director o colaborador designado como representante solo podrá
serlo por un periodo de un (1) año, debiendo ser sustituido por el mismo
Consejo. Este representante está en la obligación de mantener informado al
Consejo de todos los asuntos tratados en las instituciones a que asiste
Capítulo XII.
12. Comité de gobierno corporativo.
a) Desarrollados los principios inspiradores del Código, es necesario atender a los
mecanismos y sistemas que impulsen el compromiso institucional de conducir
todas las actividades y negocios de la Cooperativa conforme a los estándares de
conducta mencionados en los apartados anteriores. Para el cumplimiento de
estos, la Cooperativa tiene un Comité de Ética, integrado por tres (3) socios con
sus respectivos suplentes, éticamente inobjetables, de reconocida reputación y
trayectoria.
b) El Consejo de Administración elegirá a los miembros de este comité y
solicitara a la Asamblea General de Delegados su ratificación. Quienes componen
el Comité de Ética no podrán ser al mismo tiempo Directores, Delegados o
Empleados de la Cooperativa.
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c) El Consejo de Administración preparara un reglamento que defina y deslinde
las funciones y tareas del Comité, al tiempo que la Asamblea General de
Delegados ratificará el documento. Entre las funciones de este figuran:
1. Evaluar y resolver aquellas circunstancias de las que pudieran derivarse
riesgos reputacionales significativos para la Cooperativa.
2. Resolver las situaciones en las que los intereses de la Cooperativa
pudiera aparecer enfrentados a los de sus socios/clientes.
3. Elaborar y difundir -si se considera necesario- notas interpretativas
sobre aquellos aspectos del Código que así lo requieran para asegurar
su aplicación práctica.
4. Revisar el Código periódicamente, y siempre para proponer los
cambios que considere pertinentes en su contenido, con la finalidad de
adecuarlo a la evolución de las actividades y negocios de la
organización.
c) En ejercicio de sus facultades el Consejo de Administración en función a las
recomendaciones del Comité de Ética, podrá imponer las siguientes sanciones:
1. Amonestación verbal en su organismo.
2. Amonestación por escrito.
3. Suspensión parcial de los deberes y derechos en su organismo.
4. Suspensión definitiva del organismo, si es reincidente.
5. Expulsión como socio de la cooperativa, sujeto a la rectificación de la
Asamblea General de Delegados.
6. En el caso del Gerente General o Colaboradores, la configuración de la
violación al presente Código puede dar lugar a la amonestación escrita
con copia a la hoja de vida, multas, o suspensión en los términos del
Reglamento Interno de Personal o a la terminación por justa causa del
contrato de trabajo.
d) Cualquier persona con interés legítimo, podrá denunciar ante el Consejo de
Administración o ante el Presidente los hechos u omisiones que, a su juicio,
constituyan violación de las normas del presente Código.
e) Cuando se tenga conocimiento de que algún Director ha incurrido en una falta
sancionable de conformidad con este Código, el Consejo deberá convocar al
Comité de Ética a fin de que sin tardanza inicie la investigación disciplinaria
correspondiente. Corresponderá al Presidente del Consejo ejecutar la decisión
adoptada. Si la queja o la eventual violación a este Código se dirige contra el
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Presidente, corresponderá al Consejo su conocimiento, investigación y decisión,
para lo cual deberá garantizar el debido proceso y el derecho de defensa.
f) Una vez que los miembros del Comité reciban la queja, se reunirán dentro de
los dos (2) días hábiles siguientes, para evaluarla y seguidamente dar traslado del
cargo o cargos al implicado en el término de dos (2) días hábiles. El Director
dispondrá de siete (7) días hábiles para contestar los cargos por escrito dirigido al
Comité de Ética aportando las pruebas correspondientes o solicitando las que
sean del caso.
g) El Comité de Ética deberá recaudar formalmente las pruebas necesarias y
evaluar las explicaciones del miembro, luego de lo cual deberá presentar al
Consejo en el término de diez (10) días hábiles contados desde el vencimiento
del término para la recepción de las explicaciones por parte del director, la
decisión adoptada, debidamente motivada.
h) De la decisión se le notificará al miembro personalmente y/o a través de
correo certificado, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la reunión del
Consejo en la que se dé a conocer la decisión adoptada.
i) Una vez se compruebe la ocurrencia de una violación u omisión a un requisito
legal, reglamentario o estatutario, o al presente Código de Buen Gobierno, por
parte de un director, el Consejo de Administración podrá dar traslado de la
investigación a la autoridades públicas correspondientes conforme a la legislación
vigente, sin perjuicio de denuncias a las demás autoridades competentes, si hay
lugar a ello.
j) Solo el Consejo de Administración está facultado para autorizar a trasladar una
investigación a organismos externos a la Cooperativa. Igualmente, solo este
firmará querellas o demandas antes la Policía Nacional, organismos públicos de
investigación o Tribunales de la república.
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13. Capítulo XIII.
14. Difusión y puesta en ejecución de las Normas Ética.
Sera responsabilidad del Consejo de Administración la difusión entre los
directores, los gerentes, los asesores, los colaboradores y todos los grupos
relacionados a la Cooperativa del presente Código de Gobierno.
C E R T I F I C A C I O N Los abajo firmados, miembros de la COOPDGII.,
certificamos que el presente Reglamento fue aprobado en reunión ampliada
celebrada en la ciudad de Santo Domingo en fecha 19 de abril de 2017.