Normas de redaccin comercial

Normas de redaccin comercial

Son varios los motivos por la cual la comunicacin escrita es fundamental en el mundo empresarial.El primero, porque cualquier escrito profesional proporcionan una imagen de la empresa.El segundo es, que cualquier comunicacin escrita se puede registrar y por lo tanto proporciona un documento permanente dentro de la empresa.El tercero, porque una buena comunicacin escrita facilita la comprensin del mensaje que se quiere emitir, y, por lo tanto, influye en el buen funcionamiento de la empresa.

La comunicacin escrita en la empresaEn la comunicacin escrita, a veces, hay que mandar un mensaje positivo. Un ejemplo de mensaje positivo seria, mediante un fax, realizar un pedido al proveedor o mediante una carta comercial, comunicar a un cliente un descuento en los precios de la mercadera.

A menudo, al leer no podemos comprender o no entendemos que es lo que se dice de una comunicacin escrita, porque se emplean palabras o trminos que no se entienden, porque se estn utilizando frases demasiadas largas, o sencillamente, porque esta redactado en un estilo difcil de entender.A la hora de elaborar los diferentes tipos de escritos, se debe de tener en consideracin lo siguiente:Las formas, estructuras y contenidos de los escritos (cartas, informes, certificados, oficios, etc.).La ortografa, la sintaxis y la puntuacin, por lo que es recomendable seguir las reglas de la Real Academia Espaola de la lengua.

Caractersticas de la correspondencia comercial. Normas de comunicacin y expresin escrita.Hay unas normas generales de la comunicacin que se debe de tener en cuenta en la redaccin de cualquier escrito. Son las siguientes:Utilizar pocas palabras y que sean de uso comn, esto hace que la lectura sea mas clara y por tanto, ayuda a la comprensin del texto. Redactar frases cortas y simples: redactar de un modo claro y sencillo.Separar las frases con los signos de puntuacin adecuados.Vigilar la sintaxis y la ortografa. Recuerda que los procesadores de textos contienen correctores, pero son programas informticos que no contemplan excepciones en las reglas ortogrficas.Antes de redactar un escrito, ordenar los datos: Qu quiero decir?, a quien se lo quiero decir?, Qu dio voy a utilizar?

Supongamos que deseas realizar un pedido. Lo que necesitas saber es:Qu quiero decir? Esto es, que cantidad de artculo necesito, cuales son las condiciones de pago, los posibles descuentos, la fecha y el lugar de entrega.A quien se lo quiero decir? Necesito elegir a cual de los proveedores habituales voy hacer el pedido, o tal vez a un nuevo proveedor.Qu medios voy a utilizar? Se puede redactar una carta comercial tradicional, enviar un fax, escribir un corro electrnico o enviar un comerci8al de la empresa para hacer una visita al proveedor y realizar el pedido.Hay una serie de comunicaciones escritas que se producen dentro y fuera de la empresa, que tiene un formato, una estructura y un contenido propio , que se conoce como comunicaciones breves y que son: el aviso o anuncio, el memorndum, el salud y la invitacin.A continuacin vamos a conocer las caractersticas, las normas de redaccin, el contenido y el esquema que deben reunir.

Documentos breves de uso en la empresaEs un escrito breve donde se comunica de alguna cosa a alguien. Este tipo de documento se utiliza cuando se quiere poner en conocimientos sobre acuerdos que se hayan tomado en la empresa.Las caractersticas de los avisos son las siguientes:Suelen redactarse en papel tamao cartillaDestacan su brevedad y se redactan en un lenguaje sencillo y claro.No hay saludo ni despedida.En cuanto al contenido, consta de dos partes:Encabezamiento.- Esta formado por el membrete de quien emite el aviso.Texto.- Formado por el mensaje que se quiere comunicar.

El aviso o anuncioEs un comunicado de rgimen interno, que va dirigido a las personas que trabajan en la propia empresa. Se utiliza para dar informacin sobre un asunto concreto, solicitar un informe, etc.Las caractersticas del memorndum son las siguientes:Es un comunicado breve y concreto.Tiene impreso el membrete de la empresa.No se utiliza ninguna formula de saludo ni despedida.Lleva el sello del departamento correspondiente y firma de la persona que la emite.Se escribe en tercera persona.No va firmado.

El memorndumEn cuanto al contenido consta de tres partes:Encabezamiento: Donde figura el nombre y apellido de quien emite la invitacin.Texto: En esta parte se hace constar el acto de que se trata, el lugar y la hora.Pie: En esta parte ira la fecho que constara solo de lugar, mes y ao.

La carta comercialCuando se firma y manda una carta comercial en su manera tradicional o atraves del fax o del correo electrnico se debe tener en cuenta el dicho: no se tiene una segunda oportunidad para obtener otra primera impresin.El contenido, la presentacin y la correcta utilizacin de las normas de escrituras son la base de una buena comunicacin escrita.

La comunicacin escrita en la empresa.Aspectos formalesEs una comunicacin escrita entre dos empresas, o entre una empresa y un particular. Esta considerada como uno de los medios de comunicacin e intercambio de informacin y consultas mas eficaces en el mundo empresarial.Por esto, es muy importante la primera impresin que produce una carta comercial, tanto por la representacin de la misma como por los requisitos que renen a la hora de estructurarlas o escribirlas, que son fundamentales.Cuando se firma y se enva una carta en su manera tradicional o a travs del correo electrnico.

En cuanto a la forma y el tipo de papel, conviene seguir estas recomendaciones:Usar papel de color claro: blanco, gris claro o marfilEs conveniente utilizar papel con membrete impreso.La medida de papel que ms se utiliza es A4.Es conveniente escribir la direccin del destinatario aadiendo su cargo o profesin.

Las cartas comerciales nunca se escriben a mano; actualmente se confeccionaban con el ordenador. Debe ser escrita de forma clara, sencilla y concisa el color de la tinta debe ser negro o azul oscuro.No deben presentarse errores de ortografa o puntuacin y es necesario el uso correcto de palabras y expresiones. Adems hay que dar una respuesta lo antes posible a las cartas recibidas.El saludo.- Es el tratamiento inicial que se establece con el destinatario de la carta; por esto, es muy importante adaptar el saludo al destinatario de la misma.Los saludos ms usuales son:Seor/a :Estimado/a propietario/a : Distinguido/a seor/a :

Texto o cuerpo de la carta.- Es la parte del documento donde se escribe el mensaje que se quiere comunicar.Las frases introductorias ms usuales son:Les comunicamos.El motivo de esta carta.Tras el xito de.El cierre.- Es la parte final de la carta y consta de:Frases de despedidas:Le saludamos atentamenteAtentamenteReciba un cordial saludoAntefirma y firma.- Se pone para expresar el nombre de una empresa, y de bajo de la misma, se sita la firma (a mano) de la persona responsable de la carta.Tipos de cartas comerciales

Hay diferentes tipos de cartas comerciales. Depende de su finalidad se utilizara un lenguaje y tonos adecuados a lo que se va a decir. No es lo mismo escribir una carta de oferta de artculos que escribir una carta de devolucin de mercancas, tampoco se puede utilizar el mismo tono ni el mismo lenguaje en una carta de peticin de informacin, que en una carta de reclamacin de pagos.

Los tipos de cartas ms comunes son:Cartas de ofertas.Cartas de peticin de informacin.Cartas de pedidos.Cartas de reclamacin de pagos.Carta circular.