NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ...2014-MINAGRI-DM "Normas para la formulación, aprobación y...
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"NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO, USO Y RENDICION DE CUENTAS
DE LOS FONDOS POR ENCARGO OTORGADO DEL PROGRAMA DE DESARROLLO
PRODUCTIVO AGRARIO RURAL - AGRO RURAL"
DIRECTIVA GENERAL N°007 - 2018 - MINAGRI-DVDIAR- AGRO RURAL-DE
Formulado por: Oficina de Administración — OA
Fecha: 18 SET, 2018
1. OBJETIVO
La presente Directiva tiene por objetivo establecer las normas y procedimientos generales
orientados al uso eficiente, efectivo y transparente de la ejecución y rendición de cuenta
documentada de los fondos asignados bajo la modalidad de ENCARGO OTORGADO a las
Direcciones Zonales del Programa de Desarrollo Productivo Agrario Rural - AGRO RURAL.
II. FINALIDAD
2.1 Establecer lineamientos, normas y procedimientos para una adecuada utilización de los
fondos asignados bajo la modalidad de ENCARGO OTORGADO a los Órganos
Desconcentrados de AGRO RURAL.
2.2 Establecer responsabilidades y obligaciones para la administración eficiente y eficaz de
los recursos financieros, atendiendo a las necesidades que demande el cumplimiento de
los objetivos estratégicos del Programa de Desarrollo Agrario Rural - AGRO RURAL.
2.3 Establecer los plazos y fijar los niveles de autorización y firma para la presentación de las
rendiciones de cuenta documentada.
III. BASE LEGAL
a) Ley N° 30693, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año fiscal 2018.
b) Ley N230694, Ley de Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector Publico para el Año
Fiscal 2018.
c) Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.
d) Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
e) Ley N° 28425, Ley de Racionalización de los Gastos Públicos.
f) Ley N 227444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
g) Ley N°27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de
Republica.
h) Ley N°27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública.
i) Ley N°28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Púbico y
modificatorias.
j) Ley N°28716, Ley General de Control Interno de las Entidades del Estado.
k) Ley N°30225, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
1) Decreto Legislativo N° 1341 que modifica la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del
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Estado. m) Decreto Legislativo N° 997-2008, que aprueba la Ley de Organización y Funciones del
Ministerio de Agricultura ahora denominado Ministerio de Agricultura y Riego, modificado por la Ley N° 30048, que crea el Programa de Desarrollo Productivo Agrario Rural - AGRO RURAL.
n) Resolución Ministerial N° 0015-2015 - MINAGRI, aprueba el Manual de Operaciones del
Programa de Desarrollo Productivo Agrario Rural — AGRO RURAL.
o) Resolución Ministerial N° 0545-2014 - MINAGRI, aprueba la Directiva Sectorial N°003-
2014-MINAGRI-DM "Normas para la formulación, aprobación y actualización de
Directivas"
p) Decreto Supremo N° 007-2013-EF, que regula el otorgamiento de viáticos para viajes en
comisión de servicios en el territorio nacional.
q) Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15 de la Dirección Nacional de Tesorería que
aprueba la Directiva de Tesorería N2 001-2007-EF/77.15.
r) Resolución Directoral N° 001-2011-EF/77.15 que dicta disposiciones complementarias a
la Directiva de Tesorería aprobada con R.D. N° 002-2007-EF/77.15.
s) Resolución Directoral N° 030-2010-EF/76.01, que aprueba la Directiva N° 005-2010-
EF/76.01, "Directiva para la ejecución presupuestaria" y su anexo.
t) Resolución Directoral N° 022-2011-EF/50.01, que modifica la Directiva N 2 005-2010-
EF/76.01"Directiva para la ejecución presupuestaria".
u) Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT, Reglamento de comprobantes de
pago y sus modificatorias.
y) Decreto Supremo N° 033-2005-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley del Código de Ética de la Función Pública.
w) Resolución de la Contraloría General N° 149-2016-CG, Implementación del Sistema de
Control Interno en las Entidades el Estado.
x) Decreto Supremo N° 380-2017-EF, dispone que durante el año 2018, el valor de la UIT
como índice de referencia en normas tributarias se ha incrementado en S/. 4,150.00
(Cuatro mil ciento cincuenta y 00/100 Soles).
y) Directiva General N°004-2017-MINAGRI-DVDIAR-AGRO RURAL-DE, denominada
"Procedimiento para la Programación, Solicitud, Asignación, Otorgamiento y Rendición
de Cuentas Documentadas de Viáticos y Pasajes por Comisión de Servicios en el Exterior
e Interior del País".
z) Directiva N° 001-2018-MINAGRI-DVDIAR-AGRO RURAL-DE/OA "Normas y
Procedimientos para la Administración del Fondo de Caja Chica en el año fiscal 2018".
Las disposiciones y procedimientos contenidos en la presente Directiva, son de aplicación y
de observancia obligatoria en los Órganos Desconcentrados, de Apoyo, de Línea y
Asesoramiento del Programa de Desarrollo Productivo Agrario Rural - AGRO RURAL.
V. DEFINICIONES
5.1. ENCARGO OTORGADO: Se entenderá a la Transferencia de fondos destinados a las
Direcciones Zonales.
5.2. ENCARGANTE: Se entenderá al Programa de Desarrollo Productivo Agrario Rural —
AGRO RURAL.
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5.3. ENCARGADA: Se entenderá a las Direcciones Zonales del Programa de Desarrollo
Productivo Agrario Rural — AGRO RURAL.
5.4. ÓRGANOS DESCONCENTRADOS: Se entenderá a las Direcciones Zonales del Programa
de Desarrollo Productivo Agrario Rural—AGRO RURAL.
5.5. RESPONSABLES: Trabajadores o funcionarios de la Dirección Zonal que reciben los
fondos bajo la modalidad de ENCARGO OTORGADO, designado mediante Resolución
Directoral.
5.6. DGETP - MEF: Se entenderá a la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público
del Ministerio de Economía y Finanzas.
5.7. SIAF-SP: Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público, es el
medio informático oficial para el registro, procesamiento y generación de la
información relacionada con la Administración financiera (Art. 10, Ley N° 28112), con
capacidad de generar información precisa, oportuna, confiable, eficiente y de calidad.
VI. DISPOSICIONES GENERALES
6.1. La ENCARGANTE, realizará las gestiones correspondiente ante la DGETP — MEF, para
la apertura de una cuenta bancaria en el Banco de la Nación para el manejo de los
fondos por Encargos por parte de las Encargadas, para cuyo efecto deberá solicitar la
apertura de una cuenta central de Encargos, conforme lo establecido en el artículo 64°
de la Directiva de Tesorería No. 001-2007-EF/77.15.
6.2. La ENCARGANTE, efectuará la transferencia de fondos y el procedimiento para la
ejecución de los fondos asignados bajo la modalidad de ENCARGOS OTORGADOS, que
se encuentran normados en las disposiciones contenidas en el capítulo V "Otras
operaciones de tesorería" de la Directiva de Tesorería No. 001-2007-EF/77.15.
6.3. Los responsables para el manejo de los recursos transferidos bajo la modalidad de
ENCARGO OTORGADO, deberán ser designados mediante Resolución Directoral ante el
MEF y el Banco de la Nación.
6.4. Los responsables titulares y suplentes designados mediante Resolución Directoral
serán los responsable de la administración de los fondos depositados en la cuenta
corriente.
6.5. Los fondos asignados a las Direcciones Zonales de AGRO RURAL deben ser ejecutados
sin excederse en las específicas de gastos y metas presupuestales asignados en función
a la Programación de Compromisos Anual (PCA) correspondiente al año fiscal, el no
cumplimiento será responsabilidad absoluta del Director y Administrador de la
Dirección Zonal.
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6.6. Los gastos ejecutados por esta modalidad no otorgan conformidad ni validan las
acciones que no se ciñan a las disposiciones legales vigentes, siendo estos pagos de
exclusiva responsabilidad de los Responsables del manejo de fondos.
6.7. Queda terminantemente prohibido la adquisición de activos, tales como: Bienes de
Capital (sillas, sillones, celulares, teclados, CPU, monitores y otros), con fondos
asignados para gastos operativos, salvo excepciones y previo informe favorable de la
Unidad de Abastecimiento y Patrimonio de la Oficina de Administración (Sede Central).
6.8. La adquisición de los activos fijos que están autorizados y contemplados en los
proyectos y/o actividades de inversión, deben ser comunicados a la Unidad de
Abastecimiento y Patrimonio de la Oficina de Administración (Sede Central), siendo
responsabilidad del Director y Administrador Zonal dicha comunicación, el mismo que
no debe exceder el plazo de cinco (05) días hábiles de efectuada la adquisición.
Adicionalmente deberá remitir copia de la Orden de Compra, Factura y Guía de
Remisión a la Unidad de Contabilidad (Integración Contable).
VII. DE LA TRANSFERENCIA DE LOS FONDOS OTORGADOS
7.1. Las transferencias realizadas a las Direcciones Zonales, serán comunicados a través de
la Unidad de Tesorería, vía correo electrónico y posteriormente remitirán el
Comprobante de Pago donde consignarán el número de registro SIAF Encargo, mes al
que corresponde el Encargo Otorgado, fuente de financiamiento, específicas y metas
del gasto programado.
7.2. Ante el incumplimiento de la presentación oportuna de las rendiciones de cuenta, la
Oficina de Administración suspenderá la entrega de nuevas remesas al ENCARGADO,
tal como lo señala el Art. 642, inciso j) de la Directiva de Tesorería N2 001-2007-
EF/77.15.
VIII. DE LA EJECUCION DE LOS FONDOS OTORGADOS
8.1. Los Responsables del manejo de los fondos, adoptarán las acciones pertinentes a fin
de asegurar adecuadamente la sustentación del gasto antes de proceder con el pago.
8.2. Las contrataciones de bienes y/o servicios que sean iguales o inferiores a ocho (08)
Unidades Impositivas Tributarias (UIT) vigentes al momento de la transacción, están
exceptuadas de realizar un proceso de selección en el marco de lo dispuesto en el
Decreto Legislativo N°1341 que modifica la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del
Estado; así como su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N°350-2015-
EF y sus modificatorias.
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8.3. Los responsables de la Administración de las Direcciones Zonales comunicarán a los
profesionales de las Áreas Usuarias de la Dirección Zonal, el presupuesto aprobado y
transferido por la Sede Central.
8.4. El área usuaria presentará los requerimientos del bien y/o servicio, el mismo que
debe contener las Especificaciones Técnicas o los Términos de Referencia, según
corresponda, las condiciones, cantidad y calidad de los bienes y servicios el mismo
que deberá contener la descripción objetiva y precisa con las características y/o
requisitos funcionales relevantes para cumplir con la finalidad de la contratación y las
condiciones en las que debe ejecutarse.
El requerimiento debe ser presentado a la Dirección Zonal para su aprobación por
parte del Director Zonal e iniciar con la indagación del mercado.
8.5. El Administrativo de la Dirección Zonal en coordinación con el personal
Administrativo de la Agencia Zonal, efectuará la indagación del mercado de acuerdo
al tipo de bien o prestación de servicio solicitado por el área usuaria, debiendo
considerar los siguientes aspectos:
a) Verificar que las cotizaciones que provengan de personas naturales o jurídicas se
dediquen a las actividades comerciales, materia de la cotización, sin descuidar las
condiciones de calidad, precio y oportunidad.
b) Verificar el estado del Registro Único de Contribuyente (RUC) de cada proveedor
que se cotiza el mismo debe estar Activo.
c) Verificar que el proveedor cuente con la Inscripción vigente del Registro Nacional
de Proveedores (RNP) del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado
que corresponda.
d) En el caso de las compras directas, es decir menor y/o iguales a 8 UIT deberán
tener en cuenta lo siguiente:
• Adquisiciones y/o prestación de servicios mayores o iguales a 1 UIT y
menor a 2 UIT, deberán presentar como mínimo dos (02) cotizaciones y
cuadro comparativo.
• Adquisiciones y/o prestación de servicios mayores o iguales a 2 UIT y
menores y/o iguales a 8 UIT, adjuntar como mínimo tres (03)
cotizaciones y cuadro comparativo.
8.6. Las cotizaciones propuestas, deben presentarse a través de un cuadro comparativo
de precios, en el que señale el cumplimiento de las condiciones establecidas en el
requerimiento, precio, calidad y oportunidad de entrega. Para ello, se utilizarán los
Formatos N° 1 y 2 "Solicitud de Cotización" y " Cuadro Comparativo", debiendo ser
suscritos por los responsables de las Direcciones Zonales (Director Zonal y
Administrador) y de las Agencias Zonales (Jefe Zonal y Administrador).
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8.7. Finalizando el estudio de mercado se procederá a la emisión de las Órdenes de
Compra y/o Servicio, donde deberá consignarse claramente la descripción del bien,
cantidad, unidad de medida, plazo de entrega, precio unitario y monto total del bien
y/o servicio por adquirir.
La numeración de las Órdenes de Compra y/o Servicio debe ser correlativa y
cronológica, debiendo ser firmado por el Director y Administrador Zonal, Jefe y
Administrador de las Agencias Zonales con los V°B° de los responsables de las áreas
usuarias (Técnica) de la Dirección Zonal.
Asimismo, las Órdenes de Compra y/o Servicio deberán ser recepcionadas por el
proveedor, consignando claramente los datos del proveedor, firma y fecha de
recepción.
8.8. El Administrador de las Direcciones Zonales, es el único responsable de realizar las
acciones de Control Previo a la documentación fuente o sustentatorio antes de "Y‹. o ,f) proceder el registro de sus operaciones en el SIAF y posterior pago.
8.9. Las Direcciones Zonales ejecutarán los fondos asignados y registrarán en el Sistema
SIAF-SP sus operaciones del gasto a través de las siguientes fases:
8.9.1 El Registro de la Fase Compromiso, es el acto de administración mediante el
cual, el funcionario está facultado a comprometer el presupuesto a nivel de
Específica de gasto, Fuente de Financiamiento y Meta. Quedan prohibidos los
actos administrativos que condicionen su aplicación a créditos
presupuestarios mayores o adicionales a los establecidos en los presupuestos
aprobados, bajo responsabilidad.
8.9.2 El Registro de la Fase Devengado, está asociado a la verificación del
cumplimiento de la obligación por parte del proveedor, esto es la entrega de
bienes o la prestación del servicio. Esta fase requiere un Compromiso previo
que a su vez establece techos y otros criterios. El Devengado puede darse en
el mismo mes o en otro posterior al registro de compromiso (dentro del
mismo ejercicio presupuestal), asimismo tener en cuenta lo señalado en el
Decreto Supremo N° 272-2016-EF, Art. N° 4 Medidas para el buen registro de
devengados y el Decreto Supremo N° 304-2016-EF, Art. N° 3.
8.9.3 El Registro de la Fase Girado, para realizar la fase del girado requiere de un
Devengado previo.
8.9.4 El Registro de la Fase Rendición, Los gastos efectuados por las Direcciones
Zonales, deberán ser registradas y transmitidos vía Sistema SIAF, ingresando
al módulo Administrativo, opción Rendición de Encargos por la Unidad
Encargada. Cabe precisar que dicha información debe ser igual a los
documentos físicos que serán remitidos a la Sede Central.
8.10. Respecto a los montos no ejecutados, el Administrador comunicará al Director Zonal
los montos no ejecutados y/o producto de la recuperación de pagos indebidos a fin
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de solicitar a la Unidad de Tesorería de AGRO RURAL, la devolución de dichos fondos
al Tesoro Público dentro de los plazos establecidos en la Directiva de Tesorería N2
001-2007-EF/77.15.
8.11. Es obligatorio que los pagos a proveedores con cargo a los fondos administrados y
canalizados a través de la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público
(DGETP) se efectué mediante abono directo en sus respectivas cuentas bancarias, en
cumplimiento a lo señalado en el Art. 26° de la Directiva de Tesorería N 2 001-2007-
EF/77.15, para tal efecto, la Unidad Operativa requerirá al proveedor su Código de
Cuenta Interbancario (CCI), en la oportunidad en que se dé inicio formal la relación
contractual. El proveedor atenderá el requerimiento mediante Carta de Autorización.
8.12. En forma excepcional, el pago planillas de jornales puede efectuarse en efectivo,
atendiendo a la ubicación de las obras, los montos y su periodicidad, adoptándose las
medidas de seguridad pertinentes. Asimismo para dicho pago debe requerir la
autorización del funcionario responsable de la Dirección Zonal y su rendición de
cuenta no debe exceder el plazo de 72 horas, bajo responsabilidad.
8.13. El giro de cheques solo se podrá efectuar en forma excepcional tal como lo señala el
Art. 312 de la Directiva de Tesorería N 2 001-2007-EF/77.15; asimismo en el caso de
pagos de planilla que no presente algunas de las características descritas en el
numeral 8.12, el Administrador de la Dirección Zonal procederá al giro de cheque a
nombre del personal obrero, bajo responsabilidad.
gTV IX. RENDICION DE CUENTA DOCUMENTADA
9.1. Es responsabilidad del ENCARGADO, la correcta y oportuna presentación de la
rendición de cuenta del gasto efectuado de los encargos recibidos dentro del plazo
establecido en el Art. 642 inciso f), de la Directiva de Tesorería Nº 001-2007-
EF/77.15, la cual señala que: "...EI estado de ejecución del gasto por los encargos
recibidos deben realizarse cada 30 días".
9.2. El Director y Administrador Zonal, son los únicos responsables de presentar las
rendiciones de cuenta en original a la Unidad de Contabilidad de la Oficina de
Administración de AGRO RURAL, dentro de los plazos establecidos en el numeral 9.1,
en un folder manila debidamente foliadas y utilizando para ello los Formatos N° 03,
04 , 05 y 06
9.3. El Director y Administrador de la Dirección Zonal, son los responsables de la
veracidad de la información contenida en la rendición de cuenta, así como de la
validez, legalidad y licitud de los documentos que presente en la misma.
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9.4. En cada rendición de cuenta (Formato N° 4 - Detalle de Manifiesto de Gastos), se
deberá adjuntar necesariamente lo siguiente:
a) Copia del comprobante de pago (emitidos por la Sede Central) y/o
comunicación cursada por la Unidad de Tesorería, que sustenta la
transferencia de recursos efectuada a la Dirección Zonal.
b) Comprobante de pago (emitido por el SIAF-SP de las Direcciones Zonales)
conteniendo los V°B° de los responsables del manejo de fondos (Director y
Administrador Zonal) de las Direcciones Zonales, y sello "Pagado".
Para el caso de ejecución de obras de Infraestructura de Riego necesariamente
deberá contener el V°B° del Especialista de Infraestructura de Recursos
Hídricos, V°B° del Residente y del Supervisor de Obra.
Para el caso de la ejecución de los programas presupuestales (PP068, 089,121,
130) deberá adicionar el V°B° del Especialista de la Dirección Zonales de dichos
programas presupuestales.
c) Constancia de Pago mediante trasferencia electrónica con los V°B° del Director
y Administrador Zonal, Carta de Autorización para el pago mediante abonos en
la cuenta bancaria (CCI) del proveedor (obrero).
Todos los documentos que sustenten los gastos efectuados deberán ser
visados por los responsables del manejo de fondos de las Direcciones Zonales
(Director y Administrador Zonal), responsables de las Agencias Zonales,
Especialista de las Áreas Técnicas de las Direcciones Zonales y para el caso de
ejecución de Obras de Infraestructura de Riego el V2132 de Residente y
Supervisor de obra.
d) El Detalle del Manifiesto de Gastos (Formato N° 04), deberá ser firmado por
los responsables del manejo de fondos de la Dirección Zonal (Administrador y
Director), los responsables de las Agencias Zonales y el responsable del Área
Técnica de la Dirección Zonal, según sea el caso.
9.5. Se reconocerá como documento sustentatorio del gasto lo siguiente:
9.5.1 Facturas, Boletas de Venta, Recibos por Honorarios, Tickets o Cintas emitidas
por máquinas registradoras, así como declaraciones juradas, documentos
que deberán contener lo establecido en el Reglamento de Comprobantes de
pagos emitidos por SUNAT aprobados con Resolución de Superintendencia
No. 007-99/ SUNAT.
Las Declaraciones juradas serán utilizadas solo en casos excepcionales, por
personal de la Institución, para sustentar gastos efectuados de los cuales no
le fuese posible recabar los comprobantes de pago autorizados por la SUNAT
(Facturas, Boletas de Venta u otros). El monto límite fijado en la Directiva de
Tesorería para el Gobierno Nacional y Regional, vigente a la fecha, aprobado
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por Resolución Directoral N 2 002-2007-EF/77.15 Artículo 712, Inciso 71.32, el
monto de la Declaración Jurada no debe excederse el diez por ciento de la
Unidad Impositiva Tributaria (10% de la UIT).
9.5.2 Los documentos descritos en el numeral 9.5.1, los cuales sustentan los gastos
efectuados deben emitirse a nombre del Programa de Desarrollo Productivo
Agrario Rural - AGRO RURAL, consignando el RUC N° 20477936882,
debidamente llenados y deberán contar con el visto __bueno de los
responsables del manejo de fondos, responsables de las Agencias Zonales y
áreas usuarias.
9.5.3 No se aceptarán comprobantes de pago con borrones, enmendaduras,
adulterados, remarcados, ilegibles, seccionados u otros que dificulte su
verificación.
9.5.4 En el caso de compra de bienes o prestaciones de servicios sujetos al
Régimen de Detracciones-SPOT, se deberá efectuar la detracción y depositar
en los plazos señalados según corresponda, teniendo en cuenta los
porcentajes establecidos en la Resolución Superintendencia No. 183-
2004/SUNAT y sus modificatorias, en la cuenta corriente señalada por el
proveedor y en el plazo de Ley.
9.5.5 La persona natural que presente al Programa de Desarrollo Productivo
Agrario Rural — AGRO RURAL su Recibo por Honorarios Electrónico, deberá
sujetarse a lo establecido en el Decreto Supremo N2 215-2006-EF, y la
Resolución de Superintendencia N° 013-2007-SUNAT.
La constancia de autorización de suspensión de retención del Impuesto a la
Renta de Cuarta Categoría, rige a partir del día siguiente de la fecha de su
otorgamiento y tendrá vigencia hasta finalizar el ejercicio gravable al de su
otorgamiento.
9.5.6 Mediante Resolución de Superintendencia N° 395-2014/SUNAT, AGRO RURAL
ha sido designado Agente de Retención del IGV (3%) aplicable a los
proveedores , para lo cual la ENCARGADA deberá efectuar la retención del
tributo en los casos que corresponda según lo establecido por la Resolución
de Superintendencia N° 037-2002/SUNAT.
9.6. Todo comprobante de pago emitido por los proveedores deberán ser validados en la
página web de la SUNAT, a fin de verificar la autenticidad de los mismos antes de
efectuar el pago.
9.7. Todo proveedor que preste servicio al Programa de Desarrollo Productivo Agrario
Rural — AGRO RURAL, deberá contar con la Constancia del Registro Nacional de
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Proveedores vigente, cuya responsabilidad recaerá en el Especialista Administrativo
de la Dirección Zonal.
9.8. Los documentos que sustentan los gastos respecto a la adquisición de bienes y
prestación de servicios son los siguientes:
9.8.1 Adquisición de Bienes
a) Comprobante de Pago emitido por el SIAF-SP de la Unidad Operativa y/o
Dirección Zonal, con los V°B° correspondientes y señalados en el
numeral 9.4.
b) Requerimiento detallado por ítem, el mismo que deberá contener las
especificaciones técnicas.
c) Orden de Compra detallado por ítem.
d) Factura y/o Boleta de Venta.
e) Voucher de depósito por concepto de detracción del IGV de los bienes
que estén afectos al sistema SPOT, según sea el caso.
f) Copia del Comprobante de retención y papeleta de depósito
correspondiente a la retención del 3% (si el caso lo amerite).
g) Guías de Remisión, donde se consignará el nombre completo, firma,
fecha, hora y N° de DNI del personal responsable de recibir los bienes,
bajo responsabilidad.
h) PECOSAS.
i) Acta de Entrega (para el caso de los insumos adquiridos para los
programas presupuestales).
j) Ica
k) Copia del Registro Nacional de Proveedores (RNP).
1) Copia de contrato de ser el caso.
m) Si los materiales estuvieran en el almacén, deberán adjuntar en la
rendición de cuenta, copia del Kardex valorizado.
n) En el caso de adquisición de combustible, deberán adicionar los vales de
consumo original y pre numerados, los mismos que deberán estar
visados por el solicitante y responsable Administrativo de la Dirección
Zonal y/o Agencia Zonal.
o) Copia de bitácora relacionado al periodo que se adquirió combustible.
p) Copia de la autorización de salida vehicular.
q) En relación a los procesos de selección de cualquier tipo y modalidad
deberán adjuntar copia de los documentos que sustenten el proceso.
Además, deberán adjuntar copia de la Certificación Presupuestal.
r) Las Compras directas mayores o iguales a 1 UIT y menor a 2 UIT,
deberán presentar como mínimo dos (02) cotizaciones y cuadro
comparativo, y para el caso importes mayores o iguales a 2 UIT y
menores y/o iguales a 8 UIT, adjuntar como mínimo tres (03)
cotizaciones y cuadro comparativo.
9.8.2 Prestación de Servicios
a) Comprobante de Pago emitido por el SIAF-SP de la Unidad Operativa y/o
Dirección Zonal, con los V°B° correspondientes y señalados en el
numeral 9.4.
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b) Requerimiento detallado por ítem.
c) Orden de Servicio.
d) Factura, Boleta de Venta, Recibo por Honorarios y Recibo de servicios
públicos (Agua, Luz, Internet y Teléfono).
e) Copia del Registro Nacional de Proveedores (RNP).
f) Voucher de depósito por concepto de detracción del IGV de los servicios
que estén afectos al sistema SPOT.
g) En las Guías de Remisión Transportista, deberá ser consignado el
nombre completo, firma, fecha, hora y N° de DNI del personal
responsable de recibir los bienes.
h) Constancia de suspensión de renta de 4ta. Categoría, de ser el caso y/o
constancia del depósito por la retención efectuada.
i) Informe de conformidad del Responsable de la Dirección Zonal (usuaria).
j) Para la prestación de servicios mayores o iguales a 1 UIT y menor a 2
UIT, deberán presentar como mínimo dos (02) cotizaciones y cuadro
comparativo, y para el caso importes mayores o iguales a 2 UIT y
menores y/o iguales a 8 UIT, adjuntar como mínimo tres (03)
cotizaciones y cuadro comparativo.
k) Para el caso de alquiler de inmueble, adjuntar el Voucher del Banco de la
Nación, donde especifique el periodo y el impuesto a la Renta de 1era.
Categoría y/o comprobante de pago autorizado por la SUNAT, copia del
DNI del titular del contrato, copia del contrato e Informe de
Conformidad emitido por el responsable Administrativo de la Dirección
Zonal y/o Agencia Zonal.
I) Para el caso de formulación de expedientes técnicos, adjuntar el
expediente técnico en original y la resolución de aprobación por parte
de la Dirección Zonal.
m) Para el caso de contratación de Locadores, deberá adjuntar los anexos
N° 01, 02, 03 y 05 de la Directiva Sectorial N° 003-2015-MINAGRI-DM,
aprobado mediante Resolución Ministerial N° 488-2015-MINAGRI.
n) En el caso de pagos a Supervisión y Residente de Obra, deberá adjuntar
el Informe de trabajo por avance de obra, valorización y copia del
cuaderno de obra.
o) En el caso de pago por concepto de liquidación de obra, adjuntar el
informe de trabajo y la Resolución de aprobación de la Liquidación de la
Obra.
p) Copia de contrato, si lo amerita.
9.8.3 Pago de Planilla de Jornales (Mano de Obra no Calificada)
a) Comprobante de Pago emitido por el SIAF-SP de la Unidad Operativa y/o
Dirección Zonal, con los V°B° correspondientes y señalados en el
numeral 9.4.
b) Orden de requerimiento con las firmas correspondientes.
Planilla de Hoja de Tareo (Formato N° 07), Planilla de Jornales (Formato
N° 08), con los datos completos de los obreros, firma y huella digital,
consignando las firmas del Residente y Supervisor de obra. Además,
debe contar con la firma del Profesional del área técnica de la Dirección
Zonal, Administrador y Director Zonal. Adicionalmente se debe adjuntar
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copia de DNI del personal obrero con los V°B° del Residente, Supervisor,
Profesional de la Dirección Zonal, Administrador y Director Zonal.
d) Informe de Conformidad del profesional de la Dirección Zonal y Agencia
Zonal, previo informe del Residente de obra con el V°B° del Supervisor.
e) Para el caso de la obras de infraestructura de riego deberá adicionar
copia de la ficha de avance de obra.
9.8.4 Actividades de Capacitaciones, Eventos y Promociones
a) Comprobante de Pago emitido por el SIAF-SP de la Unidad Operativa y/o
Dirección Zonal, con los V°B° correspondientes y señalados en el
numeral 9.4.
b) Requerimiento y presupuesto valorizado del evento (perfil del evento).
c) Comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con el
Reglamento de Comprobante de Pago aprobado por la SUNAT.
d) Informe de la Actividad.
e) Relación en original de los participantes donde deberá contener los
datos completos (Nombres y apellidos completos, N° DNI, firma y lugar
de procedencia) y V°B° del Director, Administrador y el área técnica de la
Dirección Zonal.
f) Fotografías visadas.
9.8.5 Fondos para Pagos en Efectivo
a) Comprobante de Pago emitido por el SIAF-SP de la Unidad Operativa y/o
Dirección Zonal, con los V°B° correspondientes y señalados en el
numeral 9.4.
b) Documento de autorización suscrito por el Director Zonal para el uso de
fondos en efectivo.
c) Se rendirán solo aquellos gastos menudos y urgentes que demanden su
cancelación inmediata o que por su finalidad y característica no puedan
ser debidamente programadas (movilidad local, registro de contratos,
parchado de llantas, adquisición de útiles de oficinas no previstas y
urgentes, peajes, legalizaciones, etc.).
d) Los Comprobantes de Pago (Boletas de Venta, Facturas, Ticket, etc.)
deben estar justificados al reverso del documento, indicando el
concepto del gasto, el nombre completo, firma y N° de DNI del usuario
que efectuó el gasto.
El Artículo 642 de la Directiva de Tesorería N 2 001-2007-EF/77.15, dispone: "que las
reversiones a que hubiere lugar por parte de las ENCARGADAS, producto de la
recuperación de pagos indebidos y devoluciones, deben ser directamente
depositadas en la respectiva cuenta central de encargos de la ENCARGANTE, a través
del SIAF-SP, mediante papeleta de depósitos (T-6) con indicación expresa del número
de registro de la operación SIAF-SP en virtud del cual se afectó la ejecución del gasto
para efectos de las remesas correspondientes".
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9.10. El Administrador de la Dirección Zonal es el responsable de revisar la rendición antes
de ser remitida a la Sede Central, verificando que contengan todos los documentos
que sustentan los gastos efectuados y se encuentren ingresados en el Sistema SIAF.
9.11. De existir observaciones en la rendición de cuenta presentada por las Direcciones
Zonales, está deberá ser subsanada por el responsable Administrativo de la Dirección
Zonal dentro de los cinco (05) días hábiles de ser notificado, bajo responsabilidad.
9.12. Cumplido el plazo máximo, sin que el responsable de la Dirección Zonal realice
satisfactoriamente la rendición de cuenta respectiva, se procederá a tomar las
siguientes acciones:
9.12.1 La Oficina de Administración comunicará al Director Zonal el estado de los
saldos pendientes de rendición, así como la suspensión de las nuevas
remesas, previo informe de la Unidad de Contabilidad.
9.12.2 La Oficina de Administración, evaluará y dispondrá las acciones pertinentes
cada vez que los responsables del manejo de fondos incurran en alguna
falta, comunicando a la Comisión Permanente de Procesos Administrativos
Disciplinarios del Programa de Desarrollo Agrario Rural — AGRO RURAL a fin
de determinar responsabilidad administrativa funcional de los trabajadores.
9.13. La Unidad de Contabilidad a través del Área de Revisiones, realizará las siguientes
acciones:
a) Se efectuarán supervisiones a las Direcciones Zonales de manera selectiva de
oficio y/o a pedido de la Oficina de Administración, a fin de determinar y
evaluar el adecuado manejo y administración de los fondos otorgados a las
Direcciones Zonales de AGRO RURAL.
b) Control, seguimiento y supervisión de los fondos transferidos en la
modalidad de Encargos Otorgados a las Direcciones Zonales de AGRO RURAL,
mediante visitas a las Oficinas de las Direcciones Zonales, reportes mensuales
que precise en forma oportuna los anticipos de fondos transferidos, así como
las rendiciones efectuadas y la determinación del saldo; los mismos que
serán remitidos a la Jefatura de la Unidad de Contabilidad y posterior informe
a la Oficina de Administración.
c) Verificar el cumplimiento de la ejecución de fondos transferidos por la unidad
Encargante, los cuales deben sujetarse a los presupuestos aprobados, según
proyecto, metas presupuestarias y clasificadores de gastos.
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d) Previa revisión de los documentos sustentatorios del gasto, remitida por las
Direcciones Zonales, se procederá a su registro en el Sistema Integrado de
Administrativa Financiera - SIAF-SP, a fin de obtener el estado situacional de
los saldos pendientes.
e) Las Direcciones Zonales cuya documentación sustentoria del gasto no se
ajuste a las disposiciones establecidas en la presente Directiva, serán objeto
de observación y devueltas para la subsanación de las deficiencias
encontradas, sin perjuicio de las responsabilidades y sanciones
administrativas a determinarse de ser el caso. El plazo improrrogable que se
les concederá para subsanar dichas observaciones es de cinco (05) días
hábiles contados a partir de la fecha de comunicación de las observaciones
advertidas.
9.14. El incumplimiento de cualquiera de las disposiciones contenidas en la presente
Directiva General, estará sujeto a las sanciones de carácter administrativo, conforme
a las disposiciones establecidas en la Ley No. 27815 Ley del Código de Ética de la
Función Pública y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N°033-2005-PCM.
X. RESPONSABILIDAD
10.1. El personal de las Direcciones Zonales (Directores Zonales, Jefes de Agencias Zonales,
Administradores y Especialistas de las Áreas técnicas y programas presupuestales)
que participen en los procesos descritos en la presente Directiva General, son los
únicos responsables de su cumplimiento, sin perjuicio del régimen laboral o
contractual en el cual se encuentren comprendidos.
10.2. El Órgano de Control Institucional y el área de Revisiones de la Unidad de
Contabilidad, verificarán el cumplimiento de la presente Directiva.
10.3. La transgresión de los principios, deberes, obligaciones y prohibiciones, genera
responsabilidad pasible de sanción, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley N°27815 51
Ley del Código de Ética de la Función Pública y su reglamento aprobado por el V %le om ":1
nsidad do \IP Decreto Supremo N°033-2005-PCM, que puede ser: Amonestación, Suspensión,
Multa de hasta 12 UIT, Resolución contractual, Destitución o despido.
10.4. La Oficina de Administración de AGRO RURAL y sus Unidades Administrativas son
responsables de disponer las acciones administrativas que resulten necesarias dentro
del ámbito de su competencia funcional, a fin de garantizar el adecuado
cumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente Directiva General,
informando periódicamente a la Oficina de Administración sobre el manejo y
administración de los recursos otorgados como encargos a las Direcciones Zonales.
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XI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
11.1. La Oficina de Planificación y Presupuesto de AGRO RURAL, es responsable de gestionar
la asignación de recursos presupuestales en las fases de Programación y Formulación
del Presupuesto, la misma que es aprobada mediante Resolución Ministerial por parte
del Ministerio de Agricultura y Riego y consignada en el aplicativo informático Sistema
Integrado de Administración Financiera — SIAF del Ministerio de Economía y Finanzas.
11.2. La Oficina de Planificación y Presupuesto a través de su Unidad de Presupuesto, es
responsable de la aprobación de la Certificación de Crédito Presupuestario, a solicitud
de la Oficina de Administración, quien centraliza los requerimientos presentados por
cada Unidad Operativa, previa evaluación.
11.3. Todos los compromisos deben estar dentro del marco de presupuesto asignado y
( 5-'-' , previa disponibilidad de la Certificación Presupuestaria, con el fin de evitar contraer
1 S compromisos no programados por la Entidad. Asimismo, todo compromiso realizado tó... 4- 1
` \-``. cts-̀ , ot,'''''01 fuera de lo dispuesto, será asumido por el funcionario y/o trabajador que incurran en
dichas obligaciones.
11.4. Los fondos transferidos a las Direcciones Zonales de AGRO RURAL, deberán sujetarse a
los presupuestos aprobados por proyectos, componentes, metas presupuestarias,
fuentes de financiamientos y grupos genéricos del gasto, para los cuales se les remitió
los fondos de acuerdo al Calendario de Compromisos.
11.5. La ejecución de los fondos asignados, deben realizarse dentro de los criterios de
austeridad y racionalidad del gasto público.
715j0 Rv v 9 3.
‘,04,11Rdeoplal,
XII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
12.1. El Director y Administrador Zonal de los Órganos Desconcentrados, son los únicos
responsables del manejo de los fondos y la cuenta bancaria por la modalidad de
Encargo Otorgado (E0), asumiendo responsabilidad solidaria los titulares y suplentes
responsables del manejo de las cuentas bancarias, designados mediante Resolución
Directoral expresa.
12.2. Los titulares de las Direcciones Zonales, están obligados bajo responsabilidad, en
cumplir las normas establecidas en la Ley Anual de Presupuesto del Sector Público y
las disposiciones de la presente Directiva.
12.3. La Oficina de Administración se encargará de evaluar el cumplimiento del objetivo y
finalidad de la presente Directiva General y propondrá a la Dirección Ejecutiva las
modificaciones que estime pertinente.
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-
AREA USUARIA I DIRECCIONES ZONALES
OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO
OFICINA
ADMINISTRACION UNIDAD CONTABILIDAD AREA DE REVISIONES ARCHIVO
INICIO
ELABORA Y PLANIFICA BANCO DE PROYECTOS A
REAUZAR
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ANALIZA REMITE A LA OFICINA DE
PLANIFICACION Y PRESUPUESTO LOS
PROYECTOS A EJECUTARSE PARA
VERIFICAR DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
> DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
EXISTE O FPTAL
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FIN PROCESO
RECHAZA
CONFIRMA
DISPONIBILIDAD Y
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CERTIFICACION DE
CREDITO
PRESUPUESTARIO
RECIBE NOTIFICACION DE RECHAZO
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REGISTRA EN EL SIAF EL COMPROMISO
DEVENGADO DE LAS AUTORIZA LA
TRANSFERENCIA DE > FONDOS A LAS
DIRECCIONES ZONALES
TRANSFERENCIAS A LAS DIRECCIONES ZONALES
RECIBEN LOS FONDOS
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LAS DIRECCIONES ZONALES REMITEN
EJECUTAN LOS FONDOS Y
REGISTRAN SUS RECEPCIONA
EXPEDIENTEllIZAAL
OPERACIONES EN EL SIAF
> EXPEDIENTES DE RENDICIONES DE
GASTOS
EXPEDIENTES Y LO DERIVA A REVISORES
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COMPROMISO
CORRECTO
DEVENGADO SE DEVUELVE
EXPEDIENTE PARA < SUBSANAR LAS CIII O
y GIRO
SE ENVIA A ARCHIVO PARA SU CUSTODIA
REGISTRA EN EL SISTEMA SIAF OBSERVACIONES Y RVACI OM
REMITE EXPEDIENTE \ I/
r'-r—FIN PROCESO
XIII. DISPOSICION FINAL
La presente Directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación.
XIV. FLUJ OG RAMA
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-
XV. ANEXOS
Forma parte de la presente Directiva los siguientes formatos de uso obligatorio:
Formato N° 01 : Solicitud de Cotización
Formato N° 02 : Cuadro Comparativo
Formato N° 03 : Caratula "Manifiesto de Gastos."
Formato N° 04 : Detalle del "Manifiesto de Gastos".
Formato N° 05 : "Análisis Contable"
Formato N° 06 : "Rendición del Fondo para pagos en Efectivo".
Formato N° 07 : "Hoja de Tareo".
Formato N° 08 : "Planilla de Jornales".
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-
y/o Administrador
ro", y -c° • Firma y sello de Abastecimiento
k =11 1.1011, 07:17 .J,S9
Firma y sello del proveedor
FORMATO N° 01
r—nr--.r1b r-19
SOLICITUD DE COTIZACION
N°
DIA
MES
AÑO
ENTIDAD
REFERENCIA
DIRECCION ZONAL
ORDEN DE REQUERIMIENTO N°
RUC: 20477936882
Señor (es)
Dirección
Sirva (n) se cotizarnos precios netos de los articulos que se detallan mas abajo para ser
RUC:
ARTICU LOS PRECIOS CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION UNITARIO TOTAL
Entregados en :
ACTIVIDAD Y/0 PROYECTO
Si por cualquier causa no está en condiciones de cotizar ,sirva (n) Uds(s) firmar y devolver este documento.
Si esta en condiciones de COTIZAR ,sirva (n) se Ud.(s) firmar este documento y devolverlo en sobre cerrado :
o al correo electronico :
PLAZO DE ENTREGA FECHA
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FORMATO N° 03
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de Agricultura y Riego AGRORURAL
MANIFIESTO DE GASTO N°
DIRECCION ZONAL
AGENCIA ZONAL •
NOMBRE DEL PROYECTO - ACTIVIDAD
TIPO DE GASTO
EJERCICIO PRESUPUESTAL
FUENTE DE FINANCIAMIENTO
N° REGISTRO SIAF ENCARGO
MES ANTICIPO
N° COMPROBANTE DE PAGO
IMPORTE RENDICION
N° INFORME Y FECHA
N° RENDICION SIAF
V°13 ° y sello del Administrador de la Dirección Zonal
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